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Índice:
1. Sobre los tipos de libros.
2. Secciones y subsecciones.
2.1. Secciones.
2.2. Subsecciones.
3. PROCESO DE INGRESO DE UN LIBRO.
3.1 Ingresar en la base de datos.
3.2 Proceso de impresión y marcado de un libro.
3.2.1 Preparación de los códigos para imprimir.
3.2.2 Para imprimir los códigos.
3.2.3 Marcando los libros.
3.2.4 Registrando en la base de datos la marcación.
A la fecha (enero 2012) la biblioteca HDV cuenta con más de 1270 títulos entre libros,
libros fotocopiados, revistas, cartillas y demás. Los libros más importantes para la
formación comunitaria están debidamente registrados en una Base de Datos con el fin
de facilitar la búsqueda y ubicación para los usuarios. De igual manera el bibliotecario
debe tratar de conocer, lo mejor que pueda, qué libros hay en la biblioteca.
1. Sobre los tipos de libros.
Dentro del número de títulos con que contamos, hay libros que por su mayor o menor
importancia están clasificados en tipos o clases. Esto para poder diferenciarlos en el
tratamiento que se les debe dar, si se pueden o no prestar, etc. A continuación
explicamos cuáles son estos tipos de libros y sus características.
TIPO “LIBRO”: Son la mayoría. Estos libros los pueden ser prestados a cualquier
hermano o hermana por el tiempo que necesiten. Lo ideal es que estos avisen
oportunamente al bibliotecario para que se sepa dónde está tal o cual libro.
Cuentan con un código como el del siguiente ejemplo:
IDIOMA
01.1236
TIPO “CARTILLA”: Son los librillos que no tienen lomo, con contenido como un
libro pero sin ser revistas. Su préstamo y código es igual que el tipo anterior.
Aquí hay dos tipos: los primeros, que son la mayoría, se puede sacar prestados de la
biblioteca, llenando la ficha del libro y se ubica en un fichero especial que permanece en
la biblioteca. Los segundos, son libros que solo se pueden consultar EN la biblioteca
solamente, estos son: Diccionarios y gramáticas de lengua española e italiana.
Cuentan con un código como el siguiente ejemplo:
IDIOMA
*02.1215*
Los asteriscos (*) antes y después del código indican que son libros de préstamo.
Con respecto a la ficha que tiene cada libro de préstamo debe tener las siguientes
características:
Porta fichas: está hecho en cartulina. Este debe fungir como “bolsillo” de la
ficha dentro del libro. Normalmente se ve así:
Ficha: Está hecho con papel normal. Debe tener unos 6.5 cm de ancho x 14 cm
de largo. Luce así:
OJO: Una ficha debe estar diseñada para que sirva por ambos lados, de manera que
muchas personas puedan hacer su registro de salida e ingreso. No se usa esta ficha una
vez por usuario.
OUT IN NOMBRE
2.1. Secciones.
Los libros de la biblioteca están organizados principalmente por secciones. De acuerdo
a lo grande o pequeña de una sección esta se ubica en algún estante adecuado de los que
contamos en la biblioteca. Estas se pueden reubicar en otro estante de acuerdo a la
necesidad.
Las secciones fueron elegidas de acuerdo a los temas de los libros de mayor
preponderancia que tiene la biblioteca. En el siguiente cuadro están las secciones en
orden alfabético con sus descripciones respectivas:
Sección Descripción
ACADEM Académicos
ARTE Arte, y turismo que tenga que ver con arte, cantos
BEATUS Escritos de Beatos, Venerables y Siervos de Dios
BIBLOS Sagradas escrituras y teología bíblica o escritos relacionados
CATECI Catecismo
CATHOL Libros sobre historia de interés católico e historia de la Iglesia
CULTUR Cultura General
DIVVOL Doctrina de la Divina Voluntad
ECESPR Escritos espirituales
HISTORY Historia universal
IDIOMA Idiomas: Cursos, diccionarios o libros referentes a aprendizaje…
INFANT Infantiles (Vidas de santos ilustradas y por el estilo)
LITTERA Literatura: Otros libros no religiosos
LITURG Liturgia
MARIAE Escritos espirituales marianos
MISC Misceláneo
ORATIO Libros de oración
PADRES Santos Padres - Patrología: escritos o libros de referencia
PHILOS Filosofía
PONTHY Encíclicas y documentos pontificios - Magisterio
SANCTO Escritos de Santos
TEOLOG Teología
VIEJEM Vidas Ejemplares (Beatos, Venerables, Siervos de Dios u otros ejemplares)
VISANT Vidas de Santos
Nota: Las secciones resaltadas en color amarillo son las más usadas en la biblioteca.
Las otras fueron creadas para otros libros, pero en realidad no se usan.
2.2. Subsecciones.
Las subsecciones son divisiones presentes en una sección con el fin de tener una mejor
organización temática de los libros. Están representadas por un número que puede variar
del 01 al 10.
Para poder diferenciar un libro común y corriente, de aquellos libros que tienen una
mayor importancia, como los libros de préstamo o los libros que deben permanecer en
la biblioteca, dentro del mismo código va acompañados de un asterisco (*). Estos libros
especiales están representados por un número que puede variar desde *01 al *10.
En el siguiente cuadro se ven las secciones con sus respectivas subsecciones disponibles
y sus descripciones.
SANCTO Escritos de Santos: Escritos, cartas, estudios de otros autores de sus escritos
SANCTO 01 Escritos de Santos, cartas, homilías.
Estudios de la doctrina, profundización de sus escritos. (de otros autores). Incluye libros
SANCTO 02 buenos que tengan selección de escritos con Biografía.
SANCTO 03 Escritos de Santos Doctores de la Iglesia
SANCTO *01 Escritos de Santos, cartas, homilías.
Estudios de la doctrina, profundización de sus escritos. (de otros autores). Incluye libros
SANCTO *02 buenos que tengan selección de escritos con Biografía.
SANCTO *03 Escritos de Santos Doctores de la Iglesia
ORATIO Oraciones:
ORATIO 01 Libros de oraciones
ORATIO *01 Libros de oraciones
PADRES Patrología - Santos Padres: Escritos de los santos Padres, estudios relacionados
PADRES 01 Escritos de Santos Padres, selección de textos
PADRES 02 Estudios serios, textos comentados, profundización de la doctrina por otros autores
PADRES *01 Escritos de Santos Padres, selección de textos
PADRES *02 Estudios serios, textos comentados, profundización de la doctrina por otros autores
TEOLOG Teología
TEOLOG 01 Cristología y Soteriología
TEOLOG 02 Novísimos y la Gracia
TEOLOG 03 Mariología
TEOLOG 04 Dios trino y uno
TEOLOG 05 Apologética (defensa de la fe), teología dogmática (visión muy general), teología en sí
TEOLOG 06 Teología Moral
TEOLOG 07 Eclesiología, Sacramentos, liturgia
TEOLOG 08 Antropología teológica
TEOLOG *01 Cristología y Soteriología
TEOLOG *02 Novísimos y la Gracia
TEOLOG *03 Mariología
TEOLOG *04 Dios trino y uno
TEOLOG *05 Apologética (defensa de la fe), teología dogmática (visión muy general), teología en sí
TEOLOG *06 Teología Moral
TEOLOG *07 Eclesiología, Sacramentos, liturgia
TEOLOG *08 Antropología teológica
NOTA: Hay una sección de libros que solo se pueden leer con permiso del coordinador
de la casa. Son los de tipo revelaciones privadas. Estos tienen una sección especial en la
sección ECESPR y subsección 03. Pero también puede que haya escritos que son
revelaciones privadas de Beatos que requieran permiso, como el caso de la Beata Anna
Emmerick. En estos casos, se registran en la sección correspondiente (BEATUS), pero
físicamente el libro se coloca junto a los otros de revelaciones.
