DD042 - Gestión de tiempo y Dirección

de Reuniones
https://es.scribd.com/document/388847833/DD044-EXAMEN-SEPT2018

Ejercicios de reflexión

1. Imagine que usted se ha convertido en el Ladrón del tiempo más grande de su empresa,
por estas razones sus amigos le piden que les exponga cómo ha logrado tal mérito para
comprobar la veracidad de esta afirmación. La reflexión debe centrarse en los diferentes
ladrones el tiempo.

Bueno la forma de ser un excelente ladrón de tiempo es en primer lugar siempre se debe estar
atento para atender todas y cada una de las interrupciones que se puedan presentar en el
trabajo, de la misma forma nunca prepares nada, siembre se debe improvisar en el momento
que se necesite, también se deben asistir a todas las reuniones posibles y si tu eres el
organizador no prepares nada para la reunión y deja el tiempo establecido para las reuniones
abierto, no se preocupe por ese tema. También es importante estar siempre pendiente del
teléfono, hablar con la familiar, amigos, novias y exnovias y atender de inmediato todos los
correos electrónicos que lleguen, sin importar de donde provengan atiéndelos siempre.

2. ¿Cree posible utilizar todas las recomendaciones que este texto hace para gestionar el
tiempo de trabajo en su empresa con calidad? ¿Qué problemas podrías enfrentar si lo
hicieras?

En realidad creo que si es posible utilizar todas y cada una de las recomendaciones del texto
para gestionar el tiempo de trabajo con calidad, quizá el problema que se podría llegar a
enfrentar sería el romper los esquemas de los malos hábitos creados, pero trabajando en ello se
puede en definitiva lograrlo.

3. ¿Piense en qué cambios debe efectuar en sus hábitos de trabajo para una gestión más
eficaz de su tiempo?

- Estudiar su curva de fatiga diaria y semanal y reservar los momentos óptimos para las
tareas más importantes.
- Dedicar una parte del tiempo diario a preparar el puesto de trabajo y las condiciones para
el próximo día.
- Mantener el escritorio con el mínimo indispensable de papeles.
- Recordar que lo importante no es hacer correctas las cosas, sino hacer las cosas
correctas.

4. Analice a partir de su experiencia personal los criterios que sobre el tiempo tiene el autor
del poema que se ha presentado anteriormente, a) ¿Comparte estos criterios? b) ¿Puede
identificar a estos personajes en su actividad laboral cotidiana? c) ¿Se identifica usted
como uno de ellos? Inténtelo, si lo logra está comenzando a encontrar el camino para
 utilizar correctamente el tiempo de trabajo. Continúe entonces la lectura de este material
y podrá distinguir si su enfoque de dirección es tradicional o no. Adelante, conózcase
mejor.

Es cierto el tiempo es uno, es muy relativo y dependiendo de la situación particular de cada

persona o de la misma persona en circunstancias distintas tiene una percepción de este muy
distinta. Puede que sea demasiado lento, demasiado rápido o simplemente por alguna
circunstancia en particular le es indiferente.

En mi caso personal el tiempo para mi el tiempo se pasa rápido, considero es por que siempre
se tiene una tarea pendiente por resolver, como la vida me ha bendecido con el hecho de
siempre esta ocupado y con algo pendiente por hacer no he tenido que esperar demasiado y
talvez por esto el tiempo para mi no es lento, es rápido demasiado no, por que siempre he
logrado sacar adelante mis compromisos y si he faltado alguno no ha sido por falta de tiempo.

5. Reflexione sobre las propuestas de estructuración de agendas de trabajo que se muestran,

reléelas si lo cree conveniente a) ¿Cuál de los modelos anteriores se ajusta más a sus
características personales? b) ¿Tiene usted otra forma de estructurar su agenda?

En cuanto a la estructuración de agendas de trabajo debo decir que por las características de mi
trabajo he tenido que trabajar con agenda des de hace un poco mas de 5 años, en realidad la
tecnología nos trae esta ayuda y en mi caso siempre utilizo la corporativa que es la que trae
consigo el Outlook; se tienen programadas algunas para todo el año que se agendan iniciando y
hay algunas otras que se agendan en el transcurso del mes y de la semana y también sobre el
mismo Outlook se maneja sobre la misma agenda las actividades diarias para evitar tener varias
actividades sobre la misma hora o simplemente no asistir o atender alguna actividad por que se
esta realizando otra.

6. Reflexione sobre el contenido del último epígrafe y la forma en que puede mejorar la
organización del tiempo. ¿Cuáles de estos organizadores del tiempo usted prefiere?
Analice las ventajas y desventajas que tiene esta forma más utilizada por usted ¿Qué
puede hacer para perfeccionar la forma de organizar el tiempo de trabajo?

Bueno, como mejorar la organización del tiempo, considero que podría ser propender por que
las reuniones que son la actividad que mas consume mi tiempo de trabajo deberían ser menos,
mas cortas y productivas. De los organizadores de tiempo preferido por mí es aquel en el que
detalla la fecha, lugar y hora de la actividad, nombre de la actividad y duración de la misma, qué
ventajas tiene pues siempre se que actividad tengo pendiente, en el lugar fecha y hora y tema a
tratar para prepararlo, me informa que se están cruzando las actividades programadas para
reagendar o cancelar alguna que se considere de menor relevancia. Desventajas que pueda
tener no se quizás permita agendar muchas actividades muy juntas que puedan extenderse y
comenzar a incumplir. Para perfeccionar la forma de organizar el tiempo de trabajo
definitivamente considero que deben hacerse menos reuniones, más cortas y productivas.
7. Relee las reglas de oro del uso del tiempo que aparecen en este último epígrafe y
reflexiona sobre\: a) ¿Cree factible su utilización? b) ¿Qué podría enfrentar si las utilizas?

