ENSAYO

KELLY YOHANA RINCÓN EGEA

DOCENTE:
CARLOS OCTAVIO HERNÁNDEZ LEÓN
INGENIERO INDUSTRIAL

SENA - SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD – NTC ISO
9001
BARRANCABERMEJA
2019
 ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada!", en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde
recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

ENSAYO
¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La globalización es un esquema que está exigiendo que todas las empresas estén siempre a la
vanguardia comercial, cada día las empresas deben ser más competentes y cada vez las exigencias
de los clientes son mayores, por esta razón para que una organización sea competitiva debe no
solo ofrecer buenos productos o servicios, sino que además debe demostrar que sus procesos
están estandarizados y certificados. Es así como el cliente le exige a las empresas, las empresas les
exigen a sus proveedores y siempre el nivel de exigencia va en aumento debido a la mejora de los
procesos, por esta razón evaluar la información documentada es de vital importancia porque
permite evidenciar que la organización cumple con los requisitos que exige la norma, esto permite
al cliente evidenciar que la organización tiene pleno conocimiento de lo que ofrece y su producto
o servicio es integral, es decir que cumple con todos los estándares exigidos por la organización y
ha pasado por un proceso certificado y avalado por una entidad que busca siempre la calidad de
los procesos en aras de lograr la plena satisfacción del cliente.
Una organización debe mantener un sistema de gestión de la calidad en permanente observación,
garantizar que todos realicen las tareas de la misma manera siempre, y esto se logra teniendo la
información documentada, por esta razón se deben estandarizar los procesos, la documentación
de una organización es considerado el aseguramiento de todos los procedimientos que tiene la
empresa, con esto se puede dar fe que el cliente siempre va a tener un producto o servicio con la
misma calidad, esto demuestra que el personal que labora tienen las competencias y la capacidad
ideal para lograr los objetivos organizacionales de la empresa, por esta razón es importante que
las organizaciones tengan todos sus procesos definidos y estandarizados, desde la selección del
personal para su ejecución como la materia prima, los insumos, las instalaciones y su distribución.
Por esto se debe tener registro de toda esta documentación, porque, al momento de realizar
auditoria para evaluar la documentación, se pueda comparar lo que se ejecuta con lo que se
tienen escrito y verificar que todo se realiza según la norma y los documentos de la organización.
Como recomendación se deben tener todos estos documentos disponible y a la mano para todo el
personal de la organización, se debe divulgar la información documentada para que todos tengan
pleno conocimiento de la norma, también es recomendable tener en un lugar visible la política de
calidad de la empresa, la misión y la visión en una cartelera en la cual toda persona que ingrese a
la compañía la lea y la conozca, de esta manera el cliente ya sea interno o externo tenga la
percepción de la calidad del servicio o el producto que se le ofrece; la información documentada
no puede ser un secreto que solo lo conocen algunos altos mandos de una organización, toda esta
información la debe conocer de manera transversal la empresa en todo nivel jerárquico, asi se
puede garantizar que todos están remando hacia el mismo lado con la mira puesta en el mismo
objetivo para el crecimiento y mejoramiento continuo de la organización, porque al final el
beneficio es para todos los que integran y hacen parte de los procesos del sistema de gestión
integral de la calidad.
La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber ace que se (a
adquirido con la e$periencia# por cuanto de no preservarsedebidamente ese conocimiento
logrado este sin lugar a dudas se podr*a perder# yaque (ay varias ra+ones muy importantes que
tiene la documentaci n para unsistema de gesti n de calidad# entre ellas podemos destacar la
estandari+aci n delos procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandari+ado#
debeestar documentado porque al (acerlo se asegurando que las personas e,ecutenlos procesos
de acuerdo a como est%n escritos# por lo que se (ace necesario querecordemos que estandari+ar
un proceso es establecer un nivel de operaci n quese debe mantener para lograr los resultados
esperados&Por cuanto la planificaci n organi+acional en cualquier nivel de la organi+aci n
aldocumentar los elementos importantes como lo son las acciones# los recursos y eltiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr yalcan+ar los ob,etivos y metas
propuestas# de igual manera la documentaci nayuda a mantener el enfoque y la disciplina (acia
los ob,etivos del sistema&-on el control de las actividades reali+adas (ablamos y nos enfocamos a
losregistros# que son un tipo especial de documento# ya que b%sicamente es lainformaci n
contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nosva a suministrar evidencia o
soporte de la reali+aci n de determinadas actividadesporque los registros nos permiten conocer y
evaluar la gesti n reali+ada&.gualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los
sistemas de gesti nde una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto
estosrepresentan los criterios de auditor*a y los registros representan las evidencias deauditor*a#
y de la comparaci n de estos dos tipos de documentos se establecenlos (alla+gos de auditor*a
que pueden ser fortale+as o debilidades del sistema.