ALEPH VERSION 18.

01

Guia usuario Staff – Catalogación

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2
 Tabla de contenido

1 Apreciación Global - Catalogación ................................................................................................. 11

1.1 El módulo de catalogación ...................................................................................................... 11

1.1.1 Barra de herramientas ..................................................................................................... 11

1.1.2 Paneles ............................................................................................................................. 14

1.2 Trabajando sin ratón ............................................................................................................... 15

1.3 Proceso de catalogación.......................................................................................................... 17

1.4 Tipo de registros ...................................................................................................................... 17

1.5 Contraseñas y autorizaciones.................................................................................................. 18

1.6 Catalogación fuera de línea ..................................................................................................... 18

2 Biblioteca local ............................................................................................................................... 19

2.1 Conectándose automáticamente al escenario........................................................................ 19

2.2 Importando tablas del escenario ............................................................................................ 19

2.3 Importar automáticamente las tablas actualizadas ................................................................ 20

3 Creando registros ........................................................................................................................... 20

3.1 Abrir nuevo registro ................................................................................................................ 20

3.2 Abrir plantilla ........................................................................................................................... 22

3.3 Duplicar local no abierto ......................................................................................................... 24

3.4 Duplicar cualquier registro abierto ......................................................................................... 24

3.5 Crear registro administrativo (ADM)....................................................................................... 25

3.6 Crear registro de Holding (HOL) .............................................................................................. 26

3.6.1 Crear registros de holding a través del Administrador de registros ................................ 26

3.6.2 Crear registro de holding a través de la pestaña Registro Hol ......................................... 28

4 Editando registros .......................................................................................................................... 30

3
 4.1 Moviéndose en el registro ...................................................................................................... 31

4.2 Editando partes de un campo ................................................................................................. 31

4.3 Funciones disponibles de edición ........................................................................................... 32

4.3.1 Tabla de funciones de edición disponible ........................................................................ 32

4.4 Teclado ALEPH ......................................................................................................................... 54

4.5 Imprimiendo un registro ......................................................................................................... 55

4.6 Diferentes formas para ver un registro catalogado ................................................................ 56

4.6.1 Pantalla completa............................................................................................................. 56

4.6.2 Modo dividir editor .......................................................................................................... 58

4.6.3 Ver en OPAC Web............................................................................................................. 59

4.7 Cerrando registros................................................................................................................... 60

5 Búsqueda de encabezados y opciones ........................................................................................... 61

5.1 Buscar encabezamientos de campo en la base actual ............................................................ 61

5.1.1 Expandir............................................................................................................................ 64

5.1.2 Ver Docs ........................................................................................................................... 64

5.2 Buscar encabezado de campo en otra base ............................................................................ 64

5.3 Buscar encabezamiento de sub-campo en la base actual ...................................................... 66

5.4 Buscar encabezamiento de sub-campo en otra base ............................................................. 67

5.5 Buscar opciones de sub-campo ............................................................................................... 68

5.6 Buscar URL............................................................................................................................... 69

6 Guardando registros....................................................................................................................... 71

6.1 Guardar registros en unidad local ........................................................................................... 72

6.2 Guardar todo en unidad local ................................................................................................. 72

6.3 Guardar en el servidor y unidad local ..................................................................................... 72

4
7 Abrir registros existentes ............................................................................................................... 75

7.1 Abrir registro de unidad local .................................................................................................. 75

7.2 Cargar registro del servidor ..................................................................................................... 76

7.3 Llevarlo desde la pestaña Buscar ............................................................................................ 76

7.4 Cargar registro ADM del servidor............................................................................................ 77

7.5 Cargar registro HOL del servidor ............................................................................................. 79

7.5.1 Cargar HOL desde el Administrador de registros ............................................................. 79

7.5.2 Cargar HOL desde la pestaña Registros HOL .................................................................... 81

8 Bloqueando registros ..................................................................................................................... 82

8.1 Impacto en otros usuarios....................................................................................................... 83

8.2 Desbloqueando registros ........................................................................................................ 84

8.3 Desbloqueo automático .......................................................................................................... 84

9 Borrando registros.......................................................................................................................... 84

9.1 Borrar registros New* de la unidad local ................................................................................ 85

9.2 Borrar registro de la unidad local ............................................................................................ 86

9.3 Borrar registro del servidor ..................................................................................................... 86

9.4 Borrado total ........................................................................................................................... 88

10 Campos especiales ....................................................................................................................... 90

10.1 Enlace externo - Campo 856 ................................................................................................. 90

10.2 Campo LKR............................................................................................................................. 92

10.3 Campo "OWN" .................................................................................................................... 100

10.3.1 OWN – Uso de control de acceso ................................................................................. 100

10.3.2 OWN - Holdings "propietario"...................................................................................... 102

10.4 852 Campo de ubicación ..................................................................................................... 103

5
 10.5 853/4/5 y 853x/854x/855x Predicción de la publicación.................................................... 105

10.6 Z30 Ubicación permanente del ítem ................................................................................... 105

10.7 STA Estado ........................................................................................................................... 105

11 Creando plantillas....................................................................................................................... 106

11.1 Plantillas locales .................................................................................................................. 106

11.2 Plantillas dependientes de la biblioteca (Guardadas en el servidor) .................................. 106

12 Importando registros ................................................................................................................. 107

13 Descripción del árbol .................................................................................................................. 111

13.1 Pantalla completa................................................................................................................ 112

13.2 Modo Dividir Editor ............................................................................................................. 114

14 Administrador de registros ........................................................................................................ 115

15 Servicios en catalogación ........................................................................................................... 117

15.1 Recuperar registros del catálogo ........................................................................................ 117

15.1.1 Recuperar registros del catálogo (ret-01) .................................................................... 117

15.1.2 Recuperar registros usando CCL (ret-03) ..................................................................... 117

15.1.3 Recuperar registros del catálogo por fecha (ret-04) .................................................... 118

15.1.4 Cruzar archivos (ret-10)................................................................................................ 118

15.1.5 Imprimir registros del catálogo – Formato personalizado (print-01) .......................... 118

15.1.6 Imprimir registros del catálogo – Formato en columnas (print-08)............................. 118

15.1.7 Imprimir catálogo (print-04)......................................................................................... 118

15.1.8 Imprimir registros del catálogo con encabezados "No-autorizados" (print-05) .......... 118

15.1.9 Imprimir bibliográfica (print-09) .................................................................................. 119

15.1.10 Imprimir índice por bibliografía (print-10) ................................................................. 119

15.1.11 Descargar registros legibles por máquina (print-03) ................................................. 120

6
 15.1.12 Verificar URL (print-11) .............................................................................................. 120

15.1.13 Ordenar registros del catálogo (ret-21) ..................................................................... 120

15.1.14 Exportar registros de holdings (export-02) ................................................................ 120

15.2 Cargar registros al catálogo ................................................................................................. 121

15.2.1 Convertir registros MARC (file-01) - Paso 1.................................................................. 121

15.2.2 Convertir registros MARC (file-02) - Paso 2.................................................................. 121

15.2.3 Convertir el secuencial ALEPH al formato de comunicación MARC (file-12) ............... 121

15.2.4 Modificar archivo de registros del catálogo (file-08) ................................................... 121

15.2.5 Convertir registros SWETS (file-05) .............................................................................. 121

15.2.6 Arreglar y verificar registros catalogados (manage-25) ............................................... 121

15.2.7 Arreglar registros del catálogo (manage-37) ............................................................... 121

15.2.8 Conversión de caracteres (manage-22) ....................................................................... 122

15.2.9 Cargar registros al catálogo (manage-18) .................................................................... 122

15.2.10 Cargar registros al catálogo – Carga paralela (manage-180) ..................................... 122

15.2.11 Verificar el archivo de entrada contra la base de datos (manage-36) ....................... 122

15.2.12 Enviar registros OCLC al servidor OCLC (file-94) ........................................................ 123

15.2.13 Cargar registros genéricos del proveedor (file-96) .................................................... 123

15.2.14 Cargar registros MARCIVE (file-99) ............................................................................ 123

15.2.15 Cargar registros BNA (file-98)..................................................................................... 123

15.2.16 Pre-procesar archivo de entrada antes de cargarlos (manage-39)............................ 123

15.2.17 Crear registros de holding e ítem usando datos bibliográficos (manage-50) ............ 124

15.2.18 Combinar registros (manage-38) ............................................................................... 124

15.2.19 Cargar registros OCLC (file-93) ................................................................................... 124

15.2.20 Generar reporte para la bitácora de carga (file-94) ................................................... 124

7
15.3 Construir índices para el catálogo ....................................................................................... 125

15.3.1 Actualizar índice de palabras (manage-01) .................................................................. 125

15.3.2 Actualizar índice directo (manage-05) ......................................................................... 125

15.3.3 Actualizar el índice de encabezados (manage-02) ....................................................... 125

15.3.4 Actualizar índice de orden (manage-27) ...................................................................... 125

15.3.5 Actualizar encabezamientos - Configuración (manage-16) ......................................... 125

15.3.6 Alfabetizar encabezados largos (manage-17) .............................................................. 125

15.3.7 Actualizar registros bibliográficos cortos (manage-07) ............................................... 125

15.3.8 Actualizar índices para los registros seleccionados (manage-40) ................................ 126

15.3.9 Construir contadores para las bases lógicas (manage-32)........................................... 126

15.3.10 Actualizar registros breves (manage-35) ................................................................... 126

15.3.11 Crear enlaces entre registros (manage-12)................................................................ 126

15.4 Reportes de mantenimiento al catálogo ............................................................................. 126

15.4.1 Borrar encabezados no ligados (manage-15)............................................................... 126

15.4.2 Lista de encabezados no autorizados (auth-03) .......................................................... 126

15.4.3 Detectar encabezados similares (manage-26) ............................................................. 126

15.4.4 Listar encabezados que tienen múltiples registros (auth-04) ...................................... 126

15.5 Procedimientos de mantenimiento al catálogo .................................................................. 127

15.5.1 Arreglar y verificar registros del catálogo (manage-25)............................................... 127

15.5.2 Borrar encabezados no enlazados (manage-15) .......................................................... 127

15.5.3 Alfabetizar encabezados largos (manage-17) .............................................................. 127

15.5.4 Cambios globales (manage-21) .................................................................................... 127

15.5.5 Borrar campos "CAT" (manage-13) .............................................................................. 127

15.5.6 Crear/actualizar la tabla Z106 para el campo "CAT" (manage-19) .............................. 127

8
 15.5.7 Borrar registros bibliográficos incluyendo los registros ADM/HOL relacionados
(manage-33) ............................................................................................................................ 127

15.5.8 Copiar etiquetas a registros enlazados (manage-55) ................................................... 127

15.5.9 Cargar signatura PALAS (manage-45)........................................................................... 128

15.5.10 Actualizar registros del catálogo (file-95) .................................................................. 128

15.6 Unión del catálogo / Ver unión ........................................................................................... 128

15.6.1 Crear tabla de equivalencias (union-01) ...................................................................... 128

15.6.2 Poblar tabla de equivalencias (union-02)..................................................................... 128

15.6.3 Reconstruir equivalencias de un registro (union-04) ................................................... 129

15.6.4 Convertir Registros (union-03) ..................................................................................... 129

15.6.5 Cargar registros al catálogo de unión (union-13)......................................................... 129

15.6.6 Eliminar registros idénticos (union-07) ........................................................................ 129

15.7 Administrar tablas de la base de datos ............................................................................... 129

15.8 Módulo Recursos Digitales .................................................................................................. 130

15.8.1 Crear objetos digitales del archivo cargado (adam-01) ............................................... 130

15.8.2 Importar registros y objetos digitales (adam-02)......................................................... 131

15.8.3 Exportar registros (adam-04) ....................................................................................... 132

15.8.4 Cambiar ubicación del objeto (adam-03) ..................................................................... 132

15.8.5 Crear miniatura o texto completo (adam-05) .............................................................. 132

15.8.6 Reporte técnico (adam-06) .......................................................................................... 133

15.8.7 Reporte de uso (adam-07) ........................................................................................... 133

15.8.8 DigiTool Metadata y cargar Objetos (adam-08) ........................................................... 133

15.8.9 Update Full Text Index (manage-91) ............................................................................ 133

15.9 General ................................................................................................................................ 133

15.9.1 Imprimir reporte de disparadores (com-01) ................................................................ 133

9
 15.9.2 Contador de registros nuevos y actualizados – por catalogador (com-02) ................. 134

15.9.3 Restaurar servicios (sys-01) .......................................................................................... 134

15.9.4 Reconstruir paquete de plantillas de impresión (sys-02)............................................. 134

15.9.5 Actualizar paquete de tablas (sys-03) .......................................................................... 134

15.9.6 Conversión de claves de registros (manage-70) .......................................................... 134

16 Administrando objetos digitales con ADAM .............................................................................. 134

16.1 Creando nuevos objetos ..................................................................................................... 135

16.2 Lista de objetos ................................................................................................................... 137

16.3 Formularios del objeto ........................................................................................................ 137

16.3.1 Pestaña información del objeto ................................................................................... 138

16.3.2 Pestaña ubicación......................................................................................................... 139

16.3.3 Pestaña datos técnicos ................................................................................................. 141

16.3.4 Pestaña copyright ......................................................................................................... 142

16.3.5 Pestaña Derechos de acceso ........................................................................................ 143

16.3.6 Pestaña del navegador ................................................................................................. 144

16.4 Búsqueda para objetos digitales ......................................................................................... 144

16.4.1 Búsqueda en texto completo ....................................................................................... 144

10
1 Apreciación Global - Catalogación
Puede utilizar la pestaña de catalogación en el módulo para crear, editar, y borrar registros
del catalogo. Esta introducción incluye las siguientes secciones:

• Catalogación fuera de línea

• Contraseñas y autorizaciones
• El módulo de catalogación
• El proceso de catalogación
• Tipo de registros
• Trabajando sin ratón

1.1 El módulo de catalogación

El modulo ha sido diseñado con énfasis en la facilidad de uso y de acceso a las funciones de
catalogación.

Este es un ejemplo de la ventana de despliegue del editor de catalogación:

Los diferentes elementos son explicados en las siguientes secciones.

1.1.1 Barra de herramientas

11
Barra de título
La barra del título muestra el nombre del programa. Esta muestra el estado relacionado con
el programa y con los comandos del usuario:

Barra del Menú

La barra del menú es presentada de manera convencional:

Coloque el cursor sobre el nombre del menú (por ejemplo, Catalogar) para mostrar el menú
de comandos relacionado.

Barra de catalogación
La barra de catalogación contiene información breve acerca del registro editado, como el
formato del registro, número de sistema y título:

Para recuperar un registro de la base de datos, ingrese el número de sistema del registro en
el campo, y haga clic en , o presione Enter.

Abrir plantilla

Pulse el icono Abrir Plantilla de la barra de catalogación para seleccionar una plantilla
predeterminada para la creación de un nuevo registro.

Árbol resumen

Pulse el icono árbol resumen para ver los registros en el sistema que están relacionados con
el registro que está siendo editado. La información es mostrada en estructura de árbol.

Dividir Editor

Pulse el icono Dividir editor para dividir el editor de catalogación en dos secciones para ver
y/o editar dos registros catalogados simultáneamente.

Pantalla completa

Pulse el icono pantalla complete para mostrar tanto como es posible del registro que
actualmente está siendo editado. Esta opción también puede usarse para mostrar tanto
como sea posible del panel inferior.
12
Guardar en servidor y en unidad local

Pulse el icono Guardar en servidor y unidad local para guardar en el servidor cualquier
cambio realizado en el registro mostrado en el editor de catalogación. El registro también
será guardado en su unidad local.

Verificar registro

Pulse el icono Verificar registro para comprobar el registro actual.

Activar teclado

Pulse el icono Activar teclado para activar un teclado que permite ingresar caracteres que
no están integrados en el teclado estándar de su estación.

Ver en OPAC

Pulse el icono Ver en OPAC para ir a la función buscar y ver en formato completo el
registro mostrado en el editor de catalogación.

Abrir registro de adquisiciones

Pulse el icono Abrir registro de adquisiciones para ver información de ordenes del registro
bibliográfico actual. Usted podrá transferirlo automáticamente al módulo
Adquisiciones/Seriadas.

Cerrar registro

Pulse el icono Cerrar registro para cerrar el registro que actualmente esta mostrado en el
panel superior de catalogación.

Cerrar todos los registros

Pulse el icono Cerrar todos los registros para cerrar los registros que actualmente están
abiertos.

Barra del ítem

La barra de ítem contiene información breve acerca del ítem seleccionado, como el título,
autor y el número del código de barras.

Para mostrar un ítem del registro seleccionado como un parámetro de búsqueda (como el
No. de sistema BIB, No. de sistema ADM, código de barras, número de clasificación, etc)
13
del menú de selección de la izquierda. Ingrese el número apropiado en el campo en el
siguiente campo. Usted puede hacer clic en para recuperar un número de clasificación
de la lista.
Pulse o presione enter.

La barra de ítem contiene los siguientes iconos:

Limpiar ítem

Pulse el icono Limpiar ítem para limpiar el ítem cargado y vaciar el árbol del ítem y sus
paneles.

Editar registro BIB

Pulse el icono Editar registro BIB para transferir el registro del ítem enlazado a él.

1.1.2 Paneles

Panel de navegación
El panel de navegación contiene lo siguiente:

• Pestaña principal

• Árbol de navegación

Pestaña principal
La pestaña principal está compuesta de filas de iconos que corresponden a la mayoría de
actividades en catalogación:

Haciendo clic en cada icono se invoca la interfaz asociada. Por ejemplo, haciendo clic en el
ícono de ejemplares llama la interfaz para llevar a cabo actividades relacionadas con ítems.

Nombre Icono
Catalogación
Items
Buscar

Pestaña catalogación – árbol de navegación

El árbol de navegación contiene los siguientes nodos:

14
 • Editor de registros: la lista de registros que han sido llamados en la estación;
seleccione un registro para mostrarlo en la vista de catalogación del panel derecho.
Ver Edición de registros para detalles en las funciones de edición.
• Importar registros: cambia el panel derecho para importar registros.
• Disparadores: cambia el panel derecho para listar los disparadores.

1.2 Trabajando sin ratón

Usted puede ir de un panel a otro usando las siguientes teclas:

Teclas Le permite
TAB se mueve al siguiente control en la casilla del dialogo.
Shift+TAB se mueve al control anterior en la casilla de dialogo.
Ctrl+TAB se mueve del primer control en la barra de herramientas
superior al panel inferior.
Ctrl+Alt+TAB se mueve del panel inferior derecho al primer control en
la barra de herramientas superior.
Ctrl+1 se mueve al panel izquierdo, conteniendo un árbol de
navegación.
Ctrl+2 se mueve al panel superior derecho o a la ventana del
editor de múltiples vistas en catalogación, o al panel
superior derecha si existe una única ventana del editor.
Ctrl+Shift+2 se mueve a la ventana del editor en múltiples vistas en
catalogación.
Ctrl+3 se mueve al panel inferior derecho.
Ctrl+4 se mueve al panel inferior izquierdo, conteniendo un
árbol de navegación.
Ctrl+5 se mueve al primer editor o al campo de combo en la
barra superior.
Ctrl+6 se mueve al segundo editor o campo de combo en la
barra superior.
Ctrl+7 se mueve al tercer campo de combo en la barra superior.

Note que un marco aparece alrededor del panel activo.

Teclas disponibles en el modulo de catalogación

La siguiente tabla muestra las teclas predeterminadas. Estas teclas pueden ser
personalizadas.

Tecla Acción
Ctrl+K Activa el teclado

15
Ctrl+W Verifica campo
Ctrl+U Verifica registro
Ctrl+C Copia
Ctrl+T Copia campo(s)
Ctrl+D Copia registro
Ctrl+S Copia sub-campo(s)
Ctrl+X Corta
Ctrl+F5 Borra campo(s)
Ctrl+R Borra registro
Ctrl+F7 Borrar sub-campo(s)
Ctrl+N Duplicar registro
Ctrl+F12 Ingresar modo texto
F11 Ingresar valor Unicode
Ctrl+E Expandir la plantilla
F5 Nuevo campo (seleccionar de la lista)
F6 Nuevo campo (definido por el usuario)
F7 New Sub-campo
Ctrl+F Abrir forma
Ctrl+A Abrir plantilla
Ctrl+V Pegar
Alt+T Pegar campo(s)
Alt+D Pegar registro
Alt+S Pegar sub-campo(s)
Ctrl+P Imprimir
Ctrl+G Navegación de registros en el panel del árbol
Ctrl+Y Repetir
Ctrl+L Guardar en el servidor y en unidad local
F3 Buscar encabezado de campo en la biblioteca actual
Ctrl+F3 Buscar encabezado de campo en otra biblioteca.
F4 Buscar encabezado de sub-campo en la biblioteca
actual.
Ctrl+F4 Buscar encabezado de sub-campo en otra
biblioteca.
Ctrl+F8 Buscar opciones de sub-campo
16
 Ctrl+M Ordenar registro
F8 Ir a la pestaña de ítem
F2 Ir a la pestaña de Registros
F9 Ir a la pestaña de buscar
Ctrl+Z Rehacer
Ctrl+O Ver en el OPAC Web

La tecla para ayuda no puede ser personalizada:

1.3 Proceso de catalogación

Usted puede catalogar en ALEPH en formato libre o con formatos pre-diseñados. A causa
del contenido de la variable de registros y de la necesidad de suministrar diferentes tipos de
materiales, el sistema no impone ninguna restricción y permite una catalogación libre. Por
lo tanto el catalogador puede ingresar poca o mucha información. Para facilitar el proceso
de catalogación, ALEPH incorpora:

•formas prediseñadas, incluyendo formas para campos de longitud fija (por

ejemplo, para el campo 008 de MARC 21 y para el campo 100 de
UNIMARC).
• formas predefinidas para el cuerpo del registro.
•Ayuda compresible, la cual está disponible en etiquetas y sub-campos en
cualquier momento durante la entrada de datos.
•Rutinas de verificación las cuales son definidas por el usuario y el sitio
específico.

1.4 Tipo de registros

El modulo de catalogación en ALEPH soporta cuatro tipos de registros:

• Registros bibliográficos
• Registros de autoridades
• Registros de holdings
• Registros administrativos

Los tres primeros tipos pueden ser creados, actualizados y borrados a través del módulo de
catalogación. Un registro administrativo es para uso interno y es creado automáticamente
por el sistema. Es poco usual editar o actualizar un registro administrativo a través del
módulo de catalogación.

