TFL

PETUNJUK
PENGISIAN
RENCANA KERJA
& TINDAK LANJUT
BSPS

2019

DIREKTORAT RUMAH SWADAYA

  
FLOWCHART PEMBUATAN RENCANA KERJA TINDAK LANJUT 

NO  KEGIATAN  PUSAT  PPK & KMProv  KOORFAS  TFL 

   
1  Pembuatan  Master  Schedule 
Nasional di tingkat Pusat 
   

2  Pelaksana  di  tingkat  Provinsi 

membuat  acuan  pembuatan 
rencana ,sesuai Master Schedule, 
sebagai  panduan  rencana  di 
jenjang yang lebih kecil 

  3  Pengisian  data  Koordinator 

Fasilitator  beserta  IDKoordinator 
Fasilitator  pada  form  RKTL 
KOORFAS (Ms. Access) 

4  Pembuatan  Rencana  Kerja 

Tindak  Lanjut  Tingkat 
Desa/Kelurahan  pada  form  RKTL 
TFL (Ms.Excel) 

5  Pembuatan  Rencana  Kerja 

Tindak  Lanjut  Tingkat 
Kabupaten/Kota pada form RKTL 
KOORFAS (Ms. Access) 
   
6  Pembuatan  Rencana  Kerja 
Tindak  Lanjut  Tingkat  Provinsi 
pada  form  RKTL  PROVINSI  (Ms. 
Access) 

7  Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut         

seluruh provinsi  

 
 MATRIKS PEMBUATAN RENCANA KERJA TINDAK LANJUT 
FILE YANG 
JENJANG  PELAKSANA  DATA YANG DIBUTUHKAN  SUMBER DATA  HASIL AKHIR 
DIGUNAKAN 

PROVINSI  Konsultan  Ms. Access  • Data  seluruh  Koordinator  File  Ms.Access  dari  • Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut 
Manajemen  (RKTL PROVINSI)  Fasilitator dalam satu provinsi  Koordinator  Provinsi 
Provinsi  • Data  seluruh  Fasilitator  Lapangan  Fasilitator   • Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut 
dalam satu provinsi  Semua  Kabupaten/Kota  dalam 
• Data Rencana dan Realisasi tingkat  satu provinsi  
Desa/Kelurahan  dari  seluruh  • Rencan  Kerja  Tindak  Lanjut 
Desa/kelurahan  yang  ada  dalam  semua TFL dalam satu provinsi  
satu provinsi  • Rekapitulasi  Rencana  Kerja 
Tindak Lanjut TFL  

KABUPATEN  Koordinator  Ms. Access  • Data Koordinator Fasilitator  • Manual  input  • Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut 
KOTA  Fasilitator  (RKTL KOORFAS)  • Data  seluruh  Fasilitator  Lapangan  data  Koordinator  semua  TFL  dalam  satu 
dalam satu Kabupaten/Kota  Fasilitator  Kabupaten/Kota 
• Data Rencana dan Realisasi tingkat  • File  RKTL  TFL  • Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut 
Desa/Kelurahan  dari  seluruh  (Ms.  Excel)  dari  Kabupaten/Kota 
Desa/kelurahan  yang  ada  dalam  Tenaga  • Rekapitulasi  Rencana  Kerja 
satu Kabupaten/Kota  Fasilitator  Tindak Lanjut TFL  
Lapangan 

DESA  Tenaga  Ms. Excel  • ID Koordinator Fasilitator  • Manual  input  Rencana  Kerja  Tindak  Lanjut 
KELURAHAN  Fasilitator  (RKTL TFL)  • Data Fasilitator Lapangan   data  Fasilitator  Desa/Kelurahan 
Lapangan  • Data Rencana dan Realisasi tingkat  Lapangan 
Desa/Kelurahan   • Manual  Input 
rencana  dan 
realisasi kegiatan 
 
 PETUNJUK PENGISIAN
RENCANA KERJA TINDAK LANJUT BSPS TAHUN 2019
TENAGA FASILITATOR LAPANGAN

I. PENJELASAN UMUM
1) Dalam melakukan pengisian agar menggunakan minimal Ms. Excel 2010
2) Mintalah ID Koordinator Fasilitator di Kabupaten anda sebelum mengisi RKTL file Ms. Excel.
(Contoh: Nama Korfas: PURNIZA MAYSITHA, ID Lokasi: 3301242004, ID Koordinator :
3301242004PM)
3) Buat folder baru dengan judul sesuai nama desa dampingan dan nama TFL, contoh: DESA
CIBEUNYING_RINA LESTARI
4) Nama file laporan di rename dengan perintah save as menggunakan HURUF KAPITAL
dengan format :
No Aplikasi Keterangan

 Pengisian pertama (Rencana) :

Kab/Kota_Desa/Kelurahan_NamaTFL_Alokasi T-1/T0
Contoh :
KABUPATEN CILACAP_DESA CIBEUNYING _RINA
LESTARI_T0
1 Microsoft Excel  Pengisian selanjutnya (Realisasi) :
Real_Kab/Kota_Desa/kelurahan_NamaTFL_ Alokasi T-
1/T0_Tanggal update data(mmddyyyy)
Contoh :
REAL_KABUPATEN CILACAP_DESA CIBEUNYING _RINA
LESTARI_T0_04092019

5) Semua data tanggal dan isian wajib diisi termasuk permasalahan pada tahapan dengan
kolom deviasi berwarna kuning, jingga atau merah.
6) Agar TIDAK MENGUBAH format/formula yang ada pada file tersebut.
7) Pastikan data serta isian telah diisi dengan BENAR dan sesuai petunjuk yang diberikan.
8) Pengisian RKTL RENCANA hanya dapat dilakukan 1 (SATU) KALI dan TIDAK DAPAT
DIUBAH pada pengisian realisasi.
9) File yang sudah diisi diserahkan ke masing-masing Koordinator Fasilitator.
10) TFL mengisi rencana dan realisasi secara RUTIN DAN TERTIB serta menyimpan dan
menamai file yang dikerjakan sesuai petunjuk yang diberikan.

II. SAVE AS FILE MS.EXCEL

1) Buka file Ms.Excel “RKTL TFL”
2) Klik Save As pada menu File.
3) Ganti File name sesuai format pada Penjelasan Umum poin 3 dan 4.
4) Jika sudah sesuai kemudian klik Save.

III. PENGISIAN DATA AWAL

Urutan
1) Data awal yang perlu diisi : Pengisian

2) Isi data sesuai urutan pengisian.

3) Penjelasan :
No Nama Kolom Petunjuk pengisian
1 Nama TFL Diisi dengan nama lengkap menggunakan huruf KAPITAL
2 ID Lokasi Otomatis terisi jika kolom Provinsi, Kabupaten/Kota dan
Desa/Kelurahan sudah tersisi dengan sesuai.
 Provinsi Diisi dengan huruf KAPITAL contoh “JAWA TENGAH”
tanpa imbuhan PROVINSI
 Kabupaten/Kota Diisi dengan huruf KAPITAL contoh “KABUPATEN
CILACAP” dengan imbuhan KABUPATEN atau KOTA
 Desa/Kelurahan Diisi dengan huruf KAPITAL contoh “DESA CIBEUNYING”
dengan imbuhan DESA atau KELURAHAN
3 ID Koordinator Mintalah ID Koordinator pada Koordinator Fasilitator. ID
ini meliputi 10 digit kode lokasi dan 2 inisial nama
Koordinator fasilitator. Contoh : 3301242004PM
4 ID TFL Merupakan gabungan antara ID Lokasi dan 2 inisial nama
Tenaga Fasilitator Lapangan. Contoh :
Nama Fasilitator : RINA LESTARI
 Desa/Kelurahan : DESA CIBEUNYING
ID Lokasi : 3301142003
ID TFL : 3301142003RL

Catatan :
 Guna memunculkan ID Lokasi secara otomatis mohon melakukan pengecekan kesesuaian nama
Desa/Kelurahan pada sheet “KODELOKASI”.
 Tampilan sheet “KODELOKASI”
Diisi dengan Provinsi
dan Kabupaten/Kota
sesuai Desa/Kelurahan
yang dicari .

Daftar Desa/Kelurahan
berurutan sesuai
alphabet.

 Isi Field Provinsi dan Kabupaten/Kota sesuai Desa/Kelurahan yang dicari. Kemudian cari
Desa/Kelurahan yang diinginkan. COPY nama desa tersebut kemudain PASTE pada kolom
Desa/Kelurahan. Hal ini akan meminimalisir kesalahan pengetikan nama Desa/Kelurahan sehingga ID
Lokasi akan otomatis terisi.

IV. PENGISIAN RENCANA (AWAL)

1) Pada pengisian pertama kolom yang perlu diisi adalah Kolom No. 5 (Record No) dan Kolom
No. 6 (Rencana Mulai dan Selesai).
Wajib Diisi pada pengisian pertama

2) Pengisian :
No Nama Kolom Petunjuk pengisian
1 Record No  Record No diisi dengan ID TFL dan diberi tambahan “-
1” untuk menandai urutan tahapan kegiatan. Contoh :
ID TFL : 3301142003RL maka pengisian menjadi
3301142003RL-1 (Antar ID TFL dan “-1” tidak ada
 spasi).
 Kemudian Record No di Drag(Tarik) hingga nomor 27.
2 Rencana Semua BARIS (ROW) HARUS TERISI agar tidak muncul
error.
 Mulai Tanggal diisi dengan format bulan/tanggal/tahun
(mm/dd/yyyy).
 Selesai Tanggal diisi dengan format bulan/tanggal/tahun
(mm/dd/yyyy). TANGGAL SELESAI TIDAK BOLEH
MENDAHULU TANGGAL MULAI atau akan muncul
error.

Catatan :
 Pada pengisian tanggal jika format pada komputer yang digunakan berbeda pastikan komputer dapat
membaca data tersebut. Format tanggal akan berubah menjadi contoh : tanggal : 7 Desember 2019
format tanggal yang diketik : 12/07/2019 format yang muncul : 7-Des-19 jika data bisa dibaca oleh
komputer.
 Tips mengecek data tanggal apakah sudah terbaca oleh komputer adalah dengan men-copy data ke
cell lain menggunakan perintah paste value. Jika value yang muncul berupa 5 digit angka maka data
sudah terbaca. Contoh : 7 November 2018 akan muncul value : 43411.

3) Pastikan data serta isian telah diisi dengan BENAR dan sesuai petunjuk yang diberikan.
4) PERIKSA kembali pekerjaan anda sebelum diserahkan kepada Koordinator Fasilitator.
5) Simpan dengan perintah SAVE setelah semua kolom terisi dengan BENAR sesuai dengan
petunjuk yang telah diberikan.

V. PENGISIAN TANGGAL REALISASI

1) Save as file RKTL RENCANA yang telah dibuat sebelumnya dengan nama baru menjadi
file RKTL REALISASI dengan format :
Real_Kab/Kota_Desa/kelurahan_NamaTFL_Tanggal(mmddyyyy) sesuai dengan
Penjelasan Umum poin 4.
2) Data rencana (tanggal mulai dan tanggal selesai) JANGAN MENGUBAH.
3) Data yang perlu diubah adalah data pada Kolom No. 7 (Realisasi Mulai dan Selesai) dan
Kolom No. 8 (Permasalahan).
4) Pengisian :
No Nama Kolom Petunjuk pengisian
1 Realisasi Semua baris harus terisi agar tidak muncul error. Jika
tahapan kegiatan belum terealisasi (belum ada tanggal
 realisasi), tanggal yang tertera tidak perlu diganti (tetap 1
Januari 2019).
 Mulai Tanggal diisi dengan format bulan/tanggal/tahun
(mm/dd/yyyy).
 Selesai Tanggal diisi dengan format bulan/tanggal/tahun
(mm/dd/yyyy). Tanggal selesai tidak boleh mendahului
tanggal mulai atau akan muncul error.
2 Deviasi Kolom deviasi akan terisi secara otomatis berdasarkan
tanggal selesai rencana dan realisasi. Cell pada kolom
deviasi akan berubah warna sesuai keterlambatan. Kode
warna pada kolom deviasi meliputi :
 KUNING :
Keterlambatan kurang dari 2 minggu atau 14 hari
 JINGGA :
Keterlambatan 2 minggu hingga maksimal 1 bulan
 MERAH :
Keterlambatan lebih dari 1 bulan
3 Permasalahan Kolom permasalahan tidak perlu disii dengan huruf
kapital. Kolom ini diisi jika cell pada kolom deviasi
berubah warna menjadi kuning, jingga atau merah.
Tuliskan permasalahan secara singkat dan padat.

5) PERIKSA kembali pekerjaan anda sebelum diserahkan kepada Koordinator Fasilitator.

6) Simpan dengan perintah SAVE setelah semua kolom terisi dengan BENAR sesuai dengan
petunjuk yang telah diberikan.