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Documentos comerciales. 1
Documento se define como un escrito que prueba o acredita una cosa. Los Documentos Comerciales son las
constancias escritas de cada una de las operaciones realizadas por la empresa. En la primera etapa del sistema de
información contable, el soporte de entrada es un comprobante. El mismo "comprueba" que la transacción realizada por
la empresa existe, y respalda el registro efectuado en los libros del comercio.
Los documentos se presentan generalmente en talonarios, numerados, con duplicados, en textos ya impresos con
determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo con cada circunstancia. Se confeccionan por
duplicado o triplicado, para que cada una de las personas que intervienen en la operación tenga su ejemplar. Están
numerados para evitar la desaparición de alguno de ellos.
La documentación es de vital importancia en la vida comercial ya que es utilizada especialmente para:
a) comprobar la operación realizada;
b) control de la empresa;
c) servir de base para el registro contable al que respaldan;
d) ser utilizados como medio de prueba en juicios y en inspecciones fiscales.
Dada su importancia los documentos comerciales deben ser conservados por la empresa durante 10 años (según el
Cód. Civil y Comercial), contados a partir de su fecha de emisión (confección). Se conservan en archivos ordenados por
fecha o con otros criterios. Las empresas de gran volumen microfilman la documentación o guardan en discos ópticos.
Existen ciertos requisitos que son comunes a casi todos los documentos:
a) Emisión por duplicado (como mínimo).
b) Fecha de emisión.
c) Nombre del documento.
d) Número del documento (numeración correlativa y preimpresa).
e) Datos de las personas que intervienen en la operación.
Comprador y vendedor (una factura).
Deudor y Acreedor (un pagaré).
Propietario e inquilino (un recibo).
Además cada documento tiene sus requisitos propios.
Clases de Documentos Comerciales
Hay documentos 1) emitidos por la empresa, 2) recibidos de terceros ajenos a la empresa y 3) internos de la empresa.
De acuerdo con la función que cumplen en la comercialización, podemos agruparlos en Documentos:
1) Relacionados con la compra-venta
2) Relacionados con el transporte de las mercaderías.
3) Relacionado con el pago.
4) Varios
1. Documentos relacionados con la compra-venta
Orden de Compra
Vendedor Nota de Venta Comprador
Factura
Nota de Pedido y Orden de Compra
Cuando la empresa detecta que necesita reponer stock (punto de pedido), sigue el procedimiento dispuesto para tal fin,
que puede ser un pedido en forma verbal o escrita. Si pide por escrito se integrará una Nota u Orden de Compra,
solicitando determinado tipo de mercadería a un precio determinado.
El proveedor (vendedor) contesta, enviando una Nota de Venta, ofreciendo vender mercaderías, indicando si tiene todo
o parte de los solicitado , la variación en los precios y las condiciones de venta.
La Orden de Compra no da lugar a cambios en el Patrimonio ya que no se ha realizado operación alguna. Es
simplemente un pedido al Proveedor indicando un deseo de compra, aún no realizado.
La Nota de Venta (también conocida como Nota de Pedido) no da lugar a cambios en el Patrimonio ya que no se ha
realizado aún operación alguna. Es la respuesta del vendedor al comprador, indicándole que está en condiciones de
venderle lo solicitado. La venta no se realizó todavía.
Factura
Al ser aceptada la venta, se envía la mercadería y se confecciona la Factura que es el documento que acredita
legalmente y respalda la operación de compra-venta. Su emisión y registro debe cumplimentar las disposiciones de la
R.G. 1415 de la D.G.I. Es importante reconocer las distintas categorías existentes en el Imp.al Valor Agregado (IVA):
1) No Responsable: persona que realiza actividades NO gravadas (no alcanzadas) con el IVA.
2) Las persona que realizan actividades gravadas con IVA pueden ser:
2.1. Responsable Monotributo (Régimen Simplificado): Opción aplicable para pequeños comerciantes que
cumplan con los parámetros establecidos por la AFIP.
2.2. Responsable Inscripto (Régimen General): Por opción o cuando no cumple los parámetros para ingresar
o permanecer en el Régimen Simplificado de Monotributo.
2.3. IVA Exento: actividades a las cuales se ha eximido de tributar el IVA en sus operaciones de ventas.
3) En el último eslabón de la cadena de comercialización se encuentra el Consumidor Final.
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medio de un juicio ordinario. Algunos pagarés traen incluida en su texto la cláusula "sin protesto", la cual significa que el
librador presta conformidad a la iniciación de un juicio ejecutivo, sin necesidad de hacer el protesto previo. 3
Los pagarés pagan el impuesto provincial de sellos, también conocido como sellado. La alícuota es del 1 % s/ el
importe.
El cheque lo estudiaremos con los documentos bancarios
Recibo
Es un documento por el cual una persona reconoce haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo,
cheque, mercaderías o servicios. Es el comprobante de un pago realizado. Existen distintos motivos por los cuales
puede emitirse un recibo, por lo que existen distintos modelos. Entre los más conocidos están los recibos de sueldos y
los recibos comerciales. Estos últimos están contemplados en la R.G. 1415 de la AFIP.
4. Documentos varios
a) Notas de Débito, b) Notas de Crédito, c) Resumen de Cuenta, d) Vale y e) Minuta de Contabilidad.
Nota de Débito
Es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha debitado (agregado) en su cuenta un
importe más (que ya fue facturado), por un determinado concepto. Se utiliza cuando se han hechos gastos (fletes,
embalajes) que debe pagar el cliente o cuando se formula un cargo por intereses a cobrar por demora en el pago,
también se utiliza para rectificar un error en la factura, cuyo valor resulta inferior al verdadero. Tiene las mismas
formalidades que la Factura originaria.
Nota de Crédito
Es el documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha acreditado (disminuido) de su cuenta un
importe por un motivo determinado. Se utiliza por roturas de las mercaderías vendidas, rebaja en los precios, devolución
de mercaderías o descuentos especiales, o por errores en la facturación en virtud de las cuales éste es superior al que
verdaderamente corresponde. Tiene las mismas formalidades de la Factura originaria.
Resumen de Cuenta (Mercantil)
Es el documento que el vendedor envía al comprador, en forma mensual, detallándole todas las operaciones realizadas
durante dicho período. Sirve para el control de todas las operaciones realizadas entre ellos. Modelo:
Datos del Vendedor Datos del Comprador
Resumen de Cuenta al 31 de Marzo de 2018
Fecha Concepto Débito (+) Crédito (-) Saldo
01/03/18 Saldo anterior 400
05/03/18 nuestra Factura N° A 0001-00000308 200 600
15/03/18 Nota de Crédito N° A 0001-00000120 50 550
20/03/18 Su pago según Recibo N ° A 0001-00000550 500 50
31/03/18 Saldo final 50
Vale
Es un comprobante usado en la vida comercial para circunstancias diversas (se emite solo en original), por ejemplo:
1. Para reemplazar algún otro comprobante que se ha extraviado.
2. Como constancia de la entrega de bienes que deben ser devueltos (una prenda en el guardarropa; un envase
en un supermercado).
3. Para obtener artículos de propaganda en los comercios.
4. Como comprobante de una salida de caja, por gastos que no tiene otra forma de documentación (estampillas
para franqueo, el traslado por tren u ómnibus).
5. Como constancia de un anticipo de sueldo, que luego es deducido al hacerse el pago mensual.
Minuta de contabilidad
Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna operación interna de la empresa, generalmente
cuando no tiene otro tipo de documento que respalde el registro contable (amortizaciones, devengamientos, etc.)
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b) En los cupones o similares, que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra y/o de
pago, además de los datos del emisor que se consignan como consecuencia de las normas y/o contratos
que regulan dichos sistemas:
1. Número de Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) del emisor.
2. Número de la factura o documento equivalente, emitido por la operación cuyo pago se efectiviza.
Los Responsables Inscriptos (R.I.)
4.14 por operaciones gravadas efectuadas con otros R.I. deberán discriminar:
Alícuota, monto del impuesto, monto de los restantes tributos que no integren el precio neto gravado, el
importe de la retención o percepción que resulte procedente, indicando la norma aplicable.
Precio neto x Alícuota = I.V.A. Precio neto + IVA = Total
4.15 por operaciones gravadas efectuadas con sujetos exentos, no alcanzados o consumidores finales y
Monotributistas; No deberá discriminarse el gravamen que recae sobre la operación. No obstante cuando
otras normas legales, reglamentarias o complementarias, establezcan un tratamiento específico del IVA se
deberá observarlas.
Los Responsables Monotributistas en ningún caso efectuarán discriminación alguna del IVA sobre las
operaciones, con prescindencia del carácter que revista el comprador, prestatario o locat. y tipo de transacción
de que se trate.
El CUIT y la condición se acreditarán únicamente exhibiendo la Constancia otorgada por la AFIP y entregando
fotocopia de la misma.
