CIRCULAR EXTERNA NÚMERO 007de 2017 - 30 Junio SNS

Instrucciones generales para la implementación de mejores prácticas

organizacionales - código de conducta y de buen gobierno EPS, EMP y SAP.

1. ANTECEDENTES

Ley 1122 de 2007- la Superintendencia Nacional de Salud- Modificaciones al Sistema

General de Seguridad Social en Salud. Esta Ley tiene como objeto realizar ajustes al
Sistema General de Seguridad Social en Salud, teniendo como prioridad el mejoramiento en
la prestación de los servicios a los usuario

Dicho lo anterior, las buenas prácticas de gobierno y de conducta se reconocen como

instrumentos a ser aplicados para la mitigación de riesgos en las entidades de derecho
público y privado que conforman el Sistema General de Seguridad Social de Salud (SGSSS).
A nivel internacional la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE)
ha establecido y promovido una serie de principios que deben revisar las organizaciones a
este respecto, los cuales son de aplicación general en todos los sectores.

ÁMBITO DE APLICACIÓN
Entidades Promotoras de Salud (EPS) deL Régimen Contributivo y Subsidiado incluyendo las
EPS Indígenas

Circular se ajustarán de forma proporcional al interior de la estructura organizacional de cada

entidad responsable del aseguramiento en salud,

CÓDIGO DE CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO EPS, EMP Y SAP

Define como un conjunto de medidas concretas para las EPS. las EMP y los
SAP, en materia de:
(i) Máximo Órgano Social
(ii) Órganos de Administración,
(iii) Órganos de Control,
(iv) Grupos de Interés,
(v) Revelación de Información y
(vi) Pautas de Conducta.

Los destinatarios de la presente Circular deben dar a conocer esta información

a los actores del SGSSS mediante el diiigenciamiento y divulgación bienal del
reporte de implementación de1 Código de Conducta y de Buen Gobierno

Arquitectura de Control: Concepto integral que agrupa todo lo relacionado con:

 ambiente de control.
 gestión de riesgos.
 sistemas de control interno,
 información.
 comunicación y monitoreo.

MEDIDAS RELACIONADAS CON LAS MEJORES PRACTICAS DE GOBIERNO

ORGANIZACIONAL

MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL:

 La entidad promueve el principio general de que la información a traves de la pagina
web
 La entidad cuenta con una página web corporativa con secciones acerca de los
miembros del Máximo Órgano Social
 Funciones del máximo órgano social
 estudiar y aporbar reformas en estatutos
 reviar informes dministrativos
 aprobar políticas del sistema de administracion de riesgos SARLAFT

ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN:

JUNTA DIRECTIVA
Responsabilidades ademas de la ley:
 Definir la orientacion estrategica de la entidad
 Realizar planeacion financiera y de la gestión de los recursos
 Gestionar lo riesgos de la entidad (sistema de administracion de gestión de
riesgos) salud, actuarial, reputacional, credito , liquidez, de falla de mercados,
operativo, sarlaft, de grupo, mercado de capitales.
 Proponer principio y procedimientos
 aprobacion del codigo de condcta y buen gobienro


COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA

Está conformado por mínimo dos (2) Directores y un (1) experto externo
delegado por la Junta Directiva. quienes cuentan con conocimientos contables
Este Comité apoya la inspección y seguimiento de las poiíticas. Procedimientos
y controles internos que se establezcan. ei anáiisis de la ejecución de las operaciones
de ¡a entidad, ei análisis de las salvedades generadas por el Revisor Fiscaí y la
revisión periódica de la Arquitectura de Control de la entidad y del sistema de
gestión de riesgos.

COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL

Comité de Gobierno Organizacional. Se conforma por un número impar, igual o

mayor a tres (3), de Directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva
con conocimientos en gobierno organizacional.
Este Comité está encargado de apoyar a la Junta Directiva (0 quien haga sus veces)
en [a definición de una política de nombramientos ;; retribuciones. La garantía de
acceso a información veraz y oportuna sobre ía entidad. La evaluación anual de]
desempeño de [a Junta Directiva, los órganos de gestión, control interno y la
monitorización de negociaciones con terceros.
COMITÉ DE RIESGOS
un (1) profesional con formación en salud y con conocimientos en epidemiología,
un (1) profesional con formación en actuaría 0 economía 0 matemáticas o
estadística. un (1) profesional con formación en finanzas 0 economía o
administración de empresas con núcleo esencial en finanzas. 0 carreras profesionales
afines, y un (1) Director de ta ¿unía Directiva.
Este Comité está encargado de liderar [e implementación y desarrollar ei monitoreo
de la política y estrategia de la gestión de riesgos de ¡a entidad.

