Compras

UNIVERSIDAD NACIONAL
JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMATICA
Escuela Académico Profesional de Ingeniería Industrial
Curso:
LOGISTICA
Tema:
LAS COMPRAS
HUACHO-PERU
Mg. Víctor Silva Toledo 1

Capítulo 05:Las Compras
INTRODUCCION
• Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más
globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus
similares ya sean nacionales o extranjeros.
• Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño
eficiente y eficaz de cualquier entidad. La función de compras a
menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa,
así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los
costos y aumentar los márgenes de beneficio.
• La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un
elemento estratégico de la organización; y
• La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa
tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos
y servicios, al mejor valor total.

CONCEPTO
(1) “Es aquella actividad logística que se encarga de adquirir
bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento
oportuno, al precio más conveniente y del proveedor más
apropiado”
(2) “Son las actividades necesarias para obtener recursos
materiales y servicios que requiere el sistema de
manufactura, sea cual fuere el lugar del mundo donde
existan estos recursos; y
(3) Se incluyen la identificación y selección de fuentes, el
desarrollo de proveedores, la negociación de precios y
contratos, el desarrollo de especificaciones de calidad, el
trabajo con el personal de Ingeniería de procesos y
desarrollo de productos”
3
Mg. Víctor Silva Toledo
OBJETIVOS
1. Obtener las cantidades correctas de materiales para que la
producción no se interrumpa.
2. Obtener materiales de la calidad apropiada.
3. Obtener materiales a bajo costo
4. Proveer la entrega de materiales a tiempo.
5. Compartir información relativa a nuevos materiales.
6. Buscar la Integración con los demás Departamentos.
7. Evitar la duplicidad de materiales.
8. Reducir los costos de Adquisición; y
9. Buscar la Eficiencia y la Eficacia de las Operaciones del
Subsistema.
4
IMPORTANCIA
1. Proveer un flujo sin interrumpir de materiales y servicios al
sistema de operación.
2. Mantener la Inversión en Inventarios al mínimo.
3. Maximizar la calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de insumos.
5. Estandarizar.
6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición; y
7. Fomentar las Relaciones Interinstitucionales.
5
EL PROCESO DE LAS COMPRAS

ORGANIZACION
S/C PROV.
A Req.
C
C
CCC
Req.
O/C
MAT.
1 2 3 4 5 6 PT
“Req.”
6
EL PROCESO DE COMPRAS
(1) El usuario determina su requerimiento y da lugar al primer
documento logístico: La Requisición (R)
La Requisición es emitida por el usuario y dirigida al Almacén en original
y dos copias. La segunda copia es del usuario, la primera copia se queda
en el almacén y el original se dirige al Dpto. de Compras
(2) El Dpto. de Compras recepciona la Requisición y le brinda trámite ante
las autoridades de la empresa buscando su aprobación
Con la aprobación, el Dpto. de Compras se comunica con los
proveedores, generando el segundo documento logístico: La Solicitud de
Cotización (S/C)
La Solicitud de Cotización es emitida por el Dpto. de Compras y dirigida
al Proveedor en original y dos copias. La segunda copia es del Dpto. de
Compras, la primera copia se dirige al almacén y el original se dirige al
Proveedor
(3) El proveedor contesta la misiva y da lugar al tercer documento
logístico: La Cotización (C)
La Cotización es emitida por el proveedor y dirigida al Dpto. de Compras
en original y una copia. El original se dirige al Dpto. de Compras
7
EL PROCESO DE COMPRAS
(4) El Dpto. de Compras recepciona la Cotización y forma la Comisión de
Adquisiciones (Evaluación de Cotizaciones)
La Comisión de Adquisiciones recepciona las cotizaciones y da lugar al
cuarto documento logístico: El Cuadro Comparativo de Cotizaciones (CCC)
El Cuadro Comparativo de Cotizaciones contiene toda la información
emitida por cada uno de los proveedores con los cuales la Comisión
debe tener en cuenta los dos aspectos principales: La Calidad y la
Cantidad, así como también la forma de pago y el tiempo de entrega
(5) La Comisión de Adquisiciones emite su veredicto con respecto a la
Elección del Proveedor
(6) El Dpto. de Compras emite la Orden de Compra (O/C) dirigida al
Proveedor seleccionado por la Comisión
8
APROVISIONAMIENTO VS. ABASTECEMIENTO

• APROVISIONAR: “Comprar o adquirir los materiales
necesarios al proveedor”
• ABASTECER: Es el proceso de entregar los materiales en la

cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio
conveniente al usuario, puestos a disposición de operaciones
en el lugar y momento requerido.
9
GESTIÓN DE COMPRAS
• La Gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la
empresa para satisfacer los requerimientos del mejor modo; es decir, al
mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.
Siempre, brindándole un Valor Agregado al proceso.
10
PRINCIPIOS BÁSICOS
ORGANIZACIÓN
•Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz.
Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus
objetivos y responsabilidades
PREVISIÓN
• Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Estudiar en el mercado qué proveedor
existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de
ahorro.
CONTROL
• Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita
contrastar los logros con los objetivos establecidos. Se construye un banco de datos sobre
los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los
niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.
11
OBJETIVOS DE COMPRAS
• Negociar precios convenientes

• Buscar los proveedores adecuados.
• Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los
mejores productos del mercado.
• Estudiar los métodos de almacenamiento del servicio.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización.
• Continuidad del abastecimiento
• Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
• Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y
mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad,
manteniéndolo a un nivel más bajo posible, sin obstruir las
necesidades de producción.
• Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro
en función a nuevos procesos productivos; y
• Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho
más competitiva en el mercado o con sus competidores

FUNCIONES
Gestionar las compras de la empresa con objeto de disponer de lo solicitado:
•En el momento necesario
•Al mínimo costo
•Cumpliendo con todas las especificaciones establecidas
¿A quién comprar?
¿Qué comprar? Proveedor habitual
Materiales, componentes homologo
Equipos , maquinas, instalaciones Proveedor recomendado por
Operaciones de subcontratación el solicitante
Servicios. Si no se sabe PROCESO
PETICION DE OFERTAS
¿Cómo comprar?
Con las mejores condiciones, es decir con las 4 “C”:
•Con el mejor precio
• Calidad buena
• Condiciones de entrega optima
• Condiciones de pago; que son necesarios para alcanzar los
objetivos que la administración de la misma ha definido.

NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS
MOMENTO EN
CALIDAD CANTIDAD PRECIO MAS
QUE HAY QUE
CONVENIENTE
COMPRAR
•La calidad debe •Cantidad debe basarse en DEPENDE DE UN BUEN •El precio de adquisición
definirse el control de existencias SISTEMA DE CONTROL es un elemento básico del
•La calidad no se •La cantidad debe estar DE EXISTENCIAS, ya que precio de venta
mide por el precio respaldada es esta la única manera •El precio debe buscarse
•La calidad debe ser de poderse dar cuenta de en razón de la calidad y la
• La cantidad no debe ser
la conveniente movimiento del stock y cantidad
influenciada por el precio.
•Estar siempre nos ayudara a establecer •El precio no es solamente
disponible
•La cantidad que se el punto de pedido el valor de compra
determine debe tener en indispensable que nos
cuenta el tiempo de demora alerte para solicitar el
•El transporte a elegir esta material
en función de la cantidad
que se adquiera
•La cantidad debe tener en
cuenta el espacio disponible

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

POR LA FORMA DE EFECTUARLA
• Compras Centralizadas.- Se denominan así cuando las requisiciones son remitidas a un
organismo denominado "COMPRAS" el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la
adquisición preocupándose por obtener: calidad, servicio y precio.
VENTAJAS:
Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de
su compra se hacen por medio de un punto de control central
Elimina la duplicación administrativa
Se contemplan mayores volúmenes de compra

COMPRAS CENTRALIZADAS:
En períodos de escasez de materiales, un departamento no
TIENEN COMO FINALIDAD COMPRAR compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta
MATERIALES, SUMINISTROS, Y EQUIPO A acción puede hacer que el precio aumente
TRAVÈS DE UNA OFICINA MATRIZ, CON UNA
UNIDAD DE POLÌTICAS DE COMPRAS Y EN Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras
LA CUAL SE REÙNE PERSONAL
ESPECIALIZADO Y COMPETENTE
Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de
compra, es decir, existe una mejor utilización del tiempo
Es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan

atender varias sedes y personas dentro de la compañía

RELACIÓN DE COMPRAS CON OTRAS AREAS
FINANCIERO
COMERCIAL PRODUCCIÓN
COMPRAS
ADMINISTRATIVO
16
CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Compras Descentralizadas.- Esta clasificación puede tener dos aspectos:
• Cuando existiendo el organismo denominado Compras, solo ejercita el control de las
adquisiciones, pero éstas son efectuadas por elementos autónomos.
• Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
• VENTAJAS:
Permite una relación directa con las exigencias de
las actividades productivas
Algunas veces se toma contacto directo con fuentes

originales de suministro
COMPRAS DESCENTRALIZADAS:
LOS GERENTES DE LOS DEPARTAMENTOS Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y
ESPECÌFICOS MANEJARÀN SUS PROPIAS los proveedores
COMPRAS
Tiempo de respuesta de proveedores más rápida
Facilidades de negociación de cosas
Adicionales como capacitación o seguros

RELACIÓN DE COMPRAS CON OTRAS AREAS
FINANCIERA Compras
ADMINISTRATIVO Compras
OPERACIONES Compras
MERCADEO compras
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• Compras Mixtas.- Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos
por el organismo central "COMPRAS", y los de uso exclusivo o particular son adquiridos
por cada dependencia o por sus propios compradores.
POR EL TIPO DE MERCANCIA QUE SE ADQUIERE
Materias Primas.- Son aquellos materiales indispensables para

la producción y que a través de un proceso sufren una
transformación.
Suministros.- Son materiales necesarios para el

funcionamiento y conservación de la entidad. No forman
parte del producto, pero siempre se requieren para la
producción.
•Piezas fabricadas.- Son pequeñas piezas o herramientas

que se adquieren para revender.
•Maquinaria y Equipo.- Su denominación es suficiente

para saber de que se trata.
19
METODOS PARA COMPRAR

• SEGÚN LOS FACTORES QUE INTERVENGAN EN LA DETERMINACION DE CUANDO SE
COMPRARA
• Ajustadas a las necesidades.- Aquellas que se efectúan cuando el artículo es necesario.

