PROCESO 5S. FASES DE IMPLANTACION.

CONCEPTOS GENERALES
 ORGANIZACIÓN. GENERAL.
Concepto de necesario
9Todo material o documento vivo (en buen estado de uso)

9Modelos de documentos, que pueden servir de base para

documentos futuros
9Documentos recibidos o que generamos para el exterior como
evidencia

Concepto de innecesario
9Lo obsoleto o caducado
9Lo que no se ha leído y no se va a leer
9Lo que no se usa y cuando se necesita se puede obtener en
otro sitio
9Todo material deteriorado
 Ejemplos de Innecesarios

Antes Después

Puerta que no se debe cerrar en el Rack por motivos de

ventilación ocupa espacio innecesariamente. Se quita la puerta.
 Ejemplos de
Innecesarios

-Sai estropeado. Vale más

arreglarlo que comprar uno
nuevo. Tirar “a reciclanet”
-Zami. Post-it-s con
descripción, fecha de
revisión,…
 ORDEN. UBICACIONES.
9La zona de tránsito está en el armario que hay trás el puesto de Jon
9El zami está situado en el RACK
9Las dos escaleras se guardarán en el RACK. Por seguridad, deberán
poder abrirse completamente en cualquier parte de la oficina.
9Los portátiles y los cañones de EUSKALIT se guardarán bajo llave en el
armario marrón que está en el rack, salvo cuando se vayan a usar
continuadamente en alguna de nuestras salas
9La Tarjeta para fotocopiar en la fotocopiadora del edificio Barco se
cuelga del panel de corcho del RACK
9Contraseñas de cuentas de correo electrónico, usuarios de acceso a
internet, etc. estarán registrados en la carpeta E:\Procesos de
apoyo\Sistema Informático\buzones de correo
9Biblioteca: E:\Procesos de apoyo\control de documentos y
materiales\Biblioteca\bd-biblioteca” y despacho de Mikel
9Hoja de Control de Préstamos: E:\Procesos de apoyo\Control de
documentos y materiales\Biblioteca\prestamos.doc
 Ejemplos de Orden
“ADECUAMOS EL CONTENEDOR AL CONTENIDO”
Antes Después

Armarios con recambios informáticos: cableado, ratones, discos

duros,… sin separadores y desordenados. Se meten en cajas y se
identifica el contenido de éstas fuera de ellas.
 SEIRI

SHITSUKE SEITON

SEIKETSU SEISO

Ejemplos de Orden
“ESTANDARIZACION DE CONTENEDORES”
Antes Después

Descripción: Contenedores de Descripción: 3 contenedores iguales para

compartimentos para recambios para el material de oficina.
dymo, lápices, bolígrafos, grapas, clips,…

© Bekaert Consulting EUSKALIT

 LIMPIEZA. CRITERIOS GENERALES.
9Limpiar: Todo en la oficina debe estar limpio y en buen estado

9Identificar y eliminar de fuentes de suciedad

CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE
PAPELES Y FICHEROS INFORMÁTICOS PARA QUE NO
LLEGUEN A SER FUENTE DE SUCIEDAD
9Se guardarán para siempre los documentos notariales, las
actas de Patronato, los informes del director, los convenios, la
contabilidad,…
9Seis años otros documentos como actas de comités,
documentos contables y legales, certificados de HOBETUZ y de
programas, resúmenes de encuestas, procesos obsoletos,
registros de equipos de mejora, etc.), avisando al “R”
correspondiente antes de tirarlos.
9La documentación técnica se conservará mientras esté
actualizada. El director se encargará de su revisión
 Ejemplos de Limpieza (Cableado)

Antes Después

DESCRIPCION: Se han metido todos los cables por tubos y hemos cerrado todas las cajas de los enchufes. Con
esto conseguimos:
-no tropezar con los cables y hacernos daño
-no estropearlos al tocarlos continuamente con los pies
-que no penetre la suciedad en el hueco de las cajas de los enchufes
 Ejemplos de Limpieza
Antes Después

DESCRIPCION: Entre el armario-encimera y la pared

había un hueco por el que caían papeles y otros materiales que se dejaban allí. Eliminamos el hueco y conseguimos
no perder documentos y no ensuciar una zona que después va a ser muy difícil de limpiar
CONTROL VISUAL. PAUTAS GENERALES
DE IDENTIFICACIÓN/CODIFICACIÓN.

9Armarios de la zona “almacén”: letra – armario y número –

fila o balda
9Carpetas y Cajas: identificación con etiquetas del título en
letra grande y de su contenido en letra pequeña, todas en la
misma dirección
9S.I.- E\PROCESOS DE APOYO\ORDEN INTERNO\Calendario.
Los 3 primeros niveles en mayúscula y estructurados según el
Plan de Gestión exceptuando los archivos de aplicaciones
especiales o los generados por el propio Sistema Informático.
 Ejemplos de Control Visual

DESCRIPCION: 3 primeros niveles de carpetas en mayúscula. A partir de ahí en minúscula.

 DISCIPLINA Y HÁBITO

9Auditorías bimestrales.
-Cruzadas en puestos de trabajo y carpetas de las que
somos responsables en S.I.
-Rotando auditores en Zona general y almacén.
91 paseo/mes en cada zona (almacén, z.general, puestos, S.
Informático, Rack)
9Utilización de tarjetas rojas para denunciar anomalías.
9En las auditorías debe estar clara la diferencia entre:
* Anomalía: Cuando no se cumple lo que pone en el proceso.
* Idea de Mejora: Ideas que van surgiendo, no recogidas en el
proceso que sirven para mejorar el mismo.
Planilla para anotar anomalías en auditorías y paseos

EJEMPLO DE LISTA DE PREGUNTAS PARA LOS PASEOS DE EVALUACION

Resultado tras última implantación en Rack
Antes Después
PROCESO. ÁREAS DE IMPLANTACIÓN
CRITERIOS ESPECÍFICOS
 IMPLANTACIÓN POR ZONAS DE LAS
INSTALACIONES

-1998- Área piloto: Algunos armarios con materiales de uso

común en zona general

-1999- Todos los armarios de la zona general y almacén

-2000- Puestos de trabajo y Sistema Informático

-2003- Traslado de las 5S al completo a las nuevas oficinas

-2003- Rack en nuevas oficinas.

 ZONA GENERAL. ENTRADA
- Tránsito, para almacenar materiales durante un máximo de 3
días, indicando fecha límite y su programa o destino.
-ZAMI, los materiales ubicados en él se identificarán con fecha
límite y descripción.
- El botiquín se colocará en un lugar visible de la zona general,
irá etiquetado con una señal standard.
- Reposición de materiales – Puntos de pedido:
* Tarjetas de control de stocks de material de oficina: llevarán
indicado el stock mínimo y cuando se alcance éste se seguirán
las instrucciones de la tarjeta.
* Plásticos portaetiquetas: se deberán colgar del atril de
Angeles. Ésta recogerá dichas etiquetas y hará el pedido
correspondiente. Cuando se reciba el material se colocarán las
etiquetas en el punto de pedido y se colocarán en su lugar
dentro de la zona general.
 EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:
TARJETAS DE CONTROL DE STOCKS “ORDEN Y CANTIDAD”

Descripción: Tarjetón Punto de pedido Descripción: Gomilla recogiendo

cuando sólo quedan dos paquetes de folios. los últimos 5 diskettes. Cuando alguien
Instrucciones: Entregar esta hoja a Angeles llegue a ese punto seguirá las
(ella pide el material) instrucciones de la etiqueta roja.
 EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:
“ORDEN Y CANTIDAD”

Descripción: Para que nunca se quede el Descripción: Fotocopiadora.

fax sin papel, ponemos una hoja verde antes Cuando la línea verde entra en el
de que se acabe el taco. Cuando un fax sale espacio rojo hay que reponer papel.
en la hoja verde, hay que añadir papel.
 EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:
“UBICACIONES”