Leído y analizado el epígrafe sobre las reglas de oro de uso del tiempo creo que si es factible su
utilización, considero que los ejecutivos de grandes corporaciones lo utilizan y les permite ser
exitosos; que podría enfrentar si los utilizo, quizá muy buena percepción del algunos y de otros
algún tipo de rechazo por considerarse como engreída a esa persona pero sin lugar a duda quizá
el resultado mas importante de todo esto es que lograría ser mas exitoso en los resultados y
como un efecto colateral a esto obtener una mejor posición dentro de la empresa.

8. Suponga que usted dirige una organización que está próxima a concluir un período de
planificación estratégica, por lo que debe iniciar un proceso de rediseño de la estrategia a
seguir para los próximos 4 años, lo que implica redefinición de la misión, visión, objetivos
estratégicos, etc. a) ¿Cómo usted organizaría el trabajo del equipo? b) ¿Qué tipo de
reunión desarrollaría? c) ¿Qué técnicas de dinámica grupal emplearía para alcanzar los
objetivos propuestos?

Para redefinir el periodo de planificación de la empresa lo primero que se debe hacer es tener
claridad cuáles son las expectativas que tiene los socios de la empresa, a donde quieren llegar y
que tenemos para llegar a esa meta. Posteriormente se entraría a definir la misión, visión y los
objetivos estratégicos de la organización de la organización este trabajo se debe realizar con los
empleados de la parte administrativa; esta misión y visión deberá ser clara, concisa y alcanzable,
con los objetivos se debe poder llegar a cumplir la misión y visión tratadas.

La primer reunión a realizar es con los socios y/o dueños de la empresa, con el fin de establecer
y definir los lineamientos a seguir, posteriormente se programaría una segunda reunión con
todos los directivos de la empresa y se daría a conocer cuales son los lineamientos y exigencias
establecidos por los dueños de la empresa para construir la misión visión y objetivos para el
nuevo periodo, socializado el tema se dará un plazo prudente para ser analizados cada punto y
se programaría una tercera reunión en donde se conformaría la nueva misión, visión y objetivos
estratégicos de la empresa para su nuevo periodo.

Las técnicas o dinámicas grupales que utilizar serian el enfoque participativo en donde a cada
miembro integrante de la reunión se le otorgue una función como dirigente de grupo,
facilitador, registrador, miembro del grupo, controlador de tiempo, presentador, etc. Todos
deben tener una participación activa y productiva respetado los limites establecidos en un
comienzo de la reunión.

9. Reflexione\: a) ¿Qué utilidad les encuentra a esas recomendaciones? b) ¿Cuáles de las

recomendaciones anteriores tiene presentes al dirigir una reunión? c) ¿Qué problema
podría enfrentar si las utilizara?

Las utilidades que podemos encontrar a estas reuniones son que todos participan activamente
y se puede tener las ideas de todos por lo cual seguramente tendremos un gran abanico de
conocimientos, experiencia y conocimiento del funcionamiento de la empresa lo que nos
permitirá ser muy acertados.

Bueno al dirigir una reunión ponga en practica algunas de las recomendaciones como son
mantener los tiempos y temas establecidos al igual de mantener la participación activa de todos
los participantes, hay algo nuevo que estoy aprendiendo que me parece interesante y es el
asignar un rol distintos a los integrantes de la reunión como el controlador de tiempo, el director,
el presentador, etc.

Los problemas que podría enfrentar quizá sería el alargar demasiado las reuniones y no
concretar temas, mas aun cuando los grupos son demasiado grandes.

10. Deténgase un momento, reflexione acerca de los tipos de reuniones que usted dirige con
más frecuencia ¿Qué le aportó el texto para perfeccionar su método de dirección en las
reuniones?

Es muy claro que el texto me aportar muchos conocimientos muy interesantes de como llevar a
cabo una reunión aspectos como métodos participativos, otorgar a cada miembro del equipo
una función determinada dentro de la reunión, métodos de dinámicas de grupo, técnicas de
generación de ideas, técnicas concentradas en alcanzar consensos, técnicas concentradas en
organizar ideas.

11. Partiendo de las recomendaciones anteriores sobre lo que se debe hacer antes, durante y
después de las reuniones para aprovechar mejor el tiempo dedicado a esta actividad...
Reflexione sobre su participación en las reuniones e identifique los errores que de forma
más frecuente se cometen en ellas.

Bueno, los errores más frecuentes que se cometen en la reuniones son en primer lugar un
número excesivo de reuniones, reuniones en donde uno es citado a tratar temas en los cuales
uno no tiene ningún tipo de injerencia o participación, también hay reuniones en el cual en su
desarrollo encontramos que se tratan demasiados temas y esto hace que sean demasiado largas
y poco productivas, en las reuniones casi siempre intervienen activamente las personas que
tiene que ver con sus temas, los demás son o están muy pasivos mientras llega el tema de su
interés; otro error muy frecuente cuando se trata un tema específico es que son muy vacilantes
en la intervenciones de los participantes y no se concreta nada sobre el tema y la reunión
comienza a extenderse, también podemos encontrar que hay reuniones en donde se tratan de
solucionar temas con lluvias de ideas y se llena la reunión de un número muy grande de
propuestas pero no se llega a una conclusión de cual o cales son las que se definirán al final de
la reunión.
Referencias

1. https://www.google.es/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&uact=8&
ved=2ahUKEwjDrajm89LhAhXR1lkKHf4vBhMQFjACegQIBRAC&url=http%3A%2F%2Fthinkw
asabi.com%2Fwp-
content%2Fdownloads%2FLadronesTiempo.pdf&usg=AOvVaw2SMVKShCbWNQJu4o_jY3G
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