CORPORACION YOMA

INICIATIVA CASA ACOGEDORA

Informe de Gestión
Setiembre2018/Febrero2019

Marzo 5 de 2019
Desde su constitución la Corporación una entidad legalmente constituida
con el propósito

Es importante para la organización en este informe, dejar las bases

conceptuales para lograr una mejor manera de comprensión sobre su
presentación

La Corporación considera que la GESTION de proyectos se sustenta en dos

procesos fundamentales: el primero, la GESTIÓN MISIONAL, orientada al
fortalecimiento del “deber ser” de cada una de las iniciativas y el segundo,
la GESTIÓN ADMINISTRATIVA, que involucra todos los procesos de soporte a
la gestión misional, que se pueden identificar en 8 subprocesos de gestión:

 Documental. La gestión documental es el proceso conducente al

manejo adecuado de documentos, entendidos por la corporación
como “el registro de información producida por un organismo en
razón de sus actividades” (Parágrafo, Artículo 3, Acuerdo
Reglamentario UER-AG-CYO-16/02 de la Corporación YOMA); y que,
según la Ley 594 del 2000, los clasifica en Producción, Recepción,
Distribución, Tramite, Organización, Consulta, Conservación y
Disposición Final.
 Comunicaciones. La gestión de la comunicación es el proceso que
conlleva todo el manejo de la producción de contenido y su
respectiva divulgación y posicionamiento. Según el Título I del
Acuerdo UER-AG-CYO-16/03 de la corporación, son competencia de
este proceso: “Determinar políticas de comunicación (…), desarrollar
procesos e instrumentos para el flujo comunicacional (…), crear y
diseñar imagen (…), coordinar los medios comunicativos oficiales (…),
producir contenidos, elaborar piezas de divulgación y establecer
política de estilo (…)”. Además, también hacen parte de este proceso
el posicionamiento estratégico de marca.
 Financiero. La gestión financiera es el proceso conducente a brindar
herramientas y datos pertinentes para una toma de decisión mas
certera y confiable, además de administrar los recursos para asegurar
un manejo adecuado, la suficiencia, el flujo de estos dentro de
cualquier organización o proyecto. Como proceso de soporte se
encarga de gestionar el presupuesto, proyecciones financieras,
desarrollo de estrategias y ejecución.
 Contable. La gestión contable es el proceso por el cual se hace un
tratamiento correcto de la ejecución financiera y su respectiva
organización, gestión de soporte y registro para su divulgación. Según
las normas internacionales y nacionales todas las personas jurídicas
 están obligadas a llevar contabilidad, además de las personas que
hagan recaudos a terceros.
 Jurídico. El proceso de gestión jurídica busca proporcionar el soporte
legal, conducente a articular las acciones en el marco de la
legislación actual tanto externa como interna. Las acciones concretas
de este proceso, son la asesoría jurídica, acompañamiento para la
elaboración y diligenciamiento de documentos legales como
contratos, convenidos, actas de afiliación y otros documentos
especiales.
 Movilización de Recursos. Es el proceso que conlleva a la gestión de
recursos necesarios para la operación efectiva y suficiente de
cualquier tipo de acción. La gestión de la movilización de recursos se
encarga de las estrategias de relacionamiento público, convenios,
captación de donaciones u otras acciones que conllevan a la
adquisición de recursos de fuentes diversas para la operación de las
iniciativas.
 Talento Humano. La gestión del Talento Humano es el proceso
conducente al mejoramiento, incremento, articulación, cualificación
del talento humano de un proyecto, además de todas aquellas
acciones conducentes a su bienestar
 Logística. El proceso de gestión logista es las actividades a la
operación

