República bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la defensa

Universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas
Nacional
UNEFA Núcleo Anzoátegui
Sede San Tome
Cátedra: Metodología de la investigación.

Creación de un sistema para el control administrativo-

contable de los inventarios en la empresa A&B C.A por
Production System YoseMac´s

Autores:
Marialex Flores C.I 25.828.200
Yoselin Bastidas C.I 26.384.392

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 República bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la defensa
Universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas
Armadas Nacional
UNEFA Núcleo Anzoátegui
Sede San Tome

Autores:
Marialex Flores C.I 25.282.200
Yoselin Bastidas C.I 25.384.392

RESUMEN
El éxito de toda empresa se dedicada a la comprar y venta de bienes o servicios, depende
de una gran parte del control del manejo de sus inventarios. El objetivo principal de esta
investigación fue evaluar el sistema de control administrativo y contable de la empresa para
ello el mecanismo de obtención que posee un sistema de inventario de información contable
y sistematizada en sus operaciones. El fin de esta investigación fue establecer y proponer el
mecanismo que le brinda un óptimo funcionamiento al sistema de control administrativo-
contables del inventario. Para esto se efectuó un proceso de investigación previo que
permitió la recolección de información de varios departamentos, como proceso de
producción actual, consulta a través de encuesta del personal involucrado directamente con
el tema de investigación para ello se desarrolló un trabajo de campo que permitió identificar
las debilidades del manejo del control del sistema administrativo y contable, la organización
Production System YoseMac's. está dedicada a la venta de creación de sistema privado para
empresa, con esto se le hace un servicio a la ya nombrada organización ya teniendo sus
funciones de los varios departamentos que existen en A&B C.A, podemos proceder con las
instalaciones del software privada en la zona administrativa se le adquirirá instrucciones del
funcionamiento del sistema y un manual del uso debido de este programa; para tener mejor
servicio a nuestro cliente de la compañía A&B C.A le otorgaremos una garantía 1 año para
tener mayor lazo y confiabilidad para generar contratos a futuro.

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 INDICE

Resumen

Introducción 04

CAPITULO I. Planteamiento del problema

Objetivo General…………………..…………………………………………… 09
Objetivo Especifico…………..………………………………………………… 09
Justificación………………………..……………………………………………10
Parte II. Alcances
Concepto…………………………..……………………………………………. 11
Estudio de Mercado……………………………………………………………. 12
Beneficios………………………………………………………………………..12
Tipos de beneficios….……………………………………………………….... 13
Estimación de costo..…………………………………………………………. 14
Análisis de riesgo……………………………………………………………… 15
Conclusión………………………………………………………………………...17
Anexo…………………………………………………………….….……………..15

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 Introducción

Todo proceso productivo en una organización tiene como finalidad darle el mejor
aprovechamiento de su materia prima,a fin de obtener una mayor producción al menor costo,
que les garantice la mejor utilidad posible, pero para que esto sea efectivo es necesario
contar con una buena planificación y los recursos adecuados, las empresas continuamente
buscan el éxito de su gestión financiera, lo que las obliga a implementar medidas dirigidas a
mejorarsus procesos, para asegurar la obtención de sus productos, bienes o servicios, para
lo cual es necesario contar con todo un equipo de trabajo capacitado, equipos, materiales y
herramientas informáticas de punta (Alta tecnología), que le permita disponer de una
información veraz, rápida y eficaz que les permita tomar la mejor decisión donde enfocar sus
inversiones.

