INFORME ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL PRADO

GRANDE

Fecha: 2019/04/07
Hora de inicio: 8:46 AM
Quorum de asistencia: 88.27%

Orden del día

1. Verificación del quórum
2. Elección del presidente y secretario de la asamblea
3. Lectura y aprobación del orden del día
4. Elección de la comisión verificadora del acta de la asamblea
5. Lectura y aprobación del reglamento de asamblea general ordinaria 2019
6. Informe de gestión de la administración y el consejo de administración
7. Informe y dictamen a los estados financieros revisoría fiscal periodo 2018
8. Aprobación estados financieros a diciembre 31 de 2018
9. Aprobación de presupuesto de ingresos y gastos año 2019
10. Presentación y aprobación cuota extraordinaria mantenimiento general de fachadas
11. Elección de consejo de administración periodo 2019-2020
12. Elección y/o ratificación revisor fiscal periodo 2019-2020
13. Proposiciones y varios
14. Cierre de la asamblea

Desarrollo de la asamblea

1. Verificación del quórum

Verificando el registro de asistencia, se confirma que hay un quórum del 88.27%, por tal
razón se procede a iniciar la asamblea general ordinaria de propietarios correspondiente
al año 2019.

2. Elección del presidente y secretario de la asamblea

Presidente de la asamblea: El Sr. Luis Pedraza propietario del apartamento 703 de la torre
10, se postula para ejercer el cargo de presidente de la reunión, al no haber más
postulantes es aprobado por unanimidad.

Secretario de la asamblea: Los asistentes están totalmente de acuerdo en que el cargo sea
tomado por la administración del conjunto, la cual deberá llevar apuntes sobre las
decisiones aprobadas en la reunión y adicional a esto será la responsable de la elaboración
del acta de la presente asamblea.

3. Lectura y aprobación orden del día

La reunión continua con la lectura del anteriormente mencionado orden del día, el cual
no presenta ninguna modificación u observación por los asistentes y se aprueba por
unanimidad.
4. Elección de la comisión verificadora del acta de la asamblea
Se abre el espacio dentro de la reunión para la elección de los integrantes de la comisión
verificadora del acta de la presente reunión, las personas elegidas serán las encargadas
de verificar y constatar que lo plasmado en el acta sea correspondiente a las decisiones y
aprobaciones que se dieron lugar en la reunión. Las integrantes de la comisión verificadora
son los siguientes:

 Carlos Ramírez 1-603

 Edison Ruiz 18-201
 Natalia Gonzales 16-103

5. Lectura y aprobación del reglamento de asamblea general ordinaria 2019

Se da continuidad a la asamblea realizando la lectura del reglamento establecido por el
conjunto para el desarrollo de las asambleas generales como extraordinarias, en donde se
exponen los lineamientos en comportamiento y organización de las reuniones. El
reglamente es aprobado por unanimidad.

6. Informe de gestión de la administración y el consejo de administración

La Sra. María Consuelo Mojica actual administradora del conjunto es quien toma la vocería
frente al informe de gestión de administración y el consejo de administración, comenta que
realizará una breve presentación de las distintas actividades ejecutadas en el transcurso
del año 2018.

Contratos:

Se realizaron las renovaciones de los contratos con las empresas prestadores de los
siguientes contratistas y/o proveedores:

Nombre Servicio Fecha de vigencia

AMCOVIT Vigilancia Junio de 2019
ASERVIP Aseo y mantenimiento Febrero de 2020
PUMPSERVICE Mantenimiento Octubre de 2019
MOTOBOMBAS JULIO HERD. motobombas Diciembre de 2019
SCHINDLER ANDINO S.A. Mantenimiento ascensores Mayo de 2019
CHUBB DE COLOMBIA Seguro de áreas comunes Diciembre de 2019

Gestiones Generales:

 En cuanto al proyecto de modernización de las porterías del conjunto, se procedió a

ejecutar el plan de trabajo propuesto para realizar el proyecto, en el momento en que
se contrató la interventoría para este, el profesional identifico anomalías e
inconsistencias en la tramitación de la licencia de construcción, por tal razón a la fecha
no se ha avanzado, sin embargo, si se están realizando las respectivas correcciones a
los tramites y estas diligencias adicionales no tendrán costo para la copropiedad pero
si demandaran tiempo.
 Arreglos correctivos en varias torres debido a el estado de las fachadas y las cubiertas,
esto ha generado afectación a los apartamentos de los últimos pisos, los cuales pese a
que no se han podido intervenir todos se hace lo posible por organizarlos y gestionarlos
según prioridad. Se recomienda considerar realizar el arreglo general del proyecto de
fachadas y cubiertas ya que a este proyecto por decisión de los propietarios en
asambleas de años atrás se han postergado.
 Certificación de ascensores.
 Arreglos de plomería en general.
 Mantenimiento de motobombas, pese a que se realizan los respectivos mantenimientos
periódicos en ciertas situaciones se hace necesario realizar la compra e instalación de
repuestos para estas, esto se debe al tiempo de vida de cada una de las piezas.
 Instalación de señalización para el cuidado y manejo de mascotas
 Instalación de líneas reductoras de velocidad en parqueaderos.
 Se construyeron bancas en las zonas verdes del parque infantil.
 Mantenimiento reja perimetral.
 Instalación de iluminación en las torres adyacentes a los límites del conjunto.
 Instalación de casilleros en cada una de las torres.
 Mantenimiento de pisos internos de cada una de las torres.
 Entre otros mantenimientos y reparaciones que se gestionaban conforme se
presentaron en el trascurso del año 2018.

