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la Evaluación
de Necesidades
Formativas
Autor:
E-mail: factam@retemail.es
III Acuerdo de Formación Continua en las Administraciones Públicas
Guía para la Evaluación de Necesidades Formativas
EDITA:
Instituto Nacional de Administración Pública
C/ Atocha, 106 - 28012 Madrid
DEPÓSITO LEGAL:
M-37227-2002
Rumagraf OT 30536
PRESENTACIÓN
El Programa de Formación Continua en las Administraciones Públicas moviliza un importante
volumen de recursos materiales y humanos en cuya gestión interviene un complejo entramado
de actores de distintos ámbitos (Administración General del Estado, Comunidades Autónomas,
Entidades Locales y Organizaciones Sindicales). El uso eficaz y eficiente de estos recursos exi-
ge la aplicación de una metodología específica en la elaboración y diseño de los planes de
formación cuyo punto de partida se encuentra en un adecuado análisis de necesidades forma-
tivas, con el objeto de determinar quién debe formarse, en qué materia, cuándo y dónde.
En ella se presenta una visión general de este modelo de buena práctica y su adaptación a la
especificidad de los promotores, se orienta sobre el análisis y diagnóstico de necesidades a
medio plazo y con carácter anual, se hace referencia a los criterios y procedimientos para el
análisis de la información, y los soportes documentales a utilizar en la evaluación de las ne-
cesidades formativas.
8. Bibliografía ....................................................................................................... 93
El III Acuerdo de Formación Continua en las Administraciones Públicas incluía, entre otros
contenidos: «la elaboración de un modelo metodológico para la evaluación de necesidades de
Formación en las Administraciones Públicas».
Éste es el origen del presente informe que desarrolla dicho modelo metodológico, modelo que
debe interpretarse teniendo en cuenta siempre el contexto de la Formación Continua en las
Administraciones Públicas tal como se define éste en dicho Acuerdo:
«La Formación Continua... está constituida por el conjunto de actividades formativas que
se desarrollan en las Administraciones Públicas... dirigida a la mejora de competencias y
cualificaciones de los empleados públicos, que permitan compatibilizar la mayor eficacia y
la mejora de la calidad de los servicios en las Administraciones Públicas con el desarrollo
personal y profesional de los empleados públicos».
Del mismo modo, dicho Acuerdo al hablar de los Planes de Formación proponía el marco en el
que debe incluirse el modelo metodológico para la evaluación de necesidades formativas:
«Los Planes de Formación deberán elaborarse en congruencia con los objetivos y priorida-
des de la organización y se integrarán en la planificación estratégica de la Administración
a la que afectan».
El propio Acuerdo desgrana detalladamente los principios sobre los que descansa la Formación
Continua en las Administraciones Públicas:
— la importancia de los recursos humanos como activo más importante con el que cuen-
tan los organismos públicos;
La Formación continua, como todo proceso formativo, requiere para que sea eficaz la aplica-
ción de unos procedimientos, una metodología determinada tanto en la elaboración y diseño
de los Planes de Formación como en su aplicación y seguimiento.
Antes de la aplicación del Plan o de la acción formativa, debe testarse el diseño realizado
(objetivos, programas, materiales, documentación...) para asegurar su efectividad, eficiencia
y aplicabilidad a las necesidades formativas que quiere satisfacer. Ésta es la fase de desarrollo
de la acción formativa.
Por último, tiene lugar la implementación o aplicación de la acción o Plan con una adecuada
gestión, seguimiento y control de la aplicación.
DESARROLLAR
Además de describir y analizar cómo se lleva a cabo este diagnóstico de necesidades en las
Administraciones Públicas, se ha diseñado una guía metodológica para dicho análisis y diag-
nóstico.
Dicha guía se inscribe dentro del marco del III Acuerdo de Formación Continua en las Admi-
nistraciones Públicas (III AFCAP).
Por una parte, la guía ofrece de una manera concisa y sistemática el proceso (modelo) a se-
guir en el análisis y diagnóstico de necesidades y, por otra, los instrumentos de recogida de
información, soportes documentales, formularios, etc., necesarios para cumplimentar el mo-
delo propuesto, incluyendo procedimientos para el análisis de la información y un glosario de
términos.
Antes de presentar el informe y el modelo que se propone, y para terminar esta introducción,
tenemos que agradecer las ideas, documentos e información facilitado por los representantes
de los diferentes promotores que han participado en el estudio (véase Anexo metodológico).
En esta información, ideas y documentos, junto con los conocimientos teóricos y empíricos
existentes sobre el análisis y diagnóstico de necesidades (véase bibliografía), se apoya esta
guía; cualquier error o equivocación contenido en ella es, obviamente, responsabilidad sólo
de los autores.
Con independencia del modelo o metodología específico que se elija o desarrolle para realizar
un análisis de necesidades formativas, existen dos filosofías o perspectivas filosóficas contra-
puestas:
Resulta que es mejor prever que reaccionar, pero también que a veces es imposible prever todo,
por lo que parece lógico adoptar ambas perspectivas, que de hecho se complementan entre sí.
✎ algún procedimiento para hacer frente a las necesidades formativas urgentes que va-
yan surgiendo por situaciones problemáticas no previstas.
✎ Los sentimientos: cómo sienten el problema las personas afectadas por el mismo.
Normalmente, una necesidad formativa surge bien por problemas de desempeño de trabajo,
introducción de nuevas tecnologías o bien por cambios legales en el trabajo o normas legales
que exijan formación anual.
✎ Realización de un análisis del desfase existente. En esta primera fase se compara la si-
tuación actual con la deseada para lograr el éxito organizativo y personal. Esta autora
insiste en no igualar las necesidades reales con las percibidas o demandadas; hay que
identificar las necesidades reales de la organización y, en general, los empleados pue-
den no saber lo que realmente son las necesidades aunque tengan muy claro cuáles
son sus demandas.
✎ Identificar fuentes de información para determinar no sólo el quién, sino dónde está
la información y las limitaciones para conseguirla. Una vez identificadas las fuentes se
pueden utilizar entrevistas, observación directa del desempeño de tareas, examen de
registros y archivos, reuniones de grupo, encuestas, etc. Lo mejor es utilizar múltiples
métodos para lograr una mejor comprensión de las necesidades.
c) inventario de tareas.
7) Estimación de costes.
Además de la existencia de diferentes perspectivas sobre los pasos a dar en el análisis de ne-
cesidades, existen diferentes perspectivas o metodologías del propio análisis.
Así, el propio Donald Clark habla de diferentes enfoques, resaltando entre ellos:
✎ Estudios de competencias.
✎ Análisis de tareas.
Recapitulando, las necesidades formativas hacen siempre referencia a desfases entre lo que
existe y lo que debería existir. El análisis de los problemas de desfase o de desempeño exis-
tentes es un análisis reactivo que debería complementarse con un enfoque proactivo que ten-
ga en cuenta los problemas potenciales que surgirán debido a cambios tecnológicos, cambios
organizacionales, etc.
Deben, además, distinguirse claramente las necesidades reales de las percibidas y de las de-
mandas, primando en la definición de las necesidades reales los objetivos de la organización,
y, por último, debe aceptarse que no todos los problemas organizativos o de desempeño de
funciones/tareas se pueden resolver con formación. Sólo algunos problemas demandarán ac-
ciones formativas y darán, por tanto, origen a necesidades formativas.
Adoptando una filosofía proactiva debe, además, adoptarse una metodología múltiple en la
recogida de la información utilizando diversas fuentes y métodos: encuestas, observación,
grupos, entrevistas... porque de esta manera comprenderemos mejor las necesidades exis-
tentes.
Los sindicatos, como promotores, reúnen una serie de características que les distinguen de
otros promotores:
2) Los Planes de Formación que promueven se pueden dirigir a todos los ámbitos de la
Administración Pública (estatal, autonómica o local).
3) En principio, los planes se dirigen a los empleados públicos directamente, por lo que
se articulan sobre todo en torno a las demandas de éstos, estando por tanto orienta-
dos sobre todo a la promoción profesional y al cumplimiento de las expectativas for-
mativas individuales.
Estas características condicionan, sin duda, el tipo de análisis de necesidades que se lleva a
cabo en este sector.
El segundo paso, que constituye el método esencial, se centra en la información que facilitan
los/as delegados/as o responsables de formación de cada sindicato en cada Comunidad Autó-
noma, provincia o comarca. A tal efecto, se envía un guión/un cuestionario para que estos/as
delegados/as o responsables lo remitan a la oficina central recogiendo las demandas de los
centros, de los sectores... Este paso puede dar lugar a un informe resumido que luego se revi-
sará para modificar o que se discute en reuniones de grupo para acordar prioridades y las ba-
ses del Plan de Formación.
La información que se recoge en esta captura de datos es normalmente muy amplia no sólo en
cuanto a contenido de las acciones formativas, sino también horarios, formatos de las accio-
nes (formación a distancia o presencial), etc.
✎ Primar, en segundo lugar y muy fuertemente, la información que facilitan los/as res-
ponsables territoriales de los sindicatos, que funcionan como receptores/as y acumu-
ladores/as de información al respecto y como expertos/as.
Debe reconocerse que algunos sindicatos explicitan claramente el contexto que rodea a la for-
mación y cómo las modificaciones en el mismo —innovaciones tecnológicas, mandatos le-
gales, reestructuración pública (por ejemplo, el Estado de las Autonomías y la integración eu-
ropea)— influyen en los desfases y carencias formativas, objetivando por tanto el proceso de
análisis de necesidades y actuando en este sentido como expertos evaluadores externos.
Veamos con más detalle los procedimientos de los sindicatos que han participado en esta in-
vestigación.
✎ Listado cerrado de cursos para que valoren el grado de interés (en el cuestionario faci-
litado, 73 cursos).
♦ nuevas tecnologías;
El/la secretario/a de formación, junto con los responsables sectoriales y territoriales, examina
y analiza la documentación y elabora un borrador de propuestas de formación que se envía a
todas las localidades pidiendo:
✎ que ajusten las propuestas a los medios materiales, horarios y medios económicos y a
la demanda real.
CC.OO.-FEDERACIÓN DE ENSEÑANZA
Al igual que en la CIG, el primer paso o información a utilizar es la valoración que hacen
los/as asistentes de cursos en el plan anterior de sus necesidades formativas; éstos valoran
un listado cerrado de posibles cursos señalando los que más les interesan, el horario de los
cursos y la razón (desarrollo personal, promoción, cualificación profesional).
Pero el propio sindicato identifica las necesidades formativas de acuerdo al modelo educativo
que defiende (hay que recordar que es un sindicato de enseñanza); es decir, el sindicato actúa
como definidor de unos objetivos a conseguir a través de la educación y trata de adecuar la
formación a ese modelo. Representa así un interés distinto de la Administración Pública y dis-
tinto de los/as propios/as empleados/as, siguiendo los objetivos y filosofía del propio sindi-
cato.
Puesto que una necesidad es un desfase entre el ser y el deber ser, este sindicato está simple-
mente poniendo el énfasis en su propia definición del deber ser —hacia dónde debe encami-
narse la sociedad— y, por ello, su propia definición de necesidades.
CSI-CSIF
El cuestionario utilizado es muy distinto del usado por otras organizaciones e incluye:
♦ modificaciones legislativas;
♦ transferencias de personal.
Según sea el tipo de formación, los/as asistentes a los cursos rellenan dos (en el caso de for-
mación presencial) o tres (en la formación a distancia) cuestionarios de evaluación. Estos
cuestionarios son de lectura óptica e incluyen tanto preguntas cerradas como semicerradas y
abiertas.
En la evaluación inicial, además de otro tipo de información, se recoge información sobre las
características del/la asistente y las expectativas que le/la han llevado a participar en dicha
acción/curso de formación.
✎ Áreas/Temas en los que estaría interesado/a en formarse, tanto generales como espe-
cíficos del puesto de trabajo.
En la formación a distancia, el/la alumno/a rellena tres cuestionarios diferentes a lo largo del
curso:
También los resultados de las evaluaciones de los cursos, una vez procesados los cuestiona-
rios, son enviados a los secretarios de formación de cada Comunidad Autónoma, segmentados
por provincias, tipo de administración, grupo profesional...
Con toda esta información, los secretarios elaboran los listados de los cursos para el siguien-
te Plan de Formación (un listado de cursos generales y otro de cursos específicos). Estos lis-
tados se discuten y consensúan en el Consejo de Formación Estatal. A este Consejo también
asisten representantes sindicales, que están presentes en las negociaciones con las distintas
Administraciones Públicas y son los que aportan información sobre la evolución de las planti-
llas, nuevos cambios legales, nuevas tecnologías que se van a implantar, etc.
El Comité de Formación Estatal de FETE-UGT, formado por los secretarios de formación de las
17 Comunidades Autónomas más Ceuta y Melilla, elabora una prepropuesta de acciones forma-
tivas utilizando como instrumento de trabajo básico el «Guión de Evaluación: Detección de
Necesidades», cumplimentado por expertos de las Comunidades Autónomas. Esta prepropues-
ta se envía al resto de los Comités de Formación (autonómicos y comarcales), que la estudian,
la modifican, la adaptan y la devuelven al Comité de Formación Estatal, que prepara con esa
prepropuesta adaptada el Plan de Formación.
Los/as delegados/as y liberados/as sindicales, que tienen un contacto directo tanto con
los/as trabajadores/as como con los centros educativos, y por tanto conocen de primera mano
las necesidades de ambos, son los que, en este proceso de diagnóstico de necesidades forma-
tivas, ratifican, modifican, suprimen y/o adaptan las prepropuestas formativas iniciales del
Comité de Formación Estatal a la realidad de los puestos de trabajo de los/as empleados/as
públicos y de los centros educativos.
La valoración de la acción formativa que hacen tanto los/as alumnos/as como los/as forma-
dores/as también tiene repercusión en el Plan de Formación siguiente. Esta valoración se rea-
liza mediante dos cuestionarios:
En la «Encuesta de evaluación del Profesor/a», que rellena, para cada acción formativa, el/la
monitor/a-profesor/a de la misma, se recoge información sobre la incidencia de la formación
impartida en el trabajo de los/as asistentes.
Esta Federación también tiene dos modalidades de cuestionario para la evaluación de los cur-
sos, según sean éstos presenciales o a distancia.
Para los cursos presenciales, el «Cuestionario de valoración del curso» recoge información sobre:
✎ Una relación de cursos o actividades que puedan ser de interés para el/la alumno/a, tan-
to para aplicar en la Administración en la que trabaja como para mejorar su formación.
En algunas Comunidades Autónomas, pocas, se utiliza también en esta primera fase la infor-
mación que facilitan los/as profesores/as.
En una segunda fase, la más importante, bien a través de cuestionarios estandarizados, bien a
través de una carta, bien mediante entrevistas, se recaba la opinión de responsables o jefes
de las unidades administrativas. Aunque el procedimiento que se sigue en esta fase es muy
variopinto, lo cierto es que los/as jefes/as de las unidades actúan como informantes, exper-
tos/as clave que conocen la situación actual de la formación de los/as empleados/as de la
unidad, así como la formación que debería existir para que la unidad funcionara bien, y por
tanto saben cuáles son las necesidades formativas.
En muy contados casos se estandariza o formaliza el proceso del análisis de necesidades que
llevan a cabo los/as jefes/responsables de las unidades.
En una amplia mayoría de Comunidades Autónomas, además de esta vía estándar, se aceptan
las peticiones individuales o específicas debidas a adaptaciones de puestos, mandatos legales
o cambios tecnológicos que van surgiendo a lo largo del período de vigencia del Plan de For-
mación.
Veamos en detalle los procedimientos seguidos por algunos de los organismos de las Comuni-
dades Autónomas que han participado en esta investigación.
La agregación de toda esta información pasa a las comisiones técnicas donde están los sindi-
catos y la Administración. Los comités técnicos lo discuten y aprueban, cuantificándolo eco-
nómicamente y pasándolo al Instituto.
El inicio de todo el proceso es por tanto el catálogo de cursos, que se confecciona utilizando
la información de:
Conviene señalar que, en cualquier caso, en el propio proceso se permite añadir nuevos cursos
o acciones formativas.
2) Información recibida por las unidades administrativas, bien a través de informes, en-
trevistas o reuniones con responsables de las unidades, incluyendo la información de
las unidades horizontales (informática, idiomas...).
