SIG-PR-001-V9 Procedimiento Control de Informacion Documentada

Macroproceso de Gestión Estratégica
Código SIG-PR-001
Proceso Sistema Integrado de Gestión
Procedimiento Control de Información Documentada Versión 9
1. OBJETIVO: Establecer los parámetros para el control sobre la gestión de novedades (elaboración, actualización y/o anulación) de la información
documentada de los procesos y subsistemas que conforman en Sistema Integrado de Gestión, con el fin de facilitar su identificación, revisión,
validación, aprobación, divulgación, retiro por obsoletos y su distribución en el punto de uso.
2. ALCANCE: El procedimiento inicia al identificar la(s) necesidad(es) de elaborar, actualizar o anular un documento o información documentada de los
procesos, de conformidad con el Sistema de Gestión de la Calidad y termina con la actualización del Listado Maestro de Información Documentada,
una vez ha sido aprobada su normalización y posterior divulgación.
3. DEFINICIÓN(ES):
 Actividad: Conjunto de labores realizadas en un proceso.
 Control de Información Documentada: Conjunto de acciones encaminadas a organizar la edición, revisión y aprobación de documentos, así como su
actualización y el retiro de los documentos obsoletos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de garantizar que se cumpla con los parámetros establecidos,
contar con los documentos vigentes en el punto de uso destinado, y sirvan de guía para la ejecución eficiente, eficaz y efectiva del Sistema Integrado de Gestión
(SIG) en la Entidad.
 Controles: Mecanismos necesarios para asegurar que: los documentos de origen externo que la entidad determina como necesarios para la planificación y la
operación del Sistema Integrado de Gestión, se identifican, y se controla su distribución, para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles
una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón, se incluyan las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las
actividades, se incluyan los controles de los riesgos de seguridad de la información, se incluyan los controles de los riesgos laborales, se incluyan los controles de
los aspectos ambientales, se incluyan las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Sistema de Gestión Documental y
Archivo (SIGA), se incluya la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios, se incluyan los tiempos de cada una de las
actividades descritas en él, se incluyan los responsables por actividad., se incluyan los documentos y registros asociados con las actividades requeridos para su
desarrollo.
 Comité Directivo SIG: Conformado por los Responsables Directivos (Alta Dirección) de la UAERMV.
 Equipo Técnico SIG: Conformado por los funcionarios y contratistas del proceso SIG, de la Oficina Asesora de Planeación, responsable de brindar asesoría y
acompañamiento a los procesos de la UAERMV.
 Equipo Operativo SIG: Conformado por los servidores públicos de la UAERMV (enlaces de procesos), designados por los responsables directivo, responsables
de realizar las actividades para la implementación y sostenibilidad del SIG en cada proceso.
 Enlace de Proceso: Es el responsable de realizar las actividades necesarias para la implementación y sostenibilidad del SIG en su correspondiente proceso.
 Documento: Información y su medio de soporte
 Información: Conjunto de datos con significado
 Novedad documental: Situación que se presenta frente a la información documentada del SIG, en cuanto a su elaboración, modificación o anulación, para su
posterior aprobación.
 Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permiten conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr
mantenerlo controlado. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas formatos, entre otros. Son los controles
necesarios para el cumplimiento de requisitos, tales como: normativos, de los riesgos de seguridad de la información, de los riesgos laborales, de los aspectos
ambientales, y de la información relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios.
 Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a
la versión 1.
La impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV
Calle 26 No.57-41 Torre 8, Pisos 7 y 8 CEMSA – C.P. 111321

PBX: 3779555 – Información: Línea 195 SIG-PR-001
www.umv.gov.co Página 1 de 6
Código SIG-PR-001
4. PROCEDIMIENTO:
PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA
# DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA)
CONTROL ESTIMADO
RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
INVOLUCRADA
1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Todo servidor público o contratista
perteneciente a un proceso de la
UAERMV puede proponer la
elaboración, actualización o anulación de
Analizar las necesidades documentales Servidor Público Dependencia
2 información documentada del Sistema
o Contratista solicitante
identificadas Integrado de Gestión, la cual debe
presentarse por solicitud a través del
Equipo Operativo SIG (Enlace del
Proceso correspondiente).
La identificación de necesidades
Responsable documentales, debe ser revisada por el
Identificar la necesidad de mejora del proceso donde se Dependencia Responsable Directivo del proceso, quien
3 requiere generar una novedad documental (elaboración, 8 horas Directivo / con el Enlace analizan la pertinencia de
solicitante
modificación o anulación) Equipo Operativo la creación, actualización o anulación de
los documentos.
¿Las necesidades Responsable

