FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Unidad 1: Paso 2 - Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio

de caso

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES,

ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS

CALI, JULIO DE 2018

 INTRODUCCION

En el presente informe, se describen las funciones del proceso administrativo, a través

de la respuesta a tres preguntas generadoras dispuestas en la guía de trabajo de la presente
actividad.
La primera actividad, describe las cuatro funciones del proceso administrativo, las
cuales son, la planeación, la organización, la dirección y el control, esta descripción esta
basada en la lectura de la bibliografía recomendada y algunos de los videos sugeridos por el
tutor.
La segunda actividad, se trata de argumentar la importancia del proceso
administrativo para la toma de decisiones en la empresa, y la tercera actividad, es el
argumento sobre cómo el proceso administrativo aporta a la profesión del estudiante.
Al final, se presentan algunas conclusiones y la respectiva bibliografía consultada
para la realización del presente informe.
 OBJETIVOS

Objetivo general.

Analizar, comparar y diferenciar cada una de las funciones administrativas, para

mejorar la dinámica de las organizaciones empresariales reales del contexto en que vive el
estudiante.

Objetivos específicos.

• Investigar sobre las funciones del proceso administrativo.

• Presentar informe sobre las funciones del proceso administrativo.
• Apreciar la importancia del proceso administrativo en la toma de decisiones
en una empresa.
• Argumentar el aporte que hace el proceso administrativo a la carrera del
estudiante como futuro profesional.
 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES INDIVIDUALES.

Actividad 1. ¿Describa cada una de las funciones del proceso administrativo?

Planeación.

Los diferentes pasos de la planeación son básicamente un enfoque racional y a

conciencia, basándose en la realidad del establecimiento de objetivos y la selección de los
medios para alcanzarlos. Los elementos de la función de la planeación son la base
fundamental de los diferentes procesos administrativos en las organizaciones.
En la planeación, se hace la pregunta, ¿Qué es lo que se quiere hacer? La planeación
también se puede definir, como elegir las metas que son apropiadas para una organización y
los mejores caminos a tomar acción para alcanzar estas metas.
La planeación es la primera función, la que toma más tiempo y es la más importante
de los procesos administrativos. La planeación, permite el desarrollo de la empresa, minimiza
al punto mínimo los riesgos, y prepara a la empresa para el aprovechamiento de los recursos.
La planeación exige la toma de decisiones que permitan administrar los recursos
correctamente. La planeación, se dice, que puede ser verbal o escrita, sin embargo, lo que no
se escribe se olvida, la planeación incluye un propósito de investigación, además, debe incluir
objetivos y estrategias.
La planeación incluye planes para todos los niveles de la pirámide organizacional,
así, se debe contemplar plan estratégico desde la gerencia, plan táctico para los gerentes de
área y plan para el área operativa que se aplica a cada uno de los colaboradores de cada área.
El plan estratégico contempla, la misión, la visión, los objetivos, las metas, las
actividades, los diagramas de Gantt y el presupuesto.
Los parámetros para realizar la misión deben incluir, la identidad, preguntar ¿Quiénes
somos?, cuáles son las necesidades que se van a satisfacer, ¿Para qué se existe?, quienes
serán los clientes o quienes se van a beneficiar de la actividad de la empresa, ¿Qué se va a
ofertar?, cuáles son las principales ventajas o factores críticos para llegar al éxito, ¿Cómo se
va a lograr?, cuáles son los principios y los valores, ¿Cuál es la filosofía de la empresa?, qué
tecnología se va a usar, ¿Es la más actual?, cuál es el compromiso con la sociedad y con el
medio ambiente.
Las directrices para realizar la visión de la organización deben contemplar, cuáles son
las aspiraciones de la organización en el futuro, qué otras nuevas necesidades se van a
satisfacer en el futuro, qué otro público se va a atender en el futuro, como se va a ampliar la
oferta de productos y/o servicios, que otras competencias se van a desarrollar para ser líder
y competitivo en el futuro.
 De acuerdo con la visión se debe fijar un objetivo, con el fin de ir cumpliendo a esa
visión planteada, tenemos objetivos a corto, mediano y largo plazo, cada objetivo debe tener
unas metas, que vienen a ser, el paso a paso para llegar a ese objetivo.
Los diagramas de control de cronogramas de Gantt, se pueden hacer por meses o por
días, teniendo en cuenta que algunas tareas son prerrequisito de otras, mientras que otras se
pueden hacer en simultáneo, todo depende de la administración del recurso.
El presupuesto, se debe asignar en la función de la planeación para cada una de las
áreas de la organización, para que las actividades y el trabajo que se les asigna se realice en
el periodo que se determina y sin quejas por falta de dinero, el presupuesto se asigna para un
periodo de tiempo determinado.
Sin planeación, no se sabe realmente a donde ir, la planeación es como un mapa para
poder guiarse, ese mapa va a tener tiempo, un presupuesto, y unos recursos humanos que se
tienen que administrar muy bien, si se quiere alcanzar el objetivo en una organización.