Al igual que en otros ámbitos, en Cataluña el problema básico es consensuar los objetivos de
la formación:
La oferta formativa que se plasma en el Plan de Formación surge de las propuestas realizadas
por:
No se tienen en cuenta las evaluaciones de cursos anteriores, en el sentido que los cuestiona-
rios no incluyen ninguna pregunta sobre acciones formativas a desarrollar en el siguiente Plan
de Formación, pero sí se tiene en cuenta la evaluación para la calidad de los cursos y para me-
jorar la gestión y el diseño del Plan.
En los departamentos son los/as jefes/as de las unidades los/as que formulan las necesidades
formativas; aunque no parece existir ningún procedimiento estandarizado como el de Catalu-
ña, pero el modelo es el mismo, salvo que queda excluida la perspectiva de los/as
alumnos/as.
Parece que se actúa más bien sobre demanda y se centran más en el diseño del Plan y en la
gestión de su ejecución.
El análisis y diagnóstico de necesidades formativas parte de dos líneas en paralelo que luego
se confrontan y aúnan:
Para el segundo proceso, puesto que el primero está establecido por la propia Consellería, se
parte de reuniones de áreas/especialidades constituidas por asesores que en sesiones periódi-
cas van diseñando la oferta formativa de cada área.
✎ La información que recoge el asesor en su visita a los centros y reuniones con los
claustros.
Además, también se utiliza la evaluación que realizan los/as asistentes a las acciones forma-
tivas.
Una vez agrupada toda esta información y contrastada con las prioridades de la política edu-
cativa, se crea un Banco de Acciones Formativas (nunca menos de diez por cada área) que se
depura en función de las prioridades y el presupuesto.
Son los Centros de Formación los encargados de territorializar esta oferta formativa atendien-
do a su conocimiento de la zona sobre la que actúan.
En el caso de la Administración General del Estado hay que diferenciar claramente los orga-
nismos autónomos o empresas públicas y similares de los departamentos ministeriales.
Además, en prácticamente todos los Ministerios, el papel de los sindicatos, bien sugiriendo
nuevas acciones formativas, bien negociando, modificando y avalando las demandas iniciales,
es muy importante. Normalmente, la entrada de los sindicatos es a través de reuniones de ne-
gociación.
También suele jugar un papel importante el Plan de Formación existente en el año anterior,
que suele ser el punto de partida junto con lo que los/as responsables de formación recogen
informalmente o aportan directamente como necesidades.
La evaluación de los cursos del Plan anterior se utiliza también, pero en pocos casos, para
que se sugieran nuevas acciones formativas. Más bien se utiliza para aquilatar más la acción
formativa (horarios, demanda no satisfecha...).
MINISTERIO DE JUSTICIA
Aunque los cursos son evaluados por los/as alumnos/as asistentes, en el cuestionario no se
incluye ninguna pregunta sobre necesidades formativas. El seguimiento de los cursos lo hacen
los sindicatos.
El Servicio de Formación (tres personas), una vez recibidas las peticiones, las elabora y las
presenta a los sindicatos; el Plan de Formación se elabora conjuntamente con los sindicatos.
En el Servicio de Formación se opina que, al ser un Ministerio pequeño, realmente las necesi-
dades se conocen de sobra.
En el año 2000 se envió un cuestionario a una muestra de 2.000 empleados y empleadas para
que éstos/as expresaran de un modo abierto sus necesidades formativas, pero también a tra-
vés de preguntas cerradas.
✎ Y otras evaluaciones sobre posibles efectos, pero siempre de forma global de todos los
cursos.
Comenta el representante del Ministerio varios problemas que coinciden en gran medida con
los sentidos en otros Ministerios:
1) Problemas con el calendario de ejecución del Plan puesto que, tal y como están es-
tructurados los acuerdos con el INAP, el año queda prácticamente reducido a seis me-
ses, e incluso a un trimestre, a efectos de realizar las acciones formativas.
3) Además del Plan de Formación Continua, hay acciones formativas sobre demandas ur-
gentes (por ejemplo, portugués en el Museo de Mérida).
El Centro Superior de Estudios del INAP desarrolla acciones formativas con diferentes for-
matos —cursos de larga duración, cursos cortos, seminarios, jornadas...— para directivos
de la Administración General del Estado, esencialmente subdirectores generales o niveles
similares.
3) Ofrecer cursos que tengan un carácter general, es decir, común a varios Ministerios, y
complementen en cierto modo la oferta específica de los diferentes departamentos
ministeriales.
Es un Centro que presenta unas características muy peculiares tanto por la oferta formativa
que hace como por la población a la que va dirigida la oferta.
Existe un programa de acciones formativas que va modificándose tanto en la temática (el qué)
como en el formato, modo de formación (presencial o no) y en el cuándo en función de:
a) La demanda de los cursos, que es un indicador clave para reponer un curso, ampliarlo
o sustituirlo.
b) Las evaluaciones que realizan los/as asistentes, que permiten de nuevo reformar una
acción formativa o sus características y también incorporar nuevas acciones.
d) Sugerencias aportadas por las entidades de formación, por los/as profesores/as y por
las Universidades.
Todas estas fuentes de información se utilizan de un modo flexible, de forma que la informa-
ción recibida permite actuar sobre el programa general de áreas formativas que lleva tiempo
en funcionamiento, añadiendo nuevas acciones formativas, cambiando otras o incluso supri-
miéndolas, y modificando formatos y características de las mismas.
En el caso de la Administración Periférica del Estado se hace una consulta específica a los/as
jefes/as de las unidades proponiendo programas específicos y recogiendo propuestas.
En estas reuniones se discuten, por una parte, los planes anteriores de formación; de otra, las
necesidades que surgen de planes de implantación de nuevas tecnologías, del euro... El centro
de atención son las necesidades de la organización para que el personal pueda desempeñar lo
mejor posible su puesto de trabajo.
Se elabora un preplan con esta información y se mantienen reuniones con los sindicatos, que
aportan sugerencias. De estas reuniones sale el Plan de Formación. De hecho, el Plan actual
es una prórroga del Plan del año pasado.
Los/as empleados/as no solicitan cursos, sino que los/as jefes/as priorizan quién tiene que
realizar formación y la recibe.
Como todo el proceso gira alrededor de la adecuación al puesto de trabajo, debido sobre todo
a modificaciones tecnológicas, legales, etc. (como el euro, las lenguas autonómicas, nuevas
herramientas informáticas...), prácticamente los cursos son obligatorios porque si no el per-
sonal no puede desarrollar su trabajo.
Asimismo, dada esta característica, los sindicatos hacen aportaciones, pero no se consulta
al empledo/a directamente porque son los/as jefes/as a distinto nivel quienes determinan
qué modificaciones están afectado o van a afectar a la formación de los/as empleados/as.
Con todo, en la evaluación de los cursos los/as alumnos/as pueden sugerir cursos de forma-
ción.
Siguiendo una vía paralela a la establecida en los otros sectores de promotores, se han reali-
zado entrevistas con representantes de municipios (Móstoles, Madrid, Zaragoza, Córdoba, Se-
villa, Málaga y Valencia), con Diputaciones (de Alicante y de Sevilla) y con Federaciones de
Municipios (FEMP y FAMP). También se ha llevado a cabo un grupo de discusión y se ha reco-
gido y analizado la documentación existente.
Las Federaciones de Municipios actúan en el ámbito de las entidades locales tal y como lo ha-
cen los sindicatos en sus Planes de Formación, a nivel interadministrativo.
Lo primero que hay que resaltar es la gran disparidad existente entre los diferentes promo-
tores en este sector de entidades locales. Primero, los municipios son muy diferentes en
función de su tamaño; los grandes municipios tienen una estructura, unos recursos, necesi-
dades, etc., distintos cualitativa y cuantitativamente de los de los pequeños y medianos
municipios.
Por último, las Federaciones de Municipios ofertan sus cursos a los municipios federados y sus
empleados/as, pero a veces también los abren a cualquier empleado público.
Dicho esto, veamos cómo realizan el análisis y diagnóstico de necesidades formativas las en-
tidades locales entrevistadas.
LA FORMACIÓN EN MÓSTOLES
✎ El análisis del entorno externo (cambios sociales que afectan a la función pública mu-
nicipal, demandas de servicios, factores legales y/o socioeconómicos).
✎ El análisis del entorno interno (objetivos del programa político del equipo guberna-
mental, objetivos y funciones de las áreas funcionales, problemas detectados de fun-
cionamiento en los cursos, estrategias de recursos humanos).
Estos últimos se reflejan en los planes de recursos humanos una vez realizado el análisis ini-
cial y el perfil de competencias.
El análisis de los dos entornos constituye la referencia global de tipo estratégico que sirve
como marco global conceptual de análisis; el análisis de las necesidades se centra en el desfa-
se entre situación actual de competencias y la situación deseable. La información para este
análisis se recoge de:
De todo ello se deducen las necesidades formativas, pero también los colectivos afectados y
la programación a efectuar.
Se considera que es mejor tener un observatorio permanente informal que recoja todo. Se
menciona también que una auditoría de gestión hecha en el pasado fue muy útil para detec-
tar necesidades.
AYUNTAMIENTO DE ZARAGOZA
El Centro Municipal de Formación envía una carta, una ficha, a los/as jefes/as de servicio y de
áreas del Ayuntamiento y a los sindicatos para que hagan propuestas de cursos teniendo en
cuenta las necesidades que han detectado.
En la ficha se incluye:
✎ Destinatarios.
Luego, con esta información se reúnen con los sindicatos, discuten y negocian hasta llegar a
un acuerdo de Plan de Formación.
Una vez que ha tenido lugar la acción formativa, se pasa un cuestionario de evaluación a los/as
asistentes midiendo, entre otras cosas, la adecuación al puesto de trabajo y a las necesidades
formativas del asistente al curso; también se envía un cuestionario a los/as jefes/as de unida-
des para que valoren globalmente las acciones formativas realizadas por sus empleados/as.
✎ uno centrado en el perfil formativo de cada puesto de trabajo (dos personas estudian
el puesto y lo describen en función de la formación),
✎ y otro para valorar, mediante una encuesta, la labor del Centro de Formación.
DIPUTACIÓN DE MÁLAGA
Con los dos tipos de información se plantea un preplan que se somete a la comisión de for-
mación, integrada por el jefe de personal, el jefe de formación y los sindicatos. De esta comi-
sión sale el Plan de Formación.
Al finalizar, las acciones se evalúan con un cuestionario dirigido a los/as alumnos/as, que
añaden información sobre si sus necesidades formativas han sido satisfechas o no; se re-
gistra todo en un banco de datos histórico. Aunque se distingue entre formación para el
puesto de trabajo y para la promoción interna, parece que en estos momentos prima la se-
gunda.
Al ser una Federación de entidades locales, la estructura organizativa se basa en áreas y para
cada área (urbanismo, salud...) hay comisiones integradas por representantes de las entidades
locales miembros de la Federación, que serán quienes discutan y negocien el Plan de Forma-
ción y, por tanto, quienes fijen las acciones formativas necesarias.
DIPUTACIÓN DE ALICANTE
1) Jornada preparatoria del Plan convocando a los Ayuntamientos, agrupados según ta-
maño en reuniones diversas en las que los/as representantes de las entidades locales
contestan un cuestionario facilitando información y se les proporcionan instrucciones
y documentación para reunir y analizar la información pertinente en cada Ayunta-
miento.
3) Entrevistas con colectivos específicos que opinan como expertos sobre programas y
cursos.
A todo esto hay que añadir información recogida de una manera menos formal de profeso-
res/as de los cursos, de los cuestionarios de satisfacción de los/as asistentes a cursos, y las
demandas puntuales recogidas que llegan de personas o colectivos.
La minoría que dice saber cómo se lleva a cabo el diagnóstico de necesidades formativas se-
ñala de un modo mayoritario (más del 60%) que éste se lleva a cabo recabando información,
a través de entrevistas, grupos, cuestionarios..., de los/as jefes/as o responsables de las uni-
dades administrativas. Un número reducido de respuestas señala tres procedimientos más:
Frente a esta realidad percibida de cómo se lleva a cabo el análisis y diagnóstico de necesida-
des formativas, la mayoría de los/as entrevistados/as está a favor de un procedimiento que
tenga en cuenta a los/as propios/as empleados/as públicos/as, independientemente de si
además participan los/as jefes/as o responsables de las unidades y/o los sindicatos.
Algo más de la mitad de los/as entrevistados/as afirma que los cursos que ahora se ofertan no
cubren las necesidades formativas que existen en las Administraciones Públicas, siendo la ex-
plicación de este desfase:
Frente al sentir general (casi el 100%) de la necesidad de formación para desempeñar el pues-
to de trabajo adecuadamente, los/as entrevistados/as afirman que la actual oferta formativa
cubre sólo en parte dichas necesidades. Así, un 16% señala que los Planes de Formación ac-
tuales no recogen las necesidades existentes, mientras que un 33% apunta que sí y la mayoría
(un 40%) señala que sólo en parte.
Las tres críticas se formulan desde la percepción manifestada casi por el 100% de necesidad
de formación para el desempeño adecuado del puesto de trabajo.
Con todo, la valoración de los cursos en que han participado (una media de tres al año) es
bastante buena:
➫ Un 95% afirma que los cursos realizados le han resultado bastante útiles en cuanto a
desarrollo personal.
Parece claro que la valoración global de los cursos realizados es muy positiva desde el punto
de vista del resultado obtenido tanto en el ámbito personal como en el profesional.
En las Administraciones Públicas es determinante no sólo todo lo que resulta de ser institu-
ciones y organizaciones de carácter público, sino también la estructuración de las interrela-
ciones con el entorno (el papel de las mismas, relación con sindicatos, relaciones entre dife-
rentes niveles de la Administración, etc.).
A pesar de estas diferencias, resulta interesante conocer, aunque sea de forma resumida, los
procedimientos y metodologías seguidos por entidades privadas, organizaciones públicas que
no se dirigen al/la empleado/a público/a y organizaciones e instituciones no nacionales.
La necesidad formativa es, como cualquier necesidad, un desfase entre lo que es y lo que de-
bería ser; en las organizaciones privadas el deber ser viene marcado por los objetivos estraté-
gicos y operativos de las mismas, que permiten detectar los puntos de mejora o problemas en
el desempeño de los trabajos. Para una buena y correcta planificación de las acciones forma-
tivas se necesita conocer la situación actual o ser, y de aquí la descripción, valoración y aná-
Una vez identificadas las acciones formativas y los/as empleados/as objeto de las mismas,
debe realizarse un análisis de los medios y recursos necesarios para llevar a cabo dicha forma-
ción y asegurarse de la legalidad de la misma antes de llevar a cabo la programación y plani-
ficación de la formación.
En todo este proceso el papel que juega el/la empleado/a como identificador de necesidades
formativas es bastante reducido, centrándose el análisis y diagnóstico en la organización, su
mejora y los problemas de desempeño del trabajo.
Existen muchas más páginas web pero éstas son las más interesantes, aunque volvemos a in-
sistir en la parquedad y opacidad de fuentes sobre el análisis de necesidades formativas.
El CMPS ofrece un procedimiento especialmente original para llevar a cabo dicho análisis den-
tro de la implantación de la calidad total en los servicios públicos que persigue el Gobierno
británico a través del Modelo Europeo de Calidad Total. Se ha desarrollado un programa,
«DOLPHIN», que está disponible en la red, para llevar a cabo el diagnóstico de la organiza-
ción identificando problemas y posibles soluciones, que pueden ser de tipo formativo.
Se accede al programa a través de la página web del CMPS, desarrollando una labor de aseso-
ría a distancia, proporcionando instrumentos analíticos para realizar el diagnóstico de la or-
ganización orientado hacia la calidad.
➹ Permitir al usuario acceder a una herramienta on line que pueda utilizar directamente
o a través de asesorías personales también on line o mediante cualquier otro procedi-
miento.
Ahora bien, el artículo 6 del III AFCAP es absolutamente tajante respecto a los objetivos de
los Planes de Formación: «... deberán elaborarse en congruencia con los objetivos y priorida-
des de la organización y se integrarán en la planificación estratégica de la Administración».
¿Hasta qué punto la oferta formativa es necesaria para la organización, es decir, para alcanzar
los objetivos estratégicos de la Administración, para asegurarse de que no existen en estos
momentos desempeños inadecuados de los/as empleados/as públicos/as debido a falta de
formación?
Una posible solución sería primar los objetivos de la organización de modo que sólo se tuvie-
se en cuenta la promoción y el desarrollo personal en la medida en que no estuvieran en con-
flicto con la adecuación al puesto de trabajo.
Otra posible solución sería dedicar parte del esfuerzo formativo a promoción y desarrollo indi-
vidual y parte a la adecuación al puesto de trabajo, separando ambos objetivos radicalmente
y negociando políticamente el reparto presupuestario.
Muchos, si no todosm de los promotores de Planes de Formación contemplan los planes desa-
rrollados dentro del marco del AFCAP como una parte de sus Planes de Formación, parte que a
veces no es siquiera la más importante desde el punto de vista de los recursos totales dedica-
dos a formación.
Las acciones formativas desarrolladas dentro del AFCAP sólo presentan en ese caso la especi-
ficidad de tener que adaptarse a un marco administrativo, de recursos y tiempos determina-
dos, pero nada más. El AFCAP sería una fuente complementaria de formación.
Esto en sí mismo no es malo, pero significa que el AFCAP no concreta claramente sus objeti-
vos diferenciales respecto a otro tipo de formación ni tampoco ha desarrollado ninguna meto-
dología específica que le distinga de otras acciones formativas. Acaba siendo un espacio al
que dirigir solicitudes de dinero. El AFCAP podría dirigirse a un espacio específico de la for-
mación de los/as empleados/as públicos/as bien por sus objetivos, bien por su metodología,
bien por otros aspectos. En estos momentos esto no es así y de aquí la idea subyacente de
que el dinero pase directamente a los promotores y nada más.
Muchos promotores señalan que la aprobación de los Planes suele tener lugar en torno a
mayo, por lo que, teniendo en cuenta el tiempo necesario para su difusión entre los/as em-
Es cierto que hay promotores que sistemáticamente llevan a cabo el diseño y elaboración de
Planes de Formación en el último trimestre del año y, teniendo todo previsto, aunque la apro-
bación sea en mayo, pueden empezar en junio/julio.
Pero también es cierto que la resolución sobre las propuestas de formación debería organizar-
se de modo que, como mucho, estuviera todo resuelto en enero. Así sería más fácil resolver
los problemas de horarios y fechas y de cuellos de botella por el calendario.
Una opción que está más acorde con la lógica de la planificación en general sería aceptar la
existencia de Planes bianuales o trianuales o con una duración superior al año, de modo que:
Algunos promotores funcionan ya así con Planes de Formación propios no dependientes del
AFCAP.
Una necesidad, como se ha señalado repetidamente, es un desfase entre lo que es y lo que de-
bería ser. Una necesidad formativa es un desfase entre la formación existente en la actualidad
(conocimientos, aptitudes, destrezas) y la que debería ser en la actualidad o en el futuro.
¿Pero quién define el deber ser?
En el campo de lo social se habla de necesidades normativas (en donde el deber ser lo confi-
guran las normas legales o sociales), percibidas (donde el deber ser lo configuran los propios
interesados), expresadas (cuando hablamos de demanda de formación) y comparativas (el de-
ber ser queda configurado por la comparación con ámbitos similares, otras Administraciones).
Las necesidades formativas pueden surgir debido a problemas en el desempeño de las tareas
cotidianas achacables a falta de formación, a la necesidad de adaptaciones de los puestos de
trabajo a cambios legales o tecnológicos (euro, ley de extranjería, tecnología de las comuni-
caciones...), o a modificaciones en el papel de la Administración en su relación con los ciu-
dadanos (calidad, servicio al ciudadano...), incluyendo modificaciones promovidas por el
equipo de gobierno en el normal juego democrático.
El primer tipo de necesidades tiene que detectarse partiendo de un análisis de tareas y des-
cripción del puesto de trabajo, pero las otras requieren la existencia de una planificación a
medio o largo plazo, es decir, de una planificación estratégica. Pero en las Administraciones
El deber ser quedaría así marcado por dicho plan estratégico y, al no existir o no conocerse,
resulta difícil hablar de necesidades formativas y, por supuesto, analizarlas adecuadamente.
Es mucho más sencillo dejar que los diferentes actores —jefes/as de unidades, representantes
sindicales y empleados/as— expresen lo que piensan y quieren y llegar a un acuerdo nego-
ciando entre ellos. Pero esto no es técnicamente correcto, aunque pueda ser políticamente
correcto.
De todo lo anterior se deriva un problema básico: las virtudes de la formación para resolver
los problemas de la Administración se dan por supuestas y, a veces, ni siquiera se justifican
a posteriori con una evaluación/seguimiento que muestre la aplicación de lo aprendido al
puesto de trabajo (transferencia de conocimientos) ni el impacto de las acciones formativas
en la organización.
La selección de los/as asistentes a las acciones formativas plantea a veces problemas tanto
para adecuar la formación a los/as empleados/as que realmente la necesitan como por el
conflicto existente a veces entre el cuándo de la formación y el desempeño del puesto de
trabajo.
En Correos y Telégrafos no existe ninguna duda al respecto al no haber formación para la pro-
moción; los/as empleados/as tienen que seguir las acciones formativas obligatoriamente por-
que si no simplemente no podrían, o no podrán en el futuro, desempeñar las tareas de su
puesto de trabajo. Lo mismo sucede con la formación en las empresas y organizaciones priva-
das, en donde realmente se entiende que la formación que no sea obligatoria para el puesto
de trabajo no responde realmente a una necesidad formativa de la organización.
Podría jugarse con la alternativa de formación dirigida a la promoción, que no sería obligato-
ria y se realizaría fuera del horario de trabajo, al menos en parte, y la formación dirigida al
Se han apuntado algunos de los problemas y tensiones existentes que no están resueltos y
hacen muy difícil llevar a cabo de una manera racional y técnicamente correcta, es decir, efi-
caz y eficiente, la Formación Continua, incluido, claro, el análisis y evaluación de necesidades
formativas.
Una buena guía queda justificada por su aplicabilidad y estar fundamentada, teórica y empíri-
camente, en un modelo específico. Esta guía se sustenta en los modelos teóricos existentes
sobre diagnóstico de necesidades formativas y en los procedimientos que utilizan en la actua-
lidad los promotores de Planes de Formación en el marco del III AFCAP.
Para evitar dejar fuera problemas de formación que puedan plantearse a lo largo del año
se ha previsto un soporte documental de recogida permanente de información. De este
modo, aunque la guía es esencialmente proactiva, se prevé la posibilidad de que surjan
necesidades formativas urgentes no contempladas.
3) Permite distinguir entre necesidades reales y necesidades percibidas, entendiendo por es-
tas últimas las formuladas por los/as empleados/as públicos/as.
4) Permite recoger información tanto sobre el qué de la formación como sobre el quién, el
cómo y el cuándo. En los diferentes soportes documentales (n.os 1, 2, 3, 4 y 5) se incluye
información que permite precisar el perfil de los/as empleados/as públicos/as a los/as
que deberá dirigirse la acción formativa correspondiente, así como información sobre la
modalidad de formación y el cuándo debe realizarse la acción formativa.
5) Lleva a un producto final que sirve como input en la elaboración y diseño del correspon-
diente Plan de Formación. La guía describe un proceso en el que el producto inicial (pri-
mer listado de acciones formativas con sus características) va modificándose con inputs
informativos recibidos de los/as empleados/as públicos/as, asistentes a las acciones for-
mativas en años anteriores, jefes/as de las unidades o delegados territoriales y sectoriales
y representantes del personal.
El primer listado de acciones formativas surge del análisis del plan estratégico, progra-
ma político de gobierno y tendencias sociales a medio y largo plazo. Idealmente, este
listado debería ser una enumeración de posibles áreas o acciones formativas con indica-
ción de la importancia y urgencia de cada una, los/as empleados/as públicos/as afecta-
dos/as, etc.
No importa que la información no esté completa porque las sucesivas fases/pasos van
aportando nueva información, creándose nuevos listados de acciones formativas cada vez
más completos y con mejor información, de modo que el último listado previo a la partici-
pación de la representación del personal sea un listado prácticamente completo.
La participación de los sindicatos permitirá decidir sobre dicho listado qué acciones for-
mativas van a formar parte del Plan de Formación, así como las características de las
mismas (demanda esperada y por tanto número de ediciones, características de los/as
6) Y, por último, permite valorar continuamente los procedimientos y los resultados logrados
para, en su caso, adaptar o modificar la guía o su aplicación.
Sin embargo, el hecho de que los Planes de Formación Continua tengan que gestionarse
anualmente no significa que el análisis y diagnóstico de necesidades formativas tenga que
constreñirse también al marco anual.
Las necesidades formativas —la diferencia o desfase entre los conocimientos, aptitudes y
destrezas que deberían tener los/as empleados/as públicos/as y los que tienen realmente—
tienen su origen en múltiples fuentes; entre otras, los objetivos estratégicos que tengan fija-
dos las organizaciones, incluyendo los programas políticos del equipo de gobierno, que mar-
can precisamente hacia dónde debe dirigirse la organización, y también los cambios tecnoló-
gicos, sociales y políticos, que normalmente actúan a un plazo mayor de un año. Como tam-
bién pueden surgir emergencias perentorias durante el año, es preciso prever un análisis y
diagnóstico de necesidades que se desarrolle en dos momentos sucesivos:
El primer momento debe centrarse en recoger información —y analizarla— para permitir pre-
ver hacia dónde va la organización con dos componentes distintos:
Hacia dónde la impulsan los cambios sociales, políticos, económicos... como, por
ejemplo, la integración europea o la Administración cercana al ciudadano/a. Estos
cambios son tendencias a medio y largo plazo que orientan sobre grandes áreas de
cualificación y formación de los/as empleados/as públicos/as.
Esta información debe ser completada con información sobre la situación inicial formativa
del/la empleado/a público/a, las mejoras posibles en el desempeño del puesto de trabajo, las
Los pasos y procesos a seguir en estos dos momentos se analizarán detalladamente en las pá-
ginas que siguen. El esquema adjunto propone una visión global del proceso, distinguiendo
claramente entre el análisis y diagnóstico de necesidades formativas a medio y largo plazo y
el anual.
Información del/la
Objetivos Programa empleado/a público/a:
Tendencias de
estratégicos político puesto de trabajo, necesidad
cambio social,
de la del equipo percibida...
económicas...
organización de gobierno (soporte documental n.º 1)
Recopilación
Recopilación de la información y análisis por parte
de la información y análisis
del promotor
por parte del promotor
FUSIÓN
Tercer listado informatizado
Información continua y permanente a los promotores de jefes de unidad, empleados, sindicatos… (soporte documental n.º 4) Tercer listado de acciones formativas y características
EVALUACIÓN
Quién
La recogida de información y análisis debe ser realizada por los promotores de Planes de For-
mación, normalmente servicios de formación, o de personal, recursos humanos... Sin embar-
go, en el caso de los agentes sociales y Federaciones de Municipios la información a recabar
directamente a los/as empleados/as públicos/as debería realizarse en conjunción con los pro-
motores públicos de la Administración General del Estado, las Administraciones autonómicas
o locales.
Qué
2) Los objetivos formativos derivados del programa político del equipo de gobierno, in-
cluyendo la política de personal y de recursos humanos.
Cómo
Entrevista con el equipo directivo para la recogida de información sobre el Plan estra-
tégico y el programa de gobierno.
• Nivel de formación.
Análisis
grado de importancia para la organización de cada una de las grandes áreas formativas
y/o de las acciones formativas.
Un análisis cualitativo conjunto de ambos listados servirá para llegar a un tercer listado de
grandes áreas formativas y acciones formativas específicas, con indicación para cada área/ac-
ción de:
Este tercer listado, que se debe guardar en un soporte informático para seguir añadiendo ac-
ciones formativas que surjan de demandas razonadas y justificadas o características del lista-
do de dichas acciones que se vayan conociendo, es el listado de áreas y acciones formativas
para el período elegido, normalmente cuatro años, que irá modificándose año tras año a tra-
vés de los procedimientos mencionados en el momento dos del análisis y diagnóstico de nece-
sidades formativas y que se detallan a continuación.
El AFCAP se encuentra en estos momentos en su tercera edición, por lo que todos los promo-
tores de Planes de Formación disponen de listados de acciones formativas de años anteriores
que han ido aplicándose, con modificaciones más o menos importantes, a lo largo de estos
años.
El listado de acciones formativas, que constituye el Plan de Formación del último año, puede
tomarse perfectamente como listado de referencia, tercer listado en el esquema, para iniciar
el proceso anual de análisis y diagnóstico de necesidades formativas si no se quiere o no se
puede llevar a cabo el proceso de análisis y diagnóstico a medio y largo plazo especificado en
el apartado anterior, o se entiende que no es necesario puesto que ya se ha realizado en los
años anteriores.
Este listado de acciones formativas (tercer listado en el esquema) debe ser contrastado y
completado sucesivamente con:
La evaluación de proceso (el cómo se ha llevado a cabo la acción formativa) debe realizarse
mediante un seguimiento de la acción formativa y mediante una valoración al acabar la mis-
ma por parte del asistente/alumno. En dicha valoración, el/la asistente debe, entre otras co-
sas, proporcionar su valoración sobre si la acción formativa cubre sus necesidades/demandas
formativas y, también, propuestas de nuevas acciones formativas para satisfacer necesidades
formativas percibidas por el/la asistente (véase soporte documental n.º 2).
Toda esta información se incluirá en la base de datos de acciones formativas (el listado de ac-
ciones formativas, soporte documental n.º 3), creando así una base de datos que permita to-
mar una decisión fundada sobre si la acción formativa debe o no ser mantenida.
Las propuestas de acciones formativas por parte de los/as asistentes alumnos/as se incluirán
en el listado de acciones formativas bien como una acción formativa nueva, bien reforzando
acciones formativas ya existentes en el listado anterior.
Las mejoras posibles en el desempeño del puesto de trabajo relacionadas con la for-
mación de los/as empleados/as públicos/as de su unidad.
Idealmente, esta consulta a los/as jefes/as de unidades debe hacerse a través de un cuestio-
nario similar al soporte documental n.º 3, pero cabe también llevar a cabo grupos de trabajo
o entrevistas abiertas con los/as jefes/as de unidades, siempre y cuando se consiga la infor-
mación reflejada en dicho soporte.
Puesto que se dispone ya de un posible listado de acciones formativas (listado n.º 3) que re-
fleja la opinión de los/as empleados/as públicos/as, junto con el impacto de los objetivos es-
tratégicos, objetivos políticos y tendencias de cambio a medio y largo plazo, éste puede in-
cluirse en el soporte documental enviado a los/as jefes/as de unidades para su valoración, a
la vez que éstos/as puedan añadir libremente las acciones formativas necesarias en el año
para conseguir mejoras específicas en su unidad.
Los promotores deberán prever la integración de las posibles acciones formativas que surjan a
lo largo de todo el año anterior en la base de datos, fuera del procedimiento estandarizado
aquí descrito, siempre que estén suficientemente razonadas y justificadas.
Los promotores deben incorporar a la base de datos de acciones formativas aquellas peticio-
nes/propuestas razonables y justificadas, incluyendo la misma información que tienen las de-
mandas de acciones formativas (volumen de demandas, prioridad e importancia, el cómo de la
acción formativa, la población objeto...) (véase soporte documental n.º 5).
El listado final, depurado y completado con las aportaciones de los/as empleados/as públi-
cos/as y jefes/as de unidades, de acciones formativas programado deberá devolverse, por últi-
mo, antes de la preceptiva reunión con los/as representantes del personal a los/as jefes/as de
las unidades (véase soporte documental n.º 4) para que éstos/as validen tanto las acciones
formativas a desarrollar como su priorización, el cómo de dichas acciones formativas, la de-
manda prevista...
El último paso es el diálogo y negociación del listado resultante (sexto listado) con la repre-
sentación del personal (sindicatos), lográndose al final del proceso el listado último que ser-
virá de base para la elaboración definitiva del Plan de Formación.
La evaluación de la fase de diagnóstico se lleva a cabo, en primer lugar, siguiendo los pasos
indicados que prevén la participación de los/as empleados/as públicos/as, de los/as jefes/as
de unidades administrativas y de los/as representantes del personal en el contexto de la reco-
gida de información, análisis y reflexión de las unidades administrativas que llevan a cabo el
diagnóstico. De este modo, el primer listado de acciones formativas con sus características de
qué, cómo y a quién va depurándose y perfeccionándose teniendo en cuenta la información
facilitada por los diferentes agentes sociales. Durante el proceso se producen un total de sie-
te listados de acciones formativas, tres en el momento uno y cuatro en el momento dos, en un
proceso autocorrectivo y autoevaluativo constante.
La información recogida en la evaluación sobre las diferentes acciones formativas deberá in-
cluirse en la base de datos, de modo que sirva como feedback para el siguiente ejercicio anual
o para la ejecución del Plan de Formación, en su caso, por lo que debe entrar a formar parte
del proceso seguido anualmente al inicio del mismo junto con el listado inicial de Acciones
Formativas (listado n.º 3).
El tratamiento y análisis de la información recogida en los sucesivos pasos y fases tiene como
objetivo ir agregando información a la base de datos que constituye el listado de acciones
formativas, información sobre acciones formativas nuevas (qué), sobre población destinataria
(quién), sobre tipo de enseñanza (cómo), etc., y, a la vez que se agrega esta información, ir
programando las diferentes acciones formativas, de modo que al final del proceso sea posible
ajustar el listado de acciones formativas a los recursos disponibles de tiempo y dinero utili-
zando dicha priorización.
Veamos los criterios y procedimientos de análisis en cada una de las fases y pasos.
Así se debe llegar a un listado de posibles acciones formativas o áreas formativas y, en lo po-
sible, unir a cada acción formativa información sobre:
➨ Si es una acción formativa general para todos los/as empleados/as públicos/as o es-
pecífica para algún colectivo.
El análisis se efectuará agregando todos los cuestionarios recogidos durante la aplicación del
Plan de Formación anual, siendo por tanto el período de tiempo contemplado de un año, ex-
cepto al inicio del proceso de aplicación de la guía, que serán sólo nueve meses puesto que la
recogida y análisis de la información se inicia en el último trimestre del año anterior.
De los cuestionarios agregados se obtendrá un nuevo listado con la relación de acciones for-
mativas propuestas por los/as alumnos/as a los cursos y las características siguientes de es-
tas acciones:
✏ Cuándo realizarlas.
Además de los cuestionarios, se obtendrá información sobre valoraciones de las acciones for-
mativas desarrolladas relativas a:
Esta información deberá incluirse en el listado n.º 3 del esquema y servirá para tomar decisio-
nes sobre programación de acciones formativas y eliminación o mantenimiento de las mismas
en Planes futuros o modificación de condiciones de las mismas (cuándo y cómo).
El análisis de dicha información dará lugar a un nuevo listado de acciones formativas junto
con la siguiente información para cada una de ellas:
➨ Demanda prevista.
➨ Urgencia de la misma.
Al igual que en el anterior paso, esta información se añadirá al listado anterior de acciones
formativas incluyendo nuevas acciones formativas e incluyendo nueva información sobre las
características las nuevas acciones formativas y de las preexistentes.
Este proceso, que continuará en el paso siguiente, implica volcar la nueva información obte-
nida en el listado anterior, de modo que los listados resultantes van incorporando toda la in-
formación, lo que permitirá tomar decisiones adecuadas sobre qué acciones formativas poner
en marcha, para quién, cómo y cuándo.
Este listado casi definitivo se remitirá a los/as jefes/as de unidad para que lo validen. La in-
formación facilitada por éstos/as permitirá ajustar las prioridades asignadas y completar las
características de cada acción formativa, llegando, por último, al listado definitivo de accio-
nes formativas priorizado. Este listado deberá ser discutido y participado por los/as represen-
tantes del personal (sindicatos), según marcan los acuerdos.
5.7. CALENDARIO
El análisis y diagnóstico de necesidades formativas a medio y largo plazo debe en puridad rea-
lizarse antes que el análisis y diagnóstico anual, que reflejaría necesidades más coyunturales o
urgentes. Idealmente, el momento uno (el análisis y diagnóstico a medio y largo plazo) debería
realizarse en un plazo de seis meses/un año, mientras que el momento dos (análisis y diagnós-
tico anuales) debería llevarse a cabo en el último trimestre de cada año para que los Planes de
Formación a comenzar en el año siguiente estuvieran preparados en enero de cada ejercicio.
Esto no significa que la Formación Continua deba detenerse hasta disponer de los resultados
del momento uno. Aquí caben, desde un punto de vista práctico, dos situaciones:
➨ Un listado de acciones formativas producto del momento uno (análisis a medio y largo
plazo).
Un análisis y comparación de ambos listados permitirá llegar a otro listado común que será el
input del proceso anual de análisis y diagnóstico (listado n.º 3 en el esquema general).
Segunda situación
En cualquier caso, es imprescindible que este análisis anual se realice durante el trimestre úl-
timo del año anterior para poder disponer de tiempo suficiente para el desarrollo de las accio-
nes formativas previstas en el Plan.
La guía es una metodología común para todos los promotores de Planes de Formación del
III AFCAP que proporciona:
c) Qué tipo de información es relevante para llegar al listado definitivo de acciones for-
mativas.
En este caso, los promotores deberán prescindir de este tipo de información y utilizar
sólo la relativa a objetivos estratégicos, programas políticos y tendencias en el mo-
mento uno.
3) Todos los promotores tienen que llegar al final a un acuerdo con la representación del
personal previo al diseño y elaboración del Plan de Formación y así se refleja en el es-
quema. Pero esto no es así en el caso de los sindicatos, que no discuten ni justifican
sus Planes con los representantes de personal pues no tendría ningún sentido lógico.
Por favor, responda a las siguientes preguntas, señalando con una X la opción elegida, o es-
cribiendo lo que mejor describa su situación.
■
✓ DATOS PERSONALES
1. Nombre de la entidad:
2. Departamento/Área de gestión:
3. Edad:
■ Menos de 30 años
■ De 31 a 40 años
■ De 41 a 50 años
■ De 51 a 60 años
■ Más de 60 años
■ Mujer
■ Hombre
■
✓ DATOS ADMINISTRATIVOS
5. Relación laboral:
■ Funcionario/a
■ Laboral indefinido
■ Laboral eventual
■
✓ SITUACIÓN Y DESTINO
9. Horario de trabajo:
■ Mañana
■ Tarde
■ Noche
■ Turnos
■ Hasta EGB
■ BUP/COU/FP I/FP II
■ Diplomatura/Ingeniería Técnica
■ Licenciatura/Ingeniería Superior
■
✓ DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
1. A continuación describa las cinco funciones más importantes que realiza en su puesto de
trabajo:
■
✓ BLOQUE 1. DATOS SOBRE EL CURSO
Identificación
Fechas
Horarios
Número de horas
■
✓ BLOQUE 2. DATOS SOBRE EL/LA ALUMNO/A
■
✓ BLOQUE 3. VALORACIÓN DEL CURSO
1. Indique la razón principal, a partir del siguiente listado, por la que se inscribió en este
curso:
1 2 3 4 5
■ ■ ■ ■ ■
3. Valore, con una escala en la que 1 es muy poco y 5 mucho, la adecuación del procedi-
miento de inscripción y admisión en el curso:
1 2 3 4 5
■ ■ ■ ■ ■
4. Sobre las condiciones en que se ha desarrollado el curso, valore con una escala del 1 al 5,
en la que 1 es muy poco y 5 mucho, su opinión sobre (rodee con un círculo la opción ele-
gida):
5. Sobre los contenidos y métodos, valore con una escala del 1 al 5, en la que 1 es muy
malo y 5 muy bueno, los siguientes aspectos:
La metodología empleada 1 2 3 4 5
La adecuación de los contenidos 1 2 3 4 5
Las prácticas 1 2 3 4 5
El profesorado 1 2 3 4 5
El apoyo técnico recibido 1 2 3 4 5
El formato elegido (presencial, on-line...) 1 2 3 4 5
Sí ❍
No ❍
9. A continuación indique los cursos de formación que necesitaría para un mejor desempe-
ño de su puesto de trabajo y el formato que considera más adecuado. El formato puede
ser: curso presencial (1), a distancia (2), on-line en el ordenador (3):
Curso Formato
1 2 3
1 2 3
1 2 3
1 2 3
1. Valore, con una escala en la que 1 es muy poco y 5 mucho, el grado en que se han cum-
plido las expectativas que tenía al venir al curso:
1 2 3 4 5
■ ■ ■ ■ ■
2. Sobre las condiciones en que se ha desarrollado el curso, valore con una escala del 1 al 5,
en la que 1 es muy poco y 5 mucho, su opinión sobre (rodee con un círculo la opción ele-
gida):
3. Sobre los resultados que ha tenido para usted este curso, valore con una escala del 1 al
5, en la que uno es muy poco y cinco mucho, los siguientes aspectos:
4. A continuación indique los cursos de formación que necesitaría para un mejor desempe-
ño de su puesto de trabajo y el formato que considera más adecuado. Asimismo, para el
desarrollo personal y profesional. El formato puede ser: curso presencial (1), a distancia
(2), on-line en el ordenador (3):
Curso Formato
1 2 3
1 2 3
■
✓ IDENTIFICACIÓN
1. Nombre:
_____ Funcionarios/as
5. ¿Qué problemas, y en relación con qué áreas, existen que sean susceptibles de solucionar
con acciones formativas?:
Procedimientos de trabajo
Nuevas tecnologías
Calidad de servicio
Otros
Acción Número
Problemas Sector(es) Número formativa asistentes
detectados implicado(s) empleados/as propuesta previstos Modalidad Prioridad (1) Urgencia (2)
Acción Número
Sector(es) Número formativa asistentes
implicado(s) empleados/as propuesta previstos Modalidad Prioridad (1) Urgencia (2)
■
✓ IDENTIFICACIÓN
2. Tipo de Administración:
■ Central
■ Autonómica
■ Local
4. Unidad administrativa:
_____ Funcionarios/as
_____ Interinos/as
■ Mañana
■ Tarde
■ Noche
■ Turnos
■
✓ DISFUNCIONES EN EL DESEMPEÑO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO EN LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
9. ¿Qué funciones en su unidad no se pueden realizar por falta de cualificación de los/as em-
pleados/as?
