CÓDIGO: TRAN-FOR-001

FORMATO ACTA DE REUNIÓN VERSIÓN:01

FECHA: 2016/01/05

Definición Levantamiento de Inventario de Fondos

Ciudad: Maicao Tema:
Acumulados, Plan Específico
División de Gestión
Impuestos
Fecha: 13/10/2017 Seccional: Dependencia: Administrativa y
Aduanas Maicao Financiera
Hora
04:00 p.m Hora Fin: 5:00 p.m
Inicio:

1. ANTES DE LA REUNION
Directrices a tener en cuenta en el Levantamiento de Inventario
Objetivo (Para qué- Definir la estructura de campos a capturar en la base de datos como parte
ganancias – producto)
del proceso de Levantamiento de Inventarios de Fondos Acumulados
Agenda (Temas 1. Identificación de metadatos a capturar en el Levantamiendo de
indispensables para lograr los Fondos Acumulados del Plan Específico
objetivos)
PARTICIPANTES
Nombre Cargo Nombre Cargo
Supervisor de Gestión
Jefe División de
Yidelma Isabel Documental
Gestión Administrativa Maria Jose Ibarra
Iguaran Tromp Contrato: 100215311-
y Financiera
0263-2015
Fredy Melgarejo
Staff Servisoft
Parra

2. DESARROLLO DE LA REUNION

(Descripción de los puntos tratados en la reunión)

1. En el marco de el desarrollo del Plan Específico del Proyecto y como se estableció en el Acta de
Despliegue del servicio de Levantamiento de Inventarios de Archivo Central y Fondos Acumulados
se lleva a cabo la revisión y definición de la estructura de la Base de Datos a capturar en el
proceso, según lo establecido en el documento Metodología del Plan de Gestión aprobado. Para la
captura de los metadatos se establecen los campos descritos en el documento Anexo Técnico 1, tal
como se puede observar en los siguientes anexos:

 Anexo 1. Campos y descripción de metadatos a capturar en Levantamiento de Inventarios de

Archivo Central.
 Anexo 2. Campos y descripción de metadatos a capturar en Levantamiento de Inventarios de
Fondos Acumulados.
En la codificación MGAF: al llegar al código A99, el siguiente será B01.
Nota: En el caso de Levantamiento de Inventario de Fondos Acumulados, para el campo Rango de
Folios: (Folio Inicial-Folio Final); se tomará un aproximado, así: 2 centímetros, equivalen a 200 folios.

Si el expediente se encuentra en préstamo, no se registra en el Levantamiento de Inventario.

Marcación física de la carpeta

 Cada carpeta se marca físicamente con label en la portada con la siguiente información:
Ubicación topográfica, Numero de traspaso y seccional.

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
Web: www.servisoft.com.co E-Mail: servicioalcliente@servisoft.com.co
NIT: 800240660-2
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Los CDs y elementos que no sean documentos, que se encuentren dentro de los expedientes, se
dejarán en la ubicación que se encuentren, siguiendo las instrucciones dadas por la Jefe de
Documentación y no se contarán como folios. Estos elementos se describirán en el campo Descriptor
1 en los casos que se presenten.

ASISTENCIA
NOMBRE EMPRESA FIRMA

1. Yidelma Isabel Iguaran DIAN

2. Alexander Monroy Salive Asesor SGRF DIAN

3. Fredy Melgarejo Parra Servisoft

4. Maria Jose Ibarra Servisoft

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
Web: www.servisoft.com.co E-Mail: servicioalcliente@servisoft.com.co
NIT: 800240660-2
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ANEXO 1. Campos y descripción de metadatos a capturar en Levantamiento de Inventarios de Archivo

Central.
NOMBRE
EXPEDIENTES TRIBUTARIOS EJEMPLO LV AC - AG
DEL CAMPO
Este campo se debe diligenciar con la información de la
Oficina Productora de los documentos, de acuerdo a lo
DEPENDENCI consignado en el traspaso realizado al Archivo Central, esta DIVISIÓN DE GESTIÓN DE
A campo de debe deligenciar de acuerdo en las TRD. COBRANZAS
http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Tablas_rete
ncion_documental

Este campo es alfanumérico corresponde al nombre de la

BODEGA bodega de almacenamiento, asignado en la configuración de A041
MGAF
PISO Número de piso o mezzanine dentro de la bodega A01
ESTANTE Nombre del estante / archivos rodantes / tres gavetas A06
ENTREPAÑO Número de entrepaño / gaveta A01
Numero de caja - hace referencia a la cantidad de cajas que
CAJA
se pueden almacenar en cada entrepaño A06
Fecha del primer documento de la unidad documental /
conservación DD/MM/AAAA
FECHA
EXTREMA
Tener en cuenta el oficio de asunto Direccionamiento Técnico 15032002
INICIAL
numero 100206215-01257 del 14 de octubre 2016 del
numeral b.
Fecha del último documento de la unidad documental /
conservación DD/MM/AAAA
FECHA
EXTREMA
Tener en cuenta el oficio de asunto Direccionamiento Técnico 14112014
FINAL
numero 100206215-01257 del 14 de octubre 2016 del
numeral b.
Se captura en este campo el NIT, corresponde al Número de
identificación tributaria del solicitante que se registra en el
ID.
documento sin incluir el digito de verificación, para personas
PRINCIPAL
natural se debe ingresar el numero de cedula
UNIDAD 800033507
DOCUMENTA
Tener en cuenta el oficio de asunto Direccionamiento Técnico
L
numero 100206215-01257 del 14 de octubre 2016 del
numeral d.
NOMBRE
UNIDAD La Razón Social, es el nombre de Ia persona natural o jurídica
DOCUMENTA que se identifica como solicitante en el documento. DISTRIRUIZ S.A
L
ID.
PRINCIPAL
Código MGAF (BODEGA-PISO-ESTANTE-ENTREPAÑO-
UNIDAD DE
CAJA-CARPETA). A026A01A01A01A01A01
CONSERVAC
IÓN
NOMBRE
UNIDAD DE Nombre asignado a la unidad de conservación (carpeta, cajas,
CONSERVAC libros, tomos). CAJA X200
IÓN

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
Web: www.servisoft.com.co E-Mail: servicioalcliente@servisoft.com.co
NIT: 800240660-2
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Este campo corresponde al código del expediente que se

compone de la siguiente secuencia de caracteres: Dos letras
correspondientes al programa-cuatro dígitos del año de inicio-
cuatro dígitos del año final-cinco dígitos del consecutivo del
expediente (Si este numero tiene menos de 5 dígitos, se
complementa con ceros a la izquierda hasta completar los 5
dígitos). Para los expedientes que no cuenten con el formato,
DESCRIPTOR
1
se captura con la estructura que aparece identificada en la BS 1999-2002-00037
carpeta.

En caso de requerirse este campo puede ser utilizado para

incluir información adicional, cada tipo de información deberá
ser separada por inclinada con espacios. En caso de
identificarse faltantes en los consecutivos, se escriben las
palabras: CON FALTANTES

Corresponde a los datos del traspaso y se estructuran así: año

de traspaso (AAAA) - número del traspaso (número de 3
dígitos, en caso de no contar con los tres dígitos se completa
DESCRIPTOR
2
con ceros) - número de la caja original (4 dígitos, en caso de 2015-0000-0000-0000
no contar con los cuatro dígitos se completa con ceros) -
número de la carpeta original (3 dígitos, en caso de no contar
con los tres dígitos se completa con ceros)

Identifica el número de carpeta que se asigna como

CARPETA
consecutivo dentro de la unidad de conservación 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 ……..
El numero de volumen va separado por barra inclinada y sin
TOMO
espacios 1/1
Rango de folios que contiene la unidad de conservación,
separado por guión y sin espacio, si el expediente esta foliado
se toma del documento y no se revisa, si no esta foliado se
RANGO DE cuentan los folios.
FOLIOS 1-200
Tener en cuenta el oficio de asunto Direccionamiento Técnico
numero 100206215-01257 del 14 de octubre 2016 del
numeral c.
Serie documental a la que pertenece la unidad de
NOMBRE
SERIE/SUBS
conservación.(Se debe colocar como aparece en las TRD EXPEDIENTE DE COBRO
http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Tablas_rete TRIBUTARIO
ERIE
ncion_documental
CÓDIGO
SERIE/SUBS Código de serie o subserie especifica según TRD 110201244-29-079
ERIE

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
Web: www.servisoft.com.co E-Mail: servicioalcliente@servisoft.com.co
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ANEXO 2. Campos y descripción de metadatos a capturar en Levantamiento de Inventarios de Fondos

Acumulados.
Este campo se debe diligenciar con la información de la Oficina
DEPENDENCIA : Productora de los documentos, de acuerdo a lo consignado en el
traspaso realizado al Archivo Central.