Tomando como base esta claridad, este informe de gestión esta

desarrollado con base en cada uno de los procesos de soporte
administrativo.
ESTADO CERO.
Situación Inicial de la Iniciativa CASA
ACOGEDORA
La participación activa de la Corporación YOMA en la Iniciativa CASA
ACOGEDORA, empezó formalmente el 1 de septiembre de 2018, como
respuesta a la Afiliación de CARLOS EDUARDO JIMENEZ a la organización
según Acta AVI-DG-CYO-18/021, formalizada el 23 de Mayo de 2018 y luego
de un diagnostico que realizo la profesional XIMENA RUEDA RODRIGUEZ, que
presentó sugerencias respectivas al fortalecimiento del proyecto, las cuales
fueron tomadas en cuenta y socializadas en dos jornadas de trabajo ante
los padres adscritos a la iniciativa en el mes de octubre 2018. La intervención
de la corporación se clasificó en dos momentos, el primero una Fase de
Transición, cuyo objetivo sería empezar a proporcionar el soporte
administrativo a realizar durante el periodo comprendido entre septiembre
a diciembre 2018 y una Fase de Operación a partir del 2019 conducente al
mejoramiento y operación del proyecto.

A continuación, presentamos el estado cero de la iniciativa, según la tabla

de subprocesos del soporte administrativo mencionado al inicio de este
documento:
Sub proceso

 La iniciativa no cuenta con un sistema de

archivo, ni gestión documental.
DOCUMENTAL  Se reportan algunos documentos
pertenecientes a algunas familias adscritas
al proyecto.
 La información es manejada de manera
informal y personal. Fluye a través de un
canal digital en la plataforma WHATSAPP
desde una cuenta personal.
 La iniciativa posee un logo que se utiliza en
algunas piezas.
COMUNICACIONES
 No existe producción de contenidos a
excepción de dos videos que se encuentran
circulando en la plataforma YOUTUBE,
realizados con anterioridad a la intervención
de la corporación.
 No posee ningún tipo de plataforma digital.
 La iniciativa no presenta ningún tipo de
instrumento de planeación financiera.
 Se reportan datos de gastos, ingresos,
FINANCIERO deudas, de manera informal.
 No se reportan las reservas del personal de
trabajo por nomina respecto al pago de
cesantías y vacaciones
  Ingresos registro manual física sin proceso
de sistematozacion ni seguimento
 Fluctuación de tarifas
CONTABLE  No existe contabilidad.
 Los niños no poseen ningún tipo de
seguridad a sus riesgos personales.
 El personal de cocina no posee ningún tipo
de contratación. Reciben un pago como
prestación de servicios.
 El personal complementario no posee
JURÍDICO
seguridad social
 No existe una relación jurídica con las
familias, en algunos casos se reportaron
algunos pagares.
 No existe ningún contractual con el personal
complementario
 La iniciativa reporta una comunidad de 34
familias vinculadas
 La iniciativa reporta la vinculación de un
TALENTO HUMANO
personal de planta clasificado en área de
alimentos (2), maestras (3), personal
complementario sin definir.
 La iniciativa no posee ninguna fuente de
captación de recursos, fuera de los ingresos
percibidos por aportes de las familias
vinculadas.
MOVILIZACION DE RECURSOS  El septenio dos por medio de una iniciativa
de emprendimiento desarrolló una
estrategia de captación de recursos
monetarios, dirigidos al desarrollo de la casa
del árbol.
 Se percibe una concentración total de las
LOGISTICA acciones de la iniciativa en cabeza de
CARLOS JIMENEZ.
OBSERVACIONES FINALES
CASA ACOGEDORA, es una iniciativa que presenta un alto índice de innovación,
su propuesta de valor centrada en la educación alternativa, es una oportunidad
real y significativa a las necesidades que exige la población actual, su
aceptación social puede ser un éxito, sin embargo, carece de un soporte
Administrativo total, lo que la expone a un alto de grado de vulnerabilidad,
informalismo, centralización, falta de planeación, que podría conducirla por un
camino de prácticas incorrectas condenándola a un fracaso prematuro.
INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CASA ACOGEDORA
1. GESTION DOCUMENTAL
 2. GESTION DE LAS COMUNICACIONES

El departamento de comunicaciones soporta los procesos relacionados con

la promoción y fortalecimiento de la imagen corporativa a nivel interno y
externo. A lo largo de aproximadamente 5 meses trabajando en Casa
Acogedora, en la búsqueda de un plan de mejoramiento y posicionamiento
de la marca dentro de nuestra ciudad, hemos intentado crear una
propuesta innovadora, con la posibilidad de brindarle al usuario una nueva
mirada frente a lo que se conoce como educación en nuestro país.

Por lo anterior nuestro reto es crear modelos de comunicación que se

adapten a las exigencias del mundo contemporáneo, en donde su acción
está ligada en mayor medida a las nuevas tecnologías y los medios sociales
que generen efectividad y sobretodo construyan redes de acción, para la
creación de lenguajes comunes con el otro. Así mismo promoveremos
diversas plataformas y dispositivos que generen interactividad y dialogo real
con nuestros usuarios, con el objetivo de desarrollar una comunicación
transmedia que llegue a promover sentimientos, conciencia colectiva y un
nuevo sentir frente a nuestra apuesta con Casa Acogedora. A continuación
encontramos las actividades realizadas en el área de comunicaciones.

2.1. Diseño Manual de Identidad Corporativa:

La creación de un manual de identidad visual es un documento que

sustenta las líneas de acción frente al diseño y utilización de la imagen de
un proyecto a nivel interno y externo. Este diseño es primordial, brinda no
solo marca propia sino también el punto de partida en la búsqueda de un
plan de comunicación de forma individual. Este manual se convierte en un
conjunto de normas a seguir en el proceso de difusión e impresión de cada
una de las piezas comunicativas sobre todo las que requieren publicación.

La primera actividad realizada es la asignación de un manual de identidad

visual. El manual describe todos los aspectos de orden gráfico, llevando una
línea diferencial con otras marcas razón por la cual crea no solo reglas
específicas frente a su uso sino también sus posibles variaciones. Teniendo
en cuenta las características del manual de identidad visual, en Casa
Acogedora se buscó dar precisa y adecuadamente una propuesta gráfica
adaptada a los planteamientos conceptuales y teóricos que sostiene la
iniciativa.

2.2. Creación de Plataformas para Comunicación Digital

La comunicación digital es el proceso de creación, intercambio y difusión

de información y conocimiento que hace uso de las tecnologías y
herramientas digitales puestas a nuestra disposición. Reconocemos su valor,
intentado estar a la vanguardia y las necesidades del medio con el fin de
contribuir a la consolidación de nuevos escenarios de interactividad con
aquellas personas u organizaciones interesadas en nuestros servicios.
Estas plataformas tienen un rol fundamental en la comunicación externa de
la organización, su funcionamiento brinda la posibilidad de que día a día los
proyectos sean conocidos por más personas. Estas deben mostrar la esencia
de lo que es Casa Acogedora, es nuestra carta de presentación para las
comunidades virtuales.

A continuación, mostraremos las plataformas que a la fecha han sido

creadas por la corporación.

Página Web:

Es la máxima carta de presentación del proyecto Casa Acogedora en

sus procesos de comunicación externa. Su estructura le brinda al usuario
una luz frente a nuestras formas de operar y nuestros objetivos como
comunidad. Actualmente se encuentra en sus últimas fases de creación,
por lo que esperamos que este en totalidad el 15 de marzo de 2019.

Facebook:

Es la plataforma más utilizada en procesos de difusión de servicios de la

Casa Acogedora. Su funcionamiento se ha visto coartado por distintas
actividades a nivel interno que no han permitido sacarle mayor
provecho. Sin embargo, ha sido la red social con mayor interactividad
llegando a aproximadamente 9.000 personas de alcance en algunas de
sus publicaciones.

Esta red social debe ser fortalecida con diversidad de contenido,

teniendo en cuenta las necesidades del proyecto, de allí la idea de
 incorporar en el equipo una persona encargada específicamente de
este rol en nuestro departamento. Debe ir enlazada a la página web,
creando así conexiones diversas con los contenidos de cada proyecto.

Las publicaciones en esta plataforma pueden ser: Videos, Fotografías,

artículos, enlaces de interés etc.

Instagram:

Es la red social con mayor cantidad de contenido informal, su uso pretende

ganar seguidores a partir de estrategias de imagen visual como fotografías
y videos. Igualmente es una plataforma que implica un trabajo de Comunity
Manager, enfocado específicamente en esta área.

Se realizo la creación de esta plataforma el mes de diciembre de 2018 y a

la fecha tenemos aprox 60 seguidores.
 Youtube:

Es una plataforma para compartir videos. En Casa Acogedora

consideramos los contenidos audiovisuales como un mecanismo esencial
para generar mayor impacto en las comunidades.

