HERRAMIENTAS PRACTICAS EN EXCEL

1. UNIR DATOS

Definiciòn
Excel ofrece una herramienta llamada concatenar, la cual se utiliza para unir datos qu
Una de las formas para unir o concatenar celdas, es mediante el uso del simbolo Am

Ejercicio
Se requiere que en la columna "C" queden unidos los datos de las columnas "A " y "B

Nombre Apellido Concatenar

Fernanda Jaimes FernandaJaimes
William Jaimes William Jaimes
Martha Lopez Martha Lopez

Ahora unir un espacio en blanco entre estos dos campos; la formula quedarà asi:

Martha Lopez

Otra forma de unir estos datos es usando CONCATENAR como funciòn (fx), seleccione categoria t

Es importante que los datos de la columna "C", se copien y se peguen con "pegado especial valo
que los datos concatenados pierdan su fòrmula y queden como texto.
tiliza para unir datos que se encuentran en celdas separadas.
el uso del simbolo Ampersan (&).

las columnas "A " y "B"

edarà asi:

fx), seleccione categoria texto.

on "pegado especial valores" , para

2. SEPARAR DATOS

Texto en columnas es el comando que se utiliza para separar datos que estan en una misma celd
Para este procedimiento excel ofrece dos opciones dependiendo del tipo de datos que desea sep

* DELIMITADOS: Cuando los datos estan escritos en forma lineal y separados por un signo de pu
u otro elemento ( /, espacio en blanco, &, - , etc).

* DE ANCHO FIJO: Cuando los datos tienen el mismo nùmero de caracteres y la misma estructur
Ejemplo: 20080531

Tenga en cuenta que la columna o columnas de la derecha, de la que se va a separar, deben esta
deben tener dos columnas vacias a la derecha, si son cuatro datos a separar, deberà tener tres co

Ejercicio 1:
Para el primer caso suponga que la columna "A" aparece un listado de nombres y apellidos que r
debe quedar el nombre y en la columna "B" el apellido.

NOMBRES En este caso, el criterio para separar el nombre del apellido es

Carlos Lopez 6/1/2011 ; para èste realice los siguientes pasos: seleccione
Tatiana Martinez y seleccione la opciòn "Delimitados".
Jairo Porras
Marcela Gualdròn En el siguiente paso, seleccione el tipo de separador (espacio,
Daniela Jaimes Al seleccionar el separador, que para nuestro ejemplo es el "e

Finalmente, seleccione el tipo de dato (general, texto, fecha) c

Ejercicio 2 Suponga que en la columna "A" aparece un listado de fecha

queden con formato fecha.

FECHA Para esto, seleccione la columna "A", en la ficha "Datos" de cli

2008 2 28 " De ancho fijo" y luego presione clic en el botòn "sigueinte".
2008 3 10
2008 5 31 Dar clic en donde desea queden separados los datos. Se obser
2008 7 12
2008 8 3
2008 10 15
2008 11 23
2008 12 24
ue estan en una misma celda.
tipo de datos que desea separar:

parados por un signo de puntuaciòn

cteres y la misma estructura , pero requieren ser separados.

se va a separar, deben estar vacias(si se van a separar tres datos de una misma celda,
eparar, deberà tener tres columnas vacias a la derecha y asi sucesivamente).

e nombres y apellidos que requieren ser separados, es decir, en la columna "A"

a separar el nombre del apellido es el separador " espacio" (si el dato fuera una fecha , el separador seria ( / ) o el guìon ( - ) asi:
lice los siguientes pasos: seleccione la columna " A ", entre el asistente desde la pestaña " Datos " en el icono "Texto en columnas"

one el tipo de separador (espacio, coma, etc) y luego presione el botòn " Siguiente".
que para nuestro ejemplo es el "espacio", se observa còmo una linea vertical separa estos datos.

po de dato (general, texto, fecha) como desea que quede informaciòn organizada: en este caso seleccione formato "texto".

aparece un listado de fechas sin separador ( / o - ) como se muestra en la imagen, que requieren ser reorg

mna "A", en la ficha "Datos" de clic en el icono "Texto en columnas", en la ventana que aparece marque la opciòn
sione clic en el botòn "sigueinte".

eden separados los datos. Se observa como una linea vertical separa los datos, finalmente, se establece el tipo de dato(general, texto, f
 / ) o el guìon ( - ) asi:
ono "Texto en columnas"

formato "texto".

que requieren ser reorganizadas para que

tipo de dato(general, texto, fecha) como desea quede la informaciòn organizada; para nuestro ejemplo seleccione foramto "general".
eleccione foramto "general".
3. SIMBOLO NEGATIVO A LA DERECHA

Algunos archivos que se importan en excel (por lo general archivos planos), presentan los numeros
que trae el signo (-) a la derecha de èste; ejemplo 78- , 56- , etc.

Obviamente, Excel no reconoce este tipo de dato como nùmero sino como texto, por lo tanto no se
matemàticas. Se hace necesario entonces, utilizar la herramienta " TEXTO EN COLUMNAS" que dent
una que permita poner este simbolo a la izquierda, donde corresponde.

Ejercicio

-56
-96
-20
-14
-25
s), presentan los numeros negativos con la particularidad

o texto, por lo tanto no se podràn realizar operaciones

EN COLUMNAS" que dentro de sus mùltiples opciones, presenta
4. CAMBIAR SEPARADOR DE MILES

El separador de miles es el sìmbolo que se muestra en una celda, cuando se dà formato numèric
En un equipo puede estar configurado como separador la coma (,) el punto y coma (;) o el punto

Ejercicio
suponga que el separador de miles configurado en su equipo es el "coma" y se ha importado un
donde el separador es el simbolo "punto" .

NOTAS ACADÉMICAS PRIMER PERIODO ACADÉMICO

NOMBRE ALUMNO N1 N2 N3 EXCEL POWER Parcial 1
LAURA BEJARANO 5 5 5 5 5
ANTONIO CASTEL 3.5 4.7 4 4.5 4.3
JOSE LUIS GARCIA 4.2 5 3 3 4.6
MARIA ISABEL GUT 3.8 4 4.3 4.7 4.6
FRANCISCO GUZM 2 1 1.5 4.4 4.4
LOURDES PEREZ 4 4.3 3.7 4.3 4.3
PEDRO MEDINA ES 3 4.2 3.3 4.8 4.1
ROSARIO MONTER 2.9 4.1 4.7 2 2.6
ERNESTO MUÑOZ 2.9 4.3 1.5 3 2
VIRGINIOA ORTEG 1.9 2.2 3.9 2 4.5
o se dà formato numèrico.
nto y coma (;) o el punto (.)

a" y se ha importado una tabla

CADÉMICO
Parcial 2 DEF PROMEDIO
5
4.2
3.96
4.28
2.66
4.12
3.88
3.26
2.74
2.9
5. ORDENAR CRONOLOGICAMENTE

El comando el Excel, presenta por defecto dos opciones correspondientes al criterio de ordenaciòn que son: ascendente y desc
esto quiere decir, que los datos quedan ordenados en forma alfabètica. Si ordena la tabla por la columna "Meses" , Excel pond
primero si es ascendente , el mes de Abril, luego el de Agosyo y asì sucesivamente teniendo en cuenta la primera letra de cada

Ejercicio
Se necesita ordenar en forma cronològica por la columna "Meses".

enero Procedimiento:
febrero Ubiquese en la celda A10 de clic en la ficha "Inicio" y allì sobre el botòn "ordenar" ; dentro de las
marzo opciones que aparecen seleccione "Orden personalizado".
abril
mayo En la ventana que aparece, dè clic en el ascensor de la opciòn "Criterio de ordenaciòn" y seleccione
junio
julio Inmediatamente aparece una ventana donde se muestran las diferentes listas que trae por defecto E
agosto
septiembre
octubre
noviembre
diciembre
aciòn que son: ascendente y descendente,
la columna "Meses" , Excel pondrà
n cuenta la primera letra de cada mes.

otòn "ordenar" ; dentro de las

erio de ordenaciòn" y seleccione "Lista personalizada"

entes listas que trae por defecto Excel; allì dè clic

6. RELLENAR CELDAS VACIAS

Es una herramienta que permite rellenar en forma rapida las celdas vacias de una tabla.
Es muy ùtil para las personas que trabajan importando archivos planos, ya que generalmente la
es desordenada.

