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Guía rápida

Ciclo típico de procesamiento de licitaciones en


LiciPLUS®

Introducción Este documento describe de forma resumida los pasos a ejecutar para procesar una licitación
mediante el sistema LiciPLUS. No pretende ser una guía detallada de todas las funcionalidades
del sistema, sino ilustrar el proceso general que debe seguirse.

Proceso general

1.- Dar de alta Se da de alta un nuevo Evento (es decir, una licitación, asignación directa, cotización, etc.):

evento 1.1.- Se seleccionan las opciones Archivo y Nuevo del menú principal y se llena la pantalla de
Nueva licitación con los datos básicos para darla de alta

2.1.- Se oprime el botón Crear con lo cual se da de alta la nueva licitación y se muestra su
pantalla, mostrando de inicio la sección de Generales

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2.- Ingresar datos Se registran los datos básicos generales el nuevo evento:

generales
2.1.- En el campo Descripción se puede teclear un texto largo que describe o identifica de forma
más extensa al evento

2.2.- La sección de Alta en padrón requerida muestra los datos relacionados con la necesidad de
estar dado de alta en un padrón de proveedores y si la empresa ya cumple con estos requisitos,
estos datos no pueden modificarse ya que sólo reflejan la información que se registró de la
subdependencia que se específico para este evento.

Si se desea modificar esta información, esto debe realizarse en el catálogo de subdependencias:

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2.3.- La licitación de entrada tiene registrado como lugar de entrega a la unidad que se seleccionó
al momento de darse de alta. en caso de que la licitación tenga especificados mas de un lugar de
entrega, los lugares de entrega adicionales deberán especificarse en la sección de Lugares de
entrega (nota: no es requisito que esta captura se haga en este momento, ya que esta información
se usará sólo en caso de que la empresa resulte asignada).

Para especificar estos lugares, primero se oprime el botón Más lugares:

Al hacer esto se mostrará la pantalla de Selección de lugares de entrega, la cual de inicio muestra
sólo los lugares de entrega que pertenecen a la subdependencia seleccionada al momento de dar
de alta la licitación (es posible seleccionar lugares de otra subdependencias seleccionando las
deseadas y oprimiendo el botón Mostrar).

De la lista de lugares de entrega, se marcan en la casilla del extremo izquierdo los lugares de
entrega deseados y se oprime el botón Agregar lugares

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Al hacer esto, los lugares seleccionados pasarán a formar parte de la lista de lugares de entrega
para esta licitación.

2.4.- En la sección de Datos generales se llenan los datos generales de esta licitación:

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2.5.- La sección de Personal involucrado mostrará de inicio los usuarios del sistema asignados a
esta licitación y el rol o puesto que desempeñarán (esta información se genera automáticamente
con base en las definiciones de la pantalla de Configuración de funciones por licitación).

En caso de ser necesario hacer cambios, se especifica para cada puesto si la persona que lo ejerce
es personal interno o externo y su nombre, estos datos no son texto libre, sino que deben elegirse
de las listas desplegables de usuarios.

Al final esta actividad, la sección de Generales de la licitación debiera ofrecer un aspecto similar
al siguiente.

(Nota: no es necesario ejecutar ninguna acción específica para guardar los datos, este guardado
ocurre automáticamente en el momento en que se cierra o abandona cualquier pantalla)

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3.- Ingresar En esta sección se registran las principales actividades que le convocante establece para este
evento, sus tiempos e información adicional:
secuencia de
actividades del 3.1.- Teniendo abierta la licitación, se selecciona la pestaña Secuencia:
evento

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3.2.- Se procede a especificar los datos relevantes (los tiempos, lugares y notas adicionales) de las
diferentes actividades, en ciertas partes de la pantalla se pueden mostrar diferentes campos
adicionales dependiendo de las opciones que se vayan eligiendo.

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4.- Ingresar Se ingresan las partidas (producto) que solicita la convocante

partidas 4.1.- Se selecciona la pestaña Partidas de la licitación.

4.2.- Una opción para ingresar las partidas es teclear la clave, descripción y cantidad solicitada del
artículo como la especifica la convocante en su convocatoria (en caso de que el artículo ya se
haya ingresado en alguna licitación pasada, este podrá seleccionarse de la lista desplegable que
aparece al hacer en un campo de la columna Clave:)

4.3.- Sin embargo, el método de preferencia para ingresar las partidas es el de importar la
información directamente de la convocatoria (esto en caso de que dicha convocatoria se entregue
en formato digital que sea susceptibles de copiarse y pegarse.

Si este es el caso, en la sección de Importar se debe seleccionar al botón partidas, con lo cual se
mostrará la pantalla de importación de partidas.

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Se observa la organización (columnas y su orden) que tiene la convocatoria y se usa la sección
Configuraciones de importación de la pantalla para que las columnas de la pantalla
correspondan:

Una vez hecho esto, se seleccionan las partidas en la convocatoria y se copian al portapapeles (sin
incluir los títulos), a continuación se selecciona el primer renglón de la pantalla de importación y
se oprime el botón Pegar con lo cual los datos se pegarán en esta pantalla:

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A continuación se oprime el botón Importar con lo cual los datos de las partidas pasarán a formar
parte de la pestaña de Partidas de la licitación, asimismo, si se trata de nuevos productos que no
han sido ingresados antes, estos pasan a formar parte automáticamente del Catálogo de productos
de la convocante.

Nota importante: LiciPLUS® requiere que toda partida que se ingrese tenga especificado una
clave de artículo. En licitaciones en que la convocante no identifique los artículos mediante clave,
lo que debe hacerse es dejar este dato en blanco al momento de importar, con lo cual LiciPLUS
procederá, de forma automática, a generar una clave única para este artículo y asignársela.

4.4.- Una vez ingresadas las partidas, los campos más relevantes a registrar y ajustar son
 Original UM: la cantidad de producto solicitada por la convocante
 Pz x UMC: el múltiplo de esta cantidad (por ejemplo 1 para piezas sueltas o 5 si las
cantidades se especifican en cajas con 5 piezas c/u). En caso de que todo el manejo de la
licitación se realice en las mismas unidades u no se requiere conversión de unidades se
recomienda dejar 1 en este campo.
 Participar: en esta columna es posible “desmarcar” aquellas partidas en que de entrada la
empresa ha decidido no participar (si las hay), el efecto es que dichas partidas se ignorarán en
lo sucesivo, igual que si nunca hubieran sido ingresadas.
 Precio ref: en caso de que la convocatoria incluya precios o tope o de referencia, estos
pueden importarse y capturarse para propósitos de que LiciPLUS® los considera al momento
de la cotización el producto a ofrecer.

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5.- Ingresar El registro de restricciones se realiza cuando la convocante establece ciertas condiciones para
aceptar propuestas de uno, varios o todos los productos, estas condiciones pueden darse en
restricciones aspectos como:
 La caducidad de los productos
 Alguna característica de los mismos (como tipo de empaque o presentación), es requisito que
estas características se identifiquen en cada artículo interno como clase, categoría, tipo o
familia del producto.
 Nivel de contenido nacional.

Es posible ingresar estas condiciones en LiciPLUS de manera que, de forma automática evite (en
la actividad de establecer costeo), proponer producto que no cumpla con estas condiciones o bien
proponerlo advirtiendo sobre este no cumplimiento.

6.1.- Se selecciona la pestaña Restricciones de la licitación. De origen, una licitación no tiene


restricciones y esto se refleja en el mensaje en color verde de esta pantalla.

Para agregar una restricción se oprime el botón Agregar restricción, con lo cual se mostrarán las
opciones para la nueva restricción.

6.2.- En esta sección, se selecciona el o los criterios con base en los cuales la convocante
condiciona la aceptación de los productos (en el siguiente ejemplo se asume que la convocante
establece una caducidad mínima para los productos y una cierta presentación, la cual en
LiciPLUS® se refleja como la familia de producto.

