PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y SURTIDO EN TIENDAS BOGOTÁ

VC. VICEPRESIDENCIA COMERCIAL

VB. DIRECCIÓN DE VENTAS BOGOTÁ

GTD. GERENTE DE TIENDA
20. SUBGERENTE DE TIENDA

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Nombre: Joan Rodríguez Nombre: Carolina Bernal Nombre: Carlos Mateus

Cargo: Subgerente de Tienda Cargo: Gerente de Tienda Cargo: Director de Ventas Bogotá
Fecha: 2017/12/20 Fecha: 2017/12/20 Fecha: 2017/12/20

Modelado por: Analista SG, Tatiana Rodríguez

 Comercial - Dirección de Ventas Bogotá
Procedimiento Recepción, Almacenamiento y
Surtido en Tiendas Bogotá
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1. Propósito

Dar a conocer los parámetros establecidos para garantizar el manejo adecuado que se debe dar a las prendas en la bodega
y en la zona comercial de la tienda acorde a lo establecido por el área Comercial.
2. Alcance

Inicia desde la recepción del pedido hasta el control y seguimiento del correcto almacenamiento y surtido. Este documento
aplica para Ventas Bogotá, Merchandising, Tiendas Koaj Basic y Tiendas Propias de PERMODA LTDA.
3. Definiciones

Almacenamiento: Es el acto de organizar las prendas en la bodega de las tiendas, para su posterior distribución en la zona
comercial de venta.
CEDI: Abreviatura referente a Centros de Distribución.
Devolución: Productos con imperfectos que deben ser retornados a la bodega de postventa o devolución.
Inconsistencias: Diferencias que se presentan al recibir los pedidos en las tiendas.
Imperfectos: Productos que llegan a las tiendas con algún defecto que impiden su comercialización.
Lista de contenido de caja: Documento que refleja la cantidad de prendas por código, descripción, color y tallas, contenidas
en las cajas de los pedidos que llegan a tiendas.
Merchandising: Actividades necesarias para captar la atención del cliente haciendo que la tienda y el producto sean más
encantadoras, e irresistibles. Es lo que da el prestigio de marca, tienda y producto. Su objetivo principal es crear estrategias
comerciales a través de la exhibición del producto que estén enfocadas al aumento de las ventas y a un rápido y eficaz
posicionamiento de la marca KOAJ.
OPL (One Point Lesson): herramienta de comunicación, utilizada para la transferencia de conocimientos y habilidades
simples o breves. En PERMODA LTDA., se emplea como documento de Gestión Visual donde muestra parámetros, gráficas,
datos, etc., y permite que los colaboradores comprendan de una manera fácil y rápida un tema en específico.
Planilla de recorrido diario: Documento manejado por el conductor del transporte propio de PERMODA LTDA., el cual
emplea para verificar el recorrido que hace a través de las tiendas en Bogotá.
Personal de tienda: Término empleado en el documento para representar a la fuerza de ventas de la tienda (Gerente,
Subgerente, Supervisor de piso, Asesor de Ventas, Cajero y Auxiliar de Producto).
Recepción de producto: Conjunto de acciones encaminadas a realizar la entrada de producto, verificando los requisitos de
cantidad y calidad.
Surtido en tienda: Distribución de prendas que se realiza en la zona comercial de la tienda acorde al plan de Merchandising.

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4. Premisas

4.1. El Gerente de Tienda debe administrar, coordinar y controlar los procesos de la tienda, acorde a las políticas
definidas por la Compañía y los lineamientos de la Vicepresidencia Comercial, así mismo, que el almacenamiento y
surtido de las prendas se realice de forma correcta.
4.2. El personal de tienda autorizado para recibir las prendas debe verificar la información contenida en los documentos
que entrega el conductor antes de su firma.
4.3. Si la caja plástica presenta averías y/o la cinta de seguridad se encuentra dañada o en mal estado, se reporta de
inmediato al conductor del transporte.
4.4. El Gerente de Tienda, Subgerente de Tienda y/o Cajero son las únicas personas autorizadas para reportar
inconsistencias, garantías y/o imperfectos de prendas.
4.5. El área de Merchandising debe enviar los planogramas a las tiendas de forma semanal y el personal de la tienda
debe interpretar e implementar los planogramas de acuerdo al tamaño de la tienda la semana siguiente.
4.6. Para el almacenamiento en la bodega se debe tener en cuenta seguir las normas de seguridad establecidas por la
Coordinación de HSE, las cuales se mencionan a continuación:

4.6.1. No dejar ropa almacenada encima de los ganchos, aires acondicionados o cuarto eléctrico.

4.6.2. Ordenar las prendas por referencia, talla y color.

4.6.3. No usar ganchos en mal estado o rotos y utilizar las escaleras para colgar las prendas.

4.6.4. No almacenar las cajas en zonas de tránsito como puertas y en los equipos de emergencia.

4.6.5. Limpiar la estantería, doblar y organizar la ropa donde corresponda.

4.6.6. No arrojar pines, bolsas plásticas u objetos que obstaculicen el paso del personal.

5. Responsables

5.1. El cumplimiento del presente documento es responsabilidad del Gerente de Tienda, Subgerente de Tienda,
Supervisor de piso, Asesor de Ventas, Cajero, Auxiliar de Producto, Merchandising, Coordinador de Ventas
Mayorista y Director de Ventas Bogotá.

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6. Descripción de actividades

# Actividad Responsables Descripción Documentos

1.1. Recibir del área de Transportes, el
pedido contenido en las cajas plásticas de
color azul y realizar lo establecido en el OPL VC-VB-
Recepción pedido tiendas Bogotá. GTD.20_AN00
RECEPCIÓN
1.2. Verificar si coincide el pallet y etiqueta PEDIDO TIENDAS
Personal de
1 Recibir pedido de salida de cada caja con el listado de BOGOTÁ
tienda
contenido de cajas.
LISTADO DE
¿Pedido presenta novedades? CONTENIDO DE
CAJAS
Si: Continuar con la actividad número 2.
No: Continuar con la actividad número 7.
2.1 Identificar el tipo de novedad:

¿Requiere devolución?

Si: Realizar de acuerdo al tipo de novedad:

2.1.1. Para novedades referentes a la FR-DT-16

recepción del pedido por averías en la caja FORMATO
o en la cinta de seguridad, reportar por SOLICITUD DE
correo electrónico al área de Transportes. RECLAMO POR
INCONSISTENCIAS
2.1.2. Para imperfectos y/o garantías en EN TRASLADOS
prendas, reportar por correo electrónico al
Identificar e Personal de área de Post-venta para su trámite. IN-CT-01
2
informar novedad tienda INSTRUCTIVO DE
2.1.3. Para inconsistencias de faltantes o POLÍTICAS PARA
sobrantes de prendas, diligenciar el MANEJO Y
FORMATO SOLICITUD DE RECLAMO CONTROL DE
POR INCONSISTENCIAS EN INVENTARIOS
TRASLADOS y enviar a los correos:
helpesdesk@permoda.com.co, CORREO
GD_Auditores@permoda.com.co, y al ELECTRÓNICO
centro de distribución del cual haya llegado
las prendas (Zona Franca o Terrapuerto).

2.1.4. Para inconsistencias de prendas que

no se encuentren en stock al momento de
realizar una venta, reportar por correo

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# Actividad Responsables Descripción Documentos
electrónico a
GD_Auditores@permoda.com.co siguiendo
el lineamiento establecido en el
INSTRUCTIVO DE POLÍTICAS PARA
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS.

No: Continuar con la actividad número 7.

3.1. Recibir la solicitud de la tienda.
NOVEDADES DE
Tramitar novedad 3.2. Registrar en el archivo de novedades lo TRANSPORTES
3 de recepción de Transportes reportado por la tienda.
pedido CORREO
3.3. Autorizar a la tienda la recepción del ELECTRÓNICO
pedido a través de correo electrónico.
4.1. Recibir la solicitud de la tienda.
PR-GC-03
4.2. Revisar el tipo de solicitud y tramitar: PROCEDIMIENTO
DE GARANTIAS EN
4.2.1. Para imperfectos en prendas, seguir TIENDAS BOGOTÁ
Tramitar novedad el lineamiento establecido en el
4 de imperfectos o Post-venta PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE PR-GC-02
garantías IMPERFECTOS TIENDAS BOGOTÁ. PROCEDIMIENTO
PARA MANEJO DE
4.2.2. Para garantías en prendas, seguir el IMPERFECTOS
lineamiento establecido en el TIENDAS BOGOTÁ
PROCEDIMIENTO DE GARANTÍAS EN
TIENDAS BOGOTÁ.
5.1. Recibir la solicitud de la tienda.

5.2. Revisar la novedad reportada con la

matriz de distribución de prendas, el
inventario existente de la bodega y el de las
tiendas e identificar: CORREO
Tramitar novedad ELECTRÓNICO
de prendas 5.2.1. Para faltantes de prendas:
5 CEDI
faltantes o MATRIZ DE
sobrantes ¿El faltante reportado por la tienda es del DISTRIBUCIÓN
CEDI?

Si: Informar a la tienda que se hará el

cargue y traslado de las prendas por medio
de Dynamics.

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# Actividad Responsables Descripción Documentos
No: Informar a la tienda que reporta, donde
se encuentra el producto para que realicen
el traslado entre tiendas.

5.2.2. Para sobrantes de prendas:

¿El sobrante reportado por la tienda es

del CEDI?

Si: Informar a la tienda que realicen el

traslado de las prendas al CEDI donde llegó
el producto.

No: Informar a la tienda que reporta que l

producto sobrante pertenece a otra tienda
para que realicen el traslado entre tiendas.
6.1. Realizar seguimiento a la novedad de
las prendas reportadas para el CEDI.
IN-CT-01
Gestionar 6.2. Recibir la novedad de las prendas que INSTRUCTIVO DE
seguimiento al no están en el stock de la tienda. POLÍTICAS PARA
6 Contraloría
CEDI y stock de MANEJO Y
prendas 6.3. Seguir el lineamiento establecido en el CONTROL DE
INSTRUCTIVO DE POLÍTICAS PARA INVENTARIOS
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS
para la gestión de las novedades.
7.1 ¿El surtido se hace de inmediato?
Almacenar Personal de
7 Si: Continuar con la actividad número 9. N/A
prendas tienda
No: Continuar con la actividad número 8.
VC-VB-
8.1. Realizar el almacenamiento de las
Realizar GTD.20_AN002
Personal de prendas en bodega acorde a lo establecido
8 almacenamiento ALMACENAMIENTO
tienda en el OPL Almacenamiento de prendas
de prendas DE PRENDAS
tiendas Bogotá.
TIENDAS BOGOTÁ

9.1. Realizar el surtido de las prendas

Realizar surtido de Personal de
9 acorde a los lineamientos establecidos por N/A
prendas tienda
la compañía para sus canales comerciales.

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# Actividad Responsables Descripción Documentos
10.1. Realizar seguimiento del plan de
Merchandising, verificando su correcta
implementación, acorde a los lineamientos
establecidos por la compañía.

10.2. Realizar las visitas presenciales en las

tiendas, diligenciar el Check List donde se
verifica que el surtido de las prendas haya CHECK LIST
Realizar sido bajo lo informado por Merchandising.
10 Merchandising
seguimiento CORREO
¿Se debe reportar inconsistencia? ELECTRÓNICO

Si: Informar por correo electrónico al

Coordinador de Ventas Mayorista y al
Director de Ventas Bogotá, posteriormente,
continuar con la actividad 12.

No: Continuar con la actividad número 11.

Realizar 11.1. Realizar retroalimentación inmediata

11 Merchandising N/A
retroalimentación al personal de tiendas y finalizar el proceso.

12.1. Recibir la información de las

inconsistencias que el equipo de
Merchandising ha identificado en las
tiendas.
CORREO
Coordinador de
ELECTRÓNICO
Ventas 12.2. Analizar y realizar retroalimentación
Realizar control y Mayorista de forma inmediata del surtido y/o
12 PR-GH-09
seguimiento almacenamiento de prendas por medio de
PROCEDIMIENTO
Director de visitas presenciales, llamadas o correo al
ASUNTOS
Ventas Bogotá personal de tienda.
DISCIPLINARIOS
12.3. Ejecutar el PROCEDIMIENTO
ASUNTOS DISCIPLINARIOS, en caso de
que sea necesario.

7. Documentos de referencia

VC-VB-GTD.20_FG001 RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y SURTIDO EN TIENDAS BOGOTÁ

PR-GC-02 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE IMPERFECTOS TIENDAS BOGOTÁ

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2017/12/20 V. 00
PR-GC-03 PROCEDIMIENTO DE GARANTIAS EN TIENDAS BOGOTÁ
PR-GH-09 PROCEDIMIENTO ASUNTOS DISCIPLINARIOS
IN-CT-01 INSTRUCTIVO DE POLÍTICAS PARA MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

8. Registros y Anexos

FR-DT-16 FORMATO SOLICITUD DE RECLAMO POR INCONSISTENCIAS EN TRASLADOS

VC-VB-GTD.20_AN001 RECEPCIÓN PEDIDO TIENDAS BOGOTÁ
VC-VB-GTD.20_AN002 ALMACENAMIENTO DE PRENDAS TIENDAS BOGOTÁ
LISTADO DE CONTENIDO DE CAJAS
NOVEDADES DE TRANSPORTES
MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN
CHECK LIST
9. Control de cambios

Estado De
Descripción Modificación Fecha
Revisión
Creación del documento 2017/12/20 00

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