Antes Después

Descripción: Estas pegatinas Descripción: Indicación de que en

indican que ahí hay una puerta y que ese contenedor es donde dejamos el
hay que empujarla para entrar y tirar papel para reciclar.
hacia atrás para salir.
 EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL:
“UBICACIONES”

Antes Después

Descripción: Pegamos el material que Descripción: Esta indicación está al lado de la

hay dentro de una caja por el lado puerta junto a otra en la que pone
visible de ésta. Así sabemos con “Mensajeria”. Tanto el cartero como el
certeza el contenido de la caja que mensajero saben si hay algo para ellos sin
vamos a abrir. decirles nada.
 ZONA ALMACÉN. PARTE SUPERIOR E
INFERIOR DE LOS ARMARIOS
- Se intentará que los materiales del mismo tipo estén
próximos y los más pesados ocupen posiciones más bajas.
- Se colocarán las cajas en el hueco de las baldas y sin que
sobresalgan, de manera que no obstaculicen el paso, siempre
que sea posible.
- No se almacenarán materiales de formación (Calidad Total,
Equipos de Mejora,…) ya que KOPIAK los hace con una semana
de antelación aproximadamente (depende de la cantidad).
-No debe haber almacenes intermedios en los puestos de
trabajo.
-Dependiendo de la identificación que traigan los materiales se
rotularán las cajas almacenadas.
 ZONA ALMACÉN. PARTE SUPERIOR E
INFERIOR DE LOS ARMARIOS
Inventario. Entrada y salida de materiales.
1. Entrada de materiales en el almacén
1.1. Pedidos de un material: unidades?, nº cajas?, y cuando van a llegar. Se lo
comunicamos a Jon y busca o hacemos un sitio en el almacén. Si hay espacio
suficiente intentaremos que nos guarden el material en la imprenta.
1.2. Al recibir el pedido lo almacenamos en la ubicación decidida, lo
identificamos y anotamos en el inventario la descripción del material, stock
inicial (uds. pedidas), stock actual (uds. en nuestro almacén), stock mínimo
(dependiendo del material) y ubicación. Si es un material que ya tenemos en
stock, cambiaremos las unidades en el apdo. “stock actual”.
1.3. Si es un material común para varios procesos y personas, cuando llegue,
cada interesado se reservará las unidades que quiera, apuntándolo en el
inventario (unidades – responsable/proceso) y en las cajas donde ha venido.
2. Salida de materiales del almacén
2.1. Miraremos en la zona general a ver si tenemos el nº de unidades deseado.
2.2. No.Abrimos “inventario” y buscamos el lugar dónde se almacena éste.
2.3. Obtenemos el material y se resta del inventario las unidades retiradas.
4. Material empaquetado a bandeja “mensajería” o “correos” o se lo llevará
directamente cada “R” para utilizarlo en las sesiones de formación
 ZONA ALMACÉN. PARTE SUPERIOR E
INFERIOR DE LOS ARMARIOS
Biblioteca. Altas.
1. El Responsable de 5S entrega el libro al responsable de leerlo y le asigna un
compromiso en el ARGI con fecha límite para su cumplimiento.
2. El responsable prepara un resumen y define las palabras clave para la
identificación y búsqueda del libro.
3. El Responsable de 5S registra el libro en la base de datos “Biblioteca”.
Revistas. Altas.
1. El Responsable de 5S entrega la revista al responsable de leerla y le asigna
un compromiso en el ARGI con fecha límite para su cumplimiento de un mes,
apuntando también esta fecha en la portada de la revista.
2. El responsable lee la revista y apunta sólo sus comentarios en Novedades.
Cuando no la esté leyendo la revista debe estar en el revistero.
3. Toda revista del revistero cuya fecha de la portada haya pasado la escrita
se guardará en su archivador correspondiente, se haya leído, se haya
comentado o no.
2. Préstamos (Las revistas/videos/… de Speak Up hoja de préstamos aparte)
2.1. Préstamo: rellenar la hoja de préstamos para controlar quién tiene un
libro (o cualquier material) que hayamos prestado.
2.2. Devolución: borrar el préstamo de la hoja de préstamos.
 PUESTOS DE TRABAJO
- Las baldas centrales de los armarios de la zona almacén (armarios altos
marrones y negros) identificándolas con el nombre del propietario del puesto .
- Carpetas de anillas o las colgantes identificadas por su contenido .
- Los materiales de cursos, memorias o fotocopias de reuniones internas de
formación se guardarán en carpetas o cajas etiquetadas “FORMACION”
- Resúmenes de encuestas y certificados históricos ordenados por año y programa
- No se podrá tener material de la zona general en el puesto de trabajo, a menos
que estemos haciendo uso del mismo en un momento determinado.
- Bandeja superior deberá estar vacía para que los compañeros puedan depositar
en ella lo que proceda
- Los casos urgentes o sobre los que se esté trabajando estarán en la bandeja
inferior o bien en el atril, cajas, cajones o carpetas etiquetadas “PENDIENTE”.
- No se rotulará el hueco de las carpetas en los armarios
- Todos los cables y enchufes deberán estar en buen estado. No deberán estar al
alcance de los pies y se protegerán por tubos o canaletas para evitar caídas o
accidentes eléctricos cuando exista riesgo
- Cuando alguien se lleve un documento de un compañero sin haberle informado
pondrá un post-it en el hueco que deja indicando en él el tipo de documento y el
nombre de quien se lo ha llevado.
 SISTEMA INFORMÁTICO
¿POR QUE 5S EN INFORMATICA?
• Reducción de error humano en la manipulación de archivos (cuanto
más claros los nombres de archivos y carpetas menos errores de uso y al enviarlos por correo,
etc.)

• Mayor rapidez al buscar cualquier archivo

• Ocupar justamente el espacio necesario en el Servidor Central (para

navegación más rápida por la unidad del Server y para reducir el riesgo de pérdida de
información con copias de seguridad más eficientes)

• Ahorro de tiempo en la instalación y configuración de los equipos

(Drivers y ficha de características de cada equipo identificadas y descritas)

• Control de stocks de piezas de hard y periféricos (ratones, teclados,

módulos de memoria, discos duros,…) de recambio y por seguridad
estado óptimo de cables, enchufes, etc.
 SISTEMA INFORMÁTICO
- Guardamos toda la información que manejamos en una unidad de red llamada
“Unidad E:”.

- Al ser toda la información accesible para todos, los criterios de ubicación,

modificación y eliminación de documentos tienen que quedar bien claros para que
toda la plantilla actuemos de la misma forma:

- Todos los archivos se organizan según una estructura acorde con la piedra
angular de nuestro día a día: gestión por procesos.

* Los 3 primeros niveles en mayúscula y estructurados según el Plan de

Gestión, exceptuando los archivos de aplicaciones especiales o los generados
por el propio Sistema Informático. Ejemplo: E\PROCESOS DE APOYO\ORDEN
INTERNO\Calendario.

* Los nombres de los ficheros deben ser descriptivos y completos ( por años,
por grupo, por edición, etc.), salvo los acrónimos. Por ejemplo E:\PROCESOS
DE APOYO/ORDEN INTERNO\Actas\No lucrativas\1ª edicion\060300.doc