Este campo es alfanumérico corresponde al nombre de la

bodega de almacenamiento, asignado en la configuración de
BODEGA : modulo.

PISO : Número de piso o mezzanine dentro de la bodega

ESTANTE : Nombre del estante / archivos rodantes / tres gavetas

ENTREPAÑO : Número de entrepaño / gaveta

CAJA : Numero de caja

Fecha del primer documento de la unidad documental /

conservación DD/MM/AAAA
Para este campo se deben tener en cuenta los lineamientos del
anexo I del presente documento.
FECHA EXTREMA INICIAL :

Fecha del último documento de la unidad

documental/conservación DD/MM/AAAA

Para este campo se deben tener en cuenta los lineamientos del

FECHA EXTREMA FINAL : anexo I del presente documento.

Corresponde a la identificación o nombre asignado de la carpeta

o unidad de conservación o en caso de no estar marcada
corresponde a la identificación del contenido de la misma, es la
descripción específica de los documentos encontrados en la
ASUNTO O DESCRIPCIÓN : carpeta original.

Identificador de la unidad documental, tales como el rango de

un consecutivo, el número de un contrato, el número de
ID. PRINCIPAL UNIDAD DOCUMENTAL : identificación de una persona natural o jurídica, entre otros.

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
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FECHA: 2016/01/05

Este campo es opcional en el caso que sea posible identificar

serie o subserie. Nombre asignado a la unidad documental.
Descripción especifica de los documentos encontrados en la
carpeta original, dando alcance a lo definido en la Serie o
NOMBRE UNIDAD DOCUMENTAL : Subserie

Identificador de la unidad de conservación (carpeta, cajas, libros,

tomos) que permite mayor especificidad en la recuperación, el
ID. PRINCIPAL UNIDAD DE CONSERVACIÓN : cual se basa en la estructura de código definida para MGAF

Nombre asignado a la unidad de conservación (carpeta, cajas,

NOMBRE UNIDAD DE CONSERVACIÓN : libros, tomos).

Otros metadatos que identifican la unidad documental, tales

como, el rango de faltantes en un consecutivo, el tipo de
nómina, o código del expediente entre otros. En caso de
requerirse este campo puede ser utilizado para incluir
DESCRIPTOR 1 :
información adicional, cada tipo de información deberá ser
separada por barra inclinada con espacios, esta información
pueden ser aclaraciones como que el expediente tiene la
ordenación invertida.

Otros metadatos que identifican la unidad documental. Para el

caso de los ARCHIVOS CENTRALES: Corresponde a los datos del
traspaso y se estructuran así: año de traspaso (AAAA) - número
DESCRIPTOR 2 : del traspaso (número de 3 dígitos, en caso de no contar con los
tres dígitos se completa con ceros) - número de la caja original (4
dígitos, en caso de no contar con los cuatro dígitos se completa
con ceros) - número de la carpeta original (3 dígitos, en caso de
no contar con los tres dígitos se completa con ceros)

Identifica el número de carpeta que se asigna como consecutivo

CARPETA : dentro de la unidad de conservación.

El número de volumen en los casos que un expediente

documental esté conformado por varias unidades documentales,
TOMO : va separado por barra inclinada y sin espacios.

Rango de folios que contiene la unidad de conservación,

RANGO DE FOLIOS : separado por guion y sin espacio

CRA. 77B N° 45G 61 PBX: 416 00 55 FAX: 416 00 55 EXT: 102 MEDELLIN
SUCURSAL BOGOTA: CRA. 21 Nº 82-64 OF. 207 PBX: 617 13 63 FAX: 617 13 98
Web: www.servisoft.com.co E-Mail: servicioalcliente@servisoft.com.co
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