17
Registros bibliográficos: un registro bibliográfico comúnmente incluye títulos, nombres,
temas, notas, datos de publicación e información acerca de la descripción física de un ítem.
Registros de autoridad: un registro de autoridad contiene información concerniente: a la
forma estándar de nombre y temas para ser usados como puntos de acceso en los registros
bibliográficos; las formas de estos nombres y temas que deberán ser usados como
referencias para la forma estándar; relaciones mutuas entre las formas.
Registros de holdings: los registros de holding contienen holdings e información de
ubicación para los ítems.
Registro administrativo: los registros administrativos, comúnmente se refiere a registros
ADM, enlazados a registros bibliográficos. Los enlaces a los registros administrativos son:
información al nivel del ítem; adquisiciones, circulación; copias de ítems específicos y
datos de llegada. El registro administrativo puede también usarse para almacenar los
campos 853/853X usados para definir la predicción de las publicaciones y para crear los
fascículos de seriadas.

1.5 Contraseñas y autorizaciones

Las funciones de catalogación requieren de una contraseña y están limitadas a usuarios
autorizados. Estas pueden ser por función o global para todas las funciones.

El acceso de actualización para todos los tipos de registros MARC es controlado por un
campo especial ALEPH, el campo OWN. Este campo trabaja de acuerdo con la
información de la contraseña definida para el usuario.
También en el nivel del registro, los catalogadores son asignados permitiendo y negando
etiquetas para ser editadas.

1.6 Catalogación fuera de línea

La opción de catalogación fuera de línea permite trabajar con la pestaña de catalogación y
los registros catalogados sin tener conexión al servidor. Usted puede acceder a funciones
como información de las etiquetas y abrir forma que confía en los datos ingresados
descargados de su PC. Otras funciones que necesitan de conexión con el servidor, como la
búsqueda de encabezados en campo, verificar el registro o los valores ingresados en una
forma, no estarán disponibles hasta que la conexión sea con el servidor sea restaurada.
Nota
Cuando se trabaja en modo fuera de línea, usted puede guardar los registros en su unidad
local. Cuando la conexión con el servidor es restaurada, los registros catalogados deben
enviarse al servidor para actualizar la base de datos.
Usted puede cambiar manualmente al modo de catalogación fuera de línea haciendo clic en
la opción Catalogación fuera de línea bajo el menú Catalogar. Para restaurar la
catalogación en línea, haga clic en la opción Catalogación fuera de línea bajo el menú
Catalogar.

18
2 Biblioteca local
Este capítulo incluye las siguientes secciones:
• Conectando automáticamente a la biblioteca local
• Importando tablas
• Importar automáticamente las tablas actualizadas

Aunque usted puede trabajar con registros de varias bibliotecas al mismo tiempo, usted
primero debe conectarse a la biblioteca local. A partir de entonces, cuando abra un nuevo
registro, este es marcado como perteneciente a la biblioteca local, y cuando llame un
número de registro del servidor, este es recuperado de la biblioteca local.

1. Para activar la función “Seleccionar una biblioteca” y conectarse a una

biblioteca local, haga clic derecho en el icono ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana o seleccione “Conectar a” desde el menú de
ALEPH. El siguiente menú es mostrado:

2. Use las fleches hacia arriba y abajo para seleccionar la base deseada o el
puntero del mouse y haga doble clic.

2.1 Conectándose automáticamente al esquema

Usted puede configurar el sistema para se conecte automáticamente a un esquema cuando
ingrese al módulo de catalogación. Para esto, siga estos pasos:

1. Diríjase al directorio CATALOG/TAB del cliente y abra el archivo

PER_LIB.INI ubicado allí. Este lista las bases válidas. Asegúrese de que el
esquema que desea que se conecte automáticamente aparezca en la primera
posición del listado.

2. Diríjase al directorio ALEPHCOM/TAB del cliente y abra el archivo

ALEPHCOM.INI. Asegúrese de que la bandera DataBaseAutoSelect este
definida como Y.

2.2 Importando tablas del escenario

Cuando se conecta al escenario, el sistema verifica para asegurarse de que el módulo de
catalogación este usando la versión más reciente de las tablas de la base de datos. Si las
19
tablas han sido cambiadas desde la última vez que usted se conecto al escenario, usted
deberá confirmar que desea cargar las tablas ahora. Se recomienda seleccionar „Si‟. Esto
asegurará el correcto funcionamiento de varias características, como las plantillas de
catalogación, las formas, y las pantallas de ayuda.

Si selecciona „No‟, usted puede cargar las tablas después conectándose al escenario.

2.3 Importar automáticamente las tablas actualizadas

Usted puede configurar el sistema para cargar automáticamente las tablas actualizadas
cuando ingrese al módulo de catalogación, sin que se vea el mensaje.

Para cargar automáticamente las tablas, diríjase al directorio ALEPHCOM/TAB del cliente
y abra el archivo ALEPHCOM.INI. Asegúrese de que la bandera AlwaysImportFiles
(under [Package]) este definida como Y.
La próxima vez que se conecte al escenario, si las tablas han sido actualizadas, ellas son
automáticamente cargadas al cliente.

3 Creando registros
Existe una variedad de formas para crear un nuevo registro:

• Abrir nuevo registro

• Abrir plantilla
• Duplicar un registro local no abierto
• Duplicar cualquier registro abierto
• Crear registro administrativo (ADM)
• Crear registro de holding (HOL)

3.1 Abrir nuevo registro

Esta función permite crear un nuevo registro partiendo de cero. Para esto, siga estos pasos:

1. Seleccione Nuevo Registro del menú Catalogar.

2. Seleccione el formato apropiado para su registro de la ventana Seleccionar

Formato del Registro (esto es, libro, seriada, etc.), y haga clic en Aceptar.
Una forma para el campo líder (LDR) es mostrada en el panel superior:

20
La pestaña de información del panel inferior proporciona una guía con los valores
válidos para llenar la forma:

21
 Al terminar de llenar la forma, haga clic en Aceptar. Si la forma debe ser
verificada para correcciones, el sistema realiza las comprobaciones para los errores
potenciales.

Si se encuentran errores, los mensajes son mostrados en la pestaña Mensajes del

panel inferior. El sistema muestra información acerca de la verificación y pregunta
si está seguro de cerrar la ventana.

Usted puede definir los campos predeterminados para nuevos registros. Si un campo con
una forma ha sido definido como predeterminado, entonces la forma del campo es mostrada
después de cerrar la forma para el campo LDR. Por ejemplo, en el formato MARC21, es
común definir el campo 008 (campo de longitud fija) como un campo predeterminado para
todos los registros nuevos. En este caso, después de cerrar la forma para el campo líder, la
forma para el campo 008 es mostrada. Si el campo no tiene una forma, este es agregado
vacío para incluir la catalogación.

Siguiendo con la edición de las formas, un nuevo registro es creado con los campos
predeterminados requeridos (esto es, campo 008 en MARC21) y el líder. El nuevo registro
es mostrado en el editor de catalogación (panel superior).

El registro automáticamente recibe un nombre temporal que comienza con el prefijo

“NEW” y un número. Puede continuar agregando campos y sub-campos al registro.

3.2 Abrir plantilla

Esta función permite crear un nuevo registro basado en una plantilla predefinida. Para esto,
siga estos pasos:
1. Seleccione la opción Abrir plantilla del menú Catalogar o haga clic en el
icono de la barra de catalogación.

Seleccione la plantilla apropiada de la lista. Diferentes plantillas pueden ser creadas

y usadas para varios formatos físicos (por ejemplo, los formatos MARc21), tipos de
material (por ejemplo, libros, seriadas) y así.

22
2. Un nuevo registro es creado con un rango de campos disponibles. El
contenido de cada campo a menudo esta en blanco. La plantilla determina el
texto y los sub-campos que son incluidos. Para más información vea la
sección Creando plantillas. Usted ahora puede continuar editando el
registro. La pestaña de información del panel inferior proporciona una guía
al usuario de los indicadores válidos, códigos de sub-campo y valores para el
campo seleccionado.
3. Usted puede llenar el contenido de un campo o sub-campo digitando
directamente, hacienda clic en buscar encabezados de campo o sub-campo, o
a través de las opciones de búsqueda en sub-campo

23
 El Nuevo registro recibe un nombre temporal que comienza con el prefijo
“NEW” y un número.

3.3 Duplicar local no abierto

Esta función permite crear un nuevo registro duplicando uno que no esté abierto y que está
ubicado en su unidad local. Para esto, siga estos pasos:

1. Seleccione Abrir registro en unidad local del menú Catalogar

2. Una lista de registros es mostrada. Seleccione el registro deseado. Una

presentación previa del contenido del registro es mostrada en la parte
derecha de la ventana.

3. Pulse el botón duplicar en la lista de registros. Una copia es hecha del

registro seleccionado y un nuevo nombre de archivo local es asignado con el
prefijo “NEW”. Ahora puede editar el registro copiado.

3.4 Duplicar cualquier registro abierto

Esta función permite copiar el registro actualmente mostrado y luego editar la copia. El
nuevo registro es ubicado en su unidad local y un nuevo nombre de archivo local es
asignado con el prefijo “NEW”.
Para usar esta función con el registro mostrado actualmente, use las teclas Ctrl+N o
seleccione Duplicar Registro del menú Catalogar.
Dependiendo de la configuración de la función Duplicar Registro, usted puede seleccionar
el escenario en el cual desea guardar el nuevo registro.
Esto puede definirse en el archivo CATALOG.INI del directorio CATALOG/TAB en la
sección [DuplicateRecord].
24
3.5 Crear registro administrativo (ADM)
Los registros administrativos (ADM) pueden crearse a través del Administrador de
Registros de la pestaña Catalogación (sección inferior del panel izquierdo).
Si no hay registros administrativos enlazados al registro bibliográfico, el mensaje “No hay
registros disponibles” es mostrado en el nodo.

Para crear un registro administrativo siga estos pasos:

1. Seleccione el nodo del escenario administrativo.

2. Seleccione la opción Cargar/Crear registro del menú Administrador de

registros o seleccione la misma opción haciendo clic derecho en el nodo del
escenario administrativo:

25
Esta opción crea automáticamente el registro administrativo y lo muestra para ser
editado.

3.6 Crear registro de Holding (HOL)

Existen dos formas diferentes para crear registros de holding para el registro bibliográfico
actual:

• A través del Administrador de registros

• A través de la pestaña Registros HOL del panel inferior.

3.6.1 Crear registros de holding a través del Administrador de registros

Los registros de holding pueden crearse desde el Administrador de registros de la pestaña

Catalogación (sección inferior del panel izquierdo).
Si no existen registros de holding enlazados al registro bibliográfico, el mensaje “No hay
registros disponibles” es mostrado bajo el nodo del escenario de holding.

26
Para crear registros de holding siga estos pasos:
1. Seleccione el nodo del escenario de holding.

2. Seleccione la opción Cargar/Crear registro del menú Administración de

registros o seleccione la misma opción haciendo clic derecho en el nodo del
escenario:

27
Esta opción crea automáticamente un registro de holding y lo muestra para ser
editado. Esta acción puede repetirse para crear más de un registro de holding.

3.6.2 Crear registro de holding a través de la pestaña Registro Hol

Los registros de holding también pueden crearse desde la pestaña Registro Hol del panel
inferior:

28
La pestaña Registros Hol lista los registros de holding enlazados el registro mostrado en el
editor de catalogación. Esta pestaña también permite acceder al registro seleccionado para
ser editado y crear nuevos registros de holding.
Para crear un nuevo registro de holding, haga clic en Crear Holding. El nuevo registro es
creado automáticamente. Para editar el nuevo registro, haga clic en Editar.
Note que si la bandera Activate de la sección [HolOwnTextDefaults] en el archivo
catalog.ini esta definida como Y, cuando un registro de holding es creado a través de
cualquier método la ventana Información del propietario es mostrada:

Esta ventana permite definir el propietario del registro de holding, esto es, la sub-biblioteca
a la cual el registro pertenece. Además, usted puede agregar una nota. Cuando termine de
llenar la forma, haga clic en Aceptar. La información es automáticamente almacenada en
el campo OWN del registro en el siguiente formato:

OWN $$a[código de la sub-biblioteca]

$$n[nota]
Usted puede usar el botón predefinidos para guardar la información acerca del propietario y
aplicarlo a cada nuevo registro de holding creado. Para guardar la información de
propietario, haga clic en Predefinidos y luego clic en Aceptar.

29
4 Editando registros
Los registros catalogados son editados a través de la sub-función Editar registros. Usted
puede acceder a esta opción seleccionando el nodo Editar Registros desde la pestaña
Catalogación. La pantalla de abajo muestra un ejemplo de un registro en este ambiente.

Note que el Editor de catalogación (panel superior) debe estar en enfocado para propósitos
de edición. Cuando los registros son abiertos para ser editados a través de la opción Editar
registros de la pestaña de catalogación, ellos son listados bajo el nodo de Editar Registros
del árbol de navegación.
Los registros guardados en el servidor son listados en el siguiente formato:
Código de la biblioteca – número de sistema (número local)
Por ejemplo:
30
USM01-3563 (NEW870.MRC)
Los registros locales son listados en el siguiente formato: número local (Local)
Por ejemplo:
NEW871.MRC (Local)
Después de ejecutar cambios a cada tipo de registro, su presentación es cambiada por la
presencia de un asterisco, por ejemplo:
* USM01-3563 (NEW870.MRC)
* NEW871.MRC (Local)

4.1 Moviéndose en el registro

Flechas – mueve una línea hacia arriba/abajo
Flechas izquierda/derecha – se mueve un espacio a la izquierda/derecha
Tab – mueve de campo en campo
PageUp – mueve una página hacia arriba
PageDn – mueve una página hacia abajo
Home – mueve al inicio de la línea en donde el cursor esta posicionado
End – mueve al final de la línea en donde el cursor esta posicionado
Ctrl+Home – mueve al inicio del registro
Ctrl+End – mueve al final del registro

4.2 Editando partes de un campo

Editando la etiqueta
La etiqueta solo trabaja en modo de sobre-escritura. Para cambiar la etiqueta, simplemente
escriba sobre ella. Para borrar un carácter, use la barra espaciadora (no la tecla Supr).

Editando el indicador
El indicador trabaja en modo de sobre-escritura. Para cambiar el indicador, simplemente
escriba sobre él. Para borrar un carácter, use la barra espaciadora (no la tecla Supr.).

Editando el código del sub-campo

El código de sub-campo trabaja solo en modo de sobre-escritura. Para cambiar el código,
simplemente escriba sobre él. No es posible borrar un carácter con la barra espaciadora o la
tecla Supr. Para borrar un sub-campo, use las teclas Ctrl+F7 o seleccione borrar sub-campo
del sub-menú Borrar del menú Editar. Este borrará tanto el código del sub-campo como su
contenido.

Editando los contenidos

El área de contenido trabaja en modo de inserción. Para trabajar en modo de sobre-
escritura, presione la tecla Insert. Note, sin embargo, que cuando usa la barra espaciadora
mientras trabaja en modo de inserción para ingresar un espacio en blanco, usted puede
entrar solo un espacio en blanco a la vez; usted estará impedido para insertar un número de
espacios en blanco en una fila. Para borrar un único carácter mientras trabaja en modo de
inserción, use la tecla Supr (no la barra espaciadora). Para borrar un grupo de caracteres,
seleccione el texto, y luego use la tecla Supr o la barra espaciadora.

31
Usted puede seleccionar el texto para borrar o copiar presionando el botón izquierdo del
ratón y arrastrar el cursor sobre el texto deseado.
Para cortar texto, use las teclas Ctrl+X o seleccione Cortar del sub-menú Cortar del menú
Editar. Para copiar texto, use las teclas Ctrl+C o seleccione Copiar del sub-menú Copiar
del menú Editar. Para pegar texto, use las teclas Ctrl+V o seleccione Pegar del sub-menú
Pegar del menú Editar.

Note que no puede ingresar el signo de pesos consecutivamente ($$) ya que el sistema usa
dos signos de pesos consecutivos para definir el sub-campo. Los signos consecutivos de
pesos deberán ser ingresados con espacios entre si. Sin embargo, dos signos consecutivos
($$) pueden usarse para ingresar nuevos sub-campos sin abrir una nueva línea con el código
del sub-campo con la opción Nuevo sub-campo del menú Editar

Adicionalmente, note que los campos están limitados en ALEPH a 2000 bytes. Los
registros están limitados a 5000 sub-campos y a 45000 bytes.
Por esta razón, cuando la catalogación es en línea, el sistema no permite al usuario ingresar
más de 2000 bytes por campo. Cuando la longitud del campo es importada a ALEPH, si el
texto para un único campo es mayor a 2000 byte, el sistema divide el texto en campo
(repetibles) separados. Los campos divididos son precedidos por $$9. Para propósitos de
exportación, usted puede usar este método para catalogar campos largos.

4.3 Funciones disponibles de edición

4.3.1 Tabla de funciones de edición disponible

La siguiente tabla contiene la lista complete de funciones de edición disponibles. Otras
funciones complicadas, por ejemplo Arreglar registro y Derivar nuevo registro, son
descritas más detalladamente en la tabla inmediatamente siguiente.
Función Teclas Descripción

Deshacer Ctrl+Z Esta función permite reversar su última acción.

Cada clic reversa una acción más.
Rehacer Ctrl+Y Esta función permite restaurar la última acción
que fue anulada usando la función Deshacer.
Abrir forma Ctrl+F Abrir una forma que permite editar el contenido de
un campo. Si no hay una forma disponible, el
sistema abrirá el(los) sub-campo(s) para editar
directamente el registro catalogado.
Expandir de una Ctrl+E Agrega campos y sub-campos de una plantilla en el
plantilla registro actual.
Ayuda en campo Ninguna Esta función permite seleccionar automáticamente
la pestaña Información de la etiqueta del panel
inferior.
La pestaña de información suministra una guía del
32
 uso de indicadores válidos, códigos de sub-campo
y valores para el campo seleccionado en el panel
superior.
Para recibir la ayuda en un campo, coloque su
cursor en el campo de interés. La pestaña
automáticamente mostrara la información
relevante.
Localizar registro Ninguna Encuentra registros en su base local o en otras
similar bases de datos que son similares al registro
actualmente editado
Disparador de Ninguna Un disparador es un recordatorio para ejecutar una
registros tarea con el registro. Esta función permite ver,
agregar y borrar disparadores desde el módulo de
catalogación relacionado con el registro que
actualmente está siendo editado. Estos
disparadores pueden incluir mensajes generados
por el sistema cuando la función Verificar registro
fue utilizada..
Cambiar formato Ninguna Esta función permite cambiar el formato del
del registro registro. Cambiando el formato del registro
también cambia la forma (para ingresar los datos) y
las verificaciones que son ejecutadas en el registro.
Ingresar valores F11 Esta función permite ingresar valores Unicode para
Unicode caracteres no presentes en su teclado. Los valores
Unicode pueden ingresarse después de seleccionar
la opción Ingresar Valores Unicode del menú
Editar o usando la tecla F11, y para finalizar, usted
debe selecciona nuevamente esta opción. La barra
de estado muestra un mensaje indicando que el
usuario actualmente esta trabajando con la opción
Ingresar Valores Unicode.
Seleccionar registro Ninguna La opción seleccionar registro HOL permite
HOL seleccionar automáticamente la pestaña Registros
HOL del panel inferior. Esta pestaña lista los
registros de holding enlazados al registro mostrado
en el editor de catalogación. Esta pestaña también
permite acceder a un registro seleccionado para
editar y crear nuevos registros de holding.
Nuevo campo F5 Permite agregar un nuevo campo seleccionándolo
(seleccionado de la de una lista de campos
lista)
Nuevo campo F6 Permite agregar un campo cuya etiqueta, indicador
(definido por el y sub-campo serán definidos por usted.
33
usuario)

Cambiar dirección Ninguna Esta opción permite cambiar la dirección del texto
del campo actual
Nuevo sub-campo F7 Abre un nuevo sub-campo debajo del sub-campo
actual
Buscar F3 Esta opción permite agregar contenido a un campo
encabezamiento de seleccionándolo de una lista de encabezados en su
campo en la base base actual.
actual
Buscar Ctrl + F3 Esta opción permite agregar contenidos a un
encabezamiento de campo seleccionándolo de una lista de
campo en otra base encabezados en otra base diferente a la local a la
cual está conectado
Buscar F4 Esta función permite agregar contenidos a un sub-
encabezamientos campo seleccionándolo de una lista de
de sub-campo en la encabezados de su base actual.
base actual
Buscar Ctrl + F4 Esta opción permite agregar contenidos a sub-
encabezados de campo seleccionándolos de una lista de
sub-campo en otras encabezados de otra base diferente a la base local a
bases la cual está conectado.
Opciones de Ctrl + F8 Esta opción permite seleccionar texto para sub-
búsqueda en sub- campos de una lista de opciones definidas por la
campos biblioteca.
Buscar URL Ninguna Esta opción permite verificar la URL catalogada en
el sub-campo $u del campo actual.
Cortar Ctrl+X Esta función permite mover el texto seleccionado
al portapapeles de Windows. Esta puede usarse
para borrar texto. Una vez que el texto es movido
al portapapeles, es posible pegarlo en otro sitio del
registro o en otro registro..
Cortar Sub- Ninguna Esta función permite mover el(los) sub-campo(s)
campo(s) seleccionado(s) al portapapeles de Windows. Esta
opción puede usarse para borrar el(los) sub-
campo(s). Una vez que el sub-campo es movido al
portapapeles, es posible usar esta opción junto con
la opción pegar sub-campo para mover el(los) sub-
campo(s) de un lugar a otro (cortar y pegar).

34
Cortar campo(s) Ninguna Esta función permite mover el(los) campo(s)
seleccionado(s) al portapapeles de Windows. Esta
opción puede usarse para borra campo(s). Una vez
que el campo es movido al portapapeles, es posible
usar esta opción junto con la opción Pegar Campo
para mover el campo de un lugar a otro (cortar y
pegar).
Copiar Ctrl+C Copia el texto seleccionado en el portapapeles
Copiar sub- Ctrl+S Copia el(los) sub-campo(s) seleccionado(s) en el
campo(s) portapapeles. Tanto el código del sub-campo
como su contenido serán copiados.
Copiar campo(s9s) Ctrl+T Copiar el(los) campo(s) en el portapapeles de
Windows. La(s) etiqueta(s), indicadores, códigos
de sub-campo y contenido serán copiados
Copiar registro Ctrl+D Copia los contenidos completes del registro actual
en el portapapeles de Windows. Usado con Pegar
registro, esta opción puede usarse para combinar
registros.
Pegar Ctrl+V Inserta el texto copiado.
Pegar Sub- Alt+S Inserta el(los) sub-campo(s) debajo del sub-campo
campo(s) actual. Tanto el(los) código(s) de sub-campo(s)
como el contenido serán pegados.
Pegar campo(s) Alt+T Inserta el(los) campo(s) debajo del campo actual.
El(los) campo(s), indicador(es), letras de sub-
campo y el contenido serán pegados.
Pegar registro Alt+D Pega el contenido complete del registro copiado en
el registro actual. Esta opción puede usarse para
combinar registros. Note que los campos
duplicados aparecerán uno después del otro si el
procedimiento de orden es definido por su
administrador para la rutina de pegado.

35
Borrar sub-campo Ctrl+F7 Para borrar un sub-campo, coloque el cursos en
cualquier parte de sub-campo deseado (en el sub-
campo o en el contenido del sub-campo)- Luego
use las teclas Ctrl+F7 o seleccione Borrar sub-
campo(s) del sub-menú Borrar del menú Editar.
Para borrar un grupo de sub-campos del campo,
seleccione los sub-campos deseados. Luego use
las teclas Ctrl+F7 o seleccione Borrar sub-
campo(s). Note que si solo un sub-campo “a” se
mantiene, usted puede borrar su contenido, pero no
la letra “a”. Si cualquier otro sub-campo se
mantiene – por ejemplo, solo está el sub-campo
“c” – usted puede borrar el código del sub-campo y
su contenido. En su lugar, un sub-campo “a” con
contenido en blanco es mostrado.
Borrar campo Ctrl+F5 Borrar el contenido del campo. Para borrar un
campo, coloque el cursor en cualquier parte del
campo deseado (en la etiqueta, el indicador, el
código de cualquier sub-campo, o en el contenido
de cualquier sub-campo). Para borrar un grupo de
campos, seleccione los campos deseados. Luego
use las teclas Ctrl+F5 o seleccione Borrar
campo(s) del sub-menú Borrar de Editar.

Borrar registro del Ctrl+R Borrar el registro actual del servidor. Note que el
servidor registro no será borrado, pero todos los campos
excepto LDR serán removidos. Además, todos los
enlaces del registro a los índices del OPAC serán
borrados. Esto es posible definirlo para que
cuando el catalogador intente borrar un registro, el
sistema verifique si existe cualquier enlace desde
el registro a otro registro o si existe cualquier ítem
enlazado, suscripción, orden, préstamo, solicitud
de fotocopia o solicitud de reserva.
Buscar Ninguna Esta función permite encontrar texto en el registro
actual. Usted puede encontrar texto con el mismo
estilo de capitalización que el texto ingresado.

36
Reemplazar Ninguna Esta función permite encontrar y reemplazar en el
registro actual una cadena de caracteres con otra
cadena siempre que la primera cadena aparezca en
el registro. Esta opción tiene dos modos de
reemplazo. En el primer modo, todos los
reemplazos son realizados automáticamente
(Reemplazar todo). En el segundo modo, cada
reemplaza requiere presionar el botón Reemplazar.
Usted puede encontrar y reemplazar palabras
completas en lugar de partes de palabras y
encontrar y reemplazar texto con el mismo estilo al
ingresado por usted.
Verificar campo Ctrl+W Para el campo actual, esta función:
• Verifica que los indicadores y/o códigos
de sub-campo sean validos para la etiqueta
• Verifica que los sub-campos obligatorios
estén presentes
• Verifica que los sub-campos no repetibles
no estén repetidos.
• Verifica dependencias entre los campos
seleccionados y otros campos en el registro
• Verifica si un nuevo registros será abierto
en la lista de encabezados
• Verifica si un registro duplicado será
abierto en el índice directo (Z11).
Verificar registro Ctrl+U Para el registro actual, esta función:
• Verifica que los
indicadores y/o códigos
de sub-campo sean validos para la etiqueta
• Verifica que los campos requeridos y sub-
campos estén presentes.
• Verifica que los campos no repetibles y
sub-campos no estén repetidos.
• Verifica que todos los campos
dependientes estén presentes.
• Verifica si una nueva entrada será abierta
en la lista de encabezados.
• Verifica si un registro duplicado será
abierto en el índice directo (Z11).

37
Ordenar registro Ctrl+M Ordena los campos del registro actual de acuerdo
con el orden definido en la tabla ALEPH de
códigos. Sin embargo, para bases MARC21, con
grupos de campos 5xx, 6xx y 7xx, el orden de los
campos se mantiene tal como han sido ingresados
por el catalogador. Los campos que no tienen
contenido son borrados. En un escenario de
autoridades, todos los campos son ordenados de
acuerdo al orden definido en la tabla de códigos de
ALEPH (tab01.lng).
Arreglar registro Ninguna Arregla automáticamente el registro actual de
acuerdo con los procedimientos estándar definidos
por la biblioteca los cuales aseguran cambios
como:
• Insertar puntuación en el registro
catalogado
• Cambiar etiquetas, por ejemplo, para
traducción de códigos MARC21 a códigos
UNIMARC.
Derivar nuevo Ninguna Permite usar rutinas de arreglo para crear un
registro Nuevo registro en lugar de arreglar el registro
actual. Por ejemplo, usted puede crear un registro
de autoridad basado en el registro bibliográfico
actual. Las rutinas definidas para arreglar el
registro actual aparece bajo la opción Arreglar
registro. Las rutinas para crear un nuevo registro
aparecen bajo la opción Derivar nuevo registro.
Ver catalogadores Ninguna Esta opción permite ver la lista de los
del registro catalogadores que han editado el registro
seleccionado. El nivel del catalogador de cada
persona es mostrado, junto con la fecha y hora en
la que cada catalogador edito el registro.
Ver propietario Ninguna Esta opción soporta la funcionalidad de propietario
local local (catalogación local-central). En aplicaciones
estándar, esta opción no aplica.
Ingrese modo texto Ctrl+F12 Esta opción funciona como un interruptor. Cuando
esta activa (por cualquier vía el menú o las teclas
Ctrl+F12), el sistema recibe la entrada. La entrada
es mostrada en la barra de estado. La entrada es en
forma de comando.

38
 Vista previa del Ninguna Esta opción permite ver el calendario de la
calendario de publicación para registros de seriadas basado en
publicación los campos 853/854/855 y 853X/854X/855X de
holding o registros administrativos.
Cambiar Ctrl+Shift Si la bandera CtrlShiftReverseScreen en
orientación del ALEPHCOM/TAB/ALEPHCOM.INI es Y,
registro entonces mientras trabaja con el registro, usted
puede presionar Ctrl+Shift para cambiar la
orientación del registro (izquierda a
derecha/derecha a izquierda). Esto es usado
especialmente cuando se ingresa una cadena que
está escrita de derecha a izquierda.
Mostrar valor Ninguna Si la bandera ShowUnicodeValue en el archivo
Unicode Catalog/Tab/Catalog.ini es Y, cuando coloca el
apuntador del ratón sobre un carácter en el registro
catalogado – después de dos segundos – una
burbuja aparece sobre el carácter mostrando el
carácter Unicode identificado por la presentación
hexadecimal de este número precedido con una U,
por ejemplo, U+0041 para "A".

Abriendo formas
Una forma permite editar el contenido de un campo. Si la forma no está disponible, el
sistema abrirá el(los) sub-campo(s) para editar directamente el registro. Para abrir una
forma, siga estos pasos:

1. Coloque el cursor en el campo que desea editar. Desde el menú Editar,

seleccione la opción Abrir forma o use las teclas Ctrl+F. La forma para
editar el campo será mostrada. La forma lista los sub-campos y proporciona
espacios para que ingrese el contenido. La forma siguiente es un ejemplo de
la forma para el campo de MARC21 para el pie de imprenta (26):

39
 2. Edite el contenido del campo. Usted puede moverse entre espacios
usando la tecla tab. Note que los espacios de la forma son de longitud fija;
usted no puede ingresar texto más largo que el proporcionado en la forma.
Pulse Aceptar. El contenido del campo será automáticamente insertado en
el registro catalogado.
Para campos de longitud de fija, cada línea de la forma no es un sub-campo separado, más
bien forma parte de un campo. Una única cadena de texto es creada de los datos
ingresados, con ubicaciones fijas para cada elemento.

La forma siguiente es un ejemplo de la forma para el campo 008 de MARC21.

La pestaña de información de la etiqueta en el panel inferior proporciona una guía para

llenar la forma, asesorándolo en el uso de los indicadores válidos, códigos de sub-campo y
valores para el campo actual:

40
Si la forma ha sido configurada para verificar integridad, después de hacer clic en Aceptar,
el sistema verifica posibles errores. Si encuentra errores, el mensaje de error es mostrado
en la pestaña Mensajes del panel inferior. El sistema muestra un mensaje de advertencia y
le pregunta si está seguro que desea cerrar la forma.

41
Si hace clic en No, usted puede regresar a corregir la forma. Pulse Aceptar cuando termine
de corregir la forma.

Expandir de una plantilla

La función Expandir de una plantilla agrega campos y sub-campos de una plantilla a su
registro actual. Para esto, siga estos pasos:

1. Del menú Editar, seleccione la opción Expandir de una plantilla o use las
teclas Ctrl+E. Una ventana emergente se mostrará, desde la cual usted
puede seleccionar la plantilla de su preferencia.

42
 2. Seleccione la plantilla apropiada de la ventana y haga clic en el botón
Abrir. El registro actual será ampliado con los campos y sub-campos de la
plantilla. Note que los sub-campos no son ordenados alfanuméricamente.
Por ejemplo, si un sub-campo es repetible, el sub-campo es colocado al final
del campo. En otras palabras, $a$a$b$c es ordenado como sigue: $a$b$c$a
y no $a$a$b$c.
Ayuda en campo
Cuando usted esta posicionado en un campo o sub-campo, la pestaña Información de la
etiqueta del panel inferior proporciona una guía para usar el campo. Esta pestaña trae una
descripción del campo seleccionado, junto con información de indicadores, sub-campos
válidos, y una descripción de los sub-campos. También especifica que campos y sub-
campos son repetibles. Un ejemplo para la etiqueta 260 de MARC21 es mostrado.

43
Note la opción ayuda de campo del menú Editar permite seleccionar automáticamente la
pestaña de información de la etiqueta cuando otra pestaña esta enfocada.

Localizar registro similar

La función Localizar registro similar encuentra registros en otras bases de datos o en la
base local similar al que actualmente esta editando. Para localizar registros similares, siga
estos pasos:

1. En el menú Editar, seleccione la opción Localizar Registro Similar. La

ventana es mostrada.

44
 2. Seleccione la base deseada y haga clic en Buscar.
La columna derecha de la ventana, No. registros, muestra el número de resultados por cada
base de datos. Para ver los registros, seleccione una de las bases y haga clic en el botón
Mostrar registro. Si solo un registro similar fue encontrado, una ventana con el registro en
formato completo será mostrada. Usted puede ver o combinar el registro con el que
actualmente esta editando, haciendo clic en Seleccionar.

La variable MergeRecord en el archive catalog.ini del directorio catalog/tab especifica si el

registro cargado deberá combinarse automáticamente con el registro actual. Si la variable
es Y, el registro similar seleccionado es combinado automáticamente con el registro actual
sin que un mensaje sea mostrado. Si la variable es N, el borrador del registro similar es
mostrado. Si la variable es Q, un mensaje es mostrado preguntando si el registro debe ser
combinado. Haciendo clic en Si el registro será combinado; haciendo clic en No será
mostrada la ficha del registro seleccionado.

Si más de un registro es encontrado, una ventana con la lista de los registros en formato
breve será mostrada. Seleccionando un registro y haciendo clic en vista completa se
mostrará el registro seleccionado en formato completo. Desde las dos ventanas, usted
puede ver o combinar el registro con el registro actualmente editado haciendo clic en
Seleccionar.

Más de un registro puede seleccionarse al mismo tiempo presionando la tecla Ctrl mientras
apunta los registros pertinentes y hace clic con el botón izquierdo del ratón. En este caso,
aún cuando la variable MergeRecord sea Y o Q, cuando hace clic en Seleccionar la ficha
de los registros seleccionados son mostrados sin combinarlos.

45
Para ver el comando de búsqueda ejecutado por la función Localizar, haga clic en el botón
Mostrar solicitud. El sistema mostrará un mensaje con la solicitud de la consulta (por
ejemplo, wau= Auster, Paul and wti= chance and music).

Disparadores de registros
Un disparador es un recordatorio para ejecutar una tarea relacionada con el registro. Para
ver, agregar o borrar disparadores para el registro actual, seleccione la opción Disparadores
del registro. La ventana lista de disparadores del registro es mostrada.

Agregando disparadores
Para agregar un disparador a la lista, siga estos pasos:

1. Pulse Nuevo.
2. El campo Fecha de creación es llenado automáticamente por el sistema.
Contiene la fecha en la cual el disparador es definido.
3. Llene el campo Fecha del disparador. Esta es la fecha en la cual se deberá
ejecutar una tarea relacionada con el registro. Predeterminadamente, es
definida con la fecha actual.
4. Si es necesario, llene el campo Departamento

46
 5. Llene el campo Texto del disparador. Ingrese el recordatorio que desea
que sea ejecutado.
6. Pulse Agregar.

Modificando disparadores
Para modificar un disparador de la lista, siga estos pasos:

1. Seleccione el disparador apropiado de la lista (en el panel superior).

2. Cambie la fecha del disparador, departamento o texto (en el panel
inferior)
3. Pulse Actualizar. El disparador es automáticamente actualizado.

Borrando disparadores
Parra borra un disparador de la lista, siga estos pasos:

1. Seleccione el disparador apropiado de la lista.

2. Pulse Eliminar. El disparador será quitado de la lista.

Cambiar el formato del registro

Esta función cambia el formato actual del registro. Esta opción cambiará también la forma
(para editar campos) y las verificaciones que son ejecutadas en el registro. Para esto, siga
estos pasos:

1. Desde el menú Editar, seleccione la opción Cambiar formato del registro.

La ventana Cambiar formato del registro será mostrada.

2. Seleccione el formato y haga clic en Aceptar.

47
El nuevo formato aparecerá en la barra de catalogación. Las formas y verificaciones que
son sensibles al formato al formato corresponderán con el nuevo formato del registro

Agregar nuevo campo de una lista

Usted puede abrir un nuevo campo debajo del campo actual seleccionándolo de una lista
estándar definida por la biblioteca. Para esto, use la tecla F5 o seleccione la opción Nuevo
campo (Seleccionar de la lista) del menú Editar. La ventana de dialogo con la lista de los
campos aparecerá.

Para agregar un nuevo campo, presione el primer carácter del código del campo para ir a la
sección relevante. Luego seleccione el campo deseado y haga clic en Aceptar. Si tiene
sub-campos definidos, la etiqueta y sus sub-campos serán mostrados. Si no han sido
definidos sub-campos, solo el sub-campo “a” se mostrará.

Pulse Conjunto de caracteres para cambiar la dirección del campo, después seleccione el
campo. Seleccione la dirección deseada (izquierda a derecha/derecha a izquierda) en la
ventana que aparece y haga clic en Aceptar.

48
Buscar encabezados y opciones
Varios tipos de funciones de búsqueda están disponibles para ayudarle a llenar el contenido
del campo.
Localizar
Para encontrar un texto especifico en el registro actual:
1. Seleccione la opción Localizar del menú Editar:

2. En el campo “Buscar”, ingrese el texto que desea encontrar en el registro. Para

encontrar solo el texto con el mismo estilo, seleccione la casilla “Coincidir
mayúsculas/minúsculas”. Para encontrar solo palabras en lugar de partes de
palabras, seleccione la casilla “Sólo palabras completas”.
3. Pulse Buscar siguiente.
Para encontrar más ocurrencias del texto, haga clic en Buscar siguiente.

Reemplazar
Para encontrar y reemplazar texto con otra cadena:

49
 1. Seleccione la opción del menú Editar:

2. En el campo “Buscar” ingrese el texto que desea reemplazar en el registro. Para

encontrar solo el texto con el mismo estilo, seleccione la casilla “Coincidir
mayúsculas y minúsculas”. Para buscar solo palabras en lugar de partes de
palabras, seleccione la casilla “Sólo palabras completas”.
3. En el campo ”Reemplazar por” ingrese el texto.
El botón Buscar siguiente es usado para encontrar el texto seleccionado. El botón
reemplazar cambia la primera ocurrencia del texto con la nueva cadena. El botón
Reemplazar todo cambia automáticamente todas las ocurrencias del texto en el registro
con la nueva cadena.

Verificar campo y verificar registro

Para verificar el campo actual, coloque el cursos en la etiqueta del campo relevante o en el
área de contenido y seleccione la opción Verificar campo del menú Editar o usar la tecla
Ctr+W.

Para verificar el registro actual, seleccione la opción Verificar Registro del menú Editar o
haga clic en el icono de la barra de catalogación.
Al terminar la verificación, el sistema muestra los posibles problemas potenciales en la
pestaña Mensajes del panel inferior. Si no fueron encontrados problemas, la pestaña
Mensajes estará vacía.

50
El botón Registros asociados cuando se selecciona un mensaje relacionado con la rutina de
verificación permite que se ejecute verificación asociada con otro registro conectado al que
está siendo verificado. Por ejemplo, si un registro duplicado es abierto en el índice directo
(Z11). Cuando se hace clic en el botón Registros asociados, el sistema recupera los
registros relacionados.

Un ejemplo de la ventana de mensajes es mostrado:

Arreglar registro y derivar un nuevo registro

51
La opción Arreglar registro automáticamente corrige el registro actual de acuerdo con los
procedimientos estándar definidos por la biblioteca (rutinas de arreglo). La función Derivar
un nuevo registro permite usar rutinas para crear un nuevo registro en lugar del actual.
Estas funciones están disponibles desde el menú Editar. Las rutinas que han sido definidas
para arreglar el registro actual aparecen bajo la opción Arreglar registro. Las rutinas
definidas para crear un nuevo registro aparecen bajo la opción Derivar nuevo registro. Para
las dos funciones, los procedimientos de arreglo son listados en la ventana Arreglar
registro:

Ver catalogadores del registro

Esta opción permite ver la lista de catalogadores que han editado el registro actual. Para
esto, seleccione la opción Ver catalogadores del registro del menú Editar. Una ventana
mostrará la lista de todos los catalogadores que han editado el registro seleccionado. El
nivel de cada persona es traído, junto con la hora y fecha de la catalogación.

52
Editar modo texto
Esta opción funciona como un dispositivo de conmutación. Cuando esta activo (menú
Editar o usando las teclas Ctrl+F12), el sistema esta listo para recibir la entrada. La entrada
es mostrada en la barra de estado.
La entrada es en forma de comando. Ejemplo:
1. search tag=100

2. search sf=a

3. search text=revolution
En el primer ejemplo, “search” es el código de operación. “tag” es el parámetro (esto es, el
elemento para la búsqueda), y “100” es el valor (en este caso, la etiqueta) a ser buscado.
Cuando el ingreso del texto es terminado, la opción Ingresar texto deberá activarse
nuevamente para finalizar el modo texto, ejecutar el comando y regresar al modo normal de
edición.

Las siguientes reglas aplican para el mecanismo de ingreso de texto:

• Actualmente solo el código de operación soportado es “search” para
etiquetas (“tag”), sub-campos (“sf”) y texto (“text”).

•El código de operación y parámetro(s) no distingue entre mayúsculas y

minúsculas.

• Existe al menos un espacio entre el código de operación y el(los)

parámetro(s).
•No son permitidos espacios antes y después del signo “=” posicionado
entre un parámetro y su valor.
53
 •En la búsqueda para el texto, la consulta no distingue entre mayúsculas y
minúsculas. Además, si el texto contiene espacios, ingrese “^” en lugar del
espacio.

• Cuando se consulta una etiqueta o texto, el registro es escaneado

cíclicamente. Esto es, si la etiqueta o el texto no es encontrado hasta el final
del registro, la búsqueda continúa desde el inicio del registro hasta la
posición del cursor.

• Cuando se busca una etiqueta, use un el signo (#) como un comodín. Esto
es, para buscar “10010” o “10000” ingrese “100##”, para buscar “200” o
“220” digite “2##”.

•Cuando busque un sub-campo, el alcance de la búsqueda es desde la

ubicación del cursor hasta el final de la etiqueta actual.

4.4 Teclado ALEPH

El teclado de ALEPH es una utilidad que muestra un teclado virtual en su ventana. Este le
permite insertar caracteres que no están presentes en el teclado estándar de estación de
trabajo.

De acuerdo con su configuración, el teclado de ALEPH puede estar dividido en pestañas,

cada una con un grupo de caracteres.

Para usar el teclado de ALEPH en el módulo de catalogación, siga el proceso descrito en

este ejemplo paso a paso:

1. Desde el menú Catalogar, seleccione la opción Activar teclado, o use las

teclas Ctrl+K, o haga clic en el icono de la barra de catalogación. El
teclado de ALEPH es mostrado en el panel inferior.

54
 2. Seleccione la pestaña apropiada, ingrese el texto haciendo clic en el carácter
correspondiente. Los caracteres seleccionados del teclado son automáticamente
insertados en el registro editado en catalogación. Estos caracteres son agregados al
registro en la última posición del cursor. En el ejemplo anterior, el título de un libro
en alemán es Österreich. El primer carácter en el título contiene un diacrítico, una
“O” con diéresis. Cuando la Ö es ingresada desde el teclado de ALEPH, como se
muestra:

este es insertado automáticamente en el registro catalogado (en este caso, en el

campo 245 antes de las letras sterreich:

Desactive el teclado ALEPH haciendo clic en Cerrar, o seleccionando la opción

Activar teclado del menú Catalogar, o haciendo clic en el icono de la barra
de catalogación.