Por cada criterio seleccionado, se mostrarán los campos para establecer los valores aceptables de
cada uno (en este ejemplo, en cuando a caducidad: el numero de meses de caducidad mínimo; y
en cuanto a la presentación, los tipos de presentación válidos a aceptar (en ese caso, sólo
presentación gobierno))

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6.3.- Normalmente, una restricción aplicará por igual a todas las partidas de una licitación pero,
en caso de que esta solo aplique a ciertas partidas:
 Se selecciona la opción Aplica a.. algunas, con lo cual se mostrará la lista de partidas de
la licitación
 En esta lista, se marcan las partidas para las que aplica esta restricción.

Nota: es posible asignar a una licitación tantas restricciones como se requiere, cada una aplicando
a todas o distintas partidas, de manera que es posible representar cualquier caso de restricciones
que pudiera establecer la convocante.

6.- Establecer La actividad de costeo implica:


 Definir que productos internos ofreceremos en cada partida en respuesta al producto
costeo solicitado
 En caso de que de este producto se manejen varias opciones (diferentes
fabricantes/marcas/modelos), cual o cuales de estas ofertaremos
 Que costo tienen para nosotros estos productos internos

6.1.- Se selecciona la pestaña de Costeo, de inicio el costeo que se muestra esta vacío (se muestra
solo la información de las partidas y artículo de la convocante sin ninguna información de
artículos internos)

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6.2.- Se oprime el botón de Obtener producto:

6.3.- Se mostrará la pantalla de Sugerir opciones de costeo, en esta pantalla se muestran varias
opciones que nos permiten hacer el análisis de producto interno para una o varias las partidas.

En caso de haberse definido restricciones, la sección de Filtros por cumplimiento de


restricciones nos permite especificar si queremos filtrar los productos a sugerir para que no se
sugieran los que no cumplen con alguna restricción (si se elige la opción de No filtrar,
LiciPLUS® sugerirá todos los productos pero diferenciando mediante un código de colores
aquellos que cumplen de los que no cumplen.)

6.4.- Al oprimir el botón Sugerir, LiciPLUS® procede a localizar y sugerir todos los artículos
internos que están relacionados con los artículos solicitados por la convocante y a mostrar sus
datos en la pantalla se costeo (en el siguiente ejemplo, se han filtrado los datos para que solo se
muestren aquellas partidas con productos internos asociados)

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6.5.- Es posible en este momento relacionar nuevos artículos internos a uno o más artículos de la
convocante, para hacer esto:
 Se selecciona la partida deseada
 Se oprime el botón agregar producto (con lo cual se mostrará la pantalla de Asignación de
artículo interno:

 En esta pantalla, elegimos el artículo interno a asociar y oprimimos Aceptar, como resultado
de esto, el artículo interno queda asociado a este artículo de la convocante (en esta licitación
y toda nueva licitación que se presente en el futuro).

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Una vez asociados los artículos, la pantalla queda organizada como sigue:
 En color morado, las partidas/artículos de convocante de la licitación
 En color amarillo, el o los artículos internos asociados a cada partida
 En color azul la o las opciones que tiene cada artículo interno
 Por cada opción:
- La columna sugerido nos permite establecer si dicha opción será o no ofertada
- Los siguientes campos nos permiten ver los últimos costos de estos artículos y nos
da la opción de ajustar manualmente estos costos para el caso de esta licitación.

7.- Establecer Se define el precio al que se ofertará cada artículo y la cantidad a ofertar de cada uno.

cotización 7.1.- Seleccionar la pestaña Cotización de la pantalla de la licitación, en esta sección se muestran
todos los renglones del costeo en que se está ofertando un producto, de inicio todos los renglones
se muestran con las cantidades a ofertar y precio de venta en cero.

7.2.- Primeramente se especifica la cantidad a ofertar, puede teclearse manualmente para cada
artículo, pero lo normal es usar la opción de asignar valores para asignar una cantidad igual a la

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cantidad requerida:

7.3.- Para fijar el precio de venta se puede hacer que el sistema lo calcule automáticamente
partiendo del costo y agregando costos adicionales o un margen de utilidad buscado, para esto
usamos también la opción de asignar valores:

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Otra opción es capturar manualmente el precio de venta

7.4.- Como un apoyo adicional para determinar el precio de venta, es posible seleccionar un
artículo y oprimir el botón de Historial de ofertas para ver un historial de a que precio se ha
ofertado ese artículo, por la propia empresa o sus competidores, en licitaciones pasadas (un
requisito para esto es haber ingresado las ofertas (apertura o fallo) de estas otras licitaciones (esta
actividad se describe más adelante).

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8.- Generar Con base en la cotización se genera la información de la propuesta a entregar a la convocante.
propuesta La diferencia entre una cotización y la propuesta es que:
 En caso de que para una partida se esté ofertando más de un artículo interno, la
propuesta concentra la información de estos distintos artículos en un solo renglón
calculando un solo precio de venta, acumulando las cantidades de cada uno y
promediando los costos.
 En la propuesta es posible incluir un gran numero de información adicional relacionada
con los fabricantes, proveedores, artículos o cualquier documento que se esté incluyendo
en alguno de los checklists

8.1.- Una vez que se ha completado la especificación de las cantidades y precios a ofertar en la
pestaña de Cotización, oprimir el botón Generar propuesta¸ con lo cual se mostrará la pantalla de
propuesta de la licitación que inicialmente se muestra vacía:

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8.2.- Oprimir el botón Generar con lo cual la pantalla de la propuesta se llenará automáticamente
con base en los datos de la cotización:

8.3.- Además de los datos normales de la propuesta, es posible construir hasta 4 campos que
combinen diferentes campos de cada renglón de la cotización, para hacer esto, se usa la sección
Definición de combinaciones de datos en la la cual a cada campo a generar le definimos un
hombre y seleccionamos el o los datos (hasta 4) a combinar en dicho campo, así como los
separadores que usaremos para separar tanto datos de un mismo renglón como entre renglones:

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Después de especificar esto y oprimir el botón Generar, se regenerará la pantalla de la propuesta
con estos nuevos campos como columnas adicionales, con el nombre que se le haya asignado:

9.- Ingresar ofertas Una vez preparada la propuesta y que esta se ha entregado y han ocurrido los eventos de apertura
y/o fallo, mediante esta actividad es posible ingresar la información de ofertas presentadas, tanto
propias y de la por la propia empresa como por los competidores, normalmente esta información se obtendrá de
competencia las actas de apertura y/o fallo.

Como resultado de ingresar esta información, es posible tener un cuadro comparativo de los
competidores y sus ofertas.

9.1.- Previamente a esta actividad, en la pestaña de ofertas no se muestra información alguna de

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ofertas

9.2.- Si se desea importar las ofertas presentadas que se publican en el evento de apertura, en la
pestaña de partidas y la sección de importar se oprime el botón apertura

Al hacer esto se muestra la pantalla de Importación de acta de apertura con la cual podemos
importar las ofertas recibidas de la propia empresa y los demás competidores con un
procedimiento igual al ya descrito en la tarea de ingresar partidas.

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Como resultado de esta importación, en la pantalla de ofertas se muestra una matriz comparativa
de los precios y cantidades ofertados por la propia empresa y sus competidores

9.3. Teniendo cargadas ofertas en la pestaña de ofertas, se puede generar automáticamente un


pronóstico del fallo oprimiendo el botón Generar pronóstico, adicional o en vez de esto es
posible capturar o ajustar manualmente los valores de este pronóstico

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9.4.- Además o en vez de importar el acta de apertura, es posible importar también la información
del fallo, consistente en las mismas ofertas pero distinguiendo entre las aceptadas y rechazadas
técnica y económicamente

Para hacer esto se posiciona uno en la pestaña de Partidas y en la sección de importar se oprime
el botón Fallo

