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Excel 决定企业存亡

决定企业命运的因素很多,人才、管理、资金、产品、市场„„对于这些,很多人都知道。殊不知,玩
不玩得好 Excel,也能决定企业命运。何以见得,这就得从 Excel 的本质说起。不少人认为,它只是个“电
子笔记本”,无非是取代了以往的纸质笔记本,用来记点数据而已。如果这样想,也这样用,那就大错特错
了。只是“电子笔记本”的话,MS Office 怎么可能成为全球企业通用的办公软件?

那么——

Excel 是什么?它是挖掘数据背后意义的工具。

数据是什么?是企业经营决策的依据,也是企业的命脉。

举个例:阿童木办了家公司卖设备,投入仅有的 100 万买了 A、B 各 100 套设备。一年下来发现,A 设备


卖了 90 套,B 设备卖了 0 套。阿童木明年应该怎么办?

抛开各种复杂的市场分析,按照小学数学教的简单加减法逻辑。既然 A 卖的好,自然是进货接着卖;B 一台
都卖不出去,就要想办法清仓减价大处理,回笼资金后转而考虑加强 A,以及引进新的产品 C。好啦,下了订
单买 90 套 A,消息也放出去了,要对 B 进行清仓处理。就在此时,销售部说:不好意思,数据做错了,其实
是 A 卖了 0 套,B 卖了 90 套。Oh my Lady Gaga!后果可想而知。

这当然是一个极端的例子。可是,我们身边又何尝不是天天在出现类似的问题。数据错误造成的直接损
失、纠错成本及其他负面影响不可小视,却在被很多人忽视。
有人说:你手工做当然会错,咱们用系统的没这困扰。我不敢苟同。近几年市场上出现了一个新名词:
BI。全称:Business Intelligence(商业智能)。它是一套系统,可以将企业中现有的数据转化为知识,为
企业做出明智的业务经营决策提供依据。之所以会有 BI 的横空出世,说明传统的企业系统,无论是 ERP、WMS
还是 CRM,更多解决了数据的 Input(输入),而不能提供完全满足需求的个性化 Output(输出)。从技术层
面上讲,商业智能也不是什么新技术,它只是数据仓库、OLAP 和数据挖掘等技术的综合运用。而对于 Excel
来说,只要源数据足够优秀,应付大多数企业的数据挖掘需求,那是小菜一碟。谁让它就是专门干这个的呢,
桌面数据处理之王可不是吹的。

回想一下,有哪一位老板点点鼠标,根据系统生成的基础报表就能做决策。通常不都是各部门整理数据,
出具手工制作的数据分析报告。有系统也好,没系统也罢,投影在会议室幕墙上的数据分析结果,大多是 Excel
的杰作。

说它重要,一点不为过。

2011 年 06 月 13 日
Excel 到底是不是小玩意儿?!我认为不是。重视 Excel 很必要,为什么?咱们算一笔账:一家公司
有 20 个人,其中 2 个人做数据工作。但是他们不会用 Vlookup 和透视表,于是查找/比对和制作汇总表占用
了他们全部的时间。按月薪 2000 元/人算,公司一年将支出 48000 元。而这些活儿交给懂 Excel 的人,能快
几百倍完成。

这两样我称之为哼哈二将,不会用痛苦万分,用会了幸福百倍。对于实际的工作需求,在所有技能中,
他们的重要性我给排第一。

知道多卖东西能赚钱,虽然也都知道省成本也能赚钱,但真正关注成本的企业却不多,尤其在对待
Excel 这件事上。如果半个能人的活要 2 个人来做,成本就会增加。36000 元的成本对于一家产品毛利 10%的
企业,意味着 36 万的销量增长。相比增加销量,恐怕还是省钱来的容易些。

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博友们说:

@简约力——太有同感了!往往从 ERP 捞出的资料相对分散,用一下 Vlookup-->然后透视表一下-->照相机再


拍--->交给画图并红圈标出重点-->邮件发出-->再用 Excel 记下本次重点-->下个月再一次这样循环。

@MrExcel——确实如此,从另一个角度来讲,对 Excel 各种功能的错误理解和误用可能会给组织造成巨大的


财务和社会形象损失。这个网站列举了很多关于这方面的案例,http://t.cn/h44NaI。对于组织的管理者,
是不是会突然觉得:Excel 管理深度应用培训并不是可有可无的投资?对员工进行 Excel 等办公软件的培训
和对员工进行设备的熟练操作的培训性质是一样的,都可以达到提高工作效率,提高工作(产品)质量的目的。

@熊饼饼——还好我会 Vlookup 和透视表。。。


@启明培训——很多人虽然在用 Excel,但只是把它当成一个会计算的表格,所以优秀的企业几乎都很重视
Excel 培训。

@Excel 技巧网_官方微博——企业迟早要意识到 Excel 的作用的,这是一场自下而上的革命。

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我甚至还被质疑说提高几百倍是错误的,于是给了这样的回复——回复@卓弈刘俊:不好意思说 1 万
倍,因为没切身体会的人很难相信。但是我确实要说,也许是几百倍,或者上千倍,甚至上万倍。几周的工

作可以一分钟完成,多少倍呢? //@卓弈刘俊:效率提高不是几百倍的问题。

怀旧的单元格——Alt+↓
为什么说单元格怀旧,那是因为单元格能记住以前的事。咱们都知道,通过设置数据有效性可以创建下
拉菜单,用选择的方式输入数据。但是你知道吗?就算不设置数据有效性,单元格也有记忆功能,通过 Alt+
方向键下的快捷键调用,可以智能显示一个下拉列表,仅用选择的方式就能录入数据。那么,可选的内容是
如何确定的呢?怀旧的单元格说:可选的内容正是你之前录入过的文本内容。(注意哦,是文本,纯数字的
数据就不享受这个待遇了)

看看下面这几幅图,展示了列表的变迁过程。
学习如果仅止于此,就有点浪费已经启动的齿轮的能量。于是,我开始想花招了:如果去掉一个中间
值,列表内容会有怎样的变化?实践证明,由于 A3 切断了数据的连续性,A6 的列表只会引用“冰河和舜”;
有趣的是,在 A3 调用列表却能兼顾上下的内容,引用“冰河、舜、星矢、一辉”,我认为它自动串起了上下
数据的关系。

那么,如果去掉两个中间值,又会怎么样呢?A2 只引用了“星矢”,而 A3 引用了“冰河和舜”,也就


是说,引用的内容并不仅限于上面单元格的内容,相邻的下面单元格的内容也会被引用,这在上面的假设中
也是得到了证实的。

继续假设,如果在一个已经填写有数据的单元格中用 Alt+方向键下调用下拉列表,会不会出现当前单元
格的内容呢?事实证明,这个假设是不成立的,列表只引用了相邻单元格的数据内容。
似乎我们已经做完了所有的假设。且慢„„最后再来求证一下列表长度是否有限制?我录入了 12 个不同
的文本内容,调用列表后,发现列表发生了变化,增加了一个滚动条。由此大概能断定,列表可以够长,长
到滚动条越来短。

好了,这就是怀旧的单元格 。我想告诉希望学好 Excel 的朋友们,“假设„„更多”让人进步 。


白色边框 or 网格线
如果已经看腻了 Excel 的网格线,而想要让自己的 Excel 看起来更干净、更有品质,就把它们拿掉吧。我知
道有的人是将边框设置为白色实线来达到这一视觉效果,可那是不妥当的。那么,就直接运用菜单中的一个
勾选项“网格线”来完成这一操作。高手都不用鼠标的,在键盘上跳舞吧。
除了把空白表格变成一标准白板,“网格线”有什么实用例子呢?初次邂逅“网格线”,是我纠结于
如何在已经设置了多处带边框的单元格区域中,保留有边框的单元格区域,而把其他没有设置的区域全变成
白板。这当然是为了美观,可实现起来却有难度,那时我只知道设置白色边框,如果真这么做,简直就是坑
爹?

不要失去对小技巧的兴趣,它们不仅能帮助你提高效率和品质,也能带给你玩儿的心态,当你享受在
玩儿的乐趣中时,学习就变得不那么困难了。

Shift 还能做什么?
说到 Shift 你能想到什么,想到把英文小写变成英文大写吗?在 Excel 中,有一项操作很费劲——插入工作
表。这需要晃动那 10 元的廉价鼠标多次点击才能完成。用 Shift+F11(插入工作表),闭着眼睛想要多少就
有多少,并且准确无误。这是由懒人的工作心态所导致的工作方式,在键盘上舞蹈吧。
当然,也可以在插入一张工作表后,用“帅哥”F4 来重复上次的操作。唧唧复唧唧,表格无穷多 。
(瞎用古典)

有人说了,2007 版和 2010 版只要点一个图标就可以插入工作表。可是,那也需要用鼠标做定位的工


作,不是吗?至少你要找得到这个图标或者我们叫它按钮好了。如果今天鼠标坏了,当别人都在傻眼的时候,
你却可以优雅的工作,不是很帅吗?

快捷键的作用,除了让我们练就终极神功——闭着眼睛操作,还能解决工作时反复在鼠标与键盘之间
进行姿态切换的问题。不要小看转换姿态带来的时间和精力的浪费,当操作频繁的时候,这种小事直接影响
到效率、品质,甚至操作人的心情。

还在用鼠标切换工作表吗?
说到 Ctrl 你能想到什么,想到 Ctrl+C/Ctrl+V 吗?在 Excel 中,有一项操作很费劲——切换工作表。这需要
晃动那 10 元的廉价鼠标没完没了的定位以及来回点击。用 Ctrl+PgDn,闭着眼睛就能切换到下个工作表,准
确无误,那么 Ctrl+PgUp 当然就是切换到上一个。这是懒人的工作方式,在键盘上舞蹈吧。
F4——不是帅哥
独自身在外地,果然有写东西的欲望,如果把我丢到能上网的深山里,每日 100 篇博文简直就是“洒洒水啦”。

登机牌上的登机时间是 18:55,还要留几分钟吃个东西,因为同行的朋友告诉我今天晚上没得吃。这么短的
时间,写理念写不清楚,写函数也没时间作图,想来想去,还是说说小招数。虽然在前面分享 F2 时,我说过
F2 是小招数大智慧,但真正的意思是:所有的小招数其实都蕴含着大智慧。

曾经有一部偶像剧捧红了四个年轻人,按女生的眼光,他们个个都是帅哥,站在男人的角度,我只记得道明
寺砸墙的画面,并一直将此与司马缸砸光所混淆。

这次要说的这个 F4,不是帅哥,是 Excel 中的一个快捷键。我记得当年在操作 Excel 时,做过这样的事:在


两行数据之间插入十个空白行,我的做法是,在对应的行标处点右键并按 I 插入的方法。相比其他同事完全
依赖鼠标完成,这个方法让我有很大的成就感。直到后来无意间弄着玩,我才发现如果要插入一百个空白行,
这样怎么成?于是,我开始鄙视我自己。当然,鄙视不是最终目的,我要找到好的方法解决这个问题。我常
说:学习 Excel 的最好方法就是把数据量无限放大。只有当数据量无限大的时候,才迫使我们必须掌握更先
进的处理方法。想来想去,我改进了一下,用 Shift 法做倍数添加,什么意思呢?首先,插入一行,再插入
一行,现在有两行了。好,我选中两行插入,就会一次插入两行新的空白行,然后,再选中这四行进行插入,
如此反复,空白行会成倍的增加(F4 就是重复上一次的操作)。可是,这样真的方便吗?不方便,用鼠标定
位永远都不方便,要想快准狠,就要摆脱对鼠标的依赖。

直到有一天,我发现了 F4。简单说,F4 就是重复上一次的操作,虽然不是所有的操作都能用 F4 重复,但是


它已经包含了很多我们常用的格式设定及添加删除动作。如果用 F4 来插入一百个空白行,就简单多了,我们
再一次把自己变成机器人,执行一个标准动作就能完成任务。首先,插入一个空白行,按 F4 第一次,自动添
加一个新的空白行,按 F4 第二次,再添加一个空白行。你可以闭着眼睛,听着音乐,跟着节奏,一次次敲击
F4,当数到 99 次的时候,一百个空白行就准确的添加好了。当然,你也可以少年轻狂一把,猛的按将下去,
你会发现新的空白行疾风骤雨的冒了出来。

字体加粗、删除单元格、填充背景色等等都可以用 F4 进行重复,再不用来来往往于看似近在咫尺实则遥不可
及的单元格和菜单命令之间。F4 还能重复什么,你也来挖掘一下吧。

(“此文原创,欢迎转载,转载请务必注明原作者”)

F2——小招数大智慧
今天早上送完儿子上幼儿园,接着开车去了税务局。办完事已经 11 点,在回家的路上,想着又有一段时间没
有更新博客了。于是在脑子里瞬间过了一下,想要设计今天要写的内容。在我还没来得及思考的同时,F2 闯
了进来。不知道为什么,我总是喜欢介绍 F2,因为在我看来,它不仅仅是一个快捷键,而是一种态度,明明
是小小的招数,却蕴含着大智慧。

开车时,我听到电台里的一句话:短跑冠军和第二名之间,也许只有 0.1 秒的差距。这让我回想起前不久刘


永好也说过同样的话,他说:成功就是比别人快半步。的确,如果能在每一件事上面都快别人半步,成功就
不用专门设计,而是水到渠成。

对于平凡的工作,这个道理依然适用。快,在工作中最直接的表现形式就是效率。在每一个动作上快人半步,
集合起来的力量不仅仅是 1+1=2。除了物理上的领先,还会创造出一种心理优势,而占据了心理优势将引发
一系列良好的连锁反应。那么,要做到快,最简单的方式莫过于使用快捷键。按下一两个键就能调用的命令,
实现的功能,一定远远快过鼠标选择。相比趴在电脑桌前,来回移动鼠标,有帕金森前兆。膝上放着笔记本,
轻敲键盘从容做事显得更加优雅。于是我把使用快捷键称之为:键盘上的舞蹈。

在 Excel 里,修改单元格内容有多种方式。一种是双击单元格,一种是点击“编辑栏”,另外一种就是 F2。


我喜欢 F2,因为它可以让我的双手一直放在键盘上,不需要反复在鼠标和键盘之间进行切换。按下 F2,光标
就进入了单元格内,此时,也就可以开始修改单元格内容。完成以后,用 Enter、Tab 或者 Shift+Enter 控制
光标方向,并向下一个待修改的单元格进发。在我看来,这样的工作反而成了一种乐趣。用一系列连贯的动
作挨个儿扫除问题,只有亲身试验,才能体会到流畅的优雅。

既然电脑操作系统是出自同一家公司之手,F2 在 Windows 中也应该有不俗的表现。没错,如果你想将 30 个


MP3 文件的文件名修改为 01-30,F2 是最好的帮手。选中第一个文件,按 F2,输入 01,按 Enter,按方向键
选中下一个文件,重复以上操作,闭着眼睛就能完成。这还是 Windows 老的版本,在 Windows7 中,这个步骤
被进一步简化,变成选中第一个文件,按 F2,输入 01,按 Tab,输入 02,按 Tab,输入 03„„

那么,如果用鼠标点击的方式修改文件名,会发生什么事情?我身边有很多朋友用这种方法,他们知道单击
文件名就能进入修改状态,但又常常因为点的不准“登录”失败,或者点的太准太快,导致文件被打开。宝
贵的时间,全浪费在和电脑无谓的较劲中。

F2 是一种态度,快半步以及优雅的态度,使用快捷键,做一个电脑前的“钢琴师”。

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向“小心点,别错了”说拜拜——数据有效性
限定录入是 Excel 中的一项重要技能,虽然技术壁垒很低,可是意义重大。我们在做数据分析的时候,
往往会因为数据内容不规范而受到很大影响。比如说:一个叫张三的人,他的名字在一张表中出现了 N 种写
法——张三、张山、张珊、张伞、张叁。这时想要统计张三其人的数据,就变得很困难,因为在统计之前首
先要进行数据纠错。而一旦表格数据量庞大,纠错都将会成为不可完成的任务,更别提实现最终的分析目的
了。见过上万条数据的朋友,你懂得,我就不再加油添醋的呐喊它所带来的危害了。

另一种情况是,单元格内容本应为数字,却录入了文本,导致数据无法计算。例如:在销售数量列,录
入的不是 1、2、3、4,而是 1 台、2 只、3 套、4 个,文本型的数据内容让统计销量成为不可能的事。

文本+文本=?

