Implementación Del Control en el Sistema de Inventario en las Empresas

Comerciales

Monografía realizada como requisito para optar el título de Contador

Publico

María Ignacia Rueda Pérez

Nelly Paola Fernández Ávila

Carlos Andrés Aparicio Salcedo

Marzo de 2019

Corporación Universitaria Remington

Contaduría Pública

Diplomado en Revisoría Fiscal

CAT Montería
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Nota de aceptación:

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

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Montería, 03 de Marzo de 2019

Dedicatoria
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Agradecimientos
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Tabla de contenido

Pág.

Contenido
Resumen ...................................................................................................................................................... vi

Introducción ................................................................................................................................................ 8

1. Desarrollo del tema ............................................................................................................................. 9

Sistema de Inventario ABC .................................................................................................................. 11

Tabla 1 ................................................................................................................................................... 12

Clasificación de Inventarios ABC........................................................................................................ 12

Clasificación por precio unitario ......................................................................................................... 13

Clasificación por valor total ................................................................................................................. 14

Clasificación por utilización y valor .................................................................................................... 14

Clasificación por su aporte a las utilidades ........................................................................................ 15

Conclusiones .......................................................................................................................................... 16

Referencias de consulta ............................................................................................................................ 17

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Resumen

Los inventarios representan una importancia significativa en base a su funcionamiento

permanente del proceso, nos da a conocer una relación clara y ordenada sobre los bienes que
se comprenden en el activo circulante de la empresa. La importancia relativa de los
inventarios surge por la tasa mayoritaria de las existencias que nos muestra un costo
determinante para los entes.

Hablando más a fondo encontramos unos puntos claves de falencias, que si no son
combatidas a tiempo podría lograr en gran parte que la empresa quiebre la importancia de este
radica en su habilidad para administrar, puede llevar a cabo una contribución significativa a
las utilidades de la empresa.

Por esta razón los inventarios se analizan posteriormente dependiendo de su clasificación

y de la forma de cómo está conformado el ente, en consecuencia los inventarios deben adoptar
unas políticas que vayan en curso a su finalidad de tener un equilibrio y asegurar
continuamente las actividades de la empresa.

Como objetivo principal es adecuarse a un sistema de control de inventarios para poder

tener en orden las cantidades específicas de cada artículo que se necesita, en el lugar y el
momento preciso. Por ende, gran parte de beneficios de un sistema de control de inventario se
da por el manejo eficiente y eficaz de la venta de productos en condiciones óptimas y el
control de los costos que nos llevan a tener mayores utilidades.

Los costos de inventarios en su gran parte es la inversión que se le hace a la adquisición

de insumos que van a ser utilizados para la comercialización, o fabricación de un artículo o
servicio. Esto se enfoca en los tipos de costos de inventarios que nos pueden ser de gran
ayuda en la regulación de los gastos de la empresa. Además los costos también nos
suministran un nivel determinado de disponibilidad del producto. Se busca más que todo
minimizar los costos relacionados con los inventarios para cada nivel de servicio. Por tal
motivo se debe tomar en cuenta los costos asociados a su gestión, ya que por medio de estos
se puede tomar cualquier decisión que afecte el tamaño de los inventarios, ya que de forma
general los costos indudablemente dependerán de la organización, su funcionamiento y tipo
de producto que manejo.

Palabras claves: Inventario, Control, Clasificación, Políticas, Costos.

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Abstract

The inventories represent a significant importance based on its permanent operation of the

process, it gives us a clear and orderly relation on the goods that are in the active circuit of the

company. The relative importance of inventories is increased by the majority rate of inventories

that shows a determining cost for the entities.

To talk more thoroughly we will find the keys of the shortcomings, that if they are not the

combatants, the time, achieve, achieve the great part of the company, the importance of this lies

in their ability to manage, can make a significant contribution to the profits of the company

For this reason, the inventories are analyzed in the next times of their classification and the form

of how the report is made, in the sense of the results.

The main objective is to adapt an inventory control system in order to have in order the

specific quantities of each item that is needed, in the right place and at the right time. Therefore,

much of the benefits of an inventory control system for the efficient and effective management

of the sale of products under optimal conditions and the control of costs that lead us to have

higher profits.

Keywords: Inventory, Control, Classification, Policies, Costs.

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Introducción

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aquí los

registros necesarios para tener un control eficiente en el Sistema de Inventarios, mirándolo desde

el punto de vista que trajo NIIF con el reconocimiento de un solo sistema denominado Sistema

de Control Permanente. Esta situación se presenta en las empresas comerciales porque los

inventarios se deben realizar en forma permanente para conocer con cuanta mercancía cuento y

en qué momento debo suministrar mi inventario.

