CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES

De acuerdo al rol o función que desempeñan, las Cartas Comerciales, pueden clasificarse en
el siguiente orden:
CARTA DE CONSULTA
Tipo de comunicación escrita cuyo objetivo es preguntar sobre algún aspecto relacionado
con alguna actividad de tipo comercial, en la cual se desea inquirir sobre la mercadería o
sus productos. Tiene por función el comparar productos en distintas empresas, para tomar
una determinación acerca de lo cotizado. Se debe elegir las empresas en forma adecuada
aplicando la misma capacidad de criterio para cada una. En su parte estructural consta de
membrete, encabezamiento, cuerpo y suplementos.
En el primer párrafo de la introducción se alaba a la empresa diciendo que ha sido elegida
entre varias de su misma categoría para cotizar el producto. En el párrafo de los Conceptos
Fundamentales se señala claramente el producto a cotizar, sin omitir ninguna característica
que nos interese saber de éste. Finaliza la carta con el párrafo de la despedida que siempre
es de tipo cordial.

CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIÓN

Es aquella que envía la empresa que ha sido consultada, en el texto explica todo lo relativo
a la mercadería y deja en claro las condiciones de pago, tanto al crédito como al contado,
así mismo, se encarga de interesar al potencial cliente, ofreciendo algún tipo de garantía
adicional al servicio, para conseguir que éste finalmente se decida por realizar la compra en
su entidad. Es una carta breve, por lo cual puede estar constituida sólo de dos párrafos y
una amable despedida.
 CARTA DE PEDIDO
Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene como objetivo solicitar el envío de
mercadería, por lo tanto debe hacerse con máximo de seriedad pues representa un
compromiso formal de compra. Se debe indicar claramente detalles de la mercadería que
se solicita, precios, cantidad, forma de envío, plazo para su cancelación; para así evitar
futuros problemas en el mundo de los negocios. Si el comprador paga por adelantado debe
indicar claramente la forma de pago ya sea por cheque, tarjeta, etc.
Al redactar esta carta debemos empezar con una solicitud directa y definida de la
mercadería que se necesita. Generalmente podemos empezar con la frase: “Sírvase
enviarme”

CARTA DE ENVÍO
Es la nota en que se señala que la mercadería se ha despachado, indicando la cantidad de
artículos y detallando las condiciones en que el pedido ha sido enviado.

CARTA DE RECEPCIÓN
Tipo de comunicación escrita que tiene como objetivo el confirmar que ha recibido una
mercadería conforme a lo estipulado en la carta de remisión o de respuesta a
pedido. Generalmente este tipo de comunicación se utiliza para confirmar el recibimiento
de la mercancía. En caso de que la mercadería haya llegado desconforme a lo
anteriormente señalado en la carta de pedido, se enviará una carta de reclamo.
La carta de recepción es de carácter breve y no se explaya en explicaciones.
 CARTA DE REMESA
Es aquella en la que se envía un cheque, un giro o una letra de cambio, para continuar con
el curso normal del negocio. Luego de solicitar información, enviar y recibir el pedido, es
lógico que se envíe dinero cancelando su valor. Después de que la carta de remesa ha sido
enviada es necesario que sea contestada inmediatamente para que el remitente sepa que
la remesa no se extravió.

CARTA DE RECLAMO
De toda la correspondencia comercial la carta de reclamo son las que merecen mayor
cuidado y argumentación en su redacción, pues representan una queja formal. Esta misiva
la escribe el cliente cuando considera perjudicados sus intereses y plantea en ella su
reclamación esperando obtener la solución adecuada, que él mismo sugiere o que deja
criterio de la Casa Comercial. Al formular nuestro reclamo debemos tener presente que su
motivo corresponda a un estricto sentido de justicia y de ética comercial.

CARTAS DE EXPLICACIÓN (AJUSTE)

El criterio aceptado es que pocas cartas como las de ajuste, exigen tanto del el espíritu de
equidad y ecuanimidad del redactor. Sea positiva o negativa su contestación, no debe
traslucir molestia ni tampoco exagerar la actitud de servicio, sino dar explicaciones con
moderación. El éxito en el tratamiento de la carta de reclamación lo conseguirá el redactor
que considere el mensaje como escrito por él mismo, situándose en la perspectiva del
cliente. Sicológicamente, el redactor de una carta nunca debe olvidar esta
recomendación.

CARTA DE JUSTIFICACIÓN
Se escriben cuando la empresa no es responsable del error planteado. Deben persuadir al
cliente de su enfoque erróneo de la situación.

ACTIVIDADES DE LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION

 La tarea o actividad desarrollada por la organización en cuestión. Ponen énfasis en
esta variable las teorías que consideran a la administración como una ciencia
aplicada a la racionalización y a la planeación de actividades operativas.
 La estructura, que se refiere tanto a la estructura organizacional como a los recursos
físicos con que cuenta la organización. Esta variable es enfatizada por aquellas
teorías que consideran a la Administración como una ciencia encargada de
configurar y estructurar los componentes de la organización.
 Las personas, recursos humanos y talentos que integran la misma. Esta variable es
relevante para las teorías que consideran la Administración como una ciencia
aplicada a las personas y sus actividades en las organizaciones.
 El ambiente, lugar donde se desarrolla la organización. Acentúan la importancia de
esta variable las teorías que consideran la Administración como una ciencia que
busca la adecuación de las organizaciones a las demandas y situaciones que ocurren
en su contexto externo.
 La tecnología o métodos y técnicas utilizadas. Dan especial énfasis a esta variable
las teorías que consideran la Administración como una ciencia encargada de la
aplicación exitosa de la tecnología en la actividad organizacional.