COMITE DE CONDUCTA
Se conforma por miembros de la Alta Gerencia y deben ser un número impar,
igual o mayor a tres (3).

Las funciones del Comité de Conducta incluyen af menos las siguientes:

a) Construir. coordinar y aplicar estrategias para fortalecer 105 pilares de conducta
ética al interior de cada entidad.
b) Apoyar a la Junta Directiva u órgano equivalente en sus funciones de resolución de
conftictos de interés.
0) Eíaborar los programas necesarios para la divuigación ;! difusión de ios principios y
valores éticos de la entidad.
d) Crear y apoyar las actividades para ia actualización dei Código de Conducta y de
Buen Gobierno, en lo relacionado con temas de Conducta, cuando así se necesite.

Programa Empresarial de Cumpfimfen£o Anticorrupción.

ÓRGANOS DE CONTROL:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

PRINCIPIOS
 AUTOCONTROL
 AUTOREGULACIÓN
 AUTOGESTIÓN

ELEMENTO DEL SCI

 AMBIENTE DE CONTROL: la ímpiementacíón y consolidación de una cultura
organizacional que fomenta tos principios
 GESTIÓN DE RIESGOS: Identificar, Autoevaluar los riesgos existentes, Medir
la probabilidad de ocurrencia de ¡os riesgos Construir los mapas de riesgos,
Hacer seguimiento
 ACTIVIDADES DE CONTROL: son el desarrollo de las políticas y los
procedimientos que deben seguirse para lograr que las ¡nstrucciones de la
administración con relación a sus controles se cumplan.
 INFORMCION Y COMUNICACIÓN: Los sistemas de información de la
entidad son funcionales y permiten (a dirección y control de la operación en
forma adecuada. Asimismo. manejan tanto los datos internos como aquellos
que se reciben del exterior. Tales sistemas garantizan que ía información
cumpla con los criterios de seguridad (confidenciaíídad. integridad y
dísponibitidad), catidad (completitud, validez y confiabilidad) y cumplimiento,
para [o cual se establecen controles generales y específicos para la entrada. el
procesamiento y ta salida de la información, atendiendo su importancia relativa
y nivel de riesgo. COMUNICACION Cada empleado conoce el papel que
desempeña dentro de !a organización y dentro dei SO… y la forma en la cual
Ias actividades a su cargo están relacionadas con el trabajo de (os demás. Para
ei efecto. ¡a entidad dispone de medios para comunicar (a información
significativa, tanto at interior de la organización como hacía su exterior.

RESPONSABLIDADES DENTRO DEL SCI

Junt durcetiva, representante legal, depratmento de contraloria interna,
Programa anual de auditoria, independencia

MEDIDAS DE CONDUCTA

La entidad cuenta con unos iineamientos de Conducta que recogen todas ¡as
disposiciones correspondientes & ia gestión ética en el día a día de ¡a organización.

Los lineamientos de Conducta están estructurados como minimo, sobre los

siguientes órdenes temáticos
a) Las generalidades de ia empresa (reseña histórica, certificaciones de calidad,
etc.).
b) Direccionamiento estratégico de la entidad.
c) Los principios éticos.
d) Los valores institucionaies.
e) Las politicas a observar para [a gestión ética,
f)Politica anti—sobomo y anti—corrupción de ia entidad.
g) Principios de responsabilidad social empresariaí.

Los lineamientos de Conducta estabiecen pautas de comportamiento relacionadas

con:
a) La Db1igación de informar sobre actuaciones ilegales o sospechosas de ios
diferentes grupos de interés.
b) Ei compromiso con Ia protección y uso adecuado de Eos activos de la entidad.
0) La importancia de colaborar con las autoridades.
cl) El manejo de la información confidencial y privilegiada de la entidad.