Nuevo Manual para Jefes de Mesa de Entradas

WEMES
Manual para
Jefes de Mesa de Entradas

Dirección de Administración
Subsecretaría de Tecnologías de la Información
Programa de Modernización Administrativa Integral
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Autoridades

Rector
Héctor Floriani

Dirección de Administración
Javier Cabrera

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Índice
Autoridades
Índice
Introducción
Pautas de accesibilidad
Acceso al sistema WEMES
1. Administración
1.1. Reparticiones y Áreas
1.2. Usuarios
1.3. Destinos
1.4. Rubros y Temas
2. Expedientes
2.1 Origen Expediente Anterior
2.2. Iniciador
2.3. Datos Trámite
3. Bandeja
3.1. De entradas
3.2. De recepción desde destinos sin sistema
4. Pendientes
5.1. Pendientes resolución
5.2. Pendientes recepción
5. Remitos
6. Consultas
6.1. Expedientes
6.1.1. Anulación de un Expediente
6.1.2. Reserva y Desreserva de un Expediente
6.1.3. Desglose de un Expediente
6.1.4. Desarchivado de un Expediente
6.2. Consulta D.O.S.
6.3. Consulta LOTUS
6.4. Reservas Vencidas
6.5. Estadísticas
6.5.1. Por estado
6.5.2. Detenidos por Área
6.5.3. Enviados por Repartición
6.5.4. Enviados por Área
6.5.5. Recibidos por Repartición
6.5.6. Recibidos por Área
7. Ayuda
Glosario
Bibliografía
Desarrollo

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Introducción

En el marco de las conmemoraciones por el aniversario número 50 de la creación de la
Universidad Nacional de Rosario, y por el centenario de la Reforma Universitaria, el rector Héctor
Floriani decide reivindicar ese pasado impulsando el primer planeamiento estratégico de la UNR: un
propósito que mira al futuro, convocando a todos los actores que integran nuestra comunidad
universitaria.
En este contexto, la Subsecretaría de Tecnologías de la Información lanza el Programa de
Modernización Administrativa Integral, orientado a lograr una administración documental de calidad,
ágil y accesible en toda la UNR.
Se suma como parte inexorable de este Programa el WEMES, un sistema electrónico de seguimiento de
expedientes único para toda la UNR, diseñado a la medida de las necesidades de nuestro claustro No
Docente y en colaboración con él, con el objetivo de reemplazar a todo otro sistema de gestión que hoy
en día resulte ya obsoleto e incómodo.
Se accede al sistema WEMES a través del portal SIU Huarpe “UNiR”, que a su vez opera sobre la
plataforma SIU Araí, en un claro ejemplo de la interoperabilidad entre sistemas a la que apunta el
Programa de Modernización Integral.

El presente manual de WEMES es una guía a nivel de usuarios para los Jefes de Mesa de
Entradas, actores centrales en la gestión administrativa de cada repartición de nuestra Universidad que,
como tales, tendrán tareas de configuración relevantes para la operatividad del sistema. El Jefe de Mesa
de Entradas de una repartición será responsable de:

1) Definir y mantener actualizadas las áreas de su repartición, con las propiedades y características que le
corresponden a cada una.

2) Asignar y mantener actualizados los usuarios responsables de cada área, con el perfil de permisos que
le corresponda a cada uno.

3) Asignar y mantener actualizados el resto de los usuarios de cada área, con el perfil de permisos que le
corresponda a cada uno.

4) Definir y mantener actualizadas las reparticiones que no pertenezcan a la U.N.R., a las que sea
necesario remitir algún expediente.

5) Definir y mantener actualizados los destinos por los cuales podrán circular los expedientes.

6) Definir y mantener actualizados los rubros pertenecientes a su repartición.

7) Definir y mantener actualizados los temas pertenecientes a cada rubro de su repartición.

Nota: Sólo cuando todos estos pasos hayan sido ejecutados, será posible poner en uso el sistema para todos los
usuarios de la repartición y comenzar a grabar expedientes.

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Pautas de Accesibilidad

Para que el sistema funcione adecuadamente, será necesario cumplir previamente con una serie de
condiciones determinadas:

1) El Superusuario:
a) Dará de alta en el sistema la repartición a la que pertenecerá el Jefe de Mesa de Entradas. Al crear
una nueva repartición, automáticamente se creará el área “Mesa de Entradas”.
b) Asignará al usuario del Jefe de Mesa de Entradas como responsable del área.

2) El Jefe de Mesa de Entradas:
a) Definirá qué oficinas de su repartición usarán el sistema.
b) Determinará quién será el responsable del área Archivo.
c) Ingresará a los usuarios del área Archivo.
d) Otorgará los permisos de acción que correspondan a cada usuario del área Archivo para la usabilidad
del sistema WEMES.

3) La PC con al cual se utilizará el sistema deberá tener:
a) Acceso a Internet.
b) Instalado Mozilla FireFox como navegador recomendado.
c) Instalado Adobe Reader (para poder abrir archivos PDF).
d) Instalado algún paquete de Oficina (para poder abrir documentos y planillas).

Nota: todos los puntos anteriores deberán ser garantizados por el director del Área TIC de la repartición.

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Acceso al Sistema WEMES

1) El Jefe de Mesa de Entradas abrirá el navegador y accederá a la página del Portal UNiR:
https://unir.edu.ar
2) Escribirá su DNI en “Nombre de usuario” y la “Clave de acceso” y hará clic en el botón .
3) Una vez ingresado en el Portal UNiR, elegirá la aplicación “WEMES” para ingresar al sistema.
4) El usuario seleccionará la repartición en la cual es Jefe de Mesa de Entradas (podría darse el caso
excepcional de que un usuario trabaje en dos reparticiones y/o áreas diferentes), y pulsará el botón
:

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Así se visualizará el sistema:
Nota: por razones de seguridad, el sistema WEMES se cerrará automáticamente una vez transcurrido un cierto
tiempo de inactividad. Una vez ocurrido esto, para seguir trabajando el usuario deberá loguearse nuevamente.

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1. Administración
1.1. Reparticiones y Áreas

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Administración - Reparticiones y Áreas” y desde allí
podrá
- Dar de alta y/o modificar las áreas de su repartición que utilizarán el sistema WEMES
- Agregar reparticiones que no pertenezcan a la UNR.

Nota: la información relativa a las reparticiones que no pertenezcan a la UNR será compartida por toda la
Universidad, por lo que es importante verificar que la misma no exista en el listado de reparticiones.

En este módulo aparecerán todas las reparticiones que no pertenezcan a la UNR (comunes a toda la
Universidad) y la repartición propia.
Si existieran varias reparticiones dadas de alta podría buscar la suya:
- Escribiendo parte del nombre en el campo “Nombre Repartición”.
o
- Seleccionando la opción “Sí” donce dice “Pertenece UNR”.
Haciendo clic en ambos casos en el botón .

Si se selecciona en “Pertenece UNR” la opción “Sí”, aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
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El usuario utilizará el botón para dar de alta las áreas necesarias.

Para editar o dar de alta un área el usuario hará clic en el botón .

Se presionará el botón para dar de alta un área. Allí se completará el nombre de la misma y
se indicará:
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- Si es Mesa de Entradas.
- Si inicia expedientes.
- Si tiene el sistema WEMES.
- Si es Archivo.
Una vez completados estos datos se utilizará el botón .