NO
documentales Directivo / Dependencia
presentadas son
FIN
Equipo Operativo solicitante
pertinentes? SIG (Enlace)
SI
Correo
Solicitar el acompañamiento del Equipo Técnico SIG para Enlace del Dependencia electrónico
El acompañamiento del Equipo Técnico
4 realizar la novedad documental justificando el valor que 2 horas
Proceso solicitante institucional o
SIG se podrá solicitar mediante correo
genera al proceso y su aporte a la eficacia del mismo Memorando
electrónico institucional o memorando.
Analizar la pertinencia y viabilidad de la necesidad la

novedad documental presentada por el proceso, así Dependencia
como el valor que genera al proceso y su aporte a la Equipo Técnico solicitante /
5 8 horas
eficacia del SIG SIG Oficina Asesora
de Planeación
A

Código SIG-PR-001

CONTROL ESTIMADO
INVOLUCRADA
A
Justificar la razón Enlace del Dependencia

¿Es viable la NO por la que no es Correo
necesidad
Proceso / solicitante / Se comunicará la justificación de “no
6 viable y 4 horas electrónico o
presentada? Equipo Técnico Oficina Asesora viable” por escrito.
comunicarla al Memorando
solicitante SIG de Planeación
SI FIN
La Elaboración, modificación o anulación

Enlace del Dependencia de los documentos se realizará de
Realizar el ajuste documental (elaboración, actualización Proceso / solicitante / acuerdo al Instructivo de Control de
7 40 horas
o anulación) Equipo Técnico Oficina Asesora Información Documentada (SIG-IN-001)
SIG de Planeación con el acompañamiento del Equipo
Técnico SIG
Dependencia
Responsable
solicitante /
8 Revisar el ajuste a la novedad documental realizado 8 horas Directivo del
Oficina Asesora
proceso
de Planeación
¿El documento NO Responsable

realizado es 7 Dependencia
Directivo del
solicitante /
avalado? proceso
SI
El (la) enlace del proceso diligencia el
formato SIG-FM-002 y lo envía firmado
Enviar a la Oficina Asesora de Planeación (Proceso SIG) Dependencia SIG-FM-002 por: Responsable Directivo y Equipo
la solicitud de aprobación documental, anexando la Enlace del solicitante / Formato operativo, para su aprobación por el (la)
9 documentación realizada. 2 horas
proceso Oficina Asesora Aprobación Representante de la Alta Dirección SIG.
de Planeación Documental La documentación debe ser enviada al
Proceso SIG en medio magnético y físico
B para su custodia.
Código SIG-PR-001

CONTROL ESTIMADO
INVOLUCRADA
B
SIG-FM-002 Aspectos de revisión:
* Codificación,
Equipo Técnico Oficina Asesora Formato
10 Revisar la solicitud con la novedad documental y sus 4 horas * Versión,
SIG de Planeación Aprobación * Otros aspectos (metodológicos,
anexos, para su aprobación por el (la) Representante de Documental técnicos y normativos)
la Alta Dirección del SIG y realizar ajustes cuando sea
necesario
SIG-FM-002 Los documentos que se consideren de

Representante de gran importancia o relevancia, deben ser
11 Revisar y aprobar las novedades documentales 1 hora la Alta Dirección
Oficina Asesora Formato
llevados a la Reunión del Comité
presentadas a través del formato de aprobación de Planeación Aprobación
del SIG Directivo SIG, y serán aprobados en esta
documental Documental Instancia.
El Equipo Técnico SIG envía por correo

institucional: al correo
laumvteinforma@umv.gov.co del
Proceso Comunicaciones la solicitud de
Informar las novedades del documentales (elaboración-, Correo
Equipo Técnico Oficina Asesora divulgación de las novedades y
12 actualización –anulación) y actualizar el punto de uso 1 hora Institucional aprobaciones para toda la entidad.
SIG de Planeación
(SISGESTIÓN) SISGESTIÓN Se archivarán todos los documentos de
los procesos, que no son registro, en la
intranet SISGESTION para su consulta
http://192.168.1.27/intranet/sisgestion/
Socializar los cambios documentales a equipo de trabajo

y demás funcionarios involucrados para su adecuada Responsable
implementación directivo del Dependencia
13 40 horas Acta
proceso / Enlace solicitante
del Proceso
C
Código SIG-PR-001

