Professional Documents
Culture Documents
Trabajo de Grado, modalidad pasantía presentado como requisito parcial para optar al
título de Licenciada en Turismo.
Lapso de Pasantías
________________ _______________
ii
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTOS
iv
RESUMEN
v
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTOS.
RESUMEN.
ÍNDICE GENERAL.
ÍNDICE DE FIGURAS.
ÍNDICE DE TABLAS.
INTRODUCCIÓN.
Situación a Evaluar.
Objetivos de la Investigación.
Objetivo general.
Objetivos específicos.
Justificación de la investigación.
vi
Técnicas e instrumento de recolección de datos:
Revisión documental.
Observación directa.
Entrevistas no estructuradas.
Análisis y Procesamiento de la Información.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
viii
INTRODUCCIÓN
9
Capítulo III describe la metodología utilizada; en el Capítulo IV se realiza el análisis
del proceso de compra aplicado por el departamento de compras del Hotel VENETUR
Margarita S.A; en el Capítulo V se analizan los factores internos y externos que afectan
el proceso de compra de alimentos y bebidas en el Hotel; el Capítulo VI establece los
lineamientos para la gestión del departamento de compras del Hotel VENETUR
Margarita, S.A. en momentos de crisis; por último se presentan las conclusiones y
recomendaciones.
10
Situación a Evaluar.
11
Uno de los departamentos que posee gran relevancia dentro de los
establecimientos de alojamiento es el Departamento de Compras puesto que su
adecuada gestión asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesario para la
operación de la empresa se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes;
asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los
niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con
proveedores. De allí que, la gestión de compras no es una pieza aparte en la empresa,
ya que forma parte del puzzle empresarial. Compras está estrechamente unido a otros
departamentos, tales como: Producción, Ingeniería, Marketing, Finanzas, Recursos
Humanos y Alimentos y Bebidas (García, Sebastián, 2017).
Por tal motivo, este es uno de los departamentos donde, debería tenerse un
cuidado constante en todo el proceso que realizan para la adquisición de materia prima
e insumos. Esto debido a que, el correcto proceso de compras de alimentos y bebidas
constituye hoy en día un desafío fundamental para todas las empresas de alojamiento,
lo que origina que estas empresas se vean en la necesidad de entrar en el campo de las
negociaciones, en cuanto a las tarifas ofertadas por los diferentes proveedores. Estas
tarifas constituyen el conjunto de todas las condiciones de compras, tales como: los
previos acuerdos; por ejemplo, en los precios que tendrán los productos de manera
unitaria, por volumen, descuentos, promociones, entre otras.
12
Scheel (1989) expresa, que existen diferentes principios que se deben tomar en
cuenta para gestionar la adecuada compra de alimentos y bebidas:
13
Por ello, el análisis del proceso de compras es mucho más inevitable en este
momento de crisis, pues Venezuela es un país de alto nivel de riesgo debido a que ha
entrado, prácticamente, en una hiperinflación. En el 2016, la inflación anualizada fue
de 254,40%, mientras que, para el 2017 según información de la Asamblea Nacional
esta fue de 2.616%, y la anualizada hasta enero de 2018 ya se ubicaba en 4.068%,
estimándose para 2018, según Francisco Rodríguez jefe de la empresa Torino
Capital, entre 10.000% y 15.000%. (El Nacional web, enero 15/2018).
Los empresarios hoteleros deben proteger su capital, para ello deben mantener
los precios de los productos que comercializan en relación al comportamiento del
14
mercado. Pero el comportamiento del mercado, se enmarca dentro de factores
intrínsecos a la inflación. El primero de ellos y el que mayor riesgo genera es la pérdida
de valor que tiene el bolívar en comparación con monedas internacionales, generándole
riesgo a los empresarios de este sector ya que al momento de adquirir materia prima o
el producto que comercializan, deben o necesitan más bolívares para adquirir la misma
cantidad o, en su defecto, cantidad mucho menor que, no le permiten mantener el nivel
promedio de producción o comercialización en el área de Alimentos y Bebidas.
Por lo que, los hoteleros, constantemente, deben incrementar los precios de sus
productos en relación directa al comportamiento de los indicadores monetarios. Es
importante resaltar que, actualmente, no existen datos oficiales de los indicadores
monetarios, sino sólo información dada por especialistas en la materia y la información
otorgada por páginas web que dan información sobre el dólar paralelo, hoy por hoy, es
el único punto de referencia para la fijación de precios. Los precios de los productos
cambian interdiariamente en relación directa al aumento que genere el dólar paralelo,
a lo largo del día. Manteniéndose los precios sin cambios al momento de decremento
del mismo, esto para proteger el poder adquisitivo.
Existe otro factor de riesgo que, afecta el proceso de compra como es la escasez
de materia prima o productos que se comercializan, lo cual constituye una situación
agravante. En primer lugar, se visualiza en el Gráfico 2 como las importaciones y
exportaciones per cápita van en picada, ubicándose para septiembre de 2017 las
exportaciones 800$, mientras que las importaciones en 400$ promedio por persona,
ocasionando que la demanda supere a la oferta, de manera considerable y este
diferencial cada día se separa en números alarmantes, lo que genera estos incrementos
de precios en el mercado.
15
Gráfico 2. Venezuela: exportaciones e importaciones reales per cápita.
16
el desarrollo de este proceso, que pueden estar influenciados por la situación país, tales
como:
17
Como consecuencias de estas debilidades se ha visto afectado directamente el
nivel de servicio que ofrece el Hotel ,ya que cuando se habla de atrasos en los pagos a
proveedores esto repercute, en demoras al dar respuestas efectivas a los clientes de la
empresa, se habla de decir “No” a los clientes al momento de demandar algún producto
de Alimentos y Bebidas existente en el menú ofertado por el Hotel; también abarca la
no existencia de una línea de proveedores confiables, debido al incumplimiento con los
pagos. En fin, se habla de muchas deficiencias y de un personal poco productivo, lo
cual hace ver al Departamento de Compras como un departamento que no cumple con
los resultados para los cuales se creó. Es por ello, que a través de esta investigación se
pretende analizar qué factores influencian el proceso de compras realizado por el
Departamento de Compras del Hotel VENETUR Margarita S.A en Alimentos y Bebidas.
Objetivos.
Objetivo General:
Objetivos Específicos:
18
Especificar el proceso de entrega y liquidación de alimentos y bebidas aplicado
por el Departamento de Compras del Hotel VENETUR Margarita, S.A.
Justificación de la Investigación.
19
En el ámbito académico, la investigación se justifica porque en un trabajo donde
el estudiante pone a su disposición la creatividad y los conocimientos teóricos
adquiridos durante su formación académica universitaria, base que facilita y permite
que el investigador determine las posibles soluciones a las problemáticas del área,
tomando en cuenta que se adapten a las necesidades de la empresa. Colocando a prueba
las habilidades del estudiante quien confronta una realidad empresarial que le ayuda a
forjar o construir su perfil como futuro profesional en esa área de estudio. Igualmente,
la investigación sirve de base a la gerencia del departamento al momento de realizar
algún cambio para mejorar los procedimientos llevados a cabo al momento de ejecutar
el proceso de compras de alimentos y bebidas.
20
CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DEL HOTEL VENETUR
MARGARITA, S.A.
1.1.DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA.
21
1.2.RESEÑA HISTÓRICA.
Vale la pena resaltar que, VENETUR Margarita S.A, es considerado como uno
de los principales hoteles internacionales de playa en la isla de Margarita. Su
inauguración oficial como estructura hotelera se efectuó el 03 de junio de 1989 y fue
entonces, para el 13 de diciembre de 1996, cuando se apertura como complejo turístico
hotelero y propiedad vacacional de Tiempo Compartido R.C.I. (Resort Condominiums
International), teniendo como nombre definitivo Hotel Hilton Margarita & Suites,
contando, para ese momento, con un novedoso concepto de derechos de uso y disfrute
de servicios de hospedajes hoteleros.
22
1.3. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES.
1.3.1. Misión.
23
1.3.2. Visión.
1.3.3. Valores.
24
honestidad, unidad, creatividad, equidad, superación, respeto, justicia, tolerancia,
cortesía y respeto.
Sin embargo, estos valores se han visto afectados y perturbados notablemente por
la situación económica actual del país. Lo que se manifiesta en la desmotivación, falta
de tolerancia, irresponsabilidad, falta de cortesía y respecto de algunos empleados que
forman parte del talento humano que labora en esta empresa.
Los objetivos, en general, son los valores y los propósitos o finalidades de una
organización expresado en las expectativas futuras, según Koontz (2001) “Los
objetivos de la organización son aquellos aspectos a los cuales las organizaciones
dirigen sus energías y sus recursos, esos aspectos son utilidades, rentabilidad, buena
imagen, responsabilidad social, productividad, productos o servicios de calidad, buena
percepción del cliente” (p.12), tomando en consideración lo anterior, el hotel se plantea
como objetivo principal lo siguiente:
25
le falta fortalecer su objetivo de brindar un servicio de calidad para la satisfacción de
los huéspedes y visitantes.
26
Figura 3. Habitacion Matrimonial y Doble
27
del país.
En cuanto al Servicio de Alimentos y Bebidas este se presta en:
Restaurant Los Uveros: cuenta con ambiente climatizado, servicio estilo buffet o
a la carta con menú internacional. Posee capacidad para 140 personas.
28
Restaurant La Scala: restaurante Gourmet, abierto para eventos especiales. (bodas,
cenas institucionales, desayunos corporativos, grupos). Capacidad para 120 personas.
Entre los bares que cubren el servicio de bebidas en el Hotel VENETUR Margarita
S.A, se encuentran dos (2) los cuales se mencionan a continuación:
Bar La Pérgola: Es un Snack Bar ubicado en el área de la piscina de la torre Oeste.
29
Lobby Bar: Coctelería y snacks en ambiente climatizado. Capacidad para 60
personas.
Figura 8. Lobby Bar
Salón Bicentenario: Posee una capacidad para 600 personas, 1200 máximo y se
divide en:
Salón Bicentenario A. (Capacidad para 190 personas).
Salón Bicentenario B. (Capacidad para 190 personas).
Salón Bicentenario C. (Capacidad para 190 personas).
30
Figura 9. Salones Bicentenario
Salón Nueva Cádiz completo: Capacidad para 300 personas. Se divide en:
Salón Nueva Cádiz Occidente (Capacidad para 30 personas).
Salón Nueva Cádiz Oriente (Capacidad para 240 personas).
31
Figura 11. Salon Nueva Cadiz
32
Figura 13. Sala de Eventos Hotel VENETUR Margarita S.A
33
Este Hotel posee varias piscinas, destacando principalmente la “Piscina Río” de
180 mts de longitud y de forma irregular, en la cual los huéspedes pueden sumergirse
para alcanzar ese descanso tan anhelado.
Figura 15. Piscina Río
34
1.7.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
El Hotel VENETUR Margarita S.A. posee una estructura organizativa de tipo vertical
funcional, en el cual se distinguen las cadenas de mando desde la Junta Directiva hasta
el personal operativo, que se encarga del desarrollo de las actividades más importantes
del hotel, cada quien cumple con funciones diferentes y específicas, para poder ofrecer
un buen servicio y satisfacer las necesidades de los huéspedes, clientes y visitantes,
según el autor Pérez (2012)
En este tipo de empresa se tiene una autoridad única y absoluta del superior sobre
sus subordinados, los cuales reportan única y específicamente ante su superior y tiene
un solo jefe de quien reciben órdenes y ante quien reportan. En la autoridad máxima se
centraliza todas las decisiones y el control.
35
Figura 2. Estructura Organizativa del Hotel VENETUR Margarita, S.A
36
CAPÍTULO II: IDENTIFICACIÓN DE AUTORES Y TEORÍAS.
37
que desempeñan en sus áreas de trabajo solo basándose en los conocimientos empíricos
que han adquiridos anteriormente en otras empresas.
38
técnica de análisis cuantitativo y cualitativo llegando a la conclusión, que el
departamento de compras de la empresa presenta deficiencias en los procesos
productivos y carencias de instrumentos apropiados para garantizar los procedimientos.
39
su mercancía, de calcular la mejor compra, de tratar al proveedor
y de manipular los productos cuando llagan al establecimiento.
(p.337)
Es por ello que, los controles aplicados en el proceso de compras deben estar
orientados a la adquisición de productos de calidad, capacidad de almacenamiento,
capacidad de pago y condiciones entre la empresa y el proveedor (tiempo de entrega,
precio. etc). Existen instrumentos que ayudan a gestionar y controlar las compras (Ríos
y Perea, 2009), entre ellos se encuentran:
Solicitud de compra Almacén – Alimentos y Bebidas: Formato utilizado
para que el encargado de compra conozca la necesidad de los artículos
sometidos a control de inventarios a través de las tarjetas de control de
existencia, es decir, los denominados no perecederos, entre ellos,
granos, víveres, vinos, licores, etc.
40
Mantener los almacenes surtidos y con inventarios justo, o sea, a su
nivel más debajo de inversión, ya que el exceso de mercancía
almacenada significa dinero inactivo que no produce.
Programa compras al mayoreo para obtener mejores precios,
evitando compras momentáneas o parciales.
Es responsable de la selección de proveedores y tener al día su
directorio.
Deberá observar que las compras que se efectúen se apeguen a las
especificaciones estándar de compras.
Avisará a las personas correspondientes de cualquier cambio en los
precios de los productos o restricciones de los mismos.
Elaborará programas de desarrollo de nuevas técnicas que
incluyan métodos para mejorar las compras.
Es responsable de seleccionar al nuevo personal para el
departamento, así como de la enseñanza de los sistemas y políticas
de la empresa.
Elaborará y supervisará las órdenes de compras, en cuanto a
especificaciones, cantidades, precios, condiciones de entregas y
autorizaciones, con el fin de evitar confusiones o errores. (p.50)
Es necesario que los encargados del departamento de compras lleven a cabo las
funciones establecidas para poder lograr el éxito en las actividades desarrolladas en
dicho departamento. El personal debe estar capacitado para poder cumplir con los
objetivos, además deben conocer las funciones planteadas en la empresa, debido a que
a través del conocimiento de las mismas se podría realizar las compras de alimentos y
bebidas de forma más eficiente, poniendo atención especial en la elección de
proveedores. Hay que tomar en consideración que, los estándares y políticas de
compras son procesos que permiten filtrar la información de los alimentos requeridos
para la institución y de esta manera estar completamente seguros que lo que se está
obteniendo es de la calidad, precio y presentación buscada.
41
La información básica para ejercer esta actividad se logra a través de la lista de
mercado y/o la solicitud de compras de almacén – alimentos y bebidas. Los artículos
que se tramitan a través de la lista de mercado son denominados perecederos, es decir,
aquella mercancía de inmediato consumo. El manejo de las cantidades que se requieren
de estos artículos que se relacionan en la lista es determinado por el almacenista y el
chef de dos formas básicamente según Torres, M. (2015):
Es necesario por lo tanto como señala Torres, M. (2015) que, se realicen los
controles pertinentes para poder supervisar que los instrumentos de compras se usen
42
adecuadamente, según lo establecido por las políticas de compra de la empresa, es
decir, se debe utilizar tanto la lista de mercado como la orden de compra para cada
producto según lo establecido por la organización.
43
Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al
cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el
departamento de compras. Así garantizamos que cumplan las normas éticas
existentes en la empresa.
Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las
compras importantes de la compañía. Estas tres (3) cotizaciones son
necesarias para efecto de escoger la más aceptable a nuestros requerimientos.