• Para periodos futuros específicos.- Tal como su nombre lo indica, se trata de adquirir
para un determinado periodo.
• Según situación del mercado.- Se trata de aprovechar las fluctuaciones de los precios
en el mercado.
• Especulativas.- Consiste en adquirir cuando los precios son bajos, la tendencia es a
subir y la idea del comprador es adquirir gran cantidad para revender a mayor precio.
20
SEGÚN LA FORMA DE COMPRAR
• COMPRAS SOBRE CONTRATO.- Consiste en fijar mediante un

contrato el precio y la o las fechas de entrega de los materiales
adquiridos.
• COMPRAS EN PARTIDAS AGRUPADAS.- Consiste en agrupar las

partidas de aquellos artículos que en el año deben ser adquiridos en
cantidades reducidas y en los que el costo de tramitación es mayor
que el precio del artículo.
• COMPRAS CON ARREGLO A UN PROGRAMA.- Consiste en

establecer una relación con las cantidades aproximadas que se
necesitarán para la ejecución de un programa determinado y
solicitarles cotización a los proveedores, de manera que éstos
puedan tomar sus previsiones para cuando se les solicite el
abastecimiento, siempre y cuando obtengan la buena pro.
21
RESPONSABILIDAD
• Desarrollar la estrategia de
compras
• Implantar la estrategia de
compras
• Seguimiento de las acciones
• Ajuste del objetivo
22
RELACIONES CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA
DIRECCION
MARKETING
FINANZAS
PRODUCCION
COMPRAS
RECEPCION Y
ALMACENES
CONTABILIDAD
23
REGISTRO E
TRAMITE INFORMES DEL
EN LAS DEPARTAMEN
COMPRAS TO DE
COMPRAS
GENERA ESTUDIO DE
LIDADES INFORMES
LAS
OPERACIONES
DE COMPRA
PROCEDIMENTO
DE COMPRAS 24
2. Determinar Qué y 3. Estudiar las condiciones

Cuánto hay que comprar. del mercado en función de
la compra a realizar
4. Escoger las fuentes

1. Definir el de aprovisionamiento
requerimiento y en las que pueden
hacerla conocer a adquirirse los
Compras (Requisición). materiales solicitados.
PROCEDIMIENTO DE
5. Obtener
COMPRAS cotizaciones y
seleccionar al
proveedor.
Informar sobre su
funcionamiento.
6. Confeccionar y
remitir el pedido u
9. Visación Orden de Compra.
de facturas.
8. Recepción, 7. Mantener el contacto
inspección y con el proveedor para
entrega. asegurar el cumplimiento
oportuno (Seguimiento).

ESTUDIO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA
Requisición o solicitud de compra Emitida por aquel que necesita los

artículos a fin de satisfacer su necesidad
Ruta de la solicitud o requisición

SI. Solicitud de cotización
a) Originada en cualquier dependencia NO. Se devuelve la requisición
b) Originadas en el Almacén
Resultado de la requisición o solicitud Se determina al mejor proveedor, se

solicitan cotizaciones, se establece
a) Solicitud de cotización fecha de vencimiento de
b) Selección del proveedor cotizaciones, copias a los
c) Distribución de la requisición y de la interesados.
solicitud de cotización
Autorización al proveedor para entregar
Pedido u orden de compra los artículos y presentar una factura.
La naturaleza del producto, ciclo de adquisición,

El seguimiento o contacto en las compras necesidad y el control en la entidad,.
Determinación del momento de compra sistema de cantidades variables a tiempo fijo, sistema
de cantidades fijas a tiempos variables
Compra de la cantidad económica Calidad, cantidad, precio.
Incidenciadelprocedimientodecomprassobreelcostoderenovación Mas fácil, rápido, y eficiente sea la compra, menor

será el costo de renovación de inventarios.
26
Las especificaciones de
los artículos
Sean archivadas y DE ESPECIFICACIONES
clasificadas DE MATERIALES
Poder realizar una

comparación rápida y
DE COMPRAS exacta de las compras
efectuadas sobre un
material o articulo
Especifica las anotaciones determinado.
pertinentes a los
contratos establecidos DE CONTRATOS
DE Fuente de abastecimiento a
recurrir para la adquisición de
PROVEEDORES determinado material,
Archivo de los precios de los

artículos adquiridos y de las DE PRECIOS O
diferentes cotizaciones COTIZACIONES
El jefe de compras podrá dirigir y

RESUMEN DEL controlar su dependencia, contando
TRABAJO DE COMPRAS con datos reales y veraces para trabajar
rápidamente con mayor eficiencia y
coordinación.
27
Compras deben establecerse Permite establecer que artículos
registros, cuadros en los que en han llegado a tiempo y cuales con
forma comparativa se retraso. El resultado de este
demuestren las variaciones en informe permitirá cargar los
los métodos, sistemas, gastos, por descuido e ineficiencia
cantidades adquiridas , etc., de compras, que se hayan efectuado
Haciendo notar la economía que en los pedidos no llegados a tiempo
se ha logrado por iniciativa de
compras.
INFORME SOBRE INFORMES DE

ECONOMIAS PEDIDOS
 Gastos de dependencia
 Perdidas por errores: se
INFORMES QUE INFORME DE Indicara la cantidad de
incluyen en este informe
material almacenado y
los gastos ocasionados por EMITE CONTROL DE los gastos que demanda
ineficiencia de compras CONTABILIDAD INVENTARIOS O su mantenimiento o
SOBRE COMPRAS ALMACENES inventario
INFORME SOBRE
LAS ACTIVIDADES
DE COMPRAS
A la dirección deben llegar informes que muestran en forma detallada las actividades desplegadas por
compras, para obtener los objetivos que su función les asigna. Por lo tanto, es conveniente que compras
inicie un informe que completara control de inventarios y contabilidad, contribuyendo a establecer el
costo medio por medio.
28
ACTIVIDADES FUNCIONES
IMPORTANCIA
DEBERES DE ORGANIZAR
LAS COMPRAS
ORGANIZACIÓN
DE LAS COMPRAS
29
El personal de compras debe obtener

 INFORMACION: informaciones sobre los materiales que debe
 Materiales adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y
existencias; sobre precios actuales y futuros; etc.
ACTIVIDADES
 Proveedores
Se debe realizar investigaciones que permitan actuar
positivamente, previendo las futuras acciones.
Investigaciones de fuentes de abastecimiento.Análisis de
 INVESTIGACION costos de los materiales.Estudios de mercado de
proveedores. Estudios de materiales en uso.
Se consideran todas aquellas actividades rutinarias que se

 FUNCIONAMIENTO realizan diariamente en la oficina de adquisiciones; desde
que se recibe la requisición o pedido de compra hasta que
el material está disponible en almacén.
Procedimientos de oficina, Hacer o Comprar,

Normalización y Simplificación, Sustitución de
materiales, Ensayos y pruebas de artículos nuevos,
 AUXILIARES Presupuesto de adquisiciones, Control de Existencias
Política de Compras.
Actividades desarrolladas por compras en forma

individual o en coordinación con otras dependencias,
 AFINES ya que la función o finalidad de comprar afecta a todos
los elementos de una empresa y va más allá de la
simple acción de procurar los materiales o servicios
que se necesitan para su funcionamiento y desarrollo. 30
COMPRAS O SEGUIMIENTO OFICINA REGISTROS Y

PEDIDOS O CONTEXTO ARCHIVOS
FUNCIONES
INVESTIGACIONES JEFATURA
RECEPCION Y
FACTURAS
31
La importancia que tiene Compras, razones principales: No es posible hacer ventas apropiadas o
competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos
desproporcionados.
•La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada de su inversión.
DEBERES
IMPORTANCIA
DE ORGANIZAR
LAS COMPRAS
•Seleccionar los proveedores. Abastecer a la empresa con materiales y servicios. Realizar los
contactos con los proveedores. Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades
reales. Aprobar las facturas para su cancelación. Contar con registros y archivos al día.
Investigar y analizar los mercados y las tendencias que afecten al negocio. Mantener
informado a su inmediato superior
32
IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS

COMPRAS
• No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales
adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos desproporcionados.
• La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación
organizada de su inversión.
• La ejecución misma de la función Compras permite a una empresa ser
aconsejada en relación con:
– Nuevos materiales que sustituyan con ventaja a los empleados.
33
CLASIFICACION DE LOS
BÚSQUEDA Y MATERIALES
DESARROLLO DE UTILIZADOS POR LA INVESTIGACIÓN
NUEVOS EMPRESA Y ACTITUD DEL MERCADO
PROVEEDORES DE COMPRAS PARA
ADQUIRLOS
MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
34
MERCADOS Y FUENTES
• Partiendo de la premisa de que "ninguna orden de compra debe ser colocada a
proveedores a quienes no se conoce", es conveniente preparar un plan que permita
conocerlos para asegurarse continuidad en el abastecimiento y en los cuatro conceptos
que buscan las compras: calidad, cantidad, momento y precio, como parte del servicio
permanente que debe proporcionar el proveedor.
PERSONAL
RECURSOS FINANCIEROS
INSTALACIONES Y EQUIPO
DISPONIBLE
REPUTACIÓN
35
DESARROLLO DE NUEVOS PROVEEDORES
PROCESO DE DESARROLLO DE
NUEVAS FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
COMPETENCIA
NUEVOS PRODUCTOS
CLASIFICACION DE LOS MATERIALES UTILIZADOS POR LA EMPRESA Y

ACTITUD DE COMPRAS PARA ADQUIRLOS
Materiales muy Materiales Materiales

Grupo A:
Grupo B:
Grupo C:
importantes, de importantes, de un relativamente sin
alto valor anual de valor anual de importancia, de
consumo y que consumo medio y bajo valor anual de
generalmente con una variedad consumo, con muy
constituyen la más no muy grande. poco efecto sobre
alta inversión del la inversión en
inventario en el inventarios y cuya
año. Normalmente variedad es muy
son pocos en alta.
variedad.
36
POLITICAS DE COMPRAS
• De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las
siguientes:
• 1. Calidad concertada.
• 2. Tiempo de entrega.
• 3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
• 4. Precios y condiciones de pago.
37
COSTO
UNITARIO
COSTO DE
FALTANTES O COSTOS COSTO DE
DE ROTURAS LOGISTICOS RENOVACION
DE STOCK
COSTO DE
POSESION O
ALMACENAJE
COSTOS LOGISTICOS Y COMPRAS

38
COSTOS LOGISTICOS Y COMPRAS
La determinación de los costos logísticos

es uno de los aspectos esenciales y de
mayor importancia para efectuar un
análisis completo del sistema logístico de
una empresa, pero al mismo tiempo la
obtención de dichos costos es difícil, en
razón de que los elementos que los
constituyen y que afectan al sistema, no
son medios por los procedimientos
contables de costos industriales o
financieros empleados usualmente en las
compañías.
39
GASTOS DE
INVERSION GASTOS DE
RIESGO
Cuando esta lo necesita tiene un costo
que en algunos casos llega a ser de
consideraciones de la industria,
generando mano de obra, equipo y
GASTOS DE maquinaria ociosa, elevando el costo de
CUIDADO IMPUESTOS la fabricación, o a veces obligando a
realizar compras de último momento” a
un mayor precio que el que pudo
obtenerse de haber tenido existencias
adecuadas en almacén.

INDICES DE
MEDICION Consiste en la búsqueda de
ASIGNACION DE información de oficina para así
DE EFICIENCIA poder determinar dichos, es
posible compararlos y analizarlos .
Se lleva en función a los
OBJETIVOS
objetivos que se fijan a
compras y al cumplimiento de
dichos objetivos. Esto se
realiza en función de: COSTO NETO
Descripción precisa de las
responsabilidades de cada
FINAL DE
puesto. Fijación de metas COMPRAS
individuales. Metas
convenidas. Fijación de Consiste en que debe establecerse el
estándares o puntos de costo final para realizar el gasto de
referencia. Resultados. un sol y compararlo con las
economías obtenidas por la
dependencia al realizar su labor de
abastecer a la empresa.
EVALUACION DE EFICIENCIA DE COMPRAS

41
INDICES DE MEDICION DE EFICIENCIA
Para ello, es necesario tener información principalmente del área de compras, como: Ordenes de compra.
Consumos. Existencias. Personal. Ahorro anual. Ventas. Requisiciones. Gasto anual del dpto. Compras.
Entrevista con los proveedores.
Con toda la información de los ítems anteriores se realiza la medición del rendimiento de la dependencia
de compras:
% de Empleados de compras en
Variación del Stock o Valor Comprado por Valor comprado por
relación al total de Empleados de
Inventario en porcentaje Orden de Compra (VC empleados (VCE) :
la empresa (% EC):
(VS %) : O/C):
VTC: valor total de compras VTC: valor total de compras

NEE: número de empleados asignados
al año VTC: valor total de compras NEC:número de empleados
NEC: número de empleados
CTA: consumo total anual al año que tiene compras
asignados a compras
Número d Ordenes d Compra por

Costo de Renovación (CR):
Empleado (No. O/C E): Porcentaje Anual de
Índice de Rotación de
Ahorro (PAA):
Inventarios (IRI):
GAC: gasto anual de la

No. O/C: Número de ordenes de compras
dependencia de compras
NEC: número de empleados asignados a AA: ahorro anual
I: inventario promedio No. O/C: número de órdenes
compras VTC: valor total de compras
de compra
DU: días útiles

COSTO NETO FINAL DE COMPRAS
Los factores qué emplea éste método y por los cuales se puede medir la eficiencia de
Compras son:
ECONOMÍAS COMPROBADAS:
• Precios pagados por los materiales adquiridos, en comparación con los que rigen en el
mercado.
• Métodos o sistemas perfeccionados o implantados.
• Sustitución de artículos por otros mejores y de menor costo.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA
GASTOS OCASIONADOS POR ERRORES EN LAS COMPRAS

• Cuenta de pérdidas y errores en las compras
• Costos mayores, debidos a retrasos en la recepción, falta de materiales, etc.
• Costos de devoluciones, debidos a errores de compras.
GASTOS DE ALMACENAJE Y COMPROBACIÓN DE LAS EXISTENCIAS EN ALMACÉN

(COSTO DE POSESIÓN).
DONDE:
I= ineficiencia
G= gastos
E=economías
V=valor total de las compras
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del LAS VENTAJAS: Permite calcular de forma precisa los
menos significativo) es una herramienta que costes, especialmente los indirectos. Aportan más
permite visualizar esta relación y información sobre los costes de las actividades que se
determinar, en forma simple, cuáles realizan en la empresa. Permite la identificación de
artículos son de mayor valor, optimizando productos o clientes no rentables. Permite relacionar
así la administración de la compra y las causas con sus costes. Se puede aplicar a cualquier
permitiendo tomas de decisiones más tipo de organización.
eficientes.
El método ABC es uno de los más

conocidos métodos de clasificación y
CLASIFICACION LOS INCONVENIENTES :
•Si se seleccionaran demasiadas
ABC
mediante el mismo se pueden actividades se puede complicar su
establecer clasificaciones de múltiples cálculo.
cosas para su posterior evaluación, •La determinación de algunos costes
como por ejemplo: Productos, Clientes,
indirectos por cada producto puede
Inventarios, Proveedores
resultar difícil.
EFECTOS (BENEFICIOS) :
•Los productos o servicios con mayor volumen de
ventas reducen los costes que tienen asignados.
•Aquellos productos o servicios con menor volumen
de actividad aporta un mejor resultado a la empresa.
44
Los artículos se clasifican en tres (A, B, C), permitiendo dar

un orden de prioridades a los distintos productos:
 ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.
 ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.
 ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
En toda organización distinguimos tres ZONAS:

ZONA A: El 15 % de los productos, representan el 75 % de la inversión.
ZONA B: El 25 % de los productos, representan el 20 % de la inversión.
ZONA C: El 60 % de los productos, representan el 5 % de la inversión.
DESARROLLO
La designación de las tres clases es parcial.
El % exacto de artículos de cada clase varía de acuerdo a la compra.
Los factores más importantes son los dos extremos: unos pocos
artículos significativos y un gran número de artículos de relativa
importancia.
En cualquier negocio, pocos productos representan la mayor inversión
También poca cantidad de materia prima, representan un mayor costo
El análisis de Paretto, se fundamenta que el 20 % de las causas generan
el 80 % de los efectos.
45
Índice de coste del Índice de

Índice de compras departamento de concentración de
INDICADORES DE GESTION
compras compras
Significación de las compras Coste de un pedido de Revela el
respecto a las ventas en compras. Se determinará por importe
términos porcentuales el cociente entre el coste del medio de
departamento de compras y compra por
el número de pedidos pedido
emitidos.
Índice de Índice de rotación

Índice de carga de
concentración de de stocks de
trabajo
proveedores materias primas
Cantidad media de compras Recoge el número medio de Indica el número de veces que rota el
por empleado. Se determina pedidos que se adjudica a cada stock medio respecto a la cantidad de
por el cociente entre el valor proveedor. materias primas (materiales)
de las compras y el número de Se obtiene dividiendo el comprados. Se determina dividiendo
empleados del departamento número de pedidos entre el el valor de las compras anuales entre
de compras. número de proveedores. el stock medio anual.
Índice de financiación
Rentabilidad de las
Índice de rechazos de compras por
proveedores compras
Relación entre el valor de las Indica el porcentaje del valor de
devoluciones y el valor de las las compras que es financiado
compras, expresado en términos por los proveedores. Se obtiene
porcentuales. Se obtiene dividiendo el saldo medio de
dividiendo el Valor de las proveedores entre el valor de las
Devoluciones entre el valor de las compras y multiplicado por 100.
Compras y multiplicado por 100 46
•Cooperar para satisfacer mejor, más
rápido y a un menor costo, las
necesidades del consumidor (bien o
servicio).
RESPUESTA •Considerarla como parte de ECR, para

