La expansión de las redes de información y comunicación ha creado nuevos

mecanismos para la transmisión de conocimientos, así que como primer

concepto básico debemos definir datos, estos son hechos o de una forma
más genérica, es la materia prima de la información. Los datos pueden
representarse por medio de símbolos, pero estos solo pueden considerarse
como información en un sentido muy limitado, se puede decir que es un
pequeño trozo de información que no tiene significado para el ser humano.

Por otro lado, la información consiste en conocimientos importantes

producidos como el resultado del proceso de los datos, que tiene un
significado, relevancia, propósito y contexto. Así como las materias primas se
transforman en productos terminados por un proceso de fabricación, los
datos se transforman en información.

Podemos definir entonces conocimiento como una mezcla de experiencias e

información que sirve como marco para la incorporación de nuevas
experiencias y es útil para la acción. Ahora bien para que la información que
se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como
comparación de elementos, conexiones entre la información y los datos,
conversación con otros portadores de conocimiento.

Para manejar y almacenar grandes cantidades de datos de forma organizada,

se dio origen a la base de datos, la cual se define como un conjunto de datos
ordenados que están relacionados entre sí y almacenados sistemáticamente
permitiendo así su utilización para un fin útil.

La investigación de la base de datos dio muchos avances a través de la

historia, los cuales han tenido bastante éxito a la hora de gestionar datos
complejos. Los sistemas de base de datos se diseñan para almacenar grandes
cantidades de información. La gestión de los datos implica tanto la definición
de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión
de mecanismos para la manipulación de la información. Además, los sistemas
de base de datos deben preocuparse de la seguridad de la información
almacenada, en caso de intentos de acceso no autorizados.
En este mismo orden de ideas, cuando se hace un estudio sobre una
institución u organización, es de suma importancia verla como un todo, es
decir como un conjunto de cosas y personas relacionadas entre sí, las cuales
ordenadamente contribuyen a determinado objeto, esta definición
corresponde entonces a un sistema.

El enfoque sistémico permite contar con un modelo para analizar a las

organizaciones, en principio se debe recordar la existencia de dos tipos de
sistemas, el cerrado donde no se incorporan recursos del ambiente, y el
abierto donde si se permite el ingreso de energía adicional. Autores como
Fayol y Weber han enfocado los problemas de las organizaciones con una
perspectiva de sistema cerrado, mas sin embargo Katz & Kahn sostienen que
este enfoque resulta inadecuado pues desconoce las influencias ambientales,
no incluye en el análisis los valores y necesidades de las personas, no estudia
subsistemas y sus interrelaciones y finalmente no considera las estructuras
formales. De tal manera que los sistemas tienen un impacto importante
dentro de las organizaciones, ya que toda organización en si es un sistema,
los sistemas deben adaptarse a nuevas tendencias, por tanto las
organizaciones con el tiempo han de optimizarse. En la actualidad, las base
de datos se han implementado en numerosas aéreas, para este efecto, los
sistemas de información resultan una herramienta muy valiosa que permite
recolectar, procesar y almacenar datos, sirviendo así de gran utilidad para las
empresas y organizaciones.

En su momento, las empresas, se encontraba en la problemática de

identificar las fuentes fiables de la información y los canales de acceso, así
como transformar esa información en conocimiento útil para el negocio. Por
lo que se vieron en la necesidad de utilizar este recurso para implementarlas
en su sistema administrativo. La importancia de la información para las
organizaciones radica en que es un recurso esencial, éstas la utilizan al
desempeñar sus operaciones diarias y de manera estratégica para la
búsqueda de un alto nivel competitivo y crecimiento.
En este sentido una opción muy válida para hacer crecer el valor de este
recurso tan importante es integrarla y tenerla disponible en el momento
adecuado para que pueda ser analizada por los tomadores de decisiones.

Los sistemas de información han revolucionado la manera en que las

empresas pueden operar, se comunican, planean y analizan de tal forma que
se mejora la eficiencia, eficacia y la rentabilidad. Los sistemas facilitan la
operación del negocio al integrar los procesos y la información en una sola
base de datos y de esta manera gestionar los recursos de la empresa de
manera más eficiente. Frecuentemente la información disponible de la
empresa es una limitante para la toma de decisiones acertada, en por eso
que hoy en día las empresas implementan distintas herramientas y/o
soluciones que les ayuden a alcanzar sus metas y simplificar la obtención de
datos confiables para poder llevar a cabo un análisis válido y tomar
decisiones informadas. Como lo son la implementación de los sistemas de
información TPS, MIS, DSS y EIS.

Por otro lado, Las empresas tienen varios fundamentos, entre ellos esta: la
gestión por procesos y hechos, donde las organizaciones actúan de manera
más efectiva cuando todas sus actividades interrelacionadas se comprenden
y gestionan de manera sistemática, y las decisiones relativas y las mejoras
planificadas se adoptan a partir de información fiable que incluye las
percepciones de todos sus grupos de interés. Tenemos además el desarrollo
e implicación de las personas, donde se toma en cuenta el potencial de cada
una de las personas de la organización fomentando valores compartidos y
una cultura de confianza promoviendo la implicación de todos. Esta el
aprendizaje, Innovación y Mejora continua, en este caso las organizaciones
alcanzan su máximo rendimiento cuando gestionan y comparten su
conocimiento dentro de una cultura general de aprendizaje e innovación.
Desarrollo de Alianzas, la organización trabaja de un modo más efectivo
cuando establece relaciones mutuamente beneficiosas basadas en la
confianza, en compartir el conocimiento y en la integración. Y por último la
Responsabilidad Social, donde el mejor modo de servir a los intereses a largo
plazo de la organización y las personas que la integran es adoptar un enfoque
ético, superando las expectativas y la normativa de la comunidad en su
conjunto.

Más sin embargo, para alcanzar verdaderamente el cumplimiento de retos,

oportunidades, objetivos, y satisfacer necesidades, se hace necesario
promover un cambio en la conducta del recurso humano con el fin de
aumentar la eficiencia en el trabajo del mismo. En este sentido la cultura
organizacional juega un papel de vital importancia, puesto que ella está
determinada por una serie de factores con características muy particulares,
las cuales de ser variadas pueden producir un cambio positivo o negativo,
modificando así el comportamiento de los que hacen vida en la organización
o institución y por ende su desempeño laboral. Podemos definir entonces
cultura organizacional como la colección específica de las normas y valores
que son compartidos por personas y grupos en una organización y que
controlan la forma en que interactúan entre sí dentro de la organización y
con el exterior.

La cultura organizacional determina la forma como funciona una empresa y,

esta se observa a través de sus estrategias, estructuras y sistema. Una buena
organización formada de valores y normas permite a cada uno de los
individuos identificarse con ellos y, poseer conductas positivas dentro de la
misma obteniendo mayor productividad por parte de los mismos, así como
fuera de la empresa demostrando al público una buena imagen del lugar
donde laboran y lo satisfecho que se siente en ella.

Continuando con lo expuesto, el éxito o fracaso de la organización depende

de la eficiencia y eficacia con la que obtenga y a la vez utilice sus recursos. El
trabajo implicado en la combinación y dirección de uso de los recursos para
lograr propósitos se denomina Administración, la cual establece tres niveles
que ayudan a realizar un buen control en las actividades a desarrollar y son
las siguientes:

Planeación estratégica en las cuales intervienen el gerente general, director

general o coordinador administrativo. El control operativo ocupa el plano
base de los tres planos administrativos, los gerentes operacionales apoyan
sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas, las cuales al
implantarse de manera correcta, otorga resultados predecibles. Los gerentes
de operaciones supervisan los detalles operativos de la organización,
verificando que las tareas se ejecuten.

En la administración intermedia está constituido por los gerentes de mandos,

estos toman decisiones sobre la planeación y control a corto plazo y de la
manera de asignar los recursos al cumplir con las metas de la organización. Y
por ultimo esta la administración estratégica constituido por los gerentes de
gerentes de logística, estos se ubican más allá de las fronteras de la
organización. Actúan bajo un clima de gran incertidumbre en la toma de
decisiones, los gerentes de logística definen a la organización como un todo,
para ello la amplia imagen es donde la empresa decide el desarrollo de
nuevas líneas de productos, la separación de negocios no redituables, las
adquisición de otras compañías compatibles o simplemente la decisión de
venta de la empresa.

Unido a esto, una empresa debe tener un diseño organizacional utilizado

para elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de
autoridad dentro de las organizaciones. Se pueden representar las
conexiones entre varias divisiones o departamentos de una organización e un
organigrama. Un organigrama es una representación de la estructura interna
de una organización, donde se indica la forma en que se interrelacionan
diversas tareas o funciones.

Las decisiones de diseño organizacional con frecuencia se relacionan con el

diagnóstico de múltiples factores, entre ellos la cultura, el poder, los
comportamientos políticos y el diseño de los puestos de una organización. El
diseño organizacional representa los resultados de un proceso de toma de
decisiones, por lo que este debe facilitar el flujo de información y de toma de
decisiones para satisfacer las demandas de los clientes, proveedores y
dependencia reguladoras; definir con claridad la autoridad y responsabilidad
de trabajos, equipos, departamentos y divisiones. Y crear niveles de
coordinación deseados entre trabajos, equipos, departamentos y divisiones
construyendo procedimientos para una rápida respuesta a cambios en el
ambiente.