Documentos Contables

Todos los documentos de tipo

contable sirven de respaldo a
transacciones que realiza la empresa
y se utilizan en la contabilidad, para
calcular ingresos, egresos y
patrimonios; sin embargo, es
importante que dentro de los
documentos contables identifiques
dos categorías: documentos contables internos y documentos contables externos.
Tipos de Documento Contables
Tipo de documentos contables internos:
Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora
de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:
 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.
Tipos de documentos contables externos:
Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las
empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son
elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte
de la estructura interna de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos
contables externos son:
 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.
 Factura
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de
un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la
operación.
Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o
servicio tras la compra del mismo.

Tipos de Factura
Básicamente, existen dos tipos de factura:
 La factura completa.
 La factura simplificada.
Los contenidos de la primera están expresados en el apartado anterior. Por lo que
hace a la factura simplificada, los contenidos son iguales salvo en que:
 La factura simplificada no incluye los datos del cliente y;
 El IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final. El tipo
de IVA, ahora bien, se debe señalar.
Pueden emitir facturas simplificadas todos aquellos empresarios o autónomos
autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
También se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes casos:
  Cuando el importe de la factura no supera los 400 euros (IVA incluido).
 Para emitir facturas rectificativas.
 Por determinadas operaciones, inferiores a 3 000 euros (IVA incluido), por
las que el reglamento de facturación anteriormente vigente (Real Decreto
1496/2003) permitía la expedición de tiques.
Además de estos dos tipos principales, existen otros tipos de factura que se
mencionan a continuación:
 La factura proforma, que, a diferencia de una factura ordinaria (ya sea
simplificada o completa), no tiene validez fiscal.
 La factura rectificativa, para modificar, abonar o anular una factura
emitida.
 La factura recapitulativa. Recoge en un mismo documento todas las
facturas enviadas a un cliente en un periodo determinado.
 El duplicado de factura. Tiene el mismo valor que la factura original, por
lo que no debe confundirse con una copia.
 La factura electrónica, para ventas de servicios o bienes a la
Administración pública.

Recibo de Pago: Es el documento que acredita el pago de una determinada

cantidad de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe), y dirigido a la
persona deudora (quien paga).
Presupuesto: Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los
ingresos y gastos de una actividad económica, sea personal, familiar, empresarial
o pública. Contiene los egresos e ingresos correspondientes a un período, por lo
general anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir un objetivo previsto,
expresado en términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y en
ciertas condiciones. Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de
responsabilidad de la organización.

Vale: Un vale es un documento administrativo, por medio del cual un sujeto señala
por escrito haber recibido objetos o dinero en calidad de préstamo. Es utilizado
como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un compromiso de pago
con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se estipule
en el mismo documento. Un vale debe contener: fecha, nombre del deudor, nombre
del acreedor, cantidad de objetos o dinero que se presta, datos de los objetos dados
en préstamo, incluyendo el estado físico en que se encuentren; finalmente la firmas
de los involucrados.
Recibo de Caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza
con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido.

Comprobante de Caja: Es un documento contable que se utiliza para registrar los

diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier
transacción comercial. Este documento contabiliza un debito a la cuenta caja y el
crédito de acuerdo al concepto del pago recibido.

Comprobante de Devolución: Este comprobante se utiliza solo cuando me

devuelven mercadería que compraron al contado, y se detallarán los artículos al
igual que en la boleta. Por lo tanto, la devolución de venta contado genera un egreso
de mi caja.
Letra de Cambio: Es un título de crédito de valor formal y completo que contiene
una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador
o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando
solidariamente a todos los que en ella intervienen.

Factura de Compra: Este documento se utiliza generalmente para comprar

productos donde el proveedor no me puede dar una factura. Por ejemplo, cuando
compro verduras a un agricultor que no emite facturas.
Cheque: Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada
para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona
una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la
cuenta bancaria.

Tipos de Cheque
 Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos lineas rectas paralelas
y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede cobrar en
efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.
 Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no tiene
especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo tenga en
su poder.
 Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al cual
fue hecho el cheque. Se puede endosar.
 Cheque certificado: el banco certifica que el cheque tiene fondos, reservando
los mismos hasta que sea cobrado.
 Cheque de caja: es un cheque expedido por una institucion de credito para ser
pagado en sus propias sucursales.
 Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institucion bancaria
para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del pais o en el exterior.
 Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la leyenda
"para acreditar en cuenta", el mismo no podra ser cobrado en efectivo y tendra
que ser depositado en la cuenta.
 Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo
para quien fue extendido.
 Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una fecha
futura.
 Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega de
dinero en efectivo.
Nota de Debito: Es un documento que se le envía al comprador o cliente para
avisarle de que ha aumentado la cantidad de su deuda por algún motivo. Con este
documente se le avisa que se le cargado, o que debe, una cantidad de dinero por
un concepto que se especifica en la nota.

Nota de Crédito: Es un documento legal que se utiliza en transacciones de

compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura,
una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.
Boleta de Deposito: Las boletas de depósito se usan cuando depositas dinero y
cheques para mantener un registro del dinero que estás ingresando a tu cuenta. Las
boletas de depósito están disponibles en tu institución financiera.

Pagaré: es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una

persona (denominada suscriptora o deudor), de que pagará a una segunda persona
(llamada beneficiario o acreedor), una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la
declaración de obligaciones: «debo y pagaré». La diferencia entre la letra y el
pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo.