TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

Reunión de Apertura

Memorando reunión de apertura auditoria

Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia”

De: “Responsable de ejercer la auditoria”

Fecha: “Fecha del memorando”

Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual

y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”,
y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión

Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.

Criterios de Auditoría:

- Sistema de Gestión de Calidad

- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
 - Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
“Fecha de la reunión de apertura”
“Hora de inicio de la reunión de apertura”

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso
de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia
de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente
mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando,
las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por
tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a
tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de
apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la

documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.

Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados

bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra

diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía
de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Compañía.

Indicadores
 - Indicador de Rotación Personal
- Indicadores de Gestión

Procedimientos a Auditar

- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal

Responsable de Auditar:

“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar
la Auditoría”

Asistencia

No. Nombre Cargo Área Firma

1 ___________ __________ __________ __________
2 ___________ __________ __________ __________
3 ___________ __________ __________ __________
4 ___________ __________ __________ __________
5 ___________ __________ __________ __________
6 ___________ __________ __________ __________
7 ___________ __________ __________ __________
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Revisión Estándares Iso,
1 Política de Contratación Actualización y posibles
oportunidades de mejora.
Evaluación Conocimientos Comprensión y conocimiento de la
2 Política de Calidad y Objetivos política de calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratación Revisión de hojas de vida al azar y
3 (evidencias: hojas de vida de su debida estandarización de
funcionarios) calidad.
Procedimiento de bienestar y
Estandarización los de los
salud ocupacional (evidencias:
4 documentos y referenciados en los
Plan de bienestar, soportes de
procedimientos.
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formación de
Personal (evidencias: formatos Estandarización los de los
5 de asistencia de documentos y referenciados en los
capacitaciones, plan de procedimientos.
formación)
Revisión de formatos de retiro y
Liquidación y Finalización de
6 hojas de vida al azar y su debida
Contratos
estandarización de calidad.
Procedimiento de afiliación de
Revisión de planillas de afiliación
7 personal (soportes: afiliaciones
de los últimos tres meses.
y planillas de afiliación)

b. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se
vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que
es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.

Para esta auditoria se tendrá una comunicación constante con los empleados, en lo
posible alejada dela presión de jefes directos; esto con el fin de conservar el grado
de confianza y confiabilidad con los trabjadores.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias

de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).

Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta

los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se
cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: 01 Abril de 2019 Auditor(es): Grupo Auditor

Proceso auditado: “Gestión Humana” Auditado(s): “Dueño del proceso”
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
Se evidencia que la
Procedimiento de Política de contratación de los
X
1 Contratación contratación funcionarios se está
realizando acorde.
Se evidencia que un
Evaluación Conocimiento y 40% de los
Conocimientos comprensión de la funcionarios que
2 política y objetivos interactúan en el X
Política de Calidad y
de proceso n cuenta con
Objetivos calidad el conocimiento
requerido.
 Se evidencia la
empleación de
Estandarización
formatos que no se
Procedimiento de los de los
encuentran
3 bienestar y salud documentos y X
estandarizados y
ocupacional referenciados en
adicional no son
los procedimientos.
referenciados en el
procedimiento matriz.
El procedimiento se
Estandarización ejecuta de acuerdo
Procedimiento los de los con lo
documentado, y sus
4 Formación de documentos y documentos se X
Personal referenciados en encuentran
los procedimientos. debidamente
estandarizados.
Revisión de Se evidencia que no
formatos de retiro y existe formatos ni
Liquidación y hojas de vida al entrevistas de retiros
5 Finalización de X
azar y su debida de funcionarios
Contratos
estandarización de de acuerdo con .el
calidad. procedimiento
de Revisión de La afiliación de los
Procedimiento de planillas de funcionarios se hace
6 afiliación afiliación de los a tiempo y en los X
personal últimos tres términos requeridos.
meses.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoría:

+ Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de

actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.

+ Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la

política de calidad y los objetivos.

+ Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de

acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.

+ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía,

los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.

+ Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y finalización

de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.

+ Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la

auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que
se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus
respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con
cada criterio Iso y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser
debidamente soportado.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Conclusiones:

El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático,

el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que
cada proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos
esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos.

Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar,
se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más disponible posible
a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por el auditor y no por
donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio beneficio.

La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún
detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje

3: Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.

• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.