Ejercicio
Para entender este concepto se toma como referencia la siguiente tabla:

CIUDAD CLIENTE ARTICULO Se pide que las celdas vacias queden con e
Bucaramanga Andina Impresoras anterior, es decir, las celdas "A12" y "A13"
"Bucaramanga", las celdas "A16" y "A17"
Bucaramanga Andina Impresoras "A19" hasta "A21" con "Tunja" y asì para l
Bucaramanga Compexcel Impresoras
Bucaramanga Compexcel Impresoras PROCESO: Primero seleccione toda la tabl
tecla de la funciòn "F5" o en la ficna "inici
Cùcuta Andina Càmaras que se encuentra en el botòn "Buscar y se
Cùcuta Andina Càmaras
Cùcuta Andina Càmaras Luego en el botòn " Especial" seleccionam
presionar clic en "Aceptar" quedan selecc
Tunja Andina Parlantes cuales podran ser completadas de la sigui
Tunja Andina Parlantes simbolo (= ) y luego presione flecha arriba
Tunja Andina Parlantes fòrmula: "=B12" . Para finalizar, ejecute la
Enter.
Tunja Compexcel Parlantes
 una tabla.
ue generalmente la estructura del archivo

vacias queden con el dato inmediatamente

eldas "A12" y "A13" deben quedar con la palabra
ldas "A16" y "A17" con "Cùcuta" y las celdas
"Tunja" y asì para las columnas B y C.

eccione toda la tabla, seguidamente oprima la

" o en la ficna "inicio" ejecute el comando "Ir a"
l botòn "Buscar y seleccionar".

pecial" seleccionamos "Celdas en Blanco". Al

ptar" quedan seleccionadas la celdas vacias, las
pletadas de la siguiente manera: digite el
esione flecha arriba, quedando la siguiente
finalizar, ejecute la combinaciòn de teclas ctrl *
CONSOLIDAR DATOS

DEFINICION: Es una herramienta que permite hacer operaciones entre tablas sin im
si los registros que se encuentran en cadda una de ellas, estàn repetidos o en disti

Ejercicio: Tome como referencia el siguiente supuesto.

Enero Febrero
Vendedor Venta Vendedor Venta
Daniel Bareño 96 Juan David Gomez 8
Juan David Gomez 21 Joan Steve Aceros 9
Emerson Jaimes 3 Emerson Jaimes 15
Joan Steve Aceros 47 Daniel Bareño 36
Camilo Leon 8 Camilo Leon 10

Venta
Daniel Bareño 179 179
Juan David Gomez 92
Emerson Jaimes 63
Joan Steve Aceros 68
Camilo Leon 96
 er operaciones entre tablas sin importar
e ellas, estàn repetidos o en distintas posiciones.

Se observan tres tablas (Enero, Febrero y Marzo); Observe que la

posiciòn que ocupan los vendedores en cada una de ellas varia;
Marzo
la intenciòn del ejerccio es que se cree una cuarta tabla que
Vendedor Venta consolide el total de ventas de cada asesor.
Emerson Jaimes 45
Juan David Gomez 63 Proceso: ubiquese en la celda vacia que serà el destino de la
Joan Steve Aceros 12 tabla consolidada, en este caso se ha escogido la celda "A17" ,
Daniel Bareño 47 luego en la Ficha "Datos" dè clic sobre el botòn "Consolidar".
Camilo Leon 78
 y Marzo); Observe que la
n cada una de ellas varia;
una cuarta tabla que
esor.

e serà el destino de la
scogido la celda "A17" ,
el botòn "Consolidar".
QUITAR DUPLICADOS

Es un procedimiento muy sencillo que se encarga de extraer de una lista de una o varia
de tal manera que al final muestra un sòlo dato de los repetidos y elimna los demàs.