* Es preferible que no haya mas de 6 niveles desde la raíz del árbol de

directorios.
 SISTEMA INFORMÁTICO
PRESENTACIONES
- Las presentaciones (conjunto de “Transparencias”) generadas en EUSKALIT se
guardarán en E:\Procesos de apoyo\Orden Interno\Presentaciones.
- Se clasificarán según el programa al que correspondan. Existe una carpeta
“Modelos de Presentaciones” en la que se ubicarán presentaciones genéricas de
“Calidad Total”, “Actividades EUSKALIT”,… Existe otra carpeta “Personas-
Formación” en la que debemos ubicar las presentaciones utilizadas para formación
interna.
- Antes de utilizar tanto los modelos como las demás presentaciones se
comprobará si están obsoletos, y si lo están, deberán ser actualizados por la
última persona que los utilice. Si se ha actualizado la presentación completa la
fecha de actualización se pondrá en el nombre de la presentación. Si sólo se ha
actualizado alguna transparencia de una presentación se pondrá la fecha de
actualización en la propia transparencia (con un cuadro de texto).
- Antes de cada auditoria, el R del proceso “Control de documentos y materiales”
recordará que las transparencias innecesarias de las presentaciones de las que
somos R han de ser eliminadas.
- Las transparencias no generadas en EUSKALIT (archivos de ponentes, …) no se
considerarán presentaciones y se ubicarán en la carpeta de su proceso.
 Ejemplos de Organización en Presentaciones

Antes
Antes Después
Después

DESCRIPCION: Se han eliminado 75 presentaciones Power Point que estaban

obsoletas o duplicadas en otra carpeta. Las restantes las hemos guardado en una
DESCRIPCION:
carpeta centralizada y accesible para todos. También hemos reducido el nº de
subcarpetas creadas.
Ejemplos de Orden (Presentaciones) Antes

Después

Después

DESCRIPCION: Carpeta de presentaciones “Apoyo

a otras entidades”. Había 35 presentaciones sueltas
que las hemos eliminado o reubicado en sus
carpetas correspondientes del directorio
Presentaciones. Con lo que esta carpeta queda
únicamente con 3 subcarpetas y sin archivos sin
DESCRIPCION:
clasificar.
 Ejemplos de Limpieza (Presentaciones)
Antes Después

DESCRIPCION: Las transparencias se actualizan en su directorio de “Modelos” y luego se utilizan para crear las
presentaciones particulares de cada uno. Antes se copiaban primero a las presentaciones particulares, allí se
actualizaban y después se nos olvidaba actualizarlas también en “Modelos” para ahorrarle trabajo al siguiente que
DESCRIPCION:
fuese a utilizar la misma transparencia y para evitar que un compañero mostrase en alguna de sus presentaciones
datos antiguos.
 Ejemplos de Control Visual (Presentaciones)
Antes Después

DESCRIPCION: Añadimos al nombre de la

DESCRIPCION: No sabíamos cuándo había sido presentación la fecha de actualización y así
actualizada por última vez una presentación sabemos si tenemos que comprobar los
“modelo” cambios que haya podido haber hasta
entonces.
 SISTEMA INFORMÁTICO
FOTOS
- Todas las fotos necesarias para la futura publicación de documentos
(boletines,…), evidencias, históricas, etc. que tengamos en la Unidad E: se deben
ubicar en P.O./DIFUSION/Desarrollo de materiales/Fotos. Las que no vayamos a
utilizar para nada las eliminaremos.
- Se clasificarán por proceso o tema y se ha habilitado una “vida corta” en la que
guardaremos las fotos que vayamos a necesitar sólo temporalmente, indicando la
fecha de eliminación al final del nombre.
- Intentaremos guardar únicamente las dos o tres mejores fotos de cada proceso.
Sólo crearemos subcarpetas para clasificarlas en caso de que tengamos más de
tres fotos buenas de un mismo proceso que luego vayamos a necesitar.
- Los nombres que pongamos a las fotos serán descriptivos, aclarativos e
inequívocos para facilitar su búsqueda.
- Antes de cada auditoria, el R del proceso “Control de documentos y materiales”
recordará que las fotos innecesarias de nuestros procesos han de ser eliminadas
y si no lo están contarán como anomalía en las auditorias cruzadas del S.I.
 Ejemplos de Orden (Fotos)
Antes Después
Antes Después