7. Informe y dictamen a los estados financieros revisoría fiscal periodo 2018

Revisor fiscal: Juan Urueña Caycedo

Indica que ha examinado el estado de la situación financiera al 31 de diciembre de 2018;

el estado integral de resultados, estado de cambio en el patrimonio y estado de flujo de
efectivo del “Conjunto Residencial Prado Grande”, por lo cual informa que los estados
financieros separados presentan fielmente, en todos los aspectos materiales, la situación
financiera de la copropiedad a 31 de diciembre de 2018, así como en sus resultados y flujos
de efectivo correspondientes al ejercicio terminado en dicha fecha, de conformidad con
el decreto 3022 de 2013, que incorpora las normas internacionales de información
financiera para PYMES.

8. Aprobación estados financieros a diciembre 31 de 2018

Los estados financieros fueron presentados y entregados en físico, sin embargo, se realizó
una breve exposición de estos a los asambleístas, la presentación se llevó a cabo por parte
de la Sra. Sandra Barrera actual administrador del conjunto. Se generaron dudas por parte
de algunos propietarios las cuales fueron aclaradas en su momento. Después de realizar las
respectivas aclaraciones frente a las intervenciones realizadas, los estados financieros
fueron aprobados por unanimidad.

Nota: Las dudas que se generaron hacían referencia a un rubro especifico el cual se
consideraba que estaba muy elevado el cual era “compras varias mantenimientos a zonas
comunes” el mismo se indico que hacia referencia a el manejo de la caja menor para
mantenimientos que se presentaban diariamente, sin embargo, fue necesario mostrar
todas las compras incluidas en este rubro en el transcurso del año 2018, se hace la
aclaración que el consejo de administración permite el manejo de la caja menor hasta por
un máximo de $1’000.000 mensual, por esto este rubro supera los 10 millones de pesos
aproximadamente ejecutados a 31 de diciembre de 2018. Los asistentes están de acuerdo
con las respectivas aclaraciones.

9. Aprobación de presupuesto de ingresos y gastos año 2019

El presupuesto fue presentado por la Sra. Sandra Barrera contadora del conjunto, resalta
que el presupuesto proyectado contiene los gastos básicos de la copropiedad, se enfatiza
en que los rubros más representativos son el servicio de vigilancia y el de aseo, se abre un
espacio para preguntas, las mismas hacían referencia a modificación o inclusión de ciertos
aspectos, pero, al final el presupuesto presentado fue aprobado por mayoría.

Pese a que se aprobó, se realizaron proposiciones frente al aumento de la cuota de

administración, desde años atrás se aprobó que en enero de cada año se realizará el
incremento automático conforme al % de aumento del salario mínimo, por tal razón se
contempló la posibilidad de realizar un aumento del 3.18% (IPC), pero el consejo de
administración dentro de la propuesta del presupuesto analizó esta contra propuesta e
indican que en el presupuesto se contemplo aumentar el descuento a 12 mil pesos, lo cual
en términos porcentuales es un aumento un poco mayor al IPC. Los asistentes estuvieron de
acuerdo con esta propuesta del presupuesto presentada por el consejo de administración
y la administración.

El presupuesto lo podrá observar en el archivo adjunto al presente informe, el cual tendrá

como nombre Anexo 1 Presupuesto año 2019.

Nota: El incremento en la cuota de administración correspondió al 6% el cual equivale al

aumento del salario mínimo del presente año y el aumento regio a partir del mes de Enero.

10. Presentación y aprobación cuota extraordinaria mantenimiento general de

fachadas
Se realiza una presentación detallada frente a la intervención necesaria de las cubiertas y
fachadas de todas las torres del conjunto, informan que el diagnostico fue realizado por
una empresa de ingeniería civil, en el cual contemplan todos los factores al detalle para la
ejecución de este proyecto. La presentación se realiza de manera breve y concisa ya que
como recalca el miembro del consejo que realizo esta presentación, no es un tema nuevo
y se viene hablando desde hace aproximadamente 3 años.

Se somete a votación y el proyecto no es aprobado debido a que se necesita un quórum

de mas del 70% teniendo en cuenta que la cuota extraordinaria correspondía a un valor
de $1’600.000.

NO se aprueba la ejecución del proyecto.

11. Elección de consejo de administración periodo 2019-2020

Las personas que integrarán el consejo de administración para el periodo 2019-2020 son los
siguientes:

 Patricia Vásquez
 María Eugenia Vargas
 Gloria Sierra
 Adriana Paz
 Gloria Baldion
 María Isabel Muriel
 Darío Ramírez
 Benjamín Ochoa
 John Millán
 Edgar Jiménez
 Luis Pedraza

12. Elección y/o ratificación revisor fiscal periodo 2019-2020

La administradora del conjunto indica que la convocatoria se hizo pública, y que fueron
elegidas 4 hojas de vida incluyendo la del revisor fiscal actual, indica que la citación se
envió para que se presentarán el día en el que se iba a realizar la presente asamblea, pero,
debido a que no llego ningún revisor fiscal es reelegido el Sr. Juan Urueña Caycedo.

13. Proposiciones y varios

La única proposición presentada fue la de condonar el 50% de intereses a los 3 casos más
representativos de cartera de la copropiedad, informa la administradora que recibió la
propuesta de los 3 apartamentos, los cuales se comprometían a realizar el pago de
contado del capital y realizar el pago del 50% de los intereses a la fecha en máximo 3 mees,
de hecho, 2 de los 3 apartamentos ya realizaron el pago del total del capital quedando
pendiente los intereses por mora. Esta propuesta se somete a aprobación, pero NO fue
aprobada por los asistentes.

14. Cierre de la asamblea

Se levanta la sesión siendo la 1:45 PM.