Ejercicio:
Suponga que tiene en la columna "A" una lista de nombres y desea extraer de ella los r
PERSONAJES DE FARANDULA PROCEDIMIENTO: Ubiquese en cualquier dato y dè
Roberto Bolaños clic en el botòn "Quitar Duplicados" , que se
Cesar Corredor encuentra en la ficha "Datos" ; automaticamente
Alvaro Uribe suceden dos eventos: se selecciona la columna "A" y
Laura Acuña aparece el asistente de la ventana "Quitar
Duplicados". Luego dè clic en el botòn "Aceptar" y
notarà que excel reporta cuantos registros ùnicos se
encontraron.
 una lista de una o varias columnas los datos ùnicos,
s y elimna los demàs.

esea extraer de ella los registros ùnicos.

en cualquier dato y dè
icados" , que se
" ; automaticamente
cciona la columna "A" y
ntana "Quitar
n el botòn "Aceptar" y
ntos registros ùnicos se
COMENTARIOS

Un comentario es una nota aclaratoria que se coloca en una celda y se identifica porque en la parte superior
derecha de ella , aparece un punto de color rojo.

EQUIPO 32:
excel Exel es una herramienta IMAGEN
que me permite realizar
COMENTARIO1
operaciones arirmeticas COMENTARIO 2
y manejo de datos.

Para insertar un comentario se puede hacer de tres maneras:

1. Ficha "Revisar" dè clic en el botòn "Nuevo Comentario".
2. Presione las teclas SHIFT + F2
3. Clic derecho sobre la celda a comentar y escoja la opciòn "Insertar comentario".

Imprimir Comentarios: Excel ofrece dos maneras: la primera , es que el comentario salga sobre la
celda, es decir, como se ve en la pantalla y la otra es que el comentario se imprima en otra hoja
distinta a la tabla.

1 FORMA: De clic en la ficha "Diseño de Pagina" u luego en el botòn "Imprimir Titulos", para que
se despliegue la ventana "Configurar pàgina"; en la pestaña "Hoja" habilite de la lista
"Comentarios" la opciòn "Como en la hoja", despuès de haber realizado este procedimiento
ubiquese en la "Barra de acceso ràpido" , "Mas comandos" , opciòn "Avanzadas" , busque la
opciòn "Mostrar" y sobre este habilite el botòn "Comentarios e indicadores", esto con el fin de
que la hoja de Excel se observen siempre los comentarios, asì no estè ubicado en las celdas que
tienen las notas.
que la hoja de Excel se observen siempre los comentarios, asì no estè ubicado en las celdas que
tienen las notas.
la parte superior
C7: EQUIPO 32:
Exel es una herramienta que me permite realizar operaciones arirmeticas y manejo de datos.

F7: EQUIPO 32:

PROTEGER INFORMACION

EXCEL ofrece una herramienta que permite proteger la informaciòn que se maneja tanto en archivo

1. Cuando se habla de proteger un archivo, se refiere al proceso mediante el cual un usuario puede
2. Cuando se habla de proteger elementos de la hoja de calculo (celdas), se refiere al proceso por m
pueda escribir informaciòn en ciertas celdas.

Ejercicio primer caso.

Abra un archivo de Excel y asignele contraseña asi: (ejecute el comando Guardar como o la teclas F1
opciòn "herramientas", seleccione "Opciones Generales"

Ejercicio segundo caso.

Se necesita que el usuario sòlo pueda introducir datos sobre las celdas B1 (Nombre), B3(Edad) y B5
Si el usuario intenta escribir en otra celda diferente a las anteriores, Excel no lo dejarà.

Procedimiento: Seleccione las celdas (tecla control sostenida y se prese

NOMBRE sobre cada una), despuès de clic derecho sobre alguna de ellas, luego cl
opciòn "Formato de celdas" y en la pestaña "Proteger" deshabilite la opc
"Bloqueada".
EDAD Para que empiece a funcionar la seguridad en estas celdas, ubiquese en
"Revisar" y de clic en la opciòn "Proteger Hoja".
CUIDAD
Solo marque la opciòn "Seleccionar celdas desbloqueadas"

NOTA: Si desea deshabilitar la seguridad de la hoja, ubìquese en la ficha

y de clic en el botòn " Desproteger hoja".
e se maneja tanto en archivos como en celdas.

nte el cual un usuario puede asignarle una contraseña de apertura.

), se refiere al proceso por medio del cual se evita que un usuario

o Guardar como o la teclas F12)

B1 (Nombre), B3(Edad) y B5 (Ciudad).

el no lo dejarà.

ecla control sostenida y se preseiona clic

o sobre alguna de ellas, luego clic en la
aña "Proteger" deshabilite la opciòn

dad en estas celdas, ubiquese en la ficha

er Hoja".

das desbloqueadas"

d de la hoja, ubìquese en la ficha "Revisar"

".
PROMEDIO SI

Esta función se encarga de promediar unicamente los datos que cumplan con una condición.

Ejercicio
Asesor trimestre1 trimestre2 trimestre3 trimestre4 promedio promedio.si
Magda 1,200,000 2,580,000 4,445,210 0 2,056,303 2,741,737
Monica 5,200,000 5,840,000 4,879,800 0 3,979,950 5,306,600
Carlos 5,600,000 545,000 8,700,000 0 3,711,250 4,948,333
Maria 3,500,000 1,578,000 9,800,000 0 3,719,500 4,959,333
David 3,254,000 1,578,200 10,000,000 0 3,708,050 4,944,067
n con una condición.
PRODUCTO SEDE FECHA VALOR
ARROZ A 2/5/2008 45,100.00 Se pide realizar las siguientes consultas:
SORGO B 3/6/2008 632,000.00
MAIZ A 1/8/2008 850,000.00 a. Cuánto se facturó en arroz?
b. Cuánto se facturó en arroz de la seda A?
PLATANO B 7/12/2008 900,000.00 c. Cuánto se facturó en arroz de la seda A,
ARROZ A 5/31/2008 452,000.00
SORGO B 2/28/2008 987,000.00
MAIZ A 11/5/2008 1,000,000.00
ARROZ B 4/9/2008 2,000,000.00
ARROZ A 6/19/2008 3,000,000.00

Tabla de Consultas PRODUCTO SEDE

PRODUCTO SEDE FECHA VALOR ARROZ A
SORGO A <30/04/08 0 SORGO B
MAIZ A
PLATANO B
ARROZ B
as siguientes consultas:

uró en arroz?
uró en arroz de la seda A?
uró en arroz de la seda A, antes del 30/04/08?

FECHA VALOR
2/5/2008 45,100.00
3/6/2008 632,000.00
1/8/2008 850,000.00
7/12/2008 900,000.00
4/9/2008 ###
ASESOR VENTAS
Se solicita diferenciar mediante colores las ventas que cumplan con una
LEONARDO $ 450,000
condición especifica.
ANA $ 263,000
EDER $ 741,000 a. Si las ventas están entre 0 y 350.000 , deben salir de color rojo.
DANIELA $ 937,000 b. Si las ventas están entre 350.001 y 700.000 deben salir de color verde.
c. Y si las ventas son mayores de 700.000 no cambian de color.
JESUS $ 500,000
ZAIRA $ 451,000
FABIAN $ 469,000

Ejercicio 2:

Se pide que los valores de venta que hayan sido incrementados en más de un
20 % , del costo, cambien de apariencia a color rojo.

Formula: (ventas-costo)/ventas>=0.20

ARTICULO COSTO VENTAS

TELEFONO 45,000.00 60,000.00
TADIO 36,000.00 58,000.00
DVD 50,000.00 55,000.00
TV 350,000.00 450,000.00
EQUIPOS 180,000.00 20,000.00
CAMARA 100,000.00 110,000.00
e cumplan con una

de color rojo.
salir de color verde.
n de color.
Numeros Rangos
1 8 6
2 13 4
15 20 2
4
9
6
7
8
9
10
12
20
VENDEDOR ENERO FEBRERO
KATHERINE 23 48 120
YURLEY 63 98
JAVIER 52 52 100
OSCAR 74 10
80

60

40

20
Ejercicio 2
Suponga que se tiene una tabla que se registran los gastos de una familia, donde
0 la cuenta "Arriendo"
muestra el valor de 3,500,000 y la cuenta "Papeleria" sólo 15,000. KATHERINE YURLEY JAVIER

CUENTA VALOR
ARRIENDO $ 3,500,000
SERVICIOS $ 1,000,000
COLEGIO $ 850,000
MOVILES $ 450,000
ADMON $ 250,000
CAFETERIA $ 50,000
PAPELERIA $ 15,000
BUSES $ 10,000
CDS $ 10,000
RIFAS $ 2,500 ARRIENDO SERVICIOS COL
 ENERO
FEBRERO

YURLEY JAVIER OSCAR

ARRIENDO SERVICIOS COLEGIO MOVILES ADMON CAFETERIA PAPELERIA BUSES CDS