Generación y envío masivos de documentos.

Combinación de correspondencia

Imagen tomada de
http://office.microsoft.com

Índice del tema:

1. Conceptos básicos de la combinación de correspondencia
2. El archivo de datos y los campos de combinación
3. Creación de una combinación de correspondencia
4. La barra de herramientas de combinación
5. Generación de informes automatizada

Con frecuencia es necesario el envío de documentos o de mensajes a distintos destinatarios pero

con un contenido en gran parte común a todos ellos. Normalmente la tarea de crear por separado
los documentos o los mensajes incluyendo en cada uno la información personalizada que le
corresponde, como el nombre del destinatario, su dirección de correo, o similar, suele ocupar
bastante tiempo. Aunque esto corresponde normalmente a tareas administrativas, siempre se dan
circunstancias en que es necesario realizar estos envíos personalmente.

Es en estos casos en los que una de las funciones especializadas de los programas ofimáticos,
denominada combinación de correspondencia, ayuda al usuario a agilizar las operaciones a
realizar. Mediante la combinación de correspondencia se debe crear un sólo documento que
contenga la información común a todas las copias y agregarle marcas de posición para situar en él
la información que debe ser diferente en cada copia. La combinación puede llevarse a cabo
utilizando MS Word.

1. Conceptos básicos de la combinación de correspondencia

En cualquier combinación de correspondencia se manejan tres elementos:

 el documento principal que sirve de punto de partida para preparar los diferentes
documentos;
  la información diferenciada que se desea combinar en el documento principal para crear
el conjunto de documentos únicos, por ejemplo, nombres y direcciones; esta información
se puede almacenar en un archivo aparte, denominado archivo de datos(puede ser una
hoja de cálculo de MS Excel o una lista de contactos de MS Outlook); y

 el conjunto acabado de documentos.

Documento principal de la combinación, archivo de datos y conjunto acabo de documentos

Así pues, el documento principal inicial deberá contener:

1. La información que será idéntica en cada copia, como el texto del cuerpo principal de una
carta modelo. Sólo se tiene que escribir esta información una vez, independientemente
del número de cartas que deseen enviar. El documento principal se configura con la misma
forma y tamaño que se desea que tengan las cartas, mensajes de correo electrónico o
etiquetas finales, o cualquier otro tipo de documento. Por ejemplo, en un documento
principal de correo electrónico se podría insertar el logotipo de la organización y el texto
 del mensaje dirigido a todos los destinatarios.

2. Los campos o marcadores donde se situará la información diferenciada. Por ejemplo, en

una carta modelo, el bloque de la dirección y el nombre del saludo serán únicos para cada
copia (rodeados en rojo en la figura). Los marcadores indican la ubicación en la que
aparecerá la información única y el tipo de información del que se trata. Por ejemplo, se
puede agregar un marcador para las direcciones de los destinatarios a un documento
principal de sobres, o agregar un marcador para el nombre después de la fórmula
"Estimado/a" a un documento principal de carta modelo.

La información única o diferenciada es la que debe diferir en cada copia que se cree. Ejemplos de
información única pueden ser las direcciones de los destinatarios, los nombres en la línea de
saludo de una carta modelo o las notas personales añadidas a cada destinatarios.

Al efectuar una combinación la información única sustituye a los marcadores insertados en el

documento principal. Al finalizar la combinación se obtiene el conjunto de documentos
individuales listos para imprimir (por ejemplo, cartas o etiquetas) o para transmitir
electrónicamente (por ejemplo, los mensajes de correo electrónico y faxes enviados durante el
proceso de combinación). Puesto que la combinación de correspondencia no guarda las copias del
conjunto acabado de documentos, deberá guardarse el documento principal. MS Word recuerda
el archivo de datos que se ha conectado con el documento principal y cuando éste se vuelva a
abrir se podrá realizar una nueva combinación rápidamente.

El proceso de combinación de correspondencia implica, generalmente, 6 pasos:

1. Definir el tipo de documento que se pretende crear: carta, mensaje de correo electrónico,
etc.

2. Establecer el documento principal de partida.

3. Crear un archivo de datos con la información individualizada que identifica a los

destinatarios, o seleccionar uno ya existente.

4. incluir en el documento principal, por una parte, la información común y, por otra, los
campos donde se insertará la información diferenciada, que deberán recibir todos los
destinatarios.

5. Presentar una vista previa del conjunto de los documentos finales

6. Finalizar la combinación con el envío o la impresión de cada uno de los documentos

finales.

Observamos que el tercer paso del proceso supone la creación de un archivo de datos o la elección
de uno ya existente. Para poder más tarde realizar ininterrumpidamente el proceso de
combinación dedicaremos ahora un tiempo a la preparación de este archivo de datos.