KUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada

hotel
Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat
tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran
persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan
keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyimpanan adalah:
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:
- Menjaga kontinuitas usaha
- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
1. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam
jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit
mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya
kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan
memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah
pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih
menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang
stabil untuk periode-periode tertentu.
2. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan
mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit
diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-
musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak
sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk
dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus
dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan
sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti
standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard
purchased spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak
tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian
dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan
pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah
yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah
yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier)
yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah
diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam
seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah
sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur
pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota
mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli
dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar
bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat
kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing
pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier)
mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan
datang tersebut.
Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan
golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada
umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya
bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang
yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar,
supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh
restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila
menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya
melalui katalog
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
a. Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
b. Hotel/restoran harus membayar tunai.

Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran
memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi
kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan
berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

ARTIKEL EKONOMI TERKAIT LAINNYA KLIK DISINI!!!

AKUNTANSI HOTEL - KONSEP UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS

AKUNTANSI HOTEL - Pendapatan Hotel

AKUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian
pada hotel Bagian yang terlibat

AKUNTANSI HOTEL - Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

AKUNTANSI HOTEL - Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan

https://fekool.blogspot.com/2015/03/akuntansi-hotel-jenis-jenis-pembelian.html
KUNTANSI HOTEL - Membandingkan, mendesain, dan
menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel
Bagian yang terlibat
Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada
hotel

Bagian yang terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang (general store/storeroom)

3. Pembelian (purchasing)

4. Penerimaan (receiving)

5. Cost control

6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.

2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.

3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.

5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh
cost control.

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia
di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap
yang kemudian didistribusikan pada:

- Cost control, sebagai alat kontrol

- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

- Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus

mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang
didistribusikan pada:

- Supplier untuk ditunjuk

- Cost control, sebagai kontrol

- Gudang, sebagai informasi pembelian

- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

- Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah

barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan
dari:

- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

- Cost control untuk persetujuan harga

- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

 ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

- Cost control, sebagai kontrol

- Gudang, sebagai informasi

- Purchasing, sebagai arsip

- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

- Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian
posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang
tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang
memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak.
Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah
transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak
lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun
satuan usaha yang mulai berkembang pesat.

Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-
transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas,
transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit.
Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening
buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.

2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang

dagangan yang dilakukan secara kredit.

3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang
tunai.

4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau
uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan dairy

product khususnya food and beverage pada hotel

Bagian yang terlibat:

1. Departemen

2. Gudang

3. Cost control

Dokumen yang digunakan

1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,

seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari
gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.

2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.

3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

Laporan yang dihasilkan

1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.

3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan

minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.

4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan

antara total sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.

2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap
3 dengan distribusi sebagai berikut:

a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex

b. Gudang

c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip

d. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.