DESCRIPCION: La única identificación de las DESCRIPCION: Se identifican las fotos con

fotos era la numeración que le asignaba la cámara nombres explicativos. Si hay mas de 3 fotos de un
digital al sacarlas proceso, se crearán subcarpetas.
 Ejemplos de Orden (Fotos)
Antes Después

Antes Después

DESCRIPCION: La única identificación de las DESCRIPCION: Se identifican las fotos con

fotos era la numeración que le asignaba la cámara nombres explicativos. Si hay mas de 3 fotos de un
digital al sacarlas proceso, se crearán subcarpetas.
 Ejemplos de Control Visual (Fotos)
Antes
DESCRIPCION: Al no existir vida corta,
DESCRIPCION:
no sabíamos cuando debíamos borrar algunas fotos.
Después
Después
DESCRIPCION: Al tener Vida Corta sólo tienes que
ponerle la fecha hasta la que crees que va a tener
utilidad y si en una auditoria aparece un archivo de
estos con fecha pasada se aprecia claramente la
anomalía.
 Ejemplos de Control Visual (Fotos)

Antes Después
Después

DESCRIPCION: Con la Vista en miniatura del

DESCRIPCION: Para ver el contenido de una explorador se ven todas las fotos sin hacer
foto hay que hacer click sobre ella o abrirla. sólo con abrir el directorio en el que se
encuentran.
 SISTEMA INFORMÁTICO
OUTLOOK
- Eliminaremos los logos e imágenes en documentos a distribuir por e-mail o que
se puedan bajar de nuestra web para así aligerar su peso. Dejar únicamente
nuestro nombre EUSKALIT.
- Los e-mails masivos deberán, salvo excepción, llevar los destinatarios escritos en
CCO para que al recibirlo no aparezca el listado de todas las personas a las que se
ha enviado y éstas puedan así hacer uso indebido de las direcciones de correo
(Protección de datos).
- Al adjuntar archivos importantes, sobre todo los confidenciales, en e-mails
dirigidos al exterior, habrá que comprobar que sea realmente el que queríamos
enviar y que dicho archivo no contenga información relevante referente a otras
organizaciones.
- Deberán colgar el menor número posible de carpetas y subcarpetas de la bandeja
de entrada, así ahorraremos espacio al guardar los archivos .pst en la unidad E:
-Los mensajes emitidos y recibidos se guardarán en las carpetas 3 meses máximo,
salvo en casos excepcionales, en los cuales se podrá abrir una carpeta en la que
archivaremos los mensajes de antes de esa fecha que queramos conservar.
-¡¡¡IMPORTANTE!!! Debemos ser conscientes de que los archivos adjuntos
que consideremos importantes hay que guardarlos en E: en el mismo
momento en el que los recibimos en vez de dejarlos almacenados en el
Outlook.
5S Y MOTIVACIÓN
En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que
continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más
participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos
mecanismos son importantes para entender y conseguir la motivación. Entre
todos cabe destacar:

1.“Novedades”:
fichero en el que se
apuntan todas las
novedades
concernientes a toda
la plantilla, entre las
que se encuentran
las novedades sobre
5S.
En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que
continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más
participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos
mecanismos son importantes para conseguir la motivación. Entre todos cabe
destacar:

2.Argi: aplicación de Mejora Continua para gestionar sugerencias propuestas,

incidencias ocurridas, proyectos de mejora puestos en marcha o nuestro
desarrollo de competencias, que irán originando compromisos adquiridos con
un Responsable y una fecha_límite de cumplimiento.
En EUSKALIT contamos con diversos mecanismos de comunicación interna que
continuamente mejoramos para hacer que nuestro entorno sea lo más
participativo posible y que toda la información esté accesible para todos. Estos
mecanismos son importantes para conseguir la motivación. Entre todos cabe
destacar:

3.Reuniones plenarias mensuales y trimestrales: en ellas se requiere la

participación de toda la plantilla con todo tipo de aportaciones y las 5S tienen su
tiempo reservado para que todos expongamos lo que consideremos oportuno
sobre 5S.

