Documento de especificaciones

Preparado por: Jaime Alcocer, Byron Cabezas

Para: Sistema académico integrado

Módulo: Gestión académica

Versión: 1.0

Fecha: 22-10-2018
Historial de requerimientos:

Fecha Versión Autor Descripción

23-10-2018 1.0 Jaime Alcocer, Módulo de gestión
Byron Cabezas académica

Historial de aprobación:

Fecha Versión Nombre de la persona que Información del

aprueba contacto
23-10-2018 1.0 Ing. Arturo Bedón
1. Introducción:

El presente documento describirá al lector la forma en que se planea abordar el

módulo de gestión académica, desde el punto de vista de los principales
involucrados en el desarrollo y diseño, y conforme a las necesidades de la
institución.

Se planea definir un sistema académico para el correcto registro de información

de los estudiantes para lo cual es necesario un módulo de gestión académica en
el cual se establecen procesos automatizados que manejaran información de las
materias, registro de calificaciones, control de asistencias, así como el cálculo
de los promedios del periodo lectivo. Además, este módulo generara reportes
importantes como la consulta de materias dictadas según su curso, el listado de
estudiantes, sus calificaciones y sus asistencias.
2. Objetivos:

• Establecer los parámetros para cada ciclo escolar, para planificar y

controlar las diferentes actividades escolares que se desarrollaran a
través de cada ciclo.
• Parametrizar y ponderar los diferentes tipos de aportes que rendirán los
estudiantes a través del año escolar los cuales nos permitirán focalizar la
enseñanza en determinados puntos académicos los cuales estén de
acuerdo con el reglamento interno de la institución
• Registrar las calificaciones del estudiante los cuales estarán de acuerdo
al tipo de aporte, proporcionando varios aportes al estudiante y que no se
centralice su promedio en una única calificación.
• Registrar la asistencia del estudiante a sus respectivas asignaturas con el
objetivo de controlar tanto la entrada y salida del estudiante en sus
diferentes tipos de actividades escolares
• Registrar la asistencia de los profesores a impartir la materia dentro de un
margen razonable tanto al inicio como finalización de cada materia
impartida por este.
• Poner a disposición el pensum de estudios para cada curso de la
institución.

3. Alcance:

• Diseñar el módulo denominado “gestión académica” el cual está

contenido en un sistema académico, este módulo se encargara de
gestionar procesos orientados a mejorar los programas, proyectos
educativos y procesos pedagógicos entre los cuales están involucrados
tanto el plantel estudiantil, profesores y administrativos, relacionándose
con otros módulos para obtener la información necesaria para cada
proceso y/o actividad que se lleve a cabo en el módulo de gestión
académica
4. Justificación:
La gestión académica es uno de los pilares fundamentales en los cuales
está establecida una institución educativa, pues este responde a las
necesidades educativas nacionales, involucrando la planificación
estratégica del que hacer académico, planeamiento y programación
curricular así como la articulación, ejecución y evaluación de procesos de
la enseñanza y aprendizaje.

5. Involucrados

Actores del sistema

Actor 1:

Jaime Alcocer: Desarrollador

Responsable de diseñar el sistema en su totalidad tomando en cuenta las

distintas variables que intervendrán en el sistema

Actor 2:

Jaime Alcocer: Arquitecto

Responsable de planear la localización y componentes del software y su

intercomunicación

Actor 3:

Arturo Bedón: Revisor

Persona que controlara el avance del proyecto y cumplimiento del mismo

Actor 4:

Byron Cabezas: Diseñador

Responsable de asegurar que el modulo cuente con características de

accesibilidad, interactividad y usabilidad las cuales garantizaran una experiencia
agradable al usuario
Actor 5:

Byron Cabezas: Tester

Encargado de asegurar la calidad de los productos de software, usara métodos

de pruebas de validación y verificación e informar sobre alguna falta de calidad
mediante la construcción del módulo.

Actor 6:

Usuarios

Son todas las personas que interactúan con el sistema tanto directa como
indirectamente

6. Restricciones y Suposiciones
Restricciones
• El módulo de gestión académica se rige únicamente a la ley interna de la
institución y a la ley orgánica de educación superior en la cual se aplique
el proyecto.
• No incluirán los listados de asistencia del personal administrativo u otra
entidad que no sea únicamente docente o estudiante.
• En el proceso de desarrollo del módulo, los diseñadores y desarrolladores
deberán mantener una uniformidad en cuanto a las herramientas a utilizar
para la publicación de reportes
• Los formatos tanto de entrada y salida de información serán acordados
por los demás desarrolladores de los módulos que conforman el sistema
académico
• El sistema trabaja solamente con usuarios que estén registrados en el
sistema, enfocándose principalmente en alumnos, profesores,
departamento de secretaria y administrador del sistema, las autoridades
de la institución no podrán interactuar directamente con el sistema
 • El número de estudiantes por paralelo no deberá ser mayor a 30 alumnos,
caso contrario se creara otro paralelo con un número adecuado de
alumnos por paralelo
• La inversión en infraestructura deberá ser mínima

