Etapa 3

SISTEMAS DE INFORMACIÓN I
Proyecto de mejora en el Sistema de Ventas
Mini-market “Donde Gonzalo”
Matías Cifuentes Lara
Emilio Ortega Manríquez
Felipe Torres Jara
Javier Vidal Rojas
Rodrigo Cofré Loyola
Universidad Católica del Maule, campus San Miguel
Facultad de Ciencias de la Ingeniería
Ingeniería Civil Informática
2017
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Contenido
Introducción .......................................................................................................................................... 3
1. Características de la empresa ........................................................................................................ 4
2. Levantamiento de requerimientos ................................................................................................. 5
3. Estudio de factibilidad .................................................................................................................. 7
3.1. Estudio técnico ...................................................................................................................... 7
3.2. Estudio económico .............................................................................................................. 10
3.3. Estudio operativo ................................................................................................................ 16
4. Análisis del sistema..................................................................................................................... 17
5. Diseño lógico del sistema ........................................................................................................... 20
6. Diseño físico del sistema............................................................................................................. 25
6.1. Arquitectura de software ..................................................................................................... 25
6.2. Elección de tecnología ........................................................................................................ 25
6.3. Conversión o implementación ............................................................................................ 26
6.4. Mantención y evaluación .................................................................................................... 27
6.5. Prototipo con funcionalidad principal ................................................................................. 31
Conclusión .......................................................................................................................................... 32
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Introducción
La empresa “Donde Gonzalo” es un mini-market con dos sucursales, ambas ubicadas en
Pencahue, calle Alonso de Rivera. Los sistemas de información de esta empresa no están
automatizados, por lo cual su dueño quiere automatizar algunos de sus sistemas con la finalidad
de agilizar las tareas y reducir el tiempo que lleva realizarlas.
El presente documento es una propuesta para la automatización del sistema de ventas de
la empresa mencionada anteriormente. En las siguientes páginas se describen las características
de la empresa, el levantamiento de requerimientos, un análisis de estudio de factibilidad, análisis
del sistema y diseño del sistema, además de la tecnología para la construcción del software, su
implementación y posterior mantenimiento. Finalmente, se presenta un prototipo básico de la
funcionalidad principal del sistema propuesto.
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1. Características de la empresa
Nombre de la empresa: Mini Market “Donde Gonzalo”
La empresa no tiene una visión y misión documentada, sin embargo el dueño de la misma se
refiere a ellas de la siguiente forma:
Misión: Ofrecer abarrotes y alimentos que necesiten los clientes, siempre abasteciéndolos
con buenos productos y entregando una atención de calidad.
Visión: Ampliar la capacidad del local y aumentar la cantidad de productos para seguir
creciendo y ser preferida por más clientes.
Esta empresa fue creada el año 2001, la cual consistía en solo un local, luego en el año 2015
se inauguró otra sede, consta con 7 empleados que cumplen diferentes funciones. Su actividad
principal es el comercio, ofreciendo bienes de consumo en sistema de autoservicio entre los que
se encuentran alimentos, artículos de higiene y limpieza, entre otros.
Sedes:
1- Pencahue, Alonso de Rivera #765, Persona a cargo: Margarita Acevedo Maturana,
consta de 2 trabajadores (1 encargado de caja, 1 reponedor).
2- Pencahue, Alonso de Rivera, Persona a cargo: Gonzalo Rojas, consta con 5 trabajadores
(2 encargados de caja, 2 reponedores, 1 reponedor encargado de bodega).
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2. Levantamiento de requerimientos
Para realizar esta etapa primero se hizo una preparación de cómo se abordaría la toma de
los requerimientos, identificando 3 ejes importantes: necesidad, características y requerimientos
de software. La identificación de la necesidad y características se hizo mediante observación y
una entrevista apoyada en un cuestionario; mientras que la definición de requerimientos de
software se realizó en una mesa de trabajo utilizando la información obtenida.
A continuación, el cuestionario utilizado durante la entrevista:
1. Describa como es el proceso al realizar una venta.
2. ¿Cuál es la información que se necesita registrar y procesar?
3. ¿Quiénes utilizarán la solución?
4. ¿Los usuarios están familiarizados con el uso de una aplicación informática?
5. ¿Qué tipo de informes necesita?
Descripción del sistema actualmente: Los clientes toman los productos que desean
comprar y los llevan hacia la caja. Una vez en la caja el cajero verifica el precio de cada producto
y suma en una caja registradora, la cual al finalizar imprime un comprobante para el cliente y
otro para la empresa.
Los precios de los productos están anotados en un cuaderno que la administración se
encarga de mantener actualizado.
Los comprobantes son almacenados para al final del día registrar todas las ventas en un
cuaderno, que luego es utilizado en conjunto con los datos de compras, proporcionados por la
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administración, para hacer mensualmente el libro de compras y ventas que se envía a
contabilidad.
Los requerimientos de software son los siguientes:
Requisitos funcionales (RF):
RF1- El/la encargado(a) de caja podrá crear una nueva compra, la cual al finalizarse generará un
comprobante con un código identificador único.
RF2- El/la encargado(a) de caja podrá seleccionar un producto buscando por código, nombre, o
sección, para luego agregarlo a la venta indicando la cantidad de cada producto.
RF3- El/la encargado(a) de caja podrá confirmar la compra y generar un comprobante que
mostrará el código, fecha, productos, cantidad, subtotal y total.
RF4- El/la encargado(a) de caja podrá cancelar una venta que aún no se ha finalizado.
RF5- El/la encargado(a) de caja podrá eliminar productos de una venta que está en proceso y aún
no se ha finalizado.
RF6- El administrador podrá generar mensualmente un informe de contabilidad donde se
detallan las ventas y compras realizadas en el periodo.
RF7- El administrador podrá generar informes diarios de las ventas realizadas.
RF8-El administrador podrá consultar toda la información de comprobantes e informes
almacenada en el sistema.
Requisitos no funcionales (RNF):
RNF1-El sistema recibe los datos por entrada de teclado.
RNF2-El sistema almacena máximo 200 GB en comprobantes.
RNF3-El sistema almacena máximo 200 GB en informes.
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3. Estudio de factibilidad
Estudio de factibilidad para la implementación del proyecto de mejora en el sistema de ventas de
un mini-market.
3.1. Estudio técnico
Localización
El proyecto se llevará a cabo en diversas localizaciones en las cuales la mayoría de los casos se
realizará un trabajo autónomo e individual para posteriormente el equipo de trabajo reunirse en
una ubicación específica para tratar temas como el avance y con el fin de realizar una mesa de
diálogo para analizar cuestiones a tratar y temas relevantes del proyecto. Las 5 ubicaciones de
trabajo son las siguientes:
1. Laboratorio DCI-01, Universidad Católica del Maule, Av. San Miguel 3605, Talca, VII
Región. Laboratorio de computación con aproximadamente 30 computadores con procesador i7.
Posee acceso a internet y aire acondicionado, además de baños a una distancia aproximada de 20
metros. Esta locación se utilizará como centro de reunión del equipo.
2. Población Los Huertos, Calle Los Boldos #342, San Clemente, VII Región. Domicilio
privado. El espacio de trabajo es un escritorio, posee una lámpara para la iluminación y acceso a
internet. Un baño a una distancia aproximada de 5 metros.
3. VII región del Maule, Talca, Domicilio Privado en Villa Ecuador II, Calle 22 ½ sur #440.
El espacio de trabajo es una habitación con una silla para escritorio y equipo computacional con
acceso a internet, además de implementos de oficina como lámpara de escritorio y luz de techo
para la iluminación, lápices, hojas, entre otros. Además, se puede encontrar un baño a corta
distancia.
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4. Vll región del Maule, Pencahue, Calle Alonso de Rivera #572, Domicilio privado. El
espacio de trabajo consiste en una habitación con escritorio, el cual tiene lámpara, lápices hojas y
equipo computacional, acceso a internet e iluminación. Tiene un baño a una distancia de 6
metros.
Especificaciones técnicas de maquinarias – equipos
Según la tecnología utilizada en el proceso de elaboración de la mejora en el sistema de ventas se
requiere del uso de hardware y software para el proyecto en cuestión.
En primera instancia se debe desarrollar un software que permita gestionar todo el sistema de
ventas expuesto en los diagramas de datos. Para ello se utilizarán equipos con cualidades y
especificaciones acordes con el fin que otorguen un buen desempeño y que permitan un
desarrollo óptimo para no obstaculizar el trabajo. Estos junto a sus características se detallan a
continuación.
1- Notebook Asus X456U, CPU Intel i7, HDD 1TB, 8GB RAM.
2- Notebook Dell Inspiron n5110, CPU Intel i7, HDD 750 GB, 8GB RAM.
3- Notebook 14-am093la, CPU Intel i3, HDD 1TB, 4GB RAM
4- Desktop Hp, CPU Intel i7, HDD 1TB, 8GB RAM.
5- Desktop Spektra, CPU AMD A6-3670, HDD 500 GB, 4GB RAM.
Para compartir archivos entre computadoras se utilizarán medios de almacenamiento tales como:
1- Pendrive de diversa categoría: Maxwell 8GB, Kingston 16 GB.
2- Discos duros externos: Toshiba 750 GB, Samsung 500 GB.
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3- Almacenamiento en la nube a través de Google Drive y Dropbox
Impresora Térmica: Se requerirá del uso de una impresora de trabajo que permita la impresión de
los tickets o comprobantes para clientes. Ligada a esta máquina se encuentra el papel blanco con
el cuál se imprimirá el comprobante, estos son los rollos térmicos en una dimensión acorde a las
características de la impresora.
Para la posterior implementación del sistema de ventas en el minimarket se utilizará un equipo
que cuente con las características necesarias de rendimiento para soportar el software
desarrollado y la tecnología de la impresora térmica y que en su conjunto estos permitan el
funcionamiento constante y la puesta en marcha del sistema para las ventas del minimarket.
Requerimiento del personal
El requerimiento de personal o mano de obra se determinó según la participación directa con el
sistema implantado. La mano de obra directa involucra a los operarios del sistema que estarán en
permanente contacto con la caja, en esta oportunidad debido al tamaño del minimarket es
necesario contar solo con un operario.
Proceso productivo
El desarrollo del software que gestionará las ventas se realizará utilizando la metodología ágil
SCRUM. Dicha metodología divide el trabajo y lo agrupa en tareas que conforman un “sprint”,
el cual tiene una duración determinada y genera productos de software en funcionamiento.
El proceso inicia con el establecimiento de las características que tendrá la aplicación, ello se
hará identificando las “épicas” que luego se descomponen en “historias de usuario” o en esta
oportunidad denominadas levantamiento de requerimientos.
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Ámbito legal
Debido a la magnitud del proyecto en cuestión no hay impedimentos legales que prohíban la
implementación o la puesta en marcha del sistema de ventas.
3.2. Estudio económico
En este estudio, se incluyó los costos directos e indirectos de fabricación, así como los gastos
involucrados en la instalación del sistema para las ventas.
Inversión en Activos
Corresponde al monto requerido para poner en marcha el proyecto, incluye los activos.
Tabla 1: Inversión en máquinas, equipos e insumos.
Máquinas, equipos insumos Costo unitario Cantidad Total
Computador $350.000 1 $350.000
Impresora Térmica $72.000 1 $72.000
Rollos de papel térmico $126 60 $7.560
Gasto en software e implementación de tecnologías
Dinero requerido para cubrir el gasto de implementación del software que gestionará las ventas en el
equipo y de la impresora térmica que generará los comprobantes de estas. El gasto asociado a desarrollo e
implementación del software y tecnologías es de $120.000.
Mantención de la tecnología
Este costo corresponde al monto suficiente para solventar las mantenciones que requieren los equipos
tecnológicos cada cierta cantidad determinada de tiempo para resguardar la integridad del sistema.
El monto de mantención por trimestre es de $ 15.000.
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Imprevistos
Se considera este punto con el fin de cubrir contingencias o imprevistos, como por ejemplo el cambio de
la impresora debido a un desperfecto. Dicho monto se estima en esta oportunidad como el 20% de la
suma de la inversión en activos.
Imprevisto: $ 85.912
Inversión Total Proyecto
En la tabla 2 se detallada el monto total de inversión del proyecto.
Tabla 2: Inversión total
Inversiones Total
Máquinas , equipos e insumos $429.560
Mantención de la tecnología $15.000
Imprevistos $85.912
Gasto de software e $120.000
implementación de tecnologías
Total $650.472
Ingresos del proyecto
Los ingresos del proyecto se determinaron por medio de los ingresos por venta generados durante los 5
años del proyecto. Estos se calculan directamente con el aumento en las ventas gracias al tiempo extra de
atención al público que se obtiene al implementar el sistema que gestiona las ventas.
Según datos entregado por la misma organización, el Mini-market presenta ventas diarias con un
promedio de ciento cincuenta mil pesos, se calcula que presentan ingresos por ventas mensuales
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de cuatro millones doscientos mil pesos con un periodo mensual de 26 días ya que solo trabajan
de lunes a sábado. Con lo anterior se aproxima que los ingresos por ventas anualmente son en
promedio de cuarenta y ocho millones de pesos.
Considerando la implementación del nuevo sistema se estima que las ventas diarias aumentaran
en cincuenta mil respecto a su total (considerando el gasto en mantención del sistema), esta
estimación se realiza en base a un análisis comparativo realizado entre un Mini-market antes de
implementar un sistema automatizado de ventas versus el después de la implementación del
sistema. Dado el incremento en las ventas diarias se calcula que los ingresos por ventas anuales
que se esperan son de sesenta millones de pesos. Los datos de la tabla 3 corresponden a los ingresos
por venta anual del minimarket.
Tabla 3: Ingresos por ventas para el año 1→año 5
Año Ingreso total
1 $60 000 000
2 $60 000 000
3 $60 000 000
4 $60 000 000
5 $60 000 000
Antes de explicar en detalle los indicadores económicos a utilizar para el análisis del estudio
económico es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones, el Mini-market “Donde
Gonzalo” presenta ingreso por ventas anuales de aproximadamente cuarenta y ocho millones de
pesos en promedio en los últimos 3 años según datos entregados por el mismo dueño.
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Mediante la implementación de este nuevo sistema se estima un aumento en los ingresos por
ventas anuales de un 30%. Tomando en cuenta el incremento que genera la implementación del
sistema se puede establecer una tabla de ingresos del proyecto la cual representa el aumento en
los ingresos por ventas anules de la organización, efectuando el correspondiente descuento de
mantención del sistema que a medida que avanza el tiempo más costoso resulta su mantención.
Bajo este análisis para los próximos 5 años se esperan ingresos por ventas anuales de sesenta
millones de pesos aproximadamente, lo que indica que los ingresos del proyecto se ven
reflejados en la siguiente tabla:
Tabla 4: Ingresos del proyecto
Año Ingresos Proyecto (CLP)
1 $15 555 000
2 $15 510 000
3 $15 465 000
4 $15 420 000
5 $15 375 000
Análisis del Estudio Económico
El análisis de la evaluación económica del proyecto se podría determinar según los indicadores
económicos: Valor Actual Neto (VAN), la Tasa Interna de Retorno (TIR), el Periodo de
Recuperación de la inversión (PRI).
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Valor Actual Neto (VAN)
Este indicador se determina mediante la diferencia en los ingresos generados por el proyecto
expresado en moneda actual, obteniendo el excedente que entrega el proyecto después de
descontada la inversión. La fórmula que permite calcular el VAN es la siguiente:
Vt representa los flujos de caja en cada periodo t (para este caso los periodos son en años), I0 es
el valor del desembolso inicial de la inversión, n es el número de períodos considerado, y k es el
tipo de interés.
Para k se considerara el costo de capital definido como, la tasa de rendimiento que debe obtener
la empresa sobre sus inversiones para que su valor en el mercado permanezca inalterado, con un
valor de 18%. Para n se consideran 5 periodos, 5 años. Luego el valor I0 es $ 650 472.
Así a Vt se le asignan los valores de la tabla 4 respectivamente para cada periodo t. A
continuación luego de reemplazar todos los valores y calcular, se obtiene que:
VAN = $ 47 757 267
Se establece que el VAN es un valor positivo por lo tanto se evalúa que corresponde a un
resultado favorable para la inversión en el sistema.
Tasa Interna de Retorno (TIR)
La Tasa Interna de Retorno (TIR) es la tasa de interés o rentabilidad que ofrece una inversión. Es
decir, es el porcentaje de beneficio o pérdida que tendrá una inversión para las cantidades que no
se han retirado del proyecto.
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La forma de calcular el TIR es utilizando la fórmula del VAR pero evaluando este ultimo en 0
así la constante k se transforma en la variable TIR, luego evaluando todos los valores en la
ecuación y despejado k se obtiene el valor del TIR.
En el actual proyecto se calculo el TIR mediante una planilla en Excel ya predefinida, el
resultado obtenido es un porcentaje muy alto que supera al costo de capital establecido para este
proyecto, es por ello que se puede inferir que el costo de capital para este proyecto (18%) cumple
con las condiciones de acuerdo al TIR obtenido para ser considerado un índice favorable a
considerar al realizar la inversión en este sistema.
Periodo de Recuperación de la inversión (PRI)
Corresponde al tiempo requerido para que la empresa recupere su inversión inicial en un
proyecto, calculado a partir de las entradas de efectivo. Se calcula utilizando la formula:
PR = A +[( b – c ) / d ]
Donde: PR = periodo de recuperación de la inversión.
A = año anterior inmediato a que se recupera la inversión.
b = inversión inicial.
c = Suma de los flujos de efectivos anteriores.
d = Flujo Neto del año en que se satisface la inversión.
Para el presente proyecto se evalúan las variables de la formula con los datos de las tablas 2 y 4,
observando las tablas se puede identificar que la inversión se recupera en el primer año es por
ello que A debe ser igual a cero (A = 0), se obtiene b a partir de la tabla 2 con b = 650 472, luego
c se infiere a partir de la tabla 4 en la cual la suma de los flujos efectivos anteriores corresponden
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a la inversión realizada es decir c = - 650 472 dado que la inversión realizada se recupera en el
primer año. Finalmente d se obtiene a partir de la tabla 4 en la cual el flujo neto coincide con el
ingreso del proyecto, para el primer año se tiene un flujo neto de 15 555 000 así d = 15 555 000.
Realizando el cálculo correspondiente evaluando todos los valores anteriormente mencionados
en la ecuación de PR el valor obtenido es de 0.083 años es decir que el periodo de recuperación
de la inversión es de aproximadamente un mes. Considerando que el tiempo de duración del
proyecto es de 5 años y la inversión realizada se recupera en tan solo un mes según el PRI, este
indicador es favorable para realizar la inversión en el sistema.
3.3. Estudio operativo
Los usuarios de este sistema serán: los vendedores y el gerente de la empresa.
Este sistema será creado de la forma en que los encargados del software interactuaran con el de
una manera fácil, para esto se necesitara una capacitación de una semana a todos los usuarios,
previo a su instalación y puesta en marcha.
Debido a este sistema los usuarios y los que reciben información del sistema que necesitan
obtener datos, lo lograran de una manera rápida, ordenada y confiable, de esta forma se
agilizaran los procesos relacionados con la elaboración de comprobantes, también el sistema
generara dos reportes:
-Comprobante de cada cliente que realiza sus pedidos
-Reporte de las ventas realizadas diariamente
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4. Análisis del sistema
Sistema de ventas actual:
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Diccionario de datos actual
Nombre: Actualizar productos
Descripción: se toma el alta y baja de un producto para luego poder actualizar el almacén de los
productos que están disponibles
Entradas: Altas y bajas del producto = nombre producto +código + [alta|baja]
Nombre: Generar comprobante
Descripción: A través de los precios de los productos y cuales productos se comprarán se
