IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Como nos muestra la historia la utilización de los archivos, viene desde tiempos muy
remotos, realmente ha servido como medio de comunicación como lo vemos en nuestros
antepasados que se comunican por medio de la escritura, simbología y que hoy en día se
encuentran vestigios de ellos, aún conservados y guardados.
Cabe anotar que poco a poco han ido evolucionando gracias a su gran importancia y
ventajas que suministra el adecuado manejo de la información que se genera en cada una
de las diferentes empresas, oficios o actividades económicas, las cuales sirven de
evidencias para proveer todas las herramientas necesarias para el buen funcionamiento
de las mismas, es por ello que gracias a la gestión documental podemos suministrar a las
empresas las diferentes maneras de clasificar un archivo, teniendo en cuenta el tiempo
establecido en cada una de las etapas como El archivo de Gestión, Central o Históricos, y
por ende a su forma de organización, uso, ciclo de vida y naturaleza, ayudando con este
aprendizaje a una adecuada implementación, haciendo simple, funcional, exactos y
económicos los manejos de los archivos. En la actualidad los archivistas son personas con
gran conocimiento que gracias a el desarrollo y avance de la tecnología, deben de
mantener en constante capacitación para lograr unos mejores procedimientos en la
gestión documental, evidenciando en ellos sus grandes fortalezas que son imprescindibles
a la hora de archivar la documentación como son: El orden, responsabilidad, prontitud,
cordialidad, sigilo profesional y concentración, teniendo como resultado una eficaz labor,
la cual ejecutan con mucho ahínco en sectores del orden territorial como El Archivo
General de la Nación, Territorialidad y Organización del Estado.
Para un buen desempeño del archivista y poder ejecutar unos óptimos procedimientos
en las labores de archivar deben ante todo tener un conocimiento de los elementos del
archivo como: Archivadores, archivador vertical, horizontal, Giratorio, Mecánico,
Electrónico, Rodante, Estantes, Planoteca, Folderama, Sello fechador, gancho, reloj e
instrumentos de medición ; con los cuales podrán dar unos buenos resultados en la
organización, almacenamiento y conservación de los documentos para una oportuna y
pronta respuesta ante una situación de comunicación, cualquier tipo de gestión o trámite
para el desarrollo de los procesos de cualquier tipo de empresa, adicionando en las
mismas resultados de competitividad.