Actualmente se ubican en uno se los cajones cerrados de los stands, y tiene un aviso con
la advertencia de pedir permiso previo al coordinador.
3. PROCESO DE INGRESO DE UN LIBRO.
En esta hoja de Excel están registrados todos los libros que pertenecen a la biblioteca.
Este inventario se debe mantener actualizado.
Columna SECC “Sección”: Con esta columna se asigna una sección al libro.
Funciona como una lista desplegable. Cada vez que hace clic en una casilla de esta
columna aparecerá al lado derecho de la casilla una flecha hacia abajo. Al hacer clic
sobre esta se desplegará una lista con los nombres de las secciones. Solamente hay que
hacer clic en la sección deseada y listo.
Columna SUB “Subsección”: Sirve para asignar una subsección dentro de una
sección a un libro. Funciona de la misma manera que la columna “sección”. Solo hay
que tener en cuenta que en esta lista va encontrar enlistados los números del 01 al 10
seguidos por los del *01 al *10. El asterisco indica que es un libro de préstamo, por lo
tanto cuando se va inventariar un libro de préstamo, como los de la BAC, se selecciona
un número con el *. Los demás libros van sin el asterisco.
Ejemplo: El número aparece ya escrito así: “0434”. Pero como el libro de nuestro
ejemplo es de préstamo, debemos reescribir la celda marcando “0434*”
Columna TIPO “Tipo o clase de material”: Sirve para registrar qué clase de
material estamos inventariando. Este material puede ser: Libro, Cartilla, Fotocopias,
Revista, Impresión PC, Libro fotocopiado, Libro préstamo y Otros préstamo. Estas
opciones aparecen en una lista desplegable.
Columna OLD COD “Código antiguo”: Esto solo aplica a libros que se
registraron en el primer inventario de la biblioteca. En la primera página tienen una
marca con un código y nombre de la sección. Este inventario ya no se lleva, pero se
registra la info aquí por si acaso.
Columna NOMBRE “Nombre del libro”: Se escribe el título del libro. En este
espacio también se coloca el número del tomo o volumen si es necesario.
Ejemplo: Nuestro libro se llama “Obras de San Agustín. Tomo IX. Tratado sobre la
gracia (2º)”.
Columna IDIOMA: Sirve para registrar el idioma en que está escrito el libro.
Se escribe en mayúscula las tres primeras palabras del idioma. En caso de que el libro
sea bilingüe se registran ambos idiomas separados por un “/”.
Ejemplo: Escribimos “ESP”. En caso que sea un diccionario Español - Inglés, por
ejemplo, escribimos según los idiomas que maneje: ESP/ENG.
Columna NOTAS: Sirve para escribir alguna pequeña reseña que sirve para
saber de qué se trata el libro. Esta reseña se saca del mismo libro, bien sea de la
contraportada o de la introducción. También se puede redactar una reseña en palabras
propias. No es un campo que se tenga que llenar obligatoriamente.
Ejemplo: En una de las primeras páginas de libro encontramos esta reseña orientadora
que podemos transcribir: “Los dos libros sobre diversas cuestiones a Simpliciano. De
los méritos y del perdón de los pecados. Contra las dos epístolas de los pelagianos.
Actas del proceso contra Pelagio”.
Ejemplo: Este libro d la BAC es muy antiguo y no posee dicho número. Para este caso
le dejamos en blanco.
¡Listo! Ya hemos terminado de registrar el libro y podemos salvar el archivo, pero aún
queda un paso para terminar esta parte del proceso:
OJO: Como primera constancia de que el libro ya está registrado, aunque no tenga aún
su marca impresa correspondiente, escribimos en la parte superior derecha de la
primera página del libro el código que se compone de la información que nos da las
columnas: SECC, SUB, INV. Esto nos servirá para el proceso de impresión y marcado.
En la columna MR siempre vamos a ver un cuadro gris con una flecha hacia abajo. Al
hacer clic en ella aparecerá una lista desplegable en las cuales aparecen unas opciones,
de las cuales nos interesan: (TODAS), IM, OK, y (VACÍAS).
Si seleccionamos (VACÍAS), la hoja solo mostrará aquellos libros cuyo campo MR está
vacío. Esto quiere decir que a estos libros no se les ha impreso el código de registro ni
se les ha pegado en el libro.
Si seleccionamos OK, la hoja solo mostrará aquellos libros en cuyo campo MR está
escrito OK. Esto quiere decir que estos libros ya están listos, se ha impreso el código y
ya están correctamente marcados.
Si seleccionamos IM, la hoja solo mostrará aquellos libros en cuyo campo MR está
escrito IM. Esto quiere decir que a estos libros ya se le ha impreso el código pero aún no
se les ha marcado con el mismo.
Si seleccionamos (TODAS), la hoja volverá a mostrar todos los libros.
Debemos seleccionar las casillas que conforman el código de registro de los libros
pendientes, esto es SECC, SUB, INV, lo copiamos y vamos a la pestaña “MarcasPrep”
En “MarcasPrep” verá dos campos distintos. El primero verá unos formatos organizados
que son los que se les pega a cada libro y un campo en color amarillo en donde se pegan
los códigos. Al pegar los códigos en el campo amarillo automáticamente aparecen
organizados en el primer campo. A un lado del campo amarillo está indicado donde
termina y donde empieza cada columna correspondiente del primer campo.
Una vez ya pasado los códigos de los libros a “MarcasPrep”, hagamos clic en la
pestaña “PRINT”. Esta pestaña está diseñada para ver lo que se va a imprimir. Si hay
que hacer algún ajuste se puede hacer sin problema, menos borrar los campos que
componen esta hoja.
Los códigos se deben imprimir en una hoja especial, que las guarda el bibliotecario. Son
unas hojas que son autoadhesivas.
En la pestaña “PRINT”, revisamos primero que todo esté correcto por “vista preliminar”
y estando todo a gusto del bibliotecario, hacer clic en ARCHIVO Imprimir.
OJO: Para evitar una segunda impresión innecesaria de los mismos códigos, vuelva a
la pestaña “Inventario” y estando seleccionada la opción (VACÍAS) de la columna MR
–mostrando así los mismos libros a los que se les imprimió el código-, escriba, valga la
redundancia, en la casilla MR de cada libro, “IM”, para indicar que ya está impreso el
código.
Primero ubicamos los libros que les falta el código. Revisamos en cada libro el código
que habíamos escrito en la primera página a mano, y con base en este, buscamos el
código correspondiente en la lista que se imprimió y seguimos los siguientes pasos:
1) Recortamos el código.
2) Quitamos la parte que protege el adherente del código.
3) Le echamos una gota de colbón.
4) Lo pegamos en la parte inferior del lomo del libro (Trátese de ubicar en la
misma manera como se ve en los otros libros. Esto para que se vea uniforme).
En caso de que el libro carezca de lomo se puede pegar en la parte inferior
izquierda de la tapa delantera.
5) Le ponemos encima un pedazo de cinta adhesiva transparente.
OJO: Es importante ir llevando un control, que puede ser a mano, de los libros que se
van registrando para luego marcar con el OK correspondiente en la base de datos. Es
recomendable que en estos controles se guíe sobre todo por el número de inventario
(último campo del código), que es una información única por cada libro.
Guiándonos por el número de inventario (los últimos cuatro dígitos del código),
ubicamos el libro que ya está marcado y reescribimos en su campo MR el “IM” por un
“OK”. Así debemos hacerlo sucesivamente para todos los libros.
NOTA: Este proceso de marcación debe hacerse paso por paso, sin obviar nada, para
que realmente pueda funcionar el control de los libros. Toda nuestra guía es marcar
juiciosamente cada paso con el IM y el OK.