Organización.

En la organización, se hace la pregunta, ¿Cómo se va a hacer? Se establecen las

relaciones laborales y las de mando para que las personas colaboren en el alcance de las metas
propuestas en la planeación para las organizaciones.
Permite a las organizaciones, una disposición correcta y bien determinada tanto los
recursos de infraestructura como también, los recursos humanos. De esta manera, optimizar
y asegurar la llegada a la meta.
La organización es importante, porque es donde se define la estructura de las
empresas, permite disponer a cada funcionario en un determinado nivel según sus habilidades
y capacidades, a través de la departamentalización se suprime la posibilidad de funciones
repetidas, es un excelente camino para lograr las metas y objetivos planeados, permite la
segregación del trabajo y las funciones, es determinante para que, se establezcan bases
confiables para las siguientes funciones del proceso administrativo.
La organización tiene algunos principios importantes que le dan especial relevancia,
la división del trabajo asignando a la persona indicada en el lugar indicado según sus
habilidades, permite jerarquizar los niveles de subordinación y de mando para permitir el
flujo de las ordenes hacia las metas. Todos, deben asumir la responsabilidad entregada, pues
del cumplimiento depende la llegada a la meta, cada cargo debe tener su perfil explícitamente
diligenciado que se debe cumplir con responsabilidad, se debe incluir la formación, la
capacitación y la actualización del recurso humano.
 Una empresa que mira sus objetivos con responsabilidad o quiere sobrevivir en el
tiempo debe pensar en optar por una organización formal, que debe estar representada en
organigramas con una organización clara y con sentido, debería contar con manuales de cada
uno de los procesos que se llevan a cabo en cada una de las funciones segregadas, esto
permitirá mayor claridad a los colaboradores y una ejecución mas correcta de sus actividades
encaminadas a la consecución de las metas del plan estratégico de la empresa.

Dirección.

El objetivo de la dirección es la descripción de la naturaleza de la dirección y cuáles

son las técnicas de motivación, la participación, la calidad del ambiente laboral, la
comunicación en la organización y el liderazgo (Luna, 2014).
En la dirección, se hace la pregunta, ¿Ver que se haga? Se trata de motivar y coordinar
a los colaboradores y los grupos para que aporten para alcanzar las metas de la organización
La dirección, es la ejecución de lo que se planea de acuerdo cómo esta estructurada
una organización, esta ejecución se lleva a cabo guiando los esfuerzos de los grupos de
trabajo mediante tres factores importantes, la motivación, la comunicación y la supervisión.
Hoy en día para que cada individuo cumpla eficazmente con sus propias labores,
objetivos y trabajos, requiere de la colaboración de otras personas, otro colaborador, el
trabajo en equipo es cada vez más importante en un mundo globalizado, donde se requieren
de muchas habilidades trabajando para un mismo objetivo.
Así, es muy importante llegar a un trabajo coordinado donde se aproveche el potencial
y las habilidades de cada uno de los miembros del equipo, tratar temas de discusión sobre el
trabajo en equipo, sobre las competencias para el trabajo en equipo, conceptos teóricos sobre
el trabajo en equipo y la importancia del trabajo en equipo.
Entre las características del trabajo en equipo se debe tener en cuenta, el tamaño, el
grado de permanencia y el rol de cada uno de los integrantes. Los equipos de trabajo pueden
ser, formales, informales, dirigidos o virtuales.

Control.

En el control, se hace la pregunta, ¿Cómo se hizo? Se establecen sistemas adecuados