4.5 Imprimiendo un registro

Esta función permite imprimir el registro actualmente desplegado. Para esto, siga estos
pasos:

1. Use las teclas Ctrl+P o seleccione Imprimir del menú Catalogar. La

ventana de impresión es mostrado

55
 2. Seleccione el formato de impresión apropiado para su registro de la
ventana (esto es, etiquetas MARC, Nombre de etiquetas, etc.). El registro
será impreso en el formato seleccionado.

4.6 Diferentes formas para ver un registro catalogado

4.6.1 Pantalla completa

La función pantalla complete permite ver tanto como sea posible en la ventana del registro
que actualmente está siendo catalogado.
La opción pantalla complete solo esta disponible en el nodo Editar registros. Si hace clic
en el botón Pantalla completa, trabaja en un registro y luego se mueve a otro nodo (como el
de disparadores), la opción pantalla completa será cancelada y la ventana normal es
presentada.
Para ver el registro actualmente catalogado en el modo Pantalla complete, seleccione la
opción del menú Ver o haga clic en el icono de la barra de catalogación. Cuando esta
opción es seleccionada, el panel inferior no se muestra y el registro toma el panel superior e
inferior:

56
Si la opción es seleccionada nuevamente, el panel de navegación no es mostrado y el
registro toma la pantalla completa:

57
Para desactivar el modo pantalla complete y pasar a la vista previa, seleccione nuevamente
la opción Pantalla completa.

4.6.2 Modo dividir editor

El modo dividir editor le permite dividir el editor de catalogación en dos secciones para ver
y/o editar dos registros de catalogación simultáneamente.
Para pasar al modo Dividir editor, seleccione la opción Dividir editor del menú Catalogador
o clic en el icono de la barra. Para ver un registro en una sección particular, primero
seleccione la sección deseada del panel superior y luego abra un nuevo registro llamándolo
de la barra o seleccionando un registro abierto de la lista de registros mostrados bajo el
nodo Editar Registros del árbol de navegación de la pestaña Catalogación. El siguiente es
un ejemplo del modo Dividir Editor:

58
Pulse Navegar en registros del menú Catalogar (o presione la tecla asignada, por ejemplo
Ctrl+G) para ir en ciclo entre los registros abiertos (en el árbol de registros). Esto permite
editar el siguiente registro y seleccionar este nodo en el árbol de registros como el registro
actualmente editado.
Para desactivar el Modo Dividir Editor y pasar a la presentación previa, haga clic
nuevamente en Dividir Editor del menú Catalogar o haga clic en el botón Dividir Editor
de la barra de catalogación.

4.6.3 Ver en OPAC Web

Esta opción permite ver el registro editado en el formato del OPAC Web. El registro es
mostrado en la pestaña Navegador del panel inferior después de seleccionar la opción Ver
en OPAC Web o cuando usa las teclas Ctrl+O:

59
El registro es mostrado como esta en la base de datos y no podría reflejar el estado
específico del registro editado en el editor de catalogación (panel superior). Esta opción
solo está disponible para registros que han sido guardados en el servidor.

4.7 Cerrando registros

Usted puede encontrar dos comandos para cerrar registros bajo el menú Catalogar: Ellos
son:
Función Tecla Descripción

Cerrar todos los Ninguna Esta opción permite cerrar todos los registros
registros actualmente abiertos. La lista de registros abiertos
60
 aparece bajo el nodo Editar registros del árbol de
navegación en la pestaña Catalogación.
Cerrar registro Ninguna Esta opción permite cerrar el registro que
actualmente esta mostrado en el panel superior.

5 Búsqueda de encabezados y opciones

Diferentes tipos de funciones de búsqueda están disponibles para ayudarle a llenar el
contenido de un campo:

• Buscar URL
• Buscar encabezado de campo en la base actual
• Buscar encabezado de campo en otra base
• Buscar encabezado de sub-campo en la base actual
• Buscar encabezado de sub-campo en otra base
• Buscar opciones de sub-campo

La capacidad para buscar encabezados acelera la entrada de datos y asegura la consistencia

de los estándares de catalogación permitiendo seleccionar textos previamente usados que
usted puede usar como base para la entrada de datos en sus registros. También puede
agregar datos desde una base/biblioteca diferente a la base a la cual está conectado, por
ejemplo, desde una base de autoridades o desde cualquier otra base definida por el
administrador.

5.1 Buscar encabezamientos de campo en la base actual

Cuando se agrega contenido a un campo de un registro bibliográfico, usted puede
seleccionarlo de una lista de encabezados de su base actual. Para esto, siga estos pasos:
1. Coloque su cursor en la etiqueta del campo relevante o en el área de
contenido, ingrese el texto inicial del campo.

2. Presione la tecla F3 o seleccione la opción Buscar encabezados de campo

en la base actual del sub-menú Buscar del menú Editar.

Una ventana aparece con los encabezados relevantes para el campo.

61
 Seleccione el encabezado deseado y haga clic en Aceptar.

El encabezado seleccionado es copiado en el área de contenido del campo. Si el

encabezado también tiene información en sub-campos, todos los sub-campos son copiados
en área de contenido del registro. Si el encabezado seleccionado es una referencia “Véase
desde”, entonces el encabezamiento actual del registro de autoridad es insertado en el
registro. Por ejemplo, si “Aplaton” es seleccionado, el termino preferido – “Plato” – es
insertado en el área de contenido del campo (esto solo ocurre si el campo UPD del registro
de autoridad es Y). Si el encabezado seleccionado no es de la base de autoridades, entonces
es insertado como este.

Para buscar otra porción de la lista de encabezados, haga clic en Saltar a. Ingrese el texto
para el encabezado deseado (note que el encabezado original es mostrado automáticamente
en el campo “”Ingrese texto inicial”. Para saltar al encabezado deseado, sobre-escriba el
texto original con el nuevo texto) y haga clic en Aceptar.

62
63
La lista se muestra de nuevo desde el texto solicitado, ahora usted puede seleccionar en el
encabezado y copiarlo en el registro.
Usted puede cambiar el código de búsqueda en la ventana “Saltar a”. Para esto, seleccione
un nuevo código del menú de selección, ingrese el texto inicial para el encabezado y haga
clic en Aceptar. La nueva lista de encabezados es mostrada.

Usted también puede usar el campo “Incluir Texto” para ir de una manera más eficiente en
el caso de los encabezados largos. Por ejemplo, si alcanza una sección de encabezados
largos con el mismo texto inicial, entonces usando el campo “Incluir texto”, usted puede
ingresar el texto especifico para el encabezado deseado y cuando haga clic en el botón
Aceptar, la lista será mostrada y el encabezado relevante será seleccionado.

5.1.1 Expandir
Los encabezados (autorizados y no autorizados) que tienen un registro de autoridad
asociado muestran información de la autoridad (por ejemplo, código de la base de
autoridad, código del campo, códigos usados, campo UPD) en la columna Información de
Autoridad en la lista de encabezados. Note que si el encabezado en la base de autoridad es
un encabezado ambiguo, la columna información de autoridad contiene ??? (tres marcas de
pregunta). Un signo más (+) en la columna Reg., indica que el encabezado es un término
no autorizado. En ambos casos los términos autorizados y no autorizados, cuando se hace
clic en el botón Expandir, el registro de autoridad asociado es mostrado en formato
completo. Si desea editar o ver el registro catalogado del registro de autoridad recuperado,
entonces haga clic en Seleccionar. El registro catalogado de la autoridad es mostrado.

5.1.2 Ver Docs

Haciendo clic en el botón Ver Docs le permite ver todos los registros relacionados para el
encabezado seleccionado.
Si solo un registro está relacionado con el encabezado, una ventana con el registro en
formato complete es mostrada. Usted puede ver la catalogación del registro o editar el
registro haciendo clic en Seleccionar. Si más de un registro esta relacionado con el
encabezado, una ventana con la lista de registros en formato breve es mostrada. Para
mostrar el registro seleccionado en formato completo, seleccione un registro y haga clic en
Ver completo. Desde las dos ventanas, usted puede ver la catalogación o editar el registro
haciendo clic en Seleccionar.

5.2 Buscar encabezado de campo en otra base

Cuando se agrega contenido a un campo de un registro bibliográfico, lo puede seleccionar
de una lista de encabezados de otra base diferente a la que se encuentra conectado. Por
ejemplo, usted puede buscar en la base de autoridades. Para esto:

64
 1. Coloque su cursor en la etiqueta del campo relevante o en el área de
contenido, ingrese el texto inicial del campo.

2. Presione las teclas Ctrl+F3 o seleccione Buscar encabezado de campo en

otra base del sub-menú Buscar en el menú Editar.

3. Si más de una base esta disponible una lista de bases aparece. Seleccione
la base deseada y haga clic en Aceptar.

Una ventana aparece con el encabezado para el campo relevante.

4. Seleccione el encabezado deseado y haga clic en Aceptar

El encabezado seleccionado es copiado en el área de contenido del campo. Si el

encabezado también tiene información en sub-campos, todos los sub-campos son copiados
en el área de contenido del registro. Si el encabezado seleccionado es una referencia de
“véase además”, entonces el encabezado actual del registro de autoridad es insertado en la
catalogación. Por ejemplo, si “Aplaton” es seleccionado, el termino autorizado – “Plato” –
es insertado en el área de contenido del campo (eso solo ocurre si el campo UPD en el
registro de la autoridad es Y).

Para buscar otra porción de la lista de encabezados, haga clic en Saltar a. Ingrese el punto
de inicio para el encabezado deseado y haga clic en Aceptar.

65
La lista se muestra de nuevo desde el texto solicitado, ahora usted puede seleccionar en el
encabezado y copiarlo en el registro.
Usted puede cambiar el código de búsqueda en la ventana “Saltar a”. Para esto, seleccione
un nuevo código del menú de selección, ingrese el texto inicial para el encabezado y haga
clic en Aceptar. La nueva lista de encabezados es mostrada.

Usted también puede usar el campo “Incluir Texto” para ir de una manera más eficiente en
el caso de los encabezados largos. Por ejemplo, si alcanza una sección de encabezados
largos con el mismo texto inicial, entonces usando el campo “Incluir texto”, usted puede
ingresar el texto especifico para el encabezado deseado y cuando haga clic en el botón
Aceptar, la lista será mostrada y el encabezado relevante será seleccionado.

5.3 Buscar encabezamiento de sub-campo en la base actual

Cuando se agrega contenidos a un sub-campo de un registro bibliográfico, usted puede
seleccionarlo de una lista de encabezados en su base actual. Por ejemplo, buscar editores
para el campo 260, sub-campo b de MARC21. Para esto:

1. Coloque el cursor en la etiqueta del código de sub-campo relevante o en el

área de contenido y luego ingrese el texto inicial del sub-campo.

2. Presione la tecla F4 o seleccione Buscar encabezados de sub-campo en la

base actual del sub-menú Buscar en el menú Editar.

Una ventana aparece con los encabezados para el sub-campo relevante.

3. Seleccione el encabezado deseado y haga clic en Aceptar. El encabezado

seleccionado es copiado en el área de contenido del sub-campo.

Para buscar otra porción de la lista de encabezados, haga clic en Saltar a. Ingrese el texto
para el encabezado deseado y haga clic en Aceptar.
La lista se vuelve a mostrar, desde el texto solicitado; ahora puede seleccionar el
encabezado y copiarlo en el registro.
Usted puede cambiar el código
Usted puede cambiar el código de búsqueda en la ventana “Saltar a”. Para esto, seleccione
un nuevo código del menú de selección, ingrese el texto inicial para el encabezado y haga
clic en Aceptar. La nueva lista de encabezados es mostrada.

Usted también puede usar el campo “Incluir Texto” para ir de una manera más eficiente en
el caso de los encabezados largos. Por ejemplo, si alcanza una sección de encabezados
largos con el mismo texto inicial, entonces usando el campo “Incluir texto”, usted puede
ingresar el texto especifico para el encabezado deseado y cuando haga clic en el botón
Aceptar, la lista será mostrada y el encabezado relevante será seleccionado.

66
Note que cuando existe más de un sub-campo en el sub-campo de la consulta de la ventana
de la base actual/otra, todos los textos en los sub-campos serán recuperados. Usted puede
editarlos después.

5.4 Buscar encabezamiento de sub-campo en otra base

Cuando se agrega contenido a un sub-campo de un registro bibliográfico, usted puede
seleccionarlo de una lista de encabezados de otra base diferente a la cual está usted
conectado. Por ejemplo, usted puede buscar editores para el sub-campo b de la etiqueta
260 del formato MARC21. Para esto:
1. Coloque el cursor en la etiqueta del código del sub-campo relevante o en
el área de contenido y luego ingrese el texto inicial del sub-campo.

2. Presione las teclas Ctr+F4 o seleccione Buscar encabezamiento de sub-

campo en otra base del sub-menú Buscar del menú Editar.

3. Si más de una base está disponible, una lista de bases aparecerá.

Seleccione la base deseada y haga clic en Aceptar.

Una ventana aparece con el encabezado para el sub-campo relevante.

4. Seleccione el encabezado deseado y haga clic en Aceptar.

El encabezado seleccionado es copiado en el área de contenido del sub-campo. Para buscar

otra porción de la lista de encabezados, haga clic en Saltar a. Ingrese el texto inicial para
el encabezado deseado y haga clic en Aceptar.
La lista es mostrada nuevamente desde el texto solicitado; ahora puede seleccionar el
encabezado y copiarlo en el registro.

Usted puede cambiar el código de búsqueda en la ventana “Saltar a”. Para esto, seleccione
un nuevo código del menú de selección, ingrese el texto inicial para el encabezado y haga
clic en Aceptar. La nueva lista de encabezados es mostrada.

Usted también puede usar el campo “Incluir Texto” para ir de una manera más eficiente en
el caso de los encabezados largos. Por ejemplo, si alcanza una sección de encabezados
largos con el mismo texto inicial, entonces usando el campo “Incluir texto”, usted puede
ingresar el texto especifico para el encabezado deseado y cuando haga clic en el botón
Aceptar, la lista será mostrada y el encabezado relevante será seleccionado

Note que puede especificar una base más de una vez permitiendo al usuario seleccionar más
de un código de búsqueda para la opción de campo o sub-campo. Esta opción también
puede incluir una selección de códigos desde la base local.

67
5.5 Buscar opciones de sub-campo
Para seleccionar un número de sub-campos, usted puede escoger texto de una lista de
opciones que ha sido definida por su biblioteca. Para esto, siga estos pasos:

1. Coloque el cursor en el sub-campo de interés.

2. Presione las teclas Ctrl+F8 o seleccione la Opciones de sub-campo del

sub-menú Buscar del menú Editar.

Una ventana aparecerá con opciones de texto para el sub-campo relevante.

3. Seleccione el texto deseado y haga clic en Aceptar.

Un ejemplo de las opciones definidas para el sub-campo “a” del campo 655 de MARC21 es
mostrada:

El texto seleccionado es copiado en el área de contenido del sub-campo.

Para sub-campos que tienen una lista de opciones definidas, usted puede también ingresar
la raíz del texto y presionar la tecla Tab. Si la cadena es única, el sistema automáticamente
termina el texto. Por otra parte, si el texto no es único, por ejemplo, “Di” para le campo
655 de MARC21, sub-campo a, la ventana muestra todas las opciones que coincidan con la
cadena permitiéndole seleccionar su opción. Un ejemplo para las opciones que comienzan
con “Di”, sub-campo a del campo 655 es mostrado:

68
Para trabajar con esta opción, el cursor debe estar al final de la cadena (esto es, no debe
estar en la mitad de la cadena). Note que esta característica no distingue entre mayúsculas
y minúsculas.
Pa el mecanismo de uso para la tecla “Tab”, la variable TabCompletion del archivo
catalog.ini debe ser Y.

5.6 Buscar URL

En algunos campos, el sub-campo $u es usado para almacenar la URL (Localizador uniforme
de recurso). Usted puede verificar la URL, antes de guardarla o actualizar el registro. Para esto,
siga estos pasos:

1. Coloque el cursor en el campo de interés (por ejemplo, el campo 856).

2. Seleccione la opción buscar URL del sub-menú Buscar en Editar. El

navegador de ALEPH es mostrado.

El navegador ALEPH busca automáticamente la dirección definida en el sub-campo $$u

del campo seleccionado y muestra la página correspondiente.
El siguiente es un ejemplo:

69
Si la dirección no es correcta o si desea intentar una URL diferente, ingrese la nueva
dirección – por ejemplo, http://www.exlibris.co.il - en la barra Dirección, y luego haga clic
en el botón Ir. La nueva página es mostrada. Si esta es la dirección que debe catalogar,
haga clic en Aceptar para copiar la nueva URL en el área de contenido del sub-campo $u.

Note que si el campo seleccionado no tiene sub-campo $u, el navegador de ALEPH se abre
sin dirección en la barra y el mensaje estándar aparece, “No se puede mostrar la

70
página

Además, usted puede usar los botones de navegación, así:

• Pararegresar a la página anterior, haga clic en el botón Atrás (la flecha azul
apuntando a la izquierda).

• Para verla página que vio después de hacer clic en el botón Atrás, haga clic
en el botón Adelante (flecha azul apuntando a la derecha).

•Para asegurarse de que tiene la última versión de la página, haga clic en el

botón Refrescar (el icono en blanco).

•Para imprimir la página actual, haga clic en el botón Imprimir (el icono de
la impresora).

6 Guardando registros
Existen tres opciones para guardar registros:

• Guardar registros en unidad local

• Guardar todo en unidad local

71
 • Guardar en Servidor y unidad local
Note que las opciones anteriores solo están disponibles cuando el Editor de catalogación
(panel superior – en el registro que esta siendo editado) es seleccionado.

6.1 Guardar registros en unidad local

Usted puede guardar registros en su unidad local para continuar trabajando luego o porque
la comunicación con el servidor fue interrumpida. La opción Guardar en unidad local
guardará su registro en el disco duro de su PC, haciéndolo no disponible para consulta en el
OPAC.

Para guardar el registro actual en su unidad local, seleccione la opción Guardar en unidad
local del menú Catalogar.
El registro será guardado, pero no recibirá mensajes informándole que ha sido guardado.
Usted puede continuar editando el registro. Los registros no serán actualizados a menos
que sean guardados nuevamente.
Los registros locales pueden ser guardados automáticamente definiendo un intervalo (en
minutos) entre “autoguardados” a través de la variable AutoSaveTimeout en el archivo
catalog.ini ubicado en el directorio catalog/tab. Si la variable es cero, el registro local no es
guardado automáticamente.

6.2 Guardar todo en unidad local

La opción Guardar todo en unidad local es similar a Guardar en unidad local, excepto que
esta guarda cada registro que este abierto en el cliente. Para guardar todos los registros
abiertos en su unidad local, seleccione la opción Guardar todo en unidad local del menú
Catalogar. Los registros serán guardados pero no recibirá un mensaje informándole que
fueron guardados. Usted puede continuar editando los registros. Los registros no serán
actualizados a menos que sean guardados nuevamente.

Los registros locales pueden guardarse automáticamente definiendo el intervalo (en

minutos) entre "autoguardado"a través de la variable AutoSaveTimeout del archive
catalog.ini del directorio catalog/tab. Si la variable es cero, el registro local no se guarda
automáticamente.

6.3 Guardar en el servidor y unidad local

La opción Guardar en servidor y unidad local permite actualizar la base de datos del
servidor y asignar un número de sistema a los nuevos registros (en lugar de su número local
actual). Esta opción también guardará el registro en su unidad local.
Para guardar el registro actual en el servidor y en su unidad local, seleccione la opción
Guardar en servidor y unidad local del menú Catalogar o haga clic en el icono de la
barra de catalogación. También puede usar las teclas Ctrl+L.

72
Si al registro original en su unidad local no se le ha asignado un número de sistema, usando
esta función será asignado un número de sistema. Recibirá un mensaje si desea guardar el
registro.

Si desea guardar el registro ahora, haga clic en Continuar.

La solicitud también permite cambiar el nivel del catalogador. Es usado si desea cerrar un
registro a catalogadores de su nivel y pasarlo a catalogadores de nivel superior, o abrir un
registro a catalogadores de nivel inferior. Si deja este campo en blanco, el sistema
automáticamente asignará su nivel de catalogador al registro.

El sistema sigue ciertas reglas acerca de que personas que guardarán en el servidor:
1. Un catalogador de nivel bajo no podrá sobrescribir registros que fueron
guardados por un catalogador de nivel superior.

2. El sistema puede ser configurado para que si dos catalogadores que

llamaron el mismo registro al mismo tiempo, uno de los catalogadores
actualiza el registro en la base de datos, el otro no pueda enviar sus
actualizaciones. Un mensaje aparecerá, informando al catalogador que el
registro fue actualizado por otro usuario, trayendo el nombre del usuario del
catalogador y la fecha de actualización, y un mensaje aparecerá, para que el
catalogador pueda recuperar el registro actualizado del servidor. Para
bloquear la actualización de esta forma, verifique que el número 0221 (El
registro fue actualizado por otro usuario) debe estar configurado como ”M”
en check_doc_mandatory.

Desde la pestaña Mensajes del panel inferior (después de cerrar la ventana del
mensaje), el botón Ver Registros asociados puede usarse para recuperar la copia
actualizada del registro y el catalogador ahora podrá actualizar agregar sus cambios
a la última versión del registro. Además, si el registro fue actualizado por un
proceso del sistema (por ejemplo, indexación), los cambios realizados por el usuario
no son guardados automáticamente en el servidor. En su lugar, un mensaje
informándole que el registro fue actualizado por el sistema es mostrado. Al igual
73
 que el mensaje anterior, el botón Registros asociados de la ventana de mensajes
puede usarse para recuperar la copia más actualizada del registro.

3. La autorización de actualización puede ser configurada, basada en el campo

OWN del registro. Si el campo OWN (permiso de cat. OWN) del usuario es
igual al campo OWN del registro; o si el campo OWN del usuario es
„GLOBAL‟; o si el contenido del campo en el registro es “PUBLIC”;
entonces el catalogador podrá actualizar el registro.

4. Los permisos de actualización pueden ser definidos para campos específicos.

Nota
Cuando un registro es guardado en el servidor, los campos que tienen contenidos son
borrados.
Antes de actualizar la base de datos, el sistema verifica automáticamente el registro actual.
Completando la verificación, usted recibirá una lista de los problemas potenciales.