2.3. Diseño de Contenido para Pagina Web

En la búsqueda por empezar a fortalecer los procesos de comunicación

digital, La Casa Acogedora ha trabajado en la adecuación de la página
web corporativa, correspondiente a todo su trabajo en iniciativas de distinta
índole, aquí se encontrará toda la información sobre afiliados, familias
adscritas y las noticias del proyecto.

El departamento de comunicaciones diseño el contenido escrito y

selecciono las imágenes específicas para cada una de las secciones que
hacen parte del sitio web. En un trabajo colaborativo con el equipo de
diseñadores se espera tener lista esta página el 15 de marzo.

2.4 Diseño de Piezas Comunicativas para redes sociales, difusión e

impresión.

A continuación encontraremos las piezas comunicativas diseñadas

para el proyecto Casa Acogedora:
- Vacaciones Creativas

-Seminario de Educación
Alternativa
 - Difusión Inscripciones

- Poster Navidad -Obra Teatro Musical

 - Diseño e Impresión de Volante con la Ruta de Aprendizaje de Casa
Acogedora

2.5 Manejo de Redes Sociales, Difusión y Alcance.

Como lo mencionamos anteriormente se hace necesario fortalecer este

aspecto en la consolidación de la imagen corporativa de Casa
Acogedora, sin embargo, haremos un recuento de las publicaciones más
exitosas y su alcance.

Facebook: 200 seguidores Aprox.

Instagram: 60 Seguidores Aprox.

Con oportunidad de crecimiento en la consolidación de una propuesta

y manejo riguroso.

Seminario de Educación Alternativa

 Personas Alcanzadas: 7.353
personas

Conversaciones: 6

Me gusta: 32

Compartido: 36 veces

- Inscripciones Casa Acogedora

Personas Alcanzadas: 8.896 personas

Conversaciones: 29

Me gusta: 58

Compartido: 33 veces
- Recuento de algunas de las publicaciones realizadas:
Alcance Promedio: 300 personas
Promedio Me Gusta: 15 personas
Promedio de veces compartida: 15 veces
2.6 Calendario de Trabajo Casa Acogedora año 2019:

El presente calendario contiene las actividades que se llevarán a cabo a

partir del mes de marzo con el apoyo del equipo de comunicaciones de
la Corporación YOMA.

Reconocemos el valor de la comunicación transmedia en la búsqueda

del posicionamiento de la marca de Casa Acogedora. Dichas acciones
serán nuestra forma de contarle a nuestros seguidores, afiliados y posibles
aliados la propuesta pedagógica que sostiene el proyecto.

Estas serán las principales publicaciones:

- Publicación General dentro de las instalaciones de Casa Acogedora

- Artículo
- Video Familia
- Conferencia
 FECHA DE FECHA
ENTREGA PUBLICACIÓN
Marzo-GLOBAL
Publicación Casa acogedora sobre el 11 de marzo 18 de febrero
tema
Publicación Articulo Global 11 de marzo 22 de marzo
Video Familia 18 de marzo 25 de marzo
Conferencia 21 de marzo 29 de marzo
ABRIL-LIBERTAD
Publicación Casa Acogedora sobre el 29 de marzo 1 de abril
tema
Articulo Libertad 29 de marzo 8 de abril
Video Familia 8 de abril 15 de abril
Conferencia 15 de abril 26 de abril
MAYO-COMUNIDAD
Publicación Casa Acogedora tema 29 de abril 6 de mayo
Articulo Comunidad 6 de mayo 13 de mayo
Video familia 13 de mayo 20 de mayo
Conferencia 20 de mayo 31 de mayo
JUNIO-VOLUNTAD
Publicación Casa Acogedora tema 31 de mayo 3 de junio
Articulo Voluntad 3 de junio 10 de junio
Video familia 10 de junio 17 de junio
Conferencia 17 de junio 28 de junio
JULIO-ARMONÍA
Publicación Casa Acogedora tema 28 de junio 1 de julio
Articulo Armonía 1 de julio 8 de julio
Video Familia 8 de julio 22 de julio
Conferencia 22 de julio 2 de agosto
AGOSTO-RESPETO
Publicación Casa Acogedora tema 2 de agosto 5 de agosto
Articulo Respeto 5 de agosto 12 de agosto
Video familia 12 de agosto 19 de agosto
Conferencia 19 de agosto 30 de agosto
SEPTIEMBRE-SALUDABLE
Publicación Casa Acogedora tema 30 de agosto 2 de
septiembre
Articulo Saludable 2 de 9 de
septiembre septiembre
Video Familia 9 de 16 de
septiembre septiembre
Conferencia 16 de 27 de
septiembre septiembre
OCTUBRE-SOLIDARIDAD
Publicación Casa Acogedora tema 27 de 7 de octubre
septiembre
 Articulo Solidaridad 7 de octubre 14 de
octubre
Video familia 14 de 21 de
octubre octubre
Conferencia 21 de 1 de
octubre noviembre
NOVIEMBRE-FELICIDAD
Publicación Casa Acogedora tema 1 de 4 de
noviembre noviembre
Articulo felicidad 4 de 11 de
noviembre noviembre
Video Familia 11 de 18 de
noviembre noviembre
Conferencia 18 de 29 de
noviembre noviembre

