GDC-F-AG-001

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ARI-PR-RI-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE(S): GERENCIA DE SISTEMAS
Procedimiento(s): Adquisición e Implantación de Tecnología de Información ARI-P-AI-007, Prestación de Responsable(s): Vicepresidente Administrativo, Jefe de Sistema y Asesores o
Servicios y Soporte en Informática ARI-P-SS-008, Administración Almacenamiento Externo de Medios Profesionales con responsabilidades en el área de Sistemas.
Magnéticos ARI-P-AA-003, Gestión del Programa de Mantenimiento para el Hardware de Informática ARI-P-
GM-002, Mantenimiento y Desarrollo de Programas ARI-P-MD-006, Administración de Perfiles de Usuarios
ARI-P-PU-004, Back Up Servidores ARI-P-BU-001, Gestión de Requerimientos, cambios, incidentes y
problemas ARI-P-GR-005

Fecha de actualización de TRD: 27 de febrero de 2014

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

EN AÑOS
D S Sb Subserie
AG AC F E CT E S CS
Tipo Documental
320 10 ACTAS
320 10 17 Actas de Comité de Sistemas 2 8 X Conservar totalmente los expedientes, enviarlos al archivo histórico
- Acta X X una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
- Anexos X X
Nota: Las tipologías documentales de esta serie se podrán encontrar
en soporte físico o electrónico.

320 740 ADQUISICIONES E IMPLANTACIÓN DE 2 8 X Procedimiento: Adquisición e Implantación de Tecnología de

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Información ARI-P-AI-007
- Formato de Solicitud ARI-F-AI-001 X X
- Memorando de aprobación de la X X Conservar totalmente los expedientes, enviarlos al archivo histórico
solicitud una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
- Informe de Requerimientos y X X
Recomendaciones

310 760 COMUNICACIONES CORPORATIVAS 1 4 X Selección de los expedientes de la serie que hayan cumplido el tiempo
- Comunicación X de conservación en el Archivo Central.
- Anexo

320 300 INFORMES

320 300 309 Informes de Auditoría Externa 2 1 X Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
- Informe X retención en el Archivo de Gestión.
- Anexos X

Fecha de última actualización: Mayo 22 de 2013 Página: 1 de 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ARI-PR-RI-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE(S): GERENCIA DE SISTEMAS
Procedimiento(s): Adquisición e Implantación de Tecnología de Información ARI-P-AI-007, Prestación de Responsable(s): Vicepresidente Administrativo, Jefe de Sistema y Asesores o
Servicios y Soporte en Informática ARI-P-SS-008, Administración Almacenamiento Externo de Medios Profesionales con responsabilidades en el área de Sistemas.
Magnéticos ARI-P-AA-003, Gestión del Programa de Mantenimiento para el Hardware de Informática ARI-P-
GM-002, Mantenimiento y Desarrollo de Programas ARI-P-MD-006, Administración de Perfiles de Usuarios
ARI-P-PU-004, Back Up Servidores ARI-P-BU-001, Gestión de Requerimientos, cambios, incidentes y
problemas ARI-P-GR-005

Fecha de actualización de TRD: 27 de febrero de 2014

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

EN AÑOS
D S Sb Subserie
AG AC F E CT E S CS
Tipo Documental
320 300 311 Informes de Ejecución 2 18 X Selección de los expedientes de la serie que hayan cumplido el tiempo
- Informe X de conservación en el Archivo Central. Estos informes son generados
- Anexo X debido al seguimiento que el interventor realiza al contrato, por tal
- Comunicación X razón se aplica el mismo tiempo de conservación de los contratos.

Nota. Dentro de los informes de Ejecución, están los Informes de

Gestión Mensual, los cuales hacen parte del procedimiento de Gestión
de Requerimientos, cambios, incidentes y problemas ARI-P-GR-005, y
son entregados por parte del Gerente del Outsourcing de TI.

320 330 INVENTARIOS

320 330 332 Inventarios de Software 2 9 X Programa: ARI-P-SS-008 Prestación de Servicios y Soporte en
- Inventario* X Informática
- Licencias X
Conservar totalmente los expedientes, enviarlos al archivo histórico
una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.

*Nota. El inventario de será eliminado una vez cumpla el tiempo de

Retención en el Archivo Central.

320 500 PLANES

320 500 507 Planes de Continuidad de TI 2 4 X Procedimiento: Prestación de Servicios y Soporte en Informática ARI-P-
- Plan X SS-008

Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de

retención en el Archivo Central.