El departamento de auditoría debe rutinariamente hacer visitas a proveedores
para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc. Este
control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.
Llevar b efectivo control a la mercancía e importaciones pendientes y en
tránsito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su
llegada. Debemos tener en cuenta este control para verificar la mayor
seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los
proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y llegada de la
mercancía.
Debe exigirse por parte del departamento de compras la información
oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y demás
elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía.
El control es indispensable para conocer oportunamente los máximos o los
mínimos de mercancía que deben existir en la compañía para el
cumplimiento del presupuesto de Producción e Inventarios.
El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución
del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de
almacenamiento y protección de los productos y materiales.
El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una
inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección
de los Inventarios.
44
El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por
los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal. Es importante
este control para garantizar la buena elaboración de los documentos de los
proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter
legal.
Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos
pendientes y servicios cumplidos. Este registro desde el punto de vista del
Control es necesario para detectar fallas que se puedan presentar en el
proceso de compras.
45
se requiere debe ser realizada de tal forma que satisfaga las
necesidades de la organización.
o Completar la entrega. En el momento en que se efectúa la entrega
se debe determinar si cumple con lo acordado o si se presenta algún
cambio imprevisto susceptibles de reclamo.
o Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedor de acuerdo con
las bases convenidas, con lo cual concluye la transacción de
compra, obviamente condicionada a las garantías ofrecidas por el
proveedor. (p.130)
46
Antes de elaborar un plan de compra, es importante para el comprador tener una
sólida comprensión de las dinámicas del mercado de la industria en la que desean
trabajar. Esto significa comprometerse con el mercado con el fin de identificar y
entender la competencia. Los factores a tener en cuenta incluyen observar si el sector
está o no atravesando un período de crecimiento, disminución o estancamiento.
Este análisis del mercado puede consumir tiempo, recursos y ser costoso.
2. Análisis de gastos.
Sin visibilidad de la información de los gastos, se vuelve difícil analizar con
exactitud los bienes y servicios que se han adquirido históricamente y, por lo tanto, se
vuelve más difícil tener un pronóstico preciso de las compras para el futuro. El análisis
de gastos es el proceso de la organización en el que se recapitula el histórico de gastos
no pagados. El análisis revelará cuestiones relativas a la visibilidad del gasto, control
y cumplimiento de contratos. Es importante que el análisis de gastos promueva el
alineamiento de la estrategia de compras con la estrategia comercial corporativa, para
que ambos trabajen hacia una misma dirección.
47
Aunado a estos factores Castelló, R. (2016) expresa que:
La función de Compras se ve influenciada por diferentes acciones
que desarrolla el entorno: los objetivos corporativos, la legalidad
del país en el que opera, el desarrollo tecnológico y social,
económico, entre otros, serán algunos de los aspectos que deberán
tenerse en cuenta a la hora de tomar decisiones de compra.
Desde el Departamento de Compras, es importante establecer una
diferenciación entre las influencias del entorno interno y el externo. Dentro del entorno
interno son varios los aspectos que influirán sobre la función de Compras. En primer
lugar, es esencial tener presentes las diversas necesidades que surgen de los clientes
internos o socios. Ello incluye a cualquier unidad de la organización, que en alguno de
sus procesos pueda estar relacionada con alguna actividad de la función de Compras.
De este modo, la actividad asociada a cada proceso incluido en la función, se convierte
en la identificación eficiente y eficaz, y en la satisfacción de las necesidades, deseos y
objetivos de todos sus clientes internos /socios, los cuales esperan cumplir sus objetivos
estratégicos a través de la cadena de suministro.
El tipo de sector es otro de los factores clave de estudio. Una de las principales
diferencias que se encuentra entre los sectores, primario, secundario y terciario son las
categorías de compra de cada una de ellas y, por tanto, la organización de la función de
Compras en cada una será diferente. Dentro del entorno interno, la cultura corporativa
y la estrategia corporativa también tendrán influencia sobre la función de Compras. La
cultura de una organización conforma la misión, objetivos y políticas de la compañía
y, por tanto, de las áreas funcionales que deben estar alineadas con las corporativas.
