IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROBLEMAS

CONCEPTOS BÁSICOS:

PROBLEMA:

 Es el hecho o circunstancia que limita la consecución del bienestar, se

presenta como una situación negativa que requiere de solución dado
que su presencia afecta a un sector o a la población en general.

 Un problema comienza por ser un foco de interés para alguna

organización, sea por el malestar que produce o por las oportunidades
que abre.

 Un problema no es la ausencia de una solución, sino un estado

negativo existente.

 Al formular un problema, evitar redactarlo como “una falta de…”

 Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o
futuros).

EL ANÁLISIS DE UN PROBLEMA EXIGE

DISTINGUIR ENTRE:

CAUSAS
Proceso de generación del problema

DESCRIPCIÓN
Precisión de sus manifestaciones

CONSECUENCIAS
Identificación de los efectos que causa el
problema sobre otros problemas

Antes de la identificación de los problemas será necesario revisar los

objetivos, la importancia que tienen cada uno de ellos y cómo las acciones
que se proyectan ejecutar se orientan al logro de los mismos, a fin que en el
largo plazo se haga realidad la Visión del Desarrollo.

No se debe confundir un problema con la ausencia de cobertura o falta de

entrega de un servicio específico. Esta podría ser una causa importante en la
generación de un problema social (que se refiere a la calidad de la oferta)
pero no es el problema en sí.
1
Circunscribir el problema social a la gestión, calidad o cantidad de la oferta
existente limita el campo de intervención y la posibilidad de alcanzar los
objetivos perseguidos.

Ejemplos:
Problema mal formulado Problema social bien formulado
1. Baja cobertura de los servicios de atención primaria de salud para la
población materno infantil.

2. Alta incidencia de morbilidad y mortalidad infantil de la población.

3. Poca cantidad de escuelas en la región norte.

4. Bajo nivel educacional de la población en edad escolar de la región

norte.

5. Insuficiente oferta de servicios de capacitación para el empleo de

jóvenes del sector rural.

6. Altos niveles de desempleo y subempleo en la población juvenil del

sector rural.

La clara identificación y medición del o los problemas permiten conocer la

magnitud de la brecha y plantear los objetivos que procuran disminuirla o
eliminarla. Por tanto, se los define como estados positivos a alcanzar.

Los extremos polares de un proyecto social pueden ser definidos como una
«situación actual» en la que aparece tal problema y una «situación deseada»
en la que el mismo ha sido eliminado o ha disminuido como resultado que la
intervención o proyecto representa.

En una primera instancia, los proyectos sociales definen un gran objetivo

general, que marca el camino para solucionar el o los problemas priorizados,
que, posteriormente, se especifica en la etapa de formulación.

IDENTIFICACIÓN DE UN PROBLEMA

Existen diversas maneras de identificar un problema, las mismas que las

podemos resumir en las siguientes:

1. A partir de la determinación de una necesidad básica insatisfecha, que

impide el desarrollo integral de un determinado grupo poblacional.

2. Ejemplo: agua potable, desagüe, electricidad, transportes, educación,

servicios de salud, otros.

2
3. De la necesidad de adecuación de las entidades u organizaciones para
el cumplimiento óptimo de sus objetivos.

4. Ejemplo: recepción de nuevas funciones o competencias, ampliación

de los servicios, exigencias de objetivos de desarrollo, otros.

5. De las potencialidades no identificadas ni desarrolladas, cuya situación

constituye un problema para el desarrollo local.

6. Ejemplo:, Materia prima para actividades económicas, recursos para

el desarrollo de servicios (turismo, artesanía, otros).

7. A partir de aspectos que ponen en riesgo la seguridad y estabilidad

físico -mental de la población.

8. Ejemplo: maltrato familiar, drogadicción, delincuencia, prostitución,

violencia, inseguridad ciudadana.
9. Otras que constituyan un obstáculo para el desarrollo sostenible del
ámbito jurisdiccional.

3
RECOMENDACIONES SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

Sugerencias que ayudan a la identificación de problemas, dada la

complejidad del mismo:

1. Identificar un problema central (árbol de problemas).

2. Debe ser lo suficientemente concreto para facilitar la búsqueda de

soluciones, pero a su vez
3. amplio que permita plantear una gama de soluciones alternativas.

4. No debe ser expresado como negación de una solución, a fin de

dar opciones de distintas
5. alternativas para su solución.

6. Que sea visible, es decir, que se pueda representar mediante un

indicador; y medible, que se
7. pueda medir con el indicador que lo representa.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROBLEMAS

Debe ser:

Amplia y profundamente sentido

Política y técnicamente factible de resolver

Motivador para el grupo

ANALISIS DE CAUSAS Y CONSECUENCIAS

¿Por qué surge el problema?