2.7 Diseño Boletín Informativo Yoma:

La creación de este boletín pretende dar a conocer todos los procesos

que se llevan a cabo al interior de la organización en pro de fortalecer
los distintos proyectos. Se realizara la publicación mensual con las noticias
más importantes y la información de nuestro estado actual.
 2.8 Contratación Fotografía Profesional
Se firmó un contrato con una compañía de diseño y fotografía
profesional, la cual hizo el respectivo estudio para la Casa Acogedora
con 20 fotografías pensadas para su publicación en redes sociales y
página web.

Dificultades Presentadas

En YOMA consideramos esencial cada área de soporte administrativo

para el hacer y el cumplimiento de nuestros objetivos. Por esta razón
manifestamos nuestra incomodidad frente a las dificultades que se
han presentado respecto al reconocimiento de nuestro
departamento y su trabajo a lo largo de estos meses. De manera
atenta quisiéramos sugerir mayor respeto por los procesos de
 comunicación interna y externa que han contribuido
considerablemente al posicionamiento de la imagen del proyecto
Casa Acogedora.

- En primera instancia no se han seguido los procesos y el

conducto regular que velan por fortalecer la comunicación interna
de la corporación. Se hace necesaria la adecuada utilización del
lenguaje, el envío de correos y la realización de documentos formales
para la solicitud de algún trámite interno.

- En segundo lugar no se pudo ejecutar el plan de

comunicaciones para el año 2018 por el retraso en la entrega de
artículos para la ruta de aprendizaje, esto impidió que empezáramos
a mover esta estrategia y nos vimos obligados a replantearla.

- La utilización del whatsapp como medio de comunicación

principal entre el proyecto y la Corporación ha dificultado la
comunicación interna. Se hace necesario crear lenguajes y
mecanismos de comunicación formal que no interfieran en las
relaciones

Recomendaciones:

Consideramos las comunicaciones como un aspecto primordial en el

cumplimiento de nuestras metas, por ello sugerimos a toda la comunidad
estar a disposición y construir colectivamente frente a las estrategias que
se formulen en dicho departamento.

La adecuación y fortalecimiento del área de comunicaciones requiere

de un proceso formal que funciona en la medida que la plataforma web
este en su correcto funcionamiento y se definan tareas específicas, por
lo tanto, se hace necesario consolidar un equipo que apoye esta área
en sus diversas tareas.

Por otro lado, se hace necesario respetar los procesos de comunicación

y calendarios realizados para las publicaciones de la Casa Acogedora,
haciendo especial énfasis en la publicación de los artículos de la ruta de
aprendizaje, la cual se vio seriamente afectada por un atraso en la
entrega. Es de resaltar que llegaron 5 de los artículos, los cuales se
corrigieron y el único que tuvo un retraso de casi dos meses fue el global,
que sería el primero en publicarse y brindaba la directriz y el punto de
partida para los demás. Por esta situación la Corporación se vio obligada
a replantear el plan de trabajo, y así mismo diseño un proceso mucho
más riguroso que sugiriera mayor entrega, compromiso y respeto por el
departamento de comunicaciones de la organización.
3 GESTION FINENCIARA
4 CONTABLE
 5. JURIDICA

