GUIA DE APRENDIZAJE 3

ACTIVIDAD 3

EVIDENCIA N°2 ENSAYO IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACION DE LA

GESTION DE PROCESOS

EDWIN FABIAN ARAQUE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Planificación de un sistema de gestión de calidad

INSTRUCTOR

LUIS EDUARDO TOSCANO HERNÁNDEZ

DUITAMA

2018
 IMPORTANCIA DE LA GESTION DE PROCESOS

En actualidad las empresas buscan expandir sus mercados, mejorar sus servicios,
ampliar sus portafolios y tener un impacto positivo en el mundo; es por esto que las
organizaciones deben implementar un mejoramiento continuo en sus procesos para
ser más competitivas. Esto se logra a través de la implementación de un sistema de
gestión de calidad, donde se anima a la organización a entender las necesidades y
expectativas de los clientes y a definir procesos que contribuyan al logro de las
mismas, respetando las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y atención a las metas u objetivos previstos.

Si en las organizaciones todos estuvieran conscientes de que la calidad es una

ventaja competitiva que de alguna manera asegura la permanencia en el mercado
y mejora las utilidades, esta se convertiría en un estilo de vida. La importancia de
implementar un SGC, ya sea para productos o servicios de la organización, reside
en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar desde el interior de la
organización un conjunto de actividades, procesos y procedimientos, encaminados
a lograr que las características presentes tanto en el producto como en el servicio
cumplan con los requisitos exigidos por el cliente.

Entre los elementos de un SGC podemos encontrar la estructura organizacional,

planificación o estrategia, los recursos, procesos y procedimientos. Para efectos de
este documento, se tomará como tópico de análisis los procesos.

Se entiende por proceso aquella secuencia de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. La gestión de procesos o gestión basada en procesos es uno de los
principios de la gestión de calidad. Su importancia radica en que los resultados se
alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso, por lo que facilita la orientación al cliente, conociendo
sus opiniones acerca de los productos o servicios dados por las organizaciones.
Dicha información permite ubicar donde se encuentran las fallas del proceso para
posteriormente eliminarlas o mitigarlas, mejorando así la eficacia y eficiencia de las
actividades y permitiendo un mayor y mejor seguimiento y control de los resultados
para poder facilitar la planificación, el establecimiento de objetivos de mejora y la
consecución de los mismos.

El implementar una gestión por procesos permite que una organización vertical, es
decir, una empresa que trabaja por áreas, cambie su metodología por procesos
sistemáticos, donde se tiene un mayor compromiso por parte de todos los miembros
de la organización, formando así una estructura colaborativa. Para ello, lo principal
es identificar los procesos críticos de la organización que soportan de alguna
manera la estrategia definida para la empresa. Con el tiempo esto generara
espacios de confianza para reconocer las fortalezas y debilidades en las actividades
críticas y poder tener una comunicación más efectiva.

Para implementar la gestión de proceso es necesario enfilar a la alta gerencia, es

decir, que ellos estén convencidos del sentido de trabajar de esta forma, donde se
identifique a los responsables de los procesos para determinar claramente las
funciones que deben realizar. No obstante, se debe diseñar o establecer una
metodología que acompañe a la implementación de la gestión de proceso, es decir,
instalar prácticas de trabajo en la organización, donde estas se enfoquen en los
procesos de manera global, si un proceso tiene una falla este afectara
inevitablemente a los demás. La empresa debe tener claro quién es el cliente del
proceso, cuales son las posibles entradas y salidas y cuál es el producto final que
se espera obtener de este, para que de esta manera se tenga una visión general de
los procesos, donde se puedan analizar de forma compartida y en conjunto con
todos los actores que participan en dichas actividades y garantizar de esta manera
que todos estén comprometidos con los objetivos de la organización.

En una gestión de proceso se aplican prácticas de monitoreo. Esto significa

identificar cuáles son los puntos principales en los procesos, generar rangos de
medición con indicadores claros y concisos compartiéndolos de esta manera con
todos y cada uno de los involucrados en las actividades. Estos indicadores se deben
estar revisando de manera frecuente pare determinar cuales se están cumpliendo y
cuales se encuentran en falla, para así generar acciones correctivas y poder
estabilizar los indicadores que no estén cumpliendo con las expectativas u objetivos
trazados por la organización. Una vez ya se tiene control del proceso y los
responsables ya tienen las prácticas de gestión instaladas asociadas a monitorear
el proceso y aplicar acciones de estabilización, la idea es seguir avanzando en virtud
de ver de que manera se puede lograr optimizar el proceso. Es aquí donde entonces
entra a jugar la tecnología e innovación y el proceso sufre transformaciones más
relevantes.

La gestión de proceso lo que busca es hacer las cosas de manera distinta,

incorporando métodos que permitan monitorear, estabilizar y optimizar el proceso
con el fin de mejorar la calidad del producto o servicio en pro de satisfacer las
expectativas del mercado.

Un SGC, permite que a través del tiempo las organizaciones logren sobrevivir a los
cambios y la inestabilidad de los mercados, lo que hace que se vuelvan más
competitivas cumpliendo con los requisitos de los clientes.

BIBLIOGRAFIA
1. WALTON, Mary, “como administrar con el método Deming”, 6 a edición.
Carvajal S.A 1991
2. ISO 9001:2008. Numerales 8.2. seguimiento y medición
3. LEFCOVICH, Mauricio León Kaisen, “La mejora continua aplicada a la
calidad, la productividad y la reducción de costos”, 2003