4.El contacto directo y casi diario entre el director, el Responsable 5S y el resto

de la plantilla permite, asimismo, las sugerencias informales (no escritas)
cruzadas entre toda la plantilla sobre 5S o cualquier otro tema.
 Conocer y estar bien informado
9Formación inicial en implantaciones desde 0, sesiones de estudio para
comunicación de cambios en el proceso y posterior puesta en común

9La pertenencia al Club nos aporta conocimientos (visitas cruzadas, jornadas

técnicas, ventana 5S, …) que luego compartimos con el resto de la plantilla.

9 Sesiones excepcionales del Club sobre temas concretos (5S digital)

9 Recepción de revistas sobre materiales útiles para 5S

9 Se muestran los resultados de las auditorias en las reuniones trimestrales.

 Encontrarlo significativo
9En las primeras implantaciones se forma previamente a toda la plantilla y
el director actúa como facilitador.

9Existe un proceso escrito sobre el mantenimiento de las 5S que toda la

plantilla debemos tener interiorizado.

9 Tiempo dedicado a las 5S:

**en las reuniones mensuales para mostrar los últimos progresos, para
sensibilizar sobre errores más comunes, …
**en las sesiones de estudio (1h) para interiorizar el proceso recalcando los
aspectos más importantes del mismo.

9Todas las anomalías 5S registradas en las auditorías pasan a ser

compromisos con fecha límite de cumplimiento en Argi.

9 Las anomalías detectadas fuera de auditoría y que consideremos muy

importantes las registraremos en Argi como Incidencia.
 Requerir la participación
9 Implantaciones de buenas prácticas en cadena:
ÆSe explican las buenas prácticas en sesiones de estudioÆsurge el debate
entre los asistentes (plantilla)Æse consensúa qué prácticas hay que poner
en marcha obligatoriamenteÆlas personas más a favor de la causa lo
implantanÆseguidamente, tras ver los resultados que se obtienen, lo
implanta toda la plantilla.
9Se realizan auditorias bimestrales en las que rota toda la plantilla,
incluído el director.
9Tarjetas rojas para denunciar anomalías. Todas las personas debemos estar
alerta y no solo identificar anomalías, sino pensar en cómo solucionarlas o
evitarlas en un futuro. Siempre que ponemos una tarjeta roja, surge el pique
y esto hace que todos abramos más los ojos en busca de anomalías por
toda la oficina.
9 Todas las ideas son bienvenidas y ninguna rechazada de primeras. Se
registran en Argi. Si al R le parece OK. se ejecuta. Si hay dudas, el comité de
ideas decide si procede seguir adelante con la idea o no.
 Requerir la participación

9Se facilita documentación para la realización de las auditorias para que

éstas sean lo más ágiles posibles: planilla para el registro de anomalías,…
9Todas las personas saben que cuentan con el Responsable del proceso
“5S” para ayudarles en tareas 5S.
9 El Responsable 5S, así como el director, deben predicar con el ejemplo.
9Mano izquierda al identificar “malas prácticas” o al denunciar anomalías.
Para no perder participación ni desmotivar a las personas.

9Se invita a las revisiones anuales del proceso 5S a diferentes personas

cada vez.

9Se han creado comités o equipos de mejora permanentes para diferentes

aspectos de las 5S fijando objetivos con fecha límite para su cumplimiento.
 Sentirse apoyado en la función
9El Responsable 5S tiene acceso a todo tipo de recursos materiales. En
ocasiones falta tiempo.
9El Responsable 5S puede pedir ayuda al resto de la plantilla para cualquier
cuestión 5S encontrando el momento apropiado. Asimismo, toda la plantilla
sabe que puede contar con el Responsable 5S para que le apoye en
cualquier tarea 5S a realizar.
9La plantilla ha de tener claro que la responsabilidad de que las 5S
funcionen no es exclusiva del Responsable 5S.
9 El Responsable 5S cuenta con el apoyo del director tanto para la toma de
decisiones como para la búsqueda de soluciones a problemas.
9El Responsable 5S cuenta con el apoyo de las otras dos participantes de
EUSKALIT en el Club 5S para poner en marcha las acciones surgidas de las
jornadas que se celebran.
9La crítica que realiza el Responsable 5S debe ser constructiva para no
ofender al resto de la plantilla y que ésta se sienta “arropada” y le apoye en
su labor.
 Ver resultados y progresos

