MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESPACHO Nº 2

CONSEJO SECCIONAL DE LA JUDICATURA DEL QUINDIO

RESPONSABLE: Lorena Gómez Roa CARGO: Magistrada Despacho Nº 2

Sala Administrativa CSJQ

INTRODUCCION:

El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara
y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes
actividades que realiza el Despacho Nº 2 de la Sala Administrativa del Consejo
Seccional de la Judicatura del Quindío y de esta manera lograr una administración de
la justicia oportuna y eficaz.

Además busca servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional y

comprender en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los
procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el excelente
desarrollo administrativo.

OBJETIVO:

Establecer y documentar la metodología que maneja el Despacho Nº 2 de la Sala

Administrativa del Consejo Seccional de la Judicatura del Quindío, para la
consecución de los objetivos de manera eficaz, eficiente y efectiva, para los cuales
fue creado.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS:

1. La correspondencia es radicada en la secretaria de la Sala Administrativa del

Consejo Seccional de la Judicatura del Quindío, donde se clasifica por tipo de
documento y dependiendo de esto, una parte se somete a reparto en sesión
ordinaria de Sala y el restante se entrega por libro al Magistrado que corresponda
de acuerdo con el reparto interno por despachos previamente acordado.

1.1. Las decisiones tomadas en Sala se tramitan mediante la presentación de

proyectos en la sesión de la siguiente Sala; a menos que el asunto requiera
una respuesta inmediata, en dado caso se procede de dicha forma y se
reporta a la sesión ordinaria lo decidido.

Nota 1: Las decisiones que se proyectan son exteriorizadas a través de Oficios,

Circulares, Acuerdos y Resoluciones. La difusión de estos escritos se hace por
distribución institucional a los diferentes despachos judiciales, empresa de
aeromensajería, correo electrónico, vía fax, fijación en cartelera, página web, entre
otras, lo cual resulta adecuado para efectos de la comunicación.

2. Los temas que maneja el Despacho se relacionan y describen a continuación:

2.1. Calificaciones de Jueces y empleados:

 - Tanto para Jueces como para Empleados, se revisan todos los formularios
de calificación existentes, con el fin de verificar el correcto diligenciamiento
(Nombres, Periodo, Cálculos, etc.).
- Para los Jueces o empleados que fungieron como Jueces, se realiza todo
el proceso de calificación de los Factores Calidad, Eficiencia o
Rendimiento, Organización de Trabajo y Publicaciones (Acuerdo 1392 del
21 de marzo del 2001).
- Si es Juez en propiedad, se integran todos los factores y se procede a
notificar; si es empleado que fungió como Juez, se consolidan los factores
y se envía al respectivo nominador, para que este se encargue de su
calificación integral.
- Las calificaciones de los empleados que recibe este despacho, por parte
del nominador, se van organizando por Despacho y se consolidan en un
cuadro, que luego es enviado al Nivel Central.

2.2. Vigilancias Administrativas:

Las solicitudes de vigilancia son recibidas en la secretaría y se reparten

equitativamente una para cada magistrado según el orden de llegada. Para el trámite
de la misma se da aplicación a lo estipulado en acuerdo 8716 de la Sala Superior y se
respetan los términos en este estipulados (15 días como máximo). (Auto que avoca
conocimiento, requerimiento de explicaciones mediante traslado de la queja al
servidor involucrado, inspección al expediente sobre el cual se solicitó la actividad
administrativa, resolución de archivo o auto de inicio formal de Vigilancia Judicial. En
caso de iniciarse formalmente se requiere de manera puntual al servidor judicial
involucrado para que se pronuncie respecto a los asuntos de demora específicamente
resaltados y se emite resolución de archivo o de afectación).

2.3. Solicitudes SIERJU:

- Si un funcionario necesita realizar algún tipo de cambio o modificación al

sistema SIERJU (cambio de fecha, modificación de formulario o inventario,
cambio de usuario o contraseña, entre otros), debe solicitarlo de forma
física (Oficio) y virtual (Pagina Web – SIERJU).
- En el momento en que el despacho recibe las diversas solicitudes SIERJU,
procede de manera inmediata o en un lapso máximo de tres (3) días, a dar
respuesta o solución a dicho requerimiento.
- Finalmente estas solicitudes SIERJU son debidamente organizadas por
periodos e ingresadas a la base de datos de control y seguimiento de esta
actividad.

2.4. Depósitos Judiciales:

- Dependiendo del reparto, este despacho recibirá mensualmente el reporte

de Depósitos Judiciales y verificará que el Saldo del Despacho, sea igual
al Saldo del Extracto Bancario.
- Si existe alguna diferencia entre estos saldos, se solicita mediante Oficio
explicación y gestión, con el fin de dar solución en el menor tiempo posible
a dicha inconsistencia.
- Finalmente estos reportes, son debidamente organizados por despacho y
por periodo de manera física.

Nota 2: Igualmente este tema es revisado durante las visitas ordinarias de calificación
del Factor Organización del Trabajo a los despachos que por reparto corresponda.
3. Sistema Integrado de Gestión de la Calidad:

De acuerdo a los procesos misionales que maneja la Rama Judicial, para el

mejoramiento continuo de la Calidad, este despacho brinda apoyo continuo a la
Coordinación de Calidad, en cuanto a la medición de indicadores, seguimiento de
planes operativos, acciones de mejoramiento, entre otros.

4. Visitas de control a los Despacho Judiciales:

En el transcurso del año la Magistrada se encargará de realizar visitas generales, a

los diferentes juzgados que correspondan por reparto, con el fin de verificar el
cumplimiento de las normas, procedimiento de los mismos y revisar los compromisos
adquiridos con ocasión del resultado de las auditorias, así como en materia de títulos,
las prescripciones de depósitos, informes, arancel judicial, hojas de vida, entre otras.

Estas visitas también tienen como objetivo, brindarle al servidor judicial la oportunidad
de expresar las necesidades y requerimientos que tengan, quedando estos
plasmados en un acta que se levanta en la misma, luego estas son remitidas a la
Dirección Ejecutiva, con el fin de brindar el apoyo necesario al despacho que lo
requiera.

5. Medidas de Descongestión:

Todos los Despachos de Descongestión del Distrito de Armenia, deben remitir

mensualmente a esta Sala, el formato de “Evaluación de Medidas de Descongestión”
debidamente diligenciado a más tardar el 3er día hábil del mes siguiente, esto con fin
de llevar un control y observar el movimiento de procesos en cada despacho.

Cuando estos son recibidos, el despacho se encarga de ingresar al sistema toda la

información y resultados de los reportes, luego se realiza un informe trimestral que
incluye resultados de cada cargo o despacho de descongestión, análisis, impacto,
comparación y necesidades para el Distrito de Armenia y que finalmente es
consolidado con los datos del despacho Nº 1 y enviado a Nivel Central.

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LORENA GOMEZ ROA
Magistrada