Nota: sólo será posible eliminar un área que no posea registros asociados a la misma.

En una repartición sólo hay un área Mesa de Entradas y debe haber al menos un área que sea Archivo.

Si volvemos al inicio del módulo:

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Para dar de alta a reparticiones que no pertenecen a la UNR, el Jefe de Mesa de Entradas hará clic en el
botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Una vez cargado los campos se hará clic en el botón .

Nota: la información relativa a estas reparticiones será compartida por toda la UNR, por lo que es importante
verificar que la misma no exista en el listado de reparticiones, eso se puede hacer:
- Llenando el campo “Nombre Repartición” y filtrando para encontrarla.
- Seleccionando la opción “No” donde dice “Pertenece UNR” y revisando el listado.

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Si se necesitara un listado de reparticiones, se podría exportar en excel.

También se podría ordenar este listado por múltiples columnas de manera ascendente o descendente.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Nombre” y de manera descendente:

Así se verá en la pantalla:

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1.2. Usuarios

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Administración - Usuarios” para:
- Definir quién será el responsable de cada área.
- Asignar un área a cada usuario de su repartición.
- Asignar los permisos que correspondan a cada usuario.
- Buscar usuarios de la repartición a la que pertenece.

El módulo se abrirá en la siguiente pantalla:

Cuando haya usuarios cargados:

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La búsqueda de usuarios se puede llevar a cabo:
- Llenando el campo “Usuario”.
- Seleccionando el área al que pertenece el usuario.
Y haciendo clic a continuación en el botón . Por ejemplo si se busca por “Área” Alumnado:

Para realizar una nueva búsqueda se pulsará el botón .
Para dar de alta un usuario en un área se presionará el botón , y aparecerá la siguiente
pantalla:

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Para buscar al usuario, se hará clic en y aparecerá la siguiente pantalla:

En ella se podrá buscar un usuario llenando uno o más de los siguientes campos:
- Usuario
- Apellido
- Apellido y Nombre
Tipeando al menos tres caracteres de los mismos y haciendo clic en el botón .
Para hacer una nueva búsqueda se hará clic en el botón .

Una vez encontrado el usuario se hará clic en el botón .

Ahora aparecerá el usuario cargado, a continuación:
- Se le asignará un área.
- Se seleccionará la opción de “Responsable” en el caso de que lo sea.
- Se indicarán los permisos que tendrá para el uso del sistema.
Los mínimos permisos que un usuario deberá tener serán:
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a) Consulta Repartición + Consulta Pública

o
b) Consulta Repartición + Consulta Privada

Nota: sólo el Superusuario podrá habilitar la opción “Consulta UNR”, y lo hará en casos excepcionales a pedido
de una autoridad de alto rango.

Una vez terminado se hará clic en y aparecerá el siguiente cartel:

En el caso de que el usuario cargado no sea responsable del área aparecerá el siguiente cartel como
recordatorio, ya que debe existir al menos un usuario responsable en cada área:

Si se necesitara un listado de usuarios de la repartición, se podría exportar en excel.

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Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Área” y de manera ascendente:


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1.3. Destinos

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Administración - Destinos” para definir cómo serán los
circuitos de tramitación entre las distintas áreas de la repartición cuando se realicen pases de
expedientes. Se podrán armar circuitos de distinto tipo:

● Estrella: todas las áreas tienen como destino para el envío de expedientes a la Mesa de
Entradas.
● Anillo: todas las áreas pueden enviar expedientes a cualquier otra área de la repartición
● Mixto: combinación de los dos anteriores.

La configuración “anillo” es la recomendada, pues agiliza los procesos de tramitación.

Cuando se ingrese al módulo por primera vez aparecerá la siguiente pantalla, ya que aún no habrá
destinos cargados:

Para poder avanzar se deberá presionar el botón .

Cuando existan destinos cargados, al ingresar la módulo aparecerá la siguiente pantalla:

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Se podrá buscar y/o editar algún destino seleccionando en los distintos campos y haciendo clic en el
botón .

Por ejemplo:

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Para realizar una nueva búsqueda se pulsará el botón .

Para editar el destino se hará clic en el botón y aparecerá la siguiente pantalla, y en ella se podrá
desactivar o eliminar el circuito:

Nota: El circuito se podrá eliminar sólo si no se ha hecho ningún pase del área origen al área destino.

Si se desactiva un circuito aparecerá el siguiente cartel:

Si se elimina un circuito aparecerá el siguiente cartel:

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Para dar de alta un nuevo destino se hará clic en , y aparecerá la siguiente pantalla:

Se seleccionarán el “Área Origen”, la “Repartición Destino” y el “Área Destino”.
Es posible marcar la opción “*” para que queden seleccionados todas las “Áreas Origen” y/o todas las
“Áreas Destino”.
Al utilizar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Cuando la “Repartición Destino” no sea la propia, se seleccionará la repartición a la que se quiera agregar
como destino; en “Área Origen” y “Área Destino” se seleccionará “Mesa de Entradas - Con Sistema” en
ambos casos.

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Cuando la “Repartición Destino” no pertenezca a la UNR, se quitará el tilde en la opción “Pertenece a la
UNR”. A continuación, al desplegar las opciones de “Repartición Destino” aparecerán las reparticiones
que no pertenezcan a la UNR, dando “Mesa de Entradas” como única opción de “Área Destino”.

Nota: Si la repartición que no pertenece a la UNR no aparece en el desplegable “Repartición Destino (*)” verificar
que se encuentre dada de alta en el módulo “Administración - Reparticiones y Áreas”.

Si se necesitara un listado de los destinos de la repartición, se podría exportar en formato en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Área destino” y de manera
ascendente:

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1.4. Rubros y Temas

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Administración - Rubros y Temas” para definir los
rubros y temas de los expedientes que se darán de alta en su repartición.

Únicamente el Superusuario podrá dar de alta los rubros y temas comunes a toda la UNR. Estos rubros
podrán ser utilizados por todas las reparticiones de la UNR.

Nota: en el caso de que el Jefe de Mesa de Entradas considere necesario que se agregue un rubro para toda la
UNR, dará aviso al Superusuario.

Al ingresar al módulo, se visualizará la siguiente pantalla:

Se podrá buscar y/o editar algún rubro y/o tema seleccionando en los distintos campos y haciendo clic en
el botón .

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Antes de agregar un rubro, siempre se deberá verificar que éste no exista. Se ingresarán tres caracteres
como mínimo del rubro y se hará clic en el botón . Así aparecerán todos los rubros que
contengan como mínimo los caracteres ingresados:

Para realizar una nueva búsqueda se hará clic en el botón .
Si el rubro no existe, se utilizará el botón .
Entonces se completará el nombre del rubro y luego se presionará en .

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Aparecerá la siguiente pantalla:

Nota: el rubro podrá ser eliminado siempre y cuando no tenga temas asociados.

En el caso de que se intente dar de alta un rubro ya existente aparecerá el siguiente cartel como aviso:

Para agregar temas se buscará el rubro al que se quieran agregar.

Luego se hará clic en el botón .

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A continuación se utilizará el botón .

Para volver al rubro se hará clic en .
Para agregar un tema se presionará el botón .

Se llenará el campo “tema” y se definirá si queda activo o no. Luego se pulsará .

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Cuando los rubros no pertenezcan a la propia repartición, igual se podrá ver el listado de temas del rubro

seleccionado.

Para ver un rubro se hará clic en el botón .

Luego se presionará el botón y aparecerá el listado de todos los temas del rubro
seleccionado.

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Para volver al rubro se utilizará el botón .

Si se necesitara un listado de rubros y temas, se podría exportar en formato en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Tema” y de manera descendente:


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2. Expedientes

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Expedientes” para dar de alta un nuevo expediente.
Los datos del mismo podrán ser modificados mientras se encuentre en estado “Borrador”. También en
este módulo podrá visualizar los expedientes creados en el área durante los últimos 365 días de trabajo
en el sistema.

Cuando no haya expedientes generados aparecerá el siguiente cartel:

Al presionar el botón se habilitará la siguiente pantalla para agregar expedientes:

Pero cuando existan expedientes generados aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

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Para crear un nuevo expediente hará clic en el botón .


Si se continúa scrolleando hacia abajo, la pantalla continuará de la siguiente manera:

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Y finalizará así:

Si se necesitara el listado de expedientes, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Ingreso” y de manera ascendente:
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2.1. Origen Expediente Anterior

WEMES surge para reemplazar a otros sistemas de seguimiento de expedientes que anteriormente
estaban en uso en la UNR. Por eso será posible que algunos de los expedientes dados de alta en WEMES
tengan una existencia previa en otro sistema (ya sea electrónico o manual):

Cuando el expediente se cree directamente en el sistema WEMES, se deberá seleccionar la opción
“Ninguno” en “Origen Expediente Anterior”, y a continuación se podrá seguir llenando otros campos.

Pero cuando el expediente se importe desde un sistema anterior, se deberá seleccionar el mismo y
completar el número que identificaba al expediente en aquel otro sistema:

Y entonces se podrá seguir llenando otros campos.

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2.2. Iniciador

El iniciador podrá ser:
● Interno - Institucional: cuando el expediente se inicie en un área de la propia repartición, en cuyo
caso deberá seleccionarse qué área inicia el expediente. El sistema reconocerá quién es el
responsable a cargo de dicha área.

● Externo - Personal: cuando el expediente se inicie a pedido de una entidad externa a la propia
repartición, ya sea una persona o una institución. En cuyo caso deberá buscarse al iniciador
presionando el botón .

El botón habilitará esta nueva ventana:

El listado de iniciadores externos es común a toda la UNR, por eso será importante revisar que el
iniciador no exista ya antes de darlo de alta.

Esa revisión podrá efectuarse completando:
- Al menos tres caracteres del Nombre (o Apellido en el caso de que sea una persona).
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o
- Todos los caracteres del Cuil.
Y presionando el botón :

Si el iniciador externo buscado aparece entre las opciones filtradas, se presionará el botón para
proseguir con la carga de datos.

Pero si el iniciador externo buscado no existe:
- Si es una institución el Jefe de Mesa de Entradas deberá darla de alta desde el módulo
“Administración - Reparticiones y Áreas”.
- Si es una persona se presionará el botón , que habilitará la siguiente pantalla:

Si la pantalla se hubiera abierto por error, se deberá presionar el botón
para volver a la pantalla anterior, en lugar de utilizar las flechas del navegador.

Pero si se hubiera abierto con intencionalidad, entonces se procederá a llenar todos los datos(los que
tienen (*) son obligatorios) correspondientes, y luego se utilizará el botón .

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2.3. Datos Trámite

● La Índole del expediente podrá ser:
- Pública: Cuando la información que posee el expediente sea de libre acceso para todos los
partícipes de la tramitación.
- Privada: Cuando la información que almacena el expediente sea delicada, y sólo algunos
usuarios tengan acceso a ella.

● El Rubro del expediente podrá ser seleccionado dentro de un listado que muestra simultáneamente:
- Los rubros únicos de la propia repartición.
- Los rubros comunes a toda la UNR.

● El Tema del expediente se habilitará como opción una vez que el Rubro haya sido elegido. Cada Rubro
incluye una selección predeterminada de temas.

● El Estado del expediente se actualizará automáticamente según las acciones que se lleven a cabo en
el, y pueden ser: borrador, en tránsito, anulado, reservado, archivado y prestado.

● El Asunto que se ingrese en este momento aparecerá luego en la carátula del expediente, deberá
representar un resumen de lo que éste tramita, con un lenguaje claro y correcto.

● La Cantidad de Folios deberá ser cambiada manualmente por el usuario, en función de la
documentación que se haya adjuntado al expediente.

● Todo expediente por defecto será de tipo Cabeza (*) , lo que significa que circulará con total
independencia con respecto a otros trámites.
Si se desea que el expediente siga el mismo circuito de tramitación que otro muy similar a él en su
forma de resolución, se podrá destildar la opción “Cabeza (*)” , habilitando el siguiente campo:

Para que un expediente pueda ser agregado a uno cabeza, ambos expedientes deberán cumplir con la
condición de:
- Encontrarse ambos expedientes en estado “Borrador”,
o
- Encontrarse ambos expedientes en estado “En tránsito”,
o
- Encontrarse el cabeza en estado “En tránsito” y el agregado en estado “Borrador”.

Para señalar cuál será el expediente cabeza al que seguirá el expediente actual, se deberá presionar el
botón , que habilitará la siguiente pantalla:

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Si la pantalla se hubiera abierto por error, se deberá presionar el botón para volver a
la pantalla anterior, en lugar de utilizar las flechas del navegador.

Para identificar al expediente preexistente que se quiera señalar como Cabeza, se deberá ingresar:
- Al menos una parte de su número CUDI
o
- Al menos una parte de su Asunto
Y presionar el botón .
Una vez que se haya identificado el expediente requerido, se deberá utilizar el botón y a
continuación se podrá proseguir con la carga de Datos del Trámite.

Todas las acciones (anulación, desarchivado, agregado de contenidos, etc.) que se realicen sobre el
expediente cabeza, afectarán también a todos los expedientes que tenga agregados. Los contenidos que
se agreguen al expediente cabeza, no aparecerán en los expedientes agregados.

● Las Observaciones son anotaciones que se quieran agregar a la tramitación del expediente. Deben
ser consecuentes con el tema tramitado y estar expresadas en un lenguaje claro y correcto.

● La Lista de Pases representará un historial de los pases que hayan sido realizados sobre el
expediente. Se visualizará de la siguiente manera:

● La Lista de Contenidos representará un historial de todos los documentos adjuntados al expediente.
De existir versiones digitalizadas de los mismos, deberán adjuntarse como archivos. De lo contrario,
se completarán los campos correspondientes con la información pertinente al documento en formato
papel. La lista se visualizará de la siguiente manera:

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● Los Expedientes Agregados son aquellos que, por involucrar trámites cuya resolución sigue un
circuito idéntico al del Expediente Cabeza, se mueven como asociados a él y no individualmente. Esta
información se podrá visualizar desde el Expediente Cabeza de la siguiente manera:

No podrán realizarse acciones (anular, desarchivar, agregar contenidos, etc.) directamente sobre los
expedientes agregados de manera individual, sólo podrán hacerse sobre el expediente cabeza al que
éstos sigan.

● El Historial de Desgloses y Agregados es un registro de los diferentes estados que haya transitado un
expediente con respecto a otro. Esta información podrá visualizarse desde el Expediente Agregado
que sigue o deja de seguir a un Expediente Cabeza, de la siguiente manera:

● La Lista de Desarchivaciones indica si un expediente que ya había sido archivado fue vuelto a poner
en circulación, de la siguiente manera:

● El Historial de Reservas indica si un expediente ha sido reservado de la siguiente manera:

● La Anulación se actualizará automáticamente cuando el sistema detecte que el expediente ha sido
anulado.

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3. Bandeja
3.1. De entradas

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Bandeja - De entradas” para poder ver los expedientes
pendientes de recepción de su área.

Cuando aún no haya expedientes en la bandeja aparecerá el siguiente cartel:

Pero cuando existan expedientes pendientes de recepción, al ingresar al módulo aparecerá la siguiente
pantalla:

El usuario tendrá tres opciones de acción para efectuar sobre el expediente:
1)
2)
3)
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1) Si se selecciona la opción aparecerá la siguiente pantalla:

Allí se completará el motivo del rechazo y luego se hará clic en el botón .

El expediente desaparecerá de su bandeja de entradas. Para completar el rechazo, deberá dirigirse al
módulo “Remitos” y generar el remito correspondiente para devolver el expediente al área que lo haya
enviado.

Nota: El “Código de Motivo” corresponde únicamente al rubro “Diplomas”. El Programa de Implementación y
Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad de la UNR, requiere que al momento de rechazarse un
expediente del Rubro Diplomas, obligatoriamente se indique este código.

2) Si se selecciona la opción aparecerá la ficha del expediente:


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Y finalizará así:

Para volver a la pantalla anterior se deberá hacer clic en el botón , en lugar de utilizar las
flechas del navegador.

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3) Si se selecciona la opción automáticamente desaparecerá el expediente de la bandeja de
entradas, y será posible localizarlo en el módulo “Pendientes - Pendientes resolución”.

Si se necesitara el listado de expedientes pendientes de recepción, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Nº de Remito” y de manera
ascendente:

Así se verá la pantalla:

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3.2. De recepción desde destinos sin sistemas

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Bandeja - De recepción desde destinos sin sistemas”
para ver los expedientes que hayan sido enviados a destinos que no tengan el sistema WEMES, y hacer
un seguimiento de los mismos.

Nota: todos los destinos carentes de sistema deberán devolver el expediente al área Mesa de Entradas de la
repartición correspondiente.

Cuando se ingrese al módulo y no existan expedientes que hayan sido enviados a destinos carentes de
sistema, aparecerá el siguiente cartel:

Pero cuando se ingrese al módulo y previamente se haya enviado un expediente a un destino carente de
sistema, aparecerá una pantalla como la siguiente:

El usuario tendrá tres opciones de acción para efectuar sobre el expediente:
1)
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2)
3)

1) Se seleccionará la opción cuando el expediente haya sido devuelto por el destino sin
sistema, y éste lo haya rechazado por el motivo que sea (falta o error en la documentación por ejemplo).
Se deberá indicar la razón del rechazo en el campo “Motivo”. y luego hacer clic en el botón .

El expediente desaparecerá del módulo “Bandeja - De recepción desde destinos sin sistema” y se dirigirá
al módulo “Bandeja - De entradas” (ver punto anterior de este manual).

2) Si se selecciona la opción aparecerá la ficha del expediente:


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Y finalizará así:

Para volver a la pantalla anterior se hará clic en el botón en lugar de utilizar las flechas del
navegador.

3) Se seleccionará la opción cuando el expediente haya sido devuelto por el destino sin
sistema. Aparecerá la siguiente pantalla:

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En ella se completará el campo “Cantidad de folios de salida”, indicando la cantidad de folios con la que
volvió el expediente desde el destino sin sistema. Si es necesario, se completarán “Observaciones”.
Luego se utilizará el botón . El expediente se habrá movido al módulo “Bandeja - De entradas”

(ver punto anterior de este manual).


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4. Pendientes

Cuando el Jefe de Mesa de Entradas ingrese al sistema WEMES aparecerá el siguiente cartel indicando
la cantidad de expedientes pendientes de recepción y la de pendientes de resolución en su área.

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4.1. Pendientes resolución

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Pendientes - Pendientes resolución” para ver los
expedientes de su área y de todas las áreas de su repartición que no hayan sido resueltos, pudiendo
resolver los de su propia área.
También aparecerán los expedientes en los que se haya grabado un pase, pero aún no se haya generado
el remito correspondiente, y aquellos que se encuentren en estado “Reservado”.

Cuando no haya expedientes pendientes de resolución aparecerá la siguiente pantalla:

Cuando existan expedientes pendientes de resolución aparecerá una pantalla similar a esta:

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Para ver los expedientes pendientes de resolución de otra área, se podrá elegir una desde el campo
“Área”, haciendo clic luego en el botón .
Por ejemplo, si se filtra por el área “Secretaría Estudiantil”:

Por ejemplo, si se filtra por el área “Alumnado”:

Para ingresar y resolver un expediente del área propia se deberá utilizar el botón .
Se verá una pantalla similar a la siguiente:


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Y finalizará así:

Se utilizará el botón para volver al listado de expedientes pendientes de resolución.
Se hará clic en el botón para guardar los cambios realizados en el expediente.
Se presionará el botón para agregar documentos al expediente.
Se pulsará el botón para ver y/o imprimir la carátula.

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Se hará uso del botón para mandar el expediente a otra área y/o a otra repartición.

Si se presiona el botón para agregar archivos al expediente, aparecerá la
siguiente pantalla, mostrando los contenidos agregados al expediente:

Para volver al expediente se presionará el botón .
Para agregar un contenido se pulsará el botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Se podrán adjuntar archivos en formato PDF.

Para volver a la lista de contenidos se presionará el botón .
Para guardar los cambios se deberá pulsar el botón , y aparecerá la siguiente pantalla:

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Se hará clic en el botón .

Si se pulsa el botón se podrá ver la información del documento subido.

Para volver al listado de contenidos del expediente se hará clic en el botón .

El documento subido sólo podrá ser eliminado por el usuario que lo haya subido. Para eliminar el
contenido se hará clic en el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

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El contenido habrá sido eliminado.

Para volver al expediente se hará clic en el botón , para agregar un nuevo contenido se
usará el botón .
El contenido eliminado no aparecerá en la ficha del expediente pero sí cuando se haga clic en el botón de
la ficha del expediente .

El botón servirá para ver y/o imprimir la carátula del expediente. Al presionarlo

aparecerá la siguiente pantalla:

Para volver al expediente se pulsará el botón .
Si se utiliza el botón aparecerá la siguiente pantalla, pudiendo seleccionar la
opción de abrir o descargar el archivo.

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Cada carátula generada se visualizará de la siguiente manera:

Para volver al expediente se hará clic en el botón .

Se deberá utilizar el botón para ver los pases hechos hasta el momento en el
expediente y/o para agregar un pase.

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Al presionar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Los pases se podrán hacer a:
- Áreas de la propia repartición.
- Área Mesa de Entradas de una repartición perteneciente a la UNR.
- Área Mesa de Entradas de una repartición no perteneciente a la UNR.

Para volver al expediente se deberá hacer clic en el botón .
Para guardar el pase se utilizará el botón , entonces aparecerá nuevamente la ficha del
expediente. Si se presiona el botón aparecerá la siguiente pantalla:

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Una vez realizado el pase, el expediente se seguirá visualizado en “Pendientes - Pendientes Resolución”.
Para que el área destino pueda visualizar el expediente pendiente de recepción en su bandeja de
entradas, el Jefe de Mesa de Entradas deberá generar el remito correspondiente. Para hacerlo, se
dirigirá al módulo “Remitos”.

Hará clic en el botón para completar el pase, y aparecerá el siguiente cartel:

Si se necesitara el listado de expedientes pendientes de resolución, se podría exportar en excel.

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4.2. Pendientes recepción

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Pendientes - Pendientes recepción” para ver los
expedientes de su área y de todas las áreas de su repartición que no hayan sido recibidos.

Cuando se ingrese al módulo aparecerá la siguiente pantalla, donde se podrán ver los expedientes
pendientes de recepción de todas las áreas de la propia repartición.

Para buscar por área se seleccionará en las opciones desplegables de “Área” y se hará clic en el botón
.
Por ejemplo, si se filtra por área “Mesa de Entradas”:

Por ejemplo, si se filtra por área “Alumnado”:

63

Para recibir los expedientes pendientes de recepción, el Jefe de Mesa de Entradas deberá dirigirse al
módulo “Bandeja - De entradas”.

Si se necesitara el listado de expedientes pendientes de recepción, se podría exportar en excel.



64

65
5. Remitos

El Jefe de Mesa de Entradas ingresará al módulo “Remitos” para generar remitos y efectuar un pase,
éstos deberán ser impresos y firmados en la oficina que haya recibido el pase para dar constancia de la
recepción del o de los expediente/s correspondiente/s. Por este motivo, si se ha realizado un pase con
destino a un área determinada, ésta no podrá visualizar el expediente en su Bandeja de Entradas hasta
que el área de origen emita el respectivo remito.

Al ingresar al módulo y no haya remitos para generar aparecerá la siguiente pantalla:

En el caso de que haya remitos para generar aparecerá la siguiente pantalla:

66
- Se hará clic en el botón para generar todos los remitos que no hayan sido generados
hasta el momento, independientemente de la repartición y del área destino de los expedientes.
- Se pulsará el botón para generar los remitos de los expedientes en los

que se hayan tildado las opciones “Seleccionar” y/o “Agregados”.
- Se presionará el botón para imprimir todos los remitos que hayan sido
generados en el día de trabajo.
-Se utilizará el botón para imprimir los remitos de los expedientes en
los que se hayan tildado las opciones “Seleccionar” y/o “Agregados”.

Al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente cartel:

El remito ha sido generado.

Si se pulsa el botón aparecerá la siguiente pantalla:

67

Para volver al listado de remitos se hará clic en el botón .
Para imprimir los remitos se presionará el botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Cada remito generado se visualizará de la siguiente manera:

En el módulo se mostrarán los remitos del día corriente. Para encontrar remitos anteriores se podrá
seleccionar el día buscado dentro del campo “Fecha”, haciendo clic luego en el botón .

68

Para efectuar una nueva búsqueda se deberá utilizar el botón .

Si se necesitara el listado de remitos, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Fecha de Ingreso” y de manera
ascendente:

69


70
6. Consultas
6.1. Expedientes

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Expedientes” para visualizar expedientes
de su repartición.
También, se podrá llevar a cabo:
- Anulación de un expediente
- Reserva y desreserva de un expediente
- Desglose de un expediente

Una vez allí, se encontrará con el siguiente formulario de búsquedas:

Todas estas opciones están orientadas a rastrear expedientes cuyo seguimiento se realice en sistema
WEMES. Si se conoce su número CUDI, se podrá encontrar un expediente de su repartición, o de la UNR
siempre y cuando el Superusuario lo haya habilitado para esta opción.
El sistema cuenta con una amplia variedad de filtros posibles, que se podrán utilizar por separado o de
manera conjunta, según las combinaciones que el usuario encuentre más convenientes.

Si al usuario no le alcanza con los filtros predeterminados para encontrar un expediente rápidamente,
podrá seleccionar la opción “Agregar filtro”, desplegando la siguiente pestaña, y en ella elegir el nuevo
filtro que considere más adecuado.

71

En cualquier caso, una vez determinados los filtros de búsqueda más pertinentes, se deberá presionar el
botón para obtener los resultados.

Si el Jefe de Mesa de Entradas no recordara datos puntuales sobre un expediente, o si quisiera observar
un panorama general sobre las tramitaciones llevadas a cabo en su repartición, podría seleccionar
simplemente el primer filtro “Repartición origen”, presionar y encontrar una pantalla similar

a esta:

72

Para hacer una nueva búsqueda deberá hacer clic en el botón .

Si se necesitara el listado de remitos, se podría exportar en excel.

73
6.1.1. Anulación de un Expediente

La acción de anular un expediente no tiene retorno. Una vez que un expediente haya sido anulado, su
estado será siempre “Anulado”, y ya no se podrán efectuar acciones de ningún tipo sobre él, excepto la
acción de . Esta opción de anular un expediente se llevará a cabo en el módulo “Consultas -
Expedientes”.

Para que un expediente pueda ser anulado, deberá cumplir con una serie de condiciones:
- Encontrarse en estado “Borrador” en el área que lo generó o en Mesa de Entradas.
o
- Si se encuentra en estado “En tránsito”, haber sido recibido en el área de Mesa de Entradas y
encontrarse allí (pues ésta es la única área con la capacidad de anular expedientes en ese
estado).
y
- En cualquier caso, no haber pasado nunca por el estado “Archivado”.

Nota: recordar que para que un expediente pueda ser recibido en el área destino, el área de origen deberá haber
generado el remito correspondiente al pase.

Al ingresar al módulo, se podrá buscar el expediente que se quiera anular a través de alguno de los filtros
y haciendo clic en el botón .

Cuando se cumplan las condiciones antes mencionadas, el Jefe de Mesa de Entradas podrá visualizar el
botón entre las acciones posibles a realizar sobre un expediente. Al presionarlo encontrará
una visualización de la ficha del expediente:

74

El Jefe de Mesa de Entradas hará clic en , y aparecerá la siguiente pantalla, en ella
indicará el motivo de la anulación del expediente.

75

Para efectuar la operación se presionará el botón .

En el caso de que el usuario no complete el motivo aparecerá el siguiente cartel:

Se hará clic en , y completará los campos obligatorios. Una vez que haya terminado,
presionará el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

El expediente ha sido anulado.

Si se vuelve a buscar el expediente, el estado será “Anulado”.

76

Si se hace clic en el botón , se visualizará en la ficha del expediente:

77

78
6.1.2. Reserva y Desreserva de un Expediente

La acción de reservar un expediente puede ser revertida. Una vez que un expediente haya sido
reservado, su estado será “Reservado” hasta que se lo desreserve, y no se podrán efectuar acciones de
ningún tipo sobre él, excepto la acción de . Esta opción de reservar un expediente se llevará a

cabo en el módulo “Consultas - Expedientes”.

Para que un expediente pueda ser reservado, deberá cumplir con una serie de condiciones:
- Hallarse en estado “Borrador” o “En tránsito”.
- Haber sido recibido en el área de Mesa de Entradas y encontrarse allí (pues ésta es la única área
con la capacidad de reservar expedientes).
- No hallarse en estado “Prestado”.



botón entre las acciones posibles a realizar sobre un expediente. Al presionarlo encontrará
una visualización de la ficha del expediente:

79

El Jefe de Mesa de Entradas hará clic en , y aparecerá la siguiente pantalla, en ella indicará
el motivo de la reserva del expediente, y elegirá la fecha límite de reserva del mismo.

80



Y si se olvida de indicar la fecha límite de reserva se visualizará el siguiente cartel:

En ambos casos se hará clic en , y completará los campos obligatorios. Una vez que haya
terminado, presionará el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

El expediente ha sido reservado.
81

Si se vuelve a buscar el expediente, el estado será “Reservado”.

Ahora podrá observarse el botón como acción posible a realizar sobre él:
Para llevar a cabo la desreserva del expediente se hará clic en el botón . Se abrirá la
ficha del expediente:

82

El Jefe de Mesa de Entradas hará clic en , y aparecerá la siguiente pantalla, en ella
indicará el motivo de la desreserva del expediente.



83
Se hará clic en , y completará el campo obligatorio. Una vez que haya terminado, presionará
el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

El expediente habrá sido desreservado.

Si se vuelve a buscar el expediente, el estado será “En tránsito”.


84

85
6.1.3. Desglose de un Expediente

La acción de desglosar un expediente sirve para separar un expediente que se encuentra agregado a un
expediente cabeza. Esta opción se podrá llevar a cabo desde el módulo “Consultas - Expedientes”.

Para que un expediente pueda ser desglosado, deberá cumplir con una serie de condiciones:
- Haber sido incorporado a un expediente cabeza.
- Hallarse en estado “Borrador” o “En tránsito”.
- Encontrarse en estado “Borrador” en el área que lo generó o en Mesa de Entradas.
o
- Si se encuentra en estado “En tránsito”, haber sido recibido en el área de Mesa de Entradas y
encontrarse allí (pues ésta es la única área con la capacidad de anular expedientes en ese
estado).



botón entre las acciones posibles a realizar sobre un expediente. Al presionarlo
encontrará una visualización de la ficha del expediente:

86

Si se presiona el botón aparecerá la siguiente pantalla, y allí se completará el motivo por el
cual se quiere desglosar el expediente.

87



Se hará clic en , y completará el campo obligatorio. Una vez que haya terminado, presionará
el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

El expediente habrá sido desglosado.

Si se vuelve a buscar el expediente, ahora aparecerá como cabeza.

88


89

90
6.1.4. Desarchivado de un Expediente

El área que sea Archivo será la única de cada repartición con la capacidad de desarchivar expedientes.
Cuando el usuario de otra área considere necesario desarchivar un expediente, deberá grabar en él un
pase hacia el área Archivo pidiendo en “Observaciones” si quiere que se desarchive en préstamo para su
observación o en tránsito para que se efectúen nuevas tramitaciones, e indicando los motivos
correspondientes.

91
6.2. Consulta D.O.S.

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Consulta D.O.S.” para visualizar aquellos
expedientes que hayan sido tramitados anteriormente por medio del sistema D.O.S. en la UNR. Este
módulo estará disponible para todas las reparticiones de la UNR.

El módulo se iniciará en la siguiente pantalla:

Se deberán completar al menos dos de los campos, y luego se pulsará el botón .

Por ejemplo, si se busca a través de los campos “Nro. Expediente” y “Fecha Expediente”, aparecerá la
siguiente pantalla:

92

Para llevar a cabo una nueva búsqueda se utilizará el botón .

Si se necesitara el listado de estos expedientes, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Fecha” y de manera ascendente:

93


94
6.3. Consulta LOTUS

El jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Consulta LOTUS” para visualizar aquellos
expedientes que hayan sido tramitados anteriormente en el sistema LOTUS en Sede de Gobierno de la
UNR, es por ello que este módulo sólo estará disponible para esta repartición.

El módulo se abrirá en la siguiente pantalla:

Se deberán completar al menos dos de los campos disponibles, y luego se hará clic en el botón
.
Por ejemplo, si se busca a través de los campos “Nro. de Expediente UNR” y “Número de Expediente
Facultad”, aparecerá la siguiente pantalla:

95

Para llevar a cabo una nueva búsqueda se utilizará el botón .

Si se necesitara el listado de estos expedientes, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Fecha Trámite” y de manera
descendente:


96

97
6.4. Reservas Vencidas

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Reservas Vencidas” para visualizar los
expedientes cuya fecha límite de reserva haya finalizado.

Una vez en el módulo, cuando no haya expedientes con reservas vencidas aparecerá la siguiente
pantalla:

Cuando los haya, se verá de la siguiente manera:

Para desreservar el expediente, el jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas -
Expedientes” (ver punto 6.1.2. del presente manual).

Para buscar expedientes con reservas vencidas de una fecha determinada, el usuario podrá llenar en el
campo “Fecha Límite” y hacer clic en el botón . Se verá de la siguiente manera:

98

Si se necesitara el listado de expedientes con reserva vencida, se podría exportar en excel.

Por ejemplo, si se selecciona la opción que ordena por la columna “Fecha Límite” y de manera
descendente:


99
6.5. Estadísticas

Las Estadísticas son mecanismos de auditoría interna respecto del sistema de seguimiento de
expedientes. Constituyen conteos de la cantidad de expedientes que circulan en la UNR en relación a
diferentes filtros. Sólo el área de Mesa de Entradas tendrá acceso al módulo de Estadísticas, y cada
repartición podrá ver únicamente las estadísticas propias.

100
6.5.1. Por Estado

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Por Estado” para ver la
cantidad de expedientes acorde a esta categoría.

Una vez allí se encontrará con la siguiente pantalla:

En ella ingresará el rango de fechas para el cual quiere conocer las estadísticas, y luego presionará el
botón .
Entonces podrá observar el listado resultante de su búsqueda, por ejemplo:

Para efectuar una nueva búsqueda, deberá utilizar el botón .


101
6.5.2. Detenidos por Área

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Detenidos por Área” para
ver la cantidad de expedientes acorde a esta categoría.


botón .



102

6.5.3. Enviados por Repartición

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Enviados por Repartición”
para ver la cantidad de expedientes acorde a esta categoría.


botón .
Entonces podrá observar el listado resultante de su búsqueda por ejemplo:



103
6.5.4. Enviados por Área

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Enviados por Área” para ver
la cantidad de expedientes acorde a esta categoría.


botón .



104
6.5.5. Recibidos por Repartición

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Recibidos por Repartición”
para ver la cantidad de expedientes acorde a esta categoría.


botón .



105
6.5.6. Recibidos por Área

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Consultas - Estadísticas - Recibidos por Área” para ver
la cantidad de expedientes acorde a esta categoría.


botón .



106
7. Ayuda

El Jefe de Mesa de Entradas se dirigirá al módulo “Ayuda” para acceder el material relativo al uso del
sistema.