CONTROL ESTIMADO
INVOLUCRADA
C En caso de elaboración, actualización o

anulación del documento del Subsistema
Equipo Técnico Oficina Asesora
14 1 hora de Gestión de Calidad se debe tener en
Actualizar la documentación modificada por la novedad SIG de Planeación cuenta los cambios en el Listado
documental Maestro.
Se archivarán todos los documentos de

Archivar los registros de aprobación y sus anexos Auxiliar Oficina Asesora
15 1 hora los procesos de acuerdo a la TDR de
correspondientes administrativo de Planeación Oficina Asesora de Planeación
16 FIN DEL PROCEDIMIENTO
REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Elaborado y/o Actualizado por Validado por

Aprobado por:
EQUIPO OPERATIVO SIG del Proceso: RESPONSABLE DIRECTIVO SIG del Proceso:
ANGELA MARÍA CORREA COVELLI

Profesional Especializada OAP – Líder SIG
Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG:
MARIA NATALIA NORATO

Contratista Oficina Asesora de Planeación Firma: Firma:
MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE
POLO FELIX SUÁREZ
Jefe Oficina Asesora de Planeación Representante Alta Dirección SIG
Contratista Oficina Asesora de Planeación
Código SIG-PR-001
CONTROL DE CAMBIOS:
APROBADO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA
Representante Alta Dirección SIG
Detalles de forma, actualización de la denominación del Comité SIG, participación del proceso en la relación al
1 28 de mayo de 2009 Comité SIG
control de los documentos
La actividad 7 se modificó debido a que la aprobación por parte de Comité SIG genera demoras en la
actualización del Sistema de Gestión de Calidad, además se incluyeron 2 formatos nuevos(Caracterización y
2 31 de Mayo de 2010 Comité SIG
Procedimiento), además se actualizo el formato de Novedad y Distribución de Documentos y el formato de
listado Maestro
Se modificó la actividad 10 en donde se especifica que los documentos entran en vigencia una vez el
responsable del proceso reciba la documentación actualizada y aprobado por el Representante de la alta
3 28 de Julio de 2010 Mónica Rubio
Dirección. El responsable del proceso (actividad 12) es el encargado de divulgar estas novedades en la
documentación y se incluirá la documentación externa en los listados maestros por proceso (actividad 14)
4 Se actualizó el procedimiento en cuanto su Definición y el objetivo 17 de Agosto de 2011 Mónica Rubio
5 Se ajustaron cambios a la versión actual en cuanto a la normatividad vigente MARZO 2013 Lidia Marina Cerón Portilla
6 Se ajusta el procedimiento y se simplifica FEBRERO 2014 Juan Hernando Lizarazo Jara
7 Actualización para incluir la intranet SISGESTION y el Instructivo Control de Información Documentada FEBRERO 2016 Martha Patricia Aguilar Copete
8 Se actualizan roles y responsabilidades de los equipos responsables. Se definen los controles. DICIEMBRE 2016 Martha Patricia Aguilar Copete
Se actualizaron las actividades, tiempos, responsables, puntos de control y registros del procedimiento
9 Julio 2016 Martha Patricia Aguilar Copete
ajustándolo a las necesidades de la entidad.

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¿Las necesidades Responsable

Analizar la pertinencia y viabilidad de la necesidad la

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PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA

Justificar la razón Enlace del Dependencia

La Elaboración, modificación o anulación

¿El documento NO Responsable

PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA

SIG-FM-002 Los documentos que se consideren de

El Equipo Técnico SIG envía por correo

Socializar los cambios documentales a equipo de trabajo

PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA

C En caso de elaboración, actualización o

Se archivarán todos los documentos de

16 FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado y/o Actualizado por Validado por

ANGELA MARÍA CORREA COVELLI

Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG:

MARIA NATALIA NORATO

6 Se ajusta el procedimiento y se simplifica FEBRERO 2014 Juan Hernando Lizarazo Jara

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