generará el comprobante y la boleta
Entrada: Producto + precio del producto
Salidas: comprobante + boleta
Nombre: Precios productos (almacén)
Descripción: contiene la información del precio de los productos
Nombre Tipo
Producto Char (texto)
Código Int (entero)
Precio Int(entero)
Nombre: Comprobantes (almacén)
Descripción: contiene toda la información para realizar el comprobante
Nombre Tipo
Cod comprobante Int
Precio subtotal Int
Precio total Int
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Productos Char
Cantidad Int
Fecha Char
Nombre: Registrar venta
Descripción: al realizar el comprobante, con esta información se registra la venta para poder
pasarlo al libro de ventas
Entradas: Comprobante: Productos+ cantidad+ fecha+ precio total + fecha
Nombre: Boletas de venta (almacén)
Descripción: contiene la información sobre la venta
Nombre Tipo
Numero boleta Int(entero)
Precio producto Int(entero)
Precio total Int(entero)
Nombre: Generar libro de compras y ventas
Descripción: Toma la información de las ventas y compras para la creación del libro donde se
guardan todos los datos de contabilidad.
Entradas: número boleta+ nombre producto + @código+ + precio +Datos compra=código
producto + precio
Salidas: Libro de compras y ventas
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Informe de contabilidad: @número boleta +total venta + total compra + @número factura
Nombre: Libro (almacén)
Descripción: contiene la información de las ventas
Nombre Tipo
Producto Char
Precio total Int
Fecha Char
5. Diseño lógico del sistema
Sistema de ventas propuesto:
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Actualmente la administración actualiza el cuaderno con los precios y proporciona los datos
de las compras realizadas para completar con esa información el libro de compras y ventas, en
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nuestra propuesta es bodega quien aporta los datos de los productos que entran y son retirados
del local, además de los datos de las compras que se realizan para mantenerse abastecidos.
Actualmente no hay control sobre los productos disponibles en el local, pero como en
nuestra propuesta bodega ingresa y retira productos se puede controlar la disponibilidad y
unidades de cada producto, con lo cual se lleva control sobre posibles robos.
Actualmente se suman los productos en una caja registradora que genera un comprobante
con el total, dichos comprobantes se almacenan en una caja. Con nuestra propuesta los
comprobantes serán almacenados en una base de datos y la impresión será para el cliente
detallando todos los productos asociados a la compra.
El registro de las ventas del día se realiza al final de la jornada, utilizando los comprobantes
generados se realiza la anotación en un cuaderno. Este proceso dura aproximadamente una hora.
Con nuestra propuesta el registro de las ventas será automático una vez realizada, ahorrando una
hora de trabajo a la empresa.
Para la contabilidad se hace un libro de compras y ventas, donde se utiliza el cuaderno
donde se anotan las ventas en conjunto con los datos de compras proporcionados por la
administración. En nuestra propuesta la generación del libro de compras y ventas es automática,
los datos de las ventas se toman de la base de datos donde se almacenan los comprobantes y los
datos de las compras son proporcionados por bodega.
Diccionario de datos propuesto
Nombre: Actualizar productos
Descripción: se toma el alta y baja de un producto para luego poder actualizar el almacén de los
productos que están disponibles
Entradas: Altas y bajas del producto = nombre producto +código + [alta|baja]
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Nombre: Productos disponibles (almacén)
Descripción: contiene la información de los productos actuales
Nombre Tipo
Nombre: Registrar venta
Descripción: al saber el producto se verifica que esté disponible para luego pasar esta
información al comprobante
Entradas: Producto = nombre producto + @código
Nombre: Comprobantes (almacén)
Descripción: contiene toda la información para realizar el comprobante
Nombre Tipo
Cod comprobante Int
Precio subtotal Int
Precio total Int
Productos Char
Cantidad Int
Fecha Char
Nombre: Creación de informes
Descripción: Toma la información de las ventas y compras para la creación de informes de
contabilidad e informes de ventas
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Entradas: Datos compra: nombre producto + @código+ cantidad+ precio
Salidas: Informe de ventas: @venta total del día
Informe de contabilidad: @número boleta +total venta + total compra + @número factura
Nombre: Imprimir comprobante
Descripción: se toma el comprobante realizado para su impresión
Salidas: Comprobante: código comprobante + productos + precios
Nombre: Hacer boleta
Descripción: se realiza la boleta para entregársela al cliente.
Salidas: Boleta= precio total
Nombre: Informe de contabilidad
Descripción: se almacenan los datos para mantener un registro de estos informes
Nombre Tipo
Numero boleta Int
Numero factura Int
Total venta Int
Total compra Int
Nombre: Informe de venta
Descripción: se almacenan los datos para mantener un registro de estos informes
Nombre Tipo
Venta total del día Int
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6. Diseño físico del sistema
6.1. Arquitectura de software
La arquitectura de software seleccionada para implementar la propuesta es la arquitectura de
tres niveles, ya que permite realizar cambios y modificaciones de forma más rápida,
identificando claramente cuál es la capa que requiere de la corrección. Las 3 capas involucradas
son:
Capa de presentación: también se le llama capa de usuario, ya que es la que este último puede
ver, presentándose como una interfaz gráfica para la comunicación y captura de datos.
Capa de negocio: en ella se realizan los procesos propios del negocio, estableciéndose las reglas
que se deben cumplir y se aplica el tratamiento a los datos. Es la conexión entre la capa de
presentación y la capa de datos.
Capa de datos: en ella residen los datos, está representada por un gestor de base de datos al cual
se ingresa y consultan datos.
6.2. Elección de tecnología
Para realizar este sistema se ocuparán los siguientes recursos:
Microsoft Visual Studio: es un entorno de desarrollo integrado (IDE, por sus siglas en inglés)
para sistemas operativos Windows. Soporta múltiples lenguajes de programación, tales
como C++, C#, Visual Basic .NET, F#, Java, Python, Ruby y PHP, al igual que entornos de
desarrollo web, como ASP.NET MVC, Django, entre otros, a lo cual hay que sumarle las nuevas
capacidades online bajo Windows Azure en forma del editor Monaco. Permite a los
desarrolladores crear sitios y aplicaciones web, así como servicios web en cualquier entorno que
soporte la plataforma .NET (a partir de la versión .NET 2002). Así, se pueden crear aplicaciones
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que se comuniquen entre estaciones de trabajo, páginas web, dispositivos móviles, dispositivos
embebidos y consolas, entre otros.
En el ámbito de la programación ocuparemos el lenguaje C# (pronunciado en inglés “C sharp”)
el cual es un lenguaje de programación orientado a objetos. Se puede usar C# para crear
aplicaciones cliente de Windows, servicios web XML, componentes distribuidos, aplicaciones
cliente-servidor, aplicaciones de base de datos, entre otros.
SQL Server: es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) de Microsoft
que está diseñado para el entorno empresarial. SQL Server se ejecuta en T-SQL (Transact -SQL),
un conjunto de extensiones de programación de Sybase y Microsoft que añaden varias
características a SQL estándar, incluyendo control de transacciones, excepción y manejo de
errores, procesamiento fila, así como variables declaradas.
Computador de escritorio: debe cumplir con las siguientes características mínimas:
Procesador: Intel CORE i3 o superior
RAM: 4 GB
Espacio mínimo de almacenamiento: 500GB
6.3. Conversión o implementación
Se utilizará la conversión en paralelo ya que en este los sistemas de información antiguo y
nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de menor
riesgo, ya que estamos hablando de un Mini-Market, por lo que si el nuevo sistema falla tiene
que seguir funcionando el local, entonces se ocupara el sistema antiguo. Aunque es importante
decir que tener dos sistemas funcionando al mismo tiempo resultara más costoso, pero es
necesario para poder mantener las ventas y así no perder clientes.
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6.4. Mantención y evaluación
Existen tres elementos importantes que ayudan a disminuir los riesgos que conlleva el uso
de la tecnología, estos son la revisión, la evaluación y el mantenimiento de los sistemas. Todos
los aspectos de un sistema de ventas: equipo, programas y comunicaciones, deben ser revisados y
evaluados de forma rigurosa antes y después de realizar una implantación del sistema en la
organización. Aunque las pruebas sean exitosas, los sistemas requieren de un mantenimiento
regular para garantizar que su desempeño sea efectivo cuando sean necesarios.
Comúnmente, la importancia de una aplicación tecnológica determina el grado de rigor que
se debería aplicar a la revisión, evaluación y mantenimiento del sistema. Por lo tanto, en caso de
que se trate de una función crucial para nuestra empresa en estudio, como la venta, todos los
componentes del sistema deberían recibir un mantenimiento regular, para posteriormente ser
revisados y probados con el fin de mejorar las deficiencias encontradas.
Revisión del sistema
Es recomendable que para los sistemas sensibles como el de venta, se emplee un equipo de
evaluación independiente para que ejecute las pruebas necesarias, el equipo debe contar con
todas las herramientas necesarias y conocer a fondo las metodologías que se emplearan en la
revisión del sistema.
Las evaluaciones para revisar el sistema deben incluir lo siguiente:
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 Verificar que todos los componentes del sistema (equipo, programas y
comunicaciones) se puedan ejecutar bajo condiciones normales y anormales,
incluyendo los contextos de almacenaje, transporte, operación y mantenimiento;
 Verificar que el equipo se adecue a las condiciones locales, incluyendo el espacio, el
mobiliario, las medidas y el almacén, así como el suministro eléctrico, la temperatura;
 Probar el equipo, lo programas y las comunicaciones para asegurarse que cumplan
con los estándares adecuados y que ejecuten las funciones previstas;
 Realizar auditorías a los códigos;
 Verificar que tenga medidas adecuadas para garantizar la calidad.
Además, las medidas para auditar los programas pueden incluir:
 Verificar que el código este correcto;
 Verificar que los programas sigan in diseño modular, lo que significa que el código
este conformado por módulos de programación que se puedan evaluar y probar por
separados.
 Revisar que no existan códigos ocultos que pretendan ejecutar funciones prohibidas;
 Verificar que el código sea robusto, incluyendo rutinas para lidiar con errores y para
prevenir la pérdida de información, mediante su identificación, registro y reporte,
seguidos de una detección y corrección rápida;
 Verificar que el sistema sea sencillo para los usuarios y que no requiera de
procedimientos complejos u ocultos que sean difíciles de seguir;
 Revisar si los programas se pueden modificar fácilmente para añadir nuevas
características.
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Luego de revisar todos los componentes del sistema, se deberá expedir un reporte y tomar todas
las medidas necesarias para corregir los problemas que se identifiquen durante el ejercicio. Al
finalizar las correcciones, se deberá realizar otra serie de revisiones.
Evaluación del Sistema
Posterior a la revisión del sistema, deberá evaluarse minuciosamente para garantizar que
todos sus componentes se desempeñen de acuerdo a los requerimientos específicos y que trabaje
adecuadamente aunque se usen otras funciones o se introduzca información errónea.
Las medidas de evaluación consisten en desarrollar un grupo de criterios de prueba para
todo el sistema o para ciertos componentes. Ya que nuestro sistema posee la característica de ser
un sistema sensible dado su grado de importancia para el negocio, se puede establecer un sistema
de prueba estructurado para garantizar que todos sus aspectos reciban una evaluación minuciosa.
Las medidas de evaluación que se adoptarán incluyen:
 La aplicación de pruebas funcionales para determinar si se cumple con los criterios;
 La aplicación de evaluaciones cualitativas para determinar si cumple con los criterios;
 Conducir pruebas de laboratorio y en distintas condiciones de la vida real;
 Conducir pruebas durante periodos de tiempo largos para garantizar que el sistema
funcione de forma consistente;
 Conducir pruebas cargadas que simulen las condiciones reales, con una cantidad de
información que supere la que se manejará;
Las medidas para evaluar el equipo deben incluir:
 Aplicar pruebas no operativas para garantizar que el equipo soporte la manipulación
física;
29
 Comprobar la conexión del código con el equipo para asegurar que sea la adecuada y
que cumpla con los estándares;
La evaluación de los componentes de los programas debe incluir:
 Evaluar todos los programas para garantizar que sean adecuados y que sigan los
estándares adecuados de diseño, desarrollo e instrumentación;
 Verificar que conserve la integridad de la información durante su manipulación.
Mantenimiento del sistema
Después de que el sistema sea revisado, evaluado y probado, deberá continuar recibiendo
mantenimiento para asegurar que continúe funcionando adecuadamente y que se pueda adecuar a
nuevos requerimientos.
El mantenimiento constante y la evaluación del sistema deberán ser sistematizados, para
garantizar que se identifiquen y se cumplan los requerimientos. Cuando el sistema tenga un uso
extendido, se pondrá en marcha un mecanismo para monitorear la retroalimentación de los
usuarios, como otro medio para determinar la necesidad de modificaciones y de mantenimiento.
Se implementara una rutina de mantenimiento constante cada mes durante las primeras etapas de
implementación del sistema para evaluar las necesidades que se identifiquen y realizar las
modificaciones correspondientes con el fin de estabilizar el sistema. Posterior a eso el
mantenimiento se realizara cada tres meses por un equipo de trabajo altamente capacitado en el
funcionamiento del sistema, la mantención estará a disposición de la empresa en cualquier
momento que esta la solicite evitando así dejar sin funcionamiento al sistema.
Cuando se realicen modificaciones del equipo, programas o comunicaciones como resultado del
mantenimiento o de las actualizaciones, se realizaran revisiones y evaluaciones del sistema más
profundas, para asegurar que se cumplan los requerimientos o especificaciones.
30
6.5. Prototipo con funcionalidad principal
31
Conclusión
La implantación del proyecto como ya se mencionó se realizó en base a las necesidades en
cuanto a mejoras en el sistema de ventas que el mini-market “Donde Gonzalo” posee un sistema
obsoleto y lento, ya que hay muchos procesos que deben ser realizados de forma manual, aunque
cumple su función no es el más óptimo.
Las necesidades plasmadas en el levantamiento de requerimientos que realizó el equipo de
trabajo a los administradores, permitieron diseñar una propuesta de mejora al sistema, en la cual
se analizó diversos aspectos para determinar si es factible o no realizar el proyecto. Dentro del
estudio técnico realizado se demuestra que no hay impedimentos de procedencia tecnológica,
legales, ambientales ni de ningún estilo que sean un obstáculo a la hora de realizar el proyecto.
En el análisis de factibilidad económica se analizaron situaciones en base a escenarios optimistas
y con estimaciones que permitieran hacer una proyección del proyecto en cuestión. Las
evaluaciones económicas en base a estos supuestos demuestran índices económicos aceptables,
por lo cual determina ser un proyecto rentable.
Haciendo supuestos de que no se obtenga un aumento en los ingresos con este proyecto, de
igual forma en base a las necesidades del administrador resulta ser un proyecto factible, debido a
la relación precio de implementación-mantención y beneficios otorgados, ya que las mejoras en
cuanto al tiempo que se le dedicaba a labores especificas disminuyeron considerablemente.
Es importante destacar por sobre todas las cosas que la estrategia que se ofrece para que este
proyecto se mantenga en constante funcionamiento se debe al bajo costo de mantención y de
insumos que se requiere, como se aprecia en los datos recopilados el costo es menor.
32

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

Proyecto de mejora en el Sistema de Ventas

Mini-market “Donde Gonzalo”

Matías Cifuentes Lara

Emilio Ortega Manríquez

Felipe Torres Jara

Javier Vidal Rojas

Rodrigo Cofré Loyola

Universidad Católica del Maule, campus San Miguel

Facultad de Ciencias de la Ingeniería

Ingeniería Civil Informática

1. Características de la empresa ........................................................................................................ 4

2. Levantamiento de requerimientos ................................................................................................. 5

3. Estudio de factibilidad .................................................................................................................. 7

3.1. Estudio técnico ...................................................................................................................... 7

3.2. Estudio económico .............................................................................................................. 10

3.3. Estudio operativo ................................................................................................................ 16

4. Análisis del sistema..................................................................................................................... 17

5. Diseño lógico del sistema ........................................................................................................... 20

6. Diseño físico del sistema............................................................................................................. 25

6.1. Arquitectura de software ..................................................................................................... 25

6.2. Elección de tecnología ........................................................................................................ 25

6.3. Conversión o implementación ............................................................................................ 26

6.4. Mantención y evaluación .................................................................................................... 27

6.5. Prototipo con funcionalidad principal ................................................................................. 31

La empresa “Donde Gonzalo” es un mini-market con dos sucursales, ambas ubicadas en

de agilizar las tareas y reducir el tiempo que lleva realizarlas.

El presente documento es una propuesta para la automatización del sistema de ventas de

la empresa mencionada anteriormente. En las siguientes páginas se describen las características

de la empresa, el levantamiento de requerimientos, un análisis de estudio de factibilidad, análisis

implementación y posterior mantenimiento. Finalmente, se presenta un prototipo básico de la

funcionalidad principal del sistema propuesto.

Nombre de la empresa: Mini Market “Donde Gonzalo”

refiere a ellas de la siguiente forma:

con buenos productos y entregando una atención de calidad.

creciendo y ser preferida por más clientes.

se encuentran alimentos, artículos de higiene y limpieza, entre otros.

1- Pencahue, Alonso de Rivera #765, Persona a cargo: Margarita Acevedo Maturana,

consta de 2 trabajadores (1 encargado de caja, 1 reponedor).

(2 encargados de caja, 2 reponedores, 1 reponedor encargado de bodega).

los requerimientos, identificando 3 ejes importantes: necesidad, características y requerimientos

de software. La identificación de la necesidad y características se hizo mediante observación y

una entrevista apoyada en un cuestionario; mientras que la definición de requerimientos de

software se realizó en una mesa de trabajo utilizando la información obtenida.

A continuación, el cuestionario utilizado durante la entrevista:

1. Describa como es el proceso al realizar una venta.

2. ¿Cuál es la información que se necesita registrar y procesar?

3. ¿Quiénes utilizarán la solución?

4. ¿Los usuarios están familiarizados con el uso de una aplicación informática?

5. ¿Qué tipo de informes necesita?

otro para la empresa.

Los precios de los productos están anotados en un cuaderno que la administración se

encarga de mantener actualizado.

administración, para hacer mensualmente el libro de compras y ventas que se envía a

Los requerimientos de software son los siguientes:

Requisitos funcionales (RF):

comprobante con un código identificador único.

sección, para luego agregarlo a la venta indicando la cantidad de cada producto.

mostrará el código, fecha, productos, cantidad, subtotal y total.

RF6- El administrador podrá generar mensualmente un informe de contabilidad donde se

detallan las ventas y compras realizadas en el periodo.

RF7- El administrador podrá generar informes diarios de las ventas realizadas.

RF8-El administrador podrá consultar toda la información de comprobantes e informes