•Técnica usada por las empresas para EFICIENTE AL cosechar ventajas basadas en el
identificar, comparar y aprender para CONSUMIDOR tiempo, mediante sistemas con un buen
mantenerse como la “mejor en su grado de reacción y rápido. (Sistemas
clase”. de información y logística JAT).
QR - RESPUESTA
BENCHMARKING
RAPÌDA
HERRAMIENTAS
DE LA LOGISTICA
DE COMPRAS
•Subcontratación de servicios
externos, para añadir más
•Técnica que evita los fortalezas al propio potencial de la
excesos, desperdicios y empresa.
seguridades.
JUSTO A OUTSOURCING
TIEMPO
47
RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS
PRODUCCION CONTABILIDAD
COMPRAS ALMACEN
MERCADOTECNIA
INGENIERIA DPTO. LEGAL
48
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1 Recepcionar las Requisiciones.
2 Analizar las posibles fuentes de proveedores en la adquisición.
3 Elaborar y Remitir las Solicitudes de Cotizaciones.
4 Recepcionar y Analizar las Cotizaciones.
5 Evaluar las Cotizaciones mediante el Comité de Compras.
6 Recepcionar el Informe Técnico y Emitir la Orden de Compra.
7 Realizar el Seguimiento y Monitoreo del pedido.
8 Recepcionar los materiales.
9 Registrar la Información.
49
NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

1 CALIDAD.- Debe ser definida, No debe medirse por el precio, Debe ser la
más conveniente y debe estar disponible.
2 CANTIDAD.- Debe estar basada en el control de existencias, Debe estar

respaldada, No debe ser influenciada por el costo vital, Se debe tener en
cuenta el tiempo de demora.
3 MOMENTO DE COMPRAR.- Debe contarse con información sobre: El
consumo del tiempo, la demora, el medio de transporte, la vía a utilizar y la
distancia con respecto al proveedor; etc
4 PRECIO.- Es un elemento básico del precio de venta, debe estar en relación

directa con la cantidad y la calidad y debe considerarse los costos de flete,
embalaje, almacenamiento y otros.
50
EVALUACION DEL DPTO. DE COMPRAS

1 Comprobar la eficiencia del departamento.
2 Controlar el alcance de los objetivos del departamento.
3 Medir el trabajo realizado.
4 Mejorar los procedimientos realizados.
51
EVALUACION CUALITATIVA DPTO. DE COMPRAS
1 ¿Se obtuvieron los ahorros anuales en las compras?.

2 ¿Se pueden mejorar los procedimientos realizados?.
3 ¿Cuáles fueron los descuentos significativos en las compras?.
4 ¿Cuál es el proveedor más importante para la empresa?.
5 ¿Puede reducirse el tiempo de demora en la compra?
6 ¿Existen manuales de organización, funcionamiento y procedimientos de
compras.
7 ¿Los contratos de adquisición de materiales están actualizados?.
8 ¿Los proveedores están homologados?.
52
EVALUACION CUANTITATIVA DPTO. DE COMPRAS (1)

Necesidad de Información:
1 Cantidad de Ordenes de Compra anuales.
2 Volumen total de Compras.
3 Consumos Anuales.
4 Existencias.
5 Ventas Anuales.
6 Personal de la Empresa y de Compras.
7 Cantidad de entrevistas a proveedores.
8 Cantidad de requisiciones recepcionadas.
9 Gastos Anuales del Dpto. de Compras.
10 Ahorros Anuales obtenidos.
53

METODO DE INDICADORES:
1 VARIACION PORCENTUAL DEL STOCK (V%S).
V%S = VTC /CTA * 100 VTC: Volumen total de Compras; CTA: Consumo total Anual
2 PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE INGRESOS (PPI).

PPI = VTC /VA * 100 VA: Ventas Anuales
3 VALOR COMPRADO POR ORDEN DE COMPRA (VC/o/c).

VC/o/c = VTC / Nº o/c * 100
4 VALOR COMPRADO POR EMPLEADO (VCE).

VCE = VTC / Nº EC * 100
5 INDICE DE ROTACION DE INVENTARIO (IRI).
IRI = CTA/ Ip * 100 Ip: Inventario promedio
54

METODO DE INDICADORES:
6 PORCENTAJE DE EMPLEADO DE COMPRA (%EC).
%EC = Nº EE / NºEC * 100
7 NUMERO DE ORDEN DE COMPRA POR EMPLEADO (Nºo/c/E).
Nºo/c/E = Nº o/c / Nº EC * 100
8 PORCENTAJE ANUAL DE AHORRO (PAA).
PAA = AA / VTC * 100
9 COSTO DE ADQUISICION (CA).