La gestión documental se establece

Actividades
Asesoría en el soporte jurídico del proyecto

Revisión documental de formatos (contratos, convenios, ordenes de

prestación de servicio)
5 MOVILIZACIÓN DE RECURSOS
6 GESTION DEL TALENTO HUMANO
7 GESTION LOGISTICA
 ESTADO DE RESULTADOS 2019

PROCESO ESTADO INICIAL / SEP 2018 ESTADO ACTUAL / FEB - 2019

 La iniciativa no cuenta con un  La iniciativa cuenta con un
sistema de archivo, ni gestión profesional asignado a este
documental. componente.
 Se reportan algunos  Se desarrollaron formatos e
documentos pertenecientes a instrumentos estándar.
DOCUMENTAL
algunas familias adscritas al  La iniciativa cuenta con una
proyecto. gestión documental
oportuna.
 El proyecto cuenta con un
archivo de gestión.
 La información es manejada  La iniciativa cuenta con un
de manera informal y personal. profesional asignado a este
Fluye a través de un canal componente.
digital en la plataforma  Se diseña y desarrolla manual
WHATSAPP desde una cuenta de identidad visual.
personal.  La iniciativa cuenta con las
 La iniciativa posee un logo que plataformas digitales para
se utiliza en algunas piezas. comunicación digital: Pagina
 No existe producción de Web, redes sociales
contenidos a excepción de dos (Facebook, Instagram), Canal
videos que se encuentran de Youtube.
circulando en la plataforma  Se crea un banco de 18
YOUTUBE, realizados con fotografías profesionales.
anterioridad a la intervención  Se desarrolla la Impresión de
de la corporación. tarjeta de presentación
COMUNICACIONES
 No posee ningún tipo de personal y volantes la
plataforma digital. iniciativa
 Se diseñan piezas
comunicativas: afiches,
posters, notas.
 Manejo de redes sociales,
difusión de piezas
comunicativas.
 Creación del calendario
editorial para trabajo
comunicaciones 2018 y 2019.
 Corrección de artículos para
publicación en redes sociales.
 Mantenimiento y soporte de
respuesta digital.
  La iniciativa no presenta  La iniciativa cuenta con un
ningún tipo de instrumento presupuesto.
de planeación financiera. 
 Se reportan datos de gastos,
FINANCIERO ingresos, deudas.
 No se reportan las reservas
del personal de trabajo por
nomina respecto al pago de
cesantías y vacaciones
 No existe ningún instrumento 
de registro y contabilidad de
CONTABLE la iniciativa.
 No hay instrumentos
contables
 Los niños no poseen ningún  Todo el personal adscrito
tipo de seguridad a sus cuenta con una relación
riesgos personales. legal
 El personal de cocina no
posee ningún tipo de
JURIDICO
contratación. Reciben un
pago como prestación de
servicios.
El personal complementario
no posee seguridad social
 La iniciativa reporta una  Se cuenta en la actualidad
comunidad de 34 familias con 55 familias vinculadas a
vinculadas la iniciativa.
 La iniciativa reporta la  SE desarrolla programa de
TALENTO HUMANO vinculación de un personal seguimiento y plan de
de planta clasificado en mejora individual 2018.
área de alimentos (2), 
maestras (3), personal
complementario sin definir.
 La iniciativa no posee  Se han formalizado 4
ninguna fuente de convenios en
captación de recursos, fuera  Se encuentran 3 convenios
de los ingresos percibidos en gestión para adelantar
MOVILIZACION DE por aportes de las familias 
RECURSOS vinculadas.
 El septenio dos por medio de
una iniciativa de
emprendimiento desarrolló
una estrategia de captación
 de recursos monetarios,
dirigidos al desarrollo de la
casa del árbol.
 Se percibe una  Sistema de proveedores
concentración total de las  Se desarrolla programa de
LOGISTICA
acciones de la iniciativa en mejoramiento con
cabeza de CARLOS JIMENEZ. entrevistas inviduales.
OBSERVACIONES FINALES

OBSERVACIONES