ANEXO 1.

- CARTA ENTREGA DE DOCUMENTOS

(Imprimir en papel membretado de su Empresa)

(Ciudad y Fecha)

Doctor:
Miguel Velásquez Olea.
Director Ejecutivo.
Alianza Empresarial para un Comercio Seguro
BASC Bogotá – Colombia
Carrera 7 No. 32 – 33 Piso 5.
Bogotá D.C.

Es nuestro interés vincularnos a World BASC Organization - WBO, por lo cual expresamos
nuestra voluntad de afiliarnos a BASC Bogota - Colombia para implementar, certificar y
mantener el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, cuyo objetivo fundamental es
prevenir que las empresas que conforman o participan en la cadena de suministro del comercio
internacional, sean utilizadas para fines ilícitos.

Para los efectos estamos remitiendo los documentos en medio digital o físico correspondientes
a la solicitud de admisión de nuestra organización a BASC Bogota - Colombia:

DOCUMENTOS SI NO N/A
1. (Anexo 1) - Carta Entrega de documentos.

2. (Anexo 2) - Carta Verificación de Antecedentes junto con listado de

Empleados y Directorios en formato en EXCEL
3. Formulario de inscripción BASC diligenciado.

4. Certificado de Constitución y Gerencia (con no más de dos (2) meses de

expedición).
5. Fotocopia del RUT.

6. Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal al 200%.

7. Balance General y estado de resultados de los últimos tres (3) años,
FIRMADOS con sus respectivas notas (Indispensables).
8. Estado de cambios en el patrimonio de los últimos cinco (5) años, estado
de flujo de efectivo, y estado de cambios en la situación financiera
FIRMADOS.
9. Declaración de impuestos de renta de los últimos cinco (5) años.
10. Conciliaciones contables y fiscales de renta y patrimonio, de los dos (2)
últimos años.
11. Certificado de composición accionaria firmado por revisor fiscal (con no
más de 60 días de expedido), en donde se relacionen los nombres
completos de los socios, número de identificación y fecha de nacimiento
12. Certificación de Origen de Fondos de los Socios (cuando estos han
aumentado sus aportes en las empresas, aumento de capital).
13. Carta suscrita por el Representante Legal (con no más de 60 días de
expedido), en donde se afirme que no existen procesos penales
relacionados con la Ley 30 de 1986 ni con los artículos 323 al 326 de la
ley 599 de 2000 contra la empresa, ni sus socios, ni sus representantes
legales.
14. Una (1) carta de recomendación de una empresa certificada BASC
(cliente o proveedor).
15. Copia de la resolución de la entidad que regula y supervisa la actividad o
copia del documento que autoriza a la organización, para ejercer la
actividad como habilitación de DIAN, MINISTERIOS ETC. (si aplica).

Observaciones: Los documentos pendientes serán enviados dd/mm/aaaa,

Si marco alguna casilla N/A por favor explicar las razones.

ACEPTAMOS Y TENEMOS CLARO QUE:

A. La presentación de ésta solicitud no implica aceptación por parte de BASC Bogota -

Colombia, ni de World BASC Organization (WBO), así mismo que no tienen obligación de
explicar o dar cuenta de sus decisiones de no conformidad o no aprobación de las
solicitudes de admisión.

B. Debemos proporcionar la información adicional que BASC Bogota – Colombia y World

BASC Organization (WBO) determine.

C. Está rigurosamente prohibida, sin la autorización escrita de BASC Bogota – Colombia o

World BASC Organization (WBO), la reproducción total o parcial de la información o material
suministrada por BASC, por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el
tratamiento informático y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo
público.

D. La solicitud de admisión tiene un costo de $ 3 SMMLV + IVA (19%) ($2.484.348 más IVA),
valor que se deberá pagar previamente a BASC Bogotá – Colombia para el inicio del
proceso, suma de dinero que no será reembolsable, independiente del resultado de la
verificación efectuada.

E. Autorizamos a BASC Bogotá – Colombia para verificar la información consignada y anexada

de la Empresa, Representantes Legales, Socios y Vinculados, ante cualquier entidad u
organismo nacional y/o internacional, y aceptamos cualquier decisión que BASC Bogotá –
Colombia tome frente a la solicitud de admisión y al proceso de certificación.
F. BASC Bogotá – Colombia procederá a realizar todos los procedimientos necesarios a la
información y documentación recibida, proceso que lleva implícitos la verificación e
inspección de todos los temas relacionados con la Empresa y cuya duración máxima se
estima en 60 días calendario, contados a partir de la entrega COMPLETA de la
documentación e información solicitada y el pago por el concepto de este servicio.

G. Concluida la verificación respectiva, si la empresa no alcanzare los estándares BASC

mínimos necesarios para aspirar a su admisión BASC, se le comunicará y se dará por
finalizada la solicitud de inscripción, sin que BASC Bogotá – Colombia esté obligado a
entregar la respectiva verificación o explicar los motivos en razón a la confidencialidad del
asunto, procediendo a su archivo y cierre correspondiente.

Cordialmente,

........................................
Representante Legal
Empresa
Nombre
CC.
 ANEXO 2. - CARTA VERIFICACION DE ANTECEDENTES

(Imprimir en papel membretado de la Empresa)

(Ciudad y Fecha)

Doctor:
Miguel Velásquez Olea.
Director Ejecutivo.
Alianza Empresarial para un Comercio Seguro
BASC Bogotá – Colombia
Carrera 7 No. 32 – 33 Piso 5.
Bogotá D. C.

ASUNTO: AUTORIZACION CONSULTA DE ANTECEDENTES DEL PERSONAL.

Yo, (Nombre del Funcionario autorizado) identificado con C.C. No. (XXXXXXXX), previa y
debidamente autorizado por el Representante Legal de la Empresa (Razón Social) con NIT No.
(XXX.XXX.XXX-X), solicito a ustedes se adelanten los trámites ante la Dirección de
Investigación Judicial DIJIN de la POLICIA DE COLOMBIA, para consultar los antecedentes de
nuestro personal en sus bases de datos y en las demás bases de datos que Uds. tengan a su
disposición. Para tal fin, me permito dejar constancia del cumplimiento de mi Empresa en todos
los principios y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

Envío a su oficina el archivo en excel indicando los nombres y números de cédulas (sin puntos)
del personal de quien solicito la consulta de antecedentes, el cuál es estrictamente confidencial
y sólo procede para efectos de esta verificación. Para éste trámite, cada persona titular
previamente autorizó su estudio de seguridad y la consulta para verificación de sus
antecedentes, está debidamente informado sobre la finalidad de la autorización y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada y los soportes de la autorización reposan
en nuestra Empresa para cualquier consulta posterior y de ser necesario, están a disposición
de ustedes cuando lo requieran.

Cordialmente,

Firma del Funcionario Autorizado.

Nombre Completo Funcionario Autorizado
Número de Cédula del Funcionario Autorizado
Cargo del Funcionario Autorizado.
 INSTRUCCIONES LISTADO DE EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y ACCIONISTAS

Relacionar información abajo descrita de EMPLEADOS, DIRECTIVOS, SOCIOS Y

ACCIONISTAS de su empresa en un formato Excel, en el siguiente orden así:

Columna 1: Consecutivo.
Columna 2: Primer Nombre.
Columna 3: Segundo Nombre.
Columna 4. Primer Apellido.
Columna 5. Segundo Apellido.
Columna 6: Número de Cédula sin espacios, sin puntos y sin comas.

 En el encabezado incluir tres filas: Fila 1; Solicitud de Consulta de Antecedentes, Fila 2

Nombre de la Empresa, Fila 3; NIT de la Empresa y E-mail corporativo para notificación
de resultados y Fila 4; Nombres y Apellidos del Representante Legal o Funcionario
Autorizado para consultar antecedentes.

SOLICITD DE CONSULTA DE ANTECEDENTES

Nombre Empresa solicitante:

NIT: E-mail:

Nombre Representante Legal o Autorizado:

Primer Segundo Segundo Cedula

No. Primer Apellido
Nombre Nombre Apellido Ciudadanía