CA = GAC / Nº o/c
55

METODO: COSTO NETO FINAL DE COMPRA
Consiste en determinar la Eficiencia del Dpto. de Compras
Está compuesto de los siguientes factores:
1 Economías probadas.
2 Gastos ocasionados por errores en las compras.
3 Gastos de funcionamiento de la dependencia.
4 Gastos de almacenaje y de comprobación de existencias en almacén.
56

METODO: COSTO NETO FINAL DE COMPRA
Fórmula:
If = (G – E) / VTC * 100 Ef = 1,00 - If
Donde:
If : Ineficiencia G: Gastos E: Economías Ef: Eficiencia
57
Caso Estudio: Rodamientos

Un fabricante utiliza un tipo de rodamiento en su
máquina, en un proceso de producción y desea
determinar el número de rodamientos que debe pedir. Su
experiencia le indica que un rodamiento debe tener una
vida útil corta o larga, dependiendo de un número de
variables exógenas. Registrando la fecha con que sale
una nuevo rodamiento y cuando se recibe el rodamiento
desgastado, el Kardixta puede formular su historial. Para
el ejemplo se cuenta con la Tabla 1, en el cual se
especifica el número de meses que dura el rodamiento en
el sistema.
Base: Simular para 50 meses siguientes
58

TABLA 1
Item N° Meses Frecuencia I.P. Intervalo
1 3 5 0,10 00 - 09
2 4 14 0,28 10 - 37
3 5 10 0,20 38 - 57
4 6 7 0,14 58 - 71
5 7 3 0,06 72 - 77
6 8 6 0,12 78 - 89
7 9 5 0,10 90 - 99
Total 50 1,00
Procedimiento:
1) Encontrar las frecuencias relativas o Incidencias porcentuales para cada clase.
2) Convertir los porcentajes en intervalos.
3) Graficar los datos, en un histograma.
59

4) Determinar el número de meses de uso del rodamiento.
5) Confeccionar la tabla para desarrollar simulación de Montecarlo.
6) Generar números aleatorios, teniendo en cuenta el o los dígitos
a considerar.
Nota: Para una mejor decisión se debe realizar la mayor cantidad de
interacciones con las repeticiones correspondientes. Para nuestro ejemplo,
realizar 10 iteraciones con 5 repeticiones.
60

ITERACION 1
Item. N° Aleat N° Meses Acum. Item N° M Intervalo
1 78 8 8 1 3 00 - 09
2 34 4 12 2 4 10 - 37
3 44 5 17
3 5 38 - 57
4 37 4 21
5
4 6 58 - 71
64 6 27
6 35
5 7 72 - 77
4 31
7 33
6 8 78 - 89
4 35
8 69 7 9 90 - 99
6 41
9 35 4 45 Total
10 69 6 51
11
TOTAL
Conclusión: Pedir 10 rodamientos

61

ITERACION 2
Item. N° Aleat N° Meses Acum. Item N° M Intervalo
1 12 4 4 1 3 00 - 09
2 48 5 9 2 4 10 - 37
3 92 9 18
3 5 38 - 57
4 31 4 22
5
4 6 58 - 71
23 4 26
6 79
5 7 72 - 77
8 34
7 63 6 6 8 78 - 89
40
8 10 4 7 9 90 - 99
44
9 91 9 53 Total
10
11
TOTAL

62

ITERACION 3
Números Aleatorios
73 65 Item. N° Aleat N° Meses Acum. Item N° M Intervalo
35 75
54 16 1 73 7 7 1
27 27 3 00 - 09
67 2
2 35 4 11
73 93
2 4 10 - 37
29 28
3 54 5 16
86 31 3 5 38 - 57
4 27 4 20
35 66
22 11 5
4 6 58 - 71
68 29 67 6 26
83 85 6 73
5 7 72 - 77
54 17
7 33
96 73 7 29
6 8 78 - 89
46 57 4 37
8 86 7 9 90 - 99
8 45
9 35 4 49 Total
10 22 4 53
11
TOTAL

63

ITERACION 4
Números Aleatorios
35 75
54 16 1 68 6 6 1
27 27 3 00 - 09
67 2
2 83 8 14
73 93
2 4 10 - 37
29 28
3 54 5 19
86 31 3 5 38 - 57
4 96 9 28
35 66
22 11 5
4 6 58 - 71
68 29 46 5 33
83 85 6 65 6
5 7 72 - 77
54 17 39
96 73 7 75 7 6 8 78 - 89
46 57 46
8 16 4 7 9 90 - 99
50
9 Total
10
11
TOTAL

64

ITERACION 5
Números Aleatorios
35 75
54 16 1 27 4 4 1
27 27 3 00 - 09
67 2
2 2 3 7
73 93
2 4 10 - 37
29 28
3 93 9 16
86 31 3 5 38 - 57
4 28 4 20
35 66
22 11 5
4 6 58 - 71
68 29 31 4 24
83 85 6 66
5 7 72 - 77
54 17 6 30
96 73 7 11 4 34
6 8 78 - 89
46 57
8 29 4 38 7 9 90 - 99
9 85 8 46 Total
10 17 4 50
11
TOTAL

65
CONCLUSIONES
 La calidad y la eficiencia con que se realice la obtención de un producto en una
empresa es de suma importancia, ya que la efectividad organizacional determina
un buen proceso de comercialización.
 La gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa

tenga éxito o fracaso (Competitividad).
 El proceso de aprovisionamiento y compras no debe ser simplificado, al contrario

se le debe dar su importancia y desarrollar con mucha investigación, planeación y
control.
 Se debe entender y comprender a fondo las funciones y actividades a realizar por

parte del departamento de compras, y su incidencia en la efectividad de todas las
demás dependencias de la empresa; y
 Es imperativo entrar en contacto con diferentes tipos de empresas son los más
idóneos para aprender a enfrentarnos al ambiente empresarial y todo lo que
implica la globalización actual. Esto es provechoso tanto para la formación
profesional y personal.
66
Curso:
COMPRAS
***
INDICADORES DE GESTION
ING. VICTOR LUIS SILVA TOLEDO

e-mail: victorsilvatoledo@yahoo.com
67
PARA TENER EN CUENTA:
LO QUE NO SE PUEDE MEDIR, NO SE PUEDE

