Organización archivo Central

Organizar el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente y políticas

institucionales

Yesica Alejandra Toro Pescador

Jonathan Alcalá

Diego Torres

Bogotá, 20 de julio de 2018

Centro de Gestión Administrativa

SENA
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Contenido

INTRODUCCIÓN ....................................................................Error! Bookmark not defined.

Consultar e interpretar los conceptos de: ................................Error! Bookmark not defined.

Proceso administrativo ,Planeación, Organización , Dirección y control y su incidencia en las

actividades humanas y específicamente en la organización y administración de los documentos

en el archivo central ..................................................................................................................... 2.1

Consultar el ciclo PHVA ,como herramienta para la mejora continua .............................. 3

Consultar e interiorizar el concepto de Comité de Archivo y sus funciones ................. 3.2

Aplicar las Tablas de Retención Documental ............................................................................ 4

Investigar e interpretar las normas y legislación vigente ,relacionadas conel proceso de

transferencias documentales .......................................................................................................... 5

Consultar conceptos de ............................................................................................................. 6

Fondo,fondo acumulado ,fondo cerrado , fondo abierto , fondo donado , fondo adquirido en

custodia ........................................................................................................................................ 6.1

investigar el concepto y el procedimiento para la elaboración de las tablas de valoración

documental y su aplicación ............................................................................................................ 8

ANEXOS ........................................................................................................................................ 9

CONCLUSIONES ................................................................................................................... 10

WEB GRAFIAS........................................................................................................................ 11
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Introducción

El archivo central es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen

teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
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Consultar e interpretar los conceptos de: proceso administrativo, planeación,

organización, dirección y control, y su incidencia en las actividades humanas y

específicamente en la organización y administración de los documentos en el Archivo

Central.

Proceso administrativo: son actos regidos por un conjunto de reglas, tiene gran importancia

dentro de una empresa ya que si no se llevan los pasos como son la planeación, organización,

dirección y control no funcionaría adecuadamente, también es fundamental tener una buena

comunicación dentro de la empresa ya que si se siguen todos los pasos correctamente nos

ayudara a la toma de decisiones.

Planeación: Es el pilar fundamental de cada organización, es organizar estrategias para los

objetivos que se piensan realizar a futuro.

Organización: es la opción o resultado de organizar y es algo que siempre se requiere para el

óptimo desarrollo y resultado de algo.

Dirección: actividad que orienta las acciones de un lugar o personas.

Control: es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento de

cualquier empresa u organización.

Incidencia en las actividades humanas: son constantes, ya que son nuestra herramienta para

llevar a cabo y cumplir con los parámetros establecidos en lo que corresponde a los archivos en

óptimas condiciones.
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CICLO PHVA

La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite

mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los

costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de mercado,

supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la

empresa.
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En la actualidad, las empresas y cualquier entidad se tienen que enfrentar a un nivel tan alto

de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia

supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y

constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de que apoya y fortalece cada

paso a paso que se ejecute.

Las fases del ciclo PHVA

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las

palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una

fase o etapa del ciclo:

 Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los

procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas

de la organización.

 Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr

las mejoras planteadas.

 Verificar: se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los

cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste.

 Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten

a las expectativas y objetivos predefinidos,

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Comité de archivo

Desarrolla los mecanismos mediante el cual se desarrolla los cambios en materia de gestión

documental, buscando así implementar, materializar y aplicar los criterios archivísticos. El

comité de archivo de la Policía Nacional es un grupo asesor de la alta dirección de la entidad,

responsable de definir políticas para las mejoras en los archivos.

Lo conforman:

 Secretario general

 El jefe de Archivo

 El jefe Jurídico

 El jefe de Planeación

 El jefe de Telemática

 Pueden asistir invitados con voz pero sin voto

Funciones

Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normativa archivística

Aprobar la política de gestión de documentos

Aprobar modificaciones a las tablas de Retención Documental

Aprobar las tablas de Retención Documental y de Valoración en la entidad

Aprobar el programa de Gestión Documental

Aprobar el plan de aseguramiento documental

Aprobar la implementación de normas tecnicas nacionales e internacionales

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Importancia

Es de gran importancia ya que se toman decisiones para lograr de manera eficiente y eficaz los

logros en nuestros depósitos de archivo y si se evidenciara algún error, se subsanaría a tiempo.

El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los

directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la

toma de decisiones en el momento preciso.

Aplicar las Tablas de Retención Documental

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Investigar e interpretar las normas y legislación vigente relacionada con el proceso de

transferencias documentales primarias y secundarias.

Manual único de Gestión Documental para la Policía Nacional

Acuerdo 42 de 2002

Decreto 029 de 2015

Decreto número 029 de 2015, por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o

transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen,

privaticen o liquiden.

Acuerdo número 004 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578

y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,

evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental

Resolución 05391 de 2005

Guía de transferencias de la policía Nacional

Comunicación oficial S.2016.018355.SEGEN

Decreto 1080 de 2015

Conceptos

Fondo: conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos

productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus

competencias.
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Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de

producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas

naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo donado: son aquellos documentos que se han recibido sin ningún título generoso

por parte de la entidad o institución que lo recibe, pueden clasificarse según el volumen,

expresados en metros de estanterías.

Fondo adquirido en custodia: guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y

conservación de los mismos cualquiera que sea su titularidad.

Concepto y el procedimiento para la elaboración de las Tablas de Valoración

documental y su aplicación.
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La ley 594 del 2000 y el Reglamento General de Archivos, establecen la responsabilidad de la

conservación de los documentos en soporte papel y por ende de los archivistas.-

Resolución 00208“manual único de gestión documental para Policía Nacional”

Capitulo xiv

Conservación preventiva y uso del termo-higrómetros

 12

Artículo 135: Normativa aplicada. Para el desarrollo del capítulo XIV se tomó como

referencia la siguiente normatividad:

Acuerdo 011 de 1996 AGN: Establece criterio de conservación y organización.

Acuerdo 47 de 2000 AGN: “Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de

Archivo”, del Reglamento General de Archivo sobre “restricciones por razones de

conservación”.

Acuerdo 048 de 2000 AGN: “Desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 conservación de

documentos y del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación

restauración documental”.

Acuerdo 049 de 2000 AGN: “Por el cual se desarrolla el Artículo del Capítulo 7 “Conservación

de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales

destinados a archivos”.

Acuerdo 050 de 2000 AGN: “Desarrolla el Artículo 664 del título VII conservación de

documentos del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de documentos de

archivo y situaciones de riesgos”

Acuerdo 056 de 2000 AGN: “Sobre acceso a los documentos de archivo”.

Acuerdo 037 de 2002 AGN: “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización reprografía y

conservación de documentos de archivo en desarrollo de los Artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1

y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000”.

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Acuerdo 038 de 2002 AGN: “Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre la

responsabilidad del servidor público frente a los documentos y los archivos.

Circular 01 de 2003 AGN: “Organización y conservación de los documentos de Archivo”.

Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo, (Archivo General de

la Nación).

Manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Cente

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Conclusiones
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Bibliografía

https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%

20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf

http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar/

https://www.isotools.org/2015/02/20/en-que-consiste-el-ciclo-phva-de-mejora-continua/

http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario