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OBJETO
El presente manual tiene como objeto servir de herramienta de trabajo y establecer los
lineamientos, reglas y responsabilidades que deberán cumplir los interventores, supervisores y
coordinadores en su tarea de planeación, revisión y control de la ejecución de las obligaciones a
cargo de todos los contratistas del MINISTERIO DE TRANSPORTE.
2. ALCANCE
Este manual será aplicable para la labor de los interventores, supervisores y coordinadores,
independiente de la modalidad de selección y de la clase de contrato a vigilar. En todo caso, se
deberá entender que, para los efectos de este manual, la mención que se realiza de “supervisor”,
acoge a todo aquél que independiente de su denominación realizará las labores de vigilancia y
control contractual. En particular a los interventores y a los coordinadores.
3. GLOSARIO
Los términos que se incluyan en el presente manual y sus anexos, se entenderán según su sentido
natural y obvio, salvo el caso de las palabras que se definen en el presente numeral las cuales para
todos los efectos legales se entenderán según el alcance y significado que aquí se les otorga.
Acta. Documento que suscriben el contratista y supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de una
actuación o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas
pactadas e indicando el responsable y el plazo para su ejecución.
Acta de cambio de supervisor. Documento que suscriben el supervisor entrante y el saliente, cuyo
objeto es dejar constancia del cambio y definir las responsabilidades. Esta acta deberá contener un
estado del proyecto y un balance general técnico, jurídico y financiero y los asuntos pendientes si
los hubiere.
Acta de liquidación. Documento suscrito por el ordenador del gasto o su delegado, el contratista
y el supervisor donde consta el balance general de cuentas del contrato. En ella deberá constar el
valor inicial y final ejecutado, los acuerdos, ajustes, modificaciones, revisiones, reconocimientos,
conciliaciones y transacciones, si los hubiere.
Acta de mayores cantidades. Documento que suscriben el contratista y el supervisor donde dejan
constancia de las mayores cantidades requeridas para la ejecución del contrato. Estos ítems tienen
precios unitarios pactados y por tanto el supervisor puede ordenar su ejecución con la aprobación
del ordenador del gasto o su delegado, el contratista está en la obligación de realizarlos.
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Acta de recibo. Documento mediante el cual el contratista hace entrega de las labores acometidas
en desarrollo del contrato y el supervisor recibe y deja constancia de los bienes o servicios recibidos
y de su estado.
Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el supervisor recibe
los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato. En este documento se deja constancia de
la conformidad o no de los bienes o servicios recibidos.
Acta de seguimiento del contrato: Documento en el que se deja constancia de los temas tratados
en las reuniones adelantadas en desarrollo del contrato y que contiene los compromisos, las tareas
asignadas, los tiempos de entrega y los responsables de las mismas. Estas deben estar suscritas por
quienes intervienen y copia de ellas debe reposar en la carpeta del contrato.
Adición Contractual. Acuerdo celebrado entre las partes, mediante el cual convienen ampliar el
valor de un contrato, cuando se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el
logro del fin perseguido con la contratación. Esta adición estará siempre precedida de la
justificación suscrita por el supervisor.
Anticipo. Son recursos entregados por el Ministerio al contratista, quien se obliga a destinarlos en
forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por
la supervisión y bajo su vigilancia.
Contratista. Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, consorcio o unión temporal, promesa
de Sociedad Futura, a quien se le ha adjudicado la celebración y ejecución de un contrato.
Contrato. Acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa.
En la minuta del contrato se dejan plasmados las especificaciones de los acuerdos, los valores,
cantidades y pautas particulares de cada negocio jurídico.
Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o entre una o
varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a
aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común.
Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial para ser manejada conjuntamente por el contratista
y el supervisor.
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Interventoría, Supervisión o Coordinación: Para los efectos del presente manual, la supervisión,
interventoría o coordinación será la labor que cumple una persona o forma asociativa, a través de
vínculo legal o contractual que adquiere para con el Ministerio de Transporte, para ejecutar el
conjunto de actividades técnicas, administrativas, financieras, presupuestales y legales destinadas a
controlar y vigilar el estricto cumplimiento del desarrollo y ejecución del contrato asignado. Para
los efectos del presente manual, las personas que adelantarán las labores de interventoría,
supervisión o coordinación se agruparán bajo la denominación “supervisor”.
Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con los planos y las especificaciones originales del contrato y donde todos los ítems tienen precios
unitarios pactados, respecto de las cuales el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista
está obligado a ejecutarlas. Requieren de la expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y no de un contrato adicional.
Obras complementarias. Obras que no están incluidas en las condiciones iniciales del contrato,
pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto del contrato o son necesarias para su
ejecución y que por lo tanto corresponden a ítems no previstos, cuya forma de pago deberá
pactarse con el contratista antes de su ejecución. El supervisor no podrá ordenar la ejecución de
obras complementarias, sin que antes se haya llevado a cabo el procedimiento previo para su
aprobación.
Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del cual se efectúa el
pago al contratista, de las labores ejecutadas durante el período acordado contractualmente.
Ordenadores del Gasto. Es el (los) funcionario(s) que tiene la competencia para ordenar y dirigir
la celebración de licitaciones y para escoger contratistas. Por regla general es el jefe o representante
de la entidad. Sin embargo, mediante la Resolución 003676 de septiembre 26 de 2011, modificada
por las resoluciones 003729/12, 008188/12, 011373/12 y 000709/14 se encuentran delegadas las
competencias en materia de contratación, así:
Otrosí/ modificatorio. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea
adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas. El único facultado para la realización
de modificaciones contractuales es quien es parte dentro de la relación contractual.
Plazo. Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término para la
ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato.
Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al
contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes.
4. CAMPO DE APLICACIÓN.
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El presente manual es de aplicación obligatoria por quienes ejerzan como supervisores de los
contratos y convenios que celebre el Ministerio de Transporte para el desarrollo de sus funciones.
Cuando la vigilancia y control de los contratos sea realizada por un servidor público se denominará
Supervisión. En el evento en que la vigilancia y control sea realizada por una persona natural o
jurídica externa seleccionada para el efecto, se denominará Interventoría. Y cuando la vigilancia
y control es realizada por una persona natural o jurídica externa y seleccionada mediante
procedimientos de la Banca Multilateral u Organismos internacionales, se denominará
Coordinación. Sin embargo, para mayor comprensión de las reglas de esta manual, se denominará
“supervisor” a todo aquél que adelantará las labores de vigilancia y control aquí descritas.
5. DESIGNACIÓN.
a. DEL SUPERVISOR.
El supervisor debe ser designado por el ordenador del gasto o su delegado correspondiente, quien
tendrá en cuenta para su designación, el perfil y calidades del servidor público o contratista para
llevar a cabo las labores correspondientes a la supervisión. Esta designación la realizará mediante
memorando interno. La calidad de supervisor se adquiere una vez se haya realizado la designación,
por tanto el supervisor no podrá oponer la falta de conocimiento de la designación, como excusa
de su incumplimiento.
En caso de faltas absolutas y/o temporales del supervisor, el jefe de la unidad ejecutora, nombrará
su reemplazo en forma inmediata.
El supervisor se designará de la planta de personal del Ministerio, o podrá ser vinculado a través de
contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, siempre que el objeto del
contrato así lo disponga.
b. DEL INTERVENTOR
El interventor será escogido a través de un proceso de selección pública, cumpliendo para ello los
requisitos de orden legal correspondientes.
c. DEL COORDINADOR
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El coordinador, será la persona natural o jurídica que hará las veces de supervisor o interventor en
proyectos financiados con recursos de la Banca Multilateral o provenientes de Organismos
Multilaterales de Crédito, la designación se realiza a través del contrato correspondiente.
a) Actuar siempre dando prevalencia a los intereses del Ministerio de Transporte, teniendo en
cuenta el cumplimiento de sus deberes y las responsabilidades que le son exigibles.
c) Responder por los resultados de su gestión y por las decisiones técnicas, administrativas y
presupuestales tomadas en curso del contrato objeto de supervisión.
d) Vigilar la ejecución de las obligaciones a cargo del Contratista según lo establecido en la ley,
los reglamentos, el pliego de condiciones, el contrato y el manual de contratación.
e) Proponer posibles soluciones o alternativas dentro del marco del contrato y la ley, cuando
se presenten circunstancias o situaciones que afecten la ejecución del contrato.
f) Colaborar para que la relación entre las partes contratantes se circunscriba al principio de
buena fe contractual.
h) Vigilar y controlar para que el contratista se ciña a los plazos, términos, especificaciones y
demás condiciones contractuales y legales pertinentes.
i) Prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan afectar la ejecución del contrato y aquellas
que puedan generar responsabilidad y/o perjuicios al Ministerio de Transporte.
l) Elaborar actas de todas las reuniones que se lleven a cabo dentro de la ejecución contractual
y remitir al Grupo Contratos de la Oficina Asesora de Jurídica, para ser archivado en el
expediente oficial del contrato.