¿Cuáles son los aspectos principales que lo conforman?

¿Cuáles efectos genera?

PRIORIZACIÓN DE CAUSAS

¿Cuáles causas hay que atacar primero

¿Hay alguna causa que contribuya más que otra a la resolución del
problema?

¿Cuál es la causa más factible de resolver a corto plazo?

4
¿Alguna causa sirve de cuello de botella para resolver las demás?

5
EJEMPLO

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FODA
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con
los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos
aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos
negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos
negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros
objetivos).
También se puede encontrar en diferentes bibliografías en castellano
como “Matriz de Análisis DAFO”, o bien
La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a
cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando
como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo
particular que se este estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas
representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de
analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la
situación actual en el futuro.

7
El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones
sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los
cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a
partir de sus fortalezas y debilidades internas.
Ese constituye el primer paso esencial para realizar un correcto análisis
FODA. Cumplido el mismo, el siguiente consiste en determinar las
estrategias a seguir.
Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre
las cuatro variables por separado y determinar que elementos
corresponden a cada una.
A su vez, en cada punto del tiempo en que se realice dicho análisis,
resultaría aconsejable no sólo construir la matriz FODA correspondiente al
presente, sino también proyectar distintos escenarios de futuro con sus
consiguientes matrices FODA y plantear estrategias alternativas.
Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización,
por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las
oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener
ingerencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y

que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia.
Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen,
actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la
empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición
desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,
habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que
pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

8
EJEMPLO DE FODA

Fortalezas Oportunidades

Atención adecuada a padres, Imagen institucional

estudiantes y usuarios del aceptable dentro del
servicio educativo. contexto social.
Ubicación del personal
docente conforme a Perfil de egreso de los
habilidades y destrezas para estudiantes eficiente
la atención de las para incorporarse al
necesidades curriculares. ambiente laboral o
Personal Administrativo educativo.
acreditado para cubrir el Credibilidad en el
FODA área de desempeño de sus servicio educativo
Área Administrativa funciones. dentro de la comunidad
Control y registro de educativa.
archivos administrativos,
docentes y estudiantiles
actualizados y organizados. Entrega oportuna a
Implementación de nuevos terceras personas de
conceptos tecnológicos en el información que
área. requieran.

Participación en las
tendencias y
expectativas en la
educación actual.

Estrategias
Debilidades
Falta de inversión en la Diseño de plan de implementación para oficina de calidad,
mejora de la dirección que preste los servicios adecuados a la comunidad
del establecimiento. educativa.

Falta de gestión Diseño de proyecto para la implementación de

administrativa para herramientas tecnológicas adecuadas para uso de
mejorar el servicio. almacenamiento de documentos.

Espacio inadecuado Diseño de Proyecto institucional para la ampliación o

para la prestación de cambio de ubicación de la Dirección Técnico
servicios educativos. Administrativa.

Inasistencia a la hora Plan de implementación para un horario adecuado de

adecuada en la que el servicios generales.
personal deberá iniciar
su jornada de labores. Diseño de proyecto para la mejorar del ambiente climático
de la Dirección Administrativa.
El clima influye para que
el ambiente permanezca
incómodo pasando el
meridiano.

Amenazas Estrategias

9
 Desactualización en los Capacitación sobre el uso de nuevas aplicaciones y
servicios educativos por técnicas de comunicación.
parte de la dirección Diseño de proyecto de reorganización y ampliación de
Técnico Administrativa. Dirección Técnico Administrativa.
Desacato en la toma de Plan de implementación de programas tecnológicos
decisiones del director actuales para la recepción y envío de datos.
Técnico Administrativo. Taller para la capacitación hacia padres de familia y
Aglomeración de jóvenes estudiantes acerca de su participación y apoyo en
personas y expedientes actividades educativas.
que necesitan ser Capacitación para directora y personal docente para
tramitados en la oficina. mantener la permanencia de los jóvenes estudiantes
Correr expedientes de dentro de la institución.
oficio para sanciones al
personal.
Baja en la matrícula
estudiantil en cada ciclo
escolar.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de

acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante
una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y
departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos,
mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y
objetivos.
Conceptos

Para la comprensión de este tema es necesario conocer algunos

conceptos, ente ellos los siguientes:

Organización: proviene del latín organon que significa órgano como

elemento de un sistema ampliando más este concepto, organizar es el
proceso de distribuir actividades, recursos, a través de la división de
funciones, definiendo las autoridades y responsabilidades de cada
departamento para que la empresa pueda alcanzar de una forma fácil sus
metas

Estructura: Sergio Hernández define a la estructura como: “Ensamblaje de

una construcción, una ordenación relativamente duradera de las partes de
un todo y su relación entre ellas”[1] . Una definición muy general no solo
para la administración donde esta palabra procede del latín structura[2]
que se refiere a disposición orden de las partes dentro de un todo, es un
grupo de elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes
cargas sin romperse ni deformarse.

