Unidad 1 / Escenario 1

Lectura Fundamental

¿Qué sería de un país sin PYMES

por falta de administración?

Contenido

1 Introducción

2 Desarrollo temático

3 Función Administrativa de Planeación

Palabras clave: Administración, niveles, funciones, roles, habilidades, planeación.

1. Introducción

¿Cuál es la importancia del rol del administrador en las PYMES? Esta es una de las primeras
preguntas que se hacen las personas (aunque no lo admiten en público) cuando llegan a una
posición gerencial: Y ahora, ¿qué tengo qué hacer?

El administrador da solución a problemas a partir del diagnóstico de hechos y situaciones

propias de la empresa, asigna en forma eficiente los recursos y planea y desarrolla estrategias
para su aplicación dentro de su marco de operación. Interesante, ¿verdad? ¿Tienen el tiempo
para planear, organizar, dirigir y controlar, desde la perspectiva clásica?

Si miramos a las PYMES y en particular a las pequeñas empresas una por una, podemos
comparar la administración de ellas con la navegación en el océano. Para llegar a su destino
el capitán debe tener un mapa o plan de ruta que determina las metas que la empresa ha
de perseguir, los productos o servicios que ha de proveer, a quién y a qué precio. Este plan
incluye la creación de una misión y una visión organizacionales que podrán ser convertidas
en tácticas específicas para obtener los objetivos de la empresa y aunque no se garantiza el
éxito, la ausencia de estos elementos tiene un impacto negativo, lo que genera bajos niveles de
productividad reflejados en pérdidas.

¿Cómo mejorar la gestión en las PYMES? Un buen modelo administrativo orientado a crear las
condiciones que permitan al emprendedor hacer realidad sus sueños y avanzar dentro de ellos.

En síntesis, hay que hacer bien lo fundamental para abrir las puertas, lo que significa ser:
Eficaces: alcanzar los resultados; eficientes: alcanzar los resultados con el mínimo de recursos
posibles y en coherencia con las exigencias del cliente; efectivos: combinar eficacia con
eficiencia y encontrar en el día a día las mejores metodologías para generar mejores resultados.

2. Desarrollo temático
2.1 Administración para los tiempos modernos con énfasis en las PYMES
2.1.1 ¿Qué es la Administración?
¿Sabías que el éxito empresarial depende de cómo se administre una empresa? ¿Y que un
manejo deficiente de sus recursos como el capital, tiempo, lugar y personas impacta en forma
negativa a la organización hasta terminar con su supervivencia? Por lo anterior la administración

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se define como una ciencia social que se encarga de planear, organizar, dirigir, integrar personal
y controlar los recursos financieros, materiales, de información, económicos y su capital
humano para producir resultados en forma eficaz, eficiente y efectiva.

Como explica Julián Domínguez presidente de la Confederación Colombiana de Cámaras de

Comercio en la revista DINERO:

“No cabe duda sobre la importancia de las Pymes en nuestro país. Las micro, pequeñas
y medianas empresas son fundamentales para el sistema productivo colombiano, como
lo demuestra el hecho de que, según el Registro Único Empresarial y Social (Rues),
en el país 94,7% de las empresas registradas son microempresas y 4,9% pequeñas y
medianas".

Entonces, ¿cómo administrar las PYMES y evitar frases como: una mala administración lleva al
fracaso de un negocio? Algunos emprendedores se quedan solo con saber hacer muy bien un
oficio y olvidan la necesidad de conocer cómo se crea y se desarrolla una empresa, lo que lo
convierte, como coloquialmente se dice, en un todero, quien debe asumir todos los roles.

Ser empresario es muy distinto a saber desempeñarse bien en

una actividad; no se nos enseña a generar ideas de negocios
orientadas a desarrollar PYMES, con lo que se conduce a un
desenfoque aunado a la ausencia de relaciones de autoridad y
como consecuencia una administración tan compleja que se
desata en el autoempleo con una fuerte dependencia.

¿Cómo ayudar a lograr una gestión eficaz y adquirir las habilidades necesarias para un mejor
desempeño de su negocio? La administración abarca toda la organización y su entorno, por
ello todos deben considerarse administradores, siendo necesario conocer y comprender los
beneficios de una buena administración y el entorno en que operan.

A propósito, ¿Sabías que en las organizaciones indistinto de su forma jurídica y tamaño hay
información que orienta la identificación del perfil adecuado?

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A continuación, se representa información para dar respuesta a estos interrogantes y utilizar los
atributos naturales de la administración en la gestión con efectividad. Veamos con qué cuentan
las empresas:

2.1.2 Niveles gerenciales

Cada trabajo gerencial tiene un alcance o rango de responsabilidad que está definido en
términos del enfoque de sus deberes y de las relaciones de trabajo dentro de la organización.
(Robbins, 2005, p. 6)

• Dirección funcional o de línea. Las personas ubicadas en este nivel, tienen la

responsabilidad de orientar a sus equipos de trabajo y encauzarlos a los fines de la
organización. Ejemplo de estos roles son cargos de directores o coordinadores de las
áreas de la empresa.

• Dirección media. Las personas ubicadas en este nivel tienen por responsabilidad
agrupar y coordinar los esfuerzos de varios departamentos de diversas especialidades.
Ejemplo de estos cargos son los gerentes a nivel regional.

• Dirección general. Las personas en este nivel so n responsables del rumbo de la

empresa al establecer las estrategias y coordinar los resultados en forma conjunta.

Figura 1. Niveles gerenciales

Fuente: Elaboración propia

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 2.1.3 Funciones del administrador

Unas de las debilidades en la administración de PYMES es no encontrar respuesta a sus

problemas y la inhabilidad del administrador para ejecutar la planeación, organización, dirección
y control, al desconocer qué define cada función. El siguiente esquema muestra la dinámica
de una buena administración dentro del marco de las funciones administrativas, cuyo flujo de
actividades deben estar engranadas para producir resultados mediante al aprovechamiento
de sus recursos. Cada fase cuestiona el hacer de un directivo y sus respuestas lo ubican para
lograr ser eficiente mediante un proceso cíclico y dinámico en permanente ajuste frente al
cambio.

Figura 2. Proceso administrativo

Fuente: Elaboración propia

El administrador cumple con ciertas funciones, entre las cuales tenemos:

• Planear: Todo administrador requiere prever, y prever es planear, para apoyarse en

acciones anticipantes y lograr los objetivos.

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 • Organizar: A partir de la planeación se ordenan las actividades de tal forma que se
permita establecer programas de trabajo que se consolidan en un cronograma de
actividades. Con estos cronogramas se identifican los recursos necesarios y requeridos
por las personas para que puedan desempeñarse de acuerdo con la asignación de
tareas; lo que a su vez sirve de herramienta de planeación y control.

• Integrar: De acuerdo con el ordenamiento anterior se podrá saber el número de personas

que se han de ocupar en la estructura de la empresa y sus perfiles, para proceder a la
convocatoria y selección del personal que realizará las actividades.

• Dirigir: Debe haber una única cabeza capaz de lograr encauzar los esfuerzos de la
gente a un objetivo común, para ello es necesario contar con un líder que influya en las
personas para trabajar en alineación con los propósitos de la organización, antes de
motivarlos. Una de las tareas del director será identificar qué tan motivadas están las
personas, respuesta que se obtendrá a partir del "gusto" que sienten las personas por su
trabajo.

• Controlar: Toda acción que se convierta en un plan debe ser administrada, es decir,
monitoreada mediante indicadores, que, como su nombre lo dice, indican cómo vamos
en el proceso, para realizar ajustes que permitan su adaptación. La función de control
está estrechamente ligada a la función de planeación, por lo que al administrar el
proceso se cotejan estas dos funciones para medir así el éxito empresarial. Al requerir
reformular los planes en función de los cambios del entorno, se obliga a realizar
ajustes para re direccionarlos; al no tener que reformular, se confirma que no se hace
seguimiento.

2.1.4 Los roles de los administradores

Uno de los errores del administrador es pensar que solo deben dedicarse a planear, organizar,
dirigir y controlar. Según Henry Mintzberg (1939), un buen administrador de PYMES no solo
ejecuta dichas funciones, sino que juega unos roles (agrupados en categorías) que demandan
tiempo y hacen que desarrolle ciertas competencias de actuación para un desempeño exitoso,
las cuales son:

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 • Roles interpersonales: Forma de relacionarse con su entorno y responder a él. Dentro
de estos roles están: el representante (que participa en diferentes actos ceremoniales
para realzar su imagen; el líder (que influye en las acciones de los demás para obtener
resultados); el enlace (que lleva a cabo la conectividad e interacción con su entorno).

• Roles informativos: Se relacionan con el manejo de la información para realizar sus

tareas efectivamente. Algunos de estos roles son: vocero, diseminador, clarificador.

• Roles decisorios: Constituyen la responsabilidad para procesar información, analizar

las situaciones y tomar las decisiones requeridas. Ejemplos de estos son: emprendedor,
manejador de crisis, repartidor de recursos y negociador.

Figura 3. Los roles de los administradores según Henry Minzberg

Fuente: Elaboración propia

2.1.5 Habilidades del administrador

Dentro de un marco ético todo propietario requiere desarrollar competencias en todos los
niveles de la organización para administrar las PYMES, su capacidad de liderazgo genera altos
compromisos con la empresa y la sociedad en la que se desenvuelve. Por este motivo es
necesario desarrollar habilidades de conceptualización: apropiación de conceptos para abordar
problemas y relacionar las variables dentro del ambiente en que operan y definir su situación
actual; razonamiento crítico: capacidad para evaluar alternativas y tomar decisiones; técnicas:
herramientas para aplicar a un área específica que apoyen y fortalezcan la organización.

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En resumen, ¿de qué le sirve a un administrador de PYMES lo anterior? Ese panorama refleja
la necesidad de tomar en serio la administración y relación con sus componentes para que las
PYMES puedan hacer frente a las grandes empresas, entendiendo la importancia de integrar
esta información para descubrir y construir los perfiles acordes a los contextos articulados, para
alcanzar los objetivos en equilibrio con el uso de los recursos.

3. Función administrativa de planeación

Es la función administrativa que permite identificar y diseñar las actividades que son necesarias
para obtener los objetivos de una organización. Este proceso se lleva a cabo mediante
diferentes tipos de planes, que conducen a una organización a obtener una visión inspiradora
del futuro, involucrando cursos de acción para dar respuesta a preguntas sobre el mapa guía de
toda actividad empresarial, a saber: ¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿con quién?, ¿recursos?,
¿por qué? y ¿para qué?

3.1 Importancia de la planeación

¿Por qué propietarios de pequeñas y medianas empresas deben preocuparse por la planeación?

• Proporciona un mapa de ruta para encauzar esfuerzos y alcanzar en forma conjunta los
objetivos a corto, mediano y largo plazo.

• Crea las bases necesarias para la coordinación de un amplio conjunto de actividades de

la organización.

• Permite pensar hacia adelante y considerar las necesidades futuras de recursos.

• Les permite a los gerentes estar alerta a las oportunidades y amenazas potenciales que
pueda enfrentar la organización en el corto y largo plazo.

• Sirve de base para el control de los procesos y del progreso de una empresa.

• Favorece el crecimiento de la organización al optimizar sus recursos y mitigar el riesgo.

Reconocer los tipos de planes resulta un apoyo para una planeación exitosa, veamos:

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3.2 Tipos de planes

• Meta: Lo que se desea conseguir a corto plazo. Valores específicos por unidad de
tiempo.

• Objetivo: Lo que se desea conseguir en el largo plazo. Dimensiones genéricas que

orientan la actuación (ventas, utilidades, participación).

• Misión: Razón de ser de la empresa, determina el porqué de la organización e involucra

tres elementos: clientes, personal de la organización y proveedores.

• Visión: Es la definición en tiempo, es decir, lo que quiere la organización alcanzar, sus

sueños en términos del qué y cuándo.

• Valores: Elementos y principios en los cuales cree la empresa y que procura cumplir. Son
la base de construcción de cualquier organización. Como ejemplo de estos principios
tenemos la responsabilidad, la calidad, el trabajo de equipo, la puntualidad, la honestidad,
entre otros. ¿Y estos principios quién los define? La organización y los acomoda a cada
uno de los miembros.

• Políticas: Normas que "debe" cumplir y hacer cumplir una organización para lograr los
resultados.

• Estrategia: Las tareas o actividades que se han de desarrollar para alcanzar los
objetivos; responden al cómo.

• Presupuesto: Evaluación económica; expresar en dinero el costo de actividades.

• Programa: Reúne un conjunto de actividades diseñadas para cumplir con un grupo

específico de objetivos.

• Regla: Norma de carácter obligatorio.

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3.3 Niveles de la planeación
La planeación estratégica: Proceso de largo plazo que se encarga de la formulación,
implementación y administración del plan con el que se puede medir el éxito organizacional.

La planeación táctica: Proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano.

La planeación operativa: Proceso de ejecución del trabajo por medio de una micro planeación
de carácter inmediato.

A continuación, se presenta una tabla descriptiva de los niveles de la estrategia con su enfoque,
responsables y horizonte para su ejecución.

Tabla 1. Niveles de la estratégica

Enfoque Detalle Participantes Horizonte

Estrategia Desarrollar una mezcla Extenso Junta directiva 5-10
corporativa de unidades de negocio años
Ejecutivos de alto
que cumplan con los
nivel
objetivos de crecimiento
y rentabilidad de la
empresa.
Estrategia de Desarrollar y mantener Específico Ejecutivos de alto 1-5 años
negocios una ventaja competitiva del negocio nivel
distintiva que asegure el
Gerentes de unida-
éxito de la empresa.
des de negocio
Estrategia Desarrollar planes de Específico Gerentes medios 1-2 años
funcional acción que aseguren de la fun-
Gerentes regionales
que las estrategias ción
corporativas y de Gerentes funciona-
negocios se lleven a les
cabo.
Fuente: Elaboración propia

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Referencias
Koontz. H. (2012). Administración. Una perspectiva global y empresarial. Ciudad de México:
McGraw-Hill.

Hellriegel, D.; Jackson, S. E., y Slocum, J. W. (2002). Administración. Un enfoque basado en

competencias. Ciudad de México: Thomson.

Münch, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo.

Ciudad de México: Pearson.

Ramírez, C. (2005). Fundamentos de administración. Bogotá: Ecoe.

Robbins, S. y Coulter, M. (2005). Administración. Ciudad de México: Pearson. Recuperado de

http://dle.rae.es/?id=0mFlSCm

Fuentes complementarias
Hodge, B. J.; Anthony, W. P., y Gales L. M. (2003), Teoría de la organización: un enfoque
estratégico. Madrid: Prentice Hall.

Bernal, C. (2007). Introducción a la administración de las organizaciones. Ciudad de México:

Pearson.

Lista de referencias de figuras

Fig. 2 Proceso Administrativo (s.f). Recuperado de http://image.slidesharecdn.com/procesoad-
ministrativo1-copy-110208154810-phpapp01/95/proceso-administrativo-3-728.jpg?cb=1363449

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Proceso Administrativo

Unidad 1: La administración en la empresa para los

tiempos modernos con énfasis en la administación de
PYMES - planeación

Escenario 1: Administración en tiempos modernos con

énfasis en PYMES

Autor: Ángela Cristina Ochoa Serrano

Asesor Pedagógico: Diana Marcela Díaz Salcedo

Diseñador Gráfico: Kevin Mauricio Ramírez Corredor

Asistente: Leidy Alejandra Morales

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

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