ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Características de un Administrador
El elemento definitorio más exacto del administrador es tomar decisiones por sí
mismo o por consenso, la responsabilidad es principalmente suya, esta no se
delega, basándose en información objetiva, supuestos, análisis y una dosis de
intuición.

Resulta claro que el administrador es un recolector de información relevante para

la toma de decisiones.
Pero como siempre, esta información es incompleta, la decisión nunca está exenta
de riesgo y esto hace del administrador mucho más que un procesador automático
de información, debiendo incorporar sus conocimientos, habilidades y experiencias
al servicio de una decisión en que fundamentalmente, se combina información con
capacidad y talento humano.
El administrador necesita transmitir motivación al grupo, lo que constituye la
esencia de la dirección y conducción.
Para esto debe poseer una capacidad de liderazgo frente a ellos, esto es, lograr
un seguimiento por parte de los subalternos, deben poseer cierta preparación y
conocimientos técnicos. Debe tener conocimiento sobre las tareas que se le han
asignado al grupo, donde debe aplicar sus conocimientos. Debe tener la
capacidad de adaptación, por lo tanto debe crear su mentalidad propensa al
cambio y combatir la natural resistencia al cambio.
Además debe ser:
 Justo y objetivo, auténtico, recto, metódico y persistente.
 Vocación de comunicador y formador
 Habilidad de delegar, influir y persuadir
 Transmitir confianza y escuchar con empatía.
 Poseer cultura y conocimientos amplios
 Buscar la unidad y cohesión, además de la integración.
 Ser autocrítico y reconocer errores

Habilidades Básicas de un Administrador

Debe reunir 3 condiciones o habilidades básicas:
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1. Conceptual
2. Humana
3. Técnica
• La capacidad conceptual se relaciona con la aptitud para abarcar a la
empresa en su totalidad; comprende todo el proceso intelectual y racional
de análisis-síntesis, que permite reconocer cómo las funciones de la
empresa interactúan entre sí y se proyectan al medio externo. Las
capacidades de decisión, de adaptación y de sub-optimización de objetivos
secundarios, forman parte de esta condición conceptual.
• La condición humana, por su parte, comprende la amplia gama de rasgos
relacionados a la motivación de los individuos y grupo, en el sentido de
integrar los esfuerzos de éstos hacia el objetivo.
• La capacidad técnica es más relevante en los niveles bajos de la
jerarquía, la conceptual en los altos y la humana es esencial siempre.
Se puede afirmar que, a medida que se asciende en la jerarquía, el
conocimiento especializado (técnico) pierde importancia, en cambio la
coordinación e integración de todos los recursos y actividades de la
empresa hacia un objetivo común (capacidad conceptual) sigue el recorrido
inverso, es decir, se vuelve más importante según más alto sea el nivel
jerárquico del administrador y su ámbito decisional.
Se refiere al conocimiento y dominio de una rama específica relacionada
con el giro de la empresa, que conforma un conjunto de tareas afines de
alta especialización.

En el siguiente cuadro encontrará ejemplos de acuerdo al tipo de Habilidades

presentes en los Administradores:

Habilidades Habilidades Humanas Habilidades Técnicas

Conceptuales
Conocer la institución
Trabajar dirigido a cumplir
objetivos
Mentalidad estratégica
Ser creativos
Analizar los asuntos
Trabajo bajo presión Conocimiento en
tecnología
Mantener relaciones Transmitir
efectivas conocimientos
Trabajar en equipo Integración de la
tecnología
Ser comunicativo
Respetar diferencias de
pensamiento
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Usar buen juicio Capacidad de ser líder

Innovador Motivar
Reconocer la necesidad Ser empático
de enfoques nuevos
Manejar las
complejidades
Capacidad de
organización

Roles del Administrador

Una organización posee una estructura formal e informal. La formal es el
esqueleto (estructuras), por lo que así se logra la estructura jerárquica (el sistema
operativo y administrativo).
Con la pirámide cargo-labor, que representa a toda la población de una
organización posee diversas jerarquías y funciones. Por eso vemos interactuar al
presidente del directorio, al Gte. Gral., a distintos gerentes, jefes, etc. Pero… ¿qué
tienen en común dichos hombres? Lo común es que existen roles que debe
cumplir todo administrador, los cuales son:

1. Representación.
En toda organización se requiere a alguien que cumpla el rol de vocero, de nexo
ante la comunidad, el administrador en todo momento está representando a la
organización.
2. Liderazgo.
Responsable directo del logro de los objetivos de la organización. Para ello se le
brindan los recursos necesarios y se le responsabiliza de la conducción de grupos
de personas.
Labor objetivos
Aquí la organización formal dota al administrador de “autoridad”, por lo que
convierte a este hombre en jefe.
El ideal de un jefe es convertirse en un verdadero líder (parte informal de la
empresa)
Aquel que logre la autoridad y liderazgo, obtendrá un 100% de efectividad en la
conducción de un grupo de personas, pues, autoridad otorga jerarquía formal y el
poder se desprende del liderazgo del grupo social.
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3. Planificador
Es fundamental dentro de la organización, se refiere a la capacidad de
coordinación en el tiempo de los recursos disponibles en función de las
necesidades, que tienen por cierto directa relación con los objetivos deseados.
Si no cumple con la planificación, la empresa será absolutamente reactiva y no pro
activa, lo que la hará vulnerable a los factores externos.
La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y
estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas.
El administrador es el único que puede llevar a buen término la planificación, pues
se encuentra en el centro neurálgico de la organización, tiene acceso al
conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura, además se
encuentra en contacto con el entorno.

4. Enlace.
Elemento de comunicación y coordinación. El administrador es un hombre de
enlace con el contexto.
El ejecutivo tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener contacto con el
contexto.

5. Base de Datos o Centro de Información.

El administrador es un cazador de datos e información. Su puesto es un
importante centro neurálgico de donde emanarán las decisiones que favorecen a
la empresa a cumplir con sus objetivos. La información es el combustible de tal
gestión.

6. Distribuidor.
El administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la
organización en su todo, considerando la función que cumple cada componente.
Debe compartir y brindar la información a sus colaboradores directos e indirectos,
pues de no ser así, quitaría capacidad para capturar los datos del entorno.
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7. Vocero.
El administrador se constituye como el vocero oficial de la compañía, la voz, el
hombre con quien hablar, negociar y acordar.

8. Entrepreneur.
El administrador es quién quiebra el marco de negatividad, quién hace soñar y
desear alcanzar ciertos objetivos. Para lo que debe compartir sus pensamientos y
así aceptar mejoras y aportes que pueda hacer el resto.

9. Administrador de conflictos.
El que una empresa se encuentre en proceso de cambio permanente, hace que la
organización viva una continua crisis, lo que a la vez fundamenta los conflictos,
que son intereses contrapuestos. Aún al administrador más capaz le resulta difícil
anticiparse a las consecuencias que traerá un conflicto.

10. Facilitador de recursos.

Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es definir y asignar los recursos
para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar
cualquier otro recurso que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su
misión.
La errónea asignación de recursos o escatimar los mismos, aseguran el fracaso
de la organización.

11. Negociador.
Gran parte del tiempo de un administrador está dedicado a negociar.
La negociación podrá ser con factores externos o internos, por problemas
estratégicos o menores.
Hoy en día la función del administrador es tremendamente dinámica, competitiva y
exigente. Además debe tomar decisiones que lleven a la organización al objetivo
deseado.
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Casos de Administración.
Luego de haber visto y revisado los roles del administrador, podemos ver la
incidencia que tiene dicho profesional dentro de la organización y para con sus
pares y subordinados. Bien sabemos que dentro de una organización existe una
dirección, cuyo objetivo es controlar que se cumplan las metas y objetivos
trazados por la misma. Pero para ello se debe antes revisar la empresa desde
cómo funciona hasta cómo está estructurada, debiendo ver cómo está siendo
dirigida.
 ¿Qué criterios hay que considerar sobre la actuación de la dirección?
El éxito de una organización depende de las habilidades y grado de compromiso
de sus trabajadores y esto es particularmente necesario en puestos claves y
estratégicos, como es el caso del gerente y sus colaboradores directos.
Drucker dijo que el fin de una organización es permitir a los seres humanos
corrientes realizar cosas extraordinarias. Con eso se refiere a los efectos
sinérgicos de una serie de personas que realizan una actividad común.
 Definición de la actuación de la dirección.
Un Gerente está ocupado en obtener el mejor rendimiento de cada persona, tomar
decisiones, planificar y coordinar, pero su labor dependerá en gran parte de la
contribución de su personal para lograr sus planes.
Si el gerente logra conseguir que el grupo, departamento o sección actúen
sinérgicamente, entonces podremos decir que nos encontramos ante un gerente
eficaz.
Para esto es necesario definir las áreas funcionales para un correcto
funcionamiento de la organización.
 Gestión y Autoridad
La actuación del gerente lleva implícita ciertas habilidades para el mando, lo que le
permite actuar más allá de sus limitaciones normales. En cualquier organización,
la mayoría de los individuos desean que sus jefes se comporten de forma correcta,
comprensiva y equitativa. Sin embargo, es inevitable que los gerentes tengan que
hacer y decir cosas que puedan ser consideradas rígidas e injustas.