INTRODUCCIÓN

El ejercicio de construcción colectiva de los presupuestos con participación en

los colegios oficiales del Distrito Capital es una expresión de gestión pública
que materializa el principio de la participación efectiva y hacer realidad los
propósitos democráticos de la política que la actual administración promueve
en la ciudad.

Desde este enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia

de la educación se base en un proceso de planeación, que en el nivel
institucional se refleja en el Proyecto Educativo Institucional - PEI, que
exprese la forma como se ha decidido alcanzar los fines de la educación,
teniendo en cuenta las condiciones sociales, económicas y culturales de su
medio, el cual a la vez debe estar relacionado con el Plan de Desarrollo del
Distrito Capital4 y con el Plan Sectorial de Educación5.

Este concepto de gerencia, se relaciona con el desempeño del Rector en

cuanto a identificación y gestión de proyectos que le permitan la obtención
de recursos que sustenten su Fondo y estar en posibilidad de atender las
necesidades que en la misma se presenten.

La Constitución Política de Colombia de 1991 y la Ley 115 de 1994 ampliaron

la visión de la participación en el ámbito educativo, sin embargo la
procedencia y destino de los recursos financieros de los colegios sigue siendo
un tema poco conocido por la comunidad. De esta manera el presupuesto
participativo permite hacer de conocimiento público los procedimientos y
mecanismos a través de los cuales el colegio recibe de diferentes fuentes los
recursos financieros, decide sobre ellos y los ejecuta para satisfacer las
necesidades de la institución.

4
El Plan de Desarrollo Distrital (2004-2008): “Bogotá sin indiferencia, un compromiso social contra la
pobreza y la exclusión” contempla la participación de ciudadanos y ciudadanos en la toma de decisiones
públicas como uno de sus importantes principios, define la participación para la decisión como una de
las políticas generales del Plan de Desarrollo (Art 4º, Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004)
5
El Plan Sectorial de Educación “Bogotá: Una Gran Escuela”, para que niños, niñas y jóvenes aprendan
más y mejor, desarrolla los programas y estrategias educativas contempladas en El Plan de Desarrollo
Distrital (2004-2008): “Bogotá sin indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión”.
(Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004)
Los programas y proyectos encaminados a combatir la pobreza desde la
educación, aseguran el acceso y la permanencia de niñas, niños y jóvenes en
el sistema educativo; contribuir al desarrollo de una educación de calidad en
la que los y las estudiantes aprendan más y mejor; convertir la riqueza
cultural de la ciudad en un espacio de formación y aprendizaje en el que
niñas y niños encuentran nuevas formas de relación con el conocimiento y las
manifestaciones de la cultura; desarrollar estrategias y acciones que
conviertan el tiempo libre de los estudiantes en fuente de formación y
conocimiento; construir relaciones de género, étnicas e intergeneracionales
que superan toda forma de discriminación; contribuir al desarrollo de una
ciudadanía deliberante y participativa y aportar al desarrollo de una sociedad
productiva a través del fomento del espíritu científico, la creatividad y la
apropiación critica de la tecnología.
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

0. INTRODUCCIÓN 2
1. Presupuesto en las instituciones educativas distritales de
Bogotá 3
1.1 Fondos de Servicios Educativos – FSE 5
1.2 Sistema presupuestal de los Fondos de Servicios
Educativos – FSE 7
1.3 Etapas del Presupuesto 9
1.3.1 Presupuesto de Ingresos 12
1.3.1.1 Clasificación de Ingresos 13
1.3.2 Presupuesto de gastos 15
1.3.2.1 Clasificación de gastos 15
1.4 Modificaciones presupuestales 20
1.4.1 Adiciones presupuestales 20
1.4.2 Traslados presupuestales 21
1.4.3 Reducciones presupuestales 21
2. CONCLUSIONES 23
BIBLIOGRAFÍA 25
MARCO LEGAL 26
ANEXOS 27
 OBJETIVOS

ü Plantear integral y sistemáticamente el procedimiento que los Fondos

de Servicios Educativos de Bogotá deben desarrollar en la vigencia
fiscal, de acuerdo a los derroteros del Sistema Presupuestal.

ü Describir el presupuesto de los colegios distritales de Bogotá, como

mecanismo de revisión de políticas establecidas en los Fondos de
Servicios Educativos.

ü Detallar el proceso presupuestal que llevan a cabo los Fondos de

Servicios Educativos.

ü Especificar las etapas del presupuesto de los colegios distritales de

Bogotá.

ü Establecer los fundamentos legales de los Fondos de Servicios

Educativos de Bogotá.
 1. PRESUPUEST O EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DISTRITALES DE BOGOTÁ

Bogotá tiene una inmensa responsabilidad en la atención de las necesidades

básicas insatisfechas de la población, en la promoción del desarrollo local y
en la ejecución de políticas que hagan a Bogotá cada vez más competitiva.

La necesidad de plasmar los planes de gobiernos de los candidatos elegidos,

en planes de desarrollo, y luego operativizarlos y ejecutarlos mediante
instrumentos como el Plan Plurianual de Inversiones y el Presupuesto Público
con sus componentes (plan financiero, plan operativo anual de inversiones y
presupuesto general), exigen de los gobernantes y de los gestores públicos la
necesidad de conocer herramientas financiera que les permitan optimizar la
utilización de los recursos para lograr los niveles de eficiencia y eficacia
necesarios, que redunden en beneficio de la comunidad.

Los procesos de planeación, ejecución y control han cobrado vital

importancia, ya que a través de ellos se crea el puente entre los gestores
públicos y la población, de esta manera la planificación ocupa un lugar
preponderante, ya que se convierte en la única posibilidad que tiene los
gobernantes y gobernados para definir con visión compartida el futuro, y
para lograr un uso adecuado de los cada vez más limitados recursos
disponibles.

El Plan Sectorial de Educación 2004-2008, denominado “Bogotá: una Gran

Escuela”, desarrolla los programas y estrategias educativas contempladas en
el Plan de Desarrollo “Bogotá Sin Indiferencia; Un compromiso social contra
la pobreza y la exclusión”. El objetivo central del Plan Sectorial es desarrollar
una política educativa que responda a los retos de una Bogotá moderna,
humana e incluyente, que fortalezca la educación pública, mejore la calidad
de la educación, contribuya a la reducción de la pobreza y a una mayor
equidad social.

La Secretaría de Educación, formuló programas y proyectos destinados a

niñas, niños y jóvenes de la ciudad para: reducir los niveles de pobreza,
asegurar su acceso y permanencia en el sistema educativo, contribuir con el
desarrollo de una educación de calidad en la que los estudiantes aprendan
más y mejor, abrir los escenarios educativos y culturales de la ciudad como
estrategia pedagógica, ofrecer alternativas educativas a los estudiantes en el
tiempo extraescolar; que permitan la participación ciudadana y el desarrollo
de una sociedad productiva.

Para cumplir con esto, la actual administración ha definido tres líneas de

acción:

1. Acceso y permanencia; El propósito del plan sectorial de educación

es satisfacer la demanda y asegurar las condiciones materiales y
pedagógicas para que los niños, niñas y jóvenes accedan y
permanezcan en la escuela.

2. Construcción, mejoramiento, reforzamiento y ampliación de

Sedes Educativas Distritales; En el marco del Plan de Desarrollo
Distrital se prevé la construcción de 38 sedes escolares para contribuir
con la creación de 111.600 cupos escolares nuevos de la meta de
186.800.

3. Calidad de la educación a través de la transformación

pedagógica de la escuela y la enseñanza, y del fortalecimiento
del sistema educativo distrital; Se planten acciones como la
evaluación del aprendizaje de los estudiantes, la evaluación del
desempeño de los maestros, la gestión en las instituciones educativas,
la revisión de los procesos pedagógicos y el impacto de las políticas
públicas, la renovación pedagógica de los PEI y profundización de la
democracia, la dotación de aulas especializadas y rotación de grupos,
la apropiación de las formas del conocimiento de las disciplinas
académicas, el arte, la ciencia, la tecnología y la técnica, el uso
correcto de la lengua, y el desarrollo del cuerpo y del pensamiento
crítico; los más relevantes avances se describen en las siguientes
líneas.

Éstas se constituyen en los ejes centrales de los programas y proyectos del

sector por cuanto les permiten responder de manera transversal a las
diferentes necesidad es del mismo.

La acción presupuestaria del Estado, en cualquiera de sus niveles, se expresa

como una acción determinada en el desempeño de una función especial; en
un tiempo determinado; que aplica recursos para obtener unos resultados
concretos: bienes y servicios, con un fin preciso; satisfacer necesidades
públicas.
El presupuesto siendo una herramienta del sistema presupuestal, se define;
como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal
mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman los
elementos de entrada (recursos disponibles), dirigida a organizar la
Información financiera en los Fondos de Servicios Educativos de acuerdo con
las Competencias que le han sido asignadas legalmente.

Así las cosas; el objetivo principal de este sistema; es la satisfacción de las

necesidades de la comunidad educativa bogotana, a través de una serie de
bienes y servicios, cuyos resultados se obtienen mediante la coordinación de
los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y
ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema
presupuestal, que son; El Plan de Desarrollo, El Proyecto Educativo
Institucional (PEI), Plan Operativo Anual de inversiones, El Presupuesto y el
Flujo de Caja

Y Con la finalidad de hacer efectivo el derecho a la educación de los niños,

niñas y jóvenes, la Secretaría de Educación trabajará de forma coordinada y
articulada con las demás dependencias distritales, en especial con las que
conforman el Eje Social, y buscará el concurso de los diferentes actores
sociales, mediante la ampliación de los espacios de participación y control
existentes y la creación de nuevos; así mismo realizará alianzas con

La administración de la educación se hará en el marco del principio de

probidad establecido en el Plan de Desarrollo de la ciudad. Los recursos
confiados al sector educativo serán administrados con eficiencia, eficacia y
transparencia, a través del fondo de servicios educativos. La escuela, por su
parte, formará a la niñez y la juventud en la ética de lo público y en el
respeto a los recursos y los bienes del Estado.

1.1 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS – FSE

Los Fondos de Servicios Educativos se definen según el Decreto 992 de 2002,

en el artículo 1 como,…”Los Fondos de Servicios Educativos – FSE, como
mecanismo presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido
dispuestos por la ley, para la adecuada administración de sus rentas e
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento, e inversión, distintos a
los de personal”.
Los Fondos de Servicios Educativos no son personas jurídicas, son fondos
especiales de los establecimientos educativos estatales, creados por la Ley
115 de 1994 para atender gastos diferentes a salarios y prestaciones, los
cuales son administrados por el Consejo Directivo y cuya ordenación del
gasto esta en cabeza del rector.
Los recursos de los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos
educativos distritales tendrán el carácter de recursos propios, para cuya
administración y ejecución las autoridades serán autónomas, la procedencia y
destino de los recursos financieros de los colegios es un tema poco conocido
por la comunidad educativa, de esta manera el presupuesto participativo,
permite hacer de conocimiento público los procedimientos y mecanismos a
través de los cuales el colegio recibe de diferentes fuentes los recursos
financieros, decide sobre ellos y los ejecuta para satisfacer las necesidades de
la institución.

El presupuesto participativo como herramienta de planificación anual, pero

también como oportunidad de participación, contribuyen a legitimar el gasto
y las inversiones que realiza la institución, se convierte en instrumento de
una gestión democrática capaz de asegurar la participación social y de
garantizar a la población mayor acceso a la educación.

El presupuesto participativo puede ser un instrumento eficaz para

importantes conquistas políticas, económicas y sociales porque:

• Da mayor transparencia en la elaboración y ejecución del presupuesto

• Da mayor control social al presupuesto de las finanzas públicas
• Permite la construcción de nuevos criterios para la distribución de los
recursos que posibiliten atender a los más pobres
• Genera cambios en el sistema de recaudo que permitan el aumento de
los recursos públicos
• Posibilita enfrentar a la corrupción y al clientelismo
• Aumenta de la legitimidad de la administración municipal
• Puede compartir el poder entre el gobierno y la sociedad
• El fortalece la cooperación y la solidaridad
• Afirma la cultura del diálogo y de la corresponsabilidad entre
gobernantes y población para con los recursos públicos
• Moviliza a sectores sociales organizados y no organizados
• Educa para una ciudadanía
• Permite ampliación de la esfera pública

“Los presupuestos participativos son considerados como una de las prácticas

más fecundas para la realización de políticas sociales exitosas, entendidas no
solo como aquellas que generan la mejor relación costo/beneficios, sino más
bien aquellas capaces de promover una redistribución de recursos y una
efectiva democratización en la relación entre el Estado y la sociedad civil”6

Por esta razón el presupuesto de las instituciones educativas distritales es

también un instrumento de programación anticipada de gastos, de acuerdo
con una proyección esperada de ingresos para una vigencia fiscal, que para
estos casos comprende el período de 1 de enero a 31 de Diciembre.

El mecanismo presupuestal dispuesto por la Ley, son los Fondos de Servicios

Educativos - FSE, por medio del cual los Colegios administran sus rentas e
ingresos con el fin de atender sus gastos de funcionamiento e inversión
distintos a los de personal. Ver anexo A estructura del presupuesto

De esta manera el sistema presupuestal de Bogotá, permite que el

presupuesto sea participativo, que oriente la inversión para alcanzar los
objetivos institucionales formulados en el Proyecto Educativo Institucional
(PEI) y contribuyendo a fortalecer la gestión financiera del colegio.

1.2 SISTEMA PRESUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS - FSE

El sistema presupuestal no es más que las actividades relacionadas con el

proceso presupuestal mutuamente relacionadas, las cuales transforman los
elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el
Presupuesto del Colegio.

El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la

comunidad educativa bogotana, a través de una serie de bienes y servicios.
Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con
que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las
herramientas financieras que conforman el sistema.

Los principios del Sistema Presupuestal son:

ü Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de

capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas
en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones
contempladas en la Ley.

6
Texto tomado de: “Guía de implementación programa de PP”
Centro de Estudios Municipales de Chile
 ü Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los
ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia
fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que
no figuren en el presupuesto aprobado.

ü Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero

en el presupuesto requiere de un período determinado. El año fiscal
comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año

ü Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y

recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables.

ü Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento

de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo
Educativo del Distrito.

ü Programación integral: posibilita la existencia de los recursos

necesarios para la realización de proyectos.

ü Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto

deben referirse a los objetivos del colegio.

ü Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse

ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto
de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley,
Resolución y/o Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas que no
correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el
funcionamiento de la administración y la inversión.

Los Fondos de Servicios Educativos – FSE realizan tres grandes grupos de

actividades:

a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y

el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la
estimación de los ingresos, la elaboración del presupuesto de ingresos
y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros
contables.

b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar

los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del
colegio y su destinación específica. La estimación de los gastos que
efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y
 de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las
necesidades del Colegio.

c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada:

Los FSE reciben recursos públicos. Por lo tanto, la proyección y
ejecución de sus ingresos así como la proyección y ejecución de sus
gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas
legales vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos,
financieros y contables confiables. Esto implica ceñirse a las normas
establecidas en cuanto a presentación de informes y a los controles
ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre
otros que así lo requieren, e incluye la presentación de informes a la
SED.

Las dos primeras acciones llevan a la elaboración y ejecución del presupuesto

anual del Fondo de Servicios Educativos – FSE. Esto también implica la
organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica
mediante informes, la destinación de los recursos.

Así las cosas el presupuesto en los Fondos de Servicios Educativos, “…es el

instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de
ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el
presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros, e
inversión a nivel de proyectos, para la correspondiente vigencia fiscal en las
instituciones educativas oficiales” 7

1.3 ETAPAS DEL PRESUPUESTO

Consta de tres fases o etapas fundamentales:

1. Programación
2. Ejecución
3. Cierre

1. La programación. Consiste en preparar conjuntamente con la

comunidad educativa el presupuesto de ingresos y gastos del Fondo
de Servicios Educativos (FSE). Para ello se deben tener en cuenta

7
Decreto 992 de 2002, artículo 3
 especialmente las políticas del sector, el PEI y la priorización de
necesidades del colegio. (Ver cuadro 1)

Es decir que la programación presupuestal no es más que el proceso

mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y
procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación
del presupuesto del Colegio.

Etapas de la programación presupuestal

(Cuadro 1)

CONCEPTO RESPONSABLE PLAZO

Preparación Ordenador del gasto, Antes del 5 de
apoyado con el Auxiliar Noviembre
Financiero
Presentación ante el Ordenador del gasto Antes del 5 de
Consejo Directivo Noviembre
Aprobación Consejo Directivo Máximo 10 días
después de la
presentación
Liquidación Ordenador del gasto Máximo 5 días después
de la aprobación
Envío a la SED Ordenador del gasto Antes del 30 de
noviembre
Envío a la SED, Ordenador del gastos Antes del 15 de
presupuesto diciembre
* Decreto 992 de 2002

Hechos los ajustes necesarios y aprobado el proyecto de presupuesto

por el Consejo Directivo del colegio, el Rector, Rectora o Director
presentará a la SED, antes del quince (15) de noviembre de cada año,
el presupuesto para fines de consolidación.

En la etapa de la preparación, se deben realizar los cálculos de

ingresos y gastos que el Fondo de Servicios Educativos – FSE estima
ejecutar, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito, el
Proyecto Educativo Institucional – PEI y la priorización de necesidades
del Colegio.

Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan

a los Fondos de Servicios Educativos – FSE, los Rectores, deberán
 distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan
Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI.

El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual

se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de
grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado
en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos.

Los elementos a tener en cuenta para la preparación y elaboración del

anteproyecto de presupuesto son:

ü Plan Operativo
ü La proyección de alumnos a matricularse, teniendo en cuenta el nivel
escolar.
ü El Acuerdo de Tarifas aprobado por el Consejo Directivo, basado en la
Resolución de Tarifas emitida por la SED.
ü Los lineamientos sobre transferencias.
ü Los recursos de capital generados por el FSE.
ü Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores

El plan de compras también es un instrumento de programación

presupuestal, que durante la proyección de los ingresos y los gastos, el
Rector – Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio
presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos
educativos y los gastos de inversión para la vigencia y a su vez se
establecen los gastos fijos que el colegio requiere como: pago del
contador, boletines, agenda y/o manual de convivencia entre otros.

Con base en la proyección de ingresos y la formulación de gastos y gastos

de inversión, se elabora el plan de compras antes del 30 de enero de la
vigencia programada en su formato respectivo, ubicando el CUBS
(Catalogo Único de Bienes y Servicios) para cada uno de ellos.

Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben

quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la
adquisición de elementos, a partir de la relación de elementos que el
Rector tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal.

El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los elementos que

el colegio requiere para su funcionamiento durante un período
determinado. Puede ser elaborado antes de fijar las partidas
presupuestales con el fin de que la partida quede justificada con la
información del Plan de Compras.
 La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los
procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro,
tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo.

El Plan de Compras tiene como objetivos principales:

1. Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para

funcionar en un tiempo determinado.

2. Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del

presupuesto del Fondo.

Una el presupuesto este aprobado, El Consejo Directivo analiza,

recomienda ajustes si los considera necesario y aprueba el presupuesto
mediante Acuerdo firmado por todos los integrantes presentes, los cuales
deben ser como mínimo la mitad más uno, es decir, cinco representantes.
De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo
Directivo, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución para su
ejecución, anexando copia del acta de reunión firmada por los integrantes
del Consejo Directivo donde se especifique claramente el desacato por
parte del mismo, a las funciones establecidas.

Una vez el Consejo Directivo apruebe el proyecto presupuestal, el Rector

lo adopta y liquida por fuentes de financiamiento (recursos propios y
transferencias) dentro de los cinco días siguientes a la fecha de
aprobación, mediante Resolución. (Ver Anexo B)

1.3.1 PRESUPUESTO DE INGRESOS

Los Fondos de Servicios Educativos – FSE deben programar los recursos

destinados al sector educativo provenientes de todas las fuentes,
considerando la destinación específica cuando así lo determina el recurso, en
articulación con las estrategias, objetivos y metas de sus Planes de
Desarrollo.

Los Fondos de Servicios Educativos – FSE podrán estar financiados con

recursos de:

ü Nación, entidades territoriales y entidades oficiales

 ü Particulares para favorecer a la comunidad
ü Producto por la venta de servicios que presta el establecimiento
educativo, siempre y cuando estén destinados a financiar gastos
distintos de los de personal.

En la administración de estos recursos los establecimientos educativos

estatales, a través de su respectivo consejo directivo y del rector o director,
deberán sujetarse a lo dispuesto en las normas legales y disposiciones
pertinentes. (Artículo 2 Decreto 992)

El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos, tanto los generados por

las instituciones como los transferidos por las entidades públicas. (Parágrafo
1, artículo 3, Decreto 992)

1.3.1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS

1. Ingresos Operacionales

Son ingresos operacionales las rentas o fuentes de ingresos públicos o

privados de que dispone o puede disponer regularmente y sin
intermitencia el Fondo de Servicios Educativos – FSE del establecimiento,
los cuales se obtienen por la utilización de los recursos de la institución en
la prestación del servicio educativo (docencia, extensión e investigación) o
por la explotación de bienes o servicios del establecimiento.

ü Venta de servicios: Derechos académicos, Cobros complementarios,

cobros periódicos.
ü Comercialización: Venta de productos de proyectos, Venta de
productos manufacturados.
ü Otras rentas: Arrendamientos, prestación de servicios, cursos de
extensión, asesorías.

2. Transferencias

Son los ingresos que puede percibir la institución Educativa, de

acuerdo con la asignación establecida en el presupuesto, sin carácter
de contraprestación, de las entidades gubernamentales de cualquier
orden, y estas serán transferencias de destinación específica, es decir
que solamente pueden ser utilizadas en el fin para el cual fueron
asignados.
 3. Recursos de capital

Son aquellas rentas que el establecimiento obtiene eventualmente por

concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones
en efectivo u otros, bien sea directamente o a través de la
correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a
través del Fondo de Servidos Educativos.

ü Recursos del balance

ü Rendimientos Financieros
ü Donaciones

Para el cálculo del presupuesto de Ingresos se deben seguir los lineamientos

que emite la Secretaría de Educación del Distrito – SED para la proyección de
cada rubro.

Sin embargo, para la elaboración del Proyecto Presupuestal, el rector –

ordenador del gasto debe tener en cuenta:

1. La proyección de cupos que previamente ha presentado ante el CADEL

de su Localidad y la determinación de datos de SISBEN en los grados
de sexto a once.

2. Resolución de “Costos Educativos”, emitida cada año por la SED,

mediante la cual determina las tarifas a cobrar para la siguiente
vigencia, con esta Resolución, el Consejo Directivo mediante “Acuerdo”
aprueba el valor de las tarifas por nivel académico. Con el valor de las
tarifas aprobadas y la proyección del número de alumnos a matricular
para la siguiente vigencia, puede programar sus ingresos por concepto
de cobros complementarios, otros cobros y los derechos académicos.
Los demás ingresos operacionales, se proyectarán de acuerdo a la
gestión del ordenador del gasto.

3. La Circular de Lineamientos Presupuestales emitida para cada vigencia

por parte de la Dirección Financiera - Secretaría de Educación. Con ella
puede programar los posibles ingresos por transferencias.

4. Y teniendo claras las metas, objetivos, los recursos con destinación

específica, los gastos fijos, los proyectos de inversión sustentados por
las dependencias del colegio y demás normas vigentes, el Rector o
Director como Ordenador del Gasto puede proyectar sus gastos de
funcionamiento y a través de sus gastos de inversión involucrar
 aquellos proyectos que contribuyan al desarrollo del Proyecto
Educativo Institucional – PEI.

1.3.2 PRESUPUESTO DE GASTOS

Son todas las apropiaciones, gastos o erogaciones, que requiera el

establecimiento educativo, para su normal funcionamiento y para las
inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. Debe guardar
estricto equilibrio con el Presupuesto de Ingresos.

1.3.2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS

1. Gastos de funcionamiento: Se refiere a los gastos en que incurre el

colegio, para su funcionamiento ordinario

2. Gastos de inversión: Se refiere a los gastos en que incurre el colegio

para mejorar la calidad de la educación.

3. Servicio a la deuda: Se refiere a los gastos en el país o fuera de él en

moneda nacional o extranjera por concepto de amortización, intereses,
comisiones u otros gastos derivados de la contratación y utilización de
créditos a cargo del Sector Público.

Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se
deben destinar a gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de
personal.