Esta ventana lista dos tipos de errores:

74
 • errores prohibidos (en texto rojo con una marca de exclamación). El
registro no puede guardarse si existe esta marca. Pulse Cancelar para
continuar editando el registro.

•Avisos (texto en verde con una marca de pregunta). El registro puede

guardarse si existen avisos y el botón Ignorar aparece en la ventana. Para
guardar el registro, haga clic en Ignorar o haga clic en Cancelar para
continuar editando el registro.

Si el botón Cancelar es seleccionado, la ventana Verificando errores del registro es cerrada

y la lista de los potenciales errores es mostrada en el pestaña Mensajes del panel inferior.

7 Abrir registros existentes

Los registros existentes pueden recuperarse para ser editados. Existe un número de formas
para recuperar los registros:

• Abrir registro en unidad local

• Cargar registro del servidor
• Llevarlo desde la pestaña Buscar
• Cargar registro ADM del servidor
• Cargar registro HOL del servidor

7.1 Abrir registro de unidad local

Los registros locales pueden ser recuperados para editarlos o guardarlos en el servidor.
Para abrir un registro ubicado en su unidad local, siga estos pasos:
1. Desde el menú Catalogar, seleccione la opción Abrir registro de unidad
local. Esta opción abre una lista de todos los registros locales:

75
 2. Desde esta ventana, seleccione el registro y haga clic en el botón Abrir. El
registro es mostrado en el Editor de catalogación (panel superior de la pestaña
Catalogación). Ahora puede editar o guardar el registro en el servidor .

7.2 Cargar registro del servidor

Para recuperar un registro que esta ubicado en el servidor, siga estos pasos:
1. Ingrese el número de sistema del registro en el campo Número de sistema
de la barra de Catalogación en haga clic en la flecha :

2. Una copia del registro es cargada en su unidad loca y mostrada en el

Editor de Catalogación (panel superior) para se editado.
3. Al registro le es dado temporalmente, un nombre de archivo local que
comienza con el prefijo “NEW” y un número.

7.3 Llevarlo desde la pestaña Buscar

Usted puede trasferir un registro desde la pestaña Buscar del módulo de catalogación a la
pestaña Catalogar para editar el registro.
76
Para esto, desde el despliegue complete del registro, haga clic en Catalogación. El
despliegue completo del registro está disponible en el panel inferior de la sub-función
Mostrar de la pestaña Buscar.

El registro seleccionado es transferido a la pestaña Catalogación y mostrado en el editor

(panel superior) para ser editado.

7.4 Cargar registro ADM del servidor

Para recuperar el registro administrativo enlazado al registro bibliográfico actual,
seleccione el nodo del escenario administrativo desde el panel Administrador de registros
(sección inferior a la izquierda del panel) y seleccione la opción Cargar/crear registro del
menú Administrador de registros o seleccione la misma opción con clic derecho en el nodo
deseado. El registro ADM asociado es mostrado en el Editor de catalogación (panel
superior).

77
Si el registro administrativo no está enlazado al registro bibliográfico, el mensaje No hay
registros es mostrado en el nodo (junto al código del escenario). Usted puede seleccionar
el nodo del escenario administrativo y escoger la opción Cargar/Crear registro para crear un
nuevo registro administrativo – ADM – automáticamente:

78
7.5 Cargar registro HOL del servidor
Existen dos formas para recuperar un registro del holding enlazado al registro bibliográfico
actual.

• Desde el administrador de registros

• Desde la pestaña Registros Hol del panel inferior

7.5.1 Cargar HOL desde el Administrador de registros

Para recuperar un registro de holding desde el administrador de registros, seleccione el
registro deseado bajo el nodo holding y la opción Cargar/Crear registro del menú
Administrador de registros o la misma opción al hacer clic derecho en nodo deseado. El
registro de holding asociado es mostrado en el Editor de catalogación (panel superior):

79
El registro es mostrado en el Editor de catalogación (panel superior) para ser editado.

Usted puede agregar nuevos registros de holding hacienda clic en el nodo del escenario de
holding y seleccionando la opción Cargar/Crear registro. El nuevo registro es creado
automáticamente y mostrado en el Editor de catalogación para ser editado.

Si la bandera Activate de la sección [HolOwnTextDefaults] en el archivo catalog.ini está

definida como Y, cuando los registros de holding son creados la ventana Ingresar
Información del propietario:

Esta ventana permite definir el propietario del registro de holding, esto es, la sub-biblioteca
a la cual el registro pertenece. Además, usted puede agregar una nota. Cuando termine de
llenar el formulario, haga clic en Aceptar. La información es almacenada automáticamente
en el campo OWN del registro de holding en el siguiente formato:
80
OWN $$a[código de la sub-biblioteca
$$n[nota]

El botón Guardar predef., puede usarse para guardar información acerca del propietario y
aplicarlo a cada nuevo registro de holding que sea creado. Para guardar la información del
propietario, haga clic en Guardar Predef., antes de hacer clic en Aceptar.

7.5.2 Cargar HOL desde la pestaña Registros HOL

Para recuperar un registro de holding desde la pestaña Registros HOL, seleccione la pestaña
del panel inferior o la opción Seleccionar registro HOL desde el menú Editar que
automáticamente muestra la pestaña:

81
La pestaña Registros HOL lista los registros de holdings enlazados al registro mostrado en
el Editor de catalogación. Esta pestaña también permite acceder al registro seleccionado
para editarlo y para crear nuevos registros de holding.

Para cargar un registro de holding, resalte el registro seleccionado de la lista y haga clic en
Editar. El registro es cargado y mostrado en el Editor de catalogación para editarlo.

Para crear un nuevo registro de holding, haga clic en Crear. El nuevo registro es creado
automáticamente. Note que es definido, si la bandera Activate en la sección
[HolOwnTextDefaults] del archivo catalog.ini está definido como Y, cuando los registros
de holding son creados, la ventana Ingresar Información del Propietario es mostrada.
Para editar un nuevo registro, haga clic Editar.

8 Bloqueando registros
Este capítulo incluye las siguientes secciones:
• Impacto en otros usuarios
• Desbloqueando registros
• Desbloqueo automático

El sistema no permite a un catalogador guardar un registro en el servidor si otro catalogador

ha recuperado y guardado antes.

Además de esta seguridad automática, usted puede bloquear un registro para que solo sus
cambios puedan guardarse en el servidor hasta que usted lo desbloque. Nadie más puede
guardar esta versión en el servidor. Note que solo puede bloquear un registro que tenga
número de sistema asignado.

Para bloquear el registro actual, seleccione la opción Bloquear registro del menú Catalogar.
El registro será bloqueado y la frase “Bloqueado por el usuario actual” es mostrado en la
barra. Inmediatamente puede continuar editando el registro:

82
8.1 Impacto en otros usuarios
Note que cuando bloquea un registro, alguien más puede llamar el registro del servidor.
Cuando un catalogador carga un registro bloqueado del servidor, el mensaje “El registro
está bloqueado por otro usuario. No podrá guardar sus cambios en el servidor” será
mostrado.

El puede leer el registro, y corregirlo, pero no le será posible guardar los cambios en el
servidor mientras el registro este bloqueado. Además el mensaje de advertencia es
mostrado cuando el registro es llamado, la frase Bloqueado por otro usuario es mostrado en
la barra de Catalogación.

83
8.2 Desbloqueando registros
Para desbloquear un registro previamente bloqueado, seleccione Desbloquear registro del
menú Catalogar. El registro será desbloqueado y el mensaje en la barra desaparece.
Si guarda los cambios en el servidor y luego desbloquea el registro, el otro catalogador no
podrá guardar sus cambios en el servidor. (esto es debido al diseño del sistema, que
asegura que si actualizo el registro mientras alguien más lo sostiene, sus cambios no será
guardados). Si, usted desbloquea el registro sin guardar los cambios en el servidor, el otro
usuario puede guardar sus cambios en el servidor.

8.3 Desbloqueo automático

Los registros bloqueados son desbloqueados automáticamente después de un periodo
definido por el administrador del sistema. Cuando el catalogador activa cualquier función
que involucre al servidor (como guardar en servidor, ordenar o verificar), el registro será
bloqueado por un periodo adicional. Por ejemplo, si el periodo de bloqueo es de una hora y
el usuario activa la función Arreglar después de 20 minutos, el registro será bloqueado por
un total de 1 hora y 20 minutos.

9 Borrando registros
Existen cuatro opciones para borrar registros:
84
 • Borrar registros NEW* de la unidad local
• Borrar registros de la unidad local
• Borrar registros del servidor
• Borrado total

9.1 Borrar registros New* de la unidad local

Esta función borra todos los registros cuyos nombres comiencen con el prefijo “New…” en
su unidad local.

Si existe un archive “New…” que no desea eliminar, primero llame el registro de unidad
local y renómbrelo seleccionando la opción Renombre en unidad local del menú
Catalogación. Una ventana será mostrada para que ingrese el nuevo nombre para el
registro.

Ingrese el nuevo nombre del archivo y haga clic en Aceptar. El registro será guardado en
su unidad bajo el nuevo nombre y no será borrado por la función Borrar registros New*.
Ahora usted puede borrar los registros New* de su unidad local. Para esto, siga estos
pasos:

1. Seleccione la opción Borrar registros New* del menú Catalogación.

Usted recibirá un mensaje preguntándole si esta seguro que desea borrar.

2. Pulse Si. Todos los registros “New…” serán borrados.

Nuevos registros pueden ser borrados automáticamente por el sistema definiendo un

intervalo (en días) para registros que no han sido actualizados/creados. El intervalo puede
definirse en la variable DeleteTempDocumentsInterval del archive catalog.ini en el
directorio catalog/tab directory.
85
9.2 Borrar registro de la unidad local
Para borrar un registro de su unidad local, siga estos pasos:

1. Seleccione la opción Abrir registro de unidad local del menú

Catalogación. Esta opción abre una ventana que lista todos los registros
locales.

2. Seleccione el registro deseado y haga clic en Borrar. Usted recibirá un

mensaje preguntando si desea borrar el registro. Si desea borrar el registro,
haga clic en Si. El registro seleccionado será borrado.

9.3 Borrar registro del servidor

Para borrar un registro del servidor, siga estos pasos:

1. Ingrese el número del sistema del registro para ser borrado en campo
Número de sistema en la barra de catalogación y haga clic en la flecha .

Ignore este paso si el registro que desea borrar es el que actualmente esta
siendo editado.

2. Desde el menú Editar, seleccione el sub-menú Borrar y luego la opción

Borrar registro del servidor. Usted recibirá una pregunta de si esta seguro
que desea borrarlo.

86
 3. Pulse Sí. El registro no será borrado, pero todos los campos excepto el
campo LDR serán quitados. Además, todos los enlaces del registro a los
índices de búsqueda en el OPAC serán eliminados.

4. Note que algunos sitios necesitan informar las utilidades a las cuales ellos
están asociados al registro bibliográfico que esta borrando del catálogo.
Ellos hacen esto, enviando el registro con el estado de borrado (en el líder).
Por lo tanto, el registro borrado del servido no puede usarse ya que todos los
campos excepto el líder son borrados. Para este punto, es posible agregar un
campo STA $$aDELETED que indica que el registro esta “borrado” sin
suprimir todos los campos del registro. A pesar de que los campos
indexables permanezcan en el registro, las entradas en el índice para el
registro son suprimidos para prevenir el despliegue de este registro en el
OPAC Web y en la función de búsqueda.

Usted puede configurar el sistema para que cuando intente borrar un registro, el sistema
verifique si existe algún enlace desde el registro a otro registro, o si existen ítems
asociados, ordenes o suscripciones. Al terminar la verificación, si existe cualquier
enlace, usted recibirá un mensaje listándolos y no podrá borrar el registro.

87
 En este caso, haga clic en Cancelar. La ventana Verificando errores en el registro
es cerrada y la lista de registros asociados es mostrada en al pestaña Mensajes del
panel inferior.

Para registros enlazados de holding y administrativos, usted puede usar el botón

Registros asociados para recuperar el registro seleccionado.
Adicionalmente, usted puede configurar el sistema para que cuando intente borrar
un registro de autoridad, el sistema verifique si existe cualquier registro
bibliográfico enlazado al encabezado del registro de autoridad que será borrado. Al
completar la verificación, si existe cualquier registro bibliográfico enlazado al
encabezado, usted recibirá un mensaje listando los registros bibliográficos; si más
de un registro esta enlazado, usted recibirá un mensaje informándole que más de un
registro esta enlazado al registro.

9.4 Borrado total

Usted puede borrar el registro bibliográfico del servidor a través del Administrador de
registros (sección inferior del panel izquierdo) seleccionando la opción Borrar el total del

88
menú Administrador del registro o seleccionando la misma opción cuando se hace clic
derecho en el nodo bibliográfico:

Recibirá un mensaje solicitando que confirme su deseo de borrar el registro:

Note que la opción Borrar el total no solo borra el registro bibliográfico, también borra
todos los registros asociados. Similar a la opción Borrar del servidor, usted puede
configurar el sistema para que, cuando intente borrar un registro usando este método, el
sistema verifique si existe enlaces desde el registro a otro, o si existe algún ítem asociado,
orden o suscripción. Al terminar la verificación, si existe cualquier enlace, recibirá un
mensaje listándolos – de pendiendo de su configuración – usted podrá borrar el registro.
Siempre que un registro es borrado totalmente, sea desde el GUI o durante un proceso en
lote o por cualquier otro programa, aplican las siguientes reglas:
89
 • Se conservan los siguientes campos: LDR, DEL, FMT, SYS, 005 y CAT

• El campo SID es conservado si el valor de la variable UNION-LIBRARY en

tab100 es diferente de 0.

• Un campo DEL es agregado al registro con un único sub-campo a, cuyo valor es

Y.

• Se ejecuta la rutina DEL de tab_fix en el registro.

10 Campos especiales
Esta sección comprende campos especiales y campos específicos de ALEPH:
• Enlace externo – campo 856
• Campo LKR
• Campo “OWN”
• 852 – Campo de ubicación
• 853 y 853X – Calendario de la publicación
• Z30 Ubicación permanente del ítem
• STA estado

10.1 Enlace externo - Campo 856

El Campo 856 contiene la información necesaria para ubicar y accede un recurso
electrónico relevante para el registro. El enlace externo puede cualquier máquina servida
por un demonio HTTP.

La siguiente es la lista de sub-campos usados por ALEPH para crear el enlace:

Subcampo Descripción
a Nombre del Host (la dirección IP para archives que NO
están en el directorio local. Por ejemplo
www.scj.albany.edu)
d Camino o directorio (contiene el directorio, las series del
directorio lógico y nombres de sub-directorio en donde el
archivo esta almacenado).
f Nombre del archive (contiene el nombre del archive tal
como existe en el directorio/sub-directorio indicado en el
sub-campo $d).
p Número del puerto (para ser usado con el nombre del host
para archives que NO están en la unidad local). Si no es
especificado un puerto, el valor predeterminado es 80.

90
 u Identificador del recurso uniforme (contiene la URI). Si el
sub-campo $u esta presente, este sobrescribe la
información almacenada en los sub-campos $a,$d,$f,$p.

Note que si es necesario, tanto el campo y/o sub-campo $u pueden ser repetidos. Sub-
campos especiales de ALEPH en el campo 856:

Subcampo Descripción
4 Un mensaje de derechos de auto res mostrado cuando se
ejecuta el enlace externo de la 856 desde el OPAC Web. Si
el sub-campo $4 es agregado al campo, el mensaje no es
mostrado. Note que si la bandera show_copyrights en el
archivo www_server.conf es configurado como Y,
entonces el mensaje siempre es mostrado, este presente o
no el sub-campo $4 en el registro. Si la bandera es N, el
mensaje de derechos de autor no es mostrado, cuando el
registro no contiene el sub-campo $4.
9 Código para el tipo de programa (por ejemplo, “htm” para
archives HTML; “doc” para archives de word). Este sub-
campo es necesario para despliegues desde la función
Buscar. Asigna “HTM” como valor predeterminado si el
sub-campo no está presente.

Las URLs pueden ser definidas en otros campos diferentes al 856. El sub-campo $u (URI)
puede definirse para los siguientes campos:

En registros bibliográficos:
505 (Nota de contenido formateada)
506 (Nota de restricción)
514 (Nota de cantidad)
520 (Resumen, Etc.)
530 (Nota de forma física adicional)
540 (Nota de uso y reproducción)
545 (Datos biográficos o históricos)
552 (Nota de entidad)
555 (Nota índice acumulativo)
563 (Información de encuadernación)
583 (Nota de acción)

En registros de autoridad:
670 (Fuente de datos encontrados)
678 (Datos biográficos o históricos)

Definir Aplicación

91
Adicionalmente, puede definir la aplicación que se llamará para correr el programa o
mostrar el archivo. Para la función Buscar (pestaña), esto es hecho en el archivo
ALEPHCOM.INI, el cual esta ubicado en el directorio ALEPHCOM/TAB. La sección
relevante en el archivo ALEPHCOM.INI es llamada [External].

10.2 Campo LKR

El sistema ALEPH mantiene información en diferentes tipos de registros y diferentes tipos
de “escenarios” (bases de datos”. Por ejemplo, en un sistema estándar se tiene una base de
datos bibliográfica para almacenar datos bibliográficos, y un base administrativa para
almacenar datos administrativos.

El cuadro total de un registro depende de los enlaces entre otros registros en el sistema. El
campo LKR es un campo de ALEPH usado para crear estos enlaces.

Los enlaces en ALEPH pueden ser generados por el sistema (por ejemplo, enlaces de
copias al registro bibliográfico), o generados por el usuario (por ejemplo, ligas entre dos
registros bibliográficos y/o un registro bibliográfico y un ítem que pertenece a otro registro
bibliográfico).

Enlaces generados por el sistema

Cuando se crea un registro de holding o administrativo para el registro bibliográfico en el
Editor de catalogación, el nuevo registro automáticamente incluye el campo LKR.

El siguiente es un ejemplo de un campo LKR para un registro administrativo. Note que el

sub-campo $a del campo LKR (registro administrativo) es definido para ADM y el sub-
campo $b contiene el número de sistema del registro bibliográfico.

92
El sub-campo $a del campo LKR del registro de holding es definido como HOL.

Enlaces generados por el usuario

Usted puede usar el campo LKR para crear enlaces desde un registro bibliográfico a otro,
por ejemplo, para analíticas, para cambiar títulos para publicaciones de seriadas, etc. Los
tipos disponibles de enlaces y los valores que pueden ingresarse para generar estos enlaces
son mostrados en la tabla siguiente. Note que el campo LKR solo es catalogado en uno de
los registros; el sistema crea el otro enlace.

Subcampo Descripción
a Valor Uso
UP Enlace hacia arriba a otro registro bibliográfico. Un registro
puede tener solo un enlace de este tipo. Un enlace DN es
construido automáticamente en la dirección opuesta.
DN Enlace hacia abajo a otro registro bibliográfico. Múltiples
enlaces son posibles. Un enlace UP es construido
automáticamente en la dirección opuesta.
PAR Enlace paralelo de un registro bibliográfico a otro. Un enlace
PAR es construido automáticamente en la dirección opuesta.

93
 ANA El enlace ANA crea enlaces de tipo ITM y UP-DN. En otras
palabras, crea enlaces entre dos registros bibliográficos y los
ítems. *Note que el sub-campo $b para este tipo de enlace
contiene el número de sistema del registro bibliográfico al
cual el registro es enlazado (diferente al tipo de enlace ITM).
ITM El enlace ITM crea una liga entre un registro bibliográfico y el
ítem de otro registro bibliográfico. Los campos de filtro del
ítem (($y, $v, $p, y $i, debe usarse para este tipo de enlace.
*Note que el sub-campo $b para este tipo de enlace contiene
el número de sistema ADM).
b Número de sistema del registro enlazado
i Enlace al fascículo
k Páginas
l Escenario en donde el registro esta ubicado
m Nota de enlace hacia abajo
n Nota de enlace hacia arriba
p Enlace de la parte
r Enlace etiqueta MARC
s Secuencia de orden; puede ser alfanumérico
v Enlace de volumen
y Enlace de año

Enlaces hacia arriba y hacia abajo

El enlace DN (abajo) crea un enlace hacia abajo desde el registro que tiene el campo LKR
al registro al cual esta enlazado. Un enlace UP (arriba) es creado automáticamente desde el
registro enlazado anterior al registro con el campo LKR.

El enlace UP (arriba) crea un enlace del registro que tiene el campo LKR al registro al cual
esta enlazado. Un enlace DN (abajo) es creado automáticamente desde el registro enlazado
anterior al registro con el campo LKR.

Note que este es un estándar para catalogar LKRs de tipo DN para crear las relaciones UP-
DN y no opuesto (en otras palabras, LKR de tipo UP).

El siguiente es un ejemplo de un enlace DN:

94
El campo LKR permite accede desde un registro a otro. El siguiente es un despliegue en el
OPAC Web del registro catalogado:

95
Enlace paralelo
El enlace PAR (paralelo) crea un enlace paralelo de un registro a otro.

El siguiente es un ejemplo de un enlace PAR:

96
Los registros anteriores son mostrados en la función Buscar:

Enlace ITM
97
El enlace ITM crea un enlace entre un registro bibliográfico y el ítem de otro registro
bibliográfico.

El siguiente es un ejemplo de un enlace ITM. En este ejemplo, Civilizations of the

Americas es el primer volumen de la serie The History of the World. Los items para todos
los volumenes son administrados bajo el registro The History of the World.

En el ejemplo anterior, usted puede ver a través del Administrador de tareas que el registro
no tiene ítems enlazados. Además, note que el sub-campo $b contiene el número de
sistema del registro administrativo enlazado al registro bibliográfico para The History of the
World y el sub-campo $v (volumen) es usado como un filtro del ítem. En otras palabras,
como se muestro antes, el registro de The History of the World tiene cinco ítems enlazados
por solo el volumen 1 está ligado al registro Civilizations of the Americas.

98
Enlaces analíticos
Los enlaces ANA (analíticos) crean un enlace entre dos registros bibliográficos y el ítem de
uno de los registros. Este tipo de enlace crea ligas ITM y UP-DN. El siguiente es un
ejemplo de un enlace ITM. En este ejemplo, Civilizations of the Americas es el primer
volumen de la serie The History of the World. Los ítems para todos los volúmenes son
administradas bajo el registro The History of the World.

