CONTRATACIONES

DEL ESTADO

MODULO II

PROCESOS DE SELECCIÓN

CAPITULO IV
DOCUMENTOS DEL PROCESO DE
SELECCIÓN

2018

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4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El artículo 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones establece que:

“Los documentos del procedimiento de selección son las bases, las

solicitudes de expresión de interés para selección de consultores
individuales, así como las solicitudes de cotización para comparación de
precios, los cuales se utilizan atendiendo al tipo de procedimiento de
selección.

El comité de selección o el órgano encargado de las contrataciones, según

corresponda, elabora los documentos del procedimiento de selección a su
cargo, utilizando obligatoriamente los documentos estándar que aprueba el
OSCE y la información técnica y económica contenida en el expediente de
contratación aprobado.

Los documentos del procedimiento de selección deben estar visados en

todas sus páginas por los integrantes del comité de selección o el órgano
encargado de las contrataciones, según corresponda, y ser aprobados por el
funcionario competente de acuerdo a las normas de organización interna”.

4.1 Las Bases

Las Bases están constituidas por un conjunto de disposiciones elaboradas al

interior de la Entidad y que tienen como objetivo dar a conocer las reglas que
orientarán el procedimiento de selección; desde el inicio del trámite, pasando por
sus diferentes etapas, las formalidades requeridas para cada una de ellas, así
como el establecimiento de las principales obligaciones contractuales que se
originarán con el proveedor seleccionado.

Cada una de las Entidades del Estado, para alcanzar las metas y objetivos que
anualmente se traza, requiere realizar un conjunto de actuaciones que forman
parte del procedimiento de selección.

La obtención de las prestaciones que cubrirán las necesidades de las Entidades

Públicas debe pasar por un procedimiento de selección. Este tiene por objeto
individualizar de un conjunto de agentes de mercado los más idóneos potenciales
proveedores del Estado y la mejor oferta que se conjugue con los fines de la

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Entidad; para tal efecto se elabora el documento denominado por nuestra
legislación como “Bases”.

Las Bases son instrumentos de carácter público, toda vez que es necesario que
su contenido sea conocido por la mayor cantidad de potenciales proveedores
existentes en el mercado, y de esta manera, incentivar su participación en el
procedimiento de contratación pública. Si ello ocurre, las Entidades pueden llegar
a obtener muchas posibilidades para seleccionar al proveedor que cubrirá su
necesidad.

Asimismo, el carácter público de las Bases comprende el conocimiento que debe

tener de éstas la sociedad civil en general, interesada en informarse sobre el
manejo y gasto de los recursos provenientes del tesoro público. Las Bases se
convierten de esta manera en un instrumento que trasciende el procedimiento de
selección, dada su capacidad de medir la gestión de los funcionarios a cargo de
realizar estos procedimientos.

De otro lado, las Bases deben reflejar las necesidades que deben ser cubiertas
por las Entidades de acuerdo a sus competencias, así como las disposiciones
fijadas por la legislación. De esta manera podemos distinguir en las Bases dos
tipos de disposiciones: las generales y las especiales.

Las disposiciones generales contienen reglas comunes a todos los procedimien-

tos de selección de un mismo tipo, y al contrato que se suscribirá producto de
este. Las disposiciones específicas en cambio, contienen las reglas que atañen
directamente a la prestación que es objeto del procedimiento, como por ejemplo,
las características técnicas y la metodología de evaluación, entre otros aspectos.

4.1.1 Requisitos para la elaboración de las Bases

Una vez que el Comité de Selección es designado, junto con la

comunicación de su designación, o el órgano encargado de las
contrataciones recibe el requerimiento, debe entregársele o mantener en su
poder el Expediente de Contratación que contiene la información técnica y
económica que le va a servir junto a los documentos estándar que aprueba
el OSCE, para que pueda elaborar las Bases del procedimiento de selección
que se le encargó llevar a cabo.

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 Por tanto, el requisito para la elaboración de las Bases de un procedimiento
de selección es que haya previamente un Expediente de Contratación
debidamente aprobado por la autoridad competente de la Entidad. Como
parte de dicho documento se entregará la información referida
fundamentalmente a la cantidad y características del bien, servicio en
general, consultoría u obra, el valor referencial o estimado, la certificación
presupuestal, la modalidad de selección o de ejecución contractual
aplicable, el sistema de contratación, el tipo de procedimiento que
convocará, entre otros aspectos técnicos y/o económicos, como fórmulas de
reajuste entre otros.

Recibida esta información, el responsable de elaborar las Bases es el

Comité de Selección o el órgano encargado de las contrataciones según
corresponda. Para la elaboración de las Bases, el Comité de Selección o el
órgano encargado de las contrataciones, deberán tener en cuenta las
disposiciones de la Ley de Contrataciones vigente y su Reglamento, normas
complementarias y demás documentos estándar aprobados por el OSCE; es
decir, deberán sujetarse estrictamente a las pautas señaladas en tal
normativa para elaborar las Bases. Adicionalmente, en caso de actividades
reguladas por normas sectoriales, deberán tener en cuenta las mismas para
incluirlas o no transgredirlas.

Asimismo, para los supuestos no previstos en las normas o para su correcta

interpretación, se considerará los principios que rigen las contrataciones del
Estado, pues éstos sirven de parámetro para la actuación de los servidores,
más aún si dicha actuación tiene que ver con la elaboración de las reglas de
juego de una determinada contratación, como es el caso de las Bases. De
igual forma, se debe observar las normas de derecho público que le sean
aplicables.

Pronunciamientos, Opiniones y/o Directivas:

“Ahora bien, con relación a la consulta formulada, debe indicarse que la

normativa de contrataciones del Estado no ha previsto el órgano o dependencia
responsable de visar los términos de referencia de un servicio a ser contratado;
no obstante, a efectos de garantizar que los términos de referencia
correspondan a aquellos que fueron elaborados por el órgano competente, sin

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 sufrir modificación alguna, y en la medida que es el área usuaria la responsable
de la elaboración de dichos términos, resulta razonable que esta área los vise
una vez que ha culminado su elaboración; ello sin perjuicio que cada Entidad
determine en sus normas de organización interna los demás órganos o
dependencias responsables de visar los términos de referencia, además del
área usuaria.

Por último, cabe precisar que cuando un proceso de selección ha sido

convocado para la contratación de un servicio, los términos de referencia son
parte integrante de las Bases; en esa medida, cuando el Comité Especial visa
los originales de dichas Bases para su aprobación, también visa los términos de
referencia incluidos en estas (Opinión Nº 045- 2012/DTN)”.

4.2 Las solicitudes de expresión de interés para selección de consultores

individuales

La Entidad puede optar por convocar un procedimiento de selección de

consultores individuales cuando se cumplan los requisitos previstos en el artículo
24 de la Ley. No se puede convocar un procedimiento de selección de consultores
individuales para la consultoría de obras.

Este procedimiento exige que los proveedores interesados se registren como

participante y presenten expresiones de interés mediante el formato contenido en
la solicitud de expresión de interés, adjuntando la documentación que sustente
sus calificaciones y los factores de evaluación, referidos a experiencia específica,
calificaciones y la entrevista.

Las expresiones de interés son un método costo-efectivo de identificación de

potenciales vendedores, proveedores o contratistas que proporciona información
de carácter general sobre la oferta en el mercado, que serán objeto de futuras
contrataciones.

Es un aviso que proporciona información de carácter general a cualquier in-

teresado aunque para el caso que nos ocupa se trataría de la contratación de
servicios de consultoría.

Este documento te ayuda a obtener información sobre capacidades y dispo-

nibilidad de potenciales oferentes y sobre obras, bienes o servicios que éstos

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 proveen. Ayudan a mantener actualizada la Base de Datos. Quienes expresen
interés podrán ser considerados para el procedimiento.

Estas expresiones de interés se anuncian en el sitio Web del OSCE por un lapso
mínimo de días continuos. Dependiendo de la necesidad puede publicarse en
otros sitios Web.

La presentación de expresiones de interés implica la aceptación del precio fijado

en los documentos del procedimiento.

4.3 La solicitud de cotización en el caso de la comparación de precios

Para aplicar el procedimiento de selección de comparación de precios, la Entidad

debe verificar que los bienes y/o servicios en general objeto de la contratación
sean de disponibilidad inmediata, fáciles de obtener en el mercado, se
comercialicen bajo una oferta estándar establecida por el mercado y que no se
fabrican, producen, suministran o prestan siguiendo la descripción particular o
instrucciones dadas por la Entidad contratante; para estos efectos el órgano

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encargado de las contrataciones elabora un informe.

La comparación de precios es el procedimiento más sencillo que se prevé, en

tanto tiene por finalidad obtener de los proveedores, de forma física o electrónica,
un mínimo de tres (3) cotizaciones, las que deben acompañarse con
declaraciones juradas de los proveedores de no encontrarse impedidos para
contratar con el Estado.

La Entidad otorga la buena Pro a la cotización de menor precio, debiendo verificar

previamente que el proveedor cuente con inscripción vigente en el RNP. En el
supuesto que dos o más ofertas empaten el otorgamiento de la buena pro se
efectúa a través de sorteo.

El otorgamiento de la buena pro lo realiza el órgano encargado de las contrata-

ciones mediante su publicación en el SEACE, debiendo registrar la solicitud de
cotización cuando corresponda, las cotizaciones obtenidas y el acta respectiva de
buena pro.

El valor referencial de las contrataciones que se realicen aplicando este

procedimiento de selección debe ser igual o menor a quince (15) UIT.

4.3.1 Las cotizaciones en la comparación de precios

Son aquellas consultas y/o solicitudes de información que las Entidades públicas
formulan a los diferentes proveedores del Estado con la finalidad de averiguar el
monto al cual ascenderá la contratación que la Entidad llevará a cabo. En la
práctica las cotizaciones son una de las fuentes mayormente empleadas por las
Entidades.

4.3.1.1 Procedimiento de solicitud y presentación de cotizaciones

Las solicitudes de cotización se encuentran a cargo del Órgano

encargado de las contrataciones, éstas deberán ser dirigidas a diferentes
personas naturales o jurídicas, en el ámbito local, regional, nacional, o
internacional (sucursales u otras), que se dediquen a actividades materia
del objeto de la convocatoria. Al respecto, la normativa no especifica que
en caso cumplirse este aspecto al igual que la anterior normativa dicha
cotización, como también su contenido serán consideradas inválidas.

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En realidad, no existe un número máximo de proveedores con los que la
Entidad pueda formular consulta para cotizar precios, puesto que, la
cantidad de solicitudes a requerir forma parte de la discrecionalidad de la
Entidad, con la finalidad de servir como fuente de determinación de las
reales condiciones del mercado y el valor real del objeto de la
convocatoria. No obstante, la normativa requiere como mínimo recabar 3
(tres) cotizaciones.

Es importante resaltar que la naturaleza de las cotizaciones que los

proveedores formulen en esta etapa para el procedimiento de
comparación de precios si constituye su oferta económica, y que por
tanto, resulta obligatorio que el monto que consignen al momento de
presentar su cotización coincida con el monto bajo el cual van a contratar
con el proveedor.

La Entidad se encuentra obligada a recibir las cotizaciones presentadas

por los proveedores, teniendo en cuenta que esto, no significa que se
deba considerar o valorar cada una de las cotizaciones presentadas para
la determinación del menor valor.

Para solicitar cotizaciones no es obligatorio utilizar un formato

determinado, puesto que la Ley y el Reglamento no lo definen. No
obstante ello, algunas Entidades crean sus propios formatos para solicitar
cotizaciones, los cuales solo serán obligatorios para su respectivo Órgano
de Encargado de la Contrataciones, en tanto se encuentren aprobados
por sus normas internas, tales como directivas, comunicados o
resoluciones.

Las solicitudes de cotización de precios pueden ser realizadas solicitando

solo el precio para un bien o servicio “x” requerido por la Entidad, cuyas
características señala o adjunta.