Fecha de última actualización: Mayo 22 de 2013 Página: 2 de 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ARI-PR-RI-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE(S): GERENCIA DE SISTEMAS
Procedimiento(s): Adquisición e Implantación de Tecnología de Información ARI-P-AI-007, Prestación de Responsable(s): Vicepresidente Administrativo, Jefe de Sistema y Asesores o
Servicios y Soporte en Informática ARI-P-SS-008, Administración Almacenamiento Externo de Medios Profesionales con responsabilidades en el área de Sistemas.
Magnéticos ARI-P-AA-003, Gestión del Programa de Mantenimiento para el Hardware de Informática ARI-P-
GM-002, Mantenimiento y Desarrollo de Programas ARI-P-MD-006, Administración de Perfiles de Usuarios
ARI-P-PU-004, Back Up Servidores ARI-P-BU-001, Gestión de Requerimientos, cambios, incidentes y
problemas ARI-P-GR-005

Fecha de actualización de TRD: 27 de febrero de 2014

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

EN AÑOS
D S Sb Subserie
AG AC F E CT E S CS
Tipo Documental
320 500 512 Planes Estratégicos de TI 4 10 X Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
- Plan X X retención en el Archivo Central.

320 520 PLANILLAS

320 520 523 Planillas de Control de Transporte de 3 3 X Procedimiento: Administración Almacenamiento Externo de Medios
Medios Magnéticos ARI-P-AA-003
- Administración Almacenamiento X
Externo de Medios Magnéticos ARI-F- Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
AA-001 retención en el Archivo Central.
- Planilla de recibo de información X
- Planilla de remesa de archivos X

320 600 PROGRAMAS

320 600 604 Programas de Mantenimiento de 4 1 X Procedimiento: ARI-P-GM-002 Gestión del Programa de Mantenimiento
Hardware para el Hardware de Informática
- ARI-F-GM-001 Programa de X
Mantenimiento Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
- Reporte técnico X retención en el Archivo Central.

320 600 614 Programas de Mantenimiento de 4 1 X Procedimiento: Mantenimiento y Desarrollo de Programas ARI-P-MD-
Software 006
- Solicitud herramienta control de X
cambios Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
- Transportes sistema SAP ARI-F-MD- X X retención en el Archivo Central.
001
Nota: Las tipologías documentales de esta serie se podrán encontrar
en soporte físico o electrónico.

Fecha de última actualización: Mayo 22 de 2013 Página: 3 de 4

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ARI-PR-RI-001 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE(S): GERENCIA DE SISTEMAS
Procedimiento(s): Adquisición e Implantación de Tecnología de Información ARI-P-AI-007, Prestación de Responsable(s): Vicepresidente Administrativo, Jefe de Sistema y Asesores o
Servicios y Soporte en Informática ARI-P-SS-008, Administración Almacenamiento Externo de Medios Profesionales con responsabilidades en el área de Sistemas.
Magnéticos ARI-P-AA-003, Gestión del Programa de Mantenimiento para el Hardware de Informática ARI-P-
GM-002, Mantenimiento y Desarrollo de Programas ARI-P-MD-006, Administración de Perfiles de Usuarios
ARI-P-PU-004, Back Up Servidores ARI-P-BU-001, Gestión de Requerimientos, cambios, incidentes y
problemas ARI-P-GR-005

Fecha de actualización de TRD: 27 de febrero de 2014

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

EN AÑOS
D S Sb Subserie
AG AC F E CT E S CS
Tipo Documental
320 600 615 Programa de Mantenimiento de 4 1 X Procedimiento: ARI-P-PU-004 Administración de Perfiles de Usuarios
Perfiles de Usuario
- Solicitudes X X Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
retención en el Archivo Central.

320 630 REGISTROS 2 3 X Procedimiento: ARI-P-BU-001 Back Up Servidores

320 630 631 Registros de Copias de Seguridad
Eliminar los expedientes de la serie una vez cumpla el tiempo de
- ARI-F-BU-001 Back-Up servidores X retención en el Archivo Central.
- Instructivo Backup Servidores X

CONVENCIONES:
AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central F: Físico E: Electrónico CT: Conservación total E: Eliminación S: Selección CS: Copia de Seguridad

Fecha de última actualización: Mayo 22 de 2013 Página: 4 de 4