ADMINISTRACION

BASICA
DEFINICION:

La administración es un proceso sistemático que consiste en el

desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN,
INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL efectuados para
lograr los objetivos de una organización a través de un adecuado
manejo de los recuerdos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,

dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para
lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común
 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las
escuelas modernas de administración:
c) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W.
Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones
hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del
estudio de tiempos y movimientos.
d) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol,
estableció un esquema conceptual de la administración con
base en el proceso administrativo
e) Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano)
Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la
escuela de graduados en administración de negocios de la
Universidad de Harvard
Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo
resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con
un enfoque mecanicista en donde se descubrió que los grupos
informales constituyen una organización unida, de amistad y
solidaridad
d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone
el uso de tecnicas sustentadas en sistemas de información que
posibiliten el control de la gestión administrativa
e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa:
Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona,
empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los
grandes “Egos”, decisiones por consenso, análisis profundo de los
problemas, etc, etc, etc.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,
diagnóstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos
3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal:
selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas,
compras, producción, etc.
4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y
comunicación
5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,
determinación de las desviaciones, corrección de fallas y
retroalimentación
 PLANEACION
Definiciones:
Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de
recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las
formas de organización , el establecimiento de medidas de tiempo,
cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y
otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.
La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar
un objetivo
Planear es diseñar un método para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y
quien deberá llevarlo a cabo
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos
PREVISION: La planeación es previsión del futuro
UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben
abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y
administrativo y preveer las consecuencis que producira su
aplicación
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible
CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso
de duración permanente
INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administración
 ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y
que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realización de una sola operación de una actividad
concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo
el funcionamiento de la institución
POLITICAS: Son líneas generales de acción que guian a los
miembros de una empresa
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
acción que se considera el mas recomendable para el logro de un
objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes
PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de
una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplieran a traves de la integración de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el
asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en
principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente
los resultados de una organización e incluye tres elementos principales.
1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con
el costo
3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra
los cuales se puede comparar
 ORGANIZACIÓN
Definiciones:
Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr un
objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de
las funciones respectivas
Organización es el orden que guardan las diferentes órganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicación y
división del trabajo, necesarios
DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, específicas, sustantiva, apoyo,
asesoría, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genéricas, específicas)
-OPERACIONES; (físicas, mentales)
 FORMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega

a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa

lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organización formal en busca de
satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.
 ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de

un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de
especialización, nace la división en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una
institución, relaciones de mando, niveles jerárgicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de administración y
ámbito de aplicación
 MANUALES
Son las herramientas administrativas para
transmitir conocimientos y experiencias para
documentar la tecnología acumulada sobre un tema
específico. Contienen información e instrucciones
sobre la organización, políticas y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecución de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operación
Manuales de Organización
Manuales de Procedimientos
 INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una
parte que se refiere a la estructuración y otra que
es la actuación en si, en la primera tenemos la
planeación y la organización, en la segunda, la
integración, la dirección y el control.
La integración es el punto de contacto entre la
parte estática y la parte dinámica del proceso
administrativo.
Definición:
Integración es obtener y articular los elementos
materiales y humanos que la planeación y la
organización señalan como necesarios para el
 TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL DE MATERIALES

c) Reclutamiento c) Finanzas
d) Selección y d) Compras
contratación e) Producción
e) Inducción f) Mantenimiento
f) Capacitación g) Comercialización o
g) Desarrollo prestación de
h) Carrera servicios
institucional
 DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada
cualquier organización dependerá, en gran
medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definición:
Es el elemento mas dinámico del proceso
administrativo que implica la responsabilidad que
tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado a la
mejor realización de sus funciones, con el máximo
de eficiencia y colaboración.
 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento
mas importante y complejo de la administración,
puesto que se ponen en juego aspectos
relacionados con el comportamiento individual y
de grupo.

En la dirección se ejerce el mando, se delega la

autoridad, se toman decisiones, se coordinan y
supervisan las actividades y todo ello a través de
un proceso de comunicación que ya de por si es
complejo
 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses
individuales y grupales
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se
impersonalice la orden, será mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al
transmitirse una orden deben asegurarse los
conductos previamente establecidos y jamás
saltarlos sin razón.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse
que los conflictos se resulevan lo mas pronto
posible de modo que, sin lesionar la disciplina,
puedan producir mayor tranquilidad a los
implicados en el.
 ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o específica

- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especialización
- Permite que las decisiones sean tomadas con
mayor base sobre la realidad
 MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el
derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio
de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones
como sigue: Directiva la primera, propiamente
administrativa, la segunda y supervisora de
ejecución la tercera
La toma de decisiones es un factor esencial de la
función directiva, ya que, con base en ellas se
marca el cambio a seguir de la organización.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problemaDefinir el problema
- Definir las aternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada
 PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisión, supone un
ámbito de responsabilidad mas amplio y complejo
que el de la administración tradicional basada
unicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que ademas ubica como fundamental
la satisfacción del usuario y el desarrollo personal.
- Satisfacción del cliento o usuario: Es la única
razón de la organización
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las
operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades
y aprendizaje
- Aceptación del cambio: Verlo como algo natural
 CONTROL
La etapa de control no existiría si la planeación y
organización se ajustaran impecablemente a la
integración y a la fase directiva, sin embargo, aún
en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o
modificaciones a lo programado.

Definición:
Control es un conjunto de providencias incluídas en
las estructuras y en las normas de trabajo de una
empresa, para que en el desarrollo de las
actividades se produzca una comprobación,
previniendo errores y fallas, para proveer
información segura, proteger los bienes de la
 TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de
normas o estándares de
ejecución
2.- Medición de la ejecución
real en relación con los
estándares establecidos
3.- Aplicación de la acción
correctiva
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se
desea lograr
La administración enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos mas que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estándares que
comprenden sistemas, procedimientos , métodos
de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías
que deben formar parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad mexicanas están
sustentadas en las normas ISO-9000
Requiere que la información sea procesada,
interpretada y comparada con los estándares de
ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la
ejecución real.
Requiere una tomas de decisiones sobre
modificaciones o ajustes a los recursos de la
empresa, para esto es necesario conocer las
causas de desviación
 CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Selección de los criterios de control

- Recolección, concentración y procesamiento de
datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas
correctivas
 EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con los planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación
 INDICADORES

Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la

tendencia y la desviación de una actividad sujeta e
influencias internas y externas con respecto a una
unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los
indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en
virtud de que a través de la medición que realicen
los responsables en los niveles de operación
conocerán de manera inmediata la situación en que
se desarrollan sus servicios y de tomar
oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuación y
Los indicadores deben contar con las tres
características siguientes:

CONGRUENCIA: Característica de la información

que la hace coincidir en su forma y tamaño
CONSISTENCIA: Característica de la información
estadística mediante la cual los datos se basan en
los mismos principios y reglas particulares de
cuantificación
CONFIABILIDAD: Característica de la información
que el usuario acepta y utiliza para tomar
decisiones basándose en ellas.
 TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
INDICADORES DE CALIDAD
Son los que permiten determinar cuantitativamente
el grado de cumpliiento de las metas en un período
determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos
Metas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos
y metas programados con los recursos disponibles
en un tiempo determinado
Se utilizan para determinar el rendimiento de los
insumos empleados en la consecución de una meta
o en la ejecución de una tarea, en una unidad de
tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos
Insumos utilizados
La productividad puede medirse en función de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin
embargo, no es siempre necesario utilizr las tres
relaciones. El indicador se seleccionará en función
del insumo mas relevante a considerar en el
Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o
proceso que mida.
cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfacción de las
expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios
internos y externos, tales como: tiempos de
espera, oportunidad, atención y solución a quejas,
satisfacción por el otorgamiento del servicio,
tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad
cuando satisface plenamente al usuario