SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

Análisis de empresa:

Mini-Market “Donde Gonzalo”

Matías Cifuentes Lara

Emilio Ortega Manríquez

Felipe Torres Jara

Javier Vidal Rojas

Rodrigo Cofré Loyola

Universidad Católica del Maule, campus San Miguel

Facultad de Ciencias de la Ingeniería

Ingeniería Civil Informática

2017
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Introducción

En otros tiempos crear, organizar y administrar una empresa podía ser tal vez

una tarea aún más complicada que en la actualidad. Desde que surgieron los

sistemas de información la tarea de llevar a cabo por completo una empresa se

facilitó enormemente, ya que estas nos proveen herramientas como la tecnología

de información y definen ciertos conceptos a llevar a cabo con el fin hacer todo

más fácil.

A lo largo de este informe se expondrá el análisis de una empresa escogida

por muestro equipo y orientada al ámbito del comercio, detallando sus

características básicas como la localización de los locales, la misión, la visión

entre otros, pero el enfoque el que se llevará a profundidad está orientado a los

sistemas que esta utiliza y siendo muy enfáticos en ellos detallando

específicamente las entradas, el procesamiento, las salidas y la respectiva

retroalimentación de cada sistema que sea utilizado por la empresa en cuestión.

Para llevar a cabo todo este análisis el equipo concurrió hasta sus sucursales para

hacer una exhaustiva entrevista al dueño del local y a sus más altos cargos con el

fin de recopilar todo el material necesario para su posterior estudio.

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Información básica

 Nombre de la empresa: Mini Market “Donde Gonzalo”

 La empresa no tiene una visión y misión documentada, sin embargo, el

dueño de la misma se refiere a ellas de la siguiente forma:

Misión: Ofrecer abarrotes y alimentos que necesiten los clientes, siempre

abasteciéndolos con buenos productos y entregando una atención de calidad.

Visión: Ampliar la capacidad del local y aumentar la cantidad de productos para

seguir creciendo y ser preferida por más clientes.

 Descripción: Esta empresa privada fue creada el año 2001, en aquel

instante consistía en solo un local y de tamaño sumamente reducido,

posteriormente en el año 2015 se inauguró otra sede separadas ambas por

una corta distancia debido a la demanda. En total la empresa consta con 7

empleados que cumplen diferentes funciones sumamente imprescindibles

dentro de ella.

Su actividad principal es el comercio, ofreciendo bienes de consumo

basado en un sistema de autoservicio entre los que se

encuentran: alimentos, artículos de higiene y limpieza, verdulería, entre

otros.
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Características

 Sedes: Esta empresa cuenta con 2 instalaciones dentro de la comuna de

Pencahue, estas son:

1. Pencahue, Alonso de Rivera 765

Jefe: Margarita Acevedo Maturana

La empresa está constituida por 2 trabajadores (2 encargados de caja y 1

reponedor).

2. Pencahue, Alonso de Rivera

Jefe: Gonzalo Rojas

La empresa está constituida por 5 trabajadores (2 encargados de caja, 2

reponedores y 1 reponedor encargado de bodega).

Análisis de los sistemas empleados en la empresa

1. Sistema de caja

Luego de que los clientes toman sus productos se dirigen a la caja para

efectuar el pago de los mismos.

 Entradas: Productos y sus precios.

 Procesamiento: Verificar precio de cada producto y sumarlo utilizando una

máquina registradora. Una vez sumados todos los productos se genera la

boleta cobrando el total al cliente, se guarda el dinero y se entrega el vuelto

si así corresponde.

 Salidas: Venta del producto.

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 Restricciones: Atención de un cliente a la vez. La caja no puede

permanecer sola. Debe haber dinero en efectivo.

 Retroalimentación: Verificar el flujo de caja. Contar el dinero entregado por

el cliente.

 Sistemas de información: Máquina registradora que genera boletas.

2. Sistema de pedido a proveedores

Se revisa el stock de productos y se encarga al proveedor correspondiente los

productos necesarios.

 Entradas: Cantidad de productos solicitados.

 Procesamiento: Aviso al proveedor correspondiente de los productos que

necesitan.

 Salidas: Llegada de productos.

 Restricciones: No se puede solicitar más de lo que se pueda pagar.

 Retroalimentación: Verificar que todos los productos están en correctas.

condiciones y que la cantidad es la pedida.

 Sistemas de información: Facturas en carpeta.

3. Sistema de contratación de personal

 Entradas: Puesto disponible en un área.

 Procesamiento: Publicación de aviso y entrevista para elección.

 Salidas: Trabajador contratado.

 Restricciones: No se puede contratar personal menor de 18 años.

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 Retroalimentación: Comprobar la eficiencia del trabajador.

 Sistemas de información: Carpeta con contratos, test de entrevista.

4. Sistema de registro de ventas

 Entradas: Ventas del día

 Procesamiento: Suma de todas las ventas del día y comparar resultado con

dinero en caja.

 Salidas: Cierre del total de ventas del día.

 Restricciones: Debe realizarse a diario.

 Retroalimentación: Revisión de cuentas.

 Sistemas de información: Registro en cuaderno y boletas.

5. Sistema de reposición

 Entradas: Falta de artículos

 Procesamiento: Verificación de productos en vitrinas, reposición y retiro de

los mismos.

 Salidas: Estanterías con productos en buenas condiciones.

 Restricciones: Espacio en vitrinas y cantidad de productos limitados.

 Retroalimentación: Chequeo de estanterías.

 Sistemas de información: Cuaderno con anotaciones.

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6. Sistema de limpieza

 Entradas: Sectores no aseados.

 Procesamiento: Limpieza del lugar con diversos utensilios.

 Salidas: Lugar limpio.

 Restricciones: No se puede transitar por el lugar.

 Retroalimentación: Chequeo de que el lugar está apto.

 Sistemas de información: No utiliza.

7. Sistema de bodega

 Entradas: Mercadería.

 Procesamiento: Se catalogan los productos según categoría y se guardan.

en su respectivo espacio. Se lleva un registro de todo lo que entra y sale.

 Salidas: Productos almacenados.

 Restricciones: Espacio de almacenamiento limitado.

 Retroalimentación: Control de inventario.

 Sistemas de información: Cuaderno con el registro de inventario.

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8. Sistema de control de asistencia

 Entradas: Hora de llegada del personal.

 Procesamiento: Se registra que el trabajador llegó y a qué hora lo hizo en el

día respectivo.

 Salidas: Horas trabajadas.

 Restricciones: Horas máximas diarias por ley.

 Retroalimentación: Revisión de la firma de los trabajadores.

 Sistemas de información: Cuaderno con los registros y firmas.

9. Sistema de contabilidad

 Entradas: Boletas y anotaciones de sus locales.

 Procesamiento: Se verifica que el cuaderno de contabilidad y las boletas

estén en orden, luego se llevan a un contador con experiencia.

 Salidas: Pago de impuestos e información de ventas.

 Restricciones: Persona con experiencia, se realiza de forma mensual.

 Retroalimentación: Revisión de todos los cálculos.

 Sistemas de información: Cuadernos y boletas.

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Conclusión

Los sistemas en una empresa juegan un rol fundamental para el buen

funcionamiento de esta, es importante recalcar que estos sistemas deben

mantener un buen funcionamiento para que la empresa pueda llevar a cabo sus

tareas de la mejor forma posible, ya que de no ser así los riesgos que corren las

empresas pueden llegar a terminar con el funcionamiento de estas. Es mediante

los sistemas de información presentes en cada sistema que radica la importancia

de cada uno de ellos para la empresa, la información y los datos que son

generados por estos sistemas de información son de gran valor para los niveles

tácticos y estratégicos, permitiendo mediante el análisis de la información, tomar

decisiones importantes para la empresa.

Al realizar un análisis a los sistemas que se presentan en la empresa

investigada se puede concluir que si bien los sistemas para el funcionamiento de

esta están bien definidos, los sistemas de información presente en cada uno de

ellos no presentan un grado de importancia muy relevante, la labor de recaudar los

datos almacenados en estos sistemas resulta muy ineficiente y es por lo mismo

que pierden importancia para la empresa, transformando estos sistemas de

información en solo registros de datos, al no poseer la tecnología que le permita

transformar estos datos en información significativa para mejorar la toma de

decisiones, es debido a esto que la empresa se encuentra en riesgo permanente

ya que no presenta certeza en sus decisiones.