El inventario es uno de los conceptos más importantes para la gestión y administración de

una empresa, ya que gracias a ellos podemos conocer la situación real. Esta palabra hace
referencia a los productos que posee la empresa, pero también a la acción de hacer un
inventario para el control de que existe ningún problema grave en la compañía.También se
le denomina hacer el inventario a la acción de comprobar que los números que se
encuentran a los libros de contabilidad coinciden de forma exacta con la realidad de la
empresa. Este examen se realiza a través del registro documental de todos los bienes de la
empresa adquiridos con el objetivo de realizar una futura venta hechos de forma concreta y
precisa. Poseer un control organizado sobre los diferentes tipos de productos que posee la
empresa y las materias primas que le permiten seguir fabricando es imprescindible para
poder gestionar de forma correcta una organización

Es un sistema de control y registro de ganancias (ingresos y egresos), tanto como

operaciones económicas, en este caso realizadas por una empresa o asociación, refleja los
movimientos financieros que éstas realicen. La relación directa entre el inventario y la
contabilidad es el núcleo central del comercio. Las empresas antes mencionadas como
comerciales deben llevar sin falta un tenaz control en sus operaciones, el inventario brinda

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información resumida y también concreta sobre las acciones de compra y venta de bienes o
servicios.

Debido a esto, la investigación que se presenta tomo en cuenta las principales factores que
aceptan el sistema administrativo-contable de inventario, a través del diagnóstico de la
situación actual, también como la evolución normal, políticas y procedimientos entre otros,
utilizado en dicha empresa, lo que finalmente llevara hacer las recomendaciones
estableciendo las oportunidades de mejora para aumentar la eficiencia y ser más
competitivo, además de evaluar el impacto de dichas mejoras de la organización .

Por lo tanto la actual investigación, está constituida por capítulo I y parte dos:

Capítulo I: formado por el planteamiento del problema, objetivos generales y específicos,

justificación. Parte 2: constituido por alcance del proyecto, beneficios, tipos de beneficios,
estimado de costo, inversión de proyecto, análisis de riesgo.

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 Capítulo I

Planteamiento del problema

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente
entre los distintos grupos de industrias y por supuesto en el campo de la maquinaria pesada
no podrían pasar por alto. La elaboración de los registros contables o inventarios, es lo que
permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la
situación y obtener la información financiera relevante de una entidad determinada.

Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple
mediante el cual se van inventariando las cantidades de los gastos en columnas. Este
sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin
embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización como por ejemplo una
de maquinaria pesada, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra
reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los
resultados que ésta obtiene.

La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado

balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen
desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias. Los métodos utilizados para llevar a
cabo la contabilidad y los inventarios, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de
la antigüedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades
Estado comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan,
procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel
entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los
primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra
era, permitieron el progreso de las técnicas contables en Oriente.

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La globalización, ha marcado sin lugar a duda, el entorno económico en los últimos años. En
primer lugar los países subdesarrollados han atendido a un acelerado proceso
frecuentemente a un costo considerable de integración más estrecho con la economía
mundial. En términos generales, las expectativas de detener mayores niveles de crecimiento,
y mayores oportunidades de creación de empleadas y como resultados de esto, una
reducción de los niveles de pobreza; se asocian a las ventas derivadas de dicha
globalización.

Actualmente las grandes empresas a nivel mundial al igual que en Venezuela suelen estar
sujetos cambios que tienen como objetivo mantenerlas dentro del mercado competitivo en
cualquier compañía se realizan estudios profundos incluyendo el control de inventario para
mejorar su sistema productivo con el fin de inventario para mejorar su sistema productivo
con el fin de aumentar su productividad. Estas exigencias, obligan a las organizaciones a
implementar procesos innovadores de calidad aplicada al manejo de recursos. Por ello, entre
otras razones, es cada vez más necesario identificar los factores internos y externos que
influyen en sus operaciones y en el funcionamiento planificado para logro de resultado
productivo considerando el compromiso adquirido con proveedores y clientes.

Según, A. Redondo, (2004, P 363). A lo largo del tiempo se han incrementado numerosas en
el mundo empresarial, algunas para lograr tener conocimiento de la materia prima o
productos existentes, se han visto en la visto en la necesidades de un conteo físico de
mercancía. El contar las cantidades, pesar o medir y controles físicos de los inventarios es
una tarea que se considera muy compleja.

No obstante la importante relación que suele tener los inventarios sobre los resultados de los
estados financieros a medida de los tiempos se congestiona la información de manera
detallada y global, provocando desorden, que afecta el registro, la búsqueda, y el tiempo de
eficiencia o respuesta para dicho proceso actualmente la rapidez y capacidad de respuesta
que manejen las empresas en fundamentalmente para la satisfacción de los clientes.

El inventario, en su aceptación más amplia es un listado de todos los bienes de un persona

u organización para comercialización con ellos, ya sea que las vendan tal cual o para

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procesarlos primero antes de venderlas en productos terminados en decir en mercancía
disponibles para las ventas.

La empresa A&B C.A se dedica a la compra y venta de maquinarias pesada para la Industria
Petrolera.

Misión Ser la empresa vanguardista en la venta de maquinaria pesada que utilice la Industria
Petrolera a nivel nacional

Esta empresa, con el transcurrir del tiempo viene presentando fallas en el registro y control
de su mercancíaya que el sistema de inventario que actualmente ejecuta es muy ambiguo y
adolece de los mecanismos de actualización necesarios para mejorar su funcionamiento. Es
esencial para la empresa A&B C.A, adoptar un nuevo sistema de inventarios más efectivo y
confiable, actualizado y adaptado a las nuevas tecnologías tal como lo exige el mundo
empresarial, que genere mayor confianza a sus inversionistas.

Actualmente los procesos de gestión de inventario de mercancía, presenta dificultades y

diferencias, con respecto a las entradas, salida, almacenamientos, acerca de información
suministra por el sistema en este orden (Díaz 2004).

Debido a la situación que presenta la empresa en su inventario en cuanto a, el manejo

inadecuado de la documentación, el cual origina una distorsión en la información,
distribución inadecuada de la mercancía, lo que imposibilita que se realice un conteo físico,
veraz y rápido, carencia de planificación en los pedidos de la procura, inexistencia de un
procedimiento que permite un almacenamiento de mercancía retirada por sustitución de la
misma.

Esto ha traído como consecuencia que se realice la creación de un sistema de Control

Administrativo Contable del Inventario que permita a la empresa llevar un mejor manejo de
su inventario, lo cual se verá reflejado en la situación financiera de la empresa.

¿Qué debemos implementar para la solución a este problema?

¿Por qué crear un software?

¿Qué genera la creación de este software?

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 Objetivo general

Crear el sistema de control administrativo-contable de inventarios de mercancía en la

empresa A&B C.A.

Objetivos específicos

 Diagnosticar la situación actual del sistema de inventario de mercancía de la

empresa A&B C.A.

 Proponer los lineamientos del sistema de control administrativo-contable de

inversión de mercancía de la empresa A&B C.A.

 Evaluar las políticas de recepción, almacenamiento y despachan del sistema de

control administrativo-contable de inventario de mercancía.

 Ejecutar un sistema de control administrativo- contable de inventarios en la

empresa A&B C.A.

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 Justificación

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la

necesidad de tener la información más conveniente y oportuna. Actualmente las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, se han abocado a los avances tecnológicos de
la época, los cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para el desarrollo
de las mismas, trayendo a favor un mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los
procesos, lo que genera un mejor servicio. Debido a esta gran necesidad de cambio, se
desarrollara la automatización de las actividades que se realizan en los diferentes
procesos del departamento de Servicio General como es el registro de entradas y salidas
del inventario de almacén, requisiciones de compras y/o servicios, solicitud y entrega de
bienes, materiales y suministros.

Aspectos básicos antes de la creación de un inventario:

1) ¿Qué unidades deberían ordenarse en un momento dado?

2) ¿En qué momento debería ordenarse el inventario?

3) ¿Qué artículos del inventario merecen una atención especial?

4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los
inventarios?