107
Glosario

(*): Indicación de que un campo perteneciente a un formulario es obligatorio, significa que debe ser
completado de manera inexorable para poder continuar con la carga de datos.

Acto Administrativo: Ejercitación de la potestad administrativa que deriva del ejercicio, por parte de un
órgano de la Administración Pública, de la función administrativa. Los actos administrativos pueden ser
de alcance general o particular, siendo en el caso de esta última clasificación que se refiere a casos
individuales determinados o determinables.

Adobe Reader: Adobe Acrobat Reader DC es el software estándar gratuito más utilizado en todo el
mundo para ver, imprimir y añadir comentarios a los archivos PDF (Portable Document Format) con
total seguridad. Es desarrollado por la empresa estadounidense Adobe Systems.

Anulación: La acción de anular un expediente no tiene retorno. Una vez que un expediente haya sido
anulado, su estado será siempre “Anulado”, y ya no se podrán efectuar acciones de ningún tipo sobre él,
excepto la acción de ver.

Área: Oficina de una repartición.

Área Origen: Aquella que graba un pase en un expediente hacia otra área.

Área T.I.C.: Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación de cada repartición de la UNR. Las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) son todos aquellos recursos, herramientas y
programas que se utilizan para procesar, administrar y compartir la información mediante diversos
soportes tecnológicos, tales como: computadoras, teléfonos móviles, reproductores de audio y video,
etc.

Circuito: Es la totalidad del recorrido que realiza un expediente (por medio de pases) desde que inicia el
trámite documentado hasta que termina.

Circular: Nota (que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos
destinatarios) a través de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para darla a
conocer, y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.

Convenio: Es todo acuerdo, ajuste, concierto o convención de partes mediante el cual generalmente se
efectúan concesiones recíprocas.

Convenio Colectivo de Trabajo: Acuerdo celebrado entre el o los sindicatos con personería gremial y la
o las asociaciones de empleadores o uno o varios empleadores, que permite pactar las condiciones de
labor igual o más favorables respecto a la legislación vigente.

C.U.D.I.: Clave Única de Identificación, número de serie común a todos los expedientes de la UNR a nivel
interno del sistema WEMES.

108
Desglose: La acción de desglosar un expediente sirve para separar un expediente que se encuentra
agregado a un expediente cabeza.

Desreserva: La acción de desreservar un expediente sirve para revertir una reserva realizada
anteriormente sobre él.

Destino: Área a la que llega un expediente que es remitido desde otra área (origen).

Dictamen: Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y, en
su caso, en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, y que tiende a orientar a la autoridad
que debe resolver el caso.

Disposición: Decisión emanada de una autoridad administrativa no superior (Subsecretarios, Titulares
de organismos descentralizados, Directores generales), sobre cuestiones o asuntos de su competencia.

D.I.U.: Dirección de Informática Universitaria central para toda la UNR, coordina los requerimientos
particulares de cada facultad con el director del Área TIC correspondiente.

Expediente: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, en soporte papel o mediante
documentos digitales firmados digitalmente, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y
ordenados cronológicamente respecto a la numeración C.U.DI.; en el que se acumulan informaciones,
dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada, a efectos de lograr los
elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva.
El expediente administrativo se encuentra conformado con una serie de formalidades que tiene por
objeto la búsqueda de la certeza de conocer qué pieza ha sido agregada, es decir, cuáles son los
antecedentes de hecho, para dictar el acto administrativo definitivo.

Informe: Información u opinión fundada que se da sobre un asunto determinado, con el objeto de ser
comunicada.

L.D.A.P.: Lightweight Directory Access Protocol. El Protocolo Ligero de Acceso a Directorios es un
protocolo de servicio de directorio que proporciona un mecanismo utilizado para conectarse, buscar y
modificar directorios de Internet. La función de LDAP es habilitar el acceso a un directorio existente.

Memorándum: Escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada, comunicándole una
situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de
ayuda memoria para encarar la solución del caso. Se dirige de persona a persona.

Mozilla FireFox: Navegador de Internet gratuito. Firefox fue creado por una organización mundial sin
fines de lucro dedicada a que las personas tengan el control de su navegación por Internet, por ende es
un navegador libre y de código abierto.

Navegador: Aplicación que, mediante enlaces de hipertexto, permite navegar por una red informática.

Nota: Comunicación escrita referente a asuntos del servicio, que se dirige de persona a
persona.

Paquete de Oficina: Conjunto de aplicaciones informáticas que permiten generar, editar, organizar,
imprimir y demás funciones sobre documentos de texto o de cálculo, entre otros. Generalmente se
utilizan Microsoft Office o Apache Open Office, pero existen muchos otros.

109
Parte interesada: Es toda persona física o jurídica, pública o privada, que invoque un
derecho o un interés legítimo ante la Administración.

Pase: Recorrido que seguirá un Expediente, al realizarse un trámite, entre un área origen y un área
destino.

Plazo: Período de tiempo establecido para la realización o cumplimiento de un determinado
trámite, acto, etc. El plazo puede estar determinado en días corridos o en días hábiles.

Préstamo: Un expediente se desarchiva en estado de “Préstamo” cuando sólo se quiere posibilitar al
área destino la visualización de la ficha del expediente, y no su alteración.

Providencia: Escrito, no sujeto a la emisión de opinión, que resuelve cuestiones de trámite
o peticiones accidentales.

Proyecto: Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, en soporte papel o mediante
documentos digitales firmados digitalmente, ordenados cronológicamente mediante los cuales se
tramita un acto administrativo, como ser Disposición, Resolución, Resolución Conjunta, Decisión
Administrativa, Decreto y Mensaje o Ley.

Repartición: Unidad académica o administrativa perteneciente a la UNR.

Reserva: La acción de reservar un expediente puede ser revertida. Una vez que un expediente haya sido
reservado, su estado será “Reservado” hasta que se lo desreserve, y no se podrán efectuar acciones de
ningún tipo sobre él, excepto la acción de ver.

Resolución: Medida que dictan los órganos unipersonales o los cuerpos colegiados de la Universidad
Nacional de Rosario, ya sea en uso de atribuciones propias o de aquellas que les hubieran sido delegadas,
y que, según el tema, puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción respectiva o también fuera de
ella.

Resolución Conjunta: Acto al que suscriben como mínimo dos de las autoridades citadas en el punto
anterior (órganos unipersonales o cuerpos colegiados).

Responsable de Gestión Documental: Agente responsable en cada área del ingreso, la recepción, la
derivación y la salida de toda la documentación que se tramite en dicha área. Además, tiene como
función el controlar los plazos durante los cuales la documentación permanece en el área, evitando
demoras injustificadas y verificando que no se produzca el vencimiento del plazo del expediente por
causa imputable a la gestión administrativa.

Rubro: Rótulo que agrupa expedientes con asuntos similares. Puede ser compartido por toda la U.N.R. o
ser exclusivo de una repartición, pero no pueden existir en dos reparticiones distintas, rubros diferentes
que se refieran a lo mismo.

Scrollear: Acción de desplazar los contenidos que integran una página web hacia arriba o hacia abajo,
mediante el movimiento del mouse.