Debido a la legislación anterior Decreto 2649; se implementaba un Sistema de Inventario

Periódico que impedía conocer en tiempo real el costo de las ventas. Como consecuencia de no

llevar un inventario permanente muchas veces las empresas desconocían si podían solventar un

pedido a menos que realizara un conteo de sus inventarios y cuanto más debía comprar para

cubrir la demanda.

Así mismo, la anterior situación motivo a realizar esta compilación de información, que es la

importancia que trajo la nueva normatividad NIIF que fue el Sistema de Inventario Permanente

que nos llevó hacer eficaces en los registros de inventarios. Por otra parte, la importancia de

implementar un sistema de control permanente dentro de la organización ejercida por el Revisor

Fiscal.
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1. Desarrollo del tema

El sistema de inventario es el control o verificación que se realiza como fin de proteger

los insumos del Ente, para brindar un funcionamiento acorde y coherente sobre el proceso de

comercialización, por lo tanto, cuando no se controla de manera adecuada los inventarios,

estos ocasionan perdidas, de lo contrario uno bien dirigido nos puede brindar información

muy valiosa y ayudar en procesos que permitan mantener un adecuado control en la

organización, como finalidad beneficiará nuestro tiempo y toma de decisiones.

En este sentido, Ortega, Et Al (Como se citó en Gómez, 2003), en su libro “Control

Interno: considera que es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización

empresarial” dice lo siguiente: “El Control Interno ha sido diseñado, aplicado y considerado

como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de

los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores, violación a

principios y normas contables, fiscales y tributarias.”

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel

vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta

forma afrontar la demanda, consecuentemente el objetivo primordial del Control de

inventarios es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales,

productos en proceso y productos terminados (Ortega, Et Al, Mayo 2017).

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En las empresas comerciales podemos observar que tienen como propósito adquirir

determinados inventarios para alcanzar el punto de equilibrio en sus existencias y no

desatender la demanda de los clientes, por eso, debemos brindar la importancia adecuada al

control de inventario.

‘La clasificación general de los modelos de inventario, depende del tipo de demanda que

tenga el artículo. Esta demanda solo puede ser de dos tipos: Determinística o Probabilística;

en el primer caso de la demanda del artículo para un periodo futuro es conocida como

exactitud (esto solo se pueda dar en el caso de empresas que trabajan bajo pedido) y

probabilística en el caso de que el artículo para un periodo futuro no se conoce con certeza,

pero se le puede asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia’. (Guerrero 2009)

Sin lugar a dudas todo artículo se debe clasificar en algunas de estas categorías y a su vez sub

clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones relacionadas: Cantidad

de producto, modelos, tipo de producto, Entre otros.

Según (Ortega, Et Al, Mayo 2017) ‘La política de inventario se refiere a la filosofía

(Lineamientos) de como la organización da respuesta a las preguntas de cuanta cantidad

ordenar y en qué momento se realiza una orden e incluye el posicionamiento geográfico de los

productos almacenados’.

La formulación de estas normas a nivel de una entidad constituye uno de los elementos

más importantes en la toma de decisiones, lo que resulta significativo para el caso de la

administración de los inventarios. Estas políticas se deben adoptar de acuerdo a las

necesidades de cada empresa y son cambiarias de un periodo a otro y de un producto o

servicio a otro. Su éxito se basa en el respeto de los siguientes puntos:

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 Definir la relación exacta entre las posibles necesidades y el suministro de diferentes

productos.

 Establecer categorías para el inventario y clasificar cada uno de ellos de acuerdo a la

categoría correspondiente.

 Conservar los costos de los inventarios al nivel más bajo posible.

 Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario.

 Diseñar medidas de control de los inventarios y establecer los periodos de

aplicabilidad.

 Impedir las perdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios.

Sistema de Inventario ABC

‘El sistema de clasificación ABC, es un sistema que ordena los productos para fijarse en

determinado nivel de control de existencias, para con esto reducir tiempos de control,

esfuerzos y costos en manejos de inventarios. El tiempo y costo que las empresas invierten en

el control de sus existencias son incalculables y de hecho resulta innecesario controlar

artículos de poca importancia.’. (Guerrero 2009)

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Tabla 1

Clasificación de Inventarios ABC

A B C

• Productos de alto valor con • Productos de bajo valor y/o

• Productos de alto valor y/o ventas moderadas, requieren poca venta, que deben

de gran venta, que requieren un tratamiento normal; es tratarse según el principio de

de mayor atención y cuidado decir una atención ajustada la simplificación productiva

a través de: a los requerimientos del y

• Análisis de mercado, de negocio. administrativa y de la

Precios y de costos. reducción de costos.

