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La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar
que las necesidades de información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del
desarrollo de objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un
intercambio eficaz de información. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto son:
Los directores del proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los
miembros del equipo y otros interesados del proyecto, tanto internos (en todos los niveles de
la organización) como externos.
La comunicación desarrolla las relaciones necesarias para que los resultados del proyecto y el
programa sean exitosos pues en el contexto de gestionar exitosamente las relaciones del
proyecto con los interesados, la comunicación incluye el desarrollo de estrategias y planes para
los objetos y actividades de comunicación adecuados y la aplicación de habilidades para
mejorar la eficacia de las comunicaciones planificadas.
La comunicación exitosa consta de dos partes. La primera parte implica desarrollar una
estrategia de comunicación adecuada en base a las necesidades del proyecto y los interesados
del proyecto. A partir de esa estrategia, se desarrolla un plan de gestión de las comunicaciones
para asegurar que los mensajes adecuados se comuniquen a los interesados. La segunda parte
consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para implementar la estrategia de
comunicación. Las comunicaciones del proyecto son los productos del proceso de planificación,
abordados por el plan de gestión que define todo el proceso de estos objetos de comunicación.
Finalmente, la estrategia de comunicación y el plan de gestión de las comunicaciones
constituirán la base para monitorear el efecto de la comunicación.
A su vez estas 5Cs se apoyan en habilidades de comunicación, tales como: escuchar de forma
activa, conciencia de las diferencias culturales y personales, identificar, establecer y gestionar
las expectativas de los interesados, y mejora de las habilidades (Persuasión, motivación,
coaching, negociación y resolución de conflictos).
Debido a que cada proyecto es único, el equipo del proyecto necesitará adaptarse siempre por
eso las consideraciones a seguir son: los interesados, la ubicación física, la tecnología de
comunicaciones, el idioma y la gestión del conocimiento.
Si bien todos los proyectos tienen la necesidad de comunicar información; éstas, y los
métodos de distribución pueden variar ampliamente. Los resultados de este proceso de
planificación deben revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse según
sea necesario.
Los componentes del plan incluyen: el plan de gestión de los recursos que
proporciona una guía sobre los recursos del equipo, y el plan de
involucramiento de los interesados que identifica las estrategias de gestión
necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.
Los factores que pueden influir en el proceso son: cultura, clima político y
marco de gobernanza de la organización, políticas de gestión de personal,
umbrales de riesgo de los interesados, canales, herramientas y sistemas de
comunicación establecidos, tendencias, prácticas o hábitos globales,
regionales o locales y distribución geográfica de instalaciones y recursos.
10.1.2.8 REUNIONES
El proceso Gestionar las Comunicaciones identifica todos los aspectos de una comunicación
eficaz, incluida la selección de tecnologías, métodos y técnicas adecuados. Además, debería
permitir que haya flexibilidad en las actividades de comunicación, permitiendo ajustes de los
métodos y técnicas para dar cabida a las necesidades cambiantes de los interesados y del
proyecto.
Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la
información haya sido generada y formateada adecuadamente, y recibida por la audiencia
prevista. También proporciona oportunidades para que los interesados realicen solicitudes de
información adicional, de aclaración y de discusión.
Las técnicas y consideraciones para lograr una gestión eficaz de las comunicaciones son:
modelos emisor-receptor, elección de los medios, estilo de redacción, gestión de reuniones,
presentaciones, facilitación y escuchar de forma activa.
Los componentes del plan para la dirección del proyecto son: el plan de
gestión de los recursos, el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de
involucramiento de los interesados.
Los documentos del proyecto que son considerados como entradas son: el
registro de cambios, utilizado para comunicar cambios y solicitudes de
cambio aprobadas, aplazadas y rechazadas; el registro de incidentes, que se
comunica a los interesados afectados; el registro de lecciones aprendidas,
para que estas puedan aplicarse a fases más tardías del proyecto para
mejorar la eficiencia y la eficacia; el informe de calidad, esta información se
transfiere a aquellos que pueden tomar acciones correctivas a fin de lograr
las expectativas de calidad del proyecto; el informe de riesgos, presenta
información sobre las fuentes de riesgo generales e individuales del
proyecto; y el registro de interesados.