Con base en la proyección de ingresos y la formulación de gastos y gastos de

inversión, se elabora el plan de compras antes del 30 de enero de la vigencia
programada en su formato respectivo, ubicando el CUBS (Catalogo Único de
Bienes y Servicios) para cada uno de ellos.

Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben

quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición
de elementos, a partir de la relación de elementos que el Rector tiene
programado adquirir durante la vigencia fiscal.
El Rector presentará el proyecto de presupuesto (elaborado por él con la
colaboración de su Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, y si es
el caso con los integrantes del Comité Institucional de Presupuestos con
Participación) antes del cinco de Noviembre, para la aprobación del Consejo
Directivo. Esta presentación debe estar acompañada de un informe donde se
fundamente claramente cómo se elaboraron los cálculos de ingresos y gastos.

2. La ejecución. Es la fase práctica del presupuesto en la cual se ordena

el gasto, posteriormente se ordena el pago y se efectúa el giro de
recursos para cubrir la necesidad. El Rector (a) es el ordenador (a) del
gasto. La ejecución debe hacerse de conformidad con la estructura
presupuestal para destinar los recursos solo para lo que están
autorizados. (Ver cuadro 2)

Responsabilidad para la Ejecución de Recursos

(Cuadro 2)

RESPONSABILIDAD DE LA RESPONSABILIDAD DEL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO
DEL DISTRITO CAPITAL
1. Pago de docentes, directivos 1. Jornales y honorarios.
docentes y personal 2. Mantenimiento preventivo y
administrativo de los colegios. predictivo de la planta física.
2. Mantenimiento de la planta física 3. Mantenimiento preventivo,
en gastos mayores como el predictivo y correctivo de
estructural, construcción de equipos de cómputo y
aulas, ampliación, modificación, comunicación.
reformas, mantenimiento 4. Útiles escolares.
correctivo y nuevas 5. Arrendamientos
construcciones. 6. Gastos de transporte y
3. Pago de servicios públicos como comunicación
energía, acueducto y 7. Otros gastos generales.
alcantarillado.
4. Capacitación a docentes.
5. Dotación de equipos de cómputo
para aulas especializadas.
6. Otros gastos mayores.
* El Plan Sect orial de Educación “Bogotá: Una Gran Escuela”

Una vez expedido el acto administrativo mediante el cual el ordenador

del gasto liquida y adopta el “Proyecto Presupuestal”, registrará en
forma detallada en el sistema de información presupuestal que esté
aprobado, los montos establecidos en el acto administrativo mediante
el cual liquidó y adoptó el presupuesto por concepto de ingresos,
gastos y proyectos de inversión.

La comunidad educativa debe hacer efectiva la participación mediante

acciones de seguimiento y monitoreo, a fin de garantizar una correcta
ejecución, de acuerdo con la programación colectiva que se realizó.

La ejecución del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos se

efectúa de manera activa y pasiva, describiéndola así:

2.1 Ejecución activa. La ejecución activa del presupuesto

se define como el recaudo de los ingresos del presupuesto anual
del Colegio y se clasifican en ingresos operacionales,
transferencias y recursos de capital.

Operacionales. Son los que se obtienen por la utilización de

los recursos del colegio en la prestación del servicio educativo o
por la explotación de bienes o servicios del colegio.

ü Derechos Académicos: Matrícula y Pensión.

ü Cobros Complementarios: Material Didáctico, Boletines de
rendimiento escolar, Carné, Agenda, Manual de
Convivencia, Mantenimiento de Mobiliario y Equipos
utilizados en Aulas de clase y especializadas y Salidas
Pedagógicas.
ü Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda
y manual de convivencia.
ü Comercialización de mercancías. Venta de bienes
producidos por el colegio, venta de productos de
proyectos de estudio y experimentación y venta de
productos manufacturados.
ü Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y
Servicios, prestación de servicios, otros cursos de
extensión a la comunidad y asesorías de estudios
técnicos.
ü Derechos de Grado.
ü Certificaciones y Constancias.
ü Otros ingresos operacionales.
Transferencia. Son recursos financieros girados directamente
a los Fondos de Servicios Educativos – FSE de los colegios por
las entidades públicas de cualquier orden.

Dentro de los recursos que transfiere la Secretaría de Educación

del Distrito – SED a los colegios, a la fecha existen los
siguientes:

Los Recursos de Reposición la SED los transfiere a los

colegios a través de los FSE, por prestar el servicio educativo
en los niveles de preescolar, básica primaria y básica
secundaria, dado que en los colegios, los niños de estos
niveles no cancelan matrícula ni pensión. Los recursos de
reposición tienen destinación específica, para:

ü Mantenimiento preventivo y predictivo de la planta física.

ü Mantenimiento preventivo de maquinaria y equipos
especializados de laboratorios y talleres de los colegios
de educación técnica.
ü Materiales y elementos de consumo para el
funcionamiento administrativo del colegio.
ü El pago del consumo de las líneas telefónicas autorizadas
por la Secretaría de Educación de Bogotá.
ü El pago de pólizas de los funcionarios que tienen a su
cargo el manejo de recursos públicos

Recursos de Capital. Son los que obtiene el colegio

eventualmente por concepto de recursos del balance,
rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien
sea directamente o a través de la correspondiente entidad
territorial y que deben ser administrados a través del Fondo de
Servicios Educativos – FSE, como ejemplo de éste son:

ü Los Ingresos sin situación de fondos Presupuestalmente

se registra el ingreso pero esos recursos no los percibe la
Tesorería, ya sea por cruce de cuentas o por ser
recaudados directamente por otra entidad. El pago de un
recurso sin situación de fondos se legaliza mediante la
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
- CDP, la elaboración del contrato (orden de servicio,
orden de suministro, orden de compra), la expedición del
Registro Presupuestal - RP, un recibido a satisfacción o
ingreso a almacén y un documento como instructivo de
 orden de pago, que servirá de soporte en la afectación
presupuestal y contable. Ej. Ingreso y pago de los
recursos del proyecto de Vitrina Pedagógica.

2.2 Ejecución pasiva. La ejecución pasiva del presupuesto

se realiza mediante la adquisición de compromisos y la
ordenación del gasto.

Una vez elaborado el proyecto de presupuesto, aprobado por el

Consejo Directivo, elaborada la Resolución de Liquidación del
presupuesto y efectuada la ejecución activa del mismo, en
consideración con el Plan de Compras y el Flujo de Caja
(Decreto 992 de 2002), las etapas e instrumentos de la
ejecución presupuestal son los siguientes:

a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

b) Proceso Contractual.
c) Registro Presupuestal (RP).
d) Orden de Compra.
e) Factura.
f) Orden de ingreso al Almacén
f) Orden de Pago.
g) Comprobante de Egreso
g) Cheque.

El flujo de caja como instrumento de programación y ejecución

presupuestal, es una herramienta útil en la planeación, programación,
control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos.

El flujo de caja, es el instrumento mediante el cual se hace la

programación anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo
mes a mes los recaudos y los gastos, de esta manera no se podrán
adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos
en la tesorería.

El Flujo de Caja, es el instrumento financiero que determina la

disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar
los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. Será
elaborado por el responsable de Presupuesto, Auxiliar Administrativo
con funciones Financieras, pagador, tesorero o quien haga sus veces y
por el Ordenador del Gasto (Rector).
 Igualmente para la ejecución presupuestal se tendrán en cuenta las
Modificaciones Presupuestales.

1.4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

La Modificación Presupuestal, es una variación mediante la cual y por acto

administrativo se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones,
para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes
o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las
apropiaciones aprobadas. (Ver cuadro 3)

Responsabilidad de las modificaciones presupuestales

(Cuadro 3)

FUNCIONES DE LOS RECTORES FUNCIONES DEL CONSEJO

DIRECTIVO
Decreto 992 de 2002, artículo Decreto 992 de 2002, artículo
11 10
a) Elaborar los proyectos de a) Aprobar las adiciones al
adición presupuestal presupuesto vigente, así como
debidamente justificado y también los traslados
presentarlos, para aprobación, al presupuestales que afecten el
Consejo Directivo, así como acuerdo anual del presupuesto.
también los proyectos
relacionados con los traslados
presupuestales.
Decreto 992/02, artículo 3 parágrafo: Le corresponde…. elaborar el
proyecto de presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo
en cuenta el desarrollo del plan operativo y el proyecto Educativo
institucional.
* Decreto 992 de 2002

1.4.1 ADICIONES PRESUPUESTALES

Son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del

presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un
recaudo superior al programado inicialmente. Es importante acotar que
cuando se efectúe una modificación al presupuesto necesariamente se debe
realizar una modificación al Flujo de Caja. (Ver anexo C).

1.4.2 TRASLADOS PRESUPUESTALES

Son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que
cambian la composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una
partida (contracrédito) para aumentar la de otra (crédito) en la misma
cuantía. Los traslados presupuestales que no modifiquen la cuantía de las
apropiaciones aprobadas inicialmente por el Consejo Directivo, las efectuará
el Rector o Director mediante resolución y las que modifican las partidas
globales de funcionamiento o inversión se harán mediante Acuerdo expedido
por el Consejo Directivo (Ver Anexo D).

1.4.3 REDUCCIONES PRESUPUESTALES

Son las decisiones definitivas de no ejecutar un monto determinado de gastos

por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las
circunstancias. Las reducciones afectan siempre el monto total del
presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. El
valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos.

3. El cierre. Es el procedimiento que realizan los colegios con el

propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y
gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a
la fecha de cierre presupuestal, el superávit o déficit fiscal de los
Fondos de Servicios Educativos y los excedentes financiero, de los
colegios.

En el cierre presupuestal se debe tener en cuenta los siguientes cuatro

(4) aspectos.

Cuentas por pagar. Son todas las órdenes de pago a terceros que
quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre
de la vigencia fiscal (Acreedores varios), las cuales deben registrarse
como “giro” en la contabilidad Presupuestal y reportarse como tal en el
informe de la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben estar
registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar.
 Reservas presupuestales. Se definen como las obligaciones y
compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal
que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que
el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el
servicio no se haya prestado, pero que los compromisos estén
debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación.

Excedentes financieros. Corresponde al resultado de los valores

registrados como Disponibilidad Neta en Tesorería más los
Reconocimientos certificados de los que se deducirán las Reservas
Presupuestales.

Estado de tesorería. Corresponde a la suma de los valores en caja,

bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este
estado hacen parte los fondos con destinación específica, matrícula y
pensión, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en
general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del Fondo
de Servicios Educativos – FSE.

El compromiso de la ciudad con la educación y de ésta con la ciudad, no

solamente ayudará a democratizar la educación, también contribuirá a
superar la pobreza y la exclusión social, objetivos esenciales de la actual
administración. Nuestra invitación a todas y todos los ciudadanos es a que
nos acompañen en este gran empeño educativo y social en favor de la niñez
y la juventud de Bogotá.
 2. CONCLUSIONES

Con la expedición del acuerdo 13 de 2000, el Distrito Capital a través de los

Planes Locales de Desarrollo dio real impulso a la participación ciudadana en
la toma y seguimiento de decisiones de interés comunal e inversión local,
pues la secretaria de educación de Bogotá fue precursora en la apertura
democrática por medio de los Consejos locales de planeación, creando con
ellos espacios participativos para la comunidad y su integración con las
instituciones educativas.

Los presupuestos participativos como herramientas de la política educativa

que, la Secretaria Distrital de Educación utiliza con el propósito de controlar y
manejar efectivamente los rubros de gastos y de ingresos, siendo además
una clara expresión de la desconcentración y descentralización administrativa,
se hacen imprescindibles para la clasificación de las partidas que avalan las
cuentas de tales recursos, generando con ello un mayor control y una mayor
eficiencia a la hora de ponerlos en práctica, ya que una clasificación
adecuada genera un equilibrio financiero y a su vez constituye un mecanismo
eficaz para la administración además de garantizar el cumplimiento de las
metas encomendadas.

Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos de los colegios

distritales clasifican las cuentas, de acuerdo al Plan Sectorial de Educación,
con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta
que le permita adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo
eficientes sus procesos y optimizando sus ejercicios de participación efectiva.

Los Fondos de Servicios Educativos son un instrumento de planificación a

corto plazo (para un año) que tiene entre sus fines y objetivos ejecutar los
lineamientos de la política educativa en la asignación de recursos financieros,
de acuerdo a los preceptos desarrollados en la Constitución Nacional y más
específicamente en la Ley 115 de 1994. Son además, los FSE, una de las 2
vertientes para la ejecución de los gastos de los colegios del Distrito.

Las fases del proceso presupuestal (programación-ejecución- cierre), la

participación activa y el control ciudadano, deben ser el pilar donde se
cimenté la construcción de sólidas plataformas de interacción comunidad-
institución, generando con ello verdaderos espacios de ejercicio democrático
y consolidando una percepción diáfana del verdadero concepto de lo público

Sí se adelanta un verdadero control social durante las fases de programación,

ejecución y cierre presupuestal, se está facilitando el cumplimiento de la
política Distrital del control social y Rendición de Cuentas y se podrá
comunicar con claridad y veracidad el proceso, resultados e impactos de la
gestión y se garantiza una interrelación permanente con la ciudadanía
 BIBLIOGRAFÍA

ü Burbano Ruiz Jorge, Presupuestos: enfoque moderno de planeación y

control de recursos

ü Cartilla de Presupuestos con participación en Colegios Oficiales de

Bogotá D.C.

ü Constitución Política de Colombia de 1991

ü Decreto 992 de 2002, “Por el cual se reglamenta parcialmente los

artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001”

ü Ley Orgánica de Presupuesto

ü Ley 115 de 1994, “Por la cual se expide la Ley General de Educación”

ü Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia

de recursos y competencias de conformidad a los artículos 151, 288,
356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios
de educación y salud, entre otros”

ü Ley 617 de 2000

ü Manual de procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito.

ü Welsch Glenn A., Presupuestos: planificación y control de utilidades.

 MARCO LEGAL

ü Constitución Política de Colombia de 1991

ü Decreto 111 de 1996

ü Ley 215 de 1995

ü Ley 115 de 1994, “Por la cual se expide la Ley General de Educación”

ü Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia

de recursos y competencias de conformidad a los artículos 151, 288,
356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios
de educación y salud, entre otros”

ü Decreto 992 de 2002, “Por el cual se reglamenta parcialmente los

artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001”

ü Ley 617 de 2000

 LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Estructura Del Presupuesto

Anexo B. Resolución de liquidación y acuerdo de aprobación

Anexo C. Adición Presupuestal

Anexo D. Traslado Presupuestal

ENSAYO DE PRESUPUESTO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DISTRITALES DE BOGOTÁ

Presentado a:

DR. HERNANDO MORALES REINA

Coordinador de especialización

Presentado por:

YENSY ST EFANNY RAMOS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS
BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE DE 2007