• Registro y control de • Requisitos simplificados

inventarios. de inventarios.

• Determinación precisa de • Trámites simplificados en

las exigencias de el manejo de pedidos y

seguridad. pedidos de grandes

• Aplicación preferencial del Cantidades.

análisis de valores. • Supervisión simplificada

de las existencias.

Dentro de los sistemas más comunes y utilizados para realizar esta clasificación se

encuentran:
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 Clasificación por precio unitario.

 Clasificación por valor total.

 Clasificación por utilización y valor.

 Clasificación por aportes a las utilidades.

Clasificación por precio unitario

Este es quizás el método de aplicación más sencillo pero requiere de un buen criterio de

quien lo aplique ya que es posible que se realice una sub clasificación dentro de cada rango de

importancia A, B o C.

 Paso 1. Promediar los precios unitarios de los inventarios de los productos en un

determinado periodo.

 Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base a su precio.

 Paso 3. Clasificar como artículos tipo A, al 15% del total de los artículos. Estos

artículos deben corresponder a los primeros del listado.

 Paso 4. Clasificar como artículos tipo B, al 20% de los artículos restantes en el mismo

orden.

 Paso 5. Clasificar como productos tipo C, al restante de los artículos. Estos

corresponden a los de menor valor.

 Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y

periodicidad de los pedidos.

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Clasificación por valor total

En este método solo se toma en cuenta para la clasificación el valor total del inventario y

requiere que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia para cada nivel de la

clasificación.

 Paso 1. Promediar los valores totales invertidos en los inventarios de los productos en

un determinado periodo.

 Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base en el total

de dinero invertido.

 Paso 3. Clasificar los artículos tipo A, el porcentaje total de artículos que determine el

analista para esta clasificación. Estos deben corresponder a los primeros del listado.

 Paso 4. Clasificar como artículo tipo B, a la cantidad de productos que corresponde al

porcentaje determinado con base en la importancia para esta clasificación.

 Paso 5. Clasificar como producto tipo C, al resto de los artículos. Estos corresponden a

los de menor inversión en el inventario.

 Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y

periodicidad de los pedidos.

Clasificación por utilización y valor

Para este método solo se toma en cuenta los datos históricos, la utilización o consumo de cada

uno de los artículos con su correspondiente costo. Al igual que en el método anterior se requiere

que el analista fije un nivel o porcentaje de importancia.

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 Paso 1. Obtener el consumo de cada producto para una misma unidad de tiempo y

costo de cada unidad de productos.

 Paso 2. Ordenar los artículos del inventario en orden descendente con base al valor

del inventario consumido.

 Paso 3. Clasificar como artículos tipo A, al porcentaje total de artículos

determinado por el analista para esta clasificación.

 Paso 4. Clasificar como artículo tipo B, a la cantidad de producto que corresponda

el porcentaje determinado con base a la importancia para esta clasificación.

 Paso 5. Clasificar como producto tipo C, al resto de los artículos. Estos

corresponden a los de menor valor dentro de los productos consumidos.

 Paso 6. Con base en la clasificación se establecen las políticas de control y

periodicidad de los pedidos.

Clasificación por su aporte a las utilidades

En este método la clasificación de lo que productos se realiza de la misma forma que se

utilizó en la clasificación por precio unitario; con la diferencia que se realiza con el dato de

utilidades de cada uno de los productos. Además se requiere calcular el precio de venta y los

costos unitarios de cada una de las referencias.

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Conclusiones

Para finalizar, debemos saber que el control de inventario se realiza con el objetivo de

desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios,

compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra de bienes y servicios;

de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo

contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer

al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel

vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta

forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán

que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen

un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor

siempre se muestra por el lado de los activos en el Estado de Situación Financiera.

Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidad mejor, ya que

existen razones equivocadas para tratar verdaderamente un activo, para los que ven los

inventarios como materiales de producción, tienen una miopía similar, por lo que creen que a

mayor cantidad es mejor.

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Referencias de consulta

Zapata J.A (2014) Centro Editorial Esumer, Fundamentos de la gestión de inventarios.

Guerrero H. (2009) Primera Edición, Inventarios manejo y control.

Ortega, Padilla, Torres & Rus (Mayo 2014) Trabajo de Grado.