10.2.2.7 REUNIONES
Este proceso Monitorear las Comunicaciones puede desencadenar una iteración de los
procesos de planeamiento y gestión de comunicaciones a fin de mejorar la eficacia de la
comunicación. Dichas iteraciones ilustran la naturaleza continua de los procesos.
10.3.2.5 REUNIONES
La gestión de los riesgos del proyecto, son procesos en los cuales se llevan a cabo la
planificación de la gestión, identificación, análisis, planificación de respuesta, implementación
de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto. La gestión de los riesgos del proyecto
es de vital importancia porque tiene como finalidad optimizar las posibilidades de éxito del
proyecto, aumentando el impacto de los riesgos positivos y disminuyendo el impacto de los
riesgos negativos.
Los procesos de la gestión de los riegos del proyecto son: planificar, identificar, realizar el
análisis cualitativo, realizar el análisis cuantitativo, planificar la respuesta, implementar la
respuesta y monitorear.
La Gestión de los Riesgos del Proyecto tiene como objetivo identificar y gestionar los riesgos
que no estén contemplados en los demás procesos de la dirección de proyectos. Cuando no
se manejan, estos riesgos tienen el potencial de hacer que el proyecto se desvíe del plan y no
logre los objetivos definidos para el mismo. En consecuencia, la efectividad de la Gestión de
los Riesgos del Proyecto está directamente relacionada con el éxito del mismo.
El riesgo existe en dos niveles dentro de cada proyecto: el riesgo individual, cuando es un
evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o
más de los objetivos del proyecto; y el riesgo general, que es el efecto de la incertidumbre
sobre el proyecto en su conjunto, que representa la exposición de los interesados a las
implicancias de las variaciones en el resultado del proyecto, tanto positiva como negativa.
Los riesgos seguirán surgiendo durante la vida del proyecto, por lo que los procesos de
Gestión de los Riesgos del Proyecto deben llevarse a cabo de manera iterativa.
La adaptación de los procesos a fin de cumplir con estas consideraciones es parte del proceso
de planificación y los resultados se registran en el plan de gestión de los riesgos.
Plan para la Dirección del Proyecto, al planificar la Gestión de los Riesgos del
Proyecto se deben tener en cuenta todos los planes secundarios de gestión
aprobados, de manera que el plan de gestión de los riesgos resulte
consistente con ellos.
Las técnicas que pueden utilizarse son: un análisis de los interesados para
determinar el apetito al riesgo de los interesados en el proyecto.
11.1.2.3 REUNIONES
El plan puede ser desarrollado como parte de la reunión de lanzamiento del
proyecto o se puede celebrar una reunión específica de planificación.
Es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe el modo en
que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
El plan de gestión de los riesgos puede incluir algunos o todos de los siguientes
elementos:
Estrategia de riesgos.
Metodología.
Roles y responsabilidades.
Financiamiento.
Calendario.
Categorías de riesgo.
Apetito al riesgo del interesado.
Definiciones de la probabilidad e impactos de los riesgos.
Matriz de la probabilidad e impacto.
Formatos de los informes.
Seguimiento.
Es el proceso de identificar los riesgos individuales del proyecto, así como las fuentes de
riesgo general del proyecto y documentar sus características.
Identificar los Riesgos toma en cuenta tanto los riesgos individuales del proyecto como las
fuentes de riesgo general del proyecto.
Identificar los Riesgos es un proceso iterativo, ya que pueden surgir nuevos riesgos
individuales del proyecto a medida que el proyecto avanza a través de su ciclo de vida, y el
nivel de riesgo general del proyecto también cambiará.
Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen: el plan
de gestión de los requisitos, del cronograma, de los costos, de los riesgos,
de la calidad y de los recursos; y Línea base del alcance, del cronograma y
de costos.
11.2.1.3 ACUERDOS
Estos son: archivos del proyecto, incluidos los datos reales; controles de
los procesos de la organización y del proyecto; formatos de declaración de
riesgos; y listas de verificación de proyectos similares anteriores.
Análisis de causa raíz, se utiliza para descubrir las causas subyacentes que
ocasionan un problema, y para desarrollar acciones preventivas.
Análisis de supuestos y restricciones, cada proyecto y su plan para la
dirección del proyecto son concebidos y desarrollados en base a un
conjunto de supuestos y dentro de una serie de restricciones.
Análisis FODA, esta técnica examina el proyecto desde cada una de las
perspectivas de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA).
11.2.2.6 REUNIONES
Es el proceso de priorizar los riesgos individuales del proyecto para análisis o acción
posterior, evaluando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de los riesgos individuales del
proyecto que hayan sido identificados usando su probabilidad de ocurrencia.
El proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos se lleva a cabo de manera regular a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.
Los documentos que pueden ser considerados como entradas son: los
registros de supuestos, el registro de riesgos y registro de interesados.
Los factores ambientales que pueden influir en el proceso son: los estudios
de la industria sobre proyectos similares, y el material publicado,
incluyendo bases de datos de riesgos comerciales o listas de verificación.
11.3.2.7 REUNIONES
Los componentes del plan para la dirección del proyecto son: el plan de
gestión de los riesgos, la línea base del alcance, la línea base del
cronograma y la línea base de costos.
Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre
otros: el plan de Gestión de los Recursos, el plan de gestión de los riesgos y
la línea base de costos.
Los activos de los procesos que pueden influir en el proceso son: plantillas
para el plan de gestión de los riesgos, registro de riesgos e informe de
riesgos; bases de datos históricas; y repositorios de lecciones aprendidas.
Una adecuada atención al proceso garantizará que las respuestas acordadas a los riesgos se
ejecuten realmente. Sólo si los dueños de los riesgos acometen el nivel requerido de esfuerzo
para implementar las respuestas acordadas, se manejarán de forma proactiva la exposición
general al riesgo del proyecto y las amenazas y oportunidades individuales.
Para garantizar que el equipo del proyecto y los principales interesados estén conscientes del
actual nivel de exposición al riesgo, el trabajo del proyecto debería ser monitoreado
continuamente en busca de riesgos individuales nuevos, cambiantes y obsoletos y de cambios
en el nivel de riesgo general del proyecto mediante la aplicación del proceso Monitorear los
Riesgos. El proceso Monitorear los Riesgos utiliza la información de desempeño generada
durante la ejecución del proyecto para determinar si:
Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre
otros, el plan de gestión de los riesgos. Este proporciona orientación sobre
cómo y cuándo se deben revisar los riesgos, procedimientos que deberían
seguirse, los roles y las responsabilidades en el proceso de seguimiento y
los formatos de los informes.
Las técnicas que pueden utilizarse para este proceso son: análisis del
desempeño técnico y análisis de reserva.
11.7.2.2 AUDITORÍAS
Las auditorías de riesgos son un tipo de auditoría que puede ser utilizado
para considerar la efectividad del proceso de gestión de riesgos. El director
es el responsable de asegurar que las auditorías de riesgos se realicen con
una frecuencia adecuada, tal y como se definiera en el plan de gestión de
los riesgos. Las auditorías se pueden incluir en las reuniones de rutina, o
pueden ser parte de una reunión de revisión de riesgos, o pueden
celebrarse reuniones específicas de auditoría de riesgos si el equipo así lo
decide.
11.7.2.3 REUNIONES
Los activos son actualizados como resultado del proceso Monitorear los
Riesgos incluyen, entre otros: plantillas para el plan de gestión de los
riesgos, registro de riesgos e informe de riesgos; y estructura de desglose
de riesgos.