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Al hacer esto se mostrará la pantalla de Importación de fallo con la cual podemos importar las
ofertas aceptadas y rechazadas técnica y económicamente con un mecanismo similar al ya
descrito para las partidas y aperturas:

Como resultado de esto, en el cuadro comparativo de la pestaña de ofertas es posible ahora ver la
información del fallo de cada una de las ofertas, resultado técnico, económico y, en si caso, las
cantidades asignadas de cada partida a los competidores adjudicados:

10.- Especificar Se registra en el sistema las partidas asignadas a la propia empresa y las cantidades asignadas de
cada una.
asignaciones
10.1.- Se selecciona la pestaña de Asignaciones con lo cual se mostrará todas las partidas en
donde la propia empresa está participando, de inicio, la columna de cantidades o porcentajes
asignados se muestra vacía:

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10.2.- En caso de que se haya importado o capturado información del fallo, oprimiendo el botón
obtener fallo, el sistema llena automáticamente las cantidades asignadas con base en el fallo

10.3.- Por el contrario, si no se tiene el fallo, una alternativa es capturar manualmente las
cantidades o los porcentajes asignados

11.- Generar El paso final en el proceso de la licitación es generar, a partir de las asignaciones, uno o más
solicitudes de contrato, las cuales se registran en el sistema administrativo para iniciar el proceso
solicitudes de de entrega y cobro del producto asignado.
contrato
11.1.- Como paso preliminar, se debe traducir la asignación de la convocante en los productos
internos a entregar, esto se vuelve particularmente importante en el caso de una partida que se
surte con varios productos internos, debe comprobarse la proporción de productos internos que
formará la entrega de esta partida.

Para esto, estando posicionado en l pestaña Asignaciones, se oprime el botón Detalle de


asignación.

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Se muestra la pantalla con la asignación previamente registrada y la relación a artículos internos y
del sistema admvo, de inicio no están especificadas las cantidades de estos últimos

Se oprime el botón Generar, con lo cual el sistema intenta asociar algún articulo del sistema
admvo a los artículos de la convocante e internos que fueron asignados (en cosa de no encontrar
un articulo del erp relacionado, la relación llega hasta el articulo interno (esto por si mismo no es
problema), en caso de partidas que se surten con varios artículos internos o del sistema admvo, la
cantidad asignada se reparte en partes iguales, de ser necesario, se puede ajustar esta proporción
manualmente solo buscando que el total corresponda a la cantidad asignada (el sistema ayuda a
esto con la columna “suma” que mediante colores nos ayuda a detectar si esto no ocurre

Una vez hecho esto cerramos esta pantalla.

11.2.- A continuación procedemos a generar una o mas solicitudes de contrato para lo cual,
estando posicionado en la pestaña de Asignaciones se oprime el botón Solicitudes de contrato

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Al hacer esto se muestra la pantalla de solicitudes de contrato que de inicio esta vacía, oprimiendo
el botón Nueva se crea una nueva solicitud

En esta nueva solicitud primero se registran los datos generales:

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Después el producto a incluir en el contrato, de inicio cada nuevo contrato se hace por toda la
cantidad que esta pendiente (es decir asignada y no en otras solicitudes de contrato) pero
manualmente se puede disminuir la cantidad para manejar parcialidades y LiciPLUS ® lleva el
control de los pendientes

11.3.- Si la licitación tiene varios lugares de entrega, es necesario especificar las cantidades a
entregar en cada lugar, para esto se oprime el botón distribución y en la pantalla que aparece se
desglosa la cantidad de cada producto en las cantidades por lugares de entrega

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11.4.- A su vez, si se trata de un contrato con entregas calendarizadas, oprimiendo el botón de
calendarización se abre la pantalla de calendarización en la cual la cantidad de cada producto y
lugar de entrega se reparte en el tiempo dentro del periodo de vigencia del contrato que se
especifico en los datos generales de la solicitud.

Este desglose puede hacerse a mano o bien usar el asistente de calendarización para que liciplus
haga el desglose automático con base en los porcentajes por mes que se especifiquen.

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