Akuntansi Hotel

EKA 443 A1

SAP 9

Membandingkan, Mendesain, Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian pada Hotel

dan Penggunaan Diary Product

Oleh:

Kelompok 7

Alfian Nurwanto Putra ( 1607531056 / 03 )

Putu Agus Cahya Wira Putra ( 1607531097 / 15 )

I Gusti Ngurah Krisna Dwipayana ( 1607531024 / 18 )

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2019
1.1 Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian pada Hotel
1.1.1 Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan
barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan
adalah:
1. Temperatur ruangan
2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode penyimpanan barang
4. Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:
1. Menjaga kontinuitas usaha
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6. Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store. Berkaitan
dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa dilakukan
dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual, sebagian besar menggunakan metode
perpetual dalam pencatatan persediannya, sebagai berikut :

11101 Inventory Food xxx

20101 Trade Creditor xxx
1.1.2 Bagian yang Terlibat Pembelian Persediaan Hotel
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
a. Departemen yang memerlukan barang
b. Gudang (general store/store room)
c. Pembelian (purchasing)
d. Penerimaan (receiving)
e. Cost control
f. Account payable (hutang usaha)

1.1.3 Dokumen yang Digunakan Pembelian Persedian Hotel

a. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
b. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
c. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
d. Daily receiving report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
e. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.

1.1.4 Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Pembelian Persediaan di Hotel

Daily Receiving Report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving),
dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

1.1.5 Prosedur Pembelian Persediaan (Penjelasan Bagan Alur Pembelian)

1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia
 di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3
rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
a. Cost control, sebagai alat kontrol
b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c. Gudang atau departemen yang memerlukan
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang
didistribusikan pada:
a. Supplier untuk ditunjuk
b. Cost control, sebagai kontrol
c. Gudang, sebagai informasi pembelian
d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e. Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
b. Cost control untuk persetujuan harga
c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai kontrol
b. Gudang, sebagai informasi
c. Purchasing, sebagai arsip
d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e. Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut
dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
2.2 Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Penggunaan Dairy
Product Khususnya Food And Beverage Pada Hotel

2.2.1 Penggunaan Persediaan di Hotel

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen
 operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi
di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang
dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih
dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

Adapun pencatatn yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah :

Biaya Departemen xxx

Persediaan xxx

2.2.2 Bagian yang Terlibat Penggunaan Persediaan di Hotel:

a. Departemen
b. Gudang
c. Cost control
2.2.3 Dokumen yang Digunakan pada Penggunaan Persediaan di Hotel
a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,
seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
olehcost control.
2.2.4 Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel
a. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
b. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir
padacardex/bincard.
c. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
 d. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara
total sales dengan total cost
2.2.5 Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel
1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah
satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap
3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
d. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.