Tanto las máquinas como los talonarios a utilizar deben informarse a la AFIP en formularios habilitados y cuya
copia debe exhibirse en el local.
Sistemas de Facturación Fiscal vigentes
Régimen de Facturación por Factura Manual con CAI
Responsables Monotributo hasta categoría E.
Responsables Inscriptos cuando el controlador fiscal no funciona (anotadas en el Libro de Registro).
Responsables Inscriptos no obligados a factura electrónica, cuyo controlador fiscal solo emite ticket B, por
operaciones con clientes que NO sean consumidores finales.
Régimen de Factura Electrónica
Empresas prestadoras de servicios de medicina prepaga cuando el valor del plan supere los $ 2.000 mensuales.
Galerías de arte, comercializadores y/o intermediarios de obras de arte que reúnan la condición de habitualidad
respecto de las transferencias a título oneroso de obras de arte, cuyo precio total resulte igual o superior a 10.000.-
Establecimientos de educación pública de gestión privada incorporados al sistema educativo nacional en los niveles
educación inicial, educación primaria y secundaria con cuotas mensuales (3.1.), iguales o superiores a $ 2.000.- por
alumno.
Personas físicas, sucesiones indivisas y demás sujetos que resulten locadores de inmuebles rurales, que tengan
una superficie — considerada individualmente o en su conjunto, integrando una misma unidad de explotación —,
igual o superior a 30 hectáreas, con prescindencia del monto de rentas brutas que generen dichos contratos.
Sujetos que administren, gestionen, intermedien o actúen como oferentes de locación temporaria de inmuebles de
terceros con fines turísticos o titulares de inmuebles que efectúen contratos de locación temporaria de dichos
inmuebles con fines turísticos.
Responsables Monotributo desde categoría F a K.
Exportadores
Comercializadores de bienes usados no registrables.
Régimen con Controlador Fiscal
Los responsables inscriptos en el IVA que realicen alguna de estas actividades:
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Locación y servicios de prácticas deportivas (incluye complejos polideportivos, clubes, gimnasios, canchas de
tenis, golf, ―paddle‖, fútbol y similares). 7
Locación y servicios de diversión y esparcimiento (incluye explotación de piscinas, servicios de caballerizas y
―studs‖, alquiler de botes y similares).
Servicios de juegos de salón (incluye salones de billar, ―pool‖ y ―bowling‖, juegos electrónicos, etc.).
Locación y servicios de diversión y esparcimiento prestados en salones de baile, discotecas y similares.
Servicios de playas de estacionamiento.
Servicios de garajes.
Peajes.
Heladerías.
Hipermercados, supermercados y autoservicios.
Servicios de lavandería y tintorería.
Servicios de peluquería.
Servicios de belleza.
Elaboración y venta al público de pastas frescas. (Excepto hipermercados, supermercados y autoservicios).
Venta de pescados y otros productos marinos, fluviales y lacustres. Pescaderías.
Venta de aves, huevos, animales de corral y caza y otros productos de granja.
Expendio de productos lácteos y helados.
Venta de frutas, legumbres y hortalizas. Fruterías y verdulerías.
Venta de carnes y derivados. Carnicerías.
Venta de bombones, golosinas y otros artículos de confitería.
Venta de pan y demás productos de panadería. Panadería.
Venta de flores y plantas naturales y artificiales.
Venta de semillas, abonos y plaguicidas.
Venta de artículos de juguetería y cotillón. Jugueterías.
Servicios de higiene y estética corporal.
Venta de fiambres y comidas preparadas. Rotiserías y fiambrerías.
Venta de armas y artículos de cuchillería, caza y pesca.
Venta de productos alimentarios en general. Almacenes.
Venta de artículos de librería, papelería y oficina. Librerías y papelerías.
Servicios de lavado automático y manual de automotores.
Pizzerías, grills, snack bars, fast foods, parrillas y venta de empanadas, sandwiches, hamburguesas y
similares.
Bares, bares lácteos, confiterías, cafés, salones de té, whiskerías, cervecerías y similares (con y sin
espectáculos).
Venta de artículos de pinturería y ferretería.
Servicios prestados en estaciones de servicio. Incluye establecimientos para cambio de lubricantes y engrase.
Venta de toda clase de combustibles (incluido GNC) y lubricantes en estaciones de servicio.
Venta de garrafas, combustibles sólidos y líquidos, y lubricantes.