9Se difunden ejemplos prácticos para demostrar que proyectos 5S que

ponemos en marcha funcionan. Ej.: 5S Digitales. 2 personas implantaron lo
visto en esta jornada (escritorio limpio,…). El resto de la plantilla se fijó en
la buena práctica y empezó también con la implantación.
9Bimestralmente, tras las auditorias, se publican los resultados obtenidos
por persona mediante gráficos en las reuniones plenarias.
92 personas dedicaron una mañana entera a mejorar parte del cableado de la
oficina metiéndolo en canaletas para evitar riesgos innecesarios y
desperfectos. Los resultados fueron latentes y ahora toda la plantilla quiere
esta misma mejora para su puesto.
 Ser recompensado
9En EUSKALIT contamos con un sistema de reconocimientos en el que se
contemplan 2 tipos:
**Rec. Informal: verbal y entregando una canica al reconocido (simbólico)
**Rec. Formal: escrito. Puede acabar significando un día de vacaciones o el
sueldo equivalente si el comité de reconocimientos al analizarlo lo
considera oportuno.

9Fotos del antes y después cuando se realizan mejoras significativas y

difusión de las mismas en nuestras reuniones plenarias.(foto de mejora en
cableados)
9Cuando alguien realiza alguna mejora que requiere de mucho esfuerzo en
un plazo corto de tiempo, se publican los resultados de la mejora para que
a la plantilla le sirva de ejemplo y a la persona que ha realizado la mejora de
reconocimiento.
9Reconocimiento no sistemático: 1 o 2 veces al año, cuando el Responsable
5S o cualquier otra persona lo considere oportuno, se hará entrega de un
pequeño obsequio que servirá para “alargar los ojos” al resto de la plantilla
y como reconocimiento al que recibe el obsequio.
 Ser recompensado

9En las reuniones plenarias se informa a toda la plantilla sobre nuevos

proyectos 5S puestos en marcha, evolución del nº de anomalías por
persona y zona de la oficina y se comentan algunas buenas evoluciones.

9Premios a decidir por el comité correspondiente:

**Al mejor puesto de trabajo
**A la mejor gestión del Outlook
**Al mejor escritorio
**Al mas tarjetero (al que más anomalías denuncie)
 Conclusiones y Beneficios obtenidos
La formación, la comunicación entre empleados y una buena recompensa
fomentan la participación y ayudan a encontrar significativas las 5S.
La puesta en marcha de comités o equipos de mejora para determinados
proyectos 5S ha mejorado la comunicación entre los empleados que no tenían
demasiado roce anteriormente.
Con las auditorías cruzadas y el sistema de tarjetas rojas surge el pique entre
nosotros y hace que seamos más críticos y denunciemos y reparemos cada
vez más anomalías.
Ahorramos tiempo al buscar cualquier archivo en cualquier área de la oficina.
Evitamos incidencias o errores al realizar envíos de documentos, al presentar
datos (siguiendo el sistema siempre deben estar actualizados), etc.
Ahorramos dinero?
 Dificultades
Escasez de tiempo para implantaciones y mejoras en lo que ya está
implantado, así como para poder realizar las auditorías bimestrales.
Prioridad de otros asuntos ante cualquier acción 5S.
Desmotivación y relajación de las personas al no mostrar buenos resultados
rápidamente durante una implantación.
Indisciplina de las personas no siguiendo al pie de la letra los criterios
marcados en el proceso 5S al guardar e identificar materiales, ficheros
informáticos, etc. en sus sitios correspondientes. Suele ocurrir cuando
tenemos mucha actividad.