CONTROLAR
LO QUE NO SE PUEDE CONTROLAR, NO SE

PUEDE GESTIONAR
LO QUE NO SE PUEDE GESTIONAR, NO SE

PUEDE MEJORAR
68
GENERALIDADES
La Competitividad de una organización debe estar referido al Plan en el cual se
fija la visión, la misión, los objetivos y estrategias corporativas en base a un
adecuado diagnóstico situacional.
En ese contexto, los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales
de la organización y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e
identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las
actividades logísticas.
En una organización se debe contar con un mínimo de indicadores que garantice
contar con información constante, real y precisa sobre aspectos, tales como:
Efectividad, Eficiencia, Eficacia, Productividad, Calidad, Ejecución Presupuestal.
Incidencia de la Gestión. Todos constituyen los signos vitales de la organización.
Por ejemplo, para medir la Calidad y Productividad, se debe disponer de

indicadores que permitan interpretar en un momento dado las fortalezas,
debilidades, amenazas y oportunidades; por lo tanto es importante clarificar y
precisar las condiciones necesarias para construir aquellos realmente útiles para
el mejoramiento de las organizaciones.
69
CONCEPTOS BASICOS
Un indicador . es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de
u proceso, que al comparas con algún nivel de referencia permite detectar
desviaciones positivas o negativas.
Es la conexión de dos medidas relacionadas entre sí, que muestran la
proporción de la una con la otra.
Trabajar con indicadores exige el disponer de todo un sistema que abarque
desde la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación de
las decisiones que permiten mejorar los procesos.
70
HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
Es la validación de las actividades, capacidades y recursos de una

empresa (proveedor) de acuerdo a criterios pre-establecidos (por el
cliente), realizadas por un ente independiente a fin de determinar su
idoneidad para abastecer bienes y servicios

Proceso de homologación de proveedores

• Pre selección :
• Selección
• Aprobación
72
Métodos para la Homologación

• Auditoría :
• Test – producto
• Homologación histórica
• Cuestionario de homologación
Una vez homologado el proveedor es necesario asegurar que las
expectativas iniciales se mantengan a lo largo del tiempo. Para ello debe
realizarse una evaluación continua.
73
Capítulo 05: Las Compras
Metodología para la homologación de proveedores
• Situación Financiera
• Capacidad Operativa
• Gestión de la Calidad
• Seguridad Salud y Medio Ambiente
• Gestión Comercial
74
Ejemplo de homologación :
• Considerando estos 5 criterios ,se presenta el detalle de los resultados obtenidos
por el método de homologación por cuestionario enviado a la empresa a
homologar este ofrece servicios al sector minería.
Requisitos: seguridad salud y medio ambiente
75
Requisitos: Gestión Comercial
Niveles Rangos Calificación

Puntaje final
A 90-100 EXCELENTE
B 75-89 APROBADO
C 60-74 NO CONFIABLE
D 50-59 A DESCERTIFICAR
E 0-49 RECHAZADO
Tabla de rangos
RESULTADO: Se concluye que la evaluación al proveedor es conforme con

un puntaje promedio de 79 lo cual significa que el proveedor entra a la
lista de homologado por encontrarse entre las categorías Ay B.
76

Compras

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UNIVERSIDAD NACIONAL

JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION

Mg. Víctor Silva Toledo 1

Mg. Víctor Silva Toledo 2

EL PROCESO DE LAS COMPRAS

APROVISIONAMIENTO VS. ABASTECEMIENTO

• ABASTECER: Es el proceso de entregar los materiales en la

• Negociar precios convenientes

Mg. Víctor Silva Toledo 12

Mg. Víctor Silva Toledo 13

NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

Mg. Víctor Silva Toledo 14

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Elimina la duplicación administrativa

Se contemplan mayores volúmenes de compra

Es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan

Mg. Víctor Silva Toledo 15

RELACIÓN DE COMPRAS CON OTRAS AREAS

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Algunas veces se toma contacto directo con fuentes

Tiempo de respuesta de proveedores más rápida

Facilidades de negociación de cosas

Adicionales como capacitación o seguros

Mg. Víctor Silva Toledo 17

RELACIÓN DE COMPRAS CON OTRAS AREAS

POR EL TIPO DE MERCANCIA QUE SE ADQUIERE

Materias Primas.- Son aquellos materiales indispensables para

Suministros.- Son materiales necesarios para el

•Piezas fabricadas.- Son pequeñas piezas o herramientas

•Maquinaria y Equipo.- Su denominación es suficiente

METODOS PARA COMPRAR

• Ajustadas a las necesidades.- Aquellas que se efectúan cuando el artículo es necesario.

SEGÚN LA FORMA DE COMPRAR

• COMPRAS SOBRE CONTRATO.- Consiste en fijar mediante un

• COMPRAS EN PARTIDAS AGRUPADAS.- Consiste en agrupar las

• COMPRAS CON ARREGLO A UN PROGRAMA.- Consiste en

RELACIONES CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

2. Determinar Qué y 3. Estudiar las condiciones

4. Escoger las fuentes

Mg. Víctor Silva Toledo 25

Requisición o solicitud de compra Emitida por aquel que necesita los

Ruta de la solicitud o requisición

Resultado de la requisición o solicitud Se determina al mejor proveedor, se

La naturaleza del producto, ciclo de adquisición,

Compra de la cantidad económica Calidad, cantidad, precio.

Incidenciadelprocedimientodecomprassobreelcostoderenovación Mas fácil, rápido, y eficiente sea la compra, menor

Poder realizar una

Archivo de los precios de los

El jefe de compras podrá dirigir y

INFORME SOBRE INFORMES DE

El personal de compras debe obtener

Se consideran todas aquellas actividades rutinarias que se

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