Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar por tanto no debería utilizarse para valorar las
rar las cuentas combinan de inmediato con los $1.500 de gastos por
que corresponden a ventas a crédito, préstamos u
otras deudas que prácticamente no tienen posibilidad
de ser pagadas por el deudor a la
empresa. Desafortunadamente, no todos los clientes
que realizan compras a crédito pagarán a las
empresas el dinero que les adeuda.
Una cuenta puede volverse incobrable por muchas
razones, tales como la quiebra del deudor, la
incapacidad de encontrar al deudor, un fraude por
parte del deudor o la falta de documentación adecuada
para demostrar que existe una deuda.
Cuando se determina que una cuenta por cobrar es
incobrable, no se puede esperar ningún beneficio
económico futuro de la misma. Ya no califica para ser
un activo y, por lo tanto, se debe dar de baja de las
cuentas.
Las cuentas incobrables son una pérdida de activos y
una disminución en los ingresos, que se registra como
un gasto, conocido como gasto de cuentas
incobrables.
Método de cancelación directa
Al comprobarse que no será pagada la factura de un
cliente específico, el monto de la factura se carga
directamente al gasto de cuentas incobrables.
Por tanto, se elimina una cuenta por cobrar específica
de los registros contables cuando se determina
finalmente que es incobrable. La entrada para el
método de cancelación directa es la siguiente:
Esta entrada reduce el saldo de las cuentas por cobrar
del artículo que no se puede cobrar. El débito va para
una cuenta de gastos: Gasto por cuentas incobrables.
Un principio contable importante es la noción de
congruencia. Es decir, los costos relacionados con la
generación de ingresos se deben informar durante el
mismo período contable que los ingresos.
Dado que la empresa puede intentar cobrar el dinero
adeudado durante varios meses, el método de
cancelación directa viola el principio de congruencia, y
por cobrar en los estados financieros.
Método de provisión
Cuando se registran las transacciones de ventas,
también se registra un monto relacionado al gasto de
cuentas incobrables, ya que en teoría se puede
determinar el monto aproximado de cuentas
incobrables basándose en resultados históricos.
Esto se registra como un débito en la cuenta de gastos
de cuentas incobrables y un crédito en la cuenta de
provisión de cuentas dudosas.
La eliminación real de las cuentas por cobrar no
pagadas se lleva a cabo luego, rebajando el monto en
la cuenta de provisión. Esto no es una reducción de las
ventas.
El cálculo del gasto de cuentas incobrables bajo el
método de provisión se puede estimar de varias
maneras.
Estimación de cuentas incobrables
Método del porcentaje de las ventas a crédito
Este método estima automáticamente como gasto un
porcentaje de las ventas a crédito, basado en los datos
históricos.
Supongamos que una empresa prepara los estados
financieros semanalmente. Su experiencia pasada
indica que el 0,3% de sus ventas a crédito nunca serán
cobradas.
Usando el método del porcentaje de las ventas a
crédito, la compañía carga automáticamente el 0,3%
de las ventas a crédito de cada semana en los gastos
de cuentas incobrables y lo acredita en la provisión
para cuentas dudosas.
Supongamos que en la semana actual esta compañía
vende a crédito $500.000. Se calcula el gasto por
deudas incobrables de $1.500 (0,003 x $500.000) y se
registra la siguiente entrada de diario:
El método del porcentaje de ventas a crédito se centra
en el estado de resultados y el principio de
congruencia. Los ingresos por ventas de $500.000 se
cuentas incobrables.
Si es una empresa nueva, podría calcular sus gastos
por cuentas incobrables utilizando un promedio de la
industria, hasta que pueda desarrollar su propia tasa
de experiencia.
Método de vencimiento
Clasifica las cuentas por cobrar en diferentes grupos
de vencimiento. De acuerdo con este método, cuanto
más largo sea el período por el cual una cuenta por
cobrar permanece pendiente, menores serán las
posibilidades de su cobro.
La estimación de la provisión para las cuentas dudosas
se realiza mediante un porcentaje de las cuentas por
cobrar que se considera incobrable en cada grupo de
vencimiento.