Procedimientos de trabajo
Nuevas tecnologías
Calidad de servicio
Otros
Acción Número
Problemas Sector(es) Número formativa asistentes
detectados implicado(s) empleados/as propuesta previstos Modalidad Prioridad (1) Urgencia (2)
12. Indique las acciones formativas necesarias para el desarrollo personal y profesional de
los/as empleados/as públicos/as de su unidad:
Acción Número
Sector(es) Número formativa asistentes
implicado(s) empleados/as propuesta previstos Modalidad Prioridad (1) Urgencia (2)
2) ¿Está prevista la puesta en marcha de nuevos servicios y proyectos que requieran forma-
ción?
■
✓ IDENTIFICACIÓN
2. Tipo de Administración:
■ Central
■ Autonómica
■ Local
4. Unidad administrativa:
■
✓ LISTADO DE ACCIONES FORMATIVAS Y CARACTERÍSTICAS
5. Sobre el listado que se le propone a continuación, indique, por favor, cuáles serían, según
su criterio, la prioridad y urgencia de las acciones formativas que en él se reflejan junto
con la demanda prevista de cada acción formativa en su unidad, y el cuándo de la misma.
(Véase el ejemplo de listado de acciones formativas y características al final del capítulo.)
■
✓ IDENTIFICACIÓN
3. Tipo de Administración:
■ Central
■ Autonómica
■ Local
5. Unidad administrativa:
Acción Número
Problema/ Número formativa asistentes
Urgencia empleados/as propuesta previstos Modalidad Prioridad (1) Urgencia (2)
CARACTERÍSTICAS
ORIGEN DE OBJETIVO CARACTE-
LA PROPUESTA DE LA VOLUMEN RÍSTICAS TIPO MODALIDAD CUÁNDO IMPORTANCIA URGENCIA
8 5
ACCIÓN
FORMATIVA 3
ACCIÓN
FORMATIVA …
ACCIÓN
FORMATIVA …
ACCIÓN
FORMATIVA …
ACCIÓN
FORMATIVA …
Objetivos estratégicos
Objetivos políticos
Tendencias sociales
Validación
Cargo
Grupo/Nivel
Titulación
Horario
5. DEMANDA PREVISTA
General
Específica
7. TIPO DE ENSEÑANZA
Curso presencial
Jornadas o encuentros
A distancia
On-line
Otros…
Análisis de necesidades Fase en la cual el centro de atención son las razones y causas
de las necesidades de tal manera que pueda luego decidirse
de un modo racional qué soluciones (formativas o no) son las
más apropiadas para cubrir esas necesidades.
Evaluación de proceso Tiene como objetivo conocer cómo está realmente funcionan-
do el Plan de Formación en la práctica. Es decir, aporta infor-
mación sobre el conjunto de actuaciones y actividades del
Formación on-line Los materiales didácticos con los que trabaja el/la alumno/a
están implementados en el ordenador, que es la herramienta
básica para este tipo de formación.
Necesidad comparativa El deber ser queda configurado por la comparación con ámbi-
tos similares, otras Administraciones.
Objetivo específico Es una concreción del objetivo general y tiene que estar for-
mulado sin ambigüedades. Sus características se podrían re-
sumir en: medible, con referencia temporal, concretando la
población destinataria y los resultados esperados.
Objetivo general Es una afirmación sobre los resultados esperados de las accio-
nes formativas, en términos del problema sobre el que se está
actuando. No tiene que ser formulado necesariamente en tér-
minos medibles, pero tiene que ser congruente con la meta
del Plan y los objetivos específicos y proporcionar la direc-
ción hacia la que se encamina el Plan.
♦ Análisi de necessitats formatives del personal de l’Administració Pública, Govern de las Illes
Balears, mayo 2001.
♦ Billet, Stephen, y Hayes, Sharon. Meeting the demand: the needs of vocational education
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ción de necesidades en las Comunidades Autónomas», Jornadas sobre la Formación Conti-
nua en las Administraciones Publicas (2.ª, 1999, Santander). Conferencias y Ponencias.
• Sindicatos:
• Entidades locales:
D.ª Paula Estebaranz Berzal. Jefa del Departamento de Selección y Formación del
Ayuntamiento de Córdoba.
D.ª Laura Fernández Cara. Jefa del Departamento de Formación del Ayuntamiento
de Sevilla.
D. José Luis Serna Clares. Jefe del Servicio de la Oficina de Recursos Humanos del
Ayuntamiento de Valencia.
D.ª M.ª del Carmen Pérez Gutiérrez. Coordinadora Técnica de la Federación Andalu-
za de Municipios y Provincias.
• Administraciones autonómicas:
D.ª Macarena Casal del Cubillo. Jefa del Servicio de Formación del Servicio Andaluz
de Salud de la Junta de Andalucía.
D. José Manuel Cotelo Amado. Jefe del Servicio de Formación del Profesorado.
Consellería de Educación y Ordenación Universitaria de la Xunta de Galicia.
D.ª Carmelina del Romero Sánchez-Cutillas. Jefa del Área del Instituto Valenciano
de Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Valencia.
D. Juan Manuel Gómez Cano. Jefe del Servicio de Formación del Ministerio de Edu-
cación, Deporte y Cultura.
D. Fernando Lorente Medina. Jefe del Área de Formación del Ministerio de Medio
Ambiente.
D.ª Gloria Martínez Herrán. Directora del Centro de Estudios Superiores del INAP.
• Asturias.
• Baleares.
• Canarias.
• Cantabria.
• Cataluña.
• Castilla-La Mancha.
• Castilla y León.
• Extremadura.
• Murcia.
• Navarra.
• Ministerio de Agricultura.
• Ayuntamiento de Parla.
• Ayuntamiento de Leganés.
• Ayuntamiento de Guadarrama.
• Ayuntamiento de Móstoles.
Comunidades
Autónomas FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE Federación de Servicios Públicos
MUNICIPIOS Y PROVINCIAS Federación de Trabajadores
Sección Española del Consejo de la Enseñanza
de Municipos y Regiones de Europa