Venta de tabacos, cigarrillos y otras manufacturas de tabaco. Incluye kioscos y polirrubros.
Venta de cámaras y cubiertas y prestaciones de servicios en gomerías.
Venta de artículos de caucho, excepto cámaras y cubiertas.
Venta de entradas a jardines botánicos y zoológicos.
Venta de aparatos fotográficos, artículos de fotografía e instrumentos de óptica y servicios prestados por
estudios y laboratorios fotográficos.
Venta de instrumentos musicales, discos, casetes, etc. Casas de música.
Venta anticipada de entradas a espectáculos públicos.
Venta de productos farmacéuticos y medicinales. Farmacias y herboristerías.
Venta de artículos de tocador, perfumes y cosméticos. Perfumerías.
Venta de productos medicinales para animales y servicios prestados en veterinarias.
Venta de aparatos y artefactos eléctricos para iluminación.
Venta de artículos de bazar y menaje. Bazares.
Venta de prendas de vestir y tejidos de punto. Incluye venta de ropa interior, medias, prendas para dormir y
para la playa; indumentaria de trabajo, uniformes y guardapolvos; prendas para bebés y niños.
Venta de prendas de vestir de cuero, pieles y sucedáneos, excepto calzado.
Venta de calzados. Zapaterías. Zapatillerías.
Venta y alquiler de artículos de deporte, equipos e Indumentaria deportiva. Incluye venta de rodados.
Bicicleterías.
Venta de máquinas de oficina, cálculo, contabilidad, equipos computadores, máquinas de escribir, máquinas
registradoras, controladores fiscales, etc., y sus componentes y repuestos.
Ventas de muebles y accesorios. Mueblerías. Incluye colchones y somieres.
Venta de artículos de madera, excepto muebles.
Distribución y alquiler de películas para video.
Venta de artículos para el hogar. Incluye heladeras, lavarropas, cocinas, televisores, etc.
Reparación automotores, motocicletas y sus componentes. Incluye servicios de posventa, colocación de caños
de escape, equipos de gas natural comprimido (GNC), refrigeración, sonido y alarmas; reparación de
amortiguadores, alineación y balanceo de ruedas; instalación y reparación de parabrisas, lunetas, ventanillas y
cerraduras; de tableros e instrumental; reparación y canje de baterías; reparación y mantenimiento de frenos.
Otros servicios técnicos y profesionales no indicados expresamente.
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Tener en cuenta: Deben incluirse todas las operaciones que generen débito/crédito fiscal cuya sumatoria determine el
monto total del débito/crédito fiscal a ser consignado en la DJ de IVA. Es decir, ambos totales deben coincidir.
Presentación de la información
Los sujetos obligados utilizarán el programa denominado ―AFIP – DGI – RÉGIMEN DE INFORMACIÓN DE COMPRAS
Y VENTAS – Versión 1.0‖ cuya información se presentara mediante transferencia electrónica de datos a través de la
pagina de AFIP con clave fiscal.
La información deberá presentarse por mes calendario (aun cuando fuese sin movimiento) y el vencimiento de la misma
coincide con el de la DJ de IVA mensual del periodo que se informa.
Obligados simultáneamente al CITI Ventas.
Los responsables autorizados a emitir comprobantes clases ―A‖, ―A‖ con leyenda y ―M‖ obligados a presentar e CITI
Ventas deberán realizar una sola presentación, utilizando únicamente el programa aplicativo denominado ―AFIP – DGI –
RÉGIMEN DE INFORMACIÓN DE COMPRAS Y VENTAS – Versión 1.0‖.
Obligaciones:
1. No deberán informarse los datos patrimoniales.
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inscriptos ante el IVA, la registración de los comprobantes emitidos o recibidos en cada mes calendario se realizará
hasta el día hábil inmediato anterior -del mes inmediato siguiente- a aquel en el cual corresponda presentar la 13
declaración jurada mensual del citado impuesto.
Los sujetos responsables inscriptos en el IVA alcanzados por el Régimen de Almacenamiento Electrónico de
Registraciones previsto en el Ap. A del Título II de la RG 1361, deberán cumplir con el Régimen Informativo de Compras
y Ventas. Los mismos no deberán efectuar un nuevo empadronamiento, quedando automáticamente registrados como
―adhesión opcional‖ a partir de día de entrada en vigencia de la presente. A partir de esa fecha y hasta la fecha de
aplicación de esta RG, podrán solicitar la exclusión del régimen, la que operará desde el mes correspondiente a la
citada fecha de aplicación de la presente.
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