y la medición por parte de la supervisión para evaluar el grado con el que ya la organización
alcanzó sus metas.
Es el proceso que permite determinar lo que se lleva a cabo, calificándolo y
valorándolo y, cuando haya la necesidad aplicando las medidas correctivas a las que haya
lugar, de esta manera se asegura que la ejecución se realice de acuerdo con los estipulado en
la planeación.
Las etapas del control:
• Establecer, tener las herramientas de control que se van a aplicar sobre los procesos
y procedimientos.
• Teniendo claras las herramientas de control, se procede a medir, que se refiere
básicamente a comparar lo realizado con lo que se había programado.
• En la evaluación, se identifica si hubo errores y si se requieren correcciones.
• Por último, en la corrección, se adoptan las medidas correctivas a las que haya
lugar.
Tipos de control:
Existen tres tipos de control, insumo que se refiere a la anticipación y a los avances,
procesos se relaciona con el control permanente y corrección y resultado.
Herramientas de control:
Para el nivel estratégico tenemos, tablero de control, auditoria de gestión, análisis
económico, financiero y patrimonial, auditoria externa, control histórico y evaluación
estadística.
Para el nivel táctico tenemos, control de calidad por áreas, control de presupuesto,
control de costos, auditoria interna y organigramas de control.
Para el nivel operativo tenemos, carpetas de control, supervisores, gráfico de progreso de
programas, contabilidad general y auditoria operativa.
De lo anterior se puede concluir que, el control se presenta como la última función
del proceso administrativo, que se encarga de calificar lo que se hizo en la planeación, en la
organización en la dirección, esta es una etapa también, primordial de la administración, ya
que, se encarga de una vigilancia continua.

Actividad 2. ¿Por qué es importante el proceso administrativo, en la toma de decisión?

Cada decisión que se toma en una empresa es determinante y puede afectar negativa
o positivamente la consecución de las metas, y a cada uno de los individuos que hacen parte
de la organización.
Las empresas cuentan con unos recursos limitados que administrar, por lo tanto,
constantemente sus directivos estan decidiendo en la manera de usar estos recursos, entonces,
el proceso administrativo juega un papel muy importante, ya que, cuenta con herramientas
que le pueden guiar a la empresa, sobre la mejor manera de tomar ciertas decisiones sobre
todo en la planeación, donde hay lugar para determinar el presupuesto para cada actividad y
para cada área, donde se define la distribución de recursos de infraestructura y de personal
para realizar las actividades encaminadas a lograr las metas del plan estratégico de la
empresa.
Las decisiones se toman a diario, y se toman en cada uno de los niveles de la estructura
organizacional tanto a nivel estratégico, como a nivel táctico, o a nivel operativo, cada una
de estas afectan y determinan cuan exitoso será la consecución de las metas de la empresa
(Grupo 6, 2018).

¿El proceso administrativo aporta a mi profesión?, argumentar.

Como futuro ingeniero de sistemas, y como tecnólogo actualmente que es como

laboro profesionalmente. Entender y poner en practica el proceso administrativo, es muy
importante. Ya que, me veo comprometido constantemente con proyectos que requieren de
todas las funciones del proceso administrativo, en los proyectos de desarrollo, se requiere
planear, se requiere, organizar y distribuir recursos, se requiere de la dirección de la ejecución
y se hace muy importante el control para poder evaluar y corregir cuando es necesario en los
procesos posventa.
Así, para un ingeniero conocer del proceso administrativo, se vuelve muy importante
si quiere entregar productos de calidad y de satisfacción para el cliente, esto sí, se quiere
mantener vigente en el tiempo. El proceso administrativo, también incluye procesos de
mejoramiento continuo y de preparación y capacitación, y esto es algo muy importante, ya
que, el software es uno de los productos mas cambiantes hoy en día.
Para el debido desarrollo de proyectos, requerimos aprender a controlar el tiempo, las
actividades, el presupuesto, los recursos físicos y humanos, la planeación a través de actas y
diagramas, entre otros tantos detalles que se han estudiado en este paso, y son de muy alta
relevancia para la aplicación en la ingeniería de sistemas.
 CONCLUSIONES

Se comprende cada una de las funciones del proceso administrativo, y la importancia

que representa para las empresas que buscan prevalecer en el tiempo, a través de una
administración correcta de recursos.
Se reconoce la importancia del proceso administrativo en la toma de decisiones de
una empresa, ya que, se está permanentemente en toma decisiones para administrar recursos
limitados, que deben ser correctamente usados para llegar al cumplimiento del objetivo que
se han trazado.
Se aprecia la importancia de conocer y aplicar el proceso administrativo en la
profesión del estudiante, ya que, él se enfrentará a proyectos y retos que requieren el
conocimiento académico para desempeñarse bien y ofrecer productos con calidad, donde se
tenga en cuenta a la sociedad, al medio ambiente y la correcta administración de los recursos.
 BIBLIOGRAFÍA

Grupo 6. (2018). El proceso administrativo y la toma de desiciones. Retrieved July 10, 2018,
from http://tecnicasdecisionanggy.blogspot.com/2012/08/el-proceso-administrativo-y-
la-toma-de.html
Luna, C. (2014). Proceso administrativo. Revista de Administração Contemporânea.
Mexico: Grupo Editorial Patria. Retrieved from
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564