Los objetivos y políticas corporativas tienen consecuencias sobre las funciones de la
empresa, incluyendo la de Compras, que debe traducir dichos objetivos y políticas en
actividades a su propio nivel funcional.
48
El entorno externo según Castelló (2016) también “afecta las políticas y
estrategias de las compañías que influyen en las funciones de la empresa y en la
organización, y las actividades que realiza la función de Compras. Las principales
influencias externas con las que cuenta una entidad son el entorno político, económico
y legal de los diferentes países en los que opera tanto comprando como vendiendo”
(p.2).
Este autor además refiere, en cuanto a factores legales, que se deben tener en
cuenta las normativas tanto a nivel nacional, como internacional. Desde el punto de
vista de la función de Compras a nivel nacional, afectará el Código de Comercio, el
Código Civil, y si se realizan importaciones, los convenios internacionales como el de
Viena y el de Roma. Al hablar de factores políticos, se hace referencia al grado en el
que la legislación gubernamental afecta a la empresa. En este sentido, a nivel de la
función de Compras, pueden repercutir aspectos como la política fiscal, el tipo de IVA
o los aranceles a las importaciones. Y con respecto a los factores económicos, todo el
entorno económico afectará a las actividades que realice la función de Compras.
Del mismo modo, hay que tener en cuenta los elementos tecnológicos y medio-
ambientales. Los factores tecnológicos influyen en la función de Compras tanto por la
adquisición de nuevos materiales con una tecnología mucho más avanzada, como por
el cambio tecnológico de las comunicaciones. Y con respecto a los factores medio-
ambientales, las empresas responsables deben tener actuaciones respetuosas con el
medio ambiente. Las evoluciones que han acontecido en el mundo empresarial en
ambos factores hacen que los procesos de la función de Compras estén en constante
cambio.
De igual forma, es importante hacer referencia a los dos mercados que afectan
de manera directa a la gestión de Compras. Por un lado, se encuentra el mercado del
cliente, qué es lo que quiere el consumidor de la empresa: qué hace que compre los
productos o cuáles son sus necesidades a cubrir. Y, por otro lado, el mercado proveedor,
es decir las actividades de Compras en función del tipo de proveedor. Por último, es
49
necesario reflejar otra de las influencias que tiene la función de Compras, la
competencia. Se deben tener en cuenta las acciones de la competencia, que pueden
hacer que varíe la estrategia de la compañía y por tanto de la función. Evidentemente,
todas las tareas irán encaminadas a sacar productos con mayor valor que la
competencia, más económicos con las mismas funciones, con más prestaciones, o
simplemente diferentes.
50
Análisis: Es un estudio profundo de un sujeto, objeto o situación con el fin de
conocer sus fundamentos, sus bases y motivos de su surgimiento, creación o
causas originarias.
51
Factores: Entendemos por factores a aquellos elementos que pueden
condicionar una situación, volviéndose los causantes de la evolución o
transformación de los hechos. Un factor es lo que contribuye a que se obtengan
determinados resultados al caer sobre él la responsabilidad de la variación o de
los cambios. (www.definicionabc.com/general/factores.php).
52
Pagos: El termino pago presenta varios usos, uno de los más recurrentes habla
que se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación
de algún servicio o la compra de algún producto; también la palabra permite
referir un premio o recompensa que se obtuvo u obtendrá.
(www.definicionabc.com/economia/pago.php).
Según Sabino, C. (2002) “La metodología es la ciencia que nos enseña a dirigir
determinados procesos de manera eficiente y eficaz para alcanzar los resultados
deseados y tiene como objetivo darnos la estrategia a seguir en el proceso” (p.8).
53
Partiendo de lo expresado por los autores, se entiende por metodología aquellos
procedimientos generales que se utilizan para lograr de una manera precisa el objetivo
de la investigación, es decir, presenta los métodos y técnicas para realizarla.