Suposiciones

• Suponemos que cada alumno registro sus datos correctamente y que han
sido verificados, para que no exista errores dentro del ingreso individual
de notas.
• Suponemos que tenemos autorización a la información física de los
alumnos para que eventualmente esta pueda ser digitalizada y publicada
en el módulo académico.
• Para el control de asistencias suponemos que la institución registro un
horario dentro del cual el docente y el alumno pueden ingresar, este se lo
definirá igualmente dentro de la aplicación.
• Al ser este módulo de gestión académica, se da por hecho que todos los
usuarios que deseen acceder al sistema estarán registrados en el mismo.
• La institución contara con la respectiva infraestructura y espacio físico
para poner en marcha el sistema

7. Riesgos

• Existe la posibilidad de que el horario para el registro de materias pueda

ser extendido fuera del horario definido en la aplicación.
• El ingreso excesivo de alumnos o decentes, pueden provocar que colapse
la aplicación, debido a la gran cantidad de recursos que se necesita.
• El número de estudiantes excederán las capacidades de alojamiento
físico de la institución
• El número de docentes no cubre la demanda estudiantil
8. Requerimientos

Requerimientos funcionales

• El modulo será capaz de interactuar con otros módulos pertenecientes al

sistema, para solicitar la información necesaria que intervenga en
cualquier proceso del módulo de gestión académica
• Tras finalizar un periodo o sub-periodo académico, el modulo tendrá que
generar un documento denominado “acta”, en el cual conste datos
informativos del estudiante y de las respectivas materias que este
cursando asignándoles un indicador de acuerdo a la calificación obtenida
• Permite ingresar el pensum de estudios al sistema, el cual contendrá
información base de materias que previamente han sido aprobados por
las autoridades competentes de la dirección académica de la institución.
• El modulo permitirá crear en número de cursos y paralelos de acuerdo a
la demanda de alumnos y capacidad que tiene la institución

Requerimientos no funcionales

• El esfuerzo empleado en que un usuario aprenda a utilizar el modulo

deberá ser mínimo, por lo tanto la interfaz deberá ser lo más clara posible
• En el proceso de desarrollo y codificación del módulo se incluirá
estándares de programación esto con el fin de que se simplifique en gran
medida otros procesos como generación de documentación y
mantenimiento del sistema cuando se desee realizar modificaciones o
reparaciones al sistema sin que se vea afectado el servicio
• El sistema deberá ser capaz de aumentar el número de paralelos, cursos,
actas de calificaciones y registro de asistencias sin que existan mayores
problemas de desempeño en el sistema
• El sistema permitirá rastrear movimientos hechos en el módulo como
fechas de creación, modificación, anulación de información
9. Casos de uso

Procesos:
Subprocesos:

CREACION DE REGISTRO DE
CUROS Y CALIFICACIONES GENERAR ACTAS
PARALELOS Y ASISTENCIAS ACADEMICAS

Actores:
Administrador:
Usuario que tiene privilegios en el sistema
Alumno:
Usuario que tiene acceso limitado al sistema, pudiendo consultar su
información académica
Profesor:
Usuario que tiene acceso limitado al sistema, responsable de registrar
las notas, asistencia de a su trabajo y asistencia del estudiante

Creación de cursos y paralelos

Función: Permite crear un curso con cero, uno más o paralelos

Descripción: El administrador del sistema podrá crear varios paralelos o uno o

cera para cualquier curso
 Registrar calificaciones y asistencias

Función: Permite registrar asistencias y calificaciones

Descripción: El profesor registra al inicio de cada clase, asistencia del estudiante

y los diferentes aportes durante el ciclo escolar

Generación de actas académicas

Función: Permite visualizar y generar reportes con la información académica

Descripción: El alumno ingresa al sistema con sus credenciales, posteriormente

selecciona un periodo escolar y genera al acta el cual contiene la
información académica del respectivo periodo
Función: Parametrizar las horas de clase hábiles

Descripción: Definimos las horas de clase hábiles según los horarios en los que
el estudiante se a registrado de igual manera el docente.

Función: Registrar el pensum de estudios de los docentes

Descripción: El pensum de estudios se lo definirá según las materias que se le

asigne al docente