Superusuario: Administrador del sistema WEMES. Su función es dar de alta las reparticiones de la UNR,
los Jefes de Mesa de Entradas de cada repartición, y los rubros y temas comunes a toda la UNR. Por
pedido de alguna autoridad superior, podrá otorgarle a un usuario específico permisos para que pueda
consultar Expedientes pertenecientes a cualquier repartición de la UNR.
110

Tema: Rótulo que agrupa expedientes que tratan asuntos específicos similares dentro de un mismo
rubro.

Tránsito: Un expediente en tránsito es aquel que se está resolviendo y sobre el cual se pueden realizar
acciones tales como agregar contenidos, imprimir la carátula, o grabar un pase.

Vista: En el procedimiento administrativo, la vista consiste en el acceso al expediente por parte del
particular. Es la posibilidad de acceso a la información por parte del interesado de las actuaciones que
puedan afectarlo.

WEMES: Nuevo sistema electrónico de seguimiento de expedientes vía web, único para toda la UNR. El
sistema fue diseñado a la medida de las necesidades de nuestro claustro No Docente y en colaboración
con él, con el objetivo de reemplazar a todo otro sistema de gestión que hoy en día resulte ya obsoleto e
incómodo.

111
Bibliografía

Adobe Systems (2018). Haz más con el visor PDF líder. Recuperado online de
https://acrobat.adobe.com/la/es/acrobat/pdf-reader.html (Consulta: Abril del 2018)

Colegio de Ciencias y Humanidades de la Universidad Nacional Autónoma de México (2013). ¿Qué son las
TIC?. Recuperado online de http://tutorial.cch.unam.mx/bloque4/lasTIC (Consulta: Abril del 2018)

Congreso de la Nación Argentina (2001), Ley 25.506 de Firma Digital. Ciudad Autónoma de Buenos Aires,
Argentina.

Corporación Mozilla (2018), Descargá Firefox. Recuperado online de
https://www.mozilla.org/es-AR/firefox/new/ (Consulta: Abril del 2018)

Corporación Microsoft (2018), Protocolo ligero de acceso a directorios. Recuperado online de
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa367008(v=vs.85).aspx (Consulta: Abril del 2018)

Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social de la Nación Argentina (2017), Manual de
Procedimientos. Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina.

Programa de Identidad Corporativa UNR (2017), Manual de Identidad Corporativa UNR. Rosario,
Argentina.

Real Academia Española (2017), Diccionario de la lengua española. Recuperado online de
http://dle.rae.es/ (Consulta: Abril del 2018)

Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de Modernización de la Nación Argentina
(2017), Gestión Documental Electrónica: Introducción a GDE. Ciudad Autónoma de Buenos Aires,
Argentina.

Subsecretaría de Tecnologías de la Información de la Universidad Nacional de Rosario (2017), Versiones
Anteriores (Prototipo) de los Manuales para sistema WEMES. Rosario, Argentina.

112
Desarrollo

Manual desarrollado en el año 2018, en su versión 1.3 por Belén García y Paulina Rosa.

Nota: todas las imágenes utilizadas en el presente Manual son a título ilustrativo, y pueden no coincidir
exactamente con la última versión del sistema que el usuario esté utilizando. L os nombres mencionados en el
presente Manual son ficticios o están empleados de manera ficticia, cualquier similitud con la realidad es pura
coincidencia.

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Acceso al Sistema WEMES

2) Escribirá su DNI en “Nombre de usuario” y la “Clave de acceso” y hará clic en el botón​ .

Así se visualizará el sistema:

Haciendo clic en ambos casos en el botón​ .

El usuario utilizará el botón para dar de alta las áreas necesarias.

Para editar o dar de alta un área el usuario hará clic en el botón ​ .

Una vez completados estos datos se utilizará el botón​ .

botón​ y aparecerá la siguiente pantalla:

Una vez cargado los campos se hará clic en el botón .

Si se necesitara un listado de reparticiones, se podría exportar en excel.

Para realizar una nueva búsqueda se pulsará el botón .

Para buscar al usuario, se hará clic en y aparecerá la siguiente pantalla:

Para hacer una nueva búsqueda se hará clic en el botón .

Una vez encontrado el usuario se hará clic en el botón .

a) Consulta Repartición + Consulta Pública

Para poder avanzar se deberá presionar el botón .

Para realizar una nueva búsqueda se pulsará el botón .

Al utilizar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

1.4. Rubros y Temas

Para realizar una nueva búsqueda se hará clic en el botón .

Si el rubro no existe, se utilizará el botón .

Entonces se completará el nombre del rubro y luego se presionará en .

Aparecerá la siguiente pantalla:

Luego se hará clic en el botón .

A continuación se utilizará el botón .

Para volver al rubro se hará clic en .

Para agregar un tema se presionará el botón .

Se llenará el campo “tema” y se definirá si queda activo o no. Luego se pulsará .

Cuando los rubros no pertenezcan a la propia repartición, igual se podrá ver el listado de temas del rubro

Para ver un rubro se hará clic en el botón .

Para volver al rubro se utilizará el botón .

Al presionar el botón se habilitará la siguiente pantalla para agregar expedientes:

Para crear un nuevo expediente hará clic en el botón .

El botón habilitará esta nueva ventana:

- Si es una persona se presionará el botón , que habilitará la siguiente pantalla:

tienen (*) son obligatorios) correspondientes, y luego se utilizará el botón .

botón , que habilitará la siguiente pantalla:

1) Si se selecciona la opción aparecerá la siguiente pantalla:

Allí se completará el motivo del rechazo y luego se hará clic en el botón .

2) Si se selecciona la opción aparecerá la ficha del expediente:

3.2. De recepción desde destinos sin sistemas

2) Si se selecciona la opción aparecerá la ficha del expediente:

Luego se utilizará el botón . El expediente se habrá movido al módulo “Bandeja - De entradas”

4.1. Pendientes resolución

Se utilizará el botón para volver al listado de expedientes pendientes de resolución.

Se hará clic en el botón para guardar los cambios realizados en el expediente.

Se presionará el botón para agregar documentos al expediente.

Se pulsará el botón para ver y/o imprimir la carátula.

Para volver al expediente se presionará el botón .

Para agregar un contenido se pulsará el botón y aparecerá la siguiente pantalla:

Para volver a la lista de contenidos se presionará el botón .

Se hará clic en el botón .

Si se pulsa el botón se podrá ver la información del documento subido.

Para volver al listado de contenidos del expediente se hará clic en el botón .

contenido se hará clic en el botón , y aparecerá el siguiente cartel:

la ficha del expediente .

El botón servirá para ver y/o imprimir la carátula del expediente. Al presionarlo

Para volver al expediente se pulsará el botón .

Para volver al expediente se hará clic en el botón .

Al presionar el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Para volver al expediente se deberá hacer clic en el botón .

expediente. Si se presiona el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Hará clic en el botón para completar el pase, y aparecerá el siguiente cartel:

2) Escribirá su DNI en “Nombre de usuario” y la “Clave de acceso” y hará clic en el botón .

Haciendo clic en ambos casos en el botón .

Para editar o dar de alta un área el usuario hará clic en el botón .

Una vez completados estos datos se utilizará el botón .

botón y aparecerá la siguiente pantalla:

botón para obtener los resultados.

simplemente el primer filtro “Repartición origen”, presionar y encontrar una pantalla similar