54
El estudio se llevará a cabo en el municipio Mariño, específicamente en el
Departamento de Compras del Hotel VENETUR Margarita S.A.
Balestrini (1997), expresa que la muestra “es obtenida con el fin de investigar,
a partir del conocimiento de sus características particulares, las propiedades de una
población” (p.138). Por su parte, Hurtado (1998) añade que en las poblaciones
pequeñas o finitas no se selecciona muestra alguna para no afectar la validez de los
resultados. Por lo tanto, se trabajará con todos los empleados referidos anteriormente.
55
maneras, formas o procedimientos utilizados por el investigador para recopilar u
obtener los datos o la información.” (p.25). Para la elaboración de este estudio se
utilizarán las siguientes técnicas:
56
de observar, conocer y poner en práctica los procesos que se manejan y se desarrollan
a diario. Para facilitar la ejecución de esta técnica se utilizará como instrumento de
apoyo, una agenda de notas en el registro de información importante referente al tema
de estudio.
Entrevista no estructurada: Con respecto a las entrevistas, Arias (2012) señala que:
Es importante resaltar que una entrevista es una herramienta que tiene un gran
alcance en el momento de recaudar datos e información, debido a que constituye una
técnica indispensable al momento de obtener testimonios que serán difíciles de
conseguir.
57
58
CAPÍTULO IV: ANÁLISIS DEL PROCESO DE COMPRA APLICADO POR
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEL HOTEL VENETUR
MARGARITA S.A, ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA.
Así mismo, este autor expresa que la autorización de la compra, puede estar
incluida en algunos casos dentro de una parte del Formato de Requisición o por
separado. La aprobación de compras de alimentos y bebidas, la mayoría de las veces
recae en el gerente de alimentos y bebidas, es importante que el equipo de compras
justifique que las compras que se realizaran serán en beneficio de la empresa y de esta
forma se realice la aprobación de las mismas. Commented [F2]: PIENSO QUE HACE FALTA MÁS
INFORMACIÓN TEÓRICA. ESTO ES LO UNICO QUE
EL AUTOR EXPLICA SOBRE ESTA ETAPA?
59
compras y completado el expediente del mismo, este documento es estudiado por el Commented [F3]: TE ESTAS QUEDANDO CORTA
CON LA EXPLICACIÓN, DEBES SER DETALLISTA.
Departamento de Administración y por el Área de Presupuesto para su aprobación o CÓMO SE HIZO ESE PROCESO? DE QUÉ EXPEDIENTE
ESTÁS HABLANDO?
no, la última decisión recae en el Gerente de Administración del Hotel.
60
5. Algunos aspectos complementarios, como por ejemplo las
relaciones con la comunidad, soporte de negocios pequeños,
competencia, reciprocidad en ventas, políticas gubernamentales,
etcétera.
6. Hasta qué grado la entidad desea sentirse protegida
confiando en un solo proveedor en varios. (p. 133).
Del mismo modo, este autor explica que la orden de compra es vigorosamente
controlada por un número de folio el cual se prepara de forma múltiple de manera que
la información que contiene pueda ser seguida y supervisada por otras áreas operativas
de la organización, la cual incluye los Departamentos de Cuentas por Pagar, Recepción,
61
auditoría, entre otros. Este documento además de contener todo lo relacionado con la
compra, contiene los términos en que está pactada la transacción, al igual que las
correspondientes autorizaciones y normalmente incluye garantías y condiciones para
rechazo o reparación de mercancía que no cubran con las especificaciones pactadas.
62
Imagen 1: Requerimiento de la Orden de Compras Commented [F5]: LA INFORMACION SO SE
VISUALIZA
Fuente: Departamento de Compras del Hotel Venetur Margarita, S.A., abril 2018.
63
Fuente. Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., abril 2018.
64
donde se detallan precios, calidad, forma de entrega y pago de la compra, este es
firmado por el Analista, el Jefe de Compras, el Gerente de Administración y Finanzas
la Gerente General. (Imagen 3)
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., abril 2018.
65
los proveedores bajo el reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas en su artículo
96, 97, 98, 99 que describen en resumen que se debe contactar al menos tres (3)
proveedores para la cotización de los rubros según el requerimiento recibido, como se
visualiza en la imagen 5, para elaborar este documento se debe hacer lo siguiente:
66
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., Marzo 2018.
67
disponibilidad del presupuesto e igualmente aseguran la garantía necesaria y que los
precios sean justos y razonable. (Imagen 5).
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., Julio 2017.
68
Seguidamente, este informe es firmado por el Analista, Jefe de Compra y el
Gerente de Administración y Finanzas, que son los encargados de velar por el fiel
cumplimiento que el mismo detalla. (Imagen 6)
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., Julio 2017.
69
requerido, posteriormente se ingresa al sistema con un usuario y contraseña, donde el
pasante ingresaba con los datos de Jefe de Compras. (Imagen 7)
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., Julio 2017
70
Imagen 8: Elaboración de Orden de Compras en el Sistema CQR
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A., Julio 2017
71
Fuente: Departamento de Compras, del Hotel VENETUR Margarita, S.A.Julio 2017
72
Este paso se realiza imprimiendo la invitación a los proveedores, el análisis de
comparación, el informe, las órdenes de compras y se ingresa a Google para visualizar
el Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa seleccionada y se imprime, al
igual que las cotizaciones enviadas por todos los proveedores, ordenándose de la
siguiente manera:
Ordenes de compras
Invitación
Análisis
Informe
Cotizaciones
R.I.F.
Requerimiento
73
4.3. Proceso de Entrega y Liquidación de Alimentos y Bebidas.
En relación a este punto, Santillana (2003) señala:
Que los principales aspectos para la entrega de mercancía radican
en que las actividades de recepción e inspección son
organizacionalmente independientes del grupo de compras y que
los registros de estas actividades son transmitidos directamente a la
función de cuentas por pagar. Simultáneamente todos los registros
de reclamaciones, cualquiera que fueran, deben ser establecidos
claramente y también serán transmitidas al grupo de cuentas por
pagar. En lo referente a otro tipo de recepciones, como por ejemplo
en la recepción continua de un tipo particular de manufactura, se
debe demostrar que la mercancía fue recibida en condiciones
adecuadas. (p. 136).
74
Sin embargo, es importante resaltar que en algunas oportunidades el proceso de
liquidación de los productos adquiridos para el servicio de alimentos y bebidas del
Hotel en estudio, se han visto retardado al momento de cancelar las facturas de Commented [F9]: A CAUSA DE QUE? TIENES QUE
SER MÁS CRITICA. TIENES QUE HACER
productos ya despachados; inconvenientes que han afectado notoriamente en las REFERENCIA A SI HAY FACTORES EXTERNOS QUE
ESTÁN AFECTANDO ESTE PROCESO.
relaciones y convenios entre los proveedores y el departamento de compras quien es el
que hace el primer contacto y cierre de la compra.
75
CAPÍTULO V: ANÁLISIS DE LOS FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
QUE AFECTAN EL PROCESO DE COMPRA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
EN EL HOTEL VENETUR MARGARITA, S.A.
76
CAPÍTULO VI: LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEL HOTEL VENETUR MARGARITA,
S.A. EN MOMENTOS DE CRISIS.
77
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
78
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
79
Universitario en Administración de Empresas Hoteleras. No publicado. Universidad de
Oriente Nueva Esparta.
Kroll, L. (2015). Análisis del Riesgo del Fraude Interno. El Tiempo. [periódico en
línea]Consultado el 18 de febrero del 2018 en: https://retos-operaciones-
logistica.eae.es/cuales-son-los-principales-objetivos-de-los-departamentos-de-
compras/).
80
Santillana, J. (2003). Establecimientos de sistemas de Control Interno. (2ª Edición).
México: Thomson Learning.
:www.arqhys.com
81
ANEXOS
82