Al respecto la organización Production System YoseMac´sha desarrollado un sistema de

control de inventario para el departamento de la empresa A&B C.A, para el registrar y
controlar los procesos, para dar así una respuesta inmediata a los diferentes departamentos
que soliciten información y/o recursos, en el momento en que lo requieran evitando pérdida
de tiempo, y así conocer el sistema que se desea desarrollar es de suma

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importancia porque con él se busca la optimización de los procesos actuales permitiendo
conocer en tiempo real que posee los bienes de la empresa.

Parte II

Alcance

A fin de mejorar la gestión de inventario de la empresa Production a SystemYoseMac´s, es

importante aplicar los pasos esenciales para implementar un sistema de control de inventario
efectivo. Tales como:

Organizar y complementar la información de tus inventarios. Este paso nos va a permitir

visualizar la situación real del inventario de la empresa A&B, C.A.; la cual cuenta con un
catálogo organizado de toda la maquinaria que ofrece a sus clientes nos permite tener un
inventario organizado y clasificado.

La maquinaria se encuentra organizada según su uso:

 Retroexcavadora: movimiento de tierra (excavación)

 Paylover: movimiento de carga
 Motonivelador: acondicionamiento de vía y regado de materiales
 Grúas: izamiento de carga pesada
 Brazo hidráulico: izamiento de carga pesada
 Volquetas: carga y acarreo
 Vibrocompactador: compactación de material
 Camiones de vacío: carga y descarga de líquido
 Volteo: carga

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 Estudio de Mercado (Factibilidad).

Para la realización de este proyecto la empresa Production a SystemYoseMac´s,realizó un

estudio detallado que le garantizara la factibilidad de ofrecer un Sistema de Control de Inventario lo
suficientemente atractivo, que cubra las expectativas de la empresa A&B, C.A. tanto en lo
tecnológico como en lo económico, utilizando para tal fin herramientas de sistema
actualizados con tecnología de punta.

El estudio se basó en la revisión de múltiples variables a nivel de sistemas, desde revisión

electrónica (vía internet), textos, consultas con profesionales de mayor experiencia en el
ramo, donde se realizó la búsqueda de las herramientas más sofisticadas ofrecida en el
mercado, así como los software, que se pudieran adaptar a un sistema de inventario de entrada y
salida de materiales que garantice el manejo eficiente de la rotación de los productos y
mercancía de esta empresa y que a su vez genere información y datos confiables a los
inversionistas, lo cual es un aval para que estos puedan realizar nuevas inversiones basado
en la información que pueda emitir esta sistema.

Beneficios

Después de haber organizado el inventario de la empresa, se clasificara en 3 categorías

principales las cuales nos permitieron un panorama más amplio del tipo de productos con los

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que cuenta la empresa y como debería ser gestionado cada uno. Las categorías en las que
los clasificamos son las siguientes:

 Disminución de productos de baja rotación.

 Entra y salida de productos de Alta Rotación.
 Disminución de los tiempos de entrega al proveedor.
 Disminución del volumen de inventario.
 Reducción de costos de inventario.
 Definición de máximos y mínimos.
 Monitoreo de inventarios en tiempo real.
 Actualización constante de la información

1) Calcula el stock máximo tomando como referencia los días de ventas en unidades de ese
producto durante el periodo de mayor demanda, este será el máximo, es decir la cantidad
mayor permitida de ese producto en el inventario.

2) Calcula el stock mínimo tomando como referencia los días de ventas en unidades del
producto durante el periodo de menos demanda, las cuales representan la cantidad mínima
a tener del producto para no correr el riesgo de desabasto.

3) Define el punto de re-orden, es el nivel de existencias en el cual es necesario realizar un

pedido, lo que se hizo es obtener el promedio del máximo y del mínimo, esto quiere decir
que cuando la empresa tenga esta cantidad en existencia es momento de colocar una
orden.

Tipos de beneficios

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Económicos:

 Reducir los costos.

 Mejorar el Flujo de Efectivo.
 Productividad.
 Reducción de gastos.
 Incorporación de nuevos productos y servicios.

Técnicos:

 Perfeccionamiento de los procesos.

 Mano de obra calificada.
 Innovación
 Recursos técnicos y humanos.
 Capacitación del personal

Corporativo:

 Elevar el Nivel de Servicio al Cliente.

 Reconocer y prevenir robos y mermas.

Estimación de costos

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Mensual:

Ítem Descripción unidad Costo Sub total

Unitario
(mes)
1 Mano de obra 2 3500 7000
2 Equipos (computadores) 2 3000 6000
3 Traslado (Transporte) 2 800 1600
4 Sistema de 2 200 400
comunicación
5 Diseño de estudios 1 400 400
Preliminares
6 Papelería 1 2000 2000
7 Legalización e 1
impuestos
Total 17400

Análisis de riesgo

El riesgo de un proyecto de inversión puede ser definido como la volatilidad o variabilidad de los
flujos de caja reales respecto a los flujos estimados, mientras mayor sea la viabilidad de estos flujos

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mayor será el riesgo a que se encontrará sometido el proyecto de inversión. En la creación de este
programa, existen varios riesgos para elaborar una aplicación hecha a la altura empresarial, tomando
en cuenta lo siguiente:

 Falla del programa por un código mal asignado.

 Perdidas de datos al momento de la instalación del programa (Base de datos): no tenga un

hosting asignado y dominio.

 Que no se cuente con un programa adecuado para el lenguaje de programación que se va a

utilizar.

 Una mala formulación en el lenguaje PHP o SQL

Por estos pequeños detalles, pero que tienen importantes funciones a la hora de programar
y elaborarun tipo de software aplicado a cualquier sistema de inventario o de cualquier otra
índole, serian de alto riesgo un detalle como este, ya que si llegase pasar, habría una
desorganización y una pérdida significativa de capital para nuestros clientes. El prestigio y la
falta de profesionalismo de la empresa System production YoseMac’s estaría en tela de
juicio,generando desconfianza en el mundo empresarial para futuras contrataciones

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 Conclusión

Después de haber recopilado la siguiente información podemos concluir que los sistemas de
inventario son esencialespara las empresas,ya que permite hacer un balance de los bienes
con que estas cuentan. La carencia de un inventario genera desorganizaciones de todo tipo,
esto pude llevar a la quiebra a cualquier organización, ya que al no contar con información
correcta,pude llevar a cualquier empresario a tomar decisiones erradas en cuanto a sus
inversiones, generándole gastos inoportunosque garantizan el éxito de una operación
financiera.

En referencia a los inventario físicos, estos tiene como fin comprobar el conteo visual de la
mercancía que posee la empresa junto con los registros contables, igualmente, hay un orden
de procedimientos para hacer el inventario físico, donde se resalta ventajoso
tomar en cuenta aspectos como la catalogación de cadaartículo dentro del inventario, la
especificación y simplificación de cada uno, así como la estandarización y codificación.

El proceso de identificación de los elementos de control interno de sistema de inversión de la

empresa, determino que posee un sistema de información contable para el registro y
sistematización de sus operaciones, así como requiere el manejo de los libros auxiliares para
tener un mejor control sobre el inventario cuyo registro son realizados por medio de la
utilización de facturas y comprobantes de pago, todo este proceso de registro que es
supervisado. Se define el los planesde acción y seguridad en cuanto a losprocedimiento que
otorgo la compañía Production System YoseMac´s para la crear un sistema de control de

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inventario para la mejora de las empresas y el funcionamiento de sus actividades y
requisición de materiales, almacenamiento de materiales, manejo y control.

Por último, después de analizar el sistema de control de inventarioque actualmente utiliza la

empresa A&B C.A podemos afirmar que el mismo posee múltiples fallas, obligándola a crear
un nuevo sistema de inventarios adaptado a las nuevas tecnologías, que cubra las
expectativas de poder gestionar un sistema de control de inventario más efectivo que
garantice el manejo eficiente de la rotación de los productos y mercancía de esta empresa y
que a su vez genere información y datos confiables.

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 Anexo

Riesgo

5%

1er Efectividad
2º Riesgo

95%

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