没有任何人刻意的犯错,要知道,犯错也很辛苦,尤其是有目的的犯错。我设计培训练习题,做错误数
据模拟的时候就深有感触。那么,既然是无意犯的错,是不是反复强调“小心点,别错了”就有效果呢?当
然不是。如果不借助工具及正确的方法,仅仅口头提醒是不起任何作用的。所以,我一直把对不良官员的口
头警告看成一场戏。

无意犯错有几种情况:

第一、录入人员素质低,分不清张三和张山;

第二、多人填写一张表,无法保证录入的统一性,A 觉得他叫张三,B 却记成了张山;

第三、录入人员身体欠佳、精神面貌不良,手一抖就错了;

第四、表格录入规范没有交代清楚,机构多一点的公司,发布一个表格却不能对每一位操作人员培训到
位,就会造成理解上的偏差,从而反应在数据内容中。

第五、录入人员工作繁忙,无暇顾及录入规范;

第六、录入规范过多,录入人员记不住,参考规范文档又会影响工作效率。

以上这些,多数与人本身有关,人的问题又是最难解决的,于是企业管理标准无法得到保证。咱总不能
说,一个操作员经常分不清张三和张山就开了他吧,可他分不清又确实会对数据管理造成影响。怎们办?我
认为,与其培训,不如交给工具,与其教工具,不如为他做一个工具。要多人共同执行标准操作,不能抱着
“授人以渔”的态度,直接提供鱼才是最好的方法,以免他用钓鱼的本领去钓泥鳅。

那么,限定录入就必须用到一个工具——数据有效性。今天咱不说数据有效性序列的设置方法,也就是
常见的下拉菜单。咱们来谈谈如何限定某个单元格在其他单元格满足特定条件时才允许录入限定条件的内容。
读这句话没断气的,继续往下看。

简单来说,P2 单元格的录入要满足两个条件:
一、O2 单元格内容为“是”,意思是,如果客户未购买,就不应该有购买数量;

二、P2 单元格录入的内容应该为纯数字。

用嘴巴讲出来还不算,在 Excel 应用中需要随时注意对 Excel 语言的积累。我们任何能说出来的数据分


析需求,都有对应的 Excel 语言,或许是菜单命令,或许是函数,也或许是快捷键,无论是什么,都需要长
期的积累。这就像中国人说英语,要跨越先中文再翻译成英语的阶段,必须经历一个量变到质变的过程。很
多人不知道怎么学 Excel,总是觉得招式记不住,但如果花的功夫不够,不去实践,不去积累,它确实很难。

把这两个条件翻译成 Excel 语言:

第一条翻译为:=O2=”是”,第一个”=”是公式的引导,第二个”=”是比较符,和+-是一个概念;

第二条翻译就要费点脑筋,纯数字对应的 Excel 单词是:ISNUMBER,顾名思义,IS——是不是,NUMBER——


数字,合起来——是不是数字。扩展一下,有 ISNUMBER,那有没有 ISTEXT 呢?就得这么想,别人学一个,
你就能学两个。如果不知道 ISNUMBER,只学过 ISERROR,也能变通。文本减去数字等于什么?等于#VALUE!,
这是错误值,ISERROR 是判断错误值的,就能与需求联系起来。本例我就用变通的语言来完成。

分析完毕,可以动手了。

目标:当 O2 单元格内容为“是”的时候,才允许在 P2 单元格录入数据,并且数据必须为纯数字。

设置:首先,调用数据有效性功能,在“设置”-“允许”中选择“自定义”,因为需要写公式;然后,
把上面得到的两段 Excel 语言填写在“公式”对话框。由于两个条件必须同时满足才允许录入,“同时满足”
的 Excel 单词是 AND,所以要引入 AND 函数。公式详细的写法在图片中,还要注意另外一个 Excel 单词,才
能最终完成。“不等于”=“<>”,即小于大于,小于大于是不存在的东西,所以它代表“不等于”。这些单
词,多用就熟悉了。

写完公式,还要把“忽略空值”的勾去掉,避免 O2 为空时 P2 依然能录入。


好了,终于完成了。经过这样的设置,购买数量列的数据录入有章可循,想错都错不了。不确认购买,
就不能输入购买数量,合逻辑;输入的购买数量,只能为纯数字,也合逻辑。这两条规定看似简单,可只是
口头提醒却一定不可能 100%做到。

这就是 Excel 的魅力,管理上最难解决的人的问题,轻轻松松就被绕过了。

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函数到底应该学多少?(上篇)
Excel 有几百个函数,有人说 300 个,有人说 500 个,总之就是多到眼花缭乱。如果把这些个函数嵌套起来
用,那就更不得了了。于是,说起函数,貌似是高手的专利。但是,我常说,Excel 技巧和思路一点就破,
不点,还真有可能一辈子破不了。学习函数,首先不用要求自己能写的很完美,却应该知道 Excel 有哪些函
数,它们都能干点儿啥。技巧的实现在网络时代已经不是个问题,只有想不到没有做不到。

咱们来数数有哪些函数比较常用,以及用来干嘛——

日期与时间函数

Year——不用说了吧,从日期中取出年份来做分析

Month——提取月份

Day——提取日子

Today——当天的计算机日期,配合条件格式,可做到期提醒,如:员工生日提醒,约会提醒,收款提醒等

Weeknum——某日期在一年中的周数,外企的最爱,不用再去数周数了(03 版需加载分析工具库才能调用)

数学与三角函数

ABS——绝对值,库房少了 2 个电视,多了 2 个冰箱,可不是-2+2=0 没差异,这时就要用绝对值相加

INT——取整,也叫砍掉零头,在不用 Randbetween 的情况下,与 Rand 做配合获得设置范围内的随机整数

Product——相乘,告别=A1*B1*C1*D1*E1*F1*H1 这种纠结的写法

Rand——大于等于 0 小于 1 的随机数,做数据模拟时常用到,年会抽奖时也能用(培训师常用)

Round——四舍五入,还有 Rounddown 和 Roundup

Subtotal——筛选后的多种数据汇总方式,如:得到筛选后的数据总和或者平均值

Sum——求和,告诉=A1+B1+C1+D1+E1+F1+H1

Sumif——把满足条件的单元格数值求和,做二维汇总表的经典公式

Sumifs——2007 版及以上才有的,多条件求和,Sumifs 编写时更方便

统计

Average——平均值,计算学生成绩单上的平均成绩

Averageif——2007 版及以上才有,更灵活的设置待平均的数据

Counta——非空单元格的个数,用于知道数据区域有多少个单元格填写的有数据(通常组合其他函数使用)

Countif——满足条件的单元格有几个,如:张三出现了几次,另外,1/Countif 也是经典的去重计算公式

Large——返回第几个最大值,如:自动找到销量前三位的数据
Rank——排序,如:根据数据变化,自动对销量进行排序(非常非常常用)

Small——返回第几个最小值,如:自动找到销量最后三位的数据

Max/Min——返回最大/最小值

续:个关于百分比计算的迷思(函数法)
最终采用的解决方案是直接调用数据透视表中的功能,设置值显示方法“父级汇总的百分比”+基本字段
“所在省份”。后来发现,这个选项竟然只在 Excel2010 版中存在,对 03、07 均不适用。看来,这是无意间
发现的 Excel2010 版的新功能。那么,使用 03、07 版又该如何完成这项任务呢?

还记得在找到用透视表解决问题的方法之前,我做了一个设想,那就是以大类汇总数值左侧的空单元格
为标识,建立辅助列,根据左右相除来得到结果。(如图所示)

为了制造出这个辅助列,源数据中的几个空单元格成为了关键。我们在选用函数,写公式之前,一定
要仔细分析源数据的数据结构,任何规律性的标识物都是引发正确思路的重要线索。用函数进行数据处理,
用对函数只是基础,细致的数学逻辑分析和对数据结构、规律的分析才是核心。所以,就本案而言,必须抓
住空单元格做文章。

可是,空单元格要怎么运用又成为了新的问题。先别急,弄清楚一件事,要得到辅助列最重要的是为单
元格定位。也就是说,必须准确定位大类汇总数值的单元格位置,然后才能将其引用到相应的小类数值右侧。
那么,对于定位来讲,同样是空单元格,如何区分呢,当然就存在空单元格 1,空单元格 2,空单元格 3 的区
别。想到这里,第一个函数就出现了,COUNTBLANK,这是专门数空单元格的函数。由此,得到第一组数据。
(如图所示)

看到了第一组数据,我沉思了很久,主要在思考如何运用这些个 1、2、3。如果从目的入手,我们希
望得到的是 X5:X8 都填充 C8 的数据,X9:X21 都填充 C21 的数据,所以需要制造一组数据作为定位行坐标的
参数,有了它,就可以运用 INDEX 或者 OFFSET 这样的函数提取到大类汇总数值。
说到这里,有一个基础知识需要知道。MATCH 函数可以返回某个数值在一组数值中的位置,而且 MATCH
说了,是返回数值的第一个位置。什么意思,就是说一组数值中有 N 个 1,但是只返回第一个 1 的位置。回
过头来看 D 列数据,如果定位了第一个 1、2、3 的位置,不是就可以找到每个大类的汇总数值了吗,找到他
们,自然就能做出最终的辅助列。但是,在使用 MATCH 函数之前,我们还需要制造一组数据,用于定位,原
理说来话长,看图便知。

得到了这组数据,用 E 列的单元格到 D 列中定位数值位置,就能获得用于定位行坐标的参数。(如图


所示)

有了这些参数,用 INDEX 或者 OFFSET 都能提取到相应的汇总数值,这里我用的是 INDEX。(如图所


示)

最后一步是简单的四则运算,完成任务。(如图所示)
我不知道这个方法是否是最简单的方法,但是整个思维过程确实非常有趣,逻辑关系也很好玩。先用
COUNTBLANK 数出了空单元格,不小心得到了一个可以利用的数组;然后为 MATCH 函数的第一参数制造了一组
数据;再根据 MATCH 函数定位的特性,找到了大类汇总数值的位置;最后根据这个位置提取出相应的汇总数;
左右相除得到结果。

有的朋友习惯用组合函数,动辄 IF 就能嵌套 7 层。可如果在一个单元格里直接写组合函数,除非数学逻


辑非常清晰,否则很容易增加编写的难度,因为过程中看不到每一步的计算结果。面对复杂的问题,我们可
以采用分步进行的方法,先写一个函数,得到一组数据,再利用这组数据往下一步走,正如本案的解析。最
后,无非就是把这几列运用的函数嵌套在一起,就能在一个单元格中体现。这样做还有一个好处,在 Excel
中记录下了你的整个思维过程。对于更好的理解数据结构以及函数运用,有非常大的帮助。

很多朋友纠结于写公式,一来觉得函数太多记不住,二来不知道面对问题应该作何选择或者如何组合。

我有几个小建议:

1、闲暇时按 Shift+F3 调用函数选择对话框,像翻字典似的看看每个函数的名称以及说明;

2、不知道如何选择函数的时候,也按 Shift+F3,翻翻 Excel 都有哪些函数,函数是有分类的,找着也


方便;

3、技能不娴熟,别急着嵌套,分步进行,层层剖析;

4、如果你用了 7 个 IF,也许该考虑换个函数;

5、80%时间思考,20%时间动手;
6、数学逻辑和数据结构的分析更重要。

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内容补充:刚刚得高人指点,可以用 D5=C5/INDIRECT("C"&MATCH("*"&"汇总",A5:A$25,0)+ROW()-1)完
成。这个方法更简单,更流畅。对于初学者来说,难点在于对 INDIRECT 的理解,比如=INDIRECT(C5)可以写
作=INDIRECT("C"&2+3),INDIRECT 函数在动态引用上有很大的作用;另一个难点是 A5:A$25 和 Row()-1 的组
合,这就是一个纯粹的数学逻辑,可以举例验证,但要想到这种方法,除了平时的积累以外,也离不开数学
功底。就像 1/COUNTIF 一样,Excel 中确实有很多固定的用法,需要慢慢积累。感谢 chrisfang 的指教!

一个关于百分比计算的迷思(自学于当当网培训后)
我用数据透视表功能得到了一张汇总表,但是想要算出每个子类占大类数值的百分比。以前我都是一个
个写公式完成的,数据量大的时候非常麻烦,有没有好办法呢?”

由于下午出版社还安排了录广播节目,所以我能回答问题的时间很短。没有时间一步步操作,于是就
提出一个设想:根据数据结构,大类汇总数值左侧的单元格为空单元格,如果利用这个标识,在写公式的时
候就可以判定每个小类应该除以哪个大类数值,最后得到如图所示的有规律的变化公式。(即 C5:C8 都分别
除以 C8,而 C9:C21 都分别除以 C21„„)
虽然提问的朋友很认同这个思路,而我也认为它是可行的,可毕竟没有实际操作。在看到最终效果之
前,我不会对它下定论,这也是学习 Excel 的一种方法,哪怕是再微不足道的技巧,也要亲身实践,并且设
置多条件印证,过关后才能确定为一种可行的方法,绝不能贸然下结论,尤其是自己都没有操作过的。

我把这个思路留给了问问题的朋友,其实也留给了我自己。录完帅哥@常宏玖的读书节目,七点的飞机回
成都,安全带指示灯刚刚熄灭,我就立即取出了电脑。飞机上的这两个半小时,正好是我的学习时间。

实际动手时,我才发现,要让公式在向下拖动时,根据当前的单元格位置,自动确定应该除以 C8 还是
C21 有点难度,到目前为止,我也还没想通这个数学逻辑和采用哪些适当的查找与引用以及用于定位的函数
来完成。遵循解决问题由浅入深的规律,我放弃了这个方向,转而考虑是否可以利用汇总数值左侧的空单元
格为标识,制造一个辅助列,将从上而下的公式变化规律转为左右相除。(如图所示)
感觉这个思路比之前的更靠谱一点,也更符合公式的变化规律,应该可行的。可是,在飞机上我抢毛
毯晚了一步,晚间的飞机室内温度很低,虽然我还穿着上午在当当网做分享时穿的长袖衬衣,也被一阵阵凉
风吹得大脑过于冷静,以至于丧失了创造力,愣是没想出来怎么合理的制造这个辅助列。在这里我启动了“假
设„„更多”理论,也就是假设这个辅助列的行数有几万行,所以,除非找到一键完成的方法,否则就不算
完成。

再一次卡在函数的选择和数学逻辑上,我开始重新思考这个问题了。也许是本次航班的鸡肉饭太好吃了,
那一瞬间,我竟然开了窍。头脑中闪过这么一段话:原始数据是由数据透视表生成的,数据透视表又这么强
大,应该可以直接用透视表的功能菜单来完成这项任务吧。对的,透视表一定能得到这种百分比的计算,否
则,当行字段有 N 个的时候,难道都要我们写函数才能完成。Excel 不会这么傻,是我傻了。对,找找透视
表的其他功能。

不得不说,这是一个伟大的发现,借助于一顿伟大的鸡肉饭。之所以我把思维的过程分享出来,是想告
诉大家“思路为王”的道理,面对一个难题,一定要多角度分析,不要钻到牛角尖里出不来。Excel 的问题,
多数是数学逻辑和功能/函数选择的问题,理清了,方向对了,就会事半功倍。正如我绕了一大圈,最后还是
相信强大的透视表一样,之前的路一定也能走,但会更坎坷。既然条条大路通罗马,在 Excel 的问题上,就
找最近的一条。用最简单的方法解决最复杂问题的才是高手。

在由数据透视表生成的汇总表中,右键点击任意汇总数值,就会看到“值显示方式”,选择“其他选项”,
里面有众多的显示方式选项,我一项一项的做了实验,有的看懂了是什么意思,有的现在还不明白,需要以
后再学习。但是,完成百分比任务的选项被我找到了。值显示方法“父级汇总的百分比”+基本字段“所在省
份”,点确定后,复杂的问题不再复杂,Mission Complete!(注:Excel2010 版本)
找到了方法,松了一口气,学了一招,而且是自己摸索出来的。在这里,我也想告诉很多想要学好
Excel 的朋友们。当学习成为乐趣的时候,才能长久;只有自己努力摸索出的道理,才印象深刻。如果你习
惯了遇到问题就张嘴,甚至连按钮在哪里都懒得去找,什么都要喂到嘴巴前才肯吃,那你一定吃的不香,记
得不久。离开了主动的探索和思考,只是照着其他人的路子死记硬背,一定学不出个名堂来。
同时,我想委托看到这篇博文的@当当网的朋友们,如果可能,请转给那位问问题的朋友,算是我补给她
的一个答案。我常说,课堂上无法回答的问题,我一定会下来好好研究,然后给出一个答复,这也是促使我
进步的源动力。

这就是我的一个关于百分比计算的故事。之前那两个思路,有空的时候,我还是会做尝试的。

查找功能只用了万分之一
经常使用 Excel 的人,相信以下几个快捷键都能玩得很溜:Ctrl+S(保存)、Ctrl+A(全选)、Ctrl+F(查
找)。前两个不用过多解释,一个用来保存我们的工作进度,另一个可以选中大片数据。咱们重点说说第三
个:Ctrl+F。