Este porcentaje suele ser diferente para cada grupo de
vencimiento y se estima basado en la experiencia
pasada y las condiciones económicas actuales de las
áreas donde la empresa realiza sus operaciones.
El porcentaje incobrable estimado para cada grupo de
vencimiento se aplica al monto total de las cuentas por
cobrar en ese grupo para obtener un monto estimado
incobrable del grupo.
Los montos incobrables estimados para todos los
grupos de vencimiento se calculan por separado y se
suman para encontrar el monto incobrable total
estimado.
Este monto total incobrable estimado representa el
saldo requerido en la provisión para las cuentas de
cobro dudoso al final del período.
Cancelación de una cuenta incobrable
La entrada para cancelar una cuenta incobrable solo
afecta a las cuentas del balance: un débito en la
provisión para cuentas dudosas y un crédito en las
cuentas por cobrar.
No se registran gastos ni pérdidas en el estado de
resultados. Esto es porque esta cancelación está
“cubierta” en las entradas de ajuste anteriores para el
gasto estimado de deudas incobrables.
Provisión
Para compensar el problema del método de
cancelación directa, los contadores han desarrollado
diferentes métodos de asignación para provisionar las
cuentas incobrables.
El método de provisión utiliza una estimación de las
cuentas incobrables, también conocido como gasto por
cuentas incobrables. Este método no predice cuáles
cuentas individuales se cancelarán.
Por esta razón, el ajuste a las cuentas por cobrar se
realiza utilizando una provisión como contra-cuenta de
activos para las cuentas dudosas. Esta contra-cuenta
es conocida como: “Provisión para cuentas
incobrables”.
Esto permite a las empresas mostrar las cuentas por
cobrar en el balance general tal como: “Valor neto
realizable”.
Siempre se debería utilizar un método de provisión,
excepto en aquellos casos en que las cuentas
incobrables no sean importantes. Se exceptúa también
para efectos fiscales, cuando las normas fiscales
estipulen que se debe utilizar un método de
cancelación directa.
Los métodos de provisión generarán el registro de un
gasto estimado de cuentas incobrables en el mismo
período que las ventas a crédito relacionadas. Esto da
como resultado una valoración más justa del balance
para las cuentas por cobrar pendientes.
Ejemplos
Provisión por ventas a crédito
El saldo final de las cuentas por cobrar del primer
trimestre de la Compañía A fue $3.867.000. Usando el
método del porcentaje de ventas, la Compañía A
determinó que el gasto por cuentas incobrables en el
trimestre actual sería de $16.350 (2% de las ventas a
crédito).
El saldo actual en la provisión para las cuentas de
cobro dudoso es de $60.990. La entrada de diario para
los gastos por cuentas incobrables sería:
El saldo en la provisión para cuentas dudosas sería
ahora: $60.990 + $16.350= $77.340.
El valor neto realizable de las cuentas por cobrar,
como se muestra en el balance de la Compañía A,
sería:
Método de vencimiento
La compañía Fast segmentó sus cuentas por cobrar en
cinco grupos de vencimiento al preparar el siguiente
De acuerdo con los cálculos anteriores, el monto total
cronograma de vencimiento:
estimado incobrable al final del año es $2.840. Esto
representa el saldo requerido en la provisión de
cuentas dudosas al final del período.
Dado que la empresa ya tiene un saldo acreditado de
$2.000 en la provisión de cuentas dudosas, la entrada
de ajuste de fin del año se realizará por la cantidad de
sólo $840 ($2.840 – $2.000):
En base a la experiencia pasada y las condiciones
económicas actuales, la empresa ha determinado el
porcentaje de las pérdidas de crédito acreditadas en
cada grupo de vencimiento como sigue:
– Sin vencer: 1%
– 1-30 días vencidas: 3%
– 31-60 días vencidas: 10%
– 61-90 días vencidas: 20%
Con esta entrada, el saldo en la provisión de cuentas
– Más de 90 días vencidas: 50%
dudosas se incrementará de $2.000 a $2.840
Al final del año 2017, la provisión de cuentas dudosas
muestra un saldo en el balance de $2.000.
Se calcula el monto total estimado de cuentas
incobrables. Este es el saldo requerido en la provisión
de cuentas dudosas, en base a la información de
referencia.