Sin perjuicio de las estipulaciones de orden constitucional o legal que regulan las inhabilidades,
incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de interés, le queda prohibido al supervisor lo
siguiente:
a) Adoptar decisiones que no le correspondan por competencia, tales como adiciones en valor
o en plazo, modificación de las cláusulas del contrato.
b) Solicitar y/o recibir directa o indirectamente para sí o para un tercero, dádivas, favores o
cualquier beneficio vinculado a la ejecución del contrato.
c) Omitir o retardar la atención de los asuntos relacionados con el contrato objeto de
supervisión.
d) Constituirse en acreedor o deudor del contratista a quien le está ejerciendo la supervisión.
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e) Permitir el acceso indebido de la información o documentación del contrato objeto de
supervisión.
f) Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.
g) Autorizar actividades, obras o servicios no incluidos en el contrato, sin el lleno de los
requisitos contractuales.
h) Autorizar actividades, obras o servicios por fuera de los plazos contractuales.
i)
Además de las obligaciones establecidas en cada contrato, el supervisor, ejercerá las siguientes
funciones:
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d) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para
la ejecución del objeto contratado, el Supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para
efectos de revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato.
e) Cuando los informes del contratista sean requisito para pago, el supervisor deberá
remitirlos al Grupo Cuentas por Pagar de la Subdirección Administrativa y Financiera
junto con el informe correspondiente.
f) Verificar que en la ejecución del contrato, las actividades y/o productos realizados en
desarrollo del mismo, se encuentren previstos en el objeto y obligaciones.
h) Exigir y verificar el cumplimiento por parte del contratista de las normas de seguridad
industrial y las demás que de acuerdo con el objeto del contrato sean de obligatorio
cumplimiento por el contratista.
k) Presentar por escrito, los conceptos y las justificaciones que se requieran para
modificar, adicionar, suspender, reanudar, liquidar, imponer multas, declarar
siniestros y los demás que se requieran para que el Ordenador del Gasto pueda tomar
las decisiones correspondientes.
l) Solicitar por lo menos con ocho (8) días hábiles de anticipación, a la Oficina Asesora
de Jurídica – Grupo Contratos del Ministerio, la adición, prórroga y/o modificaciones
a los convenios y/o contratos. La solicitud debe estar suficientemente justificada,
indicando el monto por adicionar y/o el tiempo por prorrogar el plazo, así como los
aspectos a modificar. En el evento en que se solicite adicionar recursos al contrato,
la solicitud deberá contener los certificados de disponibilidad presupuestal a que
haya lugar.
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m) Conocer los procedimientos internos del Ministerio de Transporte de orden técnico,
administrativo, legal, financiero, presupuestal, social, ambiental y de calidad para ser
tenidos en cuenta durante toda la labor de supervisión. Por tanto, los formatos que
utilice dentro del desarrollo del contrato, deberán ser los que se encuentren
formalizados en los aplicativos institucionales correspondientes.
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t) Para el caso del contrato de obra, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios
designados para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el contratista
o la persona delegada por éste, una memoria diaria de la obra en donde se plasme
la información que sea establecida en el contrato y en el Pliego de Condiciones y que
sea necesaria para adelantar el adecuado control de la obra.
u) Realizar las valoraciones previas que soporten la suscripción de las actas de los
precios de obras no previstas. El supervisor hará un cuadro comparativo de precios
unitarios no previstos, un análisis de precios unitarios o podrá utilizar cualquier otro
método que estime pertinente, siempre que el mismo sea soporte de las actas de
precios no previstos.
w) En los contratos de obra y antes de la suscripción del acta de inicio deberá, verificar
las cantidades establecidas en el contrato a partir de la información suministrada y
presentar un informe a la Unidad Ejecutora acerca de los aspectos estructurales del
contrato y que considera repercutirán en el normal desarrollo del mismo. De igual
forma, deberá exigir al contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de
todas las actividades incluidas en la lista de cantidades y precios o índices
representativos y efectuar su revisión.
