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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO 90001

Actividad de aprendizaje AA1

Presentado por: Juan de Jesus Montenegro
Fecha: 04 de Abril de 2017

Actividad De Aprendizaje AA 2
Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este
mismo documento)
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad
económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronales
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano
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Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo,
los coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo
tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la
información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de
gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.
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 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas
de retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen
funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora
realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó
montar los procedimientos operativos?
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Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de cómo debe ser la documentación, orden,
formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta
que no se tienen redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se genera y por lo
tanto, no se puede completar los registros de control de documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida
que se va redactando todos los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su

respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar los diferentes procesos y
procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades señaladas. La
norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que
cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
empres Confecciones S.A.
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DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio
de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en
este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión
de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una o
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados
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16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se
describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo
establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en
el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud
debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales
o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario
General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los
servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere
una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,
mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).
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IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide
documental:
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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de
página, como se muestra a continuación:

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la
siguiente figura:

Código :
PROCESO Versión:
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NOMBRE DEL Página 1 de

LOGO DOCUMENTO

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad  Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y

 Caracterización de Proceso S&SO y Programa Gestión Ambiental y S&SO
 Otros manuales  Formato.
 Normograma
 Procedimiento

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1,
por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso,
Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO

CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
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Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión Ambiental o S&SO PG
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BIBLIOGRAFIA:
Gomez, A. (2015). CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN ISO 9001:2015. [online] Asesordecalidad.blogspot.com. Available at:
http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-documentada.html#.WoQ80PlubtQ [Accessed 14 Feb. 2018].

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Unal.edu.co. (2018). [online] Available at:
http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf [Accessed 14 Feb. 2018].