之所以 Ctrl+F 地球人都知道,是因为我们常常要在浩瀚的源数据中“大海捞针”。而捞的往往不是


一根针,而是很多根。由于需要做大量反复的操作,可以说我们被迫学会了“查找”的快捷键。否则,一次
次靠点击菜单命令调用功能,还没开始做,光想想就能累死人。

Ctrl+F 用了这么久,不知道大家有什么体会。有的人可能觉得很简单,调用功能输入想查找的关键
字不就好了;也有的人觉得更简单,他每次都完整的输入待查找的字段。那我们就先看看对于单元格内容的
查找,有些什么小秘密。

看下面这个例子:

输入“张”,或者结合通配符输入“张*”、“张?”,得到的都是完全相同的查找结果。为什么呢?
因为“查找”的默认设置是模糊查找,而“张*”、“张?”本身也是模糊查找,所以结果相同。
如果要精确查找,就需要手工设置一下。细心的人会发现,在“查找和替换”对话框中有一个按钮叫
“选项”,除此以外,没有其他任何按钮可能与设置相关。自然就联想到,“选项”中别有洞天。

说到这里,我想起我的母亲。她们那个年代的人,大部分对电子产品有一种本能的不解。母亲常常问
我,她的智能手机应该怎么转移短信,怎么拍摄视频。帮她解决问题之后,我都会尝试告诉她正确的方法,
所谓:授人以鱼不如授人以渔。我说的最多的一句话应该是:“您看看现在这个界面,哪一个按钮才可能完
成任务。“删除”、“退出”肯定不是,所以,只能点“选项”不是吗?”

玩 Excel 也是一样,仔细看看当前的界面或者对话框,一定能找到进入的路径。查找的“选项”中有
一项叫“单元格匹配”,勾上是精确查找,去掉则是模糊查找。当处于精确查找时,“张”只能查找“张”,
“张*”可以查找“张”字开头的所有文本,“张?”查找的则是“张”字开头,后面只跟一个汉字或者数字
的文本。
再仔细看看“选项”中的其他按钮,精彩的事情就出现了。使用查找功能时没进入“选项”,等于只
使用了查找功能的不到万分之一。这是为什么?因为我看到了一个按钮叫做“格式”。点击这个按钮,才真
正进入到另外一个世界。

你会惊喜的发现,竟然可以:

按字体大小进行查找;

按单元格边框粗细进行查找;

按单元格文本对齐方式进行查找;

按单元格填充色进行查找;

按文本字形进行查找;

按文本字体进行查找;

„„

„„

„„
„„
几乎所有的单元格格式都可以被查找,这么多格式组合起来有没有一万种,我想是有的,也许更多。
如此强大的查找功能,只用万分之一,着实有点浪费。充分的运用它,任何一个单元格格式都可以作为查找
的属性。这就代表,我们可以用不同的单元格格式为数据分类,并在之后的工作中,迅速找到属性相同的数
据区域。“大海捞针”其实就这么简单。

让序号永远那么整齐——SUBTOTAL 函数
有时候,我们希望数据被筛选后,序号依然可以整齐地排列为 1、2、3、4„„运用 Subtotal 参数 3 即可,3
代表 counta。(即对非空单元格进行计数)特别要注意数据区域的选择,B$2:B2 使得公式向下复制时数据区
域不断增大。

对“城区”进行筛选,无论怎么筛选都能得到从 1 开始的整齐的序列。这个公式的关键是对 B$2:B2


的使用,往下复制依次变为 B$2:B3,B$2:B4,B$2:B5,这使得 Subtotal 参数 3 能统计出不同的计数值,由此
返回 1、2、3、4„„
用公式“拉”出 26 个字母——CHAR 函数
想了半天,这玩意儿不好生活化,老老实实说吧。知道怎么在 Excel 中输入 A 到 Z 的序列吗?当然,你可以
自定义序列,还有另外一个有趣的方法。Char 这个函数是把计算机代码变为文本,如=CHAR(65)就等于 A,那
么 Row 这个函数可以返回行号,于是=CHAR(ROW(65:65))依然等于 A,然后往下复制看看,A 到 Z 就有了。

可以,我怎么知道=CHAR(65)就是 A,问得好!因为=CODE("A")等于 65,注意那一对引号,代表参数


是文本。看到这里,你应该知道,Char 和 Code 是两兄弟,只是行为方式相反。一个把计算机代码翻译成文
本,一个把文本翻译成计算机代码。在 Char 中,你可以试试奇怪的数字,看能得到什么文本。同理,在 Code
中,你也可以试试奇怪的文本,看能得到什么数字。

Excel 学习在于举一反三,多多尝试,尤其要培养起双向思维。在书中自有提到。
被遗忘的名称框
玩儿了这么久的 Excel,很多人却忽略了一个叫“名称框”的东西。顾名思义,“名称框”可以定义“名称”,
但是除此以外,这也是定位并选择数据区域的好帮手。要找到 F12009 单元格怎么办?拖着滚动条满世界找
吗?非也,在“名称框”中输入 F12009 回车即可。其他组合 1:9/A:D/F3:K100/A1:D4,F8:G10,试看看。

特别要注意名称框中逗号的使用,它可以帮助我们定位多个数据区域,但是,竟然,名称框可以识别
中文(全角)的逗号,很强很强。

见过这样的斜线边框吗?
一大早@小蚊子乐园 就发给我一张表格,要和我一起研究斜线边框是怎么做出来的。说实话,我还是第一次
见到这种格式,因为从来没有想过表格需要做成这样,对我而言,它过于花哨了一点。研究它其实不难,我
总说思路最重要。既然是单元格格式的变化,就找在格式中找,对齐里的文本方向就是答案,玩玩吧。

可是,如果对合并单元格使用此招,貌似就有点区别。那么,想想看,怎么才能让合并单元格也做出
斜线边框效果。(纯练习思路和技巧,与实用无关)

博友@_浪浪说:经常看到竟然没想过去动那个时针,,,罪过啊,,,,

@_浪浪说到重点了,做 Excel 工作的人,经常看到一个东西却从来没去动过以至于找不到好方法解决


问题的问题又何止这一个。“名称框”和“查找与替换”中的“选项”都是很典型的例子。所以,多动手,
多尝试,细心观察是学好 Excel 的关键。

不给糖果就捣蛋
认真工作之外,偶尔捣捣蛋也是挺开心的。

万圣节或者愚人节那天,找一个你的好同事,要够铁的那种,不然人会翻脸。悄悄打开他的 Excel
工作薄,在最后一行的某个单元格输入="",接着在最后一列的某个单元格也输入="",然后就可以等着看好
戏了。

这哥们儿一定会很纳闷,以为自己的 Excel 坏了,怎么无法插入行和列了呢?这时候,你就可以头顶


光环,驾着七彩云霞来解救他,并趁机 A 一顿好的。
捣蛋原理——

Excel 中的插入行和列并非增加工作表的行/列,工作表的最大行数和最大列数是固定的,插入只是
将末尾的空白行/列滚动提前,所以,当末尾行/列有值时,Excel 就“滚”不动了。=""是一个公式,输入的
是空字符,肉眼看不见的那种,以此迷惑当事人。

自制“无字天书”
要说哪种书最牛,一定是“无字天书”。一个大侠抱着一本无字天书,虽然啥也看不见,却往往一不小
心就练成了绝世武功。有了 Excel,咱不用羡慕大侠们的神奇经历,因为,咱也能自制“无字天书”。

首先,找到一个单元格里有内容的工作表;

勾选单元格格式-保护中的隐藏选项;
设置单元格格式为自定义的“;;;”;(三个分号,中英文不限,Excel 竟然知道自动转换成英文分
号)

设置工作表保护;

旷世秘籍“无字天书”就这么做好了。(单元格里木有东西,编辑栏里也木有东西,练功去罗)

“天书”原理——

原理 No.1 单元格格式-保护中的隐藏可以在工作表被保护后,隐藏编辑栏的内容;

原理 No.2 单元格格式-自定义中的“;;;”,可以将单元格内容显示为“啥都木有”。

你不会又想捣蛋了吧,可怜的铁哥们儿,亲兄弟。

是谁吃了我的字?
细节决定成败,小技巧决定„„快慢/好坏/爽憋/喜悲(词穷了)。在#excel#中进行文本修改时,是否曾经
遇到过一输入新的文本就把原来的文本覆盖了的尴尬情况。这是因为你键盘上的 Ins(insert)键,不小心按
到了它,就会出现以上症状。Word、PPT 也适用哦。

有趣——隔行插入空白行
玩#excel#,就要懒惰的玩,但凡把一件事做的太辛苦,就谈不上玩了。

我一直以为,玩好 Excel 需要有很强的数学逻辑感,这也就意味着理论上理科生比文科生更有优势。文


科的童鞋们也不用灰心,毕竟,Word 是你们的天下,各有所长。

今天我想说的这件事儿,也许听起来很无聊,可是对于不少中小企业,尤其对于 Excel 玩不太转的企业


来说,它是做工资条的前置步骤。是什么呢?是在每两条工资信息间插入一行空白,用于输入工资条的抬头。
插入空白行这种事情,对于任何一家企业来说,无论如何都是一件小到不能再小的琐事。可是,对于做这份
工作的人来说,也许就会变成一件天大的事,谁愿意在几十或者几百行数据中去做这样无趣的重复动作。而
对于企业,无数的琐事会让其不堪负荷,这当然是题外话,却也是很多企业主算不清也想不明的管理症结。

那么,说到插入空白行,你能想到什么?

方法一:点击鼠标右键,点击插入,鼠标定位下一插入点,重复前面的动作 100 次;
方法二:点击鼠标右键,按 I,鼠标定位下一插入点,重复前面的动作 100 次;

方法三:点击鼠标右键,按 I,鼠标定位下一插入点,按 F4,再定位,再按 F4,如此 100 次。

之所以我要强调“鼠标定位下一插入点”,因为这才是影响效率的关键,而这样的小动作却常常被我们
忽略。虽然第三种方法用了很牛的快捷键 F4 来完成重复插入的操作,可是也免不了依然需要“鼠标定位下一
插入点”。于是,最多的时间是浪费在定位上,这三种方法也就没有实质意义上的优劣之分,都让人无比纠
结。

来点创意吧!

排序大家都知道,如果把排序和这件事联系起来,会发生很神奇的效果。所以,我要新建一个辅助列,
并制造一个由 1、3、5、7、9 组成的序列。(这个序列你可不要一个个的输入哦!)

然后,我要再制造一个由 2、4、6、8、10 组成的序列。


最后„„排序!

如果你觉得这很神奇,别停止思考,好童鞋必须具备举一反三的热情。所以,不禁要问:如何在 2 行
中插入多个空白行,或者在多行中插入 1 个空白行?这时考验的就是你的数学逻辑,你能制造出怎样的序列
来达成目的。有兴趣的话,尝试一下吧。

照相机也能拼出打印页
初识 Excel,体味职场中的自立
行业,那张优秀毕业论文的奖状也从此被锁入抽屉深处。同样,由于大多数本地同学都选择留在成都,为了
不在年轻的时候被成都的休闲生活腐蚀掉(别人可能不会,只是我个人心理素质比较差罢了),我选择去了
遥远的苏州,没想到这一去,竟和 Excel 结缘。

初到公司,被安排的第一个任务就是用 Excel 做一张数据统计表。不需要什么分析,只是从一大堆数


据里面挑出属性相同的数据做最简单的加法,纯体力活。面对 Excel 表格,我简直就是两眼一抹黑,那是我
人生中第一次打开它,最深刻的印象是觉得鼠标图形很像医院的十字叉。

应届毕业生的激情是无法阻挡的,这张统计表虽然足足做了三天,我却感觉自己特牛,想着如果换别
人做怎么也得五天,还不见得比我做的好。(现在看来,它过于浓妆艳抹了)
只是,在这个漫长的过程中,我重复最多的一个动作是在多个工作表之间进行切换,这让我异常崩溃。

我还记得为此特意请教了好多人,竟然没有一个人能教给我更好的方法。本来还残存的依赖情绪,在
那一瞬间消失了。第一份工作刚开始,就让我体味到了职场中自立的重要性,求教是可以的,但却别指望别
人能给你什么,自己努力摸索、细心感受在职场中显得更重要。这个体会在我将统计表提交给我的主管后,
得到了更加充分的印证。时隔多日,他(同时也是我的入职辅导员)告诉我,其实那张表只用一分钟做,为
了让我印象深刻,他才没有教我。够狠吧!所幸,在他讲这番话之前,我已经找到了正确的方法并且完成了
深入的自我反省,才不至于受更大的打击。
求人不如求己,混职场,自立很重要。别人愿意/有能力帮你,那是上辈子修来的,应该感恩,别人
不愿意/帮不了你,那是应该的,无需抱怨。

为什么到 Excel 这里就变了


Word 是用来编辑文字的,PPT 是用来做演示汇报的,Photoshop 是用来画图的,我想这些大家都知道。

如果我问:能玩转 Word 就是汤显祖般的剧作家吗?能玩转 PPT 就是乔布斯般的演说家吗?能玩转


Photoshop 就是达芬奇般的画家吗?大家一定会说,当然不是。Word 玩的再好,文字更重要;PPT 玩的再好,
剧情/演员更重要;Photoshop 玩的再好,艺术造诣更重要。那么,为什么到了 Excel 这里就全变了呢?很多
人仅仅关注如何玩转菜单/函数/VBA 就觉得足够了,各种专业 QQ 群和论坛也把探讨 VBA 编程作为了最高境界,
好像不懂 VBA 就不算懂 Excel。

从各类 Excel 书籍来看,讲技术的占绝大多数,讲理念的几乎没有,或者说少之又少。难道 Excel 真


的没有灵魂,只是一个个菜单/函数/VBA 程序堆砌起来的没有生命的软件吗?我认为不是的。而现实中有一
个不可忽视的现象让我好奇,为什么有如此多的 Excel 书籍,如此多的 Excel 培训机构,如此多的 Excel 网
络资源,可我们身边的大多数人却用最笨的方法在处理数据,甚至连一个简单的分类汇总数据都做的如此辛
苦。这是因为没有内力做支撑,学的招数又五花八门,真到用时,反而不知道该怎么办了。为了知道为什么
有这么多资源,大家还不愿意/学不会 Excel,我在微博上做了一个小小的投票调查,结果不出所料。
从调查结果看,排名第一位的就是“书难啃,只能当字典查”。我家里的 Excel 书不下 20 本,除了
其中 1 本是我在创业初期(现在也还处于创业初期,只不过已经没那么初了)为了恶补专业知识硬着头皮啃
完的,其他书从未好好看过,翻了几页都扔到一旁,备查。这些技术类书籍写起来不轻松,内容也确实包罗
万象,非常的专业,可是却共同的忽略了一个问题,那就是读者的感受。我认为字典有一两本就可以了,如
果多数的相关书籍都是字典,要让人学会,或者说有兴趣学会 Excel,就难上加难。

身边的朋友常常抱怨说,他们知道 Excel 重要,也想好好学,可是一翻开书就头晕,最后只能作罢。


前段时间看了本写日本的书,里面提到日本人喜欢用图代替文字,书也好、报纸也好,甚至新闻,都尽量图
多字少,目的无非是让专业知识变得浅显易懂。反对派说,这样下去日本人都会变成白痴,只看得懂图,读
不来文字了。更深入的辩论我们不再继续了,但我至少觉得,我们也可以再多一些“浅显易懂的专业书”,
这也是排名第二位的大家对“没有通俗的 Excel 书”的期待。

如果你仔细看排名第三的答案,同样能想到读者头悬梁锥刺股挑灯夜读专业厚书时愁眉不展的情景。
是,基于 Excel 的特性,要想特有趣,特有故事情节,是很难做到的一件事。但这不妨各方能人多做点尝试,
能不能用讲故事的方式讲 Excel;能不能让章节与章节之间有前后因果;能不能给 Excel 书一个主线,而不
是零碎的技巧堆砌;能不能让大家读书的时候更开心一点。只要愿意做,办法一定是有的。
Excel 作为必不可少的办公技能,已经不是你想学或者不想学的问题,而是只要你身在职场,只要你
有一台电脑,就需要学,还需要学的比较好。否则,一项数据工作可能就让你苦不堪言。

那么,Excel 的灵魂是什么?我认为是表格和工作的完美结合。一张表格,需要体现工作中的数据内
容,工作的流程,工作涉及的多方合作伙伴以及工作最终的目的。做这张表是为了得到什么分析结果,需要
填入哪些数据,什么时间填,怎么填,谁来填,数据源有什么特性,需要做什么处理和控制,处理后的数据
如何传递,如何保护,如何存档等等。以上这些,都应该是我们在设计表格的时候慎重考虑和仔细研究的。
换句话说,如果工作内容和流程本身有缺陷,表格是无法设计的。如果我说做一张销售记录表,你的第一反
应不是根据工作目的梳理工作流程和内容,而是想到用哪一个数组函数或者哪一段 VBA 程序可以让它看起来
特牛,特智能,我就认为你已经走火入魔了。所以,要想玩好 Excel,必须真正了解自己的工作。我常说,
没工作经验的人无论技巧学的多牛,也无法做出一张好的表格。试想,没做过库房管理,就算背下了 300 个
函数,能做出一张库存统计表吗?一定不能,因为他压根儿不知道库房里需要管理什么。

学 Excel 不是追求无穷无尽的菜单功能/函数/VBA,能用简单的 Excel 功能完美的完成复杂的工作任


务,你就是高手。

第一份课件
踏入了物流行业,自然也就与数据结下了不解之缘。很多人认为财务工作是数据量最大的,我不完全认同,
财务工作由于有标准,所以还能得到专业财务软件的支持。可是物流却不同,尽管说起来可以使用的系统很
多,但是由于各家有各家的标准,大量的数据都还要靠手工完成。并且,物流行业有严格的对账物相符的要
求,无论系统多发达,实物账也必须记录的清清楚楚,明明白白。于是,我发现,我的工作大部分时间都在
与数据打交道,使用的工具就是 Excel。

我还记得当初我是多么有激情,那真叫一个不怕累不怕苦不怕折腾,天天研究这玩意儿。可是,说来
也可笑,在我接触 Excel 的七年中,我都没有闪过一丝念头要买本书或者上个论坛,傻傻的全靠自学。不怕
大家笑话,我看第一本 Excel 书的时候已经注册了咨询公司,听起来还挺可笑的。但是,七年的自学和实践
却带来了一个莫大的好处,那就是更关注解决问题的思路,更关注寻找问题解决的途径,而不是去纠结某个
技能或者某段程序。同时,由于所有的学习都源于工作需要,通过反复实践验证了学习的内容,记住的东西
就一辈子也忘不了。这也许是傻傻带来的幸运。

工作不到一年,我就已经积累了在别人看来非常牛也非常丰富的 Excel 知识。物流部甚至其他部门的


同事都知道有一个叫 Mark 的 Excel 小超人儿,有事没事就找着我问这问那,特别是一些快捷操作,他们觉得
那真是太妙了。

说到这里,我就要讲一点与混职场有关的心得体会了。按理说,当一个人掌握一些别人不具备的知识
的时候,他可以选择私藏,以此提升在职场中的竞争力。如果让大家都高效,都有能力了,难免对自己不是
一个挑战。道理没错,可假如真的这么做,只能说他很傻。“分享”在职场中是一个很重要的素质,分享可
以拉近与别人的距离,可以赢得别人的好感,可以帮助身边的人共同进步,也可以培养接班人。当一个人习
惯了分享,就有一股动力鼓励你不断的学习,以便有更多的知识可以继续分享给别人。如此一来,就会在自
己身上形成良性循环。你肯定也听说过:一件事如果只有你会做,你就永远没机会往上走,除非培养出另外
一个接班人。

当时的我,没有什么好私藏的,公司的氛围也鼓励分享。于是,我决定,与其每天口头告诉别人 Excel
的用法,不如做一个 PPT,把我所知道的重要知识都记录在案,将来还可以用这份文档给部门的其他同事做
知识分享。(也就是所谓的内训)没想到,这个 PPT 成为了我人生中的第一份培训课件,也是五号咨询公司
课件的祖师爷。在我创业之前,它不断的被更新,我曾经服务过的公司的同事以及合作伙伴,应该都见过它。
到了 2011 年的今天,还有不少当年的合作伙伴依然把我当做他们的师傅,口口声声说他们的 Excel 是我教的。
这就是分享的魅力,时隔多年还都让人印象深刻。

好的经验书面总结并不吝分享,职场也就不难混了。
(当年的课件)
别用“高等数学”解小学的问题
今天在一个 Excel 群里看到一个话题,想分享一下,顺便也探讨一下。

这个 Excel 群里的人似乎都是 Office 玩得很溜的人,之前的话题我几乎插不上话,因为我不懂 VBA,而


大家貌似又都对 VBA 情有独钟。想当初书还没上架,我在群里做了一个小小的宣传。对书感兴趣的人没见着,
倒是突然有两个朋友很热情的和我私聊,客气地称呼了一声老师以后,就开始问我如何用 VBA 解决 XXXX 的问
题。我挺不好意思的说,抱歉,我不懂 VBA。对方表现出了很大的失望,觉得一个出了本 Excel 书的人怎么
可能不懂 VBA。殊不知,我也很纳闷,为什么能写 Excel 书就不能不懂 VBA。

说到对 Office 组件(Excel/Word/PPT)的深度应用和研究,我和其他同行有不同的见解,从来不认为普


通的职场人需要学多么高级的应用(普通指 80%的人,高级应用指 Excel 中的嵌套 N 个函数、数组函数、VBA,
PPT 中的平面设计、专业的色彩知识以及绚烂的动画等)。打个比方,这就好像说中国是一个发展中国家,
刚刚脱离了自行车时代,部分人骑上了电动车,部分人开上了汽车。对开汽车的人来说,大部分的需求是家
用,代步,拥有一个比自行车跑得快又不受吹风雨打的出行工具。这不同于德国人、美国人那样追求汽车的
个性(改装),追求品牌的忠诚(法拉利)。中国的职场虽然已经摆脱算盘、计算器很多年,也有很多企业
在推行无纸化办公,汇报用 PPT 做演示,可总的来说,无论是在技能的应用还是管理水平,以及人员素质上,
依然处在发展中阶段,尤其是为社会贡献了最多就业机会的民营、私营、中小企业。这些企业中一定有 Office
的佼佼者,可是数量极少,其他人别说高级应用了,一部分连如何打印始终显示标题行的文件都成问题。所
以,必须看到,还有太多人需要普及 Office 应用常识。而我们也不必觉得晦涩难懂才算高级,把问题想简单
一点,别陷入“高等数学”的思维里,以致于小学的题目都被复杂对待。

这就是我从群里的话题想到的,话题的内容很简单,却在最开始就被复杂化,来看看吧。
(一个按钮就解决的问题,却在一开始就被设定为 VBA 的范畴,我们的工作中又何尝不是有这些迷思呢!)

衣服自动归位——IF 函数
交叉定位——INDEX 函数
如果生活中有 Excel,我将用 INDEX 准确定位此兄。查找与引用函数 INDEX,单词的中文翻译是“索引”,它
的第一种也是最常用用法的意思是:在特定范围内横着竖着一交叉,一不小心,就定位到某物。为了找此兄,
公式如下:=INDEX(西南财大温江校区电教室,7,6)。
减肥瘦身——ROUNDDOWN 函数
如果生活中有 Excel,减肥何须用“左旋”。数学函数 Rounddown 总能将数值的绝对值向小的方向发展。
182 斤的壮汉只要对着镜子默念公式:=ROUNDDOWN(我的体重,-2),嗖的一下,就能变成 100 斤的健美男。-2
啥意思,就是以小数点为标准,“瘦”掉个位及十位数。想从地球上消失很简单,用-3 试试看。

组合金刚“大力神”——“&”运算符
变成壮男——ROUNDUP 函数
想增肥,用 Roundup 吗??是的,学习就应该举一反三,我很开心之前的“瘦身”帖达到目的了。如果
生活中有 Excel,增肥何须每天吃 4 份回锅肉和粉蒸肉,Roundup 函数可以将数值的绝对值往大的方向发展。
128 斤的健美男对着镜子念咒:=ROUNDUP(我的体重,-2),呼的一声,变成 200 斤壮男。
变色服——条件格式
我一直希望有一件神奇的衣服,可以在我想要表露不同的情绪时,变成不同的颜色来配合我的情绪。这
时,我真希望生活中有 Excel,或者说,有 Excel 衣服。那么,我就可以设置“条件格式”,指定开心时衣
服变为红色,郁闷时衣服变为黑色,伤心时衣服变为灰色,那该有多酷。满足指定条件,显示指定格式,这
就是“条件格式”。

干掉黑心餐厅——SUM 函数
Sum 大家都知道,我不想谈 Sum,只是最近有所感。新闻说,有些餐馆在结账的时候总是多算费用,还有
的总数和明细对不上。咱们出门吃个饭不能老带着计算器吧。如果我的眼睛就是 Excel 该多好,轻轻一扫:
=SUM(明细首:明细尾),就不用再辛苦的心算鸟。赐我一双 Excel 眼吧!
同事间的恶作剧——自定义序列
这段时间总在想 Excel 和我们的生活之间还有哪些事儿。"如果生活中有 Excel"的事儿,有些看起来挺幼稚,
有些看起来挺牵强,但都是真实的感悟,我也把它当做一次有益的尝试。我刚会点皮毛那会儿,就迫不及待
的搞了个恶作剧。我在工具-选项中自定义了一个序列,写上第一个字,发给同事让他向右拖动,结果!

完美的直线——SHIFT
如果生活中有 Excel,教儿子画画就简单多了。最近儿子很喜欢画画,尤其是“直线”,可我怎么看都有如
蛇行。出于本能,我很希望能在他身旁帮他按住 Shift 键。这样,儿子就能惊奇的发现自己竟然画出了完美
的直线。然后,我会对他说:小子,This is Magic !

切肉片 without 刀——分列


你做过饭吗?我做过,所以我切过肉,可是切过就知道这不是一件好玩儿的事,尤其对于菜鸟来说。于是,
我时常幻想“如果生活中有 Excel”,不用刀,只用“分列”,按照“固定宽度”分,画上几条“切分”线。
瞬间,就能“切”出完美的肉片,比米其林大师还牛。
监控何须摄像头——照相机
有段时间沸沸扬扬,说在家里装监控家长就可以远程监视小孩在家的情况。虽然我不太认同这样的做法,因
为涉及侵犯个人隐私。抛开这些现实的东西,单从技术层面看,如果生活中有 Excel,监控是很容易做到的。
运用自定义命令中的“照相机”功能,为房间拍张照,照片上显示的就是该房间实时的影像。

如果把房间换成单元格,你想到了吗?用“照相机”拍一张图片,它就能随单元格内容的变化而自动
变化。妙的是,它是一张图片,你可以随意拖动它,比起不能动的单元格,它更好玩。比如:把参数表的数
据拍成图片,贴到源数据表中。

大写金额告别手写——单元格格式
手写的发票有“大写金额”一栏,写起来甚是麻烦。姑且不说中文大写数字笔画多,就是要数清楚数字的位
数也是一件麻烦事。54839509 请在 5 秒内转换!如果生活中有 Excel,财务的兄弟姐妹就能轻松许多。只要
写出阿拉伯数字,就能自动显示出中文大写数字,用的是单元格格式-数字-特殊-中文大写数字。

用这个方法,54839509 是多少呢?瞬间知道它是:伍仟肆佰捌拾叁万玖仟伍佰零玖。
但是此功能无视带点的数字,因为它不能准确翻译出我们想要的“点”后面的数字。

红豆绿豆挑出来——筛选
先看看这张图,我再告诉你要干嘛!猜到了吧,那就是挑豆子。第一次有“如果生活中有 Excel”的想法就
是从挑豆子开始的。那时我就在想,挑豆子这件不可能完成的任务(100 吨混合豆),交给 Excel 会多么轻
松。别说豆子了,做过销售的报账之前分个发票都费劲的很,这时候如果生活中有 Excel 的筛选该有多好。
你和他/她去过哪里?
当时间慢慢逝去,也许你已经不记得你和他/她曾经去过哪里,如果生活中有 Excel,把你们去过的地方
记录在“名称框”中,任何时候,都能回忆起当初的那份美好。
名称框是一个很有趣的东西,既能快速定位单元格或者单元格区域,也能快速定义名称。名称的其中
一个用法是绑定一大堆的单元格,以便将来快速定位到它们并对其进行统一操作。设置起来很简单,选中要
绑定的一堆单元格,到名称框中给它们一个名字,按回车。以后就可以再来这里,在下拉菜单中找到这个名
字了。例如:杜甫草堂+武侯祠+宽窄巷子+锦里=成都景点(名称)

字太小,就按住 Ctrl+鼠标滚轮放大哦!在 Excel 里也是一样的,是不是早该这么玩泥。)

(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
温馨提醒:Ctrl+鼠标滑轮可以放大哟)
。(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
(温馨提醒:Ctrl+鼠标滚轮放大)
读者太有才了!!!(含 IFERROR 的解说)
读完《你早该这么玩 Excel》,书中介绍的“三表概念”从使用 Excel 完成工作出发,指出了一条正确的工
作思路:先设计好“天下第一表”,不需要太多技巧、函数和 VBA,就能最大程度地提高工作效率。分享本
书精华部分思维导图。
我发现导图中在“智能”部分是这么记录的:查找函数 VLOOKUP+IF+LEN 我平时用:VLOOKUP+IFERROR。

IFERROR 是 2007 及以上版本出现的新函数,在 2003 中是没有的,所以@我从山中来-是一位使用 07 版或 10


版的主。

IFERROR 这个函数给大家解释一下,它其实是 03 版的=IF(ISERROR(表达式),"任意值","表达式自身的值")的


简化版。它有两个参数,第一参数是“表达式”,第二参数是“任意值”,通过对两个参数的设定,就能实
现 03 版中嵌套函数才能完成的功能。尤其对于使用了 VLOOKUP 函数的公式来说,IFERROR 的出现让公式得到
了极大的简化,否则,一般都要将=VLOOKUP()定义成某个名称来缩短公式长度。可如果选择这种方式,公式
是缩短了,操作步骤又增加了(因为要定义名称)。所以,这就是 07 版开始出现的一个很棒的函数。
哈哈,出来了。在附件里面。
经您一点拨,果然不一样。

不过我还是挺佩服我自己的,居然会想到可能会有 day 这个函数(还真的有)。

有点小臭 P 了。。。

先忙了,等我的大作完成了,一定请您老人家过目,哈哈,不过过程中估计免不了骚扰您

=IF(DAY(A3)>=16,MONTH(A3)+1,MONTH(A3))

读者给这张图片取的名字叫“小炫耀”

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在 2011-08-31 17:40:58,enjoyexcel <enjoyexcel@163.com> 写道:
加油吧。
2011-08-31

enjoyexcel

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发件人: jack <001031082@163.com>
发送时间: 2011-08-31 17:38
主 题: Re:回复: excel 求助
收件人: enjoyexcel <enjoyexcel@163.com>

感谢您这么迅速和启发性的回复!
可怜我只会 if、vlookup、sumif 几个简单公式,学习钻研去了,有结果一定给您汇报。希望就在今天晚上吧。
祝好!

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在 2011-08-31 17:34:25,enjoyexcel <enjoyexcel@163.com> 写道:
第一次有名字为“Excel 初学者”的读者给我写信。
所以,Excel 初学者你好,也许你叫 Jack!
首先呢,感谢你的崇拜,作为也许是全国第一个提出天下第一表和三表概念的砖家,我就不谦虚了。
针对你这个问题,我不想直接回答你,希望你可以从下面的话中找到灵感,自己完成的感觉是无比美妙的,我希望我的读者
都有美妙的经历。
好了!
你说 7 月 16 日到 8 月 15 日算 8 月,那我问你,在这件事情上的关键数据是不是 16 和 15,也就是说“日子”是关键,而不
是“月子”,对吗?好了,那我们能不能用“日子”去建立和“月子”之间的关系呢?比如,16 以上的月是不是都应该+1,
而 15 以下的月应该保持原样呢?
我说到这里了,你用 If 和 Month 组合试试。
希望你成功,等你的消息。
伍昊
2011-08-31

enjoyexcel

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发件人: jack <001031082@163.com>
发送时间: 2011-08-31 17:26
主 题: excel 求助
收件人: enjoyexcel@163.com

伍老师:
您好!
我是刚刚给@您的读者。非常崇拜您!hoho
下面继续我的疑问:
您也许知道,保险公司的新人有责任津贴(俗称底薪),根据其上岗时间和业务表现,责任津贴也有所不同。进入
公司前 3 个月和后面 3 个月的标准不同。所以就要判定月份。原本月份的判定通过 month 公式可以完成,但是公司
的标准有些怪,不是以自然月为准,而是以 15、16 日为界,比方说,8 月份的新人指的是 7 月 16 日到 8 月 15 日之
间上岗的新人,以此类推。(其意图是让 15 日上岗的新人有更充裕的时间去开单,获取收入)。这种情况下应该如
何判定月份呢?
非常感谢!
此致
excel 初学者