Gestión del Cambio

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 Gestión del Cambio
El cambio es inevitable
No controlarlo es una de las principales razones de fracaso
de los proyectos
Manejar proactivamente el cambio es clave para el éxito del
proyecto

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 Control de Cambios

Los cambios al alcance del proyecto son oportunos si:

Se analiza y comprende el impacto de los mismos sobre el proyecto
El patrocinador es quien lleva a cabo la toma de decisiones que fundamenten los
cambios
El valor agregado al proyecto es mayor que el impacto causado al progreso del
proyecto
Y se hace un equitativo ajuste al costo y plazo del proyecto

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 Control de Cambios

La mayoría de las solicitudes para la realización de cambios se derivan de:

Cambios externos

Problemas internos del proyecto

Requerimientos iniciales faltantes

y/o mal detectados

Nuevos requerimientos

Comprensión errónea de los requisitos

Problemas técnicos

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 Control de Cambios

Procedimiento para la realización de cambios al alcance:

Involucrar a los clientes principales

Asegurarse que todos conozcan los procedimientos

Hacer respetar y seguir los procedimientos desde el inicio del

proyecto

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Estrategias para Gestión de Cambios

Evite la “corrupción del alcance” (scope creep)

Aumento de los requerimientos sin su correspondiente

ajuste en plazos y costos

¿Qué hacer si hay muchos cambios pequeños?

Agrupar las solicitudes en bloques

Fije un nivel de tolerancia

Dentro del cual el Director de Proyecto puede tomar

algunas decisiones

No lo haga si el proyecto está en riesgo o atrasado

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Estrategias para Gestión de Cambios

Estrategias

Decir 'Sí' al cliente ¿es siempre adecuado?

Solo si obtiene aprobación del

patrocinador, no de los usuarios
finales

En etapas finales del proyecto, congele los

requerimientos de cambio
Toda investigación de gran envergadura necesita la
aprobación previa del patrocinador

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 Estrategias para Gestión de Cambios

Estrategias

Todos son responsables de que no se implementen cambios no aprobados

Incluyendo clientes y miembros del equipo

No confunda

Reserva de contingencia (para enfrentar riesgos): lo administra el

Director de Proyecto

No lo use para cambios

Fondo de Reserva para cambios:

lo administra el sponsor
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Documentar todas las solicitudes de cambios,

incluso aquellas que queden a discrecionalidad del

gerente del proyecto.

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Modelo de procedimiento para la gestión de los cambios:

1. Recabar solicitudes potenciales de cambios al alcance (opcional formulario de

solicitud de cambios al alcance )

2. Procesar solicitud en el libro de registro de cambios al alcance

3. Asignar los cambios al alcance a un miembro del equipo responsable del proyecto
para realizar su investigación

Para Cambios de gran envergadura, es útil consultar al patrocinador antes de

invertir mucho esfuerzo en evaluarlos

4. Informar al patrocinador del proyecto acerca de la solicitud de

cambios al alcance, alternativas e impacto
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5. Documentar la resolución (o el curso de acción) en el formulario de solicitud de
cambios al alcance (Scope Change Request Form) y en el libro de registro de
cambios al alcance (Scope Change Log)

6. Añadir actividades apropiadas que sean agregadas al plan de trabajo original

7. De ser necesario, actualizar la Definición del Proyecto

8. Informar a todos los participantes involucrados sobre el estado de avance mediante

el Reporte de Estado del Proyecto

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Productos Finales Específicos:

• Formulario de solicitud de cambios al alcance

• Libro de registro de cambios al alcance

• Definición Actualizada del Proyecto

• Actualización del plan de trabajo del proyecto

• Reporte actualizado del estado de avance del proyecto

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 Sesión de
Preguntas

5.- Administración del Alcance

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