x) En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras
ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido en
las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de los
métodos constructivos, localización y nivelación de los elementos estructurales, entre
otros, en caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra e informará por
escrito a la Unidad Ejecutora y a la Oficina Asesora de Jurídica – Grupo Contratos del
Ministerio. Así mismo, el supervisor deberá avalar técnicamente todos los cambios
o sustituciones en las especificaciones técnicas o en los materiales inicialmente
contratados que se realicen durante la ejecución del mismo.
y) Las demás que sean relacionadas con las particularidades de cada del objeto
contractual.
a) Verificar las pólizas constituidas por el contratista y estar atento de solicitar las
prórrogas, modificaciones o aclaraciones ante circunstancias que así lo ordenen.
e) El Supervisor siempre tendrá la carga de remitir a las dependencias del Ministerio que
lo soliciten, copia de los documentos soporte de la Supervisión, con el objeto de
garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.
f) Dar su concepto referente a las circunstancias de índole técnico que sea requeridas
por la Oficina Asesora de Jurídica.
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8.4 En el aspecto Financiero
b) Verificar que el anticipo esté siendo manejado e invertido de acuerdo a las materias
y valores incluidos en el plan de inversión del mismo, que fueron aprobadas por el
Ministerio de Transporte.
d) En caso que se haya pactado la entrega de anticipo seguir las reglas establecidas por
el Ministerio para la apertura de la cuenta bancaria para el manejo conjunto del
anticipo.
f) Solicitar al Grupo Central de Cuentas por Pagar la relación de los pagos del respectivo
contrato y/o convenio.
h) Mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las
operaciones efectuadas con los fondos del mismo
Para el cumplimiento de sus obligaciones, el supervisor, debe tener en cuenta que los dineros del
anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento
del contrato y tienen la condición de dineros públicos hasta el momento en que sean amortizados
mediante la ejecución del contrato, momento hasta el cual su mal o indebido manejo, el cambio de
destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades previstas en la normatividad
vigente.
9. CAMBIO DE SUPERVISOR.
Para los efectos, tendrá como punto de referencia las actas que se adjuntan al presente manual y
las que se adopten o modifiquen a través del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.
Sin perjuicio de las demás obligaciones relacionadas en el presente manual, para la supervisión, de
los contratos de obra, se debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Llevar junto con el contratista un diario de obra debidamente foliado, bitácora el cual deberá
permanecer en la obra y en el cual se consignarán en tinta negra y sin enmendaduras todas
las situaciones y eventos que se presenten a diario durante el desarrollo y ejecución del
contrato. Este diario deberá estar firmado por los residentes de la supervisión y de la obra.
b. Llevar de forma ordenada y actualizada un archivo del contrato con sus respectivos soportes
y toda la documentación producida en curso del contrato.
c. El supervisor verificará que el contratista, cuando sea el caso, ponga y mantenga en su área
de trabajo señales de acuerdo con la normatividad vigente, así como todas aquellas
necesarias para garantizar la seguridad y el adecuado desarrollo del contrato.
d. El supervisor colaborará, cuando sea el caso, con las entidades encargadas del manejo y
control de los recursos naturales y el medio ambiente, para prevenir, atenuar, minimizar
posibles impactos ambientales causados o que sean razonablemente previsibles, con motivo
de la ejecución de las obras de acuerdo con los estudios ambientales del proyecto.
f. El supervisor verificará que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta para ejecutar
el contrato se encuentre en su totalidad en el sitio de la obra y en óptimo estado de
funcionamiento.
g. Cuando se requiera cambio de equipos el supervisor exigirá su reemplazo por otro de iguales
o superiores especificaciones, para lo cual se le otorgará el plazo razonable.
l. El supervisor mantendrá actualizada la relación diaria del personal dispuesto y asignado para
la ejecución de la obra y que está efectivamente vinculado a ella.
Sin perjuicio de las demás obligaciones relacionadas en el presente manual, para la supervisión, en
los contratos de concesión, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Para la Supervisión de los contratos y convenios, cuya ejecución deba efectuarse en sede de las
Direcciones Territoriales, los funcionarios designados deberán cumplir en toda su extensión las
mismas a través de los funcionarios designados, apoyarán la labor de supervisión que se realice en
cabeza del Ministerio de Transporte.
Para tales efectos, deberán rendir los informes requeridos por el nivel central, en los tiempos que
así se establezcan por los supervisores, utilizando las herramientas tecnológicas que se encuentran
a su disposición.
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