En el ejemplo anterior, usted puede a través del Administrador de registros que el registro
no tiene ítems enlazados. Además, note que el sub-campo $b contiene el número de
99
sistema del registro bibliográfico para The History of the World y el sub-campo $v
(volumen) es usado como un filtro del ítem.
Note que los valores ingresados en el sub-campo $a debe estar en mayúsculas.

Es posible configurar el sistema para verificar la validez del escenario y el número el

documento en el campo LKR. Para esto, el administrador debe incluir el programa
"check_doc_lkr" en las rutinas estándar de verificación.

10.3 Campo "OWN"

El campo OWN es un campo especial de ALEPH que puede usarse de diferentes formas:

• Este puede usarse para controlar la actualización de todos los tipos de

registros MARC.

•Este puede usarse en registros de holding para definir el “propietario” del

registro.

•Este puede usarse como un filtro para desplegar registros de holding en el

administrador de registros y en la pestaña Registros HOL del panel inferior.

10.3.1 OWN – Uso de control de acceso

El campo OWN puede usarse para control la actualización de todos los tipos de registros
MARC (BIB, HOL, ADM, AUT). Los permisos de acceso/actualización del usuario son
verificados de acuerdo con el contenido del(os) campo(s) OWN.
Seleccione el ID Own de la lista, haciendo clic en la flecha a la derecha del campo.

Los permisos de acceso son definidos desde la función Privilegios, asignado al catalogador
lo siguiente:

1. Un valor predeterminado para el campo OWN de nuevos registros creados

por el catalogador (Campo Own).

2. Un valor predeterminado que será verificado contra el campo OWN del

registro accedido por el catalogador para actualización (permisos campo
OWN). El siguiente es un ejemplo de valores de OWN asignados al
catalogador GARY:

100
ID campo OWN
Define el valor predeterminado para el campo OWN de nuevos regsitros. El siguiente es un
ejemplo de un registro catalogado por Gary:

101
El campo OWN es agregado automáticamente para el registro por un programa
((fix_doc_own_1).

Permisos Cat. OWN

Los permisos para el campo es el valor contra los campos OWN del registro editado por el
usuario.

La autorización para actualizar un registro es tomada cuando los permisos de OWN del
catalogador es igual a cualquier campo OWN del registro.

Cuando un usuario que no tiene permisos para actualizar un registro que recupero del
servidor, el siguiente mensaje es mostrado:

Cuando un usuario que no tiene permisos para actualizar un registro intenta actualizarlo, el
siguiente mensaje es mostrado:

Si un catalogador propietario es asignado al usuario, entonces los valores de OWN para el

usuario son tomados del registro del propietario.

Note que el administrador puede asignar un grupo de valores permitidos OWN a un

catalogador.

10.3.2 OWN - Holdings "propietario"

El campo OWN puede usarse en registros de holding para definir el “propietario” del
registro, en otras palabras, la biblioteca/sub-biblioteca a la cual el registro pertenece.

Si la bandera Activate de la sección [HolOwnTextDefaults] del archivo catalog.ini es Y,

cuando los registros de holding son creados la ventana Ingrese información de propietario
es mostrada.

102
Esta ventana permite definir el propietario del registro de holding, esto es, la sub-biblioteca
a la cual el registro pertenece. También puede agregar una nota. Cuando termine de llenar
el formulario, haga clic en Aceptar. La información es automáticamente almacenada en el
campo OWN del registro de holding en el formato:
OWN $$a[código de la sub-biblioteca]
$$n[nota]

El botón Guardar predef., puede usarse para guardar la información acerca del propietario
y aplicarla a cada nuevo registro de holding creado. Para guardar la información del
propietario haga clic en el botón Guardar Predef., antes de hacer clic en Aceptar.

10.4 852 Campo de ubicación

El campo 852 de MARC 21 está definido para contener información detallada de la
ubicación del ítem.

Una variable en la tab100 de los escenarios administrativos y de holding (X852-ITEM-

OVERRIDE) determina si el registro de holding es el registro maestro para la información
de ubicación. Si la variable es Y, el sistema siempre escribirá la información de ubicación
(sub-biblioteca, colección, número de clasificación y tipo del número de clasificación) en el
ítem usando la información de ubicación del registro de holding (campo 852). Esto pasará
a menos que el registro este asignado con una ubicación temporal. La siguiente
información será escrita:

• Sub-biblioteca por el sub-campo $b del campo 852

• Colección del ítem por el sub-campo $c del campo 852

• Tipo del número de clasificación por el primer indicador del campo 852

•Número de clasificación por los sub-campos $h, $i, $j, $k, $l, y $m del
campo 852

103
 •Número de la copia por el sub-campo $t si el sub-campo contiene un
número de copia y no un rango de números de copias.

Además, cuando un registro de holding es creado basado en datos de un ítem o en el

registro de suscripción, el campo 852, sub-campo $b (sub-biblioteca) y $c(colección) serán
automáticamente generados. Si el registro bibliográfico al cual el registro de holding esta
enlazado tiene información del número de clasificación, el sistema creará el sub-campo $h
(parte de la clasificación) y $i (parte del ítem).

Si la variable CREATE-852-HOL en la tabla tab100 del escenario de holding es Y, cuando

un registro de holding es creado, los datos del registro bibliográfico son usados como el
predeterminado para el contenido del campo 852 (ubicación). Los datos son tomados de
uno de los siguientes campos del registro bibliográfico, y las preferencias son puestas en
orden descendente:
"099##"
"098##"
"090##"
"092##"
"096##"
"050##"
"055##"
"060##"
"070##"
"082##"
"086##"
• Para "099##" O "098##" O "086##" el sub-campo $a es copiado en el sub-
campo $h del nuevo campo 852.

•Para los demás campos, el sub-campo $a es copiado al sub-campo $h y el

sub-campo $b es copiado al sub-campo $i.

• Para "090##" y "050##" el primer indicador es definido como 0.

• Para "092##" y "082##" el primer indicador es definido como 1.

• Para "096##" y "060##" el primer indicador es definido como 2.

• Para "099##" O "098##" el primer indicador es definido como 8.

• Para "055##" y "070##" el primer indicador es definido como 7.

• Para "086##" si el primer indicador del campo es 0, entonces el primer

indicador del Nuevo 852 es definido como 3, de otra forma el primer
indicador del campo será definido como 8.

104
10.5 853/4/5 y 853x/854x/855x Predicción de la publicación
Los campos 853/4/5 y 853X/854X/855X del registro administrativo o de holding son
usados para definir la predicción de la publicación y crear fascículos para seriadas.

10.6 Z30 Ubicación permanente del ítem

Cuando cambios temporales son hechos en la información el ítem, la información original
del ítem es almacenada en el campo Z30 del registro administrativo (ADM). Los datos son
automáticamente almacenados por el sistema en este campo cuando la información del ítem
es cambiada. El campo Z30 es usado por el sistema para restaurar la información original
cuando la biblioteca usa la función restaurar información del ítem.
La siguiente es la estructura del campo Z30 del registro administrativo:
$1 – número de secuencia del ítem
$2 – Sub-biblioteca
$3 - Colección
$4 – Número de clasificación
$5 – Estado del ítem
$6 – Estado de proceso del ítem
$7 – Segundo número de clasificación
$8 – Tipo de material
$9 – Casilla ubicación temporal

10.7 STA Estado

El campo STA es un campo de ALEPH que contiene información del estado del registro.
Por ejemplo, usted puede agregar un campo STA para marcar los registros catalogados
provisionales, agregando:
STA $$aPROVISIONAL

Este campo puede indexarse y los registros con este estado pueden recuperarse en futuros
procesos.
El estado STA es campo de texto libre que puede ser definido por el usuario para ajustarlo a
sus necesidades. Sin embargo, existen dos excepciones:
STA $$aDELETED
STA $$aSUPPRESSED
El campo STA $$aDELETED puede agregarse a registros que son considerados
“borrados”. Cuando los registros son borrados usando la opción Borrar registro del
servidor en el módulo de catalogación, todos los campos del registro son borrados excepto
el campo LDR. El campo STA $$ADELETED puede usarse para indicar que el registro
esta “borrado” sin borrar todos los campos en el registro. A pesar de que los campos
indexables permanecen en el registro, en el índice actual ellos son removidos para evitar el
despliegue de estos registros en el OPAC Web y en la función Buscar del GUI.

El campo STA $$aSUPPRESSED puede usarse para impedir al público ver los registros a
los cuales se agrego el campo. Este campo no impide las entradas en el índice. Para
impedir al público ver estas entradas, es necesario excluir el campo STA

105
$$aSUPPRESSED a través del mecanismo estándar de bases lógicas. Aplicar programas
que, por ejemplo, amplié registros de holding en registros bibliográficos asociados saltando
aquellos registros de holding en los cuales el campo STA $$ aSUPPRESSED este presente.

11 Creando plantillas
Nuevos registros pueden crearse basados en plantillas predeterminadas. Existen dos tipos
de plantillas:
• Plantillas locales
• Plantillas dependientes de la biblioteca (guardadas en el servidor)

11.1 Plantillas locales

Las plantillas de catalogación pueden crearse basadas en el registro actualmente mostrado
en el Editor de catalogación (panel superior de la función Editar registros). Para crearlas,
seleccione la opción Crear plantilla en unidad local del menú Catalogación. Una ventana es
cargada para que llene el nombre de la nueva plantilla:

Pulse Aceptar para recibir un mensaje informándole que la plantilla ha sido creada. La
plantilla es guardada en la lista de plantillas (accesible desde la opción Abrir plantilla en el
menú Catalogación. Note que la plantilla solo estará disponible para la estación en la cual
fue creada)
Las plantillas locales son almacenadas en el directorio catalog/templates de su PC. Para
borrar una plantilla local, busque la plantilla bajo este directorio y borre el archivo.

11.2 Plantillas dependientes de la biblioteca (Guardadas en el servidor)

Usted puede definir plantillas específicas de la biblioteca. Estas plantillas son creadas por
su administrador y son guardadas en el directorio de catalogación del escenario. Cuando
usted abre una plantilla en el módulo de catalogación, además de las plantillas locales, las
plantillas de la biblioteca a que se encuentre conectado serán listadas en la ventana Lista de
plantillas. Por ejemplo, si está conectado al escenario bibliográfico, solo las plantillas
definidas para esta base serán mostradas en la ventana Lista de plantillas. Si está conectado
al escenario de autoridades, solo las plantillas que pertenezcan a esta base serán listadas.
Todos los usuarios conectados a la base podrán trabajar con las plantillas definidas por la
biblioteca en su sistema.

106
12 Importando registros
Usted puede convertir registros externos en el formato de ALEPH e importarlos en su
sistema. Esto es posible usando la sub-función Importar registros. Esta opción esta
disponible seleccionado el nodo Importar registros de la pestaña de catalogación:

Para convertir e importar registros, siga estos pasos:

1. Ingrese el nombre del archive que desea convertir en el campo Archivo de

entrada del panel superior, o hacer clic en el botón a la derecha del campo
para seleccionar la unidad, directorio y nombre de archivo.

107
2. Seleccione el programa de conversión que usara para convertir el archivo
del menú Progr. Conversión y haga clic Convertir. Un nuevo archivo con
los registros convertidos es creado:

108
El nombre del archivo de los nuevos registros convertidos es mostrado en la lista de
archives de Salida del panel superior. La lista de los registros convertidos también es
mostrada en el panel superior. El contenido del registro resaltado es mostrada en el panel
inferior.

Si desea editar un registro después de la conversión, resalte el registro deseado y haga clic
en Editar. El sistema automáticamente lo lleva a la sub-función Editar Registros de la
pestaña de Catalogación. Una copia del registro convertido es mostrada en el panel
superior, listo para ser editado.

109
Note que más de un registro puede seleccionarse al mismo tiempo presionando la tecla Ctrl
mientras se señalan los registros pertinentes haciendo clic derecho con el ratón. Cuando
varios registros son seleccionados para ser editados, el panel inferior queda en blanco.
Después de hacer clic en Editar, el sistema lleva los registros a la sub-función Editar
Registros para luego editarlos. Si no desea editar los registros inmediatamente, usted puede
editar los registros convertidos después accediendo a la función Importar registros
nuevamente. Los archivos convertidos son conservados a menos que el botón Borrar sea
seleccionado. En el siguiente ejemplo, se presentan diferentes archivos con registros
convertidos:

110
Para ver los registros en un archivo, seleccione el archivo de la lista de salida. Para quitar
un archivo, haga clic en Borrar.

13 Descripción del árbol

Este capítulo incluye las siguientes secciones:
• Pantalla completa
• Modo dividir

El árbol muestra los registros en el sistema que están relacionados con el registro que esta
siendo catalogado (el cual es mostrado en el Editor de Catalogación – panel superior). Por
ejemplo, este muestra los registros de holding, el registro administrativo, y los ítems,
suscripciones, ordenes y préstamos enlazados al registro seleccionado. La información es
mostrada en estructura de árbol.

En un ambiente multi-ADM, los escenarios ADM y HOL mostrados en el árbol son

filtrados de acuerdo con el escenario ADM asignado al usuario staff conectado. Por
ejemplo: si el usuario staff esta asignado al escenario ADM XXX50, el escenario ADM
mostrado en el árbol será XXX50. Si el usuario staff conectado es un super usuario staff y
111
está asignado como ADMIN en el campo Base del usuario, entonces todos los escenarios
ADM con los que esté relacionada la base BIB serán mostrados.

Para ver el árbol de un registro, llame el registro deseado y seleccione la opción Árbol del
menú Catalogación o haga clic en el icono en la barra de catalogación. El árbol es
mostrado en el panel superior:

Para cerrar el árbol y regresar el registro catalogado, seleccione nuevamente la opción

Árbol del menú Catalogación o haga clic en el icono .

13.1 Pantalla completa

La opción pantalla completa permite ver tanto como es posible en la ventana del árbol.
Para ver el árbol actual en el modo Pantalla complete, seleccione la opción Pantalla
completa del menú Ver o haga clic en el icono de la barra. Cuando esta opción es
seleccionada, el panel inferior no se muestra y el árbol toma el panel superior e inferior.

112
Si la opción es seleccionada nuevamente, el panel de navegación no es mostrado y el átbol
toma toda la ventana:

113
Para cerrar el modo Pantalla Completa y regresar a la vista estándar, seleccione nuevamente
la opción Pantalla Completa del menú Ver o haga clic en el icono de la barra.

13.2 Modo Dividir Editor

La opción Dividir Editor permite dividir el Editor de catalogación en dos secciones para ver
o/o editar dos registros catalogados simultáneamente. Esto también permite ver el árbol de
dos registros al mismo tiempo.
Para cambiar al modo Dividir Editor, selección la opción del menú Catalogación o haga
clic en el icono :

114
Mientras los dos árboles estén mostrados, usted puede mover ítems y/o ordenes de
adquisiciones y/o registros de suscripción de un registro administrativo a otro. Puede hacer
esto arrastrando y soltando o cortando y pegando (presionando Ctrl+X y Ctrl+V) de un
árbol a otro. También puede mover un registro administrativo de un registro bibliográfico a
otro administrativo de otro registro bibliográfico. La función mueve todos los ítems,
suscripciones y ordenes. También mueve todos los registros de holding conectados a los
ítems y suscripciones.

También puede mover:

• Un registro de holding a otro registro bibliográfico incluyendo los ítems
• Ítems de un registro de holding a otro.

Para cerrar el Modo Dividir Editor y regresar a la vista anterior, seleccione nuevamente la
opción Dividir Editor del menú Catalogación o haga clic en el icono .

14 Administrador de registros
El administrador de registros (sección inferior del panel izquierdo) muestra información
relacionada con el registro editado (panel superior de la pestaña de catalogación). La
información es mostrada en estructura de árbol después de abrir un registro del servidor o
de guardarlo un nuevo registro. Note que el panel izquierdo esta vacio cuando el registro
editado no ha sido guardado en el servidor.

115
Los propósitos de Administrador de registros son los siguientes:

•El administrador de registros muestra los registros en el sistema que están

relacionados con el editado. Por ejemplo, este muestra el registro
administrativo, los registros de ítems y holding enlazados al registro
bibliográfico seleccionado. Note que el despliegue en el Administrador de
registros está limitado a 800 líneas.

• El administrador de registros proporciona acceso a los registros asociados

al registro editado. Esto es posible seleccionado el nodo deseado y la opción
Cargar/Crear registro del menú Administrador de registros o seleccionando
la misma opción al hacer clic derecho en el nodo deseado.

o Para editar el registro administrativo, seleccione el nodo

administrativo y luego haga clic en Cargar/crear registro.

o Para editar el registro de holding, seleccione el registro

bajo el nodo holding y haga clic en Cargar/crear registro.

116
 • El administrador de registros permite la creación de registros
administrativos y de holdings. Si no hay registros administrativos enlazados
al registro bibliográfico, el mensaje “No hay registros” es mostrado. Como
se explico antes, cuando la opción Cargar/crear registro es seleccionada
mientras se selecciona el nodo del escenario administrativo, el registro
administrativo enlazado al registro bibliográfico actual es recuperado y
mostrado para ser editado. Si el registro administrativo no está disponible,
esta opción automáticamente crea el registro y lo muestra para ser editado.
Para los registros de holding, cuando la opción crear/cargar registros es
seleccionada, un nuevo holding es mostrado bajo el nodo. En otras palabras,
un nuevo registro es creado y mostrado en el Editor de catalogación para ser
editado.

• El administrador de registros proporciona acceso a la función ítems

(pestaña Ejemplares) del módulo de catalogación. El nodo Ítems es
mostrado bajo el nodo del escenario administrativo (por ejemplo, USM50).
Haciendo doble clic en el nodo ítems le permite ver y/o agregar información
acerca de las copias para el registro actual. Usted será llevado
automáticamente a la función de ítems. El nodo también lista los ítems
disponibles para el registro actual. Haciendo doble clic en un ítem se irá a la
pestaña de Ejemplares y le permitirá ver información de la copia específica.
Note que si no hay registros administrativos enlazados, cuando haga doble
clic, un registro administrativo es creado automáticamente. En un ambiente
multi-ADM los escenarios ADM y HOL son mostrados en el árbol son
filtrados de acuerdo con el escenario ADM asignado al usuario staff
conectado. Por ejemplo, si el usuario conectado está asignado al escenario
ADM XXX50, el escenario administrativo en el árbol será XXX50. Si el
usuario staff conectado es un usuario ADMIN, entonces todos los escenarios
ADM relacionados con el escenario BIB serán mostrados.

15 Servicios en catalogación
Cada servicio es identificado en la cola de procesos y en la bitácora de procesos por su
nombre de procedimiento.

15.1 Recuperar registros del catálogo

15.1.1 Recuperar registros del catálogo (ret-01)

Este servicio permite recuperar registros particulares. El número de documentos puede
guardarse en un archivo para luego ser impreso. Para ver los registros completos, use uno
de los servicios de “Impresión”.

15.1.2 Recuperar registros usando CCL (ret-03)

Este servicio recupera registros usando CCL – Lenguaje de comandos comunes.
117
15.1.3 Recuperar registros del catálogo por fecha (ret-04)
Este servicio permite recuperar registros que fueron creados o actualizados en una fecha
específica. Este recupera registros basados en la Z13 o registro corto.
Los números de documentos son guardados en dos archivos diferentes, uno solo incluye los
registros nuevos creados en la fecha específica (llamado <nombre>.open) y el otro solo
incluye registros que fueron actualizados en la fecha específica (llamado
<nombre>.update). Estos archivos son usados como archivos de entrada en los diferentes
servicios de impresión. Los archivos de salida pueden encontrarse en el directorio
$alephe_scratch. Si no se especifican nombres, entonces la fecha selecciona del campo
“fecha” es usada como el prefijo para los archivos (aaaammdd).

15.1.4 Cruzar archivos (ret-10)

Este servicio cruza dos archivos usando operadores boléanos. Los archivos de entrada
deben ser archivos resultados de uno de los servicios de recuperación. Este servicio genera
un nuevo archivo de salida que incluye los resultados de la operación booleana.

15.1.5 Imprimir registros del catálogo – Formato personalizado (print-01)

Este servicio permite guardar en un archivo o imprimir el registro complete para un grupo
de documentos encontrados usando el servicio “Recuperar registros del catálogo” (ret-01)
(y tal vez ordenado usando el servicio “Ordenar registros del catálogo” (ret-21)), o
guardado con la función Buscar del GUI o “Guardar en servidor” del OPAC Web.

15.1.6 Imprimir registros del catálogo – Formato en columnas (print-08)

Este servicio le permite ver columnas de la información encontrada usando el servicio
“Recuperar registros del catálogo” (ret-01) (y tal vez ordenado usando el servicio “Ordenar
registros del catálogo” (ret-21)). La información puede guardarse en un archivo o
imprimirse.

15.1.7 Imprimir catálogo (print-04)

Este servicio permite imprimir registros del catálogo, uno después de otro, en hojas de
tamaño normal o papel que puede ser encuadernado y usado para referencias.

15.1.8 Imprimir registros del catálogo con encabezados "No-autorizados" (print-05)

Este servicio permite recuperar e imprimir registros del catálogo que son potencialmente
incorrectos, basados en el hecho de que incluyen un campo de encabezado que es una
referencia cruzada a otro encabezado en la lista. Por ejemplo, este servicio puede generar
registros que tienen como autor “Clemens”, a pesar del hecho que en a lista de encabezados
de autor “Clemens” tiene una referencia de “véase” a “Twain”.

118
15.1.9 Imprimir bibliográfica (print-09)
Este servicio permite imprimir registros del catálogo organizado de manera bibliográfica.
Note que la salida está compuesta de XML puro – esto es, es necesario formatearlo con un
programa externo. Ejemplos de usos para este servicio son:

•Un catálogo de nuevas adquisiciones, dentro de un periodo de tiempo,

ordenado por una marca
• Un catálogo de materiales AV
• Una bibliografía nacional
• Un índice para artículos

El servicio acompañante, “Imprimir índice” (p-print-10) prepara índices para la

bibliografía. Los registros en la bibliografía y los índices son ordenados de acuerdo con
una lista de encabezados (ACC/Z01). El sistema actualmente verifica cada encabezado en
la lista, seleccionando los registros del catálogo que están en el archivo de entrada para
incluirlos en la bibliografía. Si no hay registros para un encabezado, el encabezado por si
mismo no será impreso. El sistema también puede imprimir todos los encabezados de
“véase” relacionados con el encabezado impreso. El archivo resultante es hecho para hojas
de tamaño normal o papel que puede encuadernase en formato de libro.

Este servicio agrega un número secuencial a los registros seleccionados, para permitir
imprimir índices, usando p_print_10. Este número secuencial está conformado por dos
partes: sub-campo “a” el cual contiene el número del volumen, y el sub-campo “n” contiene
el número ejecutado con este volumen. Las entradas en el índice (como el autor, título,
tema, etc.) usan este número para referirse a la entrada en la lista bibliográfica. De esta
manera, el índice puede ser mínimo, imprimiendo el encabezado seguido por el número de
secuencia. El número secuencial será agregado al registro bibliográfico relevante en la
etiqueta definida en este servicio.

15.1.10 Imprimir índice por bibliografía (print-10)

Este es un servicio acompañante para “Imprimir bibliografía” (p-print-09). Este genera
índices para la bibliografía. Ejemplos de uso para esta utilidad son: índice por autores;
índice por títulos; índice por temas, en donde la bibliografía básica está en alguna otra
secuencia (como clasificación).

El encabezamiento es impreso, seguido por el número secuencial de los registros

bibliográficos relacionados. Este número secuencial ha sido adicionado al registro y al
archivo de salida cuando el servicio “Imprimir bibliografía” (print-09) es programado.

Por ejemplo, el índice de autor aparecerá así:

Amado, Jorge 664
Amaral, Ricardo 318 319 320 343

119
De esta manera, el índice es mínimo.

La salida es en XML puro y puede ser formateado por un programa externo.

15.1.11 Descargar registros legibles por máquina (print-03)

Este servicio permite guardar en un archivo o imprimir información bibliográfica para
registros encontrados usando, por ejemplo:

• La función de búsqueda en el OPAC Web;

• Uno de los servicios de Recuperación como “Recuperar registros del
catálogo” (ret-01);

(y tal vez ordenado usando el servicio “ordenar registros”). Usted puede mostrar todos los
campos de un registro o seleccionar los campos ingresando “ALL” (en ALEPH solo para el
formato secuencial).

15.1.12 Verificar URL (print-11)

Este servicio verifica el sub-campo “u” de los siguientes campos para determinar la validez
de un enlace URI/URL externo.

Los campos son:

• 505 (Nota de contenido)

• 506 (Restricciones en nota de acceso)
• 514 (Nota de calidad)
• 520 (Resumen, Etc.)
• 530 (Nota de forma física adicional)
• 540 (Nota de reproducción)
• 545 (Nota biográfica o histórica)
• 552 (Nota de entidad)
• 555 (Nota índice acumulativo)
• 563 (Información de encuadernación)
• 583 (Nota de acción)
• 856 (Ubicación electrónica y acceso)

15.1.13 Ordenar registros del catálogo (ret-21)

Este servicio toma un archive de entrada de números de documentos y los ordena. Usted
puede definir el texto por el cual el archivo será ordenado.

15.1.14 Exportar registros de holdings (export-02)

El servicio Exportar registros de holding (export-02) puede usarse para exportar registros
de holding. Este servicio recupera y construye un archivo de registros basados en el campo

120
archivo de entrada XPR en el registro de holding. Note que este servicio solo está
disponible después hacer la conexión con el escenario de holding (por ejemplo, USM60).

15.2 Cargar registros al catálogo

15.2.1 Convertir registros MARC (file-01) - Paso 1

Esta función es el primer paso de un proceso para convertir registros de formato MARC al
formato secuencial de ALEPH. El primer paso divide el archivo de entrada en registros
individuales que serán convertidos por el paso 2.

15.2.2 Convertir registros MARC (file-02) - Paso 2

Esta función es el segundo paso de un proceso para convertir registros del formato MARC
al formato secuencial de ALEPH.

15.2.3 Convertir el secuencial ALEPH al formato de comunicación MARC (file-12)

Esta función permite convertir el formato secuencial de ALEPH el formato de
comunicación de MARC.

15.2.4 Modificar archivo de registros del catálogo (file-08)

Este servicio permite al usuario modificar un archive de registros en el formato secuencial
de ALEPH de acuerdo con un script de proceso especificado por el usuario. Este servicio
toma un archivo de entrada de registros MARC que han sido convertidos en el formato
secuencial de ALEPH (por ejemplo, usando los servicios de conversión paso 1 y 2). Este
genera dos archivos de salida. Un archivo contiene los registros de “salida” para futuros
procesos o cargas en el sistema. El otro archivo contendrá los registros que han sido
rechazados basado en criterios especificados en el script de procesamiento.

Este servicio puede ser el tercer paso de un proceso para convertir registros de formato
MARC al formato secuencial de ALEPH. Los pasos anteriores serían “Convertir registros
MARC – Paso1” (p-file-01 y “Convertir registros MARC – paso 2” (p_file_02). La salida
puede cargarse en ALEPH usando p_manage_18.

15.2.5 Convertir registros SWETS (file-05)

Los registros de SWETS lista la tabla de contenido de la seriada. Esta función convierte los
registros del formato de SWETS al formato secuencial de ALEPH.

15.2.6 Arreglar y verificar registros catalogados (manage-25)

Esta función puede usarse para arreglar y verificar registros del catálogo.

15.2.7 Arreglar registros del catálogo (manage-37)

Esta función puede usarse parar arreglar registros del catálogo.

121
15.2.8 Conversión de caracteres (manage-22)
Este servicio convierte caracteres de una representación a otra. La table de conversion debe
estar ubicada en el directorio $alephe/Unicode. Este servicio se usa generalmente para
convertir archivos de datos para importar/exportar.

15.2.9 Cargar registros al catálogo (manage-18)

Este servicio carga registros en el sistema. Estos registros pueden ser MARC o MAB2
convertidos en el formato secuencial de ALEPH, o registros recuperados con la función
“Recuperar registros del catálogo” u otras funciones disponibles de recuperación de
ALEPH.

15.2.10 Cargar registros al catálogo – Carga paralela (manage-180)

Este servicio carga registros al catálogo. Estos registros pueden ser MARC o MAB2 los
cuales han sido convertidos en el formato secuencial de ALEPH, o registros que han sido
recuperados usando la función “Recuperar registros del catálogo” u otras funciones
disponibles de recuperación de ALEPH. Este servicio es similar al servicio Cargar
registros al catálogo (manage-18). La diferencia es que este servicio tiene dos parámetros
adicionales: Borrar archivos de ciclos provisionales y Procesos a crear.

El parámetro Borrar archivos de ciclos provisionales controla la eliminación de archivos.

Este servicio tiene dos etapas:
• Lectura del archivo de entrada y división en ciclos con números de
documento pre-asignados.
• Carga de los archivos del ciclo en modo paralelo

15.2.11 Verificar el archivo de entrada contra la base de datos (manage-36)

Este servicio divide un archivo de entrada en tres archivos de salida de acuerdo con los
criterios de correspondencia definidos por el usuario.
Esta función genera los siguientes archivos de salida:

• El primer archivo contiene los nuevos registros (no son los registros
coincidentes en la base de datos).
• Elsegundo archivo contiene los registros coincidentes (basado en un único
identificador).
•El tercer archivo contiene los registros coincidentes, los cuales no están
asociados con un único registro en la base de datos (múltiple
correspondencia).
Las especificaciones para la ejecución de coincidencia para esta función es definida en la
tabla tab/tab_match.

122
15.2.12 Enviar registros OCLC al servidor OCLC (file-94)
Este servicio carga registros recibidos de OCLC en ALEPH a través del servidor OCLC.
Este recupera registros de OCLC en un archivo de entrada y los envía al puerto
especificado en el servicio.

15.2.13 Cargar registros genéricos del proveedor (file-96)

Este servicio carga registros MARC, crea los registros de holding asociados, ítem, ordenes
y registros de transacciones de presupuestos, y compromete el fondo apropiado.

15.2.14 Cargar registros MARCIVE (file-99)

Cargar documentos MARCIVE es un servicio diseñado para ser ejecutado por la biblioteca
en una base periódica tal como reciben los archivos MARCIVE. Estos archivos son
recibidos normalmente en una base semanal y actualizados en una base mensual. Existen
dos tipos de documentos MARCIVE:
• Lista semanal de envió – catalogación breve de los documentos que la
biblioteca recibe de GPO.
•Catalogación mensual completa – documento con catalogación completa
MARC, la cual puede o no corresponder a con la lista de registros enviados.

15.2.15 Cargar registros BNA (file-98)

Este es un proceso para convertir y cargar registros BNA. Los registros BNA son registros
MARC para ediciones U.S./Canadian y U.K./European de títulos en inglés proporcionados
por Blackwell's technical services. Hay tres tipos de registros de BNA:
1. Lista de registros empaquetada: registros formateados MARC, contienen
una descripción bibliográfica breve.
2. Registros MARC: registros catalogados de LC MARC, CAN MARC, o
UK MARC proporcionados por U.S./Canadian and U.K./European English.
3. Registros MARC-PLUS: registros catalogados como se describe antes con
campos adicionales 9xx que contienen datos del perfil de aprobación, datos
de factura del libro, y datos del fondo, proporcionados por U.S./Canadian y
U.K./European.

15.2.16 Pre-procesar archivo de entrada antes de cargarlos (manage-39)

El propósito de este proceso es filtrar un archivo de entrada de registros antes de cargarlos
en la base de datos (usando, por ejemplo el servicio Cargar registros al catálogo – manage-
18), cuando el archivo de entrada incluye registros identificados como “no deseado” en
LDR/22, o incluye registros que están duplicados dentro del archivo.

Este servicio divide el archive en tres archivos de salida:

1. El primer archivo (archivo de salida) contiene registros que pueden
enviarse en el proceso de carga.
123
 2. El Segundo archive (Archivo de registros duplicados) contiene el segundo
y las iteraciones de registros duplicados. Este archivo deberá enviarse en el
proceso de carga después del primer archivo, para que ellos puedan
encontrar su coincidente, e ir a través de procesos de combinación.

3. El tercer archivo (archivo de registros descartados) contiene registros que

no deberán cargarse.

15.2.17 Crear registros de holding e ítem usando datos bibliográficos (manage-50)

Este servicio puede usarse para crear registros de holdings e ítems (Z30) en ALEPH. La
información usada para generar los registros de holding e ítem son tomados de los campos
embebidos en los registros bibliográficos que han sido cargados en el escenario BIB de
ALEPH (por ejemplo, usando p-manage-18).

15.2.18 Combinar registros (manage-38)

Este servicio es usado para combinar registros catalogados de acuerdo con los programas
definidos en la tabla tab_merge. Este genera un reporte de registros combinados. Este
servicio deberá ejecutarse antes de cargar registros en la base de datos. El archivo de
entrada puede contener uno de los archivos de salida generados por p-manage-36
(Combinar registros).

15.2.19 Cargar registros OCLC (file-93)

Este servicio carga registros de OCLC en lote al sistema sin hacer uso del servidor OCLC.
Este servicio puede cargar registros bibliográficos y de autoridades. El servicio crea un
archivo de salida que puede encontrarse en el directorio PRINT del escenario. El archivo
tiene el mismo nombre del archivo de entrada.
El archivo de salida contiene la siguiente información:
Escenario administrativo, campo OWN, fecha de apertura, No. de log, acción (satisfactoria,
fallido o información), información de mensajes.
Esta información también es guardada en la bitácora de carga (tabla de oracle Z73).

15.2.20 Generar reporte para la bitácora de carga (file-94)

Este servicio genera un reporte de registros cargados en ALEPH usando OCLC y
MARCIVE.

La información generada en el reporte proviene de la bitácora de carga (tabla de oracle

Z73).

124
15.3 Construir índices para el catálogo

15.3.1 Actualizar índice de palabras (manage-01)

Este servicio construye el índice de palabras de la base de datos. Este proceso bloquea el
sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.3.2 Actualizar índice directo (manage-05)

Este servicio actualiza el índice directo de la base de datos. Este proceso bloque el sistema
y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.3.3 Actualizar el índice de encabezados (manage-02)

Este servicio actualiza el índice de encabezados de la base de datos. Este proceso bloquea
la base y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

Note que siempre que ejecute este servicio con el Modo duplicado definido como No, usted
deberá programar el servicio Alfabetizar encabezados largos (manage-17) para tener una
correcta alfabetización de encabezamientos largos.

15.3.4 Actualizar índice de orden (manage-27)

Este servicio actualiza el índice de orden de la base de datos. Este proceso bloquea el
sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.3.5 Actualizar encabezamientos - Configuración (manage-16)

Este servicio alfabetiza los encabezamientos de acuerdo con las reglas para la
alfabetización que son guardadas en la tabla tab00.lng y en la tabla tab_filing.

Estas reglas crean un “texto clasificado” por el cual el encabezamiento es alfabetizado. Los
encabezados son alfabetizados de acuerdo con los primeros 69 caracteres del texto de cada
entrada. El servicio Alfabetizar encabezamientos largos (manage-17) alfabetiza aquellos
encabezados cuyo texto es mayor a 60 caracteres.

Después de programar este servicio, siempre programe el servicio Alfabetizar encabezados

largos (manage-17). Este servicio bloquea el sistema y deberá programarse cuando la
biblioteca este cerrada.

15.3.6 Alfabetizar encabezados largos (manage-17)

Este servicio alfabetiza aquellos encabezados cuyos textos son mayores a 69 caracteres.
Este servicio bloquea el sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.3.7 Actualizar registros bibliográficos cortos (manage-07)

Este servicio actualiza los registros bibliográficos cortos y/o registros Z00R de la base de
datos. Este servicio bloquea el sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este
cerrada.
125
15.3.8 Actualizar índices para los registros seleccionados (manage-40)
Este servicio escribe los números de documentos solicitados en la tabla de oracle Z07,
después estos registros son re-indexados a través del proceso de actualización usual
(ue_01).

15.3.9 Construir contadores para las bases lógicas (manage-32)

Este servicio construye los contadores para bases lógicas. Este deberá programarse después
de construir el índice de encabezados (manage-02), si su base está configurada para usar
estos contadores.

15.3.10 Actualizar registros breves (manage-35)

Este servicio actualiza y crea registros breves. Este servicio bloquea el sistema y deberá
programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.3.11 Crear enlaces entre registros (manage-12)

Esta función crea enlaces entre registros de la base de datos. Este servicio bloquea el
sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.4 Reportes de mantenimiento al catálogo

15.4.1 Borrar encabezados no ligados (manage-15)

Si está conectado a un escenario bibliográfico, este servicio borra los encabezados que no
estén enlazados a registros bibliográficos. Si está conectado a un escenario de autoridades,
este servicio borra los encabezados que no estén enlazados a un registro de autoridades.

15.4.2 Lista de encabezados no autorizados (auth-03)

Este servicio genera un reporte listando los encabezados en el escenario bibliográfico que
no están enlazados a encabezados en la base de autoridades.

15.4.3 Detectar encabezados similares (manage-26)

Este servicio detecta encabezados similares cuyos textos son idénticos. Este detecta
encabezados que probablemente son el mismo excepto por su puntuación. Este servicio
puede ejecutarse en todos los índices (opción Verificar todos los encabezados) o en un
código especifico (verificar encabezado por código + seleccionar un código).

15.4.4 Listar encabezados que tienen múltiples registros (auth-04)

Este servicio crea un reporte que lista los encabezados bibliográficos y/o de autoridades
presentes en más de un registro.

Note que ya que ALEPH requiere que solo un registro de autoridad este ligado a un
encabezados, este reporte puede ser útil sobre todo en la base de autoridades.

126
15.5 Procedimientos de mantenimiento al catálogo

15.5.1 Arreglar y verificar registros del catálogo (manage-25)

Esta función puede usarse para arreglar y verificar registros del catálogo.

15.5.2 Borrar encabezados no enlazados (manage-15)

Si está conectado a un escenario bibliográfico, este servicio borra los encabezados que no
estén enlazados a registros bibliográficos. Si está conectado a un escenario de autoridades,
este servicio borra los encabezados que no estén enlazados a un registro de autoridades

15.5.3 Alfabetizar encabezados largos (manage-17)

Este servicio alfabetiza aquellos encabezados cuyos textos son mayores a 69 caracteres.
Este servicio bloquea el sistema y deberá programarse cuando la biblioteca este cerrada.

15.5.4 Cambios globales (manage-21)

Este servicio permite hacer cambios en todos los registros del catálogo que encuentre su
criterio de selección. Alternativamente, puede seleccionar NO cambiar los registros, solo
generar un reporte de los registros que fueron elegidos para el cambio de acuerdo con los
criterios que ingrese en el formulario.

15.5.5 Borrar campos "CAT" (manage-13)

Este servicio actualiza los registros borrando los campos “CAT” que no son necesarios. El
campo “CAT” contiene información acerca de la fecha y la hora de la creación o
actualización del registro ($$c, $$h) y el nombre del usuario ($$a).

15.5.6 Crear/actualizar la tabla Z106 para el campo "CAT" (manage-19)

Este servicio crea o actualiza la tabla de Oracle Z106 la cual contiene información acerca
del campo “CAT” de un registro. Usted puede usar comandos SQL para recuperar registros
que fueron creados o actualizados por un catalogador en particular.

15.5.7 Borrar registros bibliográficos incluyendo los registros ADM/HOL relacionados

(manage-33)
Este servicio borra registros bibliográficos encontrados usando una de las funciones de
recuperación (por ejemplo, usando el proceso “Recuperar registros del catálogo”). Este
servicio también borra todos los registros (por ejemplo, ítems, ordenes, prestamos, reservas,
etc.) enlazados a estos registros bibliográficos.

15.5.8 Copiar etiquetas a registros enlazados (manage-55)

Este servicio puede usarse para copiar etiquetas de un tipo de escenario a otro (las etiquetas
son copiadas desde los registros seleccionados a los registros asociados en el escenario).
Este servicio puede usarse, por ejemplo, para transferir información de holding de un
registro bibliográfico al registro de holding enlazado.
127
15.5.9 Cargar signatura PALAS (manage-45)
Este servicio inserta una signatura en el subcampo $j del campo 852 de un registro de
holding. La signatura es generada en un archivo por el sistema PALAS. El trabajo acepta
como parámetro un nombre de archivo localizado en $data_scratch. Cada línea en el
archivo contiene el número del registro de holding, una como, y la signatura

Ejemplo: 000001234,YA.1998.b.4722

15.5.10 Actualizar registros del catálogo (file-95)

Este servicio actualiza los registros existentes en la base con registros de entrada en formato
MARC.

Los registros entrantes deben incluir el número de sistema del registro ene l campo 001 y
un campo del registro en la base que no coincide.

El programa soporta las siguientes funciones:

• MAT (MATCH) – coincide la línea en el archivo de entrada con la línea en

el registro. La coincidencia está en la etiqueta e indicadores así como en el
contenido. El campo de coincidencia es borrado si la base es actualizada.

• ADD (ADD) – agrega el Nuevo campo si la línea no coincide.

15.6 Unión del catálogo / Ver unión

Nota
Todos los campos en la Z120 son automáticamente transferidos a Z127 por uno de los
disparadores de Z127.

15.6.1 Crear tabla de equivalencias (union-01)

Este servicio construye registros de equivalencias (Z120) para cada registro bibliográfico.
La tabla de equivalencias (Z120) almacena registros de equivalencias – esto es, almacena
una lista de números de registro que el algoritmo de equivalencia determine. Los datos en
esta tabla de Oracle es usada para crear búsquedas de-duplicados y mostrar la combinación.

15.6.2 Poblar tabla de equivalencias (union-02)

Este servicio alimenta los registros de equivalencias vacías (Z120).

Los registros de equivalencia son construidos para cada registro bibliográfico por el
servicio Crear tabla de equivalencias (unión-01) después de iniciar la conversión y carga de
datos.

128
15.6.3 Reconstruir equivalencias de un registro (union-04)
Este servicio reconstruye las equivalencias para registros que tienen registros de
equivalencias (Z120) marcados N para actualizar.
La tabla de equivalencias es alimentada por el servicio Poblar tabla de equivalencias
(union-02). Este servicio define la bandera de Actualizar como C (verificada). Cuando los
registros son cambiados, borrados o agregados, las equivalencias anteriores no se
mantienen y la tabla de equivalencias para estos registros deben ser actualizadas. Por esta
razón, los registros nuevos/actualizados son marcados con N para actualizar. Este servicio
actualiza la tabla de equivalencias para estos registros.

15.6.4 Convertir Registros (union-03)

Este servicio convierte los archivos de los registros entrantes para futuras cargas al catálogo
de unión. Existen tres etapas para la conversión de registros:
• Conversión desde el formato secuencial de ALEPH de entrada

• Conversión de datos campo-por-campo o enriquecimiento

• Validación del registro

15.6.5 Cargar registros al catálogo de unión (union-13)

El servicio cargar registros al catálogo de unión (unión-13) toma registros que han sido
convertidos, arreglados y validados, y los carga en la base del catálogo de unión de
ALEPH. Los registros para carga son tomados del directorio convertido de la contribución
de la biblioteca u organización. El proceso de carga hace lo siguiente: carga nuevos
registros, cubre o borra registros existentes, incluye nuevos índices y registros actualizados,
y construye registros de equivalencias vacías (Z120) o marca tablas de equivalencias
existentes para actualizar.

15.6.6 Eliminar registros idénticos (union-07)

Este servicio encuentra campos duplicados SID y selecciona el más reciente usando el
campo 005. Las versiones anteriores del mismo registro son eliminadas (borradas
completamente de la base de datos). Si el campo 005 es igual, el registro con el número de
sistema más reciente es seleccionado. Nosotros recomendamos que corra este servicio
después de la primera carga de registros en el catálogo de unión después de que su sitio
entre en producción.

15.7 Administrar tablas de la base de datos

El servicio en esta sección es explicado en detalle en el capítulo Servicio del módulo de
circulación para el usuario staff.

129
15.8 Módulo Recursos Digitales
ALEPH ofrece varios servicios para importar y exportar objetos digitales y metadatos.
Mientras los metadatos descriptivos (bibliográficos) son almacenados como parte del
registro bibliográfico (Z00), los metadatos técnicos son almacenados en su propia tabla de
Oracle (Z403).
La importación y exportación están basadas en archivos XML que contienen secciones
específicas para metadatos descriptivos y técnicos. Para actualizar objetos en el sistema,
generalmente, necesita correr dos servicios (adam-01 y adam-02)- Ambos son parte del
menú de servicios:

15.8.1 Crear objetos digitales del archivo cargado (adam-01)

Este servicio es usado para crear un archivo XML necesario para cargar archivos al sistema
que no tienen metadatos descriptivos (registros bibliográficos) o metadatos técnicos (Z403).
El archivo XML creado por este servicio contiene metadatos descriptivos y técnicos
generados usando una plantilla (z403_template.xml) que tiene que ser manipulada por el
usuario. El archivo XML creado por este servicio puede tomarse para cargar objetos y
metadatos en el sistema usando el servicio adam-02.
Un ejemplo de la plantilla XML para ser editado por el usuario puede encontrarse en el
directorio tab de USM01.
El archivo XML contiene diferentes secciones para metadatos descriptivos (<registro>) y
técnicos (<z403>).
El siguiente es un ejemplo del archivo XML:
<file>
<record>
130
<leader>^^^^^nam^^^^^^^^^^a^4500</leader>
<controlfield tag="FMT">VM</controlfield>
<controlfield tag="008">^^^^^^b^^^^^000^^^und^d
</controlfield>
<datafield tag="100" ind1="0" ind2=" ">
<subfield code="a">Michelangelo Buonarroti</subfield>
<subfield code="d">1475-1564</subfield>
</datafield>
<datafield tag="650" ind1=" " ind2="0">
<subfield code="a">Painting, Italian</subfield>
</datafield>
</record>
<Z403>
<Z403>
<Z403-OBJECT-STORAGE>
<Z403-MEDIA-TYPE>IMAGE_JPG</Z403-MEDIA-TYPE>
</Z403-OBJECT-STORAGE>
<Z403-USAGE-TYPE>VIEW</Z403-USAGE-TYPE>
<Z403-NOTE></Z403-NOTE>
<Z403-COPYRIGHT>
<Z403-COPYRIGHT-FLAG>Y</Z403-COPYRIGHT-FLAG>
<Z403-COPYRIGHT-NO-COPIES>000</Z403-COPYRIGHT-NO-COPIES>
<Z403-COPYRIGHT-TYPE></Z403-COPYRIGHT-TYPE>
<Z403-COPYRIGHT-OWNER>PUBLIC</Z403-COPYRIGHT-OWNER>
<Z403-COPYRIGHT-CHECK></Z403-COPYRIGHT-CHECK>
</Z403-COPYRIGHT>
</Z403>
</file>
Cuando adam-01 es ejecutado, otro archivo XML es generado con metadatos descriptivos y
técnicos y el camino para los objetos digitales.
Este archivo XML tiene el mismo nombre del directorio, más la extensión xml. Por
ejemplo, si el directorio que contiene el objeto y la plantilla es llamado createxml, el
archivo resultado en XML después de ejecutar adam-01 será createxml.xlm
Este archivo XML puede usarse para el cargue actual con el servicio adam-02.
Note que el archivo XML contiene el nombre del objeto digital como título si ningún título
se define en la sección <registro> de la plantilla.
El parámetro número de registros bibliográficos creados determina el número de registros
bibliográficos que serán creados.
La opción “Un registro por objeto” crea un registro metadato (en otras palabras un registro
bibliográfico) por cada objeto digital.
La opción “Único registro para todos los objetos” crea un único registro metadato para
todos los objetos digitales procesados por este servicio.

15.8.2 Importar registros y objetos digitales (adam-02)

Este servicio toma el archivo XML generado con adam-01 o cualquier otro archivo XML
con el formato y contenido apropiado y actualiza el sistema. Este servicio crea registros en

131
Z00 (bibliográfico) y Z403 (metadato técnico) de acuerdo con las definiciones en el archivo
XML.
Note que el archivo XML que se cargará debe tener el mismo nombre del directorio más la
extensión xml, de otra forma no será cargado. Si el archivo XML fue creado usando adam-
01, este tendrá este formato.
Note además que si el campo Z403-TITLE no es llenado, el sistema toma el contenido de
Z13-TITLE en su lugar. El registro Z13 es creado automáticamente durante la carga del
metadato descriptivo (Z00) de acuerdo con la configuración estándar (tab22).
Usted puede actualizar objetos digitales para registros bibliográficos existentes cambiando
el metadato descriptivo (bibliográfico). Para esto, edite el archivo XML generado con
adam-01 o entréguelo en un formato apropiado y deje todas las etiquetas de la sección
<record> vacias y agregue la siguiente línea a la sección <record> en la plantilla:
<controlfield tag “SYS”>NNNNNNNN</controlfield>

NNNNNNNNN es una variable para el número de sistema del registro, por ejemplo,
<controlfield tag “SYS”>000050018</controlfield> actualizará objetos para el
registro bibliográfico #000050018.
Note que si el número de sistema no existe en el catálogo, los objetos no serán actualizados.

15.8.3 Exportar registros (adam-04)

Este servicio exporta registros de Oracle Z00 (descriptivo) y Z403 (metadatos técnicos) en
el formato definido XML similar al formato XML usado para importar. Además este
permite exportar no solo el metadato sino también el objeto mismo.

Usted puede limitar este servicio a un rango de registros contenidos en un archivo de

entrada creado por el servicio ret-01.
Note que el directorio de salida siempre esta ubicado como un sub-directorio bajo el
directorio export del escenario.

15.8.4 Cambiar ubicación del objeto (adam-03)

Los objetos digitales son almacenados en un directorio definido en el servidor. Si desea
mover los objetos de un directorio a otro, por ejemplo, cuando se agrega otro disco al
servidor, usted puede usar este servicio para transferir físicamente los objetos al nuevo
directorio destino. Simplemente ingrese el directorio fuente que contiene los objetos que
deberán ser transferidos, el directorio destino que está diseñado como nuevo almacén para
los objetos y el escenario en el cual desea correr este servicio.

15.8.5 Crear miniatura o texto completo (adam-05)

Las miniaturas para objetos de imágenes y texto completo para objetos de texto pueden
crearse usando la función en la lista de objetos o usando este servicio. Use este servicio

132
para crear miniaturas y textos completos cuando trabaja con un cantidad grande de nuevos
registros en lugar de actualizar los objetos uno por uno.

Para correr este servicio debe definir un rango de registros o usar un archivo de entrada que
puede crearse con ret-01.

15.8.6 Reporte técnico (adam-06)

Este servicio es usado para crear reportes estadísticos. Este cuenta todos los registros de la
Z403 e imprime un resumen. Este resumen incluye la siguiente información:
• Número de objetos, total
• Número de objetos por tipo de uso
• Número de objetos por ADM
• Almacenamiento, total
• Almacenamiento por directorio
• Almacenamiento por extensión

15.8.7 Reporte de uso (adam-07)

Este servicio está diseñado para monitorear el acceso. Este genera un análisis detallado de
accesos ordenado por varios criterios. Usted puede limitar este reporte a un rango de
fechas.

15.8.8 DigiTool Metadata y cargar Objetos (adam-08)

Este servicio puede usarse para convertir datos exportados de DigiTool (entidades digitales)
en un formato el cual puede ser manejado por el servicio adam-02. Los objetos y los
archivos XML deben ser transferidos al directorio de importación de ADAM para estar
disponibles para adam-08. Es posible convertir solo datos de tipo de uso “VIEW”.

15.8.9 Update Full Text Index (manage-91)

Este servicio actualiza el índice de texto complete de la base de datos. Este procedimiento
bloquea el sistema y deberá programarse solo cuando la biblioteca esta cerrada.
Existen dos opciones para correr este servicio:
• Reconstruir el índice de texto completo, limpiando y reconstruyendo las tablas.
• Actualizar el índice de texto complete sin limpiar las tablas.

15.9 General

15.9.1 Imprimir reporte de disparadores (com-01)

Este servicio genera una impresión de disparadores.

133
15.9.2 Contador de registros nuevos y actualizados – por catalogador (com-02)
Este servicio genera un reporte que contiene el número de registros nuevos y actualizados
por catalogador.

15.9.3 Restaurar servicios (sys-01)

Este servicio detiene un servicio y lo restaura. El servicio que es detenido es seleccionado
por el usuario y puede ser el pc_server, www_server o el oclc_server. Cuando se ejecuta
este servicio se detendrán los servicios existentes con el Puerto predeterminado e inicia uno
nuevo con el mismo puerto. Si es especificado un puerto, solo ese puerto será restaurado.

15.9.4 Reconstruir paquete de plantillas de impresión (sys-02)

Este servicio reconstruye el archivo htmlo.pck después de editar una forma o carta en el
directorio form_spa. Para que cualquier cambio a estos archivos aparezca, usted debe
correr este servicio.

15.9.5 Actualizar paquete de tablas (sys-03)

Este servicio actualiza el archivo del paquete de tablas (pc_cat.pck) en el directorio
catalog. Cuando un usuario se conecta a la base local en el módulo de catalogación, el
sistema compara las tablas en el cliente con la fecha del paquete pc_cat.pck en el servidor.
Si las fechas son diferentes y la bandera AlwaysImportFiles en alephcom.ini (bajo
[Package]) es “N” entonces el usuario deberá escoger si desea actualizar las tablas en el
cliente. Si las fechas están diferentes y la bandera AlwaysImportFiles es “Y”, entonces las
tablas son importadas automáticamente. Entre otras tablas/archivos, el directorio catalog
contiene formas de catalogación (por ejemplo, 008_bk.lng para MARC 21), plantillas de
catalogación (por ejemplo, 008_bk.lng para MARC 21). Archivos de ayuda (en el sub-
directorio HTML), códigos para el campo FMT (formats.lng), contenidos de campo para
textos en campos fijos (tag_text.dat), lista de etiquetas validas y alias (codes.lng), etc.

15.9.6 Conversión de claves de registros (manage-70)

Este servicio convierte claves de registros. Este toma el archivo de entrada que contiene
claves de registros de un tipo (por ejemplo, números BIB) y, para cada valor que contiene,
lista la llave correspondiente de otro tipo (por ejemplo, número de orden).

16 Administrando objetos digitales con ADAM

Usted puede usar el modulo de recursos digitales (ADAM) para enlazar objetos digitales,
como imágenes, audio, vídeo, y texto completo a los registros BIB. Los objetos enlazados
a los registros bibliográficos son listado en estructura de árbol del Administrador de
registros (sección inferior del panel izquierdo) como un sub-árbol del registro BIB o ADM.
Su administrador define si un objeto es listado como parte de un registro BIB o como parte
de un registro ADM.

Objetos listados bajo el escenario BIB Objetos listados bajo el escenario ADM

134
16.1 Creando nuevos objetos
Usted puede crear registros de objetos a través del Administrador de registros de la pestaña
Catalogación. Si no hay objetos enlazados al registro BIB, un mensaje “No disponibles” es
mostrado en el nodo:

Para crear un registro de un objeto, siga estos pasos:

1. Seleccione el nodo Objetos
2. Seleccione la opción Cargar/crear del menú Administrador de registros o haga
clic derecha en el nodo Objetos, o doble clic en el nodo Objeto:

135
La lista de objetos se abre:

136
16.2 Lista de objetos
La lista de objetos, mostrada, despliega los objetos enlazados a un registro bibliográfico
particular y permite el acceso a varias funciones.
Los siguientes botones están disponibles en esta ventana:
Nuevo
Pulse Nuevo para agregar un Nuevo objeto. El formulario del objeto se activará en el panel
inferior.
Duplicar
Pulse Duplicar para copiar el registro del objeto seleccionado. El formulario en el panel
inferior se activará y mostrará los detalles para ser editado.
Borrar
Para borrar un objeto, seleccione el objeto deseado y haga clic en Borrar. Usted recibirá
un mensaje preguntándole si desea borrar. Pulse Si si esta seguro.
Nota
La opción Borrar no solo borra el registro del objeto sino también el objeto si esta
almacenado en un directorio del sistema de archivos.
Vista miniatura
Pulse Vista miniature para crear miniatura para objetos de imágenes. Una rutia que crea
automáticamente miniaturas será iniciado cuando termine de ver la miniatura que será un
objeto adicional mostrado en la vista breve del OPAC.
Indizando
Pulse Indizando para crear un índice para objetos textuales. Este inicia una rutina que
automáticamente convierte doc PDF a un formato indexable, asegurando que el contenido
del objeto esté disponible para la búsqueda del texto completo.
Note que un juego de caracteres Latin ISO será escogido para la conversión de caracteres si
otro juego no es especificado en la pestaña datos técnicos de la forma del objeto. Para
documentos en Ruso, Hebreo, etc., asegúrese de asignar el juego de caracteres antes de
correr el índice.

16.3 Formularios del objeto

Todas las pestañas del objeto excepto la pestaña de información y la del navegador
contienen tres botones:
Actualizar / Agregar
Pulse Actualizar para guardar los cambios realizados al registro del objeto en la pestaña.
El botón Agregar aparece en lugar del botón Actualizar si ha seleccionado el botón Nuevo
de la lista de objetos para adicionar un nuevo objeto digital.
Guardar predeterminados

137
Cuando hace clic en Guardar predefinidos, la información ingresada en los campos de la
pestaña actual será automáticamente usada cuando se creen nuevos registros de objetos
(hasta que guarde nuevamente otros valores).
Si quisiera limpiar todos los valores guardados, seleccione Borrar valores predefinidos de
objetos del menú Abrir registros de ítems.
Cancelar
Pulse Cancelar para terminar el trabajo en el panel inferior y regresar al panel superior.

16.3.1 Pestaña información del objeto

La pestaña de información del objeto muestra un resumen de metadatos del objeto e

información básica del registro bibliográfico al cual el objeto esta enlazado.
La pestaña Inf. Del objeto es mostrada cuando crea un nuevo objeto hasta cuando lo
guarda con el botón Agregar.

138
16.3.2 Pestaña ubicación

Cuando usted crea un nuevo objeto usando los botones Nuevo o Duplicar de la lista de
Objetos, la pestaña Ubicación se activa en el panel inferior. Esta pestaña es usad para
ingresar/actualizar un título del objeto, la fuente e información del archivo, el propietario
del objeto y el tipo de uso.
Título
La información de título es opcional. Usted puede ingresar un título para le objeto que será
mostrado en el nodo objeto del Administrador de registros o del OPAC. Si este campo se
deja en blanco, el contenido del campo título (245##) es usado automáticamente como el
título del objeto.

Sub-biblioteca de Cat.
El campo sub-biblioteca de cat es opcional. Esta contiene el código de la sub-biblioteca que
posee el objeto digital. Esta información es relevante para accesos y administración del
objeto. El directorio que será ofrecido para el almacenamiento del objeto digital depende
de esta entrada. Una rutina de verificación asegura que se seleccione una sub-biblioteca
valida.
Ingrésela o selecciónela de la lista. Las siguientes opciones están disponibles.
• Blanco – el objeto no está relacionado con una sub-biblioteca o ADM
especifica.
• ADM – si el campo contiene el código del escenario ADM, el objeto está
relacionado a este escenario
• Sub-biblioteca – el objeto esta relacionado con esa sub-biblioteca especifica
Tipo de uso
El tipo de uso es obligatorio. Este define el contexto de uso del objeto. Para todos los
objetos textuales e imágenes diseñados para mostrarse en el OPAC, seleccione Vista.

139
Note que el índice de los tipos de uso y el índice de texto son usados para objetos de XML
creados por el sistema. Si tiene un objeto XML para ser indexado por el sistema, este debe
estar formateado apropiadamente. El siguiente es un ejemplo.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
- <INDEX>
<txt>Sample of xml format internally generated for indexing of text
objects</txt>
<txt>This is the XML-format that is used by the system for indexing</txt>
<txt>... </txt>
<txt>…</txt>
<txt>…</txt>
<txt>…</txt>
<txt>…</txt>
</INDEX>
Los objetos creados por las rutinas de indización o miniaturización de la lista de objetos son
asignados automáticamente a los tipos THUMBNAIL o INDEX respectivamente.
Note que solo la vista de miniaturas creadas con el botón Vista miniatura de la lista de
objetos contiene un enlace seleccionable al objeto digital desde el cual la miniatura fue
sacada.
Directorio de almacenamiento
El campo directorio de almacenamiento es obligatorio y contiene información acerca del
directorio que se usa para almacenar el objeto digital. Este nombra el camino en el cual el
objeto digital será copiado.
Note que el contenido de este campo depende de la sub-biblioteca que seleccione. Todos
los posibles directorios de almacenamiento que pertenecen a la sub-biblioteca que
seleccione en la lista serán mostrados en la lista.
Nombre del archivo
Este campo es obligatorio si actualiza un archivo de una unidad local o red. Ingrese el
nombre del archivo del objeto digital que enlazara.

URL
La URL es obligatoria si actualiza un archivo que es accesible desde una URL. Ingrese la
URL que indica el archivo sobre el servidor remoto.

Extensión
La extensión es obligatoria. Esta es generada automáticamente pero puede cambiarla
seleccionando otra entrada de la lista.

Tamaño del archivo (Bytes)

El tamaño del archivo contiene el tamaño del objeto en bytes y es llenada automáticamente
por el sistema durante la carga del archivo al servidor.

140
16.3.3 Pestaña datos técnicos

Juego de caracteres
El juego de caracteres es recomendado para objetos textuales que serán usados para
indización de texto completo. En otros casos este es opcional. Este contiene el juego de
caracteres del documento. Esta información será usada para iniciar la rutina apropiada para
conversión de caracteres para índices de texto completo. Este campo solo es usado para
objetos de texto como PDF o Word.
Resolución
La resolución es opcional. Usted puede ingresar una descripción de la resolución de
objetos de imágenes.
Color
El color es opcional. Usted puede ingresar una descripción del color o del objeto de la
imagen.
Dimensiones
Las dimensiones son opcionales. Usted puede ingresar información de las dimensiones del
objeto.
Relación de compresión
Opcional. Usted puede ingresar la relación de la compresión del objeto digital.
Hardware de creación
Opcional. Usted puede ingresar una descripción del hardware que fue usado para crear el
objeto digital.
Fecha de creación
Opcional. Usted puede ingresar la fecha en la cual el objeto digital fue creado.
Software de creación
Opcional. Usted puede ingresar el nombre del software que fue usado para crear el objeto
digital.

141
Nota 1 – 5
Opcional. Los campos de notas permiten crear notas del objeto. Usted puede usar este
campo para ingresar un metadato adicional técnico.

16.3.4 Pestaña copyright

Contacto de Copyright
Opcional. Usted puede ingresar una descripción del contacto de copyright del objeto
digital. Pulse el botón al final de la línea para abrir la lista de proveedores de ALEPH para
seleccionar un proveedor como contacto.
Propietario de Copyright
Opcional. Usted puede seleccionar el propietario del copyright de la lista o ingresar el
texto.
Tipo de Copyright
Opcional. Usted puede seleccionar el tipo de copyright de la lista.
Tipo de aviso de copyright
Opcional. Este especifica, que tipo de aviso de copyright será mostrado, si la casilla Aviso
de copyright esta activa. Usted solo puede seleccionar un tipo de aviso de la lista.
Nota de Copyright
Opcional. Use este campo para agregar una nota a la información del copyright.
Aviso copyright
Seleccione una opción de aviso para definir si un aviso de copyright para un objeto es
mostrado en el OPAC.

142
16.3.5 Pestaña Derechos de acceso

Fecha de vigencia
Opcional. Use este campo para definir una fecha en la cual el uso del objeto termina. Use
el formato de fecha dd/mm/aaaa. Seleccione una fecha del calendario o ingrese la fecha
manualmente.
Estatus del usuario
Opcional. Usted puede ingresar hasta 10 estatus de usuario (cada estatus tiene dos dígitos)
separados por una coma. El objeto es verificado en relación con el estatus del usuario y de
la sub-biblioteca.
Note que la verificación para el estatus de usuario no esta disponible en esta versión, pero
puede ingresar estatus de usuario que serán verificados para futuras versiones.
Dirección IP
Opcional. Es usado para limitar el acceso al objeto basado en la dirección IP. Las
direcciones pueden truncarse usando el asterisco (*).
Usted puede ingresar hasta 10 direcciones, separadas por un blanco.
Sub-biblioteca
Opcional. Seleccione la sub-biblioteca de la lista de selección.
Los derechos de acceso al objeto son verificados contra la sub-biblioteca asignada al
usuario. Si el usuario no tiene un registro para la sub-biblioteca seleccionada, el no podrá
ver el objeto.
Curso
Opcional. Use este campo para restringir el despliegue de un objeto basado en un curso. Si
el curso y el ID del usuario no coinciden, el usuario no podrá ver el objeto.
Número de copias
Opcional. Este campo define un límite de concurrencias para un objeto.
Duración del préstamo
143
La duración del préstamo actualmente no esta en uso. Este será soportado para versiones
futuras.
Mostrar en OPAC
Seleccione esta opción si desea que un objeto se muestre en el OPAC sujeto a otras
restricciones de acceso definidas antes. Si deja en blanco esta opción, el objeto no será
mostrado en el OPAC en ninguna circunstancia.
Invitado permitido
Seleccione esta opción si desea que los usuarios no registrados puedan ver el objeto. Si
deja la opción en blanco, el objeto solo estará disponible para usuarios registrados.

16.3.6 Pestaña del navegador

Esta pestaña permite ver el objeto seleccionado en su navegador predeterminado. Para ver
el objeto, haga clic en Ver. En algunas ocasiones, el objeto es automáticamente mostrado
sin hacer clic en el botón Ver. Esta opción es determinada por administrador de acuerdo
con el tipo y tamaño del objeto.

16.4 Búsqueda para objetos digitales

Los objetos son enlazados al registro bibliográfico en su escenario BIB, el cual contiene el
metadato descriptivo. De ahí que, la misma búsqueda del escenario BIB este disponible.

16.4.1 Búsqueda en texto completo

La búsqueda en texto completo permite buscar términos en documentos registrados como
objetos y para los cuales se ha ejecutado el índice de texto completo. Para la búsqueda del
índice para texto completo, de la lista de Objetos, haga clic en Indizando.
Usted puede usar truncación, pero tenga en cuenta que debe usar el caracter „%‟ para
truncar cuando haga la búsqueda en texto completo.

144