De ahí, que la estructura organizacional de una empresa sea el sistema

jerárquico elegido por el que se gestiona un grupo de personas para
cumplir con el crecimiento continuo de la compañía.

10
 A través de una tabla en donde se refleja la estructura y diseño
organizacional de una empresa, todos los empleados tienen claro cuál es
su posición dentro del sistema. Este orden permite establecer protocolos
de actuación, procesos optimizados, trabajos productivos y resultados
controlados.
Según la definición del académico Mintzberg (1984), «una estructura
organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el
trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas».
Mientras que Strategor (1988) explica que una estructura organizacional
«es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan
formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de
comunicación entre cada unidad».

Características estructura organizacional de una empresa

Antes de definir el mejor sistema para implementar en nuestra empresa,

es preciso ver algunas de las principales características de la estructura
organizativa de una empresa.
Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.
Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones
parten de un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo,
respectivamente.
Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más
especialización.
Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.
Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos.
Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.
Adaptada a la estrategia que persigue la organización.
Dirigida a los objetivos alcanzables.
Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.
El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su
estructura.
Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar
sus funciones.
Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.
Toda estructura organizacional formal tiene paralelamente una estructura
informal de relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo
que se denomina estructura organizacional real.
Cada empresa sigue un sistema organizacional adecuado a sus funciones
y objetivos. Según la misión y visión de la misma se define una estructura
organizacional a seguir. Por eso, hay organizaciones cuyo modelo dispone
de más niveles jerárquicos, otras establecen un sistema matricial, por
ejemplo.
Las pequeñas empresas más innovadoras y actuales suelen utilizar una
estructura horizontal. Esto les otorga un ritmo acelerado en la toma de
decisiones y en los cambios a la hora de pivotar rápido en sus estrategias.
Lo que supone que la transparencia y un continuo feedback serán los
principales elementos de la estructura organizacional que las define.
11
 Además, a medida que la empresa crece, su sistema organizacional se
complica. Por eso decimos que una estructura organizacional es un
proceso continuo, versátil y en constante actualización.

Tipos de estructuras organizacionales

1. Como hemos visto, cada empresa aplica su sistema organizacional más

acorde a sus características o necesidades. Por eso, existen multitud de
tipos de estructuras organizacionales.
2. Destacamos a continuación los principales tipos de estructuras
organizacionales:
3. Divisional. Las empresas se organizan por las divisiones de negocio.
4. Funcional. La estructura organizacional funcional se basa en las tareas de
cada colaborador.
5. Matricial. Integra una estructura funcional y por proyectos. Los equipos de
trabajo tienen varios proyectos, en los que cada miembro desempeña una
misma función.
6. Geográfica. Organización a partir de las sedes geográficas. Para empresas
que operan en un nivel internacional.
7. Central. Hay varios supervisores por cada empleado. Se da en
organizaciones grandes y complejas, con varias localizaciones.
8. Lineal. La estructura organizacional lineal es de las más antiguas que
existen. Responde a un modelo basado en una autoridad en la que se
centralizan todas las decisiones. Su aspecto es piramidal. A medida que la
estructura jerárquica asciende, disminuye el número de cargos y aumenta
el índice de responsabilidades.
9. Horizontal. Es una estructura descentralizada, basada en la confianza del
equipo. Se otorga a los empleados el poder de tomar decisiones y auto-
gestionarse. Es lo que se conoce actualmente como employment power.
Elementos de la estructura organizacional
Todo sistema organizacional de una empresa parte de unos elementos
clave con los que elaborar un plan que haga posible el crecimiento de la
misma. En base a estos, se define una estructura organizativa.
Número de empleados
Disposición y extensión geográfica
Nivel de desarrollo de producto
Relación de autoridad central o descentralizado
Grado de control de calidad del producto o servicio
Mercado o modelo de negocio
Todo esto forma parte de la seña de identidad de cualquier tipo de
empresa. De ahí, la importancia de la estructura organizacional como la
base de la misma cultura organizativa.

12
Ejemplo de Estructura Organizacional
La